Выполнить расчеты в системе excel

В статье показано, как выполнять математические расчеты в Excel и изменять порядок операций в ваших формулах расчета.

Как сделать расчеты в Excel

Произвести расчеты в Excel легко. Вот как:

• Введите символ равенства (=) в ячейку. Это говорит Excel, что вы вводите формулу, а не только цифры.
• Введите уравнение, которое вы хотите посчитать. Например, чтобы посчитать сумму 5 и 7, введите =5+7
• Нажмите клавишу Enter, чтобы завершить расчет. Готово!

Вместо того, чтобы вводить цифры непосредственно в формулу расчета, вы можете поместить их в отдельные ячейки, а затем сослаться на эти ячейки в своей формуле, например, =A1+A2+A3

В следующей таблице показано, как выполнять основные арифметические расчеты в Excel.

Операция	Оператор	Пример	Описание
Сложение	+	=A1+A2	Суммирует числа в ячейках A1иA2
Вычитание	—	=A1-A2	Вычитает число A2 из числа в A1.
Умножение	*	=A1*A2	Умножает числа из A1 и A2.
Деление	/	=A1/A2	Делит число A1 на число A2.
Процент	%	=A1*10%	Находит 10% от числа A1.
Возведение в степень	^	=A2^3	Возвращает число А2 в 3 степени.
Квадратный корень	Функция КОРЕНЬ	=КОРЕНЬ(A1)	Находит квадратный корень из числа A1.
N-ый корень	^(1/n), где n – корень, который нужно найти	=A1^(1/3)	Находит кубический корень из числа А1.

Результаты приведенных выше формул расчета в Excel могут выглядеть примерно так:

Расчеты в Excel – Формулы расчетов в Excel

Кроме того, вы можете комбинировать значения из двух или более ячеек в одной ячейке, используя оператор конкатенации (&) следующим образом:

=A2&» «&B2&» «&C2

Символ пробела (» «) используется для разделения слов:

Расчеты в Excel – Объединение значений из нескольких ячеек

Вы также можете сравнивать ячейки с помощью логических операторов, таких как «больше» (>), «меньше» (<), «больше или равно» (> =) и «меньше или равно» (<= ). Результатом сравнения являются логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ:

Расчеты в Excel – Сравнение ячеек с использованием логических операторов

Порядок выполнения расчетов в Excel

Когда вы выполняете два или более расчета в одной формуле, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо в соответствии с порядком операций, показанных в этой таблице:

Очередность	Операция
1	Отрицание, т.е. изменение знака числа, например, -5, или -A1
2	Процент (%)
3	Возведение в степень (^)
4	Умножение (*) и деление (/), в зависимости от того, что наступит раньше
5	Сложение (+) и вычитание (-), в зависимости от того, что наступит раньше
6	Конкатенация (&)
7	Сравнение (>, <,> =, <=, =)

Поскольку порядок расчета влияет на конечный результат, необходимо знать, как его изменить.

Как изменить порядок расчета в Excel

Как и в математике, вы можете изменить порядок расчетов в Excel, заключив часть в круглые скобки.

Например, расчет =2*4+7 сообщает Excel умножить 2 на 4, а затем добавить 7 к значению. Результат этого вычисления равен 15. Заключив операцию сложения в скобках =2*(4+7), вы даете команду Excel сначала просуммировать 4 и 7, а затем умножить сумму на 2. И результатом этого расчета является значение 22.

Как вы можете видеть на изображении ниже, тот же расчет с круглыми скобками и без них дает разные результаты:

Расчеты в Excel – Изменение порядка расчетов в Excel

Вот так происходят расчеты в Excel.

Формула предписывает программе Excel порядок действий с числами, значениями в ячейке или группе ячеек. Без формул электронные таблицы не нужны в принципе.

Конструкция формулы включает в себя: константы, операторы, ссылки, функции, имена диапазонов, круглые скобки содержащие аргументы и другие формулы. На примере разберем практическое применение формул для начинающих пользователей.

