What is microsoft excel web app

Часть 3: Microsoft Office Web Apps

• Часть 1: Google Docs
• Часть 2: Zoho Docs (Zoho Office Suite)

Домашняя страница: http://office.microsoft.com/ru-ru/web-apps/

Облачный офис Microsoft был обнародован значительно позже, чем следовало ожидать: тестовая версия и последующий официальный запуск приходятся на 2009—2010 гг.

Данный продукт будет интересен пользователям SkyDrive, почты Outlook и других связанных служб Microsoft как удобная возможность работы со всеми сервисами в облаке. С другой стороны, приложения Office Web Apps можно рассматривать как онлайн-реализацию пакета Office 365. Обе версии во многом схожи и будут привычны пользователям Office.

Как раз два способа знакомства с онлайн-офисом и предлагаются на странице «Приложения Office Web Apps». Первый из них — «Дома и на учебе», второй — «На работе», для корпоративного использования.

Интерфейс

Очевидно, что дизайн офлайн-версии Office 365 разрабатывался не только под новый интерфейс Windows 8, но также с расчетом на облачный офис. В итоге Office Web Apps в точности повторяет свою офлайновую версию: чистый и простой дизайн, плоские элементы, отсутствие градиентов и прочих визуальных усложнений. Все реализовано по большей части на HTML5.

Преимущества, по сравнению с технологией Flash, оценить несложно. Разработчикам удалось практически повторить интерфейс веб-приложения с удивительной точностью — в отличие от некоторых других облачных офисов, где JavaScript и тяжелые элементы дизайна превращают работу в веб-приложениях в неприятное испытание.

При более тщательном исследовании приложений на предмет ошибок обнаружился один неприятный момент: не всегда корректно работает выделение текста, срабатывает самопроизвольная прокрутка страницы.

Панель инструментов Office Web Apps — уже знакомый интерфейс Ribbon. Основными его чертами можно назвать отказ от системного меню, разделение разделов по вкладкам, а также модульную ленту. Лента Ribbon отлично прижилась не только в офисных приложениях Microsoft, но и во множестве сторонних, в том числе в сервисе Zoho Docs.

Вызывает нарекание «прожорливость» ленты: можно было добавить больше значимых функций без необходимости перехода в соседние вкладки. Так, одна лишь палитра стилей занимает почти половину панели. С другой стороны, благодаря этому сервис будет интересен владельцам сенсорных устройств. Для сравнения, в Google Drive элементы расположены гораздо плотнее друг к другу.

Имеется возможность свернуть ленту. Полностью скрыть верхнее меню с вкладками нельзя, хотя особой надобности в этом нет, так как полоса занимает не так много места.

Инструментарий Word

Опций и вкладок в ленте Ribbon предоставлено меньше, чем в офлайновом Office 365, однако базовая функциональность сохранена. Для сравнения, в текстовом процессоре Word Web отсутствуют разделы «Рецензирование», «Ссылки», а также многие опции, касающиеся оформления.

Основные функции собраны во вкладке «Главная»: работа с буфером обмена, шрифтами, абзац, стили, проверка орфографии. Можно задать язык проверки правописания. Варианты замены отображаются в контекстном меню.

Широкий выбор шрифтов из ОС Windows, с возможностью предпросмотра (без предпросмотра напрямую в тексте). Раздел со стилями остался на привычном месте, однако сохранение пресетов недоступно.

При импорте файла из форматов DOC и DOCX стили переносятся и отображаются в одноименном списке в панели инструментов.

Отступы, ориентация, размер листа настраиваются в разделе «Разметка страницы».

При работе как с таблицами, так и с изображениями доступны вкладки с дополнительными опциями. К рисункам можно применять стили. Максимальный размер таблицы — 10×10 ячеек. Никаких средств по оформлению не предусмотрено. В целом, работа с таблицами, по сравнению с Office 365, существенно ограничена.

Со списком сочетаний клавиш можно ознакомиться в справке. К сожалению, клавиатурные комбинации не актуальны для быстрого перехода между разделами в ленте (как это реализовано по нажатию Alt в офлайн-версии). Также разработчики не удосужились перенести из Office 365 подсказки по горячим клавишам и функциям при наведении на соответствующие кнопки.

Excel

К функциям в их онлайновом исполнении необходимо привыкнуть, поскольку здесь наблюдаются расхождения с MS Excel, нет определенности и привязки к одному языку. Ввод функций возможен только в их англоязычном написании, хотя в списке функций наряду с этим можно обнаружить русские аналоги. Описание функций — опять же, на русском.

Если в Google Sheets есть формы (Forms), то в Excel аналогом является опрос (вкладка «Вставка»). Правда, по интерактивности и удобству Excel значительно уступает. Но здесь речь, скорее, идет о внештатных возможностях табличного процессора.

В разделе «Диаграммы» вкладки «Вставка» можно ознакомиться со списком диаграмм. Конечно, по сравнению с настольным приложением Excel здесь нельзя выбрать на полотне с диаграммой любой элемент и изменить его через контекстное меню; также отсутствует мастер настройки. Тем не менее, построение диаграмм в упрощенном режиме, даже без мастера, не вызывает вопросов. Выделив диаграмму, можно изменить подписи, названия диаграмм, осей и другие параметры — через соседние разделы во вкладке «Диаграмма».

Вот что сказано в справке касательно невозможности построения сводных таблиц в Excel Web App:

«Если вы выполняете анализ данных, требующий более сложных средств, например создаете сводные таблицы или спарклайны, проверяете данные или подключаетесь к внешнему источнику данных, необходимо открыть электронную таблицу в Excel на компьютере».

Такой подход Microsoft к решению проблем не совсем понятен: сложно представить ситуацию, когда пользователь будет по нескольку раз переключаться между онлайн- и офлайн-версией Excel для того, чтобы построить сводную таблицу; скорее, он предпочтет офлайн-приложение.

PowerPoint

На этапе создания документа предлагается выбрать тему и один из вариантов цветовой гаммы. Можно отметить широкий выбор (более тысячи) бесплатных шаблонов в галерее. В дальнейшем настройки темы можно поменять в конструкторе, разметку — во вкладке «Главная» панели инструментов.

Из особенностей работы с объектами можно отметить вставку Microsoft Clip Art, а также фигур SmartArt. Возможности анимации и переходов между слайдами достаточно скромные. Применить изменения можно ко всей презентации, но выделить несколько слайдов в левой боковой панели нельзя.

Для создания примечаний необходимо перейти во вкладку «Вид» и активировать соответствующую опцию в боковой панели. «Примечаниями» разработчики почему-то решили назвать обычные комментарии. К каждому слайду, впрочем, можно добавить и заметку (именно это приходит в голову в связи с примечаниями).

Показ презентации возможен в окне браузера в полноэкранном режиме.

OneNote

С помощью OneNote можно создавать записные книжки и заметки с иерархической структурой, предоставлять доступ к ним другим пользователям. Сразу нужно сказать об ограничениях. Выясняется, что для добавления в запись другого документа, аудио, видео или рукописного текста нужно снова переходить в настольную версию OneNote.

Приходятся констатировать, что возможности OneNote оставляют желать лучшего и не дотягивают до онлайн-версии сервиса Evernote. Виной тому очень поверхностная реализация OneNote в составе Web Apps.

Совместная работа

В приложениях Office Web Apps доступна совместная работа пользователей, есть система уведомлений. Список пользователей, которые в данный момент редактируют файл, можно увидеть в статусной панели.

Комментирование в Word Web App — тема для отдельного разговора. В документации эта опция присутствует и подробно описана. В режиме редактирования соответствующей кнопки нет. А вот в режиме чтения, открыв контекстное меню, можно найти опцию «Примечание».

