Watermarking in word document

Insert a watermark

1. On the Design tab, select Watermark.

2. Choose a pre-configured watermark, like DRAFT, CONFIDENTIAL, or DO NOT COPY.

3. For placing a logo or image, Select Watermark > Custom Watermark > Picture watermark > Select Picture. On the same menu you can create a custom text watermark.

Want more?

Insert a picture watermark

Use a custom text watermark

See all our content about watermarks

On the Design tab, select Watermark.

1. In the Insert Watermark dialog, select Text and either type your own watermark text or select one, like DRAFT, from the list. Then, customize the watermark by setting the font, layout, size, colors, and orientation.

   

   If you don’t see the watermark, click View > Print Layout. This also shows how the printed watermark will look.

2. Select OK.

Important: 
Office 2010 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.

Upgrade now

1. On the Page Layout tab, select Watermark.

2. Choose a pre-configured watermark, like DRAFT or CONFIDENTIAL.

Important: 
Office for Mac 2011 is no longer supported. Upgrade to Microsoft 365 to work anywhere from any device and continue to receive support.

Upgrade now

1. On the Layout tab, under Page Background, select Watermark.

   

2. Choose Text.

3. Type or edit your text for the watermark, or select a text watermark from the drop down menu, and then select the text formatting that you want.

   Tips: 

   • If the text watermark makes it difficult to read the text on the page, increase the transparency of the watermark text, or select a lighter color for the watermark text.

   • You can use the Size drop down menu to change the size of the watermark text.

In Word for the web, you can see watermarks that are already in a document, but you can’t change them or insert new ones.

If you have the Word desktop application, use the Open in Word command to open the document and insert or change a watermark there. When you’re done and you save the document, it will continue to be stored where you opened it in Word for the web. When you reopen it, you’ll see the watermarks in the doc.

Is this article up to date?

При использовании текстового процессора Microsoft Word, в некоторых ситуациях, пользователям требуется вставить водяной знак на страницу документа в Ворде. Это могут быть образцы бланков или инструкций, другие документы, которые защищаются подобным образом от копирования или предупреждают об ограничении ответственности.

Водяной знак или подложка вставляются в виде текста или графического изображения. В большинстве случаев, в качестве подложки используется надпись в виде текста, логотип, эмблема и т. п.

Водяной знак в Word помогает привлечь внимание, например, текст со словом «образец», рекомендует пользователю правильно заполнить некий документ или бланк. В других случаях, подложка защищает документ от использования другими лицами, потому что на нем имеется водяной знак, свидетельствующий о принадлежности документа определенному лицу или организации.

Пользователю нужно в Word сделать подложку. Поэтому, возникает вопрос, как сделать водяной знак в Ворде, поставить подложку сразу на все страницы документа Word, или только на одну страницу.

В программе MS Word уже имеется стандартный набор подложек, которые можно использовать в разных ситуациях. Кроме того, пользователь может самостоятельно создать собственную подложку, которую вставит на страницу документа.

В этом руководстве вы получите инструкции, при помощи которых можно создать водяной знак в программах Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Word 2007.

Как в Ворде поставить водяной знак на всех страницах документа

Сейчас мы разберемся, как сделать подложку в Ворде, которая будет отображаться на всех страницах документа в едином стиле. Водяной знак можно нанести на текст в документе или на пустой лист.

В версиях Word 2007 и Word 2010 выполните следующее:

1. В открытом документе Word откройте меню «Разметка страницы».
2. Нажмите на кнопку «Подложка», которая находится в группе «Фон страницы».

В версиях Word 2013 и Word 2016 выполните действия:

1. В документе Microsoft Word войдите в меню «Дизайн».
2. В группе «Фон страницы» нажмите на кнопку «Подложка».

В текстовом редакторе Word 2019 пройдите следующие шаги:

1. Откройте документ Ворд, войдите в меню «Конструктор».
2. Нажмите на кнопку «Подложка», расположенную в группе «Фон страницы».

Откроется стандартные шаблоны, состоящие из нескольких групп:

• Заявления об отказе от ответственности (Заявления об ограничении ответственности).
• Конфиденциально.
• Срочно.

В каждой группе находится несколько готовых образцов, с определенным текстом и различным расположением водяного знака на странице.

1. Если вас устраивает стандартный шаблон с полупрозрачным текстом, выберите подходящий вариант подложки.

1. Данный водяной знак будет добавлен на все страницы в документе Word.

Как вставить водяной знак в Word пользовательского типа

Мы рассмотрели вставку стандартной подложки, но в большинстве случаев, пользователям требуется своя собственная текстовая надпись. Поэтому необходимо создать свою пользовательскую подложку, которую нужно вставить на страницы документа.

Для этого, потребуется предпринять следующие действия:

1. Нажмите на кнопку «Подложка».
2. В открывшемся меню выберите «Настраиваемая подложка…».

