What is mass word search

Frequently Asked Questions

What is a word search?

A word search is a puzzle where there are rows of letters placed in the shape of a square, and there are words written forwards, backwards, horizontal, vertical or diagonal. There will be a list of words for the player to look for and the goal of the player is to find those words hidden in the word search puzzle, and highlight them.

How do I choose the words to use in my word search?

Once you’ve picked a theme, choose words that have a variety of different lengths, difficulty levels and letters. You don’t need to worry about trying to fit the words together with each other because WordMint will do that for you!

How are word searches used in the classroom?

Word search games are an excellent tool for teachers, and an excellent resource for students. They help to encourage wider vocabulary, as well as testing cognitive abilities and pattern-finding skills.

Because the word search templates are completely custom, you can create suitable word searches for children in kindergarten, all the way up to college students.

Who is a word search suitable for?

One of the common word search faq’s is whether there is an age limit or what age kids can start doing word searches. The fantastic thing about word search exercises is, they are completely flexible for whatever age or reading level you need.

Word searches can use any word you like, big or small, so there are literally countless combinations that you can create for templates. It is easy to customise the template to the age or learning level of your students.

How do I create a word search template?

For the easiest word search templates, WordMint is the way to go!

Pre-made templates

For a quick an easy pre-made template, simply search through WordMint’s existing 500,000+ templates. With so many to choose from, you’re bound to find the right one for you!

Create your own from scratch

• Log in to your account (it’s free to join!)
• Head to ‘My Puzzles’
• Click ‘Create New Puzzle’ and select ‘Word Search’
• Select your layout, enter your title and your chosen words
• That’s it! The template builder will create your word search template for you and you can save it to your account, export as a Word document or PDF and print!

How can I print my word search template?

All of our templates can be exported into Microsoft Word to easily print, or you can save your work as a PDF to print for the entire class. Your puzzles get saved into your account for easy access and printing in the future, so you don’t need to worry about saving them at work or at home!

Can I create a word search in other languages?

Word searches are a fantastic resource for students learning a foreign language as it tests their reading comprehension skills in a fun, engaging way.

We have full support for word search templates in Spanish, French and Japanese with diacritics including over 100,000 images.

Please Note:
This article is written for users of the following Microsoft Word versions: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, and Word in Microsoft 365. If you are using an earlier version (Word 2003 or earlier), this tip may not work for you. For a version of this tip written specifically for earlier versions of Word, click here: Mass Search and Replace.

Over time it is very possible to collect a huge number of documents. At some point you may want to make the same change to each of the documents in the collection. For instance, you may need to change the company name within each document. Obviously, you can open each document, make the change, and then save the document, but that process can quickly become tiring if you have hundreds or thousands of documents to process.

What to do? Consistent with the point that has been made in other issues of WordTips, anytime you have something that is mundane and tiresome to accomplish, you can often use a macro to handle the work for you. For instance, you could write a macro that would step through all the documents in a directory, load each in turn, search for and change the necessary text, and resave the document. This process is no different than the process you would follow manually, except that it is done under the control of the macro. This makes it much easier and faster.

The following is an example of a Word macro that could do the trick:

Public Sub MassReplace()
    Dim Directory As String
    Dim FType As String
    Dim FName As String

    Directory = "d:temp"
    FType = "*.docx"

    ChDir Directory
    FName = Dir(FType)
    ' for each file you find, run this loop
    Do While FName <> ""
        ' open the file
        Documents.Open FileName:=FName

        ' search and replace the company name
        selection.Find.ClearFormatting
        selection.Find.Replacement.ClearFormatting
        With selection.Find
            .Text = "OldCompanyName"
            .MatchCase = True
            .Replacement.Text = "NewCompanyName"
        End With
        selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

        ' replace street address
        With selection.Find
            .Text = "OldStreetAddress"
            .Replacement.Text = "NewStreetAddress"
        End With
        selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

        ' replace the City, State, and Zip code
        With selection.Find
            .Text = "OldCityStateAndZip"
            .Replacement.Text = "NewCityStateAndZip"
        End With
        selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

        ' save and close the current document
        ActiveDocument.Close wdSaveChanges

        ' look for next matching file
        FName = Dir
    Loop
End Sub

This macro is quite powerful, and it allows you to not just change a company name, but also your company’s address. All you need to do is make changes to specify which directory and drive to use in your search, as well as what the old and new company information is.

