What is a text box in excel

Text boxes (also known as input boxes) are handy containers for text values that allow you to draw attention to certain data and/or provide more context around some elements in your worksheet.

Sounds pretty straightforward, right?

But what if this seemingly simple feature has so much more to bring to the table?

In this ultimate beginner’s guide, you will learn how to add, edit, and remove a text box in all versions of Excel: 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, and 2019, as well as discover tons of useful tips and tricks very few people know about.

Use the table of contents to jump straight to the section you’re looking for.

4 Ways to Create a Text Box in Excel

Most users know how to add and delete a sheet in Excel, but text boxes are a lot trickier.

Let’s start with the basics and gradually move on to more complex matters. In Excel, there are always multiple ways to do the same thing, and it’s useful to master them to be able to adjust your approach depending on the task at hand.

Simply put, there are four common ways you can go about crafting a text box.

Let’s briefly cover all of them.

Using the Text Box Tool

The Text Box tool is placed in the Ribbon and has been the go-to technique for quickly adding a text box to a worksheet.

1. Click on any worksheet cell.

2. Go to the Insert tab.

3. Hit the “Text” button.

4. Select “Text Box” from the menu that appears.

5. Draw your text box wherever you want.

Using the Shortcut

Short on time? We’ve got you covered. The shortcut you’re about to learn allows you to create a text box by pressing just three keys.

To pull it off, press the following keys in sequence (without holding down any of the keys), then click and drag to draw your text box as usual:

• For PC users: Alt + N + X
• For Mac users: Option + N + X

Using the VBA

For those looking to flex their Excel muscles, here’s how to set up a text box using the almighty VBA.

Once you have opened the VBA editor (Developer > Visual Basic), create a new module (Insert > Module), insert the following code, and click “Run:”

Sub TextBoxInVBA()
Set Worksheet = Worksheets(1)
Worksheet.Shapes.AddTextbox(msoTextOrientationHorizontal, _
    150, 150, 100, 200) _
    .TextFrame.Characters.Text = "My Awesome Textbox"
End Sub

There might be a few things you want to tweak, so let’s break down the VBA code in greater detail.

1. Set Worksheet = Worksheets(1) – This line of code locates the worksheet you want the VBA to work in.

The code shown above picks the first worksheet in your workbook, but you can change that by modifying the “Worksheets(1)” value to “Worksheets(2)” or whatever number reflects the location of your worksheet.

But how do you know where to find this value? Use this screenshot to find out where your worksheet is placed.

2. Worksheet.Shapes.AddTextbox(msoTextOrientationHorizontal, _ 150, 150, 100, 200) _ – This determines the place of the text box in the worksheet as well as its size.

• Left (150) and top (150): These two values characterize the position (in points) of where to place the text box relative to the top of the worksheet.
• Width (100): This value defines the width of your text box.
• Height (200): This value specifies the height of your text box.

3. .TextFrame.Characters.Text = “My Awesome Textbox” – Finally, this is where you should enter the text you want to insert into your input box. Replace “My Awesome Textbox” with the text you want to use.

Using ActiveX Controls

If you need to unlock advanced customization options (for instance, to add a scrollbar to your text box), opt for this method.

1. Navigate to the Developer tab.

2. In the Controls group, select the “Insert” tab.

3. Under ActiveX Controls, click “Text Box (ActiveX Control).”

4. Draw your text box, and you’re good to go.

How to Edit a Text Box

Excel provides many built-in customization tools, allowing you to spruce up your text box.

In this part of the tutorial, we will walk you through how you can use the Text Box section (Format Shape > Size & Properties > Text Box) to make your input boxes more visually appealing.

Vertical Alignment

This setting allows you to align the text inside your input box. There are multiple ways you can go about that:

• Top
• Middle
• Bottom
• Top Centered
• Middle Centered
• Bottom Centered

Text Direction

This setting gives you the option to change the orientation of the text in your text box. The customization options go as follows:

• Horizontal
• Rotate all text 90°
• Rotate all text 270°
• Stacked

Resize Shape to Fix Text

Checking this box will adjust the size of the text box based on the amount of text in it, removing any unnecessary empty space.