В окне «Печатная подложка», в разделе «Текст» необходимо выбрать нужные варианты:

• язык — язык, на котором будет написан текст;
• текст — текст подложки написанный заглавными или прописными буквами;
• шрифт — шрифт текста водяных знаков;
• размер — размер подложки относительно страницы документа;
• цвет — цвет текста подложки, по умолчанию используется серый полупрозрачный цвет;
• макет — расположение подложки: по диагонали или горизонтально.

1. Выберите подходящие параметры, нажмите на кнопку «ОК».

1. В итоге, на страницах документа появится подложка, созданная пользователем.

Как сделать водяные знаки в Word из изображений

В некоторых случаях, в качестве подложки нужно использовать изображение. В этом случае, вместо водяного знака из текста будет использоваться рисунок.

Пройдите шаги:

1. Нажмите на кнопку «Подложка».
2. В выпадающем меню нажмите на пункт «Настраиваемая подложка…».
3. В окне «Печатная подложка» выберите опцию «Рисунок».

Здесь можно изменить масштаб изображения в процентах, по умолчанию выбран параметр «обесцветить».

1. Нажмите на кнопку «Выбрать».

1. Вставьте изображение с компьютера в документ Word.
2. В окне «Печатная подложка» нажмите на кнопку «ОК».

Как переместить или уменьшить размер водяного знака в Word

Случаются ситуации, когда необходимо изменить размер подложки: уменьшить или увеличить водяной знак, или переместить его в определенное место на странице документа.

Нам потребуется использовать функцию работы с колонтитулами:

1. Щелкните дважды левой кнопкой мыши на месте верхнего или нижнего колонтитула. После этого, подложку можно отредактировать.
2. С помощью маркеров по краям водяного знака перетащите подложку (текст или рисунок) в нужное место на странице, увеличьте или уменьшите размер, по своему желанию.

Как добавить настраиваемый водяной знак в коллекцию подложек

Для того, чтобы постоянно не создавать настраиваемые подложки, используемые регулярно, которых нет в коллекции встроенных стандартных подложек, необходимо добавить пользовательские подложки в коллекцию программы.

Пройдите следующие шаги:

1. Сначала создайте собственную подложку и добавьте ее в документ Word.
2. Дважды кликните в верхней части страницы документа для открытия верхнего колонтитула.
3. Наведите курсор мыши по водяной знак для его выделения.
4. Откройте вкладку «Конструктор» («Дизайн», «Разметка страницы»), нажмите на кнопку «Подложка».

1. В открытом меню нажмите на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию подложек…».

1. В окне «Создание нового стандартного блока» дайте имя новой подложке, а затем нажмите на кнопку «ОК».

В коллекции подложек появится новая группа «Общие», в которой будут находиться пользовательские шаблоны водяных знаков.

Как вставить водяной знак в Word на одну страницу документа

Иногда, может потребоваться сделать подложку только на одну страницу в документе Word, оставив другие страницы документа без водяных знаков.

Вставка водяного знака в Word на одну страницу документа делается следующим образом:

1. Войдите в меню «Макет» («Макет страницы»).
2. В группе «Параметры страницы» нажмите на кнопку «Разрывы».
3. В открывшемся меню «Разрывы разделов» нажмите на пункт «Следующая страница».

1. Дважды щелкните по верхней части следующей страницы для того, чтобы в окне программы отобразились нижний и верхний колонтитулы.

1. В группе «Переходы» нажмите на кнопку «Как в предыдущем разделе».

1. Закройте окно колонтитулов, войдите в меню «Конструктор» («Дизайн», «Разметка страницы»).
2. Нажмите на кнопку «Подложка», вставьте водяной знак на страницу документа.

В этой статье я рассказал о добавлении подложки для первой страницы документа. Если нужная страница для вставки водяного знака находится в середине документа, потребуется удалить колонтитулы с обоих сторон этой страницы.

Выводы статьи

Если возникает вопрос, как поставить водяные знаки в Word, пользователь может использовать в программе вставку подложки из текста или рисунка (изображения). По умолчанию, подложка вставляется во все страницы документа Word, имеется способ добавить водяной знак только на одну страницу документа.

Recently, I sent an article to a friend for review. Instead of discussing the document, he wanted to know about the “ghost text.” In this tutorial, I show how to insert a watermark in Microsoft Word that reads Draft. And with a little more effort, you can create a custom text or picture watermark.

Why Use a Watermark

Like many people, if I send a confidential business document that is confidential or a draft, I include a watermark. These watermarks add context to the item and convey its status or importance. Moreover, they can also add an implied layer of protection. For example, few people would misinterpret your draft as your final document or forward a confidential document.

There is another group of users that create custom watermarks using an image. This differs from using a logo on a letterhead template because the image spans a more significant portion of the page than the header area.

These semitransparent items appear in the page background, and your text sits on top. The document text is readable, but you can see the watermark.

Default Text Watermarks

By default, Microsoft Word has six predefined watermarks. These simple text variations include:

• Confidential
• Do Not Copy
• Draft
• Sample
• ASAP
• Urgent

The above items are the easiest watermarks to insert into your document. And, like all watermarks, you don’t have to worry about wrapping text around an image. Instead, the watermark sits on a different layer.

