What is excel 2010 starter

Microsoft Excel Starter 2010 — это программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для таких повседневных задач, как составление бюджета, ведение списка адресов или отслеживание списка дел. Приложение Excel Starter входит Microsoft Office Starter 2010 и загружается предварительно на компьютер.

Excel Starter 2010 похоже на Microsoft Excel 2010 внешний вид. Если вы еще не начали работать с лентой или представлением Backstage, приложение Excel Starter дает возможность приступить к работе с новым интерфейсом перед обновлением до Excel 2010.

Приложение Excel Starter отличается от полной версии Excel тем, что оно включает рекламу отображения и не поддерживает расширенные возможности полной версии Excel. Если вам нужны дополнительные функции, вы можете перейти на Excel 2010 прямо Excel Starter 2010. Просто нажмите кнопку «Приобрести» на вкладке «Главная» на ленте.

В этой статье

• Откройте приложение Excel Starter и посмотрите

• Создание книги

• Сохранение книги

• Ввод данных

• Сделайте так, чтобы все правильно

• Копирование, перемещение и удаление данных

• Изменение порядка

• Фильтрация дополнительных сведений

• Расчет данных с помощью формул

• Построение диаграмм

• Печать

• Совместное использование с помощью электронной почты или Интернета

• Дополнительная справка

Откройте приложение Excel Starter и посмотрите на него

Откройте приложение Excel Starter с помощью кнопки «Начните с Windows».

1. Нажмите кнопку «Начните . Если Excel Starter нет в списке программ, которые вы видите, выберите «Все программы» и нажмите кнопку Microsoft Office Starter.

2. Нажмите кнопку Microsoft Excel Starter 2010.

   Появится запустимый экран Excel и пустая таблица. В Excel Starter электронные таблицы называются книгами, а хранятся в файле, который называется книгой. В книгах может быть один или несколько книг.

1. Ячейки на вашем компьютере составляют столбцы (обозначенные буквами) и строки (обозначенные цифрами).

2. При нажатии на вкладку «Файл» открывается представление Backstage книги, в котором можно открывать и сохранять файлы, получать сведения о текущей книге и выполнять другие задачи, которые не имеют отношения к ее содержимому, например печать или отправка ее копии по электронной почте.

3. На каждой вкладке ленты отображаются команды, сгруппные по задачам. Скорее всего, вы будете проводить большую часть времени на вкладке «Главная», когда вводите и форматирование данных. На вкладке «Вставка» можно добавлять на свой сайт таблицы, диаграммы, рисунки и другие графические изображения. На вкладке «Разметка страницы» можно настроить поля и макет, особенно для печати. Используйте вкладку «Формулы» для вычислений с данными на вашем компьютере.

4. В области сбоку окна Excel Starter содержатся ссылки на справку и ярлыки шаблонов и картинок, которые помогут вам начать создавать книги для определенных задач, таких как управление списком участников или отслеживание расходов. В области также отображаются реклама и ссылка для приобретения полнопрофильного выпуска Office.

К началу страницы

Создание книги

При создании книги в Microsoft Excel Starter 2010 можно начать с нуля или с шаблона, на котором уже сделана часть работы.

1. Откройте вкладку Файл и выберите команду Создать.

   

2. Если вы хотите начать с эквивалента пустой сетки, щелкните пустую книгу.

   

   Если вы хотите начать работу с книгой определенного типа, выберите один из шаблонов, доступных Office.com. Вы можете выбирать бюджеты, планировщики мероприятий, списки участников и т. д.

   

3. В Excel Starter откроется пустая книга или шаблон, готовый к добавлению данных.

К началу страницы

Сохранение книги

При прерывании работы или выходе из нее необходимо сохранить свой рабочий таблицу, иначе вы потеряете свою работу. При этом Excel Starter создает файл книги, который хранится на компьютере.

1. Нажмите кнопку «Сохранить на панели быстрого доступа.

