Выпадающие списки excel повтор - Word и Excel - помощь в работе с программами

На чтение 11 мин Просмотров 1.1к. Опубликовано 24.10.2020

Содержание

Задача
Решение
Решение для списков с пустыми ячейками
Решение без формул массива
Пример создания зависимого выпадающего списка в ячейке Excel
Список категорий и подкатегорий в зависимом выпадающем списке Excel
Зависимый выпадающий список подкатегорий
Рабочая исходная таблица Excel
1. Имена диапазонов ячеек
2. Создание раскрывающегося списка для категории
3. Создание зависимого выпадающего списка для подкатегории
Проверка вводимых значений для подкатегории в зависимом выпадающем списке

Имея список с повторяющимися значениями, создадим список, состоящий только из уникальных значений. При добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений должен автоматически обновляться.

Пусть в столбце А имеется список с повторяющимися значениями, например список с названиями компаний.

Задача

В некоторых ячейках исходного списка имеются повторы — новый список уникальных значений не должен их содержать.

Для наглядности уникальные значения в исходном списке выделены цветом с помощью Условного форматирования.

Решение

Для начала создадим Динамический диапазон, представляющий собой исходный список. Если в исходный список будет добавлено новое значение, то оно будет автоматически включено в Динамический диапазон и нижеследующие формулы не придется модифицировать.

Для создания Динамического диапазона:

на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя;
в поле Имя введите: Исходный_список;
в поле Диапазон введите формулу =СМЕЩ(УникальныеЗначения!$A$5;;; СЧЁТЗ(УникальныеЗначения!$A$5:$A$30))
нажмите ОК.

Список уникальных значений создадим в столбце B с помощью формулы массива (см. файл примера ). Для этого введите следующую формулу в ячейку B5:

После ввода формулы вместо ENTER нужно нажать CTRL + SHIFT + ENTER. Затем нужно скопировать формулу вниз, например, с помощью Маркера заполнения. Чтобы все значения исходного списка были гарантировано отображены в списке уникальных значений, необходимо сделать размер списка уникальных значений равным размеру исходного списка (на тот случай, когда все значения исходного списка не повторяются). В случае наличия в исходном списке большого количества повторяющихся значений, список уникальных значений можно сделать меньшего размера, удалив лишние формулы, чтобы исключить ненужные вычисления, тормозящие пересчет листа.

Разберем работу формулу подробнее:

Здесь использование функции СЧЁТЕСЛИ() не совсем обычно: в качестве критерия (второй аргумент) указано не одно значение, а целый массив Исходный_список , поэтому функция возвращает не одно значение, а целый массив нулей и единиц. Возвращается 0, если значение из исходного списка не найдено в диапазоне B4:B4(B4:B5 и т.д.), и 1 если найдено. Например, в ячейке B5 формулой СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) возвращается массив <1:0:0:0:0:0:0:1:0:0:0:0:1:1:0>. Т.е. в исходном списке найдено 4 значения «ООО Рога и копытца» (B5). Массив легко увидеть с помощью клавиши F9 (выделите в Строке формул выражение СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) , нажмите F9: вместо формулы отобразится ее результат);
ПОИСКПОЗ() – возвращает позицию первого нуля в массиве из предыдущего шага. Первый нуль соответствует значению еще не найденному в исходном списке (т.е. значению «ОАО Уважаемая компания» для формулы в ячейке B5);
ИНДЕКС() – восстанавливает значение по его позиции в диапазоне Исходный_список ;
ЕСЛИОШИБКА() подавляет ошибку, возникающую, когда функция ПОИСКПОЗ() пытается в массиве нулей и единиц, возвращенном СЧЁТЕСЛИ() , найти 0, которого нет (ситуация возникает в ячейке B12, когда все уникальные значения уже извлечены из исходного списка).

Формула будет работать и в случае если исходный список содержит числовые значения.

Примечание. Функция ЕСЛИОШИБКА() будет работать начиная с версии MS EXCEL 2007, чтобы обойти это ограничение читайте статью про функцию ЕСЛИОШИБКА() . В файле примера имеется лист Для 2003, где эта функция не используется.

Решение для списков с пустыми ячейками

Если исходная таблица содержит пропуски, то нужно использовать другую формулу массива (см. лист с пропусками файла примера ):
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$5:$A$19;
ПОИСКПОЗ( 0;ЕСЛИ(ЕПУСТО($A$5:A19);»»;СЧЁТЕСЛИ($B$4:B4;$A$5:$A$19));0)
);»»)

Решение без формул массива

Для отбора уникальных значений можно обойтись без использования формул массива. Для этого создайте дополнительный служебный столбец для промежуточных вычислений (см. лист «Без CSE» в файле примера ).

СОВЕТ: Список уникальных значений можно создать разными способами, например, с использованием Расширенного фильтра (см. статью Отбор уникальных строк с помощью Расширенного фильтра), Сводных таблиц или через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты . У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Преимущество использования формул состоит в том, чтобы при добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений автоматически обновлялся.

СОВЕТ2: Для тех, кто создает список уникальных значений для того, чтобы в дальнейшем сформировать на его основе Выпадающий список, необходимо учитывать, что вышеуказанные формулы возвращают значение Пустой текст «», который требует аккуратного обращения, особенно при подсчете значений (вместо обычной функции СЧЕТЗ() нужно использовать СЧЕТЕСЛИ() со специальными аргументами). Например, см. статью Динамический выпадающий список в MS EXCEL.

Примечание: В статье Восстанавливаем последовательности из списка без повторов в MS EXCEL решена обратная задача: из списка уникальных значений, в котором для каждого значения задано количество повторов, создается список этих значений с повторами.

Не могли бы вы мне помочь с удалением дубликатов в раскрывающемся списке . Этот перечень не является статичным. Пример:

До

После

Я не уверен, что формула для использования проверки данных формул окна.

Я попытался ниже, но не успех:

Шаг 1 — С оригинальными названиями в колонке А, поставить этот массив formula¹ где-то справа во втором ряду. Я буду использовать Z2.

Заполните вниз, пока не кончатся имен, а затем еще несколько строк, чтобы для будущего расширения.

Шаг 2 — Переход к формулам ► Defined имен ► Диспетчер имен и создать новое имя.