If dealing with macros is a little beyond what you want to tackle, there are also a number of different commercial products available that will work with Word documents. Various subscribers have suggested the following programs:

• Word Search and Replace (http://www.funduc.com/word_sr.htm)
• InfoRapid Search & Replace (http://www.inforapid.com/html/searchreplace.htm)
• MegaReplacer (http://www.editorium.com/14843.htm)

Author Bio

With more than 50 non-fiction books and numerous magazine articles to his credit, Allen Wyatt is an internationally recognized author. He is president of Sharon Parq Associates, a computer and publishing services company. Learn more about Allen…

Полнотекстовый поиск и его возможности

Многие СУБД поддерживают методы полнотекстового поиска (Fulltext search), которые позволяют очень быстро находить нужную информацию в больших объемах текста.

В отличие от оператора LIKE, такой тип поиска предусматривает создание соответствующего полнотекстового индекса, который представляет собой своеобразный словарь упоминаний слов в полях. Под словом обычно понимается совокупность из не менее 3-х не пробельных символов (но это может быть изменено). В зависимости от данных словаря может быть вычислена релевантность – сравнительная мера соответствия запроса найденной информации.

В статье рассказывается как работать с полнотекстовым поиском на примере БД MySQL, а так же приведу примеры «нестандартного» использования данного механизма.

В MySQL возможности полнотекстового поиска (только для MyISAM-таблиц) поддерживаются начиная с версии 3.23.23. В последующих версиях механизм потерпел существенные доработки и расширения, в тоге превратившись в мощное средство для создания поисковых механизмов веб-приложений. Главная особенность – быстрый поиск слов в очень больших объемах текстовой информации.

Индекс FULLTEXT

Итак, чтобы работать с полнотекстовым поиском, сначала нам нужно создать соответствующий индекс. Он называется FULLTEXT, и может быть наложен на поля CHAR, VARCHAR и TEXT. Причем, как и в случае с обычным индексом – если происходит поиск по 2-м полям, то нужен объединенный индекс 2-х полей, используйте поиск по одному полю – нужен индекс только этого поля. Например:

CREATE TABLE `articles` (
`id` int(10) unsigned NOT NULL auto_increment,
`title` varchar(200) default NULL,
`body` text,
PRIMARY KEY (`id`),
FULLTEXT KEY `ft1` (`title`,`body`),
FULLTEXT KEY `ft2` (`body`)
) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8;

В этом примере создается таблица с 2-мя полнотекстовыми индексами: ft1 и ft2, которые можно использовать для поиска в полях title и body, или только в body. Только в поле title искать не получится.

Конструкция MATCH-AGAINST

Собственно для самого полнотекстового поиска в MySQL используется конструкция MATCH(filelds)… AGAINST(words). Она может работать в различных режимах, которые достаточно сильно между собой отличаются. Для всех действует следующее правило: данная конструкция возвращает условную релевантность, но способ вычисления которой может быть разным в зависимости от режима. Еще стоит добавить что во всех режимах поиск всегда регистрозависимый. Далее более подробно о каждом из них.

MATCH-AGAINST IN NATURAL LANGUAGE MODE

— это основной вид поиска, который используется по умолчанию, т.е. если режим не указан:

SELECT * FROM `articles` WHERE MATCH (title,body) AGAINST ('database');

В этом примере мы ищем слово database в полях title и body таблицы articles на основе индекса ft1 (см. пример создания таблицы выше). Выборка будет автоматически отсортирована по релевантности – это происходит в случае указания конструкции MATCH-AGAINST внутри блока WHERE и не задано условие сортировки ORDER BY.