   (Сочетания клавиш: CTRL+S.)

   Если книга уже сохранена как файл, все внесенные изменения будут немедленно сохранены в книге и вы сможете продолжить работу.

2. Если это новая книга, которую вы еще не сохранили, введите для нее имя.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Ввод данных

Для работы с данными на этом сайте их нужно ввести в ячейки.

1. Щелкните ячейку и введите в нее данные.

2. Нажмите ввод или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке.

   Совет     Чтобы ввести данные в новой строке ячейки, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.

3. Чтобы ввести ряд данных, например дни, месяцы или прогрессивные числа, введите в ячейку начальное значение, а затем введите в следующую ячейку значение для создания шаблона.

   Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5…, введите в первые две ячейки значения 1 и 2.

   Вы выберите ячейки, содержащие начальные значения, и перетащите их маркер заполнения диапазон, который вы хотите заполнить.

   Совет    Чтобы ввести последовательность в возрастающем порядке, перетащите маркер вниз или вправо. Чтобы ввести последовательность в убывающем порядке, перетащите маркер вверх или влево.

К началу страницы

Сделайте так, чтобы все правильно

Текст и ячейки можно форматированием делайте так, как нужно.

• Для переноса текста в ячейке выберите ячейки, которые нужно отформатнуть, а затем на вкладке «Главная» в группе «Выравнивание» нажмите кнопку «Перенос текста».

  

• Чтобы автоматически настроить ширину столбцов и высоту строк в зависимости от содержимого ячейки, выберите столбцы или строки, которые нужно изменить, а затем на вкладке «Главная» в группе «Ячейки» нажмите кнопку «Формат».

  

  В области «Размер ячейки»щелкните «Авто ширина столбца» или «Автоза ширина строки».

  Совет    Чтобы быстро подбирать столбцы или строки на всем из них, нажмите кнопку «Выбрать все», а затем дважды щелкните любую границу между заголовками двух столбцов или строк.

  

• Чтобы изменить шрифт, выберем ячейки с данными, которые нужно отформатирование, а затем на вкладке «Главная» в группе «Шрифт» выберите нужный формат.

  

• Чтобы применить форматирование чисел, щелкните ячейку с числами, которые нужно отформатовать, а затем на вкладке «Главная» в группе «Число» найдите пункт «Общий» и выберите нужный формат.

  

Дополнительные сведения о вводе и форматирование данных см. в кратком начале работы с форматированием чисел на данных.

К началу страницы

Копирование, перемещение и удаление данных

Для перемещения или копирования строк,столбцов и ячеек можно использовать команды «Вырезать», «Копировать» и «Вкопировать». Чтобы скопировать текст, нажмите CTRL+C, чтобы использовать команду «Копировать». Для перемещения нажмите CTRL+X, чтобы использовать команду «Вырезать».

1. Вы выберите строки, столбцы или ячейки, которые нужно скопировать, переместить или удалить.

   Чтобы выбрать строку или столбец, щелкните заголовок строки или столбца.

   

   1. Заголовок строки

   2. Заголовок столбца

   Чтобы выбрать ячейку, щелкните ее. Чтобы выбрать диапазон ячеек, щелкните мышью и перетащите его или используйте клавиши со стрелками, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

2. Нажмите CTRL+C, чтобы скопировать, или CTRL+X, чтобы вырезать.

   Если вы хотите удалить строку или столбец, при выборе строки или столбца при нажатой кнопке DELETE содержимое удаляется, оставляя пустую строку или ячейку. Чтобы удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выберите «Удалить строку» или «Удалить столбец».

   Заметка    В Excel вырезанные или скопированные ячейки обрезаются с анимацией. Чтобы отменить перемещение границы, нажмите клавишу ESC.

3. Расположить курсор в том месте, где вы хотите скопировать или переместить ячейки.

   Чтобы скопировать или переместить строку или столбец, щелкните заглавную строку или столбец, следуют за тем местом, куда нужно вставить скопированную или вырезанную строку или столбец.

