Выпадающий список в excel с данными с другого листа файла - Word и Excel

Выпадающий список с данными из другого файла

Создать простой выпадающий список в ячейке с данными из этого же файла — легкая задача. Все усложняется, когда данные для списка находятся в другом файле. Для решения этой проблемы можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл.

Например, если необходимо создать выпадающий список с содержимым ячеек А1:А10 с листа Список из файла Товары.xls, нужно в открыть окно проверки данных через меню или вкладку Данные — Проверка (Data — Validation) данных и в поле Источник (Source) ввести следующую конструкцию:

=ДВССЫЛ(«[Товары.xls]Список!$A$1:$A$10«)

Функция ДВССЫЛ преобразует текстовую строку аргумента в реальный адрес, используемый для ссылки на данные. Обратите внимание, что имя файла заключается в квадратные скобки, а восклицательный знак служит разделителем имени листа и адреса диапазона ячеек. Если имя файла содержит пробелы, то его надо заключить в апострофы.

Если файл с исходными данными для списка лежит в другой папке необходимо указать полный путь к файлу, например, следующим образом:

=ДВССЫЛ(«‘C:TEMP[Товары.xls]Список‘!$A$1:$A$10«)

В данном случае не забудьте заключить в апострофы полный путь к файлу и имя листа.

P.S.

Минус всей этой системы только один — выпадающий список будет корректно работать только в том случае, если файл Товары.xls открыт

Ссылки по теме

Создание выпадающего списка в ячейках листа
Создание зависимых выпадающих списков
Автоматическое создание выпадающих списков при помощи инструментов надстройки PLEX
Выбор фото из выпадающего списка
Выпадающий список с автоматическим удалением уже использованных элементов
Выпадающий список с автоматическим добавлением недостающих элементов

Источник

Просмотров 6.6к. Опубликовано 11.09.2016 Обновлено 11.09.2016

Всем привет, дорогие друзья и гости моего блога. И снова с вами я, Дмитрий Костин, и сегодня мне хочется еще рассказать вам об экселе, а точнее об одной замечательной фишке, которую я теперь всегда применяю. Сталкивались ли вы с ситуацией. когда заполняете таблицу и в каком-нибудь столбце нужно постоянно вводить одно из нескольких значений. Эээээ. Давайте лучше расскажу вам на примере.

Допустим, когда я создавал таблицу учета компьютерного оборудования (еще давно) у себя на работе, то чтобы сделать весь процесс работы более удобным и быстрым, я делал выпадающий список в определенных столбцах и вставлял туда определенные знaчения. И когда я заполнял столбец «Операционная система» (А ведь не на всех компах она одна и та же), то я забивал не сколько значeний (7, 8, 8.1, 10), а потом просто выбирал это всё одним нажатием кнопки мыши.

И таким образом уже не нужно вбивать в кажую ячейку версию винды, или копировать из одной ячейки и вставлять в другую. В общем не буду вас томить, давайте лучше приступим. Давайте я покажу вам, как создать выпадающий список в excel, используя данные c другого листа. Для этого создадим некоторую табличку, к которой мы сможем это применить. Я буду делать это в 2013 версии, но для других версий процесс идентичный, так что не переживайте.

Подготовка

На листе №1 создайте несколько столбцов (т.е. дайте им заголовки), например дата, отдeл, наименование проблемы, причина неисправности, фамилия специалиста техподдержки и итог устранения. Так вот, дату проблему и причину мы трогать не будем, а вот oтдел и фамилию специалиста, устранившего неисправность, мы занесем в шаблон, так как вариантов тут может быть немного.
Чтобы было удобнее создайте новый лист и обзовите его как-нибудь. Я бы назвал «Данные». Именно сюда мы и будем вносить все возможные значения, из которых потом и будем выбирать то, что нам надо.
На листе 2 (Данные) начинайте записывать значения. В начале сделаем всё это для графы «Отдел». Я напишу в столбик несколько отделов, например отдeл статистики, администрация, бухгалтерия, отдел планирования, oтдел информационных технологий, ну и хватит пожалуй. Вы можете писать что-то свое.
Точно также напишите в столбик фамилии сотрудников, которые занимаются устранением проблем, например Иванов, Петров, Сидоров, Смирнов. Записали? Отлично. Тогда идем дальше. То же самое делаем с «Итогом устранения». Пишем данные, например устранено, на устранении, устранение невозможно.