Формулы в Excel для чайников

Чтобы задать формулу для ячейки, необходимо активизировать ее (поставить курсор) и ввести равно (=). Так же можно вводить знак равенства в строку формул. После введения формулы нажать Enter. В ячейке появится результат вычислений.

В Excel применяются стандартные математические операторы:

Оператор	Операция	Пример
+ (плюс)	Сложение	=В4+7
— (минус)	Вычитание	=А9-100
* (звездочка)	Умножение	=А3*2
/ (наклонная черта)	Деление	=А7/А8
^ (циркумфлекс)	Степень	=6^2
= (знак равенства)	Равно
<	Меньше
>	Больше
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно
<>	Не равно

Символ «*» используется обязательно при умножении. Опускать его, как принято во время письменных арифметических вычислений, недопустимо. То есть запись (2+3)5 Excel не поймет.

Программу Excel можно использовать как калькулятор. То есть вводить в формулу числа и операторы математических вычислений и сразу получать результат.

Но чаще вводятся адреса ячеек. То есть пользователь вводит ссылку на ячейку, со значением которой будет оперировать формула.

При изменении значений в ячейках формула автоматически пересчитывает результат.

Ссылки можно комбинировать в рамках одной формулы с простыми числами.

Оператор умножил значение ячейки В2 на 0,5. Чтобы ввести в формулу ссылку на ячейку, достаточно щелкнуть по этой ячейке.

В нашем примере:

1. Поставили курсор в ячейку В3 и ввели =.
2. Щелкнули по ячейке В2 – Excel «обозначил» ее (имя ячейки появилось в формуле, вокруг ячейки образовался «мелькающий» прямоугольник).
3. Ввели знак *, значение 0,5 с клавиатуры и нажали ВВОД.

Если в одной формуле применяется несколько операторов, то программа обработает их в следующей последовательности:

• %, ^;
• *, /;
• +, -.

Поменять последовательность можно посредством круглых скобок: Excel в первую очередь вычисляет значение выражения в скобках.



Как в формуле Excel обозначить постоянную ячейку

Различают два вида ссылок на ячейки: относительные и абсолютные. При копировании формулы эти ссылки ведут себя по-разному: относительные изменяются, абсолютные остаются постоянными.

Все ссылки на ячейки программа считает относительными, если пользователем не задано другое условие. С помощью относительных ссылок можно размножить одну и ту же формулу на несколько строк или столбцов.

1. Вручную заполним первые графы учебной таблицы. У нас – такой вариант:



2. Вспомним из математики: чтобы найти стоимость нескольких единиц товара, нужно цену за 1 единицу умножить на количество. Для вычисления стоимости введем формулу в ячейку D2: = цена за единицу * количество. Константы формулы – ссылки на ячейки с соответствующими значениями.



3. Нажимаем ВВОД – программа отображает значение умножения. Те же манипуляции необходимо произвести для всех ячеек. Как в Excel задать формулу для столбца: копируем формулу из первой ячейки в другие строки. Относительные ссылки – в помощь.

Находим в правом нижнем углу первой ячейки столбца маркер автозаполнения. Нажимаем на эту точку левой кнопкой мыши, держим ее и «тащим» вниз по столбцу.

Отпускаем кнопку мыши – формула скопируется в выбранные ячейки с относительными ссылками. То есть в каждой ячейке будет своя формула со своими аргументами.

Ссылки в ячейке соотнесены со строкой.

Формула с абсолютной ссылкой ссылается на одну и ту же ячейку. То есть при автозаполнении или копировании константа остается неизменной (или постоянной).

Чтобы указать Excel на абсолютную ссылку, пользователю необходимо поставить знак доллара ($). Проще всего это сделать с помощью клавиши F4.

1. Создадим строку «Итого». Найдем общую стоимость всех товаров. Выделяем числовые значения столбца «Стоимость» плюс еще одну ячейку. Это диапазон D2:D9



2. Воспользуемся функцией автозаполнения. Кнопка находится на вкладке «Главная» в группе инструментов «Редактирование».