Изменения, сделанные другими пользователями, помечаются цветными маркерами. Главный недочет синхронизации документов заключается в том, что используется неудобная и нетипичная система сохранения, которая не используется в других офисах в обзоре. Документ сохраняет изменения не в режиме реального времени, а при нажатии кнопки «Сохранить». Это, зачастую, приводит к тому, что тот или иной пользователь утрачивает доступ к сеансу.

При публикации ссылки можно указать режим доступа: «Только просмотр», «Просмотр и редактирование», «Общедоступное».

Для предоставления общего доступа нужно указать e-mail пользователя, есть возможность взаимодействия с группами. Для сравнения, в Google Docs можно в порядке предоставления доступа зайти в контакты, создать группу и присвоить ей или выбранным контактам права, после чего уведомления придут пользователям на почту. Здесь все по-другому: e-mail для каждого контакта нужно вводить вручную. Если доступ предоставляется группе, указывается ее e-mail, который предварительно нужно создать в SkyDrive.

Единственная опция, которая регулирует доступ к документу — «Получатели могут изменять». Как было замечено, если документ просматривает неавторизованный пользователь, у которого есть ссылка на публичную версию, его активность никак не идентифицируется — даже если он откроет документ, удалит некоторую его часть и сохранит изменения.

Одним словом, разработчики онлайн-версии Office не учли многие моменты, которые значительно повлияли бы на удобство совместной работы.

Хранение файлов

В связи с отсутствием рецензирования в Word Web App возникает вопрос о наличии контроля версий документов. Несмотря на то, что данной возможности нет в самих офисных приложениях, ее можно отыскать в настройках SkyDrive либо SharePoint, где доступен журнал версий.

Такое разделение важных функций не назовешь удачным, как и журнал версий в целом. Как оказалось, он не позволяет отследить изменения визуально: пользователю доступна лишь хронология документов без минимальной возможности сравнения версий.

Стартовой страницей офиса является не сервис хранения SkyDrive (как в случае с Google Drive, Zoho Docs и их проводниками), а панель быстрого доступа. На ней отображается список недавно открытых документов, папок, ярлыков и других элементов.

Тем не менее, с главной страницы SkyDrive создание документов также доступно.

Замечено, что для редактирования документа нужно совершить больше действий, чем в других офисах, поскольку изначально все файлы открываются в режиме просмотра. Так, если пользователю понадобится открыть несколько десятков документов для редактирования, придется потратить на рутинные действия еще какое-то ощутимое время.

Для сортировки документов можно использовать папки; теги или коллекции не предусмотрены.

Для синхронизации облачного офиса с ПК можно установить приложение, которое доступно для Windows/Mac OS. Исчерпывающее сравнение функций SkyDrive с Диском Google, Dropbox и iCloud доступно в таблице.

Поддерживаемые форматы документов

В настройках SkyDrive можно выбрать серию форматов, в которых файлы будут храниться на сервере:

• Office Open XML (DOCX, PPTX, XLSX)
• OpenDocument (ODT, ODP, ODS)

О различиях между форматами можно прочесть здесь.

К списку импорта/экспорта также следует добавить:

• Формат документов Office 97—2003 (DOC, PPT, XLS)
• Формат шаблона Word (DOTX) или шаблон Word 97—2003 (DOT)
• Документ Word с поддержкой макросов (DOCM), шаблон Word с поддержкой макросов (DOTM)

Форматы RTF, HTML и PDF не поддерживаются.

Мобильная версия

Приложение SkyDrive можно установить на устройства под управлением Windows Phone, iOS и Android. Таким образом открывается доступ ко всем данным в облаке. При использовании просмотрщика Office Mobile для Word, Excel и PowerPoint доступно только чтение документов. Тем не менее, на английском языке доступно описание возможностей по созданию и редактированию документов на мобильных устройствах.

Тарифные планы

Все возможности сервиса Office Web Apps доступны бесплатно, в том числе 7 ГБ файлового хранилища. В наличии есть планы хранения SkyDrive с дополнительным дисковым пространством в 20/50/100 ГБ. Начальная цена — 310 руб./год за дополнительные 20 ГБ.

Итого

[−] Совместная работа с документами требует пересмотра
[−] Небольшой выбор форматов импорта и экспорта, ограниченный проприетарными
[−] Нет автоматического сохранения, неудобное управление версиями
[−] Функциональные «пробелы» в Excel
[−] Невнятная система комментирования
[+] Отличная совместимость с форматами MS Office
[+] Отзывчивый, стабильный сенсорный интерфейс и удобная лента Ribbon
[+] Тесная интеграция с Office 365 и сервисами Microsoft

Microsoft Excel Web App

Благодаря приложениям Microsoft Excel Web App функции Microsoft Excel теперь доступны в браузере, что позволяет работать с книгами на том веб-сайте, на котором они хранятся. Приложение Excel Web App входит в состав набора Office Web Apps, который доступен через службу Windows Live, а также в организациях, в которых приложения Office Web Apps настроены на сервере SharePoint 2010.

Предположим, вы создали книгу в приложении Excel и хотите опубликовать ее на веб-сайте, чтобы другие пользователи могли поработать с данными в ней или даже внести в них свои изменения. Возможно, вам потребуется работать с ней совместно с пользователем, на компьютере которого установлена другая версия Excel. Было бы неплохо, если бы можно было все сделать непосредственно на веб-сайте. Теперь это возможно благодаря приложению Excel Web App.

Чтобы приступить к использованию приложения Excel Web App из Microsoft Excel 2010, нужно просто сохранить книгу в службе Windows Live SkyDrive или библиотеке SharePoint. Для этого откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить и отправить, а затем — Сохранить на веб-сайте или Сохранить в SharePoint.

Теперь книгу можно просматривать и редактировать в браузере или открывать в приложении Excel. Приложение Excel Web App позволяет работать с книгами, созданными в более ранних версиях Excel. Для достижения наилучшей совместимости загрузите пакет обеспечения совместимости для форматов файлов Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint 2007, а затем сохраните необходимые файлы в формате Office Open XML. Сохраните или отправьте книгу в библиотеку SharePoint 2010 либо в службу SkyDrive.

Книги, хранящиеся в службе Windows Live или на сервере SharePoint, открываются приложением Excel Web App в браузере, в котором можно просматривать их, сортировать и фильтровать данные, разворачивать и сворачивать сводные таблицы и даже выполнять перерасчет значений.

Кроме того, с помощью команды Найти можно искать в книгах слова и фразы. Как и при работе с веб-страницей, содержимое листа можно выделить, а затем скопировать и вставить в другое приложение.

Чтобы внести в книгу изменения, нажмите кнопку Изменить в браузере. После этого можно вводить в книгу данные, добавлять и изменять формулы и применять основные виды форматирования.

В режиме правки текст можно вводить и форматировать обычным образом, в том числе с помощью команд вырезания, копирования, вставки, отмены и повтора. Чтобы добавить формулу, перейдите в соответствующую ячейку и введите знак равенства (=), а затем — нужную формулу или функцию.

Кроме того, с помощью вкладки Вставка в книгу можно добавлять таблицы и гиперссылки.

Приложение Excel Web App автоматически сохраняет книгу по мере работы с ней, поэтому сохранять изменения вручную не требуется. Отменить нежелательные изменения можно с помощью команды Отменить или клавиш CTRL+Z.

Предоставив к книге доступ для редактирования другим пользователям, над ней можно будет работать одновременно с друзьями и коллегами. Эта возможность пригодится для сбора сведений от группы пользователей, например при составлении списка сведений или разработке группового проекта. Благодаря этому больше не нужно пересылать книгу друг другу по электронной почте или ждать, пока коллега вернет ее на сервер.

