Выставляющие даты в excel

Работа с временем и датой – важный аспект использования Microsoft Excel. Сегодня вы узнаете, как можно вводить дату разными способами, как определить сегодняшнюю дату с помощью метки времени или же использовать динамически изменяемые значения. Также вы поймете, с помощью каких действий можно заполнить колонку или ряд днями недели.

Существует несколько вариантов, позволяющих добавить даты в Excel. В зависимости от того, какие цели вы преследуете, действия отличаются. А задачи могут быть любыми: указать сегодняшнее число или же добавить к листу дату, которая будет автоматически обновляться и показывать всегда то, что сейчас на данный момент на часах и календаре. Или же вы хотите сделать так, чтобы электронная таблица была автоматически заполнена рабочими днями или ввести случайную дату. Независимо от того, какие цели вы преследуете, вы сегодня узнаете, как их достичь.

Как ввести дату в Excel

Пользователь может ввести дату в электронную таблицу самыми разными методами и в различных форматах. Например, можно записать ее как 1 января 2020, а можно – 1.01.2020. Независимо от того, в каком формате указать дату, программа автоматически определит, что пользователь хочет записать ее. Очень часто программа самостоятельно форматирует значение, исходя из формата, установленного в Windows, но в некоторых случаях возможно форматирование в том виде, котором указал пользователь.

В любом случае, если формат даты пользователя не удовлетворяет, он может его изменить в настройках ячейки. Как же понять, что то значение, которое указал пользователь, Excel определил, как дату? Об этом говорит выравнивание значения по правому краю, а не по левому.

Если Эксель не смог определить введенные данные и присвоить правильный формат, и вы видите, что они не располагаются по правому краю ячейки, то можно попробовать ввести дату в любом другом формате, который близок к стандартному. Чтобы посмотреть, какие доступны на данный момент, они можно перейти в меню «Формат ячейки», которое можно найти в разделе «Число», которое находится на вкладке «Главная».

Если в этом есть надобность, пользователь с легкостью может менять вид представления ячейки, которая записана, как та, которая содержит дату. Для этого можно воспользоваться тем же самым окном «Формат ячеек», которое было описано выше.

Также его можно вызвать с помощью комбинации клавиш Ctrl + 1.

Иногда пользователь сталкивается с ситуацией, когда ячейка отображается в форме большого количества решеток, которые содержатся в ней. Как правило, это говорит о том, что программа просит пользователя увеличить размеры ячеек. Исправить эту проблему очень просто. Достаточно два раза нажать на правую границу того столбца, в котором показывается эта ошибка. После этого ширина ячеек в этой колонке будет определена автоматически, исходя из самой большой длины содержащейся в ней текстовой строки.

Или же можно выставить правильную ширину с помощью перетаскивания правой границы до тех пор, пока ширина ячейки не будет правильной.

Вставка текущей даты и времени

Есть два варианта вставки текущего времени и даты в Эксель: статический и динамический. Первый служит отметкой времени. Второй же вариант позволяет держать всегда актуальную дату и время в ячейке.

Что можно сделать для того, чтобы поставить всегда актуальную метку времени? Для этого надо использовать те же формулы, что и ниже. Они всегда будут показывать актуальную дату и время.

Если надо установить статическое время, то можно воспользоваться специальными инструментами эксель, которые вызываются с помощью горячих клавиш:

1. Ctrl + ; или Ctrl + Shift + 4 – эти горячие клавиши автоматически вставляют в ячейку ту дату, которая актуальна на момент, когда человек нажимает на эти кнопки.
2. Ctrl + Shift + ; или Ctrl+Shift+6 – с их помощью можно записать текущее время.
3. Если же нужно вставить и время, и дату, актуальные на данный момент, необходимо сначала нажать первую комбинацию клавиш, после чего нажать на пробел, и вызвать вторую комбинацию.

Какие конкретно клавиши использовать? Все зависит от раскладки, которая активирована на данный момент. Если сейчас стоит английская раскладка, то используется первая комбинация, если же русская – вторая (то есть, так, которая следует непосредственно за словом «или»).