   Чтобы скопировать или переместить ячейку, щелкните ячейку, в которой нужно вкопировать или вырезать ее.

   Чтобы скопировать или переместить диапазон ячеек, щелкните левую верхнюю ячейку области вжатия.

4. В новое место.

   Для строк или столбцов щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца в новом месте и выберите команду «Вставить».

   Для ячейки или диапазона ячеек нажмите CTRL+V. Скопированные или вырезанные ячейки будут заменяться новыми.

Дополнительные сведения о копировании и копировании ячеек см. в подмносях «Перемещение и копирование ячеек и их содержимого».

К началу страницы

Изменение порядка

Сортировка данных позволяет просматривать данные так, как вам удобно, и быстро находить нужные значения.

Выделите данные, которые вы хотите отсортировать.    

С помощью мыши или клавиатуры можно выбрать диапазон данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). В этот диапазон могут входить и заголовки, созданные для обозначения столбцов или строк.

Чтобы отсортировать сортировку одним щелчком мыши, выберите & сортировки и нажмите кнопку «Сортировка».

1. Выделите одну ячейку в столбце, в котором нужно выполнить сортировку.

2. Нажмите верхнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему).

3. Нажмите нижнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по убытию (от Я до А или от наибольшего числа к наименьшему).

К началу страницы

Фильтрация дополнительных сведений

Фильтруя данные на листе, можно быстро найти нужные значения. Возможна фильтрация по одному или по нескольким столбцам данных. Вы можете управлять не только тем, что вы хотите видеть, но и тем, что нужно исключить.

1. Выделите данные, которые требуется отфильтровать.

   

2. На вкладке «Главная» в группе «Правка» нажмите кнопку «Сортировка & фильтр»и выберите «Фильтр».

   

3. Щелкните стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором можно выбрать значения фильтра.

   Примечание.    В зависимости от типа данных в столбце Приложение Excel Starter отображает в списке числовое или текстовое фильтры.

Дополнительные сведения о фильтрации см. в кратком начале. Фильтрация данных с помощью автофильтра.

К началу страницы

Расчет данных с помощью формул

Формулы представляют собой уравнения, которые могут выполнять вычисления, возвращать данные, управлять содержимым других ячеек, проверять соблюдение условий и выполнять многие другие задачи. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Выберите ячейку и начните вводить текст    

В ячейке введите знак равно(=),чтобы начать формулу.

Заполнение остальной части формулы    

• введите сочетание чисел и операторов; Например, 3+7.

• Вы можете выбрать другие ячейки с помощью мыши (вставив между ними оператор). Например, выберите B1, а затем введите знак «плюс»(+),выберите C1, введите +и выберите D1.

• Введите букву, чтобы выбрать ее из списка функций. Например, если ввести «а», будут показаны все доступные функции, которые начинаются с буквы «а».

  

Завершение формулы    

Чтобы завершить ввод формулы, использующей сочетание чисел, ссылок на ячейки и операторов, нажмите ввод.

Чтобы завершить ввод формулы с функцией, введите для нее необходимые сведения и нажмите ввод. Например, для функции ABS требуется одно число — это может быть число, которое вы введите, или ячейка, которая содержит число.

К началу страницы

Построение диаграмм

Диаграмма — это наглядное представление данных. С помощью таких элементов, как столбцы (в гограмме) или линии (на графике), на диаграмме ряд числовой информации отображается в графическом формате.

Графический формат диаграммы упрощает понимание большого количества данных и связи между различными рядами данных. Диаграмма также может показать об целом, чтобы можно было анализировать данные и искать важные тенденции.

1. Выберите данные, которые необходимо отобразить с помощью диаграммы.

   

   Совет    Данные должны быть расположены в строках или столбцах с подписями строк слева и над ними — Excel автоматически определит лучший способ отсортировать данные на диаграмме.