Allow Text to Overflow Shape

By checking this box, you allow the content of the text box to overflow into other cells if the text can’t fit into the space within the text box.

Left, Right, Top, Bottom Margin

Tweak these values to change the margin for each side of your text box.

Wrap Text in Shape

Uncheck this box to stop text wrapping within the text box.

Columns

This setting allows you to split your text box into multiple columns. To do that, follow these steps:

1. Select the “Columns” button.

2. Set the “Number” value to “2.”

3. Click “OK.”

How to Delete a Text Box

To remove a text box, click on the edge of the text box you want to remove and hit the Delete key.

If you want to erase multiple text boxes at once, select the border of every text box you want to remove while holding down the Shift key and hit the Delete key.

10 FAQs: How to Use Text Boxes in Excel

Now that the essentials have been covered, we have prepared a list of the most common issues Excel users encounter when using text boxes. Below you will find detailed, step-by-step instructions on how you can tackle them with ease.

1. How to Insert a Formula or a Worksheet Cell into a Text Box

If you’re looking to set up a dynamic text box linked to a formula or even a worksheet cell, here’s how to do that:

1. Select your text box.

2. Enter “=” into the Formula bar.

3. Select the value or type the formula you want to insert into your text box.

And that’s it! You have successfully linked a worksheet cell or formula to your text box, which will adjust automatically to any changes you make.

2. How to Change Line Spacing

To change the line spacing in Excel within a text box, follow these four simple steps: 

1. Highlight all the text in your input box and right-click on it.

2. In the contextual menu that appears, select “Paragraph.”

3. In the Spacing section, set the “Line Spacing” value to “1.5 lines.”’

4. Click “OK.”

3. How to Move a Text Box Around

Though a seemingly simple task, many people don’t know how to change the position of a text box. Here’s how you do it:

1. Hover the mouse over the border of your text box—it will change from an arrow to a cross.

2. Click the text box and drag it to a new location within your worksheet.

4. How to Lock/Freeze a Text Box

If you’re looking to lock the position of your text box within your worksheet, follow the quick and easy instructions outlined below:

1. Highlight all cells on your worksheet by clicking the “Select All” button in the upper left corner of the worksheet.

2. Go to the Home tab.

3. In the Cells group, select “Format.”

4. Under “Protection,” click “Lock Cell.”

5. After you have done that, navigate to the same Format dropdown menu and pick “Protect Sheet.”

6. In the Protect Sheet dialog box, check all the boxes except for “Edit objects” so that you can continue to work in Excel as usual.

7. Click “OK” to close out of the dialog box.

Ta-da – you’re all set. You can’t select, move, or edit the text box while still being able to work with the rest of the worksheet as usual.

For for customization options, check out our guide covering how to lock cells in Excel.

5. How to Remove the Border of a Text Box

Removing the border comes in handy when you’re building Excel dashboards and want your text box to fit in. To quickly delete the default grey borders, do the following:

1. Right-click on the text box and select “Format Shape.”

2. In the task pane that appears, click the “Fill & Line” button.

3. Under “Line,” select “No line.”

At this point, your text box should look like this:

6. How to Make a Text Box Larger

To change the size of your text box, select it and drag any selection handle to resize the element however you want.

7. How to Add Hyperlinks to a Text Box

Excel even makes it possible for you to add links to your text box which opens a whole new layer of customization options. Here’s how you can easily pull it off:

1. Right-click on your text box and choose “Link.”

2. In the “Address” field, enter the URL you want to link to.

3. Click “OK.”

8. How to Make a Text Box Transparent

To change the opacity of your text box, simply tweak the “Opacity” value in the Format Shape task pane.

1. Right-click on your text box and choose “Format Shape.”

2. Switch to the Fill & Line tab.

3. Change the “Transparency” value from “0%” to “60%.”

9. Create a Text Box with a Scrollbar

With a bit of Excel magic, you can even make your text box scrollable! And the funny thing is how easily you can make that happen.