3. После нажатия на значок «Сумма» (или комбинации клавиш ALT+«=») слаживаются выделенные числа и отображается результат в пустой ячейке.

Сделаем еще один столбец, где рассчитаем долю каждого товара в общей стоимости. Для этого нужно:

1. Разделить стоимость одного товара на стоимость всех товаров и результат умножить на 100. Ссылка на ячейку со значением общей стоимости должна быть абсолютной, чтобы при копировании она оставалась неизменной.



2. Чтобы получить проценты в Excel, не обязательно умножать частное на 100. Выделяем ячейку с результатом и нажимаем «Процентный формат». Или нажимаем комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+5



3. Копируем формулу на весь столбец: меняется только первое значение в формуле (относительная ссылка). Второе (абсолютная ссылка) остается прежним. Проверим правильность вычислений – найдем итог. 100%. Все правильно.

При создании формул используются следующие форматы абсолютных ссылок:

• $В$2 – при копировании остаются постоянными столбец и строка;
• B$2 – при копировании неизменна строка;
• $B2 – столбец не изменяется.

Как составить таблицу в Excel с формулами

Чтобы сэкономить время при введении однотипных формул в ячейки таблицы, применяются маркеры автозаполнения. Если нужно закрепить ссылку, делаем ее абсолютной. Для изменения значений при копировании относительной ссылки.

Простейшие формулы заполнения таблиц в Excel:

1. Перед наименованиями товаров вставим еще один столбец. Выделяем любую ячейку в первой графе, щелкаем правой кнопкой мыши. Нажимаем «Вставить». Или жмем сначала комбинацию клавиш: CTRL+ПРОБЕЛ, чтобы выделить весь столбец листа. А потом комбинация: CTRL+SHIFT+»=», чтобы вставить столбец.
2. Назовем новую графу «№ п/п». Вводим в первую ячейку «1», во вторую – «2». Выделяем первые две ячейки – «цепляем» левой кнопкой мыши маркер автозаполнения – тянем вниз.



3. По такому же принципу можно заполнить, например, даты. Если промежутки между ними одинаковые – день, месяц, год. Введем в первую ячейку «окт.15», во вторую – «ноя.15». Выделим первые две ячейки и «протянем» за маркер вниз.



4. Найдем среднюю цену товаров. Выделяем столбец с ценами + еще одну ячейку. Открываем меню кнопки «Сумма» — выбираем формулу для автоматического расчета среднего значения.

Чтобы проверить правильность вставленной формулы, дважды щелкните по ячейке с результатом.

Содержание

• Варианты решений
  • Способ 1: матричный метод
  • Способ 2: подбор параметров
  • Способ 3: метод Крамера
  • Способ 4: метод Гаусса
• Вопросы и ответы

Умение решать системы уравнений часто может принести пользу не только в учебе, но и на практике. В то же время, далеко не каждый пользователь ПК знает, что в Экселе существует собственные варианты решений линейных уравнений. Давайте узнаем, как с применением инструментария этого табличного процессора выполнить данную задачу различными способами.

Варианты решений

Любое уравнение может считаться решенным только тогда, когда будут отысканы его корни. В программе Excel существует несколько вариантов поиска корней. Давайте рассмотрим каждый из них.

Способ 1: матричный метод

Самый распространенный способ решения системы линейных уравнений инструментами Excel – это применение матричного метода. Он заключается в построении матрицы из коэффициентов выражений, а затем в создании обратной матрицы. Попробуем использовать данный метод для решения следующей системы уравнений:


14x1+2x2+8x4=218
7x1-3x2+5x3+12x4=213
5x1+x2-2x3+4x4=83
6x1+2x2+x3-3x4=21


1. Заполняем матрицу числами, которые являются коэффициентами уравнения. Данные числа должны располагаться последовательно по порядку с учетом расположения каждого корня, которому они соответствуют. Если в каком-то выражении один из корней отсутствует, то в этом случае коэффициент считается равным нулю. Если коэффициент не обозначен в уравнении, но соответствующий корень имеется, то считается, что коэффициент равен 1. Обозначаем полученную таблицу, как вектор A.