2. На вкладке «Вставка» в группе «Диаграммы» выберите нужный тип диаграммы и подтип диаграммы.

   

   Совет    Чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм, нажмите кнопку , чтобы запустить диалоговое окно «Вставка диаграммы», а затем используйте стрелки для прокрутки типов диаграмм.

   

3. При наведении указателя мыши на тип диаграммы появляется всплывающая подсказка с его названием.

Дополнительные сведения о диаграммах любого типа см. в таблице «Типы диаграмм».

К началу страницы

Печать

Перед печатью нужно предварительно просмотреть его, чтобы убедиться, что он выглядит так, как нужно. При предварительном просмотре листа в Excel он открывается в Представление Microsoft Office Backstage. В этом представлении перед печатью можно изменить настройки и макет страницы.

1. Чтобы напечатать часть таблицы, щелкните его и выберите диапазон данных, которые нужно напечатать. Чтобы напечатать весь таблицу, щелкните его, чтобы активировать.

2. На вкладке Файл выберите пункт Печать.

   Можно также нажать клавиши CTRL+P.

   Заметка    В окне предварительного просмотра отображается черно-белый цвет вне зависимости от того, включает ли документ цвет, если только вы не используете принтер, который может печатать цвет.

3. Нажмите кнопку Печать.

   

К началу страницы

Совместное использование с помощью электронной почты или Интернета

Иногда нужно поделиться книгой с другими людьми. Если вы поделились книгой с человеком, у которого также есть Excel, вы можете отправить книгу в виде вложения в сообщение электронной почты. Получатель может открыть книгу в Excel для работы с ней.

Заметка     Для отправки вложений в сообщения электронной почты на компьютере должна быть установлена почтовая программа, например Почта Windows почта.

Если нужно, чтобы получатель видел книгу, а не редактировал ее, вы можете отправить ее моментальный снимок в формате PDF или XPS.

1. На вкладке Файл выберите команду Сохранить и отправить.

2. Нажмите кнопку «Отправить по электронной почте»

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы отправить книгу как файл Excel, нажмите кнопку «Отправить как вложение».

   • Чтобы отправить книгу в качестве моментального снимка, нажмите кнопку «Отправить как PDF» или «Отправить как XPS».

4. Программа электронной почты запускает сообщение электронной почты с вложенным файлом указанного типа. Напишите сообщение и отправьте его.

Альтернативой отправки книги является ее хранение в Windows Live OneDrive. Таким образом, у вас будет одна копия книги, доступная другим людям. Вы можете отправить людям ссылку на книгу, где они смогут просматривать ее, и даже редактировать ее в веб-браузере (если вы даете им разрешение).

1. На вкладке Файл выберите команду Сохранить и отправить.

2. Нажмите кнопку Сохранить на веб-сайте.

3. Нажмите кнопку Вход, введите идентификатор Windows Live ID и пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   Если вы используете службу Hotmail, Messenger или Xbox Live, у вас уже есть идентификатор Windows Live ID. Если у вас ее нет, нажмите кнопку «Зарегистрироваться», чтобы создать новую Windows Live ID.

4. Выберите папку в OneDrive и нажмите кнопку Сохранить как. Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

   Документ будет сохранен в OneDrive. В OneDrive вы можете предоставить людям разрешение на просмотр и редактирование содержимого папок. Если вы хотите поделиться книгой, отправьте ссылку на нее по электронной почте.

Дополнительные сведения о хранении документов в OneDriveсм. в документе «Сохранение документа в OneDrive из Office».

К началу страницы

Дополнительная справка

Office.com постоянно обновляется с учетом нового контента, в том числе статей с поув., видео и учебных курсов. Если в нижней части области «Просмотр справки» вы находитесь в автономном режиме и вы подключены к Интернету, щелкните «Не в сети», а затем выберите «Показать содержимое из Office.com.