Шаг 3 — Перейдите к ячейке, которую вы хотите, вы проверку данных и использовать инструменты Data ► данных ► Проверка данных.

¹ _{Формула массива должна быть завершена с Ctrl + Shift + Enter↵ . Если введено правильно, Excel наматывается формула в фигурных скобках (например , <и > ). Вы не вводите скобки в себе. После ввода в первую ячейку правильно, они могут быть заполнены или скопированы вниз или вправо, как и любой другой формула. Попробуйте уменьшить ваши ссылки полных столбцов диапазонов более точно представляющих экстенты ваших фактических данных. Формулы массива жевать циклы вычисления логарифмически так это хорошая практика , чтобы сузить диапазон ссылки к минимуму. См Рекомендации и примеры формул массивов для получения дополнительной информации.}

Зависимый выпадающий список позволяет сделать трюк, который очень часто хвалят пользователи шаблонов Excel. Трюк, который делает работу проще и быстрее. Трюк, благодаря которому ваши формы будут удобны и приятны.

Пример создания зависимого выпадающего списка в ячейке Excel

Пример использования зависимого выпадающего списка для создания удобной формы заполнения документов, с помощью которых продавцы заказывали товары. Из всего ассортимента они должны были выбрать те продукты, которые они собирались продать.

Каждый продавец сначала определял товарную группу, а затем конкретный товар из этой группы. Форма должна включать полное имя группы и определенный индекс товара. Поскольку набирать это вручную было бы слишком трудоемким (и раздражающим) занятием, я предложил очень быстрое и простое решение — 2 зависимых выпадающих списка.

Первым был список всех категорий продуктов, второй — список всех продуктов, находящихся в выбранной категории. Поэтому я создал выпадающий список, зависимый от выбора, сделанного в предыдущем списке (здесь вы найдете материал о том, как создать два зависимых раскрывающихся списка).

Тот же самый результат хочет получить пользователь шаблона домашнего бюджета где нужна категория и подкатегория расходов. Пример данных находится на рисунке ниже:

Так, например, если мы выберем категорию Развлечения, то в списке подкатегорий должно быть: Кинотеатр, Театр, Бассейн. Очень быстрое решение, если в своем домашнем бюджете вы хотите проанализировать более подробную информацию.

Список категорий и подкатегорий в зависимом выпадающем списке Excel

Признаюсь, что в предложенном мной варианте домашнего бюджета я ограничиваюсь только категорией, поскольку для меня такого разделения расходов вполне достаточно (название расходов / доходов рассматривается как подкатегория). Однако, если вам нужно разделить их на подкатегории, то метод, который я описываю ниже, будет идеальным. Смело используйте!

А конечный результат выглядит следующим образом:

Зависимый выпадающий список подкатегорий

Для того чтобы этого достичь, необходимо сделать немного другую таблицу данных, чем если бы мы создавали один раскрывающийся список. Таблица должна выглядеть так (диапазон G2:H15):

Рабочая исходная таблица Excel

В эту таблицу необходимо ввести категорию и рядом с ней ее подкатегории. Имя категории должно повторяться столько раз, сколько есть подкатегорий. Очень важно, чтобы данные были отсортированы по столбцу Категория. Это будет чрезвычайно важно, когда позже будем писать формулу.

Можно было бы также использовать таблицы с первого изображения. Разумеется, формулы были бы разными. Однажды даже я нашел в сети такое решение, но оно мне не понравилось, потому что там была фиксированная длина списка: а значит, иногда список содержал пустые поля, а иногда и не отображал все элементы. Конечно, я могу избежать этого ограничения, но признаюсь, что мне больше нравится мое решение, поэтому к тому решению я больше не возвращался.

Ну хорошо. Теперь, по очереди я опишу шаги создания зависимого выпадающего списка.

1. Имена диапазонов ячеек

Это необязательный шаг, без него мы сможем без проблем справиться с этим. Однако мне нравится использовать имена, потому что они значительно облегчают как написание, так и чтение формулы.

Присвоим имена двум диапазонам. Список всех категорий и рабочий список категорий. Это будут диапазоны A3:A5 (список категорий в зеленой таблице на первом изображении) и G3:G15 (список повторяющихся категорий в фиолетовой рабочей таблице).

Для того чтобы назвать список категорий:

Выберите диапазон A3:A5.
В поле имени (поле слева от строки формулы) введите название «Категория».
Подтвердите с помощью клавиши Enter.

Такое же действие совершите для диапазона рабочего списка категорий G3:G15, который вы можете вызвать «Рабочий_Список». Этот диапазон мы будем использовать в формуле.

2. Создание раскрывающегося списка для категории

Это будет просто:

Выберите ячейку, в которую вы хотите поместить список. В моем случае это A12.
В меню «ДАННЫЕ» выберите инструмент «Проверка данных». Появится окно «Проверка вводимых значений».
В качестве типа данных выберите «Список».
В качестве источника введите: =Категория (рисунок ниже).
Подтвердите с помощью OK.

Проверка вводимых значений – Категория.

Раскрывающийся список для категории.

3. Создание зависимого выпадающего списка для подкатегории

Сейчас будет весело. Создавать списки мы умеем — только что это сделали для категории. Только единственный вопрос: «Как сказать Excelю выбрать только те значения, которые предназначены для конкретной категории?» Как вы, наверное, догадываетесь, я буду использовать здесь рабочую таблицу и, конечно же, формулы.

Начнем с того, что мы уже умеем, то есть с создания раскрывающегося списка в ячейке B12. Поэтому выберите эту ячейку и нажмите «Данные» / «Проверка данных», а в качестве типа данных — «Список».

В источник списка введите следующую формулу:

Вид окна «Проверка вводимых значений»:

Проверка вводимых значений для подкатегории в зависимом выпадающем списке

Как видите, весь трюк зависимого списка состоит в использовании функции СМЕЩ. Ну хорошо, почти весь. Помогают ей функции ПОИСКПОЗ и СЧЕТЕСЛИ. Функция СМЕЩ позволяет динамически определять диапазоны. Вначале мы определяем ячейку, от которой должен начинаться сдвиг диапазона, а в последующих аргументах определяем его размеры.