Кстати, несмотря на возможности алиасов, при запросах конструкцию приходится повторять в разных местах, что усложняет запросы. Вот например нельзя написать так:

SELECT *, MATCH (title,body) AGAINST ('database') as REL
FROM `articles`
WHERE REL > 0;

— этот запрос выдаст ошибку: поле Rel не определено. Что бы работало, придется продублировать данную конструкцию:

SELECT *, MATCH (title,body) AGAINST ('database') as REL
FROM `articles`
WHERE MATCH (title,body) AGAINST ('database') > 0;

Однако, сколько бы вы не использовали одну и туже конструкцию (разумеется с одинаковыми параметрами) она будет вычислена только один раз.

В примере выше в переменной REL будет вычислена релевантность. Эта величина зависит прежде всего от количества слов в полях tilte и body, того насколько близко данное слово встречается к началу текста, отношения количества встретившихся слов к количеству всех слов в поле и др.

Например, релевантность будет не нулевая, если слово database встретится либо в title, либо body, но если оно встретится и там и там, значение релевантности будет выше, нежели если оно два раза встретится в body.

Сама по себе релевантность ничего не определяет. Это лишь сравнительная характеристика, по которой можно сортировать результат выборки, не более того.

Еще следует заметить что для IN NATURAL LANGUAGE MODE действует так называемое «50% threshold». Это означает, что если слово встречается более чем в 50% всех просматриваемых полей, то оно не будет учитываться, и поиск по этому слову не даст результатов.

MATCH-AGAINST IN BOOLEAN MODE

В бинарном режиме, в отличие от других режимов, релевантность вычисляется несколько иначе — как условная мера совпадения заданного шаблона. Положение искомого шаблона в тексте, количество встретившихся вариантов роли не играют.

Самая важная особенность бинарного режима – возможность указания логических операторов. Сами операторы я приводить не буду, о них хорошо рассказано в оригинальной документации по MySQL.

Еще особенностями бинарного режима является отсутствие автоматической сортировки в случае указания условия WHERE, однако для сортировки можно использовать алиас:

SELECT *,
MATCH (title,body) AGAINST ('+database MySQL' IN BOOLEAN MODE) as REL
FROM `articles`
WHERE MATCH (title,body) AGAINST ('+database MySQL' IN BOOLEAN MODE)
ORDER BY REL;

Пример выведет все записи содержащие слово database, но если в записи присутствует слово MySQL, то его релевантность будет выше. Записи будут отсортированы по релевантности.

В бинарном режиме отсутствует ограничение «50% threshold». Бинарный режим можно использовать и без создания полнотекстового индекса, однако это будет работать очень медленно.

MATCH-AGAINST IN NATURAL LANGUAGE MODE WITH QUERY EXPANSION

Или просто «WITH QUERY EXPANSION». Работает примерно также, как NATURAL LANGUAGE MODE, с той лишь разницей, то в результат поиска попадают не только совпадения с шаблоном, но и возможные логические совпадения. Это работает примерно так:

Сначала MySQL выполняет запрос аналогичный NATURAL LANGUAGE MODE и формирует результат. По этому результату производится попытка вычислить слова, которые так же имеют высокую релевантность для полученной выборки. В случае, если эти слова присутствуют производится поиск и по ним тоже, но значение их на релевантность будет существенно ниже. Отдается смешанная выборка – сначала те результаты, где слово присутствует, а потом те, которые были получены в результате «повторного» поиска.

WITH QUERY EXPANSION не рекомендуется использовать для больших объемов информации, так как в результат может попасть очень много лишнего.

Использование FULLTEXT SEARCH

Пара слов об алгоритмах поиска

Ну, конечно полнотекстовый поиск можно использовать прежде всего для написания алгоритмов поиска. Я не буду заострять на них внимание, скажу просто что при индексации текстовой информации может понадобиться сложный алгоритм обработки, например такой:

1. убрать все HTML-теги
2. убрать все непечатные символы, знаки препинания и тому подобное
3. убрать все слова длинной менее 3-х символов
4. перевести все слова в нижний регистр

— это только в самом простом случае, без учета морфологии, подсветки, учета ключевых слов и кодировки.