Следует отметить, что не всегда использование этих горячих клавиш является идеальными. В некоторых случаях срабатывает только одна из описанных выше комбинаций, независимо от того, какой язык выбран. Поэтому лучший способ понять, какую использовать, – проверить.

Как правило, закономерность следующая: все зависит от того, какой язык был установлен на момент открытия файла. Если английский, то даже если поменять раскладку на русскую, ситуация не изменится абсолютно. Если же был установлен русский язык, то даже если сменить ее его на английский, то нужно использовать ту формулу, которая подходит для русского языка.

Как поставить неизменную отметку времени автоматически (формулами)

Для того, чтобы ячейка всегда отображала время, существуют специальные формулы. Но конкретная формула зависит от того, какие задачи преследует пользователь. Так, если достаточно обычной демонстрации времени в таблице, то необходимо использовать функцию ТДАТА(), которая не содержит никаких аргументов. После того, как мы ее вставим в ячейку, меняем ее формат на «Время» описанным выше способом.

Если же потом, основываясь на этих данных вы собираетесь что-то еще делать и использовать получившийся результат в формулах, то лучше тогда использовать сразу две функции: =ТДАТА()-СЕГОДНЯ()

Как итог, количество дней будет равняться нулю. Поэтому в качестве результата, возвращаемого этой формулой, останется только время. Но и здесь нужно также использовать временной формат, чтобы все работало, как часы. Во время использования формул нужно обратить внимание на следующие нюансы:

1. Обновление данных не происходит постоянно. Чтобы дата и время сменились на актуальную, необходимо закрыть окно, предварительно его сохранив, а потом снова его открыть. Также обновление происходит, если включить макрос, который настроен на эту функцию.
2. В качестве источника данных эта функция использует системные часы. Поэтому если они настроены неправильно, формула также будет плохо работать. Следовательно, рекомендуется поставить автоматическое определение даты и времени из интернета.

А теперь представим такую ситуацию. У нас есть таблица с перечнем товаров, расположенных в колонке А. Непосредственно после их отправки заказчику необходимо вводить в специальной ячейке значение «Да». Задача: автоматически зафиксировать время, когда человек написал слово «Да» и при этом защитить его от изменения.

Какие действия можно предпринять, чтобы достичь этой цели? Например, можно попробовать воспользоваться функцией ЕСЛИ, в которой также будет содержаться эта же функция, но с данными, зависящими от значения другой ячейки. Гораздо проще это продемонстрировать на примере. Формула будет выглядеть так: =ЕСЛИ(B2=»Да»; ЕСЛИ(C2=»»;ТДАТА(); C2); «»)

Расшифруем эту формулу.

• B – это колонка, в которой нам надо записывать подтверждение доставки.
• C2 – это та ячейка, в которой будет выводиться отметка времени после того, как мы запишем в ячейку B2 слово «Да».

Описанная выше формула работает следующим образом. Она проверяет, есть ли слово «Да» в ячейке B2. Если да, то выполняется вторая проверка, которая проверяет, является ли ячейка C2 пустой. Если да, то тогда возвращается текущая дата и время. Если же ни одна из описанных выше функций ЕСЛИ содержат иные параметры, то тогда ничего не меняется.

Если же нужно, чтобы критерий был «если содержится хотя бы какое-то значение», то тогда нужно использовать в условии оператор «не равно» <>. В таком случае формула будет выглядеть так: =ЕСЛИ(B2<>»»; ЕСЛИ(C2=»»;ТДАТА(); C2); «»)

Эта формула работает следующим образом: сначала проверяется, есть ли хоть какое-то содержимое в ячейке. Если да, то запускается вторая проверка. Дальше последовательность действий остается той же самой.

Для полноценной работоспособности этой формулы необходимо включить интерактивные вычисления во вкладке «Файл» и в разделе «Параметры – Формулы». При этом нежелательно делать так, чтобы ссылка ячейки осуществлялась на нее же. Работоспособность от этого будет хуже, а вот функциональность – не улучшится.