В нашем примере диапазон будет перемещаться по столбцу Подкатегория в рабочей таблице (G2:H15). Перемещение начнем от ячейки H2, которая также является первым аргументом нашей функции. В формуле ячейку H2 записали как абсолютную ссылку, потому что предполагаю, что мы будем использовать раскрывающийся список во многих ячейках.

Поскольку рабочая таблица отсортирована по Категории, то диапазон, который должен быть источником для раскрывающегося списка, будет начинаться там, где впервые встречается выбранная категория. Например, для категории Питание мы хотим отобразить диапазон H6:H11, для Транспорта — диапазон H12: H15 и т. д. Обратите внимание, что все время мы перемещаемся по столбцу H, а единственное, что изменяется, это начало диапазона и его высота (то есть количество элементов в списке).

Начало диапазона будет перемещено относительно ячейки H2 на такое количество ячеек вниз (по числу), сколько составляет номер позиции первой встречающейся категории в столбце Категория. Проще будет понять на примере: диапазон для категории Питание перемещен на 4 ячейки вниз относительно ячейки H2 (начинается с 4 ячейки от H2). В 4-ой ячейке столбца Подкатегория (не включая заголовок, так как речь идет о диапазоне с именем Рабочий_Список), есть слово Питание (его первое появление). Мы используем этот факт собственно для определения начала диапазона. Послужит нам для этого функция ПОИСКПОЗ (введенная в качестве второго аргумента функции СМЕЩ):

Высоту диапазона определяет функция СЧЕТЕСЛИ. Она считает все встречающиеся повторения в категории, то есть слово Питание. Сколько раз встречается это слово, сколько и будет позиций в нашем диапазоне. Количество позиций в диапазоне — это его высота. Вот функция:

Конечно же, обе функции уже включены в функцию СМЕЩ, которая описана выше. Кроме того, обратите внимание, что как в функции ПОИСКПОЗ, так и в СЧЕТЕСЛИ, есть ссылка на диапазон названный Рабочий_Список. Как я уже упоминал ранее, не обязательно использовать имена диапазонов, можно просто ввести $H3: $H15. Однако использование имен диапазонов в формуле делает ее проще и легко читаемой.

Одна формула, ну не такая уж и простая, но облегчающая работу и защищает от ошибок при вводе данных!

Два варианта использования этого трюка я уже представил. Интересно, как вы его будете использовать?

Источник

В этой статье я хочу рассказать о возможности создать список уникальных значений в таблицах Excel. Эта возможность очень часто используется при работе с таблицами, так как часто возникает потребность с большого массива данных выбрать уникальные данные, которые не повторяются. Это может быть нужно для разнообразных целей, и уже вам решать каким способом и как произвести отбор нужных вам уникальных значений.

Список уникальных значений возможно создать 6-ю способами:

С помощью специальной функции;
С помощью расширенного фильтра;
С помощью формул;
С помощью сводных таблиц;
С помощью условного форматирования;
С помощью возможностей макроса.

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

Это очень простой способ для владельцев Excel выше 2007 версии как произвести отбор уникальных значений. Вам нужно на вкладке «Данные», в разделе «Работа с данными», использовать специальную команду «Удалить дубликаты».

В появившемся диалоговом окне «Удалить дубликаты», вы выделяете те столбики, где необходимо произвести отсев уникальных значений и нажимаете «Ок».

Внимание! Когда вы будете производить отсев уникальных значений в таблице, где столбиков больше 2 и они взаимосвязаны информацией, Excel предложит вам расширить диапазон выбора, с чем вы должны, согласится, иначе будет нарушена логическая связь с другими столбиками.

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Это также не сложный способ произвести отбор уникальных значений в таблице.

Использовать этот инструмент возможно на вкладке «Данные», потом выбрать «Фильтр», и наконец «Расширенный фильтр», этот путь подходит для Excel 2003, а вот владельцы более юных версий, от 2007 и выше стоит пройти по пути: «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».

Огромный плюс этого способа в том, что вы можете создать новый список уникальных значений в другом месте. После появления диалогового окна «Расширенный фильтр», устанавливаем галочку напротив пункта «Скопировать результат в другое место», потом указываем диапазон с вашими данными в поле «Исходный диапазон», при необходимости указываем критерий отбора, но для общего отсева поле оставляем пустым «Диапазон критериев», в третьем поле «Поместить результат в диапазон» указываем первую ячейку куда будут помещаться наши данные, отмечаем галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажимаем «Ок». Если же вам не нужно никуда переносить ваши данные, то просто установите флажок для пункта «Фильтровать список на месте», данные не пострадают, произойдет наложение обыкновенного фильтра.

Внимание!Если программа запрещает вам переносить отфильтрованные данные на другой лист, вы просто запустите «Расширенный фильтр» на том листе, куда вам надо перенести отобранные уникальные значения.

Создать список уникальных значений с помощью формул

Этот способ более сложен, нежели те, что мы рассматривали ранее, но его преимущество в том, что он более динамичен и работает на постоянной основе. В разных случаях вам будут нужны разные формулы, вот и рассмотрим несколько вариантов и примеров.

Пример 1. Вам нужно пронумеровать, уникальные, значение в списке значений, для этого нужно использовать функцию ЕСЛИ в формуле следующего вида:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B2;B2)=1;МАКС(A$1:A1)+1;»«)

=ЕСЛИ(МАКС(A1:A100)Добрый вечер,вот уже праздники для меня не праздники,преподаватель поставила задачу,сделать через проверку данных список состоящий из 3 имен,но они дублируются,как видно в прикрепленном файле,а выпадающий список не должен содержать этих повторений,то есть,в выпадающем списке должно быть только Три имени из 6 написанных,сортировки и фильтры использовать запретила,только работая с проверкой данных выполнить эту задачу,если кто знает,как это сделать-поделитесь мастерством Пожалуйста)
PS в ячейках B1-B6 я уже сделал проверку данных-список там содержится все 6,а вот как 3 не знаю как сделать(
Вроде бы нужно в графу источник ввести формулу,или что-то типа того)
Классическая ситуация: у вас есть два списка, которые надо слить в один. Причем в исходных списках могут быть как уникальные элементы, так и совпадающие (и между списками и внутри), но на выходе нужно получить список без дубликатов (повторений):

Давайте традиционно рассмотрим несколько способов решения такой распространенной задачи — от примитивных «в лоб» до более сложных, но изящных.