2. Отдельно записываем значения после знака «равно». Обозначаем их общим наименованием, как вектор B.



3. Теперь для нахождения корней уравнения, прежде всего, нам нужно отыскать матрицу, обратную существующей. К счастью, в Эксель имеется специальный оператор, который предназначен для решения данной задачи. Называется он МОБР. Он имеет довольно простой синтаксис:

   =МОБР(массив)

   Аргумент «Массив» — это, собственно, адрес исходной таблицы.

   Итак, выделяем на листе область пустых ячеек, которая по размеру равна диапазону исходной матрицы. Щелкаем по кнопке «Вставить функцию», расположенную около строки формул.



4. Выполняется запуск Мастера функций. Переходим в категорию «Математические». В представившемся списке ищем наименование «МОБР». После того, как оно отыскано, выделяем его и жмем на кнопку «OK».



5. Запускается окно аргументов функции МОБР. Оно по числу аргументов имеет всего одно поле – «Массив». Тут нужно указать адрес нашей таблицы. Для этих целей устанавливаем курсор в это поле. Затем зажимаем левую кнопку мыши и выделяем область на листе, в которой находится матрица. Как видим, данные о координатах размещения автоматически заносятся в поле окна. После того, как эта задача выполнена, наиболее очевидным было бы нажать на кнопку «OK», но не стоит торопиться. Дело в том, что нажатие на эту кнопку является равнозначным применению команды Enter. Но при работе с массивами после завершения ввода формулы следует не кликать по кнопке Enter, а произвести набор сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter. Выполняем эту операцию.



6. Итак, после этого программа производит вычисления и на выходе в предварительно выделенной области мы имеем матрицу, обратную данной.



7. Теперь нам нужно будет умножить обратную матрицу на матрицу B, которая состоит из одного столбца значений, расположенных после знака «равно» в выражениях. Для умножения таблиц в Экселе также имеется отдельная функция, которая называется МУМНОЖ. Данный оператор имеет следующий синтаксис:

   =МУМНОЖ(Массив1;Массив2)

   Выделяем диапазон, в нашем случае состоящий из четырех ячеек. Далее опять запускаем Мастер функций, нажав значок «Вставить функцию».





8. В категории «Математические», запустившегося Мастера функций, выделяем наименование «МУМНОЖ» и жмем на кнопку «OK».



9. Активируется окно аргументов функции МУМНОЖ. В поле «Массив1» заносим координаты нашей обратной матрицы. Для этого, как и в прошлый раз, устанавливаем курсор в поле и с зажатой левой кнопкой мыши выделяем курсором соответствующую таблицу. Аналогичное действие проводим для внесения координат в поле «Массив2», только на этот раз выделяем значения колонки B. После того, как вышеуказанные действия проведены, опять не спешим жать на кнопку «OK» или клавишу Enter, а набираем комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.



10. После данного действия в предварительно выделенной ячейке отобразятся корни уравнения: X1, X2, X3 и X4. Они будут расположены последовательно. Таким образом, можно сказать, что мы решили данную систему. Для того, чтобы проверить правильность решения достаточно подставить в исходную систему выражений данные ответы вместо соответствующих корней. Если равенство будет соблюдено, то это означает, что представленная система уравнений решена верно.

Урок: Обратная матрица в Excel

Способ 2: подбор параметров

Второй известный способ решения системы уравнений в Экселе – это применение метода подбора параметров. Суть данного метода заключается в поиске от обратного. То есть, основываясь на известном результате, мы производим поиск неизвестного аргумента. Давайте для примера используем квадратное уравнение

3x^2+4x-132=0

1. Принимаем значение x за равное 0. Высчитываем соответствующее для него значение f(x), применив следующую формулу:

   =3*x^2+4*x-132

   Вместо значения «X» подставляем адрес той ячейки, где расположено число 0, принятое нами за x.



2. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Анализ «что если»». Эта кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными». Открывается выпадающий список. Выбираем в нем позицию «Подбор параметра…».



3. Запускается окно подбора параметров. Как видим, оно состоит из трех полей. В поле «Установить в ячейке» указываем адрес ячейки, в которой находится формула f(x), рассчитанная нами чуть ранее. В поле «Значение» вводим число «0». В поле «Изменяя значения» указываем адрес ячейки, в которой расположено значение x, ранее принятое нами за 0. После выполнения данных действий жмем на кнопку «OK».



4. После этого Эксель произведет вычисление с помощью подбора параметра. Об этом сообщит появившееся информационное окно. В нем следует нажать на кнопку «OK».



5. Результат вычисления корня уравнения будет находиться в той ячейке, которую мы назначили в поле «Изменяя значения». В нашем случае, как видим, x будет равен 6.

Этот результат также можно проверить, подставив данное значение в решаемое выражение вместо значения x.

Урок: Подбор параметра в Excel

Способ 3: метод Крамера

Теперь попробуем решить систему уравнений методом Крамера. Для примера возьмем все ту же систему, которую использовали в Способе 1:


14x1+2x2+8x4=218
7x1-3x2+5x3+12x4=213
5x1+x2-2x3+4x4=83
6x1+2x2+x3-3x4=21


1. Как и в первом способе, составляем матрицу A из коэффициентов уравнений и таблицу B из значений, которые стоят после знака «равно».



2. Далее делаем ещё четыре таблицы. Каждая из них является копией матрицы A, только у этих копий поочередно один столбец заменен на таблицу B. У первой таблицы – это первый столбец, у второй таблицы – второй и т.д.



3. Теперь нам нужно высчитать определители для всех этих таблиц. Система уравнений будет иметь решения только в том случае, если все определители будут иметь значение, отличное от нуля. Для расчета этого значения в Экселе опять имеется отдельная функция – МОПРЕД. Синтаксис данного оператора следующий:

   =МОПРЕД(массив)

   Таким образом, как и у функции МОБР, единственным аргументом выступает ссылка на обрабатываемую таблицу.

   Итак, выделяем ячейку, в которой будет выводиться определитель первой матрицы. Затем жмем на знакомую по предыдущим способам кнопку «Вставить функцию».



4. Активируется окно Мастера функций. Переходим в категорию «Математические» и среди списка операторов выделяем там наименование «МОПРЕД». После этого жмем на кнопку «OK».



5. Запускается окно аргументов функции МОПРЕД. Как видим, оно имеет только одно поле – «Массив». В это поле вписываем адрес первой преобразованной матрицы. Для этого устанавливаем курсор в поле, а затем выделяем матричный диапазон. После этого жмем на кнопку «OK». Данная функция выводит результат в одну ячейку, а не массивом, поэтому для получения расчета не нужно прибегать к нажатию комбинации клавиш Ctrl+Shift+Enter.



6. Функция производит подсчет результата и выводит его в заранее выделенную ячейку. Как видим, в нашем случае определитель равен -740, то есть, не является равным нулю, что нам подходит.



7. Аналогичным образом производим подсчет определителей для остальных трех таблиц.



8. На завершающем этапе производим подсчет определителя первичной матрицы. Процедура происходит все по тому же алгоритму. Как видим, определитель первичной таблицы тоже отличный от нуля, а значит, матрица считается невырожденной, то есть, система уравнений имеет решения.



9. Теперь пора найти корни уравнения. Корень уравнения будет равен отношению определителя соответствующей преобразованной матрицы на определитель первичной таблицы. Таким образом, разделив поочередно все четыре определителя преобразованных матриц на число -148, которое является определителем первоначальной таблицы, мы получим четыре корня. Как видим, они равны значениям 5, 14, 8 и 15. Таким образом, они в точности совпадают с корнями, которые мы нашли, используя обратную матрицу в способе 1, что подтверждает правильность решения системы уравнений.