1. Go to the Developer tab.

2. Hit the “Insert” button.

3. Choose “Text Box (ActiveX Control).”

4. Draw your text box.

5. In the Developer tab, choose “Properties.”

6. Click the drop-down menu and select “TextBox1 TextBox.”

7. Set the “Multiline” value to “True.”

8. Set the “ScrollBars” value to “2 – fmScrollBarsVertical.”

9. Close out of the dialog box.

10. Click the “Design Mode” button to exit the design mode.

You have just added a scrollbar to your text box.

10. How to Apply Conditional Formatting to a Text Box

This technique relies on VBA to change the style of a text box based on its actual value. Use this trick to blow your friends and colleagues away.

1. Go to the Developer tab.

2. Click “Insert.”

3. Choose “Text Box (ActiveX Control).”

4. Draw your text box.

5. Double-click on the text box to open the VBA editor.

6. Enter the following code into the editor:

Private Sub TextBox1_Change()
If TextBox1.Value < "0" Then TextBox1.BackColor = rgbBlack
If TextBox1.Value < "0" Then TextBox1.ForeColor = rgbWhite
If TextBox1.Value > "0" Then TextBox1.BackColor = rgbWhite
If TextBox1.Value > "0" Then TextBox1.ForeColor = rgbBlack
End Sub

Let’s break down the code for you to easily adapt it:

• TextBox1.Value < “0” – This variable lays the foundation for each of the IF statements. In plain English, if you analyze the second line of code, you tell Excel that if the text box value equals less than “0,” then the text box should be formatted in a way specified in the second part of the IF statement.
• TextBox1.BackColor = rgbBlack – This variable is responsible for changing the background color of your text box. Change “rgbBlack” to “rgbPink” to color the background in pink.
• TextBox1.ForeColor = rgbWhite – This variable changes the font color within your text box. Modify the “rgbWhite” value to apply conditional formatting based on the way the first part of the IF statement is set up.

7. Click “Run Sub/UserForm.”

And there you go! You have now applied conditional formatting to your text box.

To insert a text box, click the Insert ribbon and click the Text Box icon on the far right. Then use the mouse to draw the text box above the sheet grid. To link a text box to a cell, have the text box selected, click in the Formula Bar and press = and then click the cell to link to and press Enter – see Figure 02.

How do I insert a text box in Excel?

1. On the Insert tab, in the Text group, click Text Box.
2. Click in the worksheet, and then drag to draw the text box the size that you want.
3. To add text to a text box, click inside the text box, and then type or paste text. Notes: To format text in the text box, use the formatting options in the Font group on the Home tab.

How do I create a fillable text box in Excel?

Follow the steps below:

1. STEP 1: Convert your Column names into a Table, go to Insert> Table.
2. STEP 2:Let us add the Form Creation functionality to understand how to make a fillable form in Excel.
3. STEP 3:Go to Customize Ribbon.
4. STEP 4:Under the New Tab, select New Group, and click Add.

What is VBA in Excel?

VBA stands for Visual Basic for Applications. Excel VBA is Microsoft’s programming language for Excel.and all the other Microsoft Office programs, like Word and PowerPoint. The Office suite programs all share a common programming language.

How do I create a VBA form in Excel?

VBA – User Forms

1. Step 1 − Navigate to VBA Window by pressing Alt+F11 and Navigate to “Insert” Menu and select “User Form”.
2. Step 2 − Design the forms using the given controls.
3. Step 3 − After adding each control, the controls have to be named.

How do I create a fill in the blank form in Excel?

Creating a New Entry

1. Select any cell in the Excel Table.
2. Click on the Form icon in the Quick Access Toolbar.
3. Enter the data in the form fields.
4. Hit the Enter key (or click the New button) to enter the record in the table and get a blank form for next record.

How do I install VBA in Excel?

Click on the Excel File tab at the top left corner of Excel application and select Options at the bottom leftto show the Excel Options dialog box.
Adding Developer Toolbar to Excel.

1. Select the Customize Ribbon option.
2. In the right list box, check the Developer tab.
3. Click OK to close the Excel Options dialog box.