Способ 1. Удаление дубликатов

Можно решить задачу самым простым путем — руками скопировать элементы обоих списков в один и применить потом к полученному набору инструмент Удалить дубликаты с вкладки Данные (Data — Remove Duplicates):

Само-собой, такой способ не подойдет, если данные в исходных списках часто меняются — придется повторять всю процедуру после каждого изменения заново.

Способ 1а. Сводная таблица

Этот способ является, по сути, логическим продолжением предыдущего. Если списки не очень большого размера и заранее известно предельное количество элементов в них (например, не больше 10), то можно объединить две таблицы в одну прямыми ссылками, добавить справа столбец с единичками и построить по получившейся таблице сводную:

Как известно, сводная таблица игнорирует повторы, поэтому на выходе мы получим объединенный список без дубликатов. Вспомогательный столбец с 1 нужен только потому, что Excel умеет строить сводные по таблицам, содержащим, по крайней мере, два столбца.

При изменении исходных списков новые данные по прямым ссылкам попадут в объединенную таблицу, но сводную придется обновить уже вручную (правой кнопкой мыши — Обновить). Если не нужен пересчет «на лету», то лучше воспользоваться другими вариантами.

Способ 2. Формула массива

Можно решить проблему формулами. В этом случае пересчет и обновление результатов будет происходить автоматически и мгновенно, сразу после изменений в исходных списках. Для удобства и краткости давайте дадим нашим спискам имена Список1 и Список2, используя Диспетчер имен на вкладке Формулы (Formulas — Name Manager — Create):

После именования, нужная нам формула будет выглядеть следующим образом:

На первый взгляд выглядит жутковато, но, на самом деле, все не так страшно. Давайте я разложу эту формулу на несколько строк, используя сочетание клавиш Alt+Enter и отступы пробелами, как мы делали, например тут:
Логика тут следующая:

Формула ИНДЕКС(Список1;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($E$1:E1;Список1); 0) выбирает все уникальные элементы из первого списка. Как только они заканчиваются — начинает выдавать ошибку #Н/Д:
Формула ИНДЕКС(Список2;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($E$1:E1;Список2); 0)) аналогичным образом извлекает уникальные элементы из второго списка.
Вложенные друг в друга две функции ЕСЛИОШИБКА реализуют вывод сначала уникальных из списка-1, а потом из списка-2 друг за другом.

Обратите внимание, что это формула массива, т.е. после набора ее нужно ввести в ячейку не обычным Enter, а сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter и затем скопировать (протянуть) вниз на нижестоящие ячейки с запасом.

В английской версии Excel эта формула выглядит как:
=IFERROR(IFERROR(INDEX(Список1, MATCH(0, COUNTIF($E$1:E1, Список1), 0)), INDEX(Список2, MATCH(0, COUNTIF($E$1:E1, Список2), 0))), «»)
Минус у такого подхода в том, что формулы массива ощутимо замедляют работу с файлом, если в исходных таблицах большое (несколько сотен и более) количество элементов.

Способ 3. Power Query

Если в ваших исходных списках большое количество элементов, например, по несколько сотен или тысяч, то вместо медленной формулы массива лучше использовать принципиально другой подход, а именно — инструменты надстройки Power Query. Эта надстройка по умолчанию встроена в Excel 2016. Если у вас Excel 2010 или 2013, то ее можно отдельно скачать и установить (бесплатно).

Алгоритм действий следующий:

Открываем отдельную вкладку установленной надстройки Power Query (если у вас Excel 2010-2013) или просто идем на вкладку Данные (если у вас Excel 2016).
Выделяем первый список и жмем кнопку Из таблицы/диапазона (From Range/Table). На вопрос про создание из нашего списка «умной таблицы» — соглашаемся:
Открывается окно редактора запросов, где будет видно загруженные данные и имя запроса Таблица1 (можно поменять на свое, если хотите).
Делаем двойной щелчок в заголовок таблицы (слово Список1) и переименовываем на любой другой (например Люди). Каки именно назвать — не важно, но придуманное название нужно запомнить, т.к. его придется использовать потом еще раз при импорте второй таблицы. Объединить две таблицы в дальнейшем получится только если заголовки их столбцов совпадают.
Разворачиваем выпадающий список в левом верхнем углу Закрыть и загрузить и выбираем Закрыть и загрузить в… (Close&Load to…):
В следующем диалоговом окне (оно может выглядеть немного по-другому — не пугайтесь) выбираем Только создать подключение (Only create connection):
Повторяем всю процедуру (пункты 2-6) для второго списка. При переименовании заголовка столбца важно использовать то же имя (Люди), что и в предыдущем запросе.
В окне Excel на вкладке Данные (Data) или на вкладке Power Query выбираем Получить данные — Объединить запросы — Добавить (Get Data — Merge Queries — Append):
В появившемся диалоговом окне выбираем наши запросы из выпадающих списков:
В итоге получим новый запрос, где два списка будут соединены друг под другом. Осталось удалить дубликаты кнопкой Удалить строки — Удалить дубликаты (Delete Rows — Delete Duplicates):
Готовый запрос можно переименовать справа на панели параметров, дав ему вменяемое имя (это будет имя таблицы-результата по факту) и все и можно все выгружать на лист командой Закрыть и загрузить (Close&Load):

В будущем, при любых изменениях или дополнениях в исходных списках, достаточно будет лишь правой кнопкой мыши обновить таблицу результатов.

Ссылки по теме

Как собрать несколько таблиц из разных файлов с помощью Power Query
Извлечение уникальных элементов из списка
Как сравнить два списка между собой на совпадения и отличия

Вытягивание уникальных значений из диапазона была и остается одной из старейших тем обсуждений в среде Excel. Хотя в программе реализовано несколько эффективных возможностей идентификации повторяющихся значений, а статей на эту тему написано еще больше, сегодня мы поговорим о возможности создания в Excel динамического списка уникальных значений с помощью формул массивов.

Предположим, у вас есть файл со списком сотрудников, находящийся в колонке А, и вам необходимо извлечь из этого списка не повторяющиеся значения и поместить в колонку В.

В таком случае нам бы помог фильтр уникальных значений, но как назло первоначальный список постоянно меняется, и каждый раз фильтровать по уникальным значениям – дело неблагородное.