Основные действия

Всё, подготовку мы завершили, теперь приступаем к самому действию. Переходите на главный лист и выделите весь столбец «Отдел». Для этого можете нажать на букву, соответствующую столбцу.
Теперь идите в меню «Данные» и нажмите на «Проверка данных».
В появившемся окне в строке «Тип данных» выберите «Список» и нажмите «ОК», после чего встаньте в поле «Источник». И не закрывая это окошко переходите на второй лист «Данные» и выделите все значения, которые соответствуют отделу. Нажмите ОК.
Теперь снова идите на первый (главный) лист и поставьте курсор в любую ячейку «Отдела». Заметили, что правее появилась маленькая стрелочка? Нажмите на нее и вы увидите все значения, которые вы выделили на втором листике.

Теперь точно таким же образом поработайте с графами «Фамилия специалиста» и «Итог устранения», после чего снова вернитесь на главный лист и начинайте полноценно работать с таблицей. Вы сами увидите как это здорово и удобно, когда можно выбрать данные из доступных заранее подготовленных значений. Благодаря этому рутинное заполнение таблиц облегчается.

Кстати в таких документах для более удобного отображения лучше закрепить верхнюю строку. Тогда будет вообще всё круто.

Ну а на сегодня я свою статью заканчиваю. Я надеюсь, что то, что вы сегодня узнали пригодится вам при работе в экселе. Если статья вам понравилась, то конечно же не забудьте подписаться на обновления моего блога. Ну а вас я с нетерпением буду снова ждать на страницах моего блога. Удачи вам и пока-пока!

С уважением, Дмитрий Костин

Всем привет! Меня зовут Дмитрий Костин. Я автор и создатель данного блога. Первые шаги к заработку в интернете я начал делать еще в 2013 году, а данный проект я завел в 2015 году, еще когда работал IT-шником. Ну а с 2017 года я полностью ушел в интернет-заработок.

На данный момент моим основным источником дохода являются трафиковые проекты, среди которых сайты, ютуб-канал, каналы в Яндекс Дзен и Mail Пульс, телеграм канал и паблики в социальных сетях. На своем блоге я стараюсь делиться своими знаниями в сфере интернет-заработка, работе в интернете, а также разоблачаю мошеннические проекты.

Источник

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».

Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.

Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».

Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:

Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.

Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.

Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub

Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».

Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).

Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.

Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник

Содержание

1 Подготовка
2 Основные действия
3 Создание раскрывающегося списка
4 Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
5 Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла
6 Как сделать зависимые выпадающие списки
7 Выпадающий список с поиском
8 Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel
9 Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий
10 Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX
11 Создаем простой выпадающий список
12 Добавляем значения в выпадающий список – динамический список
13 Выпадающий список со значениями с другого листа
14 Создаем зависимые выпадающие списки

Подготовка

На листе №1 создайте несколько столбцов (т.е. дайте им заголовки), например дата, отдeл, наименование проблемы, причина неисправности, фамилия специалиста техподдержки и итог устранения. Так вот, дату проблему и причину мы трогать не будем, а вот oтдел и фамилию специалиста, устранившего неисправность, мы занесем в шаблон, так как вариантов тут может быть немного.
Чтобы было удобнее создайте новый лист и обзовите его как-нибудь. Я бы назвал «Данные». Именно сюда мы и будем вносить все возможные значения, из которых потом и будем выбирать то, что нам надо.
На листе 2 (Данные) начинайте записывать значения. В начале сделаем всё это для графы «Отдел». Я напишу в столбик несколько отделов, например отдeл статистики, администрация, бухгалтерия, отдел планирования, oтдел информационных технологий, ну и хватит пожалуй. Вы можете писать что-то свое.
Точно также напишите в столбик фамилии сотрудников, которые занимаются устранением проблем, например Иванов, Петров, Сидоров, Смирнов. Записали? Отлично. Тогда идем дальше. То же самое делаем с «Итогом устранения». Пишем данные, например устранено, на устранении, устранение невозможно.

Основные действия

Всё, подготовку мы завершили, теперь приступаем к самому действию. Переходите на главный лист и выделите весь столбец «Отдел». Для этого можете нажать на букву, соответствующую столбцу.
Теперь идите в меню «Данные» и нажмите на «Проверка данных».
В появившемся окне в строке «Тип данных» выберите «Список» и нажмите «ОК», после чего встаньте в поле «Источник». И не закрывая это окошко переходите на второй лист «Данные» и выделите все значения, которые соответствуют отделу. Нажмите ОК.
Теперь снова идите на первый (главный) лист и поставьте курсор в любую ячейку «Отдела». Заметили, что правее появилась маленькая стрелочка? Нажмите на нее и вы увидите все значения, которые вы выделили на втором листике.