How do I start VBA code?

When you choose the Macro button on the Developer tab, it opens the Macros dialog box, which gives you access to VBA subroutines or macros that you can access from a particular document or application. The Visual Basic button opens the Visual Basic Editor, where you create and edit VBA code.

Is Excel VBA free?

This is a free beginners programming course, and assumes that you have no experience with coding. In this course you’ll learn how to create your own macros, so that you can bring your Excel skills to the next level, and put yourself ahead of the competition. What is Excel VBA?

How do you automate data in Excel?

To automate a repetitive task, you can record a macro with the Macro Recorder in Microsoft Excel. Imagine you have dates in random formats and you want to apply a single format to all of them. A macro can do that for you. You can record a macro applying the format you want, and then replay the macro whenever needed.

How do I create a login form in VBA and Excel?

The following figure shows the simple login form in Excel VBA.

1. To place a command button on your worksheet and assign a macro: On the Developer tab click Insert.
2. Add Controls. Add the controls listed in the table below.
3. Test the user form using the following.

How create UserForm in Excel without VBA?

Step 1: Adding the data entry form to the Quick Access Toolbar.

1. From the Choose commands drop down list select Commands Not in the Ribbon.
2. Scroll down until you see Form… and select it.
3. Press the Add button.
4. You should see the Form… appear in the right most box.
5. Press the OK button.

How do I create a fillable form?

How to create fillable PDF files:

1. Open Acrobat: Click on the “Tools” tab and select “Prepare Form.”
2. Select a file or scan a document: Acrobat will automatically analyze your document and add form fields.
3. Add new form fields: Use the top toolbar and adjust the layout using tools in the right pane.
4. Save your fillable PDF:

What is the blank boxes on a spreadsheet?

The cell. An Excel worksheet is made up of columns and rows. Where these columns and rows intersect, they form little boxes called cells.

What is macro and VBA in Excel?

VBA (Visual Basic for Applications) is the programming language of Excel and other Office programs. 1 Create a Macro: With Excel VBA you can automate tasks in Excel by writing so called macros.2 MsgBox: The MsgBox is a dialog box in Excel VBA you can use to inform the users of your program.

How do I enable VBA in Excel?

To enable or disable access to Visual Basic projects

1. Click the File tab.
2. Click Options.
3. Click Trust Center, and then click Trust Center Settings.
4. In the Trust Center, click Macro Settings.
5. Check or uncheck Trust access to the VBA project object model to enable or disable access to Visual Basic Projects.
6. Click OK.

How do I install VBA in Excel Windows 10?

Installing VBA component

1. Go to Control Panel-> Programs-> Programs and Features through the Start menu;
2. Find Microsoft Office 2010 in the list of programs, right-click it and choose Change;
3. In the window that opens, choose Add or Remove Features.

Where do I put VBA code in Excel?

To write VBA code in Excel open up the VBA Editor (ALT + F11). Type “Sub HelloWorld”, Press Enter, and you’ve created a Macro! OR Copy and paste one of the procedures listed on this page into the code window.

Where do I find VBA code in Excel?

Select the Developer tab from the toolbar at the top of the screen. Then click on the Visual Basic option in the Code group. Now the Microsoft Visual Basic editor should appear and you can view your VBA code.

Is VBA difficult to learn?

With the right training, learning Microsoft VBA is easy. The Microsoft VBA Introduction course makes it easy to learn VBA primarily for Excel. There’s also an Advanced VBA training course if you’re looking for a higher difficulty level.

When should I use VBA?

VBA is used to automate tasks and perform several other functions beyond creating and organizing spreadsheets. For example, users require to automate some aspects of Excel, such as repetitive tasks, frequent tasks, generating reports, etc.

Элемент управления пользовательской формы TextBox в VBA Excel. Использование текстового поля для ввода и вывода информации, основные свойства, примеры. Привязка текстового поля к ячейке.

UserForm.TextBox – это элемент управления пользовательской формы, предназначенный для ввода, редактирования и вывода информации в текстовом формате.