Выходом из ситуации будет создание формулы массива, который пересчитывается каждый раз, когда первоначальный список претерпевает изменения.

Формула массива будет выглядеть следующим образом:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Список;ПОИСКПОЗ(СУММ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B1; Список));СЧЁТЕСЛИ(Список;»

Источник: http://word-office.ru/kak-sdelat-spisok-v-excel-bez-povtoreniy.html

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

Если Вы работаете с большой таблицей и вам необходимо выполнить поиск уникальных значений в Excel, соответствующие определенному запросу, то нужно использовать фильтр. Но иногда нам нужно выделить все строки, которые содержат определенные значения по отношению к другим строкам.

В этом случаи следует использовать условное форматирование, которое ссылается на значения ячеек с запросом. Чтобы получить максимально эффективный результат, будем использовать выпадающий список, в качестве запроса. Это очень удобно если нужно часто менять однотипные запросы для экспонирования разных строк таблицы.

Ниже детально рассмотрим: как сделать выборку повторяющихся ячеек из выпадающего списка.

Для примера возьмем историю взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рисунке:

В данной таблице нам нужно выделить цветом все транзакции по конкретному клиенту. Для переключения между клиентами будем использовать выпадающий список. Поэтому в первую очередь следует подготовить содержание для выпадающего списка. Нам нужны все Фамилии клиентов из столбца A, без повторений.

Перед тем как выбрать уникальные значения в Excel, подготовим данные для выпадающего списка:

Выделите первый столбец таблицы A1:A19.
Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Дополнительно».

В появившемся окне «Расширенный фильтр» включите «скопировать результат в другое место», а в поле «Поместить результат в диапазон:» укажите $F$1.

Отметьте галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажмите ОК.

В результате мы получили список данных с уникальными значениями (фамилии без повторений).

Теперь нам необходимо немного модифицировать нашу исходную таблицу. Выделите первые 2 строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.

У нас добавилось 2 пустые строки. Теперь в ячейку A1 введите значение «Клиент:».

Пришло время для создания выпадающего списка, из которого мы будем выбирать фамилии клиентов в качестве запроса.

Перед тем как выбрать уникальные значения из списка сделайте следующее:

Перейдите в ячейку B1 и выберите инструмент «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».

На вкладке «Параметры» в разделе «Условие проверки» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите значение «Список».

В поле ввода «Источник:» введите =$F$4:$F$8 и нажмите ОК.

В результате в ячейке B1 мы создали выпадающих список фамилий клиентов.

Примечание. Если данные для выпадающего списка находятся на другом листе, то лучше для такого диапазона присвоить имя и указать его в поле «Источник:». В данном случае это не обязательно, так как у нас все данные находятся на одном рабочем листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию в Excel:

Выделите табличную часть исходной таблицы взаиморасчетов A4:D21 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».

Чтобы выбрать уникальные значения из столбца, в поле ввода введите формулу: =$A4=$B$1 и нажмите на кнопку «Формат», чтобы выделить одинаковые ячейки цветом. Например, зеленым. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Готово!

Как работает выборка уникальных значений Excel? При выборе любого значения (фамилии) из выпадающего списка B1, в таблице подсвечиваются цветом все строки, которые содержат это значение (фамилию). Чтобы в этом убедится в выпадающем списке B1 выберите другую фамилию. После чего автоматически будут выделены цветом уже другие строки. Такую таблицу теперь легко читать и анализировать.

Скачать пример выборки из списка с условным форматированием.

Принцип действия автоматической подсветки строк по критерию запроса очень прост. Каждое значение в столбце A сравнивается со значением в ячейке B1. Это позволяет найти уникальные значения в таблице Excel.

Если данные совпадают, тогда формула возвращает значение ИСТИНА и для целой строки автоматически присваивается новый формат.

Чтобы формат присваивался для целой строки, а не только ячейке в столбце A, мы используем смешанную ссылку в формуле =$A4.

Источник: https://exceltable.com/formatirovanie/kak-sdelat-vyborku-v-excel

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

Пусть в столбце А имеется список с повторяющимися значениями, например список с названиями компаний.

Задача

Для наглядности уникальные значения в исходном списке выделены цветом с помощью Условного форматирования.

Решение

Для начала создадим Динамический диапазон, представляющий собой исходный список. Если в исходный список будет добавлено новое значение, то оно будет автоматически включено в Динамический диапазон и нижеследующие формулы не придется модифицировать.

Для создания Динамического диапазона:

на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя;
в поле Имя введите: Исходный_список;
в поле Диапазон введите формулу =СМЕЩ(УникальныеЗначения!$A$5;;; СЧЁТЗ(УникальныеЗначения!$A$5:$A$30))
нажмите ОК.

Список уникальных значений создадим в столбце B с помощью формулы массива (см. файл примера). Для этого введите следующую формулу в ячейку B5:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Исходный_список; ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(B$4:B4;Исходный_список);0));»»)

После ввода формулы вместо ENTER нужно нажать CTRL + SHIFT + ENTER. Затем нужно скопировать формулу вниз, например, с помощью Маркера заполнения.

Чтобы все значения исходного списка были гарантировано отображены в списке уникальных значений, необходимо сделать размер списка уникальных значений равным размеру исходного списка (на тот случай, когда все значения исходного списка не повторяются).

В случае наличия в исходном списке большого количества повторяющихся значений, список уникальных значений можно сделать меньшего размера, удалив лишние формулы, чтобы исключить ненужные вычисления, тормозящие пересчет листа.

Разберем работу формулу подробнее:

Здесь использование функции СЧЁТЕСЛИ() не совсем обычно: в качестве критерия (второй аргумент) указано не одно значение, а целый массив Исходный_список, поэтому функция возвращает не одно значение, а целый массив нулей и единиц. Возвращается 0, если значение из исходного списка не найдено в диапазоне B4:B4 (B4:B5 и т.д.), и 1 если найдено. Например, в ячейке B5 формулой СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) возвращается массив {1:0:0:0:0:0:0:1:0:0:0:0:1:1:0}. Т.е. в исходном списке найдено 4 значения «ООО Рога и копытца» (B5). Массив легко увидеть с помощью клавиши F9 (выделите в Строке формул выражение СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список), нажмите F9: вместо формулы отобразится ее результат);
ПОИСКПОЗ() – возвращает позицию первого нуля в массиве из предыдущего шага. Первый нуль соответствует значению еще не найденному в исходном списке (т.е. значению «ОАО Уважаемая компания» для формулы в ячейке B5);
ИНДЕКС() – восстанавливает значение по его позиции в диапазоне Исходный_список;
ЕСЛИОШИБКА() подавляет ошибку, возникающую, когда функция ПОИСКПОЗ() пытается в массиве нулей и единиц, возвращенном СЧЁТЕСЛИ(), найти 0, которого нет (ситуация возникает в ячейке B12, когда все уникальные значения уже извлечены из исходного списка).