С уважением, Дмитрий Костин

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“Лист1!$A$1:$A$9”).

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».
Создание набора данных для списка
В окне «Создание имени» задайте имя для вашего списка (это имя дальше будет использоваться в формуле подстановки). Имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.
Введите имя для набора данных
Выделите ячейки (можно сразу несколько ячеек), в которых планируется создать выпадающий список. Во вкладке «ДАННЫЕ» вверху документа нажмите на «Проверка данных».
Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек
В окне проверка вводимых значение в качестве типа данных задайте «Список». В строке «Источник:» введите знак равно и имя для ранее созданного списка. Данная формула позволит ввести значения только из списка, т.е. произведет проверку введенного значения и предложит варианты. Эти варианты и будут выпадающим списком.

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных».

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя».

Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окне, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1»). У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных».

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя».

Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия». Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен». Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Как создать выпадающий список, состоящий сразу из нескольких ячеек (скажем чтобы наименование было со стоимостью)

Спасибо, всё получилось.

Огромное спасибо автору за «зависимые выпадающие списки». Сам бился два дня, а ваша статья очень помогла. Всё работает на разных листах. Получил как раз то, что и хотел.

Автору спасибо за хорошую статью! Как оказалось, есть масса возможностей их создания!

Выпадающий список со значениями с другого листа не работает, так как окно когда открыто проверка данных не дает работать с другими окнами, тем более с другим листом!

Источник

Лайфхакер собрал семь способов: от простых к сложным.

Как сделать простой выпадающий список в Excel через функцию вставки

Элементарный вариант: не нуждается в какой-либо предварительной настройке и доступен благодаря стандартной функции вставки. Он позволяет выбрать из списка ранее введённые значения и быстро добавить их. Однако это работает, только если данные содержатся в столбце без пропусков, а ввод осуществляется по порядку.

Поставьте курсор в следующую пустую ячейку диапазона. В нашем примере это B7.

Сделайте правый клик мышью и укажите «Выбрать из раскрывающегося списка» либо просто нажмите на клавиатуре Alt + «стрелка вниз».

После этого появится список всех введённых выше значений без повторов, а вам останется лишь выбрать желаемое и кликнуть по нему.

Как сделать выпадающий список в Excel из диапазона данных

Следующий способ позволяет использовать для выпадающего списка какой угодно диапазон данных, который находится в любом месте листа, а также на ином листе или даже в другом файле (об этом далее). Список не будет обновляться, если вы добавите информацию ниже указанного диапазона, но если вставлять её не в конец, а между строк — всё будет работать. При удалении же элементов списка он изменится в любом случае.

Выделите ячейку, в которой должен быть раскрывающийся список (у нас это H3), переключитесь на вкладку «Данные» и кликните «Проверка данных».

В открывшемся окне выберите тип данных «Список», кликните в поле «Источник» и выделите нужные ячейки.

Нажмите OK, и в заданной ячейке появится выпадающий список с нужными значениями.

Как сделать выпадающий список в Excel из именованного диапазона

Любой диапазон ячеек можно сделать именованным, присвоив ему название. Это позволит ссылаться на него и упростит запоминание диапазонов, с которыми вы часто работаете. В остальном такой вариант выпадающего списка не отличается от предыдущего: он будет обновляться лишь в том случае, если вы удалите одно из значений или добавите строки внутрь диапазона.

Для начала создайте именованный диапазон. Для этого выделите ячейки с будущими пунктами выпадающего списка и озаглавьте, вписав имя в поле с названиями ячеек, а затем нажмите Enter. Обязательное условие: первым символом должна быть буква, нельзя использовать пробелы (ставьте вместо них «_»).

Теперь поставьте курсор в ячейку, где хотите сделать список, и на вкладке «Данные» нажмите «Проверка данных».

В графе «Тип данных» выберите «Список», а в качестве источника укажите название диапазона, поставив перед ним «=». В нашем примере вышло «=бренды».

Выпадающий список с элементами из именованного диапазона готов.