However, a secondary list of text watermarks is found in the drop-down Text box menu where you create a custom watermark. In addition to the list above, you also have:

• Copy
• Original
• Personal
• Top Secret

How to Add a Watermark to the Document

Time needed: 5 minutes.

You can either create the watermark first or add it later. I prefer writing my document first because I find the watermark can be distracting. For this tutorial, I am using Microsoft 365 for Windows, but the process is similar to earlier versions.

1. Write your document.
2. From the main menu, click View and select Print Layout.
3. From the main menu, click the Design tab.
4. To the far right is the Page Background group.

1. Click the Watermark button. If you see a small definition box, click the button again.
2. A drop-down panel appears with default examples. Each example includes a slanted page layout and a horizontal page layout.

1. Click the watermark version you prefer. Your selection will show underneath your text in light gray.

I Can’t See My Watermark

You’re probably not in Print Layout mode if you can’t see your watermark. Your selected watermark is there but won’t show until you change your page layout.

1. From the main menu, click View.
2. From the Views group, click Print Layout.

You should now see your watermark.

Forget Finding Watermarks on Office.com

Looking at the menu above, you’ll see a menu option labeled “More watermarks from Office.com. This leads you to believe that more are available. However, as you mouse over the option, it shows “No Online Content Available“. I don’t know why the item remains as it’s been this way for a long time.

The good news is that it is easy to create custom watermarks that can work with your Microsoft Word document.

Adding Custom Text

The default items fit most uses. However, there are times when you need something different. Perhaps, a wording change or orientation. In either case, Microsoft Word can accommodate your needs.

1. Follow Steps 1-5 in the previous section.
2. Scan past the default thumbnails and choose Custom Watermark.
3. The Printed Watermark dialog box opens.

1. Clear the value from the text box and enter your watermark text. Or, you can click the control to the right, and select a predefined option from the drop-down menu.
2. Adjust the Font, Size, Color, and Layout options to suit your style.
3. Click Apply.
4. Click Close.

Your customized version should show on every page. In my case, it overwrote my previous Draft watermark with My Custom Watermark. As you can see, you’re only allowed one watermark per page.

You might want to create a custom Word keyboard shortcut if you use watermarks often. For example, you could assign Alt + W to open the Printed Watermark dialog box shown above. Or, you could use a custom building block assigned to DRAFT.

Another way that you can access your watermark is by using the Building Block Organizer. You will see your entry grouped in the Watermark Gallery.

Adding an Image

Perhaps, words aren’t enough. Sometimes you want to spruce things up with an image. This could be a simple picture or a logo representing your brand. You can upload images from your computer, Bing Image Search, or Microsoft OneDrive.

The idea is not to select a picture that competes with your document or consumes your printer ink. Microsoft Word allows most image file formats except for SVG.

Also, a watermark is restricted to either one image or one text element. You can’t combine them.

1. Find a suitable image. Simplest is preferred.
2. Follow steps 1-3 from above.
3. On the Printed Watermark dialog, click the radio button for the Picture watermark.
4. Click the Select Picture button.
5. The Insert Picture panel opens.
6. Select an insert option and go to your picture location.
7. Click Apply.
8. Click Close.

As with the other examples, your inserted image will appear in the background. By default, Word will do auto-scaling for the best fit. In the example below, my original logo image was only 25 px.

Can I Move a Watermark?

Yes, you can move a watermark, but the procedure is not intuitive.

1. Scroll to the top of the document which has your watermark.
2. Click in the header or blank area at the top. This will open the Header area.

1. Scroll back down to your watermark.
2. Your mouse cursor will turn into one with 4 arrows. You may have to move it around a little bit. This indicates you’re in Move mode.

1. Click and drag the item to the new document location.
2. Click Close Header and Footer from the top menu.

Saving to Watermark Gallery

You probably noticed that Microsoft Word offers a menu option to save your mark to a gallery. But, again, this step requires you to utilize the document header.

1. Scroll to the top of your document and click in the Header area. If you didn’t define one, this is the top white section.
2. Scroll down to your watermark.
3. Click the Design tab from the main menu.
4. Click the Watermark button.
5. Select Save Selection to Watermark Gallery…
6. The Create New Building Block dialog opens.
7. Provide a name and optionally a description.
8. Click OK.

Now, when you go to your watermarks, you’ll see a new entry. Simply, click the custom watermark.

Just as it’s easy to insert a watermark in Word, it’s also easy to remove one. The issue is there isn’t an object you can click or highlight to delete. Instead, you have to reverse your steps.

To remove a watermark,

1. Open your Word document.
2. Click the Design tab.
3. In the Page Background group, double-click the Watermark button.
4. Underneath the examples, click the entry Remove Watermark.

Whether your preference is text or images, Microsoft Office 365 and Word give you plenty of options without relying on WordArt. For example, watermarks can be a valuable enhancement to any Microsoft Word document. They help convey a document’s status, such as the “Draft” watermark or promote your branding with an image. And when you finally get out of “Draft” mode, there is a Remove Watermark option in the built-in menu.

Hand-picked Tutorials