Способ 4: метод Гаусса

Решить систему уравнений можно также, применив метод Гаусса. Для примера возьмем более простую систему уравнений из трех неизвестных:


14x1+2x2+8x3=110
7x1-3x2+5x3=32
5x1+x2-2x3=17


1. Опять последовательно записываем коэффициенты в таблицу A, а свободные члены, расположенные после знака «равно» — в таблицу B. Но на этот раз сблизим обе таблицы, так как это понадобится нам для работы в дальнейшем. Важным условием является то, чтобы в первой ячейке матрицы A значение было отличным от нуля. В обратном случае следует переставить строки местами.



2. Копируем первую строку двух соединенных матриц в строчку ниже (для наглядности можно пропустить одну строку). В первую ячейку, которая расположена в строке ещё ниже предыдущей, вводим следующую формулу:

   =B8:E8-$B$7:$E$7*(B8/$B$7)

   Если вы расположили матрицы по-другому, то и адреса ячеек формулы у вас будут иметь другое значение, но вы сможете высчитать их, сопоставив с теми формулами и изображениями, которые приводятся здесь.

   После того, как формула введена, выделите весь ряд ячеек и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. К ряду будет применена формула массива и он будет заполнен значениями. Таким образом мы произвели вычитание из второй строки первой, умноженной на отношение первых коэффициентов двух первых выражений системы.



3. После этого копируем полученную строку и вставляем её в строчку ниже.



4. Выделяем две первые строки после пропущенной строчки. Жмем на кнопку «Копировать», которая расположена на ленте во вкладке «Главная».



5. Пропускаем строку после последней записи на листе. Выделяем первую ячейку в следующей строке. Кликаем правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В запустившемся дополнительном списке выбираем позицию «Значения».



6. В следующую строку вводим формулу массива. В ней производится вычитание из третьей строки предыдущей группы данных второй строки, умноженной на отношение второго коэффициента третьей и второй строки. В нашем случае формула будет иметь следующий вид:

   =B13:E13-$B$12:$E$12*(C13/$C$12)

   После ввода формулы выделяем весь ряд и применяем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.



7. Теперь следует выполнить обратную прогонку по методу Гаусса. Пропускаем три строки от последней записи. В четвертой строке вводим формулу массива:

   =B17:E17/D17

   Таким образом, мы делим последнюю рассчитанную нами строку на её же третий коэффициент. После того, как набрали формулу, выделяем всю строчку и жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.



8. Поднимаемся на строку вверх и вводим в неё следующую формулу массива:

   =(B16:E16-B21:E21*D16)/C16

   Жмем привычное уже нам сочетание клавиш для применения формулы массива.



9. Поднимаемся ещё на одну строку выше. В неё вводим формулу массива следующего вида:

   =(B15:E15-B20:E20*C15-B21:E21*D15)/B15

   Опять выделяем всю строку и применяем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.



10. Теперь смотрим на числа, которые получились в последнем столбце последнего блока строк, рассчитанного нами ранее. Именно эти числа (4, 7 и 5) будут являться корнями данной системы уравнений. Проверить это можно, подставив их вместо значений X1, X2 и X3 в выражения.

Как видим, в Экселе систему уравнений можно решить целым рядом способов, каждый из которых имеет собственные преимущества и недостатки. Но все эти методы можно условно разделить на две большие группы: матричные и с применением инструмента подбора параметров. В некоторых случаях не всегда матричные методы подходят для решения задачи. В частности тогда, когда определитель матрицы равен нулю. В остальных же случаях пользователь сам волен решать, какой вариант он считает более удобным для себя.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Последнее десятилетие компьютер в бухгалтерии стал просто незаменимым инструментом. При этом его применение разнопланово. В первую очередь это, конечно, использование бухгалтерской программы. На сегодняшний день разработано довольно много программных средств, как специализированных («1С», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ» и т. д.), так и универсальных, подобно Microsoft Office. На работе, да и в быту часто приходится делать массу различных расчётов, вести многострочные таблицы с числовой и текстовой информацией, проделывая с данными всяческие вычисления, выводя на печать варианты. Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel.