Соответственно, с поисковым запросом надо сделать тоже самое. Режим поиска используется любой – как удобнее… А вообще поиск – это отдельная тема, про которую нужна отдельная статья.

Раскрытие связок многое-ко-многим

В некоторых случаях – не во всех – с помощью полнотекстового поиска можно раскрывать соотношения многое-ко-многим без привлечения третьей таблицы.

Допустим, у нас есть две большие таблицы: с пользователями и группами пользователей. Причем, каждый пользователь имеет отношение к большому количеству различных групп, в свою очередь группы включают в себя большое количество пользователей. При нормальном соотношении (т.е. раскрытии через 3-ю таблицу), что бы выбрать все группы, которые принадлежат к некоторому пользователю понадобиться сделать запрос, объединяющий 2 или 3 таблицы, что даже при присутствии индексов очень накладно.

Однако можно выполнить денормализацию по следующей схеме:

Теперь, что бы выбрать группы, принадлежащие к пользователю 2 можно сделать:

SELECT *
FROM `groups`
WHERE MATCH (groups) AGAINST ('+user2' IN BOOLEAN MODE);

Это будет работать намного быстрее, чем исходный вариант (с 3-ей таблицей). Аналогично с группами, но если подобные выборки нам в принципе не нужны, то можно обойтись без соответствующего поля в таблице групп. Тогда получится что-то вроде «односторонней» связи M:N. То есть можно вычислить все M, которые принадлежат к N, не нельзя сделать обратного.

В этом случае, как правило, используется IN BOOLEAN MODE.

— Кстати, на эту схему очень хорошо ложится тегирование информации, но там не все так просто и это опять же отдельная тема.

Использование релевантности как меры отношения одного объекта к другому

Один из алгоритмов для вычисления статей, «похожих» на данную статью. Всё просто: берутся теги данной статьи, и делается полнотекстовый запрос по полю с тегами всех остальных статей с сортировкой по релевантности (если она нужна). Естественно, сначала вылезут те, которые содержат максимальное совпадение по тегам.

Можно и без учета тегов. Если статьи индексированы для полнотекстового поиска, из индекса выбираются с десяток наиболее употребляемых слов, после чего делается поиск по ним.

Или вот еще пример – интересы пользователей. Используя точно такую же схему можно легко найти других пользователей, у которых интересы наиболее соответствуют вашим.

И кое-что в заключение:

Несмотря на все возможности полнотекстовых индексов, стоит учитывать, что сами индексы занимают очень значительное место на диске, и изменения таблиц с ними будет выполняться значительно дольше.

Contents

1. SeekFast
2. File Explorer
3. PowerGrep
4. Agent Ransack
5. DocFetcher
6. Conclusion

Microsoft Word is the world’s most widely-used document creation and processing program, with a market share of 42%, followed by Google Docs and Microsoft PowerPoint. The main file formats of Word documents are docx and doc.

When you work with a large number of Word documents, finding specific text among them becomes quite difficult, unless you use special software. In Windows 10, you can use the capabilities of File Explorer, but searching with tool has a lot of inconveniences.

Let’s look at the top 5 options for searching text in multiple Word documents.

The easiest and most convenient tool for searching text in multiple Word files is SeekFast. With this tool, you can quickly and efficiently search for a combination of words or phrases in your documents, and the results are sorted by relevance, similar to search on Google, Bing, and other search engines.

SeekFast has a free and paid version. With the free version you can search in up to 50 files, and with the paid version up to 20,000 files at a time. The personal license for the paid version of SeekFast costs $47.

Downloading and installing SeekFast from the Download page takes only a few seconds.

You can see how to use SeekFast directly from File Explorer from the screenshot below.