В режиме редактирования в приложении Excel Web App отображаются сведения о других пользователях, работающих с этой книгой. Сохраните книгу на веб-сайте, доступном для других пользователей, например в библиотеке SharePoint или папке в службе SkyDrive.

В SharePoint скопируйте веб-адрес книги из браузера (выделите его и нажмите клавиши CTRL+C) и вставьте его в сообщение с помощью клавиш CTRL+V.

В службе Windows Live в приложении Excel Web App откройте вкладку Файл и выберите пункт Общий доступ. Добавьте пользователей, которым необходимо предоставить доступ к этой книге, нажмите кнопку Сохранить и создайте сообщение.

Откройте книгу для редактирования в приложении Excel Web App. Сведения о других пользователях, работающих с ней, появятся в строке состояния.

Возможности редактирования Excel Web App идеально подходят для быстрого внесения изменений и совместной работы. Чтобы получить доступ ко всем возможностям Excel, откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть в Excel.

Excel Web App откроет книгу непосредственно в приложении Excel для настольных компьютеров, в котором доступны дополнительные функции (например, возможность настроить параметры диаграммы или сводной таблицы). При нажатии кнопки Сохранить в Excel книга будет снова сохранена на веб-сервере. Чтобы можно было использовать функцию «Открыть в Excel» приложения Excel Web App, на компьютере должна быть установлена программа Excel 2003 или более поздней версии (при работе с браузером Internet Explorer) либо Excel 2010 (при работе с браузером Firefox).

SkyDrive

Ежедневно у тысяч интернет-пользователей возникают специфические потребности, для удовлетворения которых не подойдут ни домашний ПК, ни ноутбук. Смартфоны и КПК также останутся за бортом, если потребность возникла не в чем-нибудь, а в онлайн-хранилище данных. Всегда есть файлы, потребность в которых может проявиться как дома, так и на работе — начиная от документации, статей и исходного кода вдруг понадобившегося скрипта до материалов по истории городов и достопримечательностей, а также туристических маршрутов.

Все эти и многие другие данные могут понадобиться как в офисе, так и в местах, удаленных от дома на достаточно большое расстояние. В первом случае решением проблемы может послужить синхронизация домашнего и офисного компьютеров, что, кстати, не гарантирует отсутствие головной боли в будущем. Во втором случае требуется удаленное хранилище файлов с веб-интерфейсом и прямыми ссылками на скачивание файлов. Также не лишней будет возможность создавать свою структуру файлов на удаленном сервере, управлять доступом к своим файлам и защищать их от несанкционированного доступа. Естественно, все эти услуги должны быть бесплатными. Одним из подобных интрнет-сервисов является продукт от Microsoft под названием SkyDrive.

Интернет-сервис SkyDrive был представлен корпорацией Microsoft в августе 2007 года. Основное назначение SkyDrive — хранение на серверах Microsoft, подключенных к Интернету, различной пользовательской информации (рабочие файлы, графика, видео и прочие цифровые данные). На сегодняшний день сервис позволяет пользоваться пятью связанными аккаунтами по 25 Гб дискового пространства на каждом, прямыми ссылками, гибкой системой привилегий и многим другим.

Чтобы начать использовать сервис SkyDrive, достаточно перейти на веб-узел Windows Live SkyDrive и зарегистрироваться в системе. Регистрация состоит в получении идентификатора Windows Live ID — учетная запись для всех сервисов Microsoft. Если есть учетная запись Hotmail, Messenger или Xbox LIVE, ее можно использовать в качестве идентификатора Windows Live ID. Если же ее нет — следует приготовиться к длительной и неизбежной нервотрепке. Первый подводный камень поджидает пользователя именно на этапе регистрации. В ходе эксперимента, длившегося три дня, делались упорные попытки зарегистрироваться на SkyDrive. Неизменно появлялось сообщение вида: «Достигнуто максимальное количество идентификаторов Windows Live ID, которые можно создать за сутки. Подождите сутки и попытайтесь выполнить регистрацию еще раз или обратитесь в службу технической поддержки для получения помощи».

После перехода по ссылке, ведущей в теплые объятия техподдержки, русскоязычный пользователь окажется на странице, где ему вежливо сообщат, что поддержка данного продукта производится более чем на 10 языках. Русского языка в списке нет, как нет и украинского и некоторых других — так что с техподдержкой придется общаться на английском. Наиболее принципиальных пользователей Рунета такое отношение может оттолкнуть от SkyDrive.

На данный момент сервис предлагает онлайн-хранилище размером 25 Гб

Сервис предлагает онлайн-хранилище достаточно большого объема. Даже по современным меркам 25 Гб — весомая цифра. Стоит отметить, что во время бета-тестирования сервиса онлайн-диск имел размер всего 1 Гб. Впоследствии объем хранимой информации вырос сначала до 5 Гб, а потом еще в пять раз больше — до 25 Гб. Особо порадовала возможность создавать как приватные и публичные (видят все) папки, так и с ограниченным доступом для отдельных пользователей Live.

С помощью средств SkyDrive можно создать три различных типа папок, доступ к которым осуществляется через Интернет (эти папки хранятся на сервере, управляемом корпорацией Microsoft):

• персональные папки, к которым имеет доступ только их создатель;
• общие папки с ограниченным доступом, назначаемым их создателем для определенных лиц, которым предоставляются файлы;
• общие папки с неограниченным доступом, которые может открыть через Интернет любой желающий.

Добавление файлов осуществляется через веб-интрефейс. Необходимо выбрать папку и нажать кнопку «Добавить файлы». Затем найти файл, который требуется сохранить в системе SkyDrive, и нажать кнопку «Открыть». Для загрузки более пяти файлов целесообразно воспользоваться специальным средством загрузки ActiveX. Чтобы установить элемент управления ActiveX, нужно выбрать команду «Установить средство загрузки». Это средство позволит перетаскивать файлы непосредственно в систему SkyDrive. После завершения добавления файлов следует нажать кнопку «Загрузить».

После регистрации предоставляются следующие возможности:

Осуществление доступа к бесплатному хранилищу объемом 25 Гб с любого компьютера, подключенного к Интернету, или с любого мобильного устройства с поддержкой веб-доступа. При помощи дополнительной программы можно даже перетаскивать файлы непосредственно с компьютера в службу SkyDrive. Наличие данного приложения обеспечивает удобную загрузку и синхронизацию файлов на сервер. Некоторые не приемлют вездесущий веб-интрефейс и предпочитают пользоваться привычными win-оболочками.

Бесплатность. На сегодняшний день практически все сервисы подобного типа в той или иной мере бесплатны, лишь некоторые прибегают к услугам микроплатежей за расширение функционала. Тем не менее в век капитализма и мирового финансового кризиса отсутствие какой-либо платы за подобный сервис можно смело отнести к достоинствам.

Собственная структура папок. Хранение любых типов файлов. Возможность связывания аккаунтов. Прямые ссылки на папки.

Таким образом хранить можно файлы любого формата. Для фотографий предусмотрен простейший сервис просмотра с присвоением привилегий различным категориям пользователей — владелец файлов сам выбирает, что хранить и кому позволить это смотреть. Загрузка файлов осуществляется с помощью веб-интерфейса или специальных программ, позволяющих прикреплять онлайновое хранилище в качестве виртуального диска в файловой системе. Здесь стоит отметить, что подобная опция будет крайне полезна счастливым обладателям широкого и безлимитного интернет-канала.

MS SkyDrive позволяет иметь до пяти связанных аккаунтов, что в сумме дает 125 Гб

Также MS SkyDrive позволяет объединять до пяти аккаунтов — связанные аккаунты, переход между которыми осуществляется в несколько нажатий мышью. На каждом аккаунте по 25 Гб дискового пространства, что в сумме составляет 125 Гб. Внушительная цифра, которая меркнет перед теми усилиями, через которые придется пройти для регистрации хотя бы одного аккаунта, не говоря уже о пяти.