Формула будет работать и в случае если исходный список содержит числовые значения.

Примечание. Функция ЕСЛИОШИБКА() будет работать начиная с версии MS EXCEL 2007, чтобы обойти это ограничение читайте статью про функцию ЕСЛИОШИБКА(). В файле примера имеется лист Для 2003, где эта функция не используется.

Решение для списков с пустыми ячейками

Если исходная таблица содержит пропуски, то нужно использовать другую формулу массива (см. лист с пропусками файла примера):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$5:$A$19; ПОИСКПОЗ( 0;ЕСЛИ(ЕПУСТО($A$5:A19);»»;СЧЁТЕСЛИ($B$4:B4;$A$5:$A$19));0)

);»»)

Решение без формул массива

СОВЕТ: Список уникальных значений можно создать разными способами, например, с использованием Расширенного фильтра (см.

статью Отбор уникальных строк с помощью Расширенного фильтра), Сводных таблиц или через меню . У каждого способа есть свои преимущества и недостатки.

Преимущество использования формул состоит в том, чтобы при добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений автоматически обновлялся.

СОВЕТ2: Для тех, кто создает список уникальных значений для того, чтобы в дальнейшем сформировать на его основе Выпадающий список, необходимо учитывать, что вышеуказанные формулы возвращают значение Пустой текст «», который требует аккуратного обращения, особенно при подсчете значений (вместо обычной функции СЧЕТЗ() нужно использовать СЧЕТЕСЛИ() со специальными аргументами). Например, см. статью Динамический выпадающий список в MS EXCEL.

Примечание: В статье Восстанавливаем последовательности из списка без повторов в MS EXCEL решена обратная задача: из списка уникальных значений, в котором для каждого значения задано количество повторов, создается список этих значений с повторами.

Источник: https://excel2.ru/articles/otbor-unikalnyh-znacheniy-ubiraem-povtory-iz-spiska-v-ms-excel

6 способов создать список уникальных значений в Excel

Здравствуй уважаемый пользователь!

В этой статье я хочу рассказать о возможности создать список уникальных значений в таблицах Excel.

Эта возможность очень часто используется при работе с таблицами, так как часто возникает потребность с большого массива данных выбрать уникальные данные, которые не повторяются.

Это может быть нужно для разнообразных целей, и уже вам решать каким способом и как произвести отбор нужных вам уникальных значений.

Список уникальных значений возможно создать 6-ю способами:

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

В случае, когда в выделенном диапазоне размещается и заголовок таблицы, то поставьте галочку на пункте «Мои данные содержат заголовки», что бы вы случайно не удалили данные. Внимание! Когда вы будете производить отсев уникальных значений в таблице, где столбиков больше 2 и они взаимосвязаны информацией, Excel предложит вам расширить диапазон выбора, с чем вы должны, согласится, иначе будет нарушена логическая связь с другими столбиками.

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Это также не сложный способ произвести отбор уникальных значений в таблице.

Создать список уникальных значений с помощью формул

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B2;B2)=1;МАКС(A$1:A1)+1;»«)

Теперь можно произвести отбор уникальных значений, которые были ранее пронумерованы. Сделать это возможно в любом из соседних столбиков используя функцию ВПР и копируя ее вниз:

=ЕСЛИ(МАКС(A1:A100)

Источник: http://topexcel.ru/6-sposobov-sozdat-spisok-unikalnyx-znachenij-v-excel/

Как получить список уникальных(не повторяющихся) значений?

Хитрости » 1 Май 2011 Дмитрий 386936 просмотров

Представим себе большой список различных наименований, ФИО, табельных номеров и т.п. А необходимо из этого списка оставить список все тех же наименований, но чтобы они не повторялись — т.е. удалить из этого списка все дублирующие записи.

Как это иначе называют: создать список уникальных элементов, список неповторяющихся, без дубликатов. Для этого существует несколько способов: встроенными средствами Excel, встроенными формулами и, наконец, при помощи кода Visual Basic for Application(VBA) и сводных таблиц.

В этой статье рассмотрим каждый из вариантов.

при помощи встроенных возможностей Excel 2007 и выше

В Excel 2007 и 2010 это сделать проще простого — есть специальная команда, которая так и называется — Удалить дубликаты (Remove Duplicates). Расположена она на вкладке Данные (Data) подраздел Работа с данными (Data tools)

Как использовать данную команду. Выделяете столбец(или несколько) с теми данными, в которых надо удалить дублирующие записи. Идете на вкладку Данные (Data) —Удалить дубликаты (Remove Duplicates).

Если выделить один столбец, но рядом с ним будут еще столбцы с данными(или хотя бы один столбец), то Excel предложит выбрать: расширить диапазон выборки этим столбцом или оставить выделение как есть и удалить данные только в выделенном диапазоне. Важно помнить, что если не расширить диапазон, то данные будут изменены лишь в одном столбце, а данные в прилегающем столбце останутся без малейших изменений.

Ставите галочки напротив тех столбцов, дубликаты в которых надо удалить и жмете Ок. Если в выделенном диапазоне так же расположены заголовки данных, то лучше поставить флаг Мои данные содержат заголовки, чтобы случайно не удалить данные в таблице(если они вдруг полностью совпадают со значением в заголовке).