К началу страницы

Microsoft Excel Starter 2010 is a spreadsheet program designed for everyday tasks such as setting up a budget, maintaining an address list, or keeping track of a list of to-do items. Excel Starter is part of Microsoft Office Starter 2010, and comes pre-loaded on your computer.

Excel Starter 2010 is very similar to Microsoft Excel 2010 in appearance. If you are new to the Ribbon interface or the Backstage view, Excel Starter gives you an opportunity to get accustomed to the new interface before upgrading to Excel 2010.

Excel Starter differs from the complete version of Excel in that it includes display advertising, and it does not support the advanced features of the complete version of Excel. If you find that you want more features, you can upgrade to Excel 2010 right from Excel Starter 2010. Just click Purchase on the Home tab on the ribbon.

What do you want to do?

• Open Excel Starter and take a look around

• Create a new workbook

• Save a workbook

• Enter data

• Make it look right

• Copy, move, or delete data

• Change the order

• Filter out extra information

• Calculate data with formulas

• Chart your data

• Print

• Share, using e-mail or the Web

• Get more help

Open Excel Starter and take a look around

Open Excel Starter with the Windows Start button.

1. Click the Start button . If Excel Starter is not included among the list of programs you see, click All Programs, and then click Microsoft Office Starter.

2. Click Microsoft Excel Starter 2010.

   The Excel Starter startup screen appears, and a blank spreadsheet is displayed. In Excel Starter, a spreadsheet is called a worksheet, and worksheets are stored in a file called a workbook. Workbooks can have one or more worksheets in them.

1. Columns (labeled with letters) and rows (labeled with numbers) make up the cells of your worksheet.

2. Clicking the File tab opens the Backstage view of your workbook, where you can open and save files, get information about the current workbook, and perform other tasks that do not have to do with the content of the workbook, such as printing it or sending a copy of it in e-mail.

3. Each tab in the ribbon displays commands that are grouped by task. You’ll probably spend most of your time using the Home tab, when you’re entering and formatting data. Use the Insert tab to add tables, charts, pictures, or other graphics to your worksheet. Use the Page Layout tab to adjust margins and layout, especially for printing. Use the Formulas tab to make calculations on the data in your worksheet.

4. The pane along the side of the Excel Starter window includes links to Help and shortcuts to templates and clip art, to give you a head-start on creating workbooks for specific tasks, such as managing a membership list or tracking expenses. The pane also displays advertising and a link to purchase a full-feature edition of Office.

Top of Page

Create a new workbook

When you create a workbook in Microsoft Excel Starter 2010, you can start from scratch or you can start from a template, where some of the work is already done for you.

1. Click File, and then click New.

   

2. If you want to start with the equivalent of a blank grid, click Blank workbook.

   

   If you want a head-start on a particular kind of workbook, choose one of the templates available on Office.com. Choose from budgets, event planners, membership lists, and more.

   

3. Excel Starter opens the blank workbook or template, ready for you to add your data.

Top of Page

Save a workbook

When you interrupt your work or quit, you must save your worksheet, or you will lose your work. When you save your worksheet, Excel Starter creates a file called a workbook, which is stored on your computer.

1. Click the Save button on the Quick Access Toolbar.

   (Keyboard shortcut: Press CTRL+S.)

   If this workbook was already saved as a file, any changes you made are immediately saved in the workbook, and you can continue working.

2. If this is a new workbook that you have not yet saved, type a name for it.

3. Click Save.

Top of Page

Enter data

To work with data on a worksheet, you first have to enter that data in the cells on the worksheet.

1. Click a cell, and then type data in that cell.

2. Press ENTER or TAB to move to the next cell.

   Tip     To enter data on a new line in a cell, enter a line break by pressing ALT+ENTER.

3. To enter a series of data, such as days, months, or progressive numbers, type the starting value in a cell, and then in the next cell type a value to establish a pattern.

   For example, if you want the series 1, 2, 3, 4, 5…, type 1 and 2 in the first two cells.

   Select the cells that contain the starting values, and then drag the fill handle across the range that you want to fill.