И, наконец, ссылки. У каждой папки в службе SkyDrive есть свой веб-адрес, который можно отправить в сообщении электронной почты, вставить в документ, добавить в избранное, сохранить как ярлык, что, согласитесь, очень удобно.

Многообразие возможностей, свалившееся на бедного пользователя, немного ошеломляет. Неясно, как все это следует применять в жизни: на отдыхе, в пути и в бизнесе. Еще совсем недавно максимум, который был доступен пользователям, — это хранилища типа Depositfiles и Rapidshare.

MS SkyDrive предоставляет намного более широкие возможности, чем просто скачать что-либо по прямой ссылке. Например, имеет место использование двух и более компьютеров (на работе и дома) — это не проблема, после сохранения файлов в личной папке в SkyDrive доступ к ним будет только у вас.

Возникло желание обменяться нужными файлами с друзьями, коллегами, одноклассниками — стоит только разместить их в общей папке и открыть доступ нужной категории пользователей. Причем они смогут не только просматривать, но и добавлять к ним свои файлы.

Сервис, по словам разработчиков, представляет собой удобный инструмент для работы с данными в пути. Раньше при необходимости работать с файлами на чужом компьютере требовалось сохранить эти файлы на какой-либо накопитель: дискета, USB-накопитель. Если же собственного компьютера не было — данный носитель был единственным хранилищем копий важных документов, хранилищем, к слову, не самым надежным. Создание службы Windows Live SkyDrive — большой шаг на пути к решению этой проблемы. Эта служба — своего рода USB-накопитель в Интернете.

Решение хранить важную информацию в SkyDrive позволяет воспользоваться такими преимуществами, как:

• данные, хранящиеся в SkyDrive, значительно более устойчивы перед повреждениями, чем физический носитель, который можно забыть, потерять, поломать;
• данные, сохраненные в SkyDrive, доступны владельцу в любое время и в любом месте, где есть доступ в Интернет.

Осуществляется простой доступ к данным и, как следствие, простота работы с ними как дома, так и на работе, не нося их повсюду. В систему можно войти из интернет-кафе, библиотеки или компьютера друга и начать работать с файлами. Если требуется взаимодействовать с конкретным человеком, например партнером по бизнесу, можно создать специальную папку для двоих, чтобы затем обмениваться файлам. Для получения доступа к файлам партнеру понадобятся всего лишь права на доступ к ним или идентификатор Windows Live.

В общем и целом, несмотря на некоторые недостатки, сервис от Microsoft на сегодняшний день является оптимальным в сфере онлайн-хранилищ данных. Учитывая размах, с которым Google подходит к реализации своих проектов, следует ожидать впечатляющих возможностей. Конкуренция же между гигантами пойдет только на пользу простым пользователям.

Office 365

19 октября 2010 года (Редмонд, США) Microsoft анонсировала Office 365 – пакет услуг нового поколения, объединяющий самые современные решения для эффективной работы и взаимодействия в сфере облачных вычислений: Office, SharePoint, Exchange и Lync. Благодаря Office 365 многие организации во всём мире получат удобный и экономичный доступ к передовым технологиям, автоматически обновляемым по мере выхода новых продуктов и их версий. Кроме того, с сегодняшнего дня 1000 компаний в 13 странах начинают бета-тестирование сервиса Office 365

Office 365 – это новый этап в реализации облачной стратегии Microsoft. Он заменит сервисы Business Productivity Online Suite, Office Live Small Business и Live@edu. При этом переход к Office 365 никаким образом не отразится на стиле работы пользователей, так как облачный сервис обеспечит доступ к нужным программам и файлам из любого места и с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Кроме того, он совместим со многими приложениями и браузерами.

«Office 365 – это, пожалуй, лучшее решение для повышения производительности труда, – отметил Павел Кузьменко, руководитель отдела по продвижению информационных офисных систем Microsoft в России. – Подобно тому, как Office для многих пользователей в мире определяет стандарты работы за компьютером, Office 365 определит направление развития облачных вычислений в будущем. Новый пакет услуг действительно подходит всем: и маленькой компании, которая приобретает свою первую бизнес-платформу, и международной корпорации, которая стремится к сокращению расходов не в ущерб качеству и производительности. С Office 365 люди смогут полностью сконцентрироваться на своём бизнесе, так как о технологиях позаботимся мы».

Microsoft активно привлекала пользователей по всему миру к процессу разработки Office 365. Именно их отзывы и пожелания помогли создать пакет услуг, который обладает возможностями и функциями, удовлетворяющими потребности самых разных клиентов: от индивидуальных профессионалов до небольших, средних и крупных организаций.

Сегодня организации могут выбирать между стационарным и виртуальным сервером в зависимости от своих потребностей и имеющихся ресурсов. Но уже сейчас Microsoft прикладывает большие усилия по разработке облачных технологий, исходя из понимания, что в долгосрочной перспективе ИТ-инфраструктуры и бизнес-платформы предприятий будут разворачиваться в облаке.

В России ряд пользователей уже успел оценить преимущества размещения бизнес-платформы в облачной среде. Для повышения эффективности, снижения расходов и обеспечения совместной работы российские компании выбирают такие решения Microsoft, как Hosted Exchange и SharePoint, реализуемые на базе инфраструктуры партнеров.

Так, санкт-петербургская стоматологическая клиника SmileClinic с помощью функционала Microsoft Exchange Server и набора прикладных решений на его основе, смогла расширить возможности использования программного обеспечения практически без дополнительных затрат. Не вкладывая финансов в приобретение ПО, оборудования и найм ИТ-специалистов, компания получила в свое распоряжение отлично работающий сервис, включающий электронную почту, совместные календари, контакты и задачи, лицензионную версию программы Microsoft Outlook 2010.

«Заказчик точно представлял, как должна работать поставленная им бизнес-задача. Нам оставалось только предложить техническое решение, которое бы удовлетворяло клинику по всем параметрам: уровню сервиса, качеству предоставления услуги, ценам. Мы выбрали решение на базе Microsoft Exchange Server», — прокомментировал Алексей Бахтиаров, генеральный директор, Infobox.

Более того, решив все вопросы с организацией обмена электронными сообщениями внутри компании, медицинское учреждение заинтересовалось возможностью использовать корпоративный портал SharePoint. «Мы организовали на портале систему информирования сотрудников через корпоративный блог, внутреннюю базу знаний для обучения молодых сотрудников, открыв обсуждение проектов и внутренних вопросов на форуме и многое другое. Информация, размещаемая на портале, теперь доступна нам с любого компьютера, в том числе с домашнего», — рассказал Илья Скляров, директор клиники Smile Clinic.

В рамках пакета услуг Office 365 впервые предоставляется возможность использовать набор приложений Office Профессиональный плюс 2010 по подписке. За 24$ в месяц организации получат не только Office Профессиональный плюс 2010, но и электронную почту, голосовую почту, внутренние социальные сети, программы для обмена мгновенными сообщениями, веб-порталы, экстранет, голосовые и видео-конференции и многое другое. Кроме того, пользователи получат круглосуточную техническую поддержку и лицензии на продукты, которые могут использоваться не только в «облаке», и многое другое.

Пакет услуг Microsoft Office 365 будет доступен по всему миру в следующем году. Со временем к этому процессу подключится ещё больше компаний. Кроме этого, в следующем году Microsoft планирует добавить к пакету услуг Office 365 решение Microsoft Dynamics CRM Online.

Небольшие компании со штатом менее 25 человек, могут развивать свой бизнес с помощью мощных инструментов веб-приложений Office Web Apps, таких серверов, как Exchange, SharePoint, Lync и фирменного веб-сайта, который можно создать за 15 минут, всего за 6$ в месяц за пользователя.