Владимир СЕРОВ, к. п. н., Ольга ТИТОВА

Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г.

Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.

Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.

Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).

Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа (автоматически рассчитать) вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа “=” (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.

При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Напомним, что числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: (плюс, минус, косая черта, круглые скобки, точка, запятая, знаки процента и доллара). Текстовые значения могут содержать любые символы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например “константа1”. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имён) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).

При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:

• выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;

• начать ввод формулы, нажав клавишу “=” (равно);

• щёлкнуть мышью на ячейке A1;

• ввести символ “+”;

• щёлкнуть мышью на ячейке B2;

• закончить ввод формулы, нажав клавишу Enter.

Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).

В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.

Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;

• выбрать ячейку и нажать клавишу F2 (рис. 2);

• выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.

В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.

Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править или непосредственно с клавиатуры, или путём наведения мыши на нужный диапазон данных.

При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.

Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).

Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.

Например, вам нужно складывать построчно значения столбцов А и В (рис. и поместить результат в столбец С. Если вы копируете формулу =А2+В2 из ячейки С2 в ячейку С3* (и далее вниз по С), то Excel сам преобразует адреса формулы соответственно как =А3+В3 (и т. д.). Но если вам нужно поместить формулу, скажем, из С2 в ячейку D4, то формула уже будет выглядеть как =В4+С4 (вместо нужной =А4+В4), и соответственно результат вычислений будет неправильным! Иными словами, обратите особое внимание на процесс копирования и при необходимости вручную корректируйте формулы. Кстати, само копирование из С2 в С3 делается следующим образом:

1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;

2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;

4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.

Рассмотрим режим автозаполнения. Если необходимо перенести (скопировать) формулу в несколько ячеек (например, в С3:С5) вниз по столбцу, то это удобнее и проще сделать так: повторить предыдущую последовательность действий до пункта 3 выбора ячейки С3, далее курсор мыши подвести к начальной ячейке диапазона (С3), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить ниже до требуемой последней ячейки диапазона. В нашем случае это ячейка С5. Затем отпускаем левую кнопку мыши, переводим курсор на кнопку “Вставить” панели инструментов и нажимаем её, а потом Enter. Excel сам преобразует адреса формул в выделенном нами диапазоне по соответствующим адресам строк.

Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:

1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;

2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;

4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.

При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.

:: Функции в Excel

Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.

В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.

Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).

В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).

:: Автоматические вычисления

Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул. Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возможно, окажется полезным для многих пользователей. Как известно, электронная таблица благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчёты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, активно использующих Excel в своей деятельности, держат калькулятор на своём рабочем столе для выполнения промежуточных вычислений.

Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.

Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.

Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана. Если сумма там не появилась, подведите курсор к строке состояния на нижней части рамки, щёлкните правой кнопкой мыши и в выпавшем меню у строки Сумма нажмите левую кнопку мыши. Более того, в этом меню на строке состояния вы можете выбрать различные варианты рассчитываемых результатов: сумму, среднее арифметическое значение, количество элементов или минимальное значение в выделенном диапазоне.

Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).

Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.

:: Мастер функций

Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).

Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.

Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().

Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.

Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).

После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.

Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).

Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.

Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.

:: Дадим имя ячейке

Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.

Присваивая имена, необходимо помнить, что они могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчёркивания. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчёркивания и точки, например Налог_на_продажи или Первый.Квартал. Имя может содержать до 255 знаков. При этом прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.

Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.

Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.

Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.

Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.

При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),

то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).

:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны

В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).

Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.

Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).

Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• авансовый отчёт;

• платёжное поручение;
• счёт-фактура;
• накладная;
• доверенность;
• приходный и расходный ордера;
• платёжки за телефон и электроэнергию.

Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.

Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец, может возникнуть необходимость создать собственный шаблон: например, в плановом отделе скорее всего потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счёта с фирменной эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.

При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.

Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.