   Tip    To fill in increasing order, drag down or to the right. To fill in decreasing order, drag up or to the left.

Top of Page

Make it look right

You can format text and cells to make your worksheet look the way you want.

• To wrap text in a cell, select the cells that you want to format, and then on the Home tab, in the Alignment group, click Wrap Text.

  

• To adjust column width and row height to automatically fit the contents of a cell, select the columns or rows that you want to change, and then on the Home tab, in the Cells group, click Format.

  

  Under Cell Size, click AutoFit Column Width or AutoFit Row Height.

  Tip    To quickly autofit all columns or rows in the worksheet, click the Select All button, and then double-click any boundary between two column or row headings.

  

• To change the font, select the cells that contain the data that you want to format, and then on the Home tab, in the Font group, click the format that you want.

  

• To apply number formatting, click the cell that contains the numbers that you want to format, and then on the Home tab, in the Number group, point to General, and then click the format that you want.

  

For more help with entering and formatting data, see Quick start: Format numbers in a worksheet.

Top of Page

Copy, move, or delete data

You can use the Cut, Copy, and Paste commands to move or copy rows, columns, and cells. To copy, press CTRL+C to use the Copy command. To move, press CTRL+X to use the Cut command.

1. Select the rows, columns, or cells you want to copy, move, or delete.

   To select a row or column, click the row or column heading.

   

   1. Row heading

   2. Column heading

   To select a cell, click the cell. To select a range of cells, click click and drag, or click and use the arrow keys while holding down the SHIFT key.

2. Press CTRL+C to copy or CTRL+X to cut.

   If you want to delete a row or column, pressing DELETE while the row or columns is selected clears the contents, leaving an empty row or cell. To delete a row or column, right-click the row or column heading, and then click Delete Row or Delete Column.

   Note    Excel displays an animated moving border around cells that have been cut or copied. To cancel a moving border, press ESC.

3. Position the cursor where you want to copy or move the cells.

   To copy or move a row or column, click the row or column header that follows where you want to insert the row or column you copied or cut.

   To copy or move a cell, click the cell where you want to paste the cell you copied or cut.

   To copy or move a range of cells, click the upper-left cell of the paste area.

4. Paste the data in the new location.

   For rows or columns, right-click the row or column heading at the new location, and then click the Insert command.

   For a cell or range of cells, press CTRL+V. The cells you copied or cut replace the cells at the new location.

For more information about copying and pasting cells, see Move or copy cells and cell contents

Top of Page

Change the order

When you sort information in a worksheet, you can see data the way you want and find values quickly.

Select the data that you want to sort    

Use the mouse or keyboard commands to select a range of data, such as A1:L5 (multiple rows and columns) or C1:C80 (a single column). The range can include titles that you created to identify columns or rows.

To sort with just two mouse clicks, click Sort & Filter, and then click either of the Sort buttons.

1. Select a single cell in the column on which you want to sort.

2. Click the top button to perform an ascending sort (A to Z or smallest number to largest).

3. Click the bottom button to perform a descending sort (Z to A or largest number to smallest).

Top of Page

Filter out extra information

By filtering information in a worksheet, you can find values quickly. You can filter on one or more columns of data. You control not only what you want to see, but also what you want to exclude.

1. Select the data that you want to filter

   

2. On the Home tab, in the Edit group, click Sort & Filter, and then click Filter.

   

3. Click the arrow in the column header to display a list in which you can make filter choices.

   Note    Depending on the type of data in the column, Excel Starter displays either Number Filters or Text Filters in the list.

For more help with filtering, see Quick start: Filter data by using an AutoFilter.

Top of Page

Calculate data with formulas

Formulas are equations that can perform calculations, return information, manipulate the contents of other cells, test conditions, and more. A formula always starts with an equal sign (=).

Select a cell and start typing    

In a cell, type an equal sign (=) to start the formula.

Fill in the rest of the formula    

• Type a combination of numbers and operators; for example, 3+7.