Средние и крупные предприятия, а также правительственные организации могут подобрать для себя наиболее подходящие инструменты из всего богатства технологий, представленных в Office 365. При этом, например, электронная почта им обойдётся всего за 2$ в месяц за пользователя.

Краткие итоги

В ходе данной лекции мы рассмотрели несколько наиболее ярких примеров облачных сервисов. Количество данных сервисов увеличивается постоянно. Все больше идей и стартапов реализуется именно в «облаках». Все это свидетельствует о популярности данных технологий.

Все привычные настольные приложения медленно, но уверенно перекочевывают в Интернет. Используя интернет-сервисы, можно обрабатывать фотографии, редактировать видео, распознавать текст, переводить слова с одного языка на другой и выполнять еще много других операций, которые раньше были немыслимы без установки специализированного программного обеспечения. Онлайновыми офисными пакетами уже тоже не удивить. Web-офис есть у Google и у Adobe, а с недавнего времени — и у Microsoft.

9 июня состоялось официальное представление конечной версии Office Web Apps — сервиса, который дает возможность работать с документами Word, Excel, PowerPoint и OneNote, не обращаясь к настольным программам. Несмотря на то, что сервис официально пока запущен лишь в США, Великобритании, Канаде и Ирландии, а представление версии для русскоязычных пользователей намечено на осень, работать с онлайновым офисом от Microsoft можно уже сейчас. Для этого достаточно зайти на сайт office.live.com и авторизоваться, используя учетную запись Windows Live. Если у вас еще нет такой учетной записи, ее совсем несложно создать.

Office Web Apps работают в рамках сервиса SkyDrive. Запущенный более двух лет назад, этот сервис также принадлежит Microsoft и дает возможность хранить файлы онлайн. Каждый пользователь может хранить на сервисе документы общим объемом 25 Гб.

Работа с Office Web Apps бесплатна, однако пользователю постоянно демонстрируется реклама. Отметим, что работать с Web Apps можно не только в Интернете, но и в интранете. Сервис существует как надстройка к Microsoft SharePoint Server 2010. Пользователи могут загружать документы на корпоративный сервер и через браузер получать доступ к файлам, которые были закачаны другими сотрудниками компании.

Office Web Apps является логичным продолжением сервиса Office Live Workspace, о котором мы рассказывали читателям 3DNews около двух лет назад (см. статью «Office Live Workspace: онлайновый офис от Microsoft»). Напомним, что сервис Office Live Workspace позволяет загружать документы MS Office на удаленный сервер, просматривать их в браузере, скачивать на локальный ПК. Подобные возможности доступны и в Office Web Apps, однако главным отличием нового сервиса является возможность редактирования документов непосредственно на сервере. При работе с Office Live Workspace для внесения в документы правок необходимо открывать их в программе, установленной на локальном компьютере, после чего сохранять измененный файл на сервере. Когда вы работаете с Office Web Apps, к настольным приложениям можно уже не обращаться.

Сразу хотим заметить, что возможности онлайновых Word, Excel, PowerPoint и OneNote (а именно эти приложения предлагаются в виде сервисов) пока что не впечатляют — в них нет и половины возможностей, доступных в настольных программах. Именно поэтому предусмотрена возможность быстрого открытия любого документа, хранящегося на Office Web Apps, в соответствующей программе.

Большим преимуществом Office Web Apps является то, что для работы с сервисом не обязательно использовать Internet Explorer. Все основные операции можно с одинаковым успехом выполнять и в других популярных браузерах — Opera, Firefox и Chrome. Для более быстрой загрузки документов и повышения четкости текста Microsoft настойчиво предлагает установить Silverlight, однако и без этого все основные операции выполняются достаточно быстро.

⇡#Добавление файлов на Office Web Apps

После авторизации на office.live.com вы попадаете в собственное рабочее пространство. На стартовой странице сервиса вы сможете увидеть ваши документы, с которыми недавно велась работа, а также файлы других пользователей, к которым у вас есть доступ.

Чтобы файлы оказались на SkyDrive, нужно или загрузить их со своего компьютера, или создать их на месте. Для загрузки используется ссылка «Добавить файлы». При щелчке по ней предлагается выбрать папку, в которую будут загружены документы (можно сразу же создать новую), после чего указать путь к файлу на локальном диске.

Отметим, что добавляемые файлы необязательно должны быть офисных форматов это может быть и видео, и графика, однако размер одного файла не должен превышать 50 Мб. Одновременно можно загружать до пяти файлов.

На сервисе по умолчанию уже создана папка «Мои документы». Перейдя в нее, вы можете управлять параметрами общего доступа. Для каждой папки можно устанавливать свои параметры доступа. Так, у пользователя могут быть личные папки, доступные только для тех, кто загрузил файлы; папки, доступные для просмотра ограниченному кругу пользователей; папки, содержимое которых могут редактировать друзья, а также открытые папки, которые могут просматривать все желающие.

Загружать документы на Office Web Apps можно и непосредственно из интерфейса приложений Office 2010. Для этого нужно выбрать команду «Файл > Сохранить и отправить > Сохранить на веб-сайте» и ввести свои данные для авторизации на сервисе Windows Live.

После этого непосредственно в меню Backstage отобразится список папок, созданных на SkyDrive, причем при взгляде на этот список можно будет сразу определить, какие из них являются личными, а какие открыты для других пользователей. В меню Backstage также есть кнопка для создания новой папки, правда, выполнение этой операции в интерфейсе Office невозможно. Программа откроет страницу сервиса в браузере, и можно будет создать папку там. После чего нажать в настольном приложении Office кнопку «Обновить», чтобы новая папка стала доступной для сохранения в ней документа.

⇡#Просмотр файлов на Office Web Apps

Когда документ окажется на сервисе, его можно будет просмотреть, отредактировать, добавить для него описание, загрузить на жесткий диск, переименовать, переместить или копировать в другую папку.

Кроме этого, к файлу можно открыть доступ другим пользователям. Несмотря на то, что ссылка для изменения прав доступа к файлу имеется возле каждого документа, в большинстве случаев управлять разрешениями можно только на уровне папок. При попытке изменить права доступа к файлу будет выведено уведомление о том, что разрешения для него соответствуют разрешениям для папки, в которую он помещен, после чего можно будет перейти к свойствам папки и поменять ее свойства. Нам отдельно удалось изменить права доступа только для тех файлов, которые были сохранены вне имеющихся пользовательских папок, если же файл помещен в папку, менять для него права отдельно от папки не получается.

Для работы с документами на Office Web Apps предусмотрено два режима: просмотр и редактирование. По умолчанию файл открывается только для просмотра. В этом режиме можно управлять масштабом отображения документа, переходить с одной страницы на другую, а также выполнять поиск. Несмотря на то, что визуально панель поиска выглядит так же, как область «Навигация» в Office 2010, работать с ней не столь удобно. В веб-версии офисного пакета поиск не является динамическим — чтобы увидеть результаты поиска на панели, нужно ввести запрос, после чего нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке начала поиска.

Кстати, просмотр документов, загруженных на Office Web Apps, возможен и при работе с сервисом с мобильных устройств. Для этого достаточно зайти на страницу office.live.com с браузера портативного устройства.

⇡#Редактирование файлов на Office Web Apps

Если нужно внести в документ правки, его можно или открыть в настольном приложении (для этого, понятное дело, оно должно быть установлено на компьютере), или перейти в режим редактирования, щелкнув по ссылке «Изменить в браузере». Онлайновые версии офисных приложений выдержаны в том же стиле, что и настольные программы, однако команд на ленте значительно меньше.