Способ 1: Расширенный фильтр

В случае с Excel 2003 все посложнее. Там нет такого инструмента, как Удалить дубликаты. Но зато есть такой замечательный инструмент, как Расширенный фильтр. В 2003 этот инструмент можно найти в Данные —Фильтр —Расширенный фильтр. Прелесть этого метода в том, с его помощью можно не портить исходные данные, а создать список в другом диапазоне.В 2007-2010 Excel, он тоже есть, но немного запрятан. Расположен на вкладке Данные (Data), группа Сортировка и фильтр (Sort & Filter) — Дополнительно (Advanced)
Как его использовать: запускаем указанный инструмент — появляется диалоговое окно:

Обработка: Выбираем Скопировать результат в другое место (Copy to another location).
Исходный диапазон (List range): Выбираем диапазон с данными(в нашем случае это А1:А51).
Диапазон критериев (Criteria range): в данном случае оставляем пустым.
Поместить результат в диапазон (Copy to): указываем первую ячейку для вывода данных — любую пустую(на картинке — E2).
Ставим галочку Только уникальные записи (Unique records only).
Жмем Ок.

Примечание: если вы хотите поместить результат на другой лист, то просто так указать другой лист не получится. Вы сможете указать ячейку на другом листе, но…Увы и ах…

Excel выдаст сообщение, что не может скопировать данные на другие листы. Но и это можно обойти, причем довольно просто. Надо всего лишь запустить Расширенный фильтр с того листа, на который хотим поместить результат.

А в качестве исходных данных выбираем данные с любого листа — это дозволено.

Так же можно не выносить результат в другие ячейки, а отфильтровать данные на месте. Данные от этого никак не пострадают — это будет обычная фильтрация данных.

Для этого надо просто в пункте Обработка выбрать Фильтровать список на месте (Filter the list, in-place).

Способ 2: Формулы

Этот способ сложнее в понимании для неопытных пользователей, но зато он создает список уникальных значений, не изменяя при этом исходные данные. Ну и он более динамичен: если изменить данные в исходной таблице, то изменится и результат. Иногда это бывает полезно. Попытаюсь объяснить на пальцах что и к чему: допустим, список с данными у Вас расположен в столбце А(А1:А51, где А1 — заголовок). Выводить список мы будем в столбец С, начиная с ячейки С2. Формула в C2 будет следующая:
{=ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1))}
{=INDEX($A$2:$A$51;SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1))}
Детальный разбор работы данной формулы приведен в статье: Как просмотреть этапы вычисления формул
Надо отметить, что эта формула является формулой массива. Об этом могут сказать фигурные скобки, в которые заключена данная формула. А вводится такая формула в ячейку сочетанием клавиш — Ctrl+Shift+Enter. После того, как мы ввели эту формулу в C2 мы её должны скопировать и вставить в несколько строк так, чтобы точно отобразить все уникальные элементы. Как только формула в нижних ячейках вернет #ЧИСЛО! — это значит все элементы отображены и ниже протягивать формулу нет смысла. Чтобы ошибку избежать и сделать формулу более универсальной(не протягивая каждый раз до появления ошибки) можно использовать нехитрую проверку:
для Excel 2007 и выше:
{=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1));»»)}
{=IFERROR(INDEX($A$2:$A$51;SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1));»»)}
для Excel 2003:
{=ЕСЛИ(ЕОШ(НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1));»»;ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1)))}
{=IF(ISERR(SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1));»»;INDEX($A$2:$A$51;SMALL(IF(COUNTIF($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;ROW($A$1:$A$50));1)))}
Тогда вместо ошибки #ЧИСЛО!(#NUM!) у вас будут пустые ячейки(не совсем пустые, конечно — с формулами :-)).

Чуть подробнее про отличия и нюансы формул ЕСЛИОШИБКА и ЕСЛИ(ЕОШ можно прочесть в этой статье: Как в ячейке с формулой вместо ошибки показать 0

Способ 3: код VBA

Данный подход потребует разрешения макросов и базовых знаний о работе с ними. Если не уверены в своих знаниях для начала рекомендую прочитать эти статьи:

Оба приведенных ниже кода следует помещать в стандартный модуль. Макросы должны быть разрешены.

Исходные данные оставим в том же порядке — список с данными расположен в столбце «А»(А1:А51, где А1 — заголовок). Только выводить список мы будем не в столбец С, а в столбец Е, начиная с ячейки Е2:

Sub Extract_Unique() Dim vItem, avArr, li As Long ReDim avArr(1 To Rows.Count, 1 To 1) With New Collection On Error Resume Next For Each vItem In Range(«A2», Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp)).Value ‘Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp) – определяет последнюю заполненную ячейку в столбце А .Add vItem, CStr(vItem) If Err = 0 Then li = li + 1: avArr(li, 1) = vItem Else: Err.Clear End If Next End With If li Then [E2].Resize(li).Value = avArr
End Sub

End(xlUp) – определяет последнюю заполненную ячейку в столбце А .Add vItem, CStr(vItem) If Err = 0 Then li = li + 1: avArr(li, 1) = vItem Else: Err.Clear End If Next End With If li Then [E2].Resize(li).

Value = avArr End Sub

С помощью данного кода можно извлечь уникальные не только из одного столбца, но и из любого диапазона столбцов и строк. Если вместо строки
Range(«A2», Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp)).Value
указать Selection.

Value, то результатом работы кода будет список уникальных элементов из выделенного на активном листе диапазона. Только тогда неплохо бы и ячейку вывода значений изменить — вместо [E2] поставить ту, в которой данных нет.

Так же можно указать конкретный диапазон:

Range(«A2:C30»).Value

Или другой столбец:

Range(«C2», Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp)).Value

здесь отдельно стоит обратить внимание то, что в данном случае помимо изменения А2 на С2 изменилась и цифра 1 на 3. Это указание на номер столбца, в котором необходимо определить последнюю заполненную ячейку, чтобы код не просматривал лишние ячейки. Подробнее про это можно прочитать в статье: Как определить последнюю ячейку на листе через VBA?

Универсальный код выбора уникальных значений
Код ниже можно применять для любых диапазонов.

Достаточно запустить его, указать диапазон со значениями для отбора только неповторяющихся(допускается выделение более одного столбца) и ячейку для вывода результата.

Указанные ячейки будут просмотрены, из них будут отобраны только уникальные значения(пустые ячейки при этом пропускаются) и результирующий список будет записан, начиная с указанной ячейки.