Как автоматически заполнять даты в Excel

Если вам надо заполнить большую часть таблицы датами, то можно воспользоваться специальной функцией, которая называется автозаполнением. Давайте рассмотрим некоторые частные случаи ее использования.

Предположим, нам надо заполнить перечень дат, каждая из которых больше на один день по сравнению с предыдущей. В таком случае необходимо использовать автозаполнение так, как и с любыми другими значениями. Сначала необходимо указать в ячейке первоначальную дату, а потом с помощью маркера автозаполнения переместить формулу или вниз или вправо в зависимости от того, в какой последовательности расположена информация в таблице конкретно в вашем случае. Маркер автозаполнения – это маленький квадратик, который находится в правом нижнем углу ячейки, перетаскивая который, можно автоматически заполнить огромное количество информации. Программа автоматически определяет то, как правильно заполнять, и в большинстве случаев оказывается правой. На этом скриншоте мы заполнили дни в столбик. Получился следующий результат. 

Но на этом возможности автозаполнения не заканчиваются. Можно выполнить его даже применительно к будням, месяцам или годам. Есть целых два способа, как это сделать.

1. Использовать стандартный маркер автозаполнения так, как было описано выше. После того, как программа автоматически закончит все, нужно нажать на значок с параметрами автозаполнения и выбрать подходящий метод.
2. Перетащить маркер автозаполнения с помощью правой кнопки мыши, и когда вы отпустите ее, автоматически появится меню с настройками. Выбираете тот способ, который вам нужен, и радуетесь.

Также можно осуществить автоматическую вставку каждого N дня. Для этого нужно добавить значение к ячейке, щелкнуть правой кнопкой мыши по маркеру автозаполнения, зажать ее и перетащить до того места, в котором должна заканчиваться числовая последовательность. После этого выбираем параметр заполнения «Прогрессия» и выбираем значение шага.

Как поставить текущую дату на колонтитул

Колонтитул – это область документа, которая является как бы универсальной для всей книги. Туда могут быть занесены различные данные: имя человека, который составил документ, день, когда это было сделано. В том числе, поставить актуальную дату. Выполняйте следующую инструкцию:

1. Откройте меню «Вставка», с которого вызовите меню настройки колонтитулов.
2. Добавьте те элементы колонтитулов, которые вам нужны. Это может быть как обычный текст, так и дата, время.

Важное замечание: дата при этом будет статичной. То есть, нет какого-либо автоматизированного способа постоянно обновлять информацию в колонтитулах. Просто нужно с клавиатуры написать те данные, которые актуальны на этот момент.

Поскольку колонтитулы предназначены для вывода сервисной информации, которая не имеет прямого отношения к содержимому документа, то нет смысла там вставлять формулы и прочее. Если нужно воспользоваться формулами, всегда можно записать нужные значения в первой строке (и добавить пустую строку на этом месте, если уже там хранятся какие-то данные) и закрепить ее через вкладку «Вид» или «Окно» в зависимости от используемой версии офисного пакета (первый вариант для тех редакций, которые были выпущены после 2007 года, а второй – для тех, которые были до этого времени).

Таким образом, мы разобрались в разных способах вставить автоматически дату и время в Эксель. Видим, что ничего сложного в этом нет, и даже ребенок может разобраться.

Видео

Как обычно, кому надо быстро — смотрим видео. Подробности и нюансы — в тексте ниже:

Как вводить даты и время в Excel

Если иметь ввиду российские региональные настройки, то Excel позволяет вводить дату очень разными способами — и понимает их все:

Внешний вид (отображение) даты в ячейке может быть очень разным (с годом или без, месяц числом или словом и т.д.) и задается через контекстное меню — правой кнопкой мыши по ячейке и далее Формат ячеек (Format Cells):

Время вводится в ячейки с использованием двоеточия. Например

16:45

По желанию можно дополнительно уточнить количество секунд — вводя их также через двоеточие:

16:45:30

И, наконец, никто не запрещает указывать дату и время сразу вместе через пробел, то есть 

27.10.2012 16:45

Быстрый ввод дат и времени

Для ввода сегодняшней даты в текущую ячейку можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + Ж (или CTRL+SHIFT+4 если у вас другой системный язык по умолчанию).