Текстовое поле незаменимо, когда необходимо заполнить пользовательскую форму новой информацией. Например, это может быть ФИО нового сотрудника и его паспортные данные, сумма выручки за день, новый электронный адрес и многое-многое другое.

Если с помощью текстового поля требуется вводить заранее известную информацию, элементы которой можно сгруппировать в список, то в этом случае удобнее вместо элемента управления TextBox использовать ListBox или ComboBox.

Вводить информацию в TextBox на открытой форме можно не только с помощью клавиатуры, но и вставкой текста из буфера обмена. Когда текстовое поле применяется для ввода пароля, есть возможность отобразить все его знаки замещающим символом, например, звездочкой.

Иногда, если на пользовательской форме используется только одно текстовое поле и кнопка «OK» (или кнопки «OK» и «Отмена»), для ввода информации такую форму можно заменить функцией InputBox, а для вывода информации, когда не требуется редактирование отображаемого текста, – функцией MsgBox.

Свойства текстового поля

Свойство	Описание
AutoSize*	Автоподбор размера текстового поля. True – размер автоматически подстраивается под длину размещаемой строки. False – размер элемента управления определяется свойствами Width и Height.
AutoTab	Включение автоматической табуляции – передачи фокуса следующему элементу управления при достижении максимального числа символов при значениях свойства MaxLenght > 0. True – автоматическая табуляция включена, False – выключена.
ControlSource	Ссылка на источник данных для поля TextBox.
ControlTipText	Текст всплывающей подсказки при наведении курсора на TextBox.
Enabled	Возможность ввода, редактирования, копирования, вставки, удаления текста. True – все перечисленные опции включены, False – выключены (цвет текста в поле становится серым).
Font	Шрифт, начертание и размер текста в поле.
Height	Высота текстового поля.
Left	Расстояние от левого края внутренней границы пользовательской формы до левого края текстового поля.
Locked	Запрет ввода, редактирования, удаления текста. True – перечисленные опции запрещены (разрешено выделение и копирование текста), False – перечисленные опции разрешены.
MaxLenght	Максимальная длина строки. По умолчанию – 0, что означает – ограничений нет.
Multiline	Устанавливает многострочный (True) или однострочный (False) режим ввода-вывода текста.
PasswordChar	Задает символ, который будет отображаться при вводе знаков пароля.
TabIndex	Определяет позицию элемента управления в очереди на получение фокуса при табуляции, вызываемой свойством AutoTab или нажатием клавиш «Tab», «Enter». Отсчет начинается с 0.
Text**	Текстовое содержимое (значение) поля (=Value).
TextAlign	Выравнивание текста: 1 (fmTextAlignLeft) – по левому краю, 2 (fmTextAlignCenter) – по центру, 3 (fmTextAlignRight) – по правому краю.
Top	Расстояние от верхнего края внутренней границы пользовательской формы до верхнего края текстового поля.
Value**	Текстовое содержимое (значение) поля (=Text).
Visible	Видимость текстового поля. True – TextBox отображается на пользовательской форме, False – TextBox скрыт.
Width	Ширина текстового поля.
WordWrap	Актуально при Multiline = True. Переход на новую строку при достижении границы текстового поля. True – переход включен, False – переход выключен.

* При использовании свойства AutoSize в значении True следует учитывать, что автоматическое изменение размеров поля при вводе текста может нарушить дизайн пользовательской формы.
** Text и Value — это два обозначения одного и того же свойства. Если в окне Properties элемента управления TextBox в поле свойства Text начать ввод строки, в поле Value ввод будет дублироваться. И наоборот, при вводе текста в поле свойства Value, дублирование произойдет в поле Text.

В таблице перечислены только основные, часто используемые свойства текстового поля. Все доступные свойства отображены в окне Properties элемента управления TextBox.

Свойства BackColor, BackStyle, BorderColor, BorderStyle отвечают за внешнее оформление текстового поля и его границ. Попробуйте выбирать доступные значения этих свойств в окне Properties, наблюдая за изменениями внешнего вида элемента управления TextBox на проекте пользовательской формы.