Sub Extract_Unique() Dim x, avArr, li As Long Dim avVals Dim rVals As Range, rResultCell As Range
On Error Resume Next ‘запрашиваем адрес ячеек для выбора уникальных значений Set rVals = Application.InputBox(«Укажите диапазон ячеек для выборки уникальных значений», «Запрос данных», «A2:A51», Type:=8) If rVals Is Nothing Then ‘если нажата кнопка Отмена Exit Sub End If ‘если указана только одна ячейка — нет смысла выбирать If rVals.Count = 1 Then MsgBox «Для отбора уникальных значений требуется указать более одной ячейки», vbInformation, «www.excel-vba.ru» Exit Sub End If ‘отсекаем пустые строки и столбцы вне рабочего диапазона Set rVals = Intersect(rVals, rVals.Parent.UsedRange) ‘если указаны только пустые ячейки вне рабочего диапазона If rVals Is Nothing Then MsgBox «Недостаточно данных для выбора значений», vbInformation, «www.excel-vba.ru» Exit Sub End If avVals = rVals.Value ‘запрашиваем ячейку для вывода результата Set rResultCell = Application.InputBox(«Укажите ячейку для вставки отобранных уникальных значений», «Запрос данных», «E2», Type:=8) If rResultCell Is Nothing Then ‘если нажата кнопка Отмена Exit Sub End If ‘определяем максимально возможную размерность массива для результата ReDim avArr(1 To Rows.Count, 1 To 1) ‘при помощи объекта Коллекции(Collection) ‘отбираем только уникальные записи, ‘т.к. Коллекции не могут содержать повторяющиеся значения With New Collection On Error Resume Next For Each x In avVals If Len(CStr(x)) Then ‘пропускаем пустые ячейки .Add x, CStr(x) ‘если добавляемый элемент уже есть в Коллекции — возникнет ошибка ‘если же ошибки нет — такое значение еще не внесено, ‘добавляем в результирующий массив If Err = 0 Then li = li + 1 avArr(li, 1) = x Else ‘обязательно очищаем объект Ошибки Err.Clear End If End If Next End With ‘записываем результат на лист, начиная с указанной ячейки If li Then rResultCell.Cells(1, 1).Resize(li).Value = avArr
End Sub

InputBox(«Укажите диапазон ячеек для выборки уникальных значений», «Запрос данных», «A2:A51», Type:=8) If rVals Is Nothing Then ‘если нажата кнопка Отмена Exit Sub End If ‘если указана только одна ячейка — нет смысла выбирать If rVals.Count = 1 Then MsgBox «Для отбора уникальных значений требуется указать более одной ячейки», vbInformation, «www.excel-vba.

ru» Exit Sub End If ‘отсекаем пустые строки и столбцы вне рабочего диапазона Set rVals = Intersect(rVals, rVals.Parent.UsedRange) ‘если указаны только пустые ячейки вне рабочего диапазона If rVals Is Nothing Then MsgBox «Недостаточно данных для выбора значений», vbInformation, «www.excel-vba.ru» Exit Sub End If avVals = rVals.

Value ‘запрашиваем ячейку для вывода результата Set rResultCell = Application.InputBox(«Укажите ячейку для вставки отобранных уникальных значений», «Запрос данных», «E2», Type:=8) If rResultCell Is Nothing Then ‘если нажата кнопка Отмена Exit Sub End If ‘определяем максимально возможную размерность массива для результата ReDim avArr(1 To Rows.

Count, 1 To 1) ‘при помощи объекта Коллекции(Collection) ‘отбираем только уникальные записи, ‘т.к. Коллекции не могут содержать повторяющиеся значения With New Collection On Error Resume Next For Each x In avVals If Len(CStr(x)) Then ‘пропускаем пустые ячейки .

Add x, CStr(x) ‘если добавляемый элемент уже есть в Коллекции — возникнет ошибка ‘если же ошибки нет — такое значение еще не внесено, ‘добавляем в результирующий массив If Err = 0 Then li = li + 1 avArr(li, 1) = x Else ‘обязательно очищаем объект Ошибки Err.Clear End If End If Next End With ‘записываем результат на лист, начиная с указанной ячейки If li Then rResultCell.Cells(1, 1).Resize(li).Value = avArr End Sub

Способ 4: Сводные таблицы

Несколько нестандартный способ извлечения уникальных значений.

Выделяем один или несколько столбцов в таблице, переходим на вкладку Вставка(Insert) -группа Таблица(Table) —Сводная таблица(PivotTable)
В диалоговом окне Создание сводной таблицы(Create PivotTable) проверяем правильность выделения диапазона данных (или установить новый источник данных)
указываем место размещения Сводной таблицы:
- На новый лист (New Worksheet)
- На существующий лист (Existing Worksheet)
подтверждаем создание нажатием кнопки OK

Т.к. сводные таблицы при обработке данных, которые помещаются в область строк или столбцов, отбирают из них только уникальные значения для последующего анализа, то от нас ровным счетом ничего не требуется, кроме как создать сводную таблицу и поместить в область строк или столбцов данные нужного столбца.
На примере приложенного к статье файла я:

выделил диапазон A1:B51 на листе Извлечение по критерию
вызвал меню вставки сводной таблицы: вкладка Вставка(Insert) -группа Таблица(Table) —Сводная таблица(PivotTable)
выбрал вставить на новый лист(New Worksheet)
назвал этот лист Уникальные сводной таблицей
поле Данные поместил в область строк
поле ФИО в область фильтра. Почему? Чтобы удобно было выбирать одно или несколько ФИО и в сводной отображался бы список уникальных месяцев только для выбранных фамилий

В чем неудобство работы со сводными в данном случае: при изменении в исходных данных сводную таблицу придется обновлять вручную: Выделить любую ячейку сводной таблицы -Правая кнопка мыши —Обновить(Refresh) или вкладка Данные(Data) —Обновить все(Refresh all) —Обновить(Refresh).

А если исходные данные пополняются динамически и того хуже — надо будет заново указывать диапазон исходных данных. И еще один минус — данные внутри сводной таблицы нельзя менять. Поэтому если с полученным списком необходимо будет работать в дальнейшем, то после создания нужного списка при помощи сводной его надо скопировать и вставить на нужный лист.

Чтобы лучше понимать все действия и научиться обращаться со сводными таблицами настоятельно рекомендую ознакомиться со статьей Общие сведения о сводных таблицах — к ней приложен видеоурок, в котором я наглядно демонстрирую простоту