Если скопировать ячейку с датой (протянуть за правый нижний угол ячейки), удерживая правую кнопку мыши, то можно выбрать — как именно копировать выделенную дату:

Если Вам часто приходится вводить различные даты в ячейки листа, то гораздо удобнее это делать с помощью всплывающего календаря:

Если нужно, чтобы в ячейке всегда была актуальная сегодняшняя дата — лучше воспользоваться функцией СЕГОДНЯ (TODAY):

Как Excel на самом деле хранит и обрабатывает даты и время

Если выделить ячейку с датой и установить для нее Общий формат (правой кнопкой по ячейке Формат ячеек — вкладка Число — Общий), то можно увидеть интересную картинку:

То есть, с точки зрения Excel, 27.10.2012 15:42 = 41209,65417

На самом деле любую дату Excel хранит и обрабатывает именно так — как число с целой и дробной частью. Целая часть числа (41209) — это количество дней, прошедших с 1 января 1900 года (взято за точку отсчета) до текущей даты. А дробная часть (0,65417), соответственно, доля от суток (1сутки = 1,0)

Из всех этих фактов следуют два чисто практических вывода:

• Во-первых, Excel не умеет работать (без дополнительных настроек) с датами ранее 1 января 1900 года. Но это мы переживем! 
• Во-вторых, с датами и временем в Excel возможно выполнять любые математические операции. Именно потому, что на самом деле они — числа! А вот это уже раскрывает перед пользователем массу возможностей.

Количество дней между двумя датами

Считается простым вычитанием — из конечной даты вычитаем начальную и переводим результат в Общий (General) числовой формат, чтобы показать разницу в днях:

Количество рабочих дней между двумя датами

Здесь ситуация чуть сложнее. Необходимо не учитывать субботы с воскресеньями и праздники. Для такого расчета лучше воспользоваться функцией ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS) из категории Дата и время. В качестве аргументов этой функции необходимо указать начальную и конечную даты и ячейки с датами выходных (государственных праздников, больничных дней, отпусков, отгулов и т.д.):

Примечание: Эта функция появилась в стандартном наборе функций Excel начиная с 2007 версии. В более древних версиях сначала необходимо подключить надстройку Пакета анализа. Для этого идем в меню Сервис — Надстройки (Tools — Add-Ins) и ставим галочку напротив Пакет анализа (Analisys Toolpak). После этого в Мастере функций в категории Дата и время появится необходимая нам функция ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS).

Количество полных лет, месяцев и дней между датами. Возраст в годах. Стаж.

Про то, как это правильно вычислять, лучше почитать тут.

Сдвиг даты на заданное количество дней

Поскольку одни сутки в системе отсчета даты Excel принимаются за единицу (см.выше), то для вычисления даты, отстоящей от заданной на, допустим, 20 дней, достаточно прибавить к дате это число.

Сдвиг даты на заданное количество рабочих дней

Эту операцию осуществляет функция РАБДЕНЬ (WORKDAY). Она позволяет вычислить дату, отстоящую вперед или назад относительно начальной даты на нужное количество рабочих дней (с учетом выходных суббот и воскресений и государственных праздинков). Использование этой функции полностью аналогично применению функции ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS) описанной выше.

Вычисление дня недели

Вас не в понедельник родили? Нет? Уверены? Можно легко проверить при помощи функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) из категории Дата и время.

Первый аргумент этой функции — ячейка с датой, второй — тип отсчета дней недели (самый удобный — 2).  

Вычисление временных интервалов

Поскольку время в Excel, как было сказано выше, такое же число, как дата, но только дробная его часть, то с временем также возможны любые математические операции, как и с датой — сложение, вычитание и т.д.