Если на сервис загружен документ, сохраненный в формате, отличном от формата Office 2007/2010, перед началом редактирования сервис уведомит пользователя о необходимости конвертирования его в новый формат. В этом случае на сервисе будут храниться две копии файла: исходная (в старом формате) и с внесенными пользователем правками (в новом формате).

⇡#Возможности онлайновой версии Word

Для Word доступно всего лишь три вкладки: «Главная», «Вставка» и «Представление». Последняя предназначена для переключения между режимами чтения и редактирования, поэтому можно сказать, что все инструменты для работы с содержимым документа сосредоточены на первых двух вкладках.

Какие же средства доступны? Для текстового редактора — все основные команды, при помощи которых можно выполнять форматирование текста. Можно применять стандартные стили, изменять начертание, гарнитуру, кегль шрифта, работать с нумерованными и маркированными списками, управлять отступами, выравнивать абзацы по левому, правому краю и по ширине, добавлять подстрочные и надстрочные знаки, изменять цвет фона и цвет выделения текста. Есть даже кнопка «Очистить формат». Реализованы и средства для проверки орфографии, причем русский язык уже поддерживается.

Возможности вставки самые минимальные — ни о каких средствах вставки с сохранением форматирования текста речи не идет. Если скопировать из настольной версии Word в буфер обмена полужирный или разноцветный текст, а затем вставить его в онлайновую версию, эти элементы форматирования пропадут.

Используя возможности вкладки «Вставка», можно добавлять в документы графические файлы, объект ClipArt из коллекции Microsoft, гиперссылки, а также таблицы.

После вставки изображения, как и в настольной версии Word, на ленте появляется дополнительная вкладка «Работа с рисунками — Формат», однако ее возможности минимальны: можно увеличить или уменьшить масштаб рисунка, а также ввести замещающий текст, который будет появляться в том случае, если изображение не будет доступно.

Если в загруженном на Office Web Apps документе Word присутствуют объекты, созданные в настольной версии программы, которые пока что не поддерживаются для редактирования в онлайновом редакторе, их можно будет увидеть лишь в режиме просмотра. При переходе же в режим редактирования эти объекты будут представлены в виде текстовых блоков, с указанием их названия и размещения в тексте. Это относится к диаграммам, объектам SmartArt, рисункам, созданным при помощи встроенных средств Word.

Если внести в такой документ правки и сохранить его на сервере, а затем загрузить на локальный компьютер и открыть в настольной версии Word, все неподдерживаемые онлайновым редактором данные будут сохранены. Это не может не радовать.

⇡#Возможности онлайновой версии Excel

К сожалению, с Excel ситуация хуже. Некоторые данные не отображаются даже в режиме просмотра. Так, например, это касается некоторых видов объектов SmartArt. При попытке открытия книги, которая содержит неподдерживаемые объекты, будет выведено соответствующее уведомление. Более того, такую книгу невозможно отредактировать. Единственный способ это сделать — выбрать команду «Сохранить копию» в меню «Файл» (при создании копии из книги будут удалены все средства, которые не поддерживаются в web-версии Excel), а затем открыть созданный документ и внести правки в него.

Что до поддерживаемых возможностей, то, как и в случае с Word, они достаточно скромны, по сравнению с функциями настольного приложения. При помощи онлайновой версии Excel можно выполнять вставку формул, базовые операции по работе с ячейками, редактировать уже имеющиеся диаграммы (создание их «с нуля» не поддерживается), менять формат ячеек, применять к их содержимому различные средства форматирования.

В Excel, в отличие от других приложений, реализована очень интересная функция совместной работы над электронной таблицей. Если открыть доступ к документу другим пользователям, несколько человек могут вносить в нее изменения одновременно. В правой нижней части окна браузера можно увидеть информационное сообщение «Число редакторов», при щелчке по которому отобразятся имена людей, которые в данный момент работают над изменением содержимого книги.

Правки, внесенные в документ, отображаются на экране у каждого из редакторов почти мгновенно. Чтобы исходные данные не пропали, Office Web Apps для каждого файла ведут специальный журнал версий, сохраняя в нем все варианты файла. При необходимости их можно просмотреть и восстановить требуемую редакцию файла.

⇡#Возможности онлайновой версии PowerPoint

В онлайновом PowerPoint сохранены основные средства для работы со слайдами. В режиме просмотра можно наблюдать анимацию слайдов. Правда, сложные эффекты перехода заменены более простыми, однако получить общее представление о презентации можно. Режим редактирования предлагает гораздо больше возможностей для работы с графическими элементами, чем онлайновые версии Word и Excel. В общем-то, в этом нет ничего удивительного, ведь для презентаций визуальная составляющая важна гораздо больше, чем для текстового документа или электронной таблицы. Часто графика является основным содержимым презентации, в то время как в документах иных типов она выполняет вспомогательную роль.

При наличии в загруженной с жесткого диска презентации объекта SmartArt его можно будет отредактировать, изменив макет, цвета, текст и применив дополнительные стили. Правда, вставка нового объекта SmartArt в презентацию, равно как и рисунка, пока что не работает.

Web-версия PowerPoint поддерживает текст, красиво оформленный при помощи WordArt, а также набор художественных эффектов для оформления рисунков. Предварительный просмотр перед применением эффектов в веб-версии не работает, но набор эффектов соответствует тому, который доступен в настольной версии PowerPoint. Интересно, что на Вкладке «Работа с рисунками — Формат», кроме меню с художественными эффектами, также имеется кнопка «Изменить рисунок», при помощи которой можно заменить графический элемент на другой, загрузив его в презентацию с жесткого диска. Пока что это — единственный способ загрузки графического файла в презентацию в веб-версии PowerPoint.

⇡#Управление файлами и их создание

Кнопка «Файл», которая в настольном Office 2010 предназначена для вызова представления Backstage, в онлайновой версии вызывает небольшое меню, содержащее несколько базовых команд: просмотр сведений о документе, закрытие файла, изменение параметров совместного доступа. Насчет последней функции стоит сказать отдельно. Поскольку, как уже было сказано выше, для файлов, хранящихся на SkyDrive в пользовательских папках, не получается изменить права доступа отдельно от прав всей папки, нужно быть предельно внимательным. Воспользовавшись командой «Доступ» в меню «Файл», можно не заметить, что права меняются для всей папки и, например, случайно открыть доступ для всех документов, которые в ней хранятся.

Интересно, что кнопка «Сохранить», привычная для всех настольных приложений Office, имеется только в онлайновой версии Word. В Excel, PowerPoint и OneNote она не вынесена на панель быстрого запуска. Можно подумать, что она должна находиться в меню «Файл», однако ее нет и там. Вместо этого в меню помещена ссылка «Где же кнопка «Сохранить», при выборе которой появляется уведомление о том, что при работе с онлайновыми презентациями PowerPoint, таблицами Excel и заметками OneNote внесенные правки сохраняются автоматически. Таким образом, кнопка «Сохранить» становится просто не нужна.

Чтобы создать на Office Web Apps новый документ, нужно выбрать его тип, после чего указать для него имя. После этого пользователь сразу же попадает в режим редактирования и может начинать работать над содержимым нового файла.

⇡#Заключение

Текущая версия Office Web Apps — лишь первая попытка Microsoft сделать возможным редактирование офисных документов онлайн. Конечно, хотелось бы гораздо большего. Очень жаль, что для редактирования таблицы Excel, содержащей неподдерживаемые элементы, приходится выполнять много лишних действий, сохраняя копию документа. Непонятно, почему одновременное редактирование документа несколькими пользователями поддерживается только в Excel, ведь для пользователей Word оно не менее важно. Есть и много других недоработок, которые видны невооруженным глазом.