• Use the mouse to select other cells (inserting an operator between them). For example, select B1 and then type a plus sign (+), select C1 and type +, and then select D1.

• Type a letter to choose from a list of worksheet functions. For example, typing «a» displays all available functions that start with the letter «a.»

  

Complete the formula    

To complete a formula that uses a combination of numbers, cell references, and operators, press ENTER.

To complete a formula that uses a function, fill in the required information for the function and then press ENTER. For example, the ABS function requires one numeric value — this can be a number that you type, or a cell that you select that contains a number.

Top of Page

Chart your data

A chart is a visual representation of your data. By using elements such as columns (in a column chart) or lines (in a line chart), a chart displays series of numeric data in a graphical format.

The graphical format of a chart makes it easier to understand large quantities of data and the relationship between different series of data. A chart can also show the big picture so that you can analyze your data and look for important trends.

1. Select the data that you want to chart.

   

   Tip    The data should be arranged in rows or columns, with row labels to the left and column labels above the data — Excel automatically determines the best way to plot the data in the chart.

2. On the Insert tab, in the Charts group, click the chart type that you want to use, and then click a chart subtype.

   

   Tip    To see all available chart types, click to launch the Insert Chart dialog box, and then click the arrows to scroll through the chart types.

   

3. When you rest the mouse pointer over any chart type, a ScreenTip displays its name.

For more information about any of the chart types, see Available chart types.

Top of Page

Print

Before you print a worksheet, it’s a good idea to preview it to make sure that it looks the way you want. When you preview a worksheet in Excel, it opens in the Microsoft Office Backstage view. In this view, you can change the page setup and layout before you print.

1. To print a portion of a worksheet, click the worksheet, and then select the range of data that you want to print. To print the entire worksheet, click the worksheet to activate it.

2. Click File, and then click Print.

   Keyboard shortcut  You can also press CTRL+P.

   Note    The preview window displays black and white, regardless of whether your document includes color, unless you are using a printer that can print color.

3. Click Print.

   

Top of Page

Share, using e-mail or the Web

Sometimes you will want to share your workbook with others. If you are sharing the workbook with someone who also has Excel, you can send your workbook as an attachment to an e-mail message. The recipient can open the workbook in Excel to work with it.

Note     Using commands for sending e-mail attachments requires that you have an e-mail program, such as Windows Mail, installed on your computer.

If your goal is for the recipient to see the workbook, rather than edit it, you can send a snapshot of the workbook, as a PDF or XPS file.

1. Click the File tab, and then click Save & Send.

2. Click Send Using E-mail

3. Do one of the following:

   • To send the workbook as an Excel file, click Send as Attachment.

   • To send the workbook as a snapshot, click Send as PDF or Send as XPS.

4. Your e-mail program starts an e-mail message for you, with the specified type of file attached. Write your e-mail, and then send it.

An alternative to sending the workbook is to store it in Windows Live OneDrive. This way, you have a single copy of the workbook that is accessible to others. You can send people a link to the workbook, where they can view it, and even edit it in their Web browser (if you give them permission).

1. Click the File tab, and then click Save & Send.

2. Click Save to Web.

3. Click Sign In, enter your Windows Live ID and password, and click OK.

   If you use Hotmail, Messenger, or Xbox Live, you already have a Windows Live ID. If you don’t have one, click Sign up for a new account to create a new Windows Live ID.

4. Select a folder in OneDrive and click Save As. Type a name for your file and click Save.

   The document is now saved on OneDrive. In OneDrive, you can give people permission to view and edit the contents of your folders. When you want to share a workbook, you send a link to it in e-mail.

For more information about storing your documents in OneDrive, see Save a document to OneDrive from Office.

Top of Page

Get more help

Office.com is continuously updated with new content, including how-to articles, videos, and training courses. If the bottom of the Help Viewer says Offline and you are connected to the Internet, click Offline, and then click Show content from Office.com.

Top of Page