Нюанс здесь только один. Если при сложении нескольких временных интервалов сумма получилась больше 24 часов, то Excel обнулит ее и начнет суммировать опять с нуля. Чтобы этого не происходило, нужно применить к итоговой ячейке формат 37:30:55:

Ссылки по теме

• Как вычислять возраст (стаж) в полных годах-месяцах-днях
• Как сделать выпадающий календарь для быстрого ввода любой даты в любую ячейку.
• Автоматическое добавление текущей даты в ячейку при вводе данных.
• Как вычислить дату второго воскресенья февраля 2007 года и т.п.

Самый простой и быстрый способ ввести в ячейку текущую дату или время – это нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+«;» (текущая дата) и CTRL+SHIFT+«;» (текущее время).

Гораздо эффективнее использовать функцию СЕГОДНЯ(). Ведь она не только устанавливает, но и автоматически обновляет значение ячейки каждый день без участия пользователя.

Как поставить текущую дату в Excel

Чтобы вставить текущую дату в Excel воспользуйтесь функцией СЕГОДНЯ(). Для этого выберите инструмент «Формулы»-«Дата и время»-«СЕГОДНЯ». Данная функция не имеет аргументов, поэтому вы можете просто ввести в ячейку: «=СЕГОДНЯ()» и нажать ВВОД.

Текущая дата в ячейке:

Если же необходимо чтобы в ячейке автоматически обновлялось значение не только текущей даты, но и времени тогда лучше использовать функцию «=ТДАТА()».

Текущая дата и время в ячейке.



Как установить текущую дату в Excel на колонтитулах

Вставка текущей даты в Excel реализуется несколькими способами:

1. Задав параметры колонтитулов. Преимущество данного способа в том, что текущая дата и время проставляются сразу на все страницы одновременно.
2. Используя функцию СЕГОДНЯ().
3. Используя комбинацию горячих клавиш CTRL+; – для установки текущей даты и CTRL+SHIFT+; – для установки текущего времени. Недостаток – в данном способе не будет автоматически обновляться значение ячейки на текущие показатели, при открытии документа. Но в некоторых случаях данных недостаток является преимуществом.
4. С помощью VBA макросов используя в коде программы функции: Date();Time();Now().

Колонтитулы позволяют установить текущую дату и время в верхних или нижних частях страниц документа, который будет выводиться на принтер. Кроме того, колонтитул позволяет нам пронумеровать все страницы документа.

Чтобы сделать текущую дату в Excel и нумерацию страниц с помощью колонтитулов сделайте так:

1. Откройте окно «Параметры страницы» и выберите закладку «Колонтитулы».



2. Нажмите на кнопку создать нижний колонтитул.



3. В появившемся окне щелкните по полю «В центре:». На панели выберите вторую кнопку ««Вставить номер страницы»». Потом выберите первую кнопку «Формат текста» и задайте формат для отображения номеров страниц (например, полужирный шрифт, а размер шрифта 14 пунктов).
4. Для установки текущей даты и времени щелкните по полю «Справа:», а затем щелкните по кнопке «Вставить дату» (при необходимости щелкните на кнопку «Вставить время»). И нажмите ОК на обоих диалоговых окнах. В данных полях можно вводить свой текст.



5. Нажмите на кнопку ОК и обратите на предварительный результат отображения колонтитула. Ниже выпадающего списка «Нижний колонтитул».



6. Для предварительного просмотра колонтитулов перейдите в меню «Вид»-«Разметка страницы». Там же можно их редактировать.

Колонтитулы позволяют нам не только устанавливать даты и нумерации страниц. Так же можно добавить место для подписи ответственного лица за отчет. Например, отредактируем теперь левую нижнюю часть страницы в области колонтитулов:

Таким образом, можно создавать документы с удобным местом для подписей или печатей на каждой странице в полностью автоматическом режиме.

Помогла ли Вам статья?