Однако то, что для работы с документами Word, Excel и PowerPoint уже не требуется наличия настольных приложений — это уже большой шаг вперед. Если Office Live Workspaces можно было использовать лишь как вспомогательное средство для хранения своих документов на удаленном сервере, то в Office Web Apps мы уже имеем дело пусть и не с полнофункциональными, но вполне рабочими версиями web-приложений, которые можно использовать для редактирования документов и создания новых.

Нет никакого сомнения в том, что онлайновый офис от Microsoft и в дальнейшем будет развиваться. Так, в ближайших планах корпорации значится интеграция его с новой версией почтового сервиса Hotmail. Результаты этого проекта российские пользователи смогут оценить уже осенью, а пока все желающие могут попробовать поработать с первой версией полноценного онлайнового офиса от Microsoft на office.live.com.

When it comes to organizing vast amounts of financial data, MS Excel is one of the first spreadsheet software used by most people worldwide. Although MS Excel is a powerful spreadsheet program, it has some limitations, which mainly include:

• It must be installed on the device.
• It works offline without cloud support.
• It does not allow collaboration.
• It must be purchased, etc.

Apart from this, there is another spreadsheet program named Google sheets. Google sheets does not have any of the above limitations. Similarly, Microsoft developed an online version of the MS Excel program to overcome certain limitations and stay updated in the competitive atmosphere. Since it is developed by Microsoft, MS Excel Online has become popular quickly and is used in many organizations. Therefore, it is necessary to understand the basic concepts of MS Excel Online and be confident to work on it.

What is MS Excel Online?

MS Excel online or Microsoft Excel online is an upgraded version of MS Excel and comes included with the Office 365 package. As the name suggests, it works online and allows users to save the data on the cloud (namely OneDrive). Although the online version is not as powerful as the MS Excel desktop version, it has all the basic features required for the spreadsheet. MS Excel Online is much similar to Google Sheets, rather than the desktop version of MS Excel.

With MS Excel Online, Excel is not only a desktop program. Instead, it is a web-based spreadsheet tool. Additionally, the tool allows users to work on spreadsheets without dependency on any particular platform. Since it is entirely web-based, users can easily access it using the web-browsers on different platforms, such as Windows, Mac, Android, etc. MS Excel online is also referred to as the ‘Excel for the web‘.

The following image displays the initial interface of the blank worksheet, which typically comes when we create a new spreadsheet or worksheet:

Features of MS Excel Online

The following are some essential features of MS Excel online:

Free to Use: MS Excel online is completely free for personal use with all the features, allowing users to save their files up to 5GB on the cloud. However, to remove the storage limit or use it for business purposes, it must purchase a Microsoft 365 subscription.

Surveys and polls: MS Excel online allows users to create surveys and polls using the forms. Since it is a web-based version, others can share their views, feedback, or answers in respective surveys/ polls. Despite this, the results will be displayed to the creator for further analysis. It can be accessed via OneDrive.

Collaboration: MS Excel online enables multiple users to collaborate if desired. Users can use the ‘Share‘ feature to link other people to an existing spreadsheet and either let them view or edit the data within the sheet. The host person or the creator only manages the permissions (edit and view).

Search: MS Excel Online allows users to search for any specific function, shortcut, action, or more by using the search bar from the top. Users can also find the tutorial for the desired action or feature.

Link to Workbook: MS Excel online also supports the ‘link to workbook‘ feature. It mainly helps users to attach refreshable connections to other workbooks saved on the OneDrive.

Add-ins Support: There are plenty of add-ins on the web for MS Excel online. The add-ins can be added to Excel online to get additional features and use the tool more effectively.

Comment: The comments can be inserted with MS Excel online in a specific cell. It mainly helps one person to instruct or inform other team members to take certain actions for any particular cell. For example, suppose that the team leader wants to get the summarized analysis report for any result. Thus, the leader can comment on a specific result cell to tell others to create the analyzed report using charts.

Templates: MS Excel online has several built-in ready-to-use templates, and users can easily import the desired template and work on it accordingly. The templates help reduce the time of the work process to some extent.

Basics of MS Excel Online: Understanding the User Interface

Before discussing some basic work processes for Excel online, we must first understand the basic terms to become familiar with the Excel online user interface. However, they are similar to the terms used in other spreadsheet programs, including the MS Excel desktop and Google sheets.

Let us discuss them briefly:

Cell: A cell is defined as a single data point in any worksheet. The cell is typically represented by the rectangle box, formed with the intersection point of a row and the column. Since the spreadsheet contains several rows and columns, therefore, it also contains several cells. Each cell in a spreadsheet is represented by the unique address constructed by the letter of a particular column and the row number.

For example, the following picture has a cell in Excel online. Here, the corresponding cell is formed by the intersection of row 1 and column A. Thus, it is identified by Cell A1.

Row: A row is defined as a group of cells that lie horizontally (from left to right) in a worksheet. Each row has its unique address and represented by a specific number, starting from ‘1’.

In the following picture, row 1 is selected in MS Excel online.

Column: A column is defined as the group of cells that lie vertically (from top to bottom) in a worksheet. Each column has its unique address and represented by a specific letter, starting from the ‘A’.

In the following picture, column B is selected in MS Excel online:

Range: The range is defined as the selection of certain cells in the worksheet.

In the following picture, some cells (from B1 to B6) are selected in column B. Therefore, the range is represented as B1:B6, as displayed in the cell address box.

Spreadsheet Title: The title is nothing but the specified name of any worksheet. When we create a new worksheet in Excel online, it typically uses the default name ‘Book’ associated with random numbers, such as Book 1, Book 2, Book 3…and so on.

In the following picture, the spreadsheet title is located on the top of the spreadsheet interface:

Excel Online automatically saves the current changes to an existing file on OneDrive. Furthermore, it also displays the notification text next to the spreadsheet title, which notifies users when the changes were made to the worksheet.

Apart from this, users can click on the notification text to see the detailed version history of the changes made in the worksheet, along with the person’s name who made the corresponding changes.

Toolbar Menu: A toolbar menu is defined as the horizontal area below the spreadsheet title and contains multiple tabs with the Excel commands. The commands can be accessed by clicking on the particular tab.

In the following picture, a toolbar menu is represented in Excel online:

Shortcut Toolbar: A shortcut toolbar is another horizontal area on the top that contains common quick options. Typically, it includes the commands for font style, font size, font color, text alignments, etc.

A shortcut toolbar is situated below the toolbar menu, as displayed in the following picture:

Formula Bar: The formula bar is where users can apply, enter, or alter the data, functions, and formulae of the selected cell in the worksheet. Users can also see the applied function on any particular cell in the formula bar by selecting the corresponding cell.

A formula bar is located below the shortcut toolbar and represented by the sign ‘fx’, as displayed below:

Sheets Toolbar: A sheets toolbar typically allows users to manage sheets related options in the workbook. Using this, users can insert, rename, and delete the sheets as desired. It is situated on the bottom of the window, as displayed below:

The sheets options can be accessed by right-clicking on the sheet name.

Functions: MS Excel online has an extensive range of built-in functions that helps perform different operations on the data in a cell(s). Using the functions, users can easily calculate values, manipulate data, get quick results, and more. The functions can be accessed by navigating to the Insert > Function.

In addition to this, the formula is defined as the combination of functions, cells, ranges, and operators used to achieve results by calculating certain values.

Worksheet/ Sheet: A worksheet or sheet is defined as the single page of the workbook that includes rows and columns. It typically represents the main working area within the workbook.

Workbook/ Spreadsheet: A workbook/spreadsheet is defined as a document or file that contains one or more worksheets.

Working with MS Excel Online

After we become familiar with the basics terms and areas of MS Excel online, we must understand how to perform basic tasks.