Привязка текстового поля к ячейке

Привязать элемент управления TextBox к ячейке на рабочем листе можно двумя способами.

1. В окне Properties элемента управления TextBox в поле свойства ControlSource необходимо указать адрес ячейки:

2. Присвоить свойству ControlSource адрес ячейки в коде VBA Excel:

UserForm1.TextBox1.ControlSource = «C5»

Теперь ячейка C5 активного листа будет привязана к элементу управления TextBox1. При открытии формы текстовое поле будет заполнено значением ячейки C5.

Чтобы наглядно ознакомиться с взаимозависимостью значения ячейки C5 и содержимого текстового поля, разместите на пользовательской форме еще какой-нибудь элемент управления и откройте ее в немодальном* окне:

Sub Test() UserForm1.TextBox1.ControlSource = «C5» UserForm1.Show 0 End Sub

Измените значение ячейки C5 и нажмите клавишу «Tab» или «Enter» – изменения будут продублированы в текстовом поле на форме. Измените содержимое поля TextBox1, нажмите клавишу «Tab» или «Enter», передав фокус другому элементу управления, – изменения продублируются в ячейке C5.

Чтобы привязать текстовое поле к ячейке неактивного листа, необходимо в адресе указать имя листа по ярлыку с разделителем «!»:

UserForm1.TextBox1.ControlSource = «Лист2!A3»

Если имя листа содержит пробел, заключите его в одинарные кавычки:

UserForm1.TextBox1.ControlSource = «‘Мой лист’!B6»

Точно также адрес ячейки конкретного листа можно указать непосредственно в окне Properties элемента управления TextBox в поле свойства ControlSource (без парных кавычек).

* Отображение пользовательской формы в немодальном окне позволяет редактировать ячейки на рабочем листе Excel, не закрывая форму.

Примеры использования TextBox

Пример 1
Обмен содержимым между текстовым полем, переменной и ячейкой на рабочем листе:

‘Присвоение текстовому полю значения ‘ячейки A2 и переменной a1 UserForm1.TextBox1.Text = Range(«A2») UserForm1.TextBox1.Text = a1 ‘Присвоение ячейке B3 и переменной a2 ‘значения текстового поля Cells(3, 2) = UserForm1.TextBox1.Text a2 = UserForm1.TextBox1.Value ‘Свойства Text и Value элемента ‘управления TextBox равнозначны

Пример 2
Программное создание элемента управления TextBox, размещение его по центру пользовательской формы, добавление всплывающей подсказки и текста по умолчанию.

Предположим, что текстовое поле предназначено для ввода даты, поэтому добавляем соответствующую подсказку, а в качестве текста по умолчанию – текущую дату.

Создаем новую пользовательскую форму с именем UserForm2. Если у вас другое имя формы, это не имеет значения, так как обращаться к ней будем с помощью ключевого слова «Me». Открываем модуль созданной формы и вставляем в него следующий код VBA Excel:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Private Sub UserForm_Initialize() Dim myTextBox As Control ‘Создаем новый TextBox и присваиваем его переменной Set myTextBox = Me.Controls.Add(«Forms.TextBox.1») ‘Задаем размеры и заголовок пользовательской формы With Me   .Height = 100   .Width = 220   .Caption = «Форма №2» End With ‘Присваиваем значения свойствам текстового поля With myTextBox   .Width = 100   .Height = 20   ‘Left и Top рассчитаны для Excel 2016*   .Left = 60 — 5   .Top = 40 — 15   ‘Добавляем всплывающую подсказку   .ControlTipText = «Введите дату подписания договора»   ‘Вставляем в поле текущую дату   .Text = Format(Now, «DD.MM.YYYY»)   ‘Выравниваем текст по центру   .TextAlign = 2 End With End Sub

В результате выполнения кода откроется следующая форма с всплывающей подсказкой при наведении на TextBox курсора:

* Значения свойств Left и Top рассчитаны для Excel 2016. Вычитаемые числа зависят от толщины границ пользовательской формы, которые в других версиях Excel могут отличаться.