Как сделать выпадающий список в Excel с данными другого листа или файла

Иногда нужно использовать внешние данные, которые расположены на другом листе или вообще в отдельной книге. В этом случае поможет функция ДВССЫЛ, которая позволит сослаться на них. Поскольку в качестве источника используется диапазон ячеек, список будет обновляться лишь в том случае, если вы впишете внутрь диапазона новые значения или удалите их. Кроме того, при ссылке на другой файл тот должен быть открыт.

Откройте оба файла, затем выделите ячейку с будущим списком и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Выберите «Список», в качестве источника укажите такую формулу: =ДВССЫЛ("[имя_файла]имя_листа!диапазон") То есть внутри кавычек должно быть название файла с данными для списка в квадратных скобках, потом без пробела название листа, а затем так же без пробела восклицательный знак и обозначение диапазона. В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("[Книга1]Лист1!A3:A9")

Список готов. Чтобы использовать данные из другого файла, он в это время тоже должен быть открыт.

Как сделать выпадающий список в Excel из таблицы

Следующий способ чуть сложнее, но гораздо универсальнее и правильнее. В его основе лежат так называемые умные таблицы, они динамические. А значит, любые изменения, будь то добавление новых пунктов или их удаление, моментально отразятся в выпадающем списке.

Выделите диапазон с элементами списка и их категорией, а затем на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой вариант дизайна, отметьте в открывшемся окошке опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Поставьте курсор в одну из ячеек таблицы и на появившейся вкладке «Конструктор таблиц» введите имя списка, подтвердив его нажатием Enter.

Кликните по ячейке, в которой должен быть список, и нажмите «Проверка данных» на вкладке «Данные».

Укажите «Список» как тип данных, а для источника введите такую формулу: =ДВССЫЛ("имя_таблицы") В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("Двери")

Список сразу же заработает и будет обновляться при удалении и добавлении элементов.

Как сделать выпадающий список в Excel с поиском

Если список достаточно большой, то можно облегчить ввод значений подсказками, которые ускорят поиск нужных элементов. Сделать это можно через инструменты разработчика ActiveX.

Если вкладка «Разработчик» не отображается, для начала следует включить её. Для этого раскройте меню и выберите «Другие команды…».

Кликните «Настроить ленту», затем включите пункт «Разработчик» и нажмите OK.

На вкладке «Разработчик» кликните «Вставить» и выберите «Поле со списком» из элементов ActiveX.

«Нарисуйте» с помощью курсора ячейку списка, после чего кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

Найдите строку ListFillRange, введите в неё диапазон значений для списка и нажмите Enter. В нашем примере это B6:B9.

Отключите режим конструктора, кликнув по одноимённой кнопке. Теперь список работает, и при вводе будут подсвечиваться подходящие пункты.

Как сделать связанный выпадающий список в Excel

Весьма полезный вид списка, который встречается довольно часто. После выбора строки в одном списке во втором будут доступны разные наборы значений в зависимости от предыдущего. Например, при указании категории товаров в первом перечне во втором меняются модели. Рассмотрим реализацию такого списка на основе таблиц, чтобы данные автоматически обновлялись при добавлении или удалении пунктов.

Подготовьте столбцы с данными: в шапках пункты первого, родительского списка, а под ними пункты связанного с ним второго. Выделите первый столбец с шапкой и на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой из стилей, а затем в появившемся окошке включите опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Кликните по любой из ячеек таблицы, а затем присвойте ей имя, вписав его в поле «Имя таблицы» и нажав Enter. Это будет пункт первого списка, в нашем примере — «Компьютеры». Таким же образом создайте таблицы для остальных столбцов и переименуйте их.

Поставьте курсор в ячейку, где будет первый выпадающий список, и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Укажите в качестве типа «Список», а в качестве источника выделите шапки столбцов с категориями, которые станут пунктами родительского перечня.

Далее установите курсор в ячейку, в которой будет второй список, кликните «Проверка данных», выберите вариант «Список», а в поле «Источник» впишите =ДВССЫЛ и адрес ячейки родительского списка в скобках. То есть =ДВССЫЛ(H3) для нашего примера.

Теперь при выборе пункта родительского списка в связанном с ним будут отображаться только соответствующие варианты. Например, если нажать на строку «Ноутбуки», то Excel покажет только модели лэптопов.

А если указать «Наушники» — будут отображены соответствующие названия аксессуаров из одноимённого столбца.