Let us discuss some basic things:

Starting MS Excel Online

There are various methods to launch MS Excel online; however, the simplest and most used method is to use the official website of Excel for Web. This method includes the following steps:

• First, we need to launch a browser like Google Chrome, Firefox, etc. Then, we must navigate to the following link:
  Link: https://www.office.com/launch/excel
  
• Next, we need to log in using the Microsoft account. If we don’t have a Microsoft account, we can easily create one for free. Besides, we have already logged in previously, and login information is still saved, we will be automatically redirected to the home page of Excel online. This looks like the following image:
  
  The home page also displays some built-in Excel templates.

Creating a New Workbook

Creating a new workbook or a spreadsheet is a one-click process from the Excel online homepage. We only need to click on the plus sign (+) or a tile with the text ‘New Blank Workbook‘ to create a fresh and empty workbook. This option is mainly used to start from scratch with the desired formatting and data.

We can also select the desired inbuilt template to start working with some saved formatting and sample data. Excel online contains numerous ready-to-use templates that we can select from the template gallery by clicking on the ‘More Templates‘ button.

Naming/ Renaming the Workbook

Once we create a new worksheet, Excel automatically assigns a default name to it. If we want to change it to the desired name, we must click on the default name from the top of the window, as displayed below:

After clicking on the default name, we will get the option to enter the desired name for the workbook.

We can also change the spreadsheet name or title by navigating to File > Save As > Rename.

Opening an Existing Workbook

Opening an existing workbook/ spreadsheet is also possible in MS Excel online. For this, we must navigate to File > Open. However, this option does not allow us to open files from our devices. Instead, it only enables us to open any specific spreadsheet from the OneDrive.

Therefore, if we want to open any file from our local devices, we must first upload it on OneDrive. Then, we can open it in Excel online and work as desired.

Adding Data to the Worksheet

After the workbook has been created, the worksheet is displayed on the screen. Here we can enter the desired data. First, we need to select a specific cell and then type the contents into it. Once we are done typing the desired contents, we must press the ‘Enter’ button to register the data and move to the next cell.

The contents of the selected cell can also be viewed in the formula bar.

Note: Excel online also allows us to cut, copy, paste, drag-drop the data directly into the sheet. However, it does not support the ‘Import’ feature, restricting us from importing the data directly from other spreadsheets.

Deleting Data in Worksheet

We can easily delete the contents from the desired cell(s) like the other spreadsheet programs. For this, we are first required to select the corresponding cell or multiple cells and then press the ‘Delete‘ button. Doing this will delete the contents from the selected cell or the range.

Alternately, we can use the shortcut ‘Ctrl + Z‘ to delete the recently added data or undo the last step(s) we performed.

Formatting the Data in Worksheet

After inserting the contents into the worksheet, we might need to format the data to make it attractive or more informative. Most of the basic formatting options are located under the ‘Home‘ tab.

Applying Functions in Worksheet Data

Like the other spreadsheets programs, Excel online also supports functions. We can directly insert the desired function with the equal sign (=) in an empty cell and get the corresponding results.

Let us understand with an example using the SUM function:

Suppose we type the values 5 and 8 in cells A1 and B1, respectively. After that, we apply the sum function, such as =SUM(A1,B1), in the C1 cell. After applying the sum function, we need to press the ‘Enter‘ key. By doing this, Excel displays the sum of values from A1 and B1 cells in cell C1, i.e., 13.

That is how we can insert the desired function in Excel online. However, if we don’t remember the functions we need, we can find them by going to Insert > Functions.

Printing a Worksheet

Excel online also enables users to print a sheet directly from the web browsers without saving it to the devices. For this, we need to give the print command to Excel online. More specifically, we must navigate to the File > Print.

After selecting the print option, we need to configure the printing preferences as desired. This usually includes the page setup, orientation, layout, paper size, printer, etc. Once we have configured all the settings, we need to click on the ‘Print‘ button to finalize the print process.

Saving a Worksheet

MS Excel online has an AutoSave feature, and therefore, all the changes are automatically saved on OneDrive. Additionally, Excel online also allows us to save the desired spreadsheet locally on our devices. For this, we need to perform the following steps:

• First, we need to open a specific spreadsheet from OneDrive. After the spreadsheet has opened, we must navigate to the File > Save As.
  
• On the next screen, we will see few options, including the download buttons. It must be noted that Excel online does not allow us to save our spreadsheets into several formats. Instead, it only allows us to download a copy of spreadsheets as XLSX and ODS.
  

Note: By default, any worksheet we create or work on using MS Excel Online is automatically saved on the Microsoft OneDrive. Therefore, we can also open or launch a particular file from there at any time.

MS Excel Online Shortcut Keys

Like MS Excel desktop, MS Excel online also supports a wide range of shortcut keys that allow users to perform corresponding tasks in no time. Using the shortcut keys, users usually eliminate two or more steps of the respective action or the work process.

Although MS Excel supports numerous shortcuts, the following table displays the most commonly used Excel online shortcut keys, including the corresponding actions:

Shortcut Key(s)	Action
Alt + Shift + A	To launch a shortcuts dialog window
Shift + F10	To display the context menu
Alt + Windows, O	To open an existing file in Excel app
Alt + Windows, W	To open the View tab
Alt + Windows, R	To open the Review tab
Alt + Windows, A	To open the Data tab
Alt + Windows, N	To open the Insert tab
Alt + Windows, H	To open the Home tab
Alt + Windows, F	To open the File tab
Enter	To complete the cell entry and move to the cell below
Esc	To cancel the entry
Delete	To clear the selected cell
Alt + Enter	To start a line in the selected cell
Ctrl + Z	To undo the changes
Ctrl + Y	To redo the changes
Ctrl + C	To copy the selection
Ctrl + X	To cut the selection
Ctrl + V	To paste the copied contents from the clipboard
Ctrl + Alt + V	To launch ‘Paste Special’ dialog
Shift + F11	To insert a new worksheet
Ctrl + K	To insert the hyperlink
Ctrl + L	To insert the table
Alt + F1	To insert the chart
Ctrl + O	To open a worksheet
Ctrl + P	To print the worksheet
Alt + F2	To launch the ‘Save As’ dialog
Ctrl + F	To launch the ‘Find and Replace’ dialog with the Find tab selected
Ctrl + H	To launch the ‘Find and Replace’ dialog with the Replace tab selected
Ctrl + F7	To SpellCheck
Shift + F2	To insert the comment
Ctrl + Space	To select the entire column
Shift + Space	To select the entire row
Ctrl + A	To select all cells in the sheet
Ctrl + Shift + L	To turn on the filtering option for the selected cell

MS Excel Online File Extensions

When it comes to opening files in MS Excel online, it supports all the popular spreadsheet file extensions like the MS Excel desktop versions. However, some of the advanced features of Excel desktop might not always work in Excel online.

Apart from this, Excel online does not allow users to open existing Excel files directly from the devices. Instead, users must first upload the corresponding Excel files to the OneDrive and then open them using Excel online.

The following are some most popular files extensions that can be opened in MS Excel online:

File Extension	File Format
XLS	Microsoft Excel’s workbook file (97-2003)
XLSX	Excel workbook
XLSM	Excel macro-enabled workbook
XLT	Excel template file (97-2003)
XLTX	Excel template
XLTM	Excel macro-enabled template
ODS	OpenDocument Spreadsheet
HTML	Hypertext Markup Language File
TAB	Tab-delimited text or data files
TSV	Tab-separated values
CSV	Comma-separated values
TXT	Text file

On the other hand, MS Excel online only allows users to save/ download spreadsheet files in the XLSX extension and ODS extension. To save in other extensions, users must convert the downloaded files using the Excel desktop version or online converter tools like Zamzar, Online2pdf, Convertio, etc. The Excel desktop version allows saving files in different file types with the help of the ‘Save As‘ command, while the online converters automatically convert the selected files to the desired formats.

---