The biggest advantages of the program are:

• You can search thousands of documents in just seconds.
• You can search for combinations of words that are not next to each other in the text, similar to search engines.
• The most relevant results are displayed first.
• You can see all documents and sentences that contain the searched words.
• You can view the text of the document without opening the file itself by clicking on the sentence in the results list.
• You can open the document with one click.
• You can start SeekFast directly from File Explorer
• It supports all widely used document types, including MS Word, Excel, PDF, OpenOffice, LibreOffice, LaTeX, RTF, and text files.
• It supports files of all popular programming languages ??such as C, C ++, C #, Java, PHP, Python, Perl, JavaScript, and many more.

Disadvantages of SeekFast:

• In the free version you can search in up to 50 files at a time (up to 20,000 files in the paid version).

2. File Explorer

File Explorer is the built-in Windows program for working with files. The File Explorer search engine is primarily designed to search in file and folder names, and the search in texts of the documents is limited to certain file types and must be set up in the settings.

To make the necessary settings to search in the text of the files, follow these steps:

1. Open the folder you want to search in File Explorer, select the View menu and click the Options button

2. In the window that opens, click on the Search tab, select «Always search file names and contents» and click «OK»

After adjusting this setting, Windows will start indexing the texts of the documents in the folder you selected and its subfolders. When the indexing is complete, you will be able to search by typing the search words in the upper right corner of File Explorer.

Keep in mind that searching the contents of your Word documents with File Explorer is at a very basic level and has some drawbacks:

• You do not see the text found.
• You cannot search for combinations of words.
• You cannot sort the results by relevance.
• The search is very slow when you have a large number of files.

You can see more information on the various options offered by File Explorer in our article for searching files in Windows 10 and 11.
 

3. PowerGrep

PowerGrep is a popular document search program developed by the Thai company Just Great Software. As the name of the program itself suggests, it has features similar to the grep command in Linux. This means that along with searching by words and phrases, you can also use regular expressions. PowerGrep supports various document types such as Word, Excel, PDF, OpenOffice, and more.

PowerGrep does not have a free version. A license to use the program costs about $170 (139 EUR).

The most significant advantages of the program are:

• You can use regular expressions.
• You see the sentences containing the searched words.
• Wide range of search options.

Disadvantages of the program include:

• No free version.
• You cannot search for combinations of words.
• Complex interface.
• Slow search in folders with large number of files.
• You cannot open the files directly from the results screen.
• You cannot see the context of the sentences found.

4. Agent Ransack

One of the oldest tools for searching text in documents is Agent Ransack, created in 2000 by the British company Mythicsoft. The program supports office documents such as Word, Excel, and OpenOffice. There is a free Lite version with limited functionality and a paid version. A standard license for the paid version costs $60.

Advantages of Agent Ransack:

• Simple and easy to use interface.
• There is a free version.
• Supports regular and Boolean expressions.
• Displays sentences containing the searched words.

The main disadvantages are:

• Does not support word combinations – you can only search for single words.
• Searching is slow and time consuming for folders with many files.
• You must click on each file in the result windows to see the sentences containing the searched words.

5. DocFetcher

The last alternative we will introduce is DocFetcher — a free open source program that also has a paid version – DocFetcher Pro. This tool also has different filters – you can search by file format, maximum or minimum document size, and location.

Although it has a large set of customizations, DocFetcher is similar to File Explorer.
 

6. Conclusion

In this article, we presented the best software tools for searching Word files in Windows. Many of these tools are not available for Linux and Mac OS, so we have prepared a separate article for each of these operating systems.
 

Linux users can view our article describing how to search in files on Linux, where you can see the appropriate search tools, some of which can search in Word files.
 

If you’re a Mac user, you’ll find a practical guide to the best text search tools in your Word documents in the How to Search Text in Your Documents on Mac article.
 

I hope this article has been helpful to you. Which of these tools works best for you? Is there anything I forgot to mention?
 

Your opinion is very important to me, so I will be happy if you post even a quick comment in the section below.

About the author

Dimitar is a software developer and entrepreneur with over 20 years of experience in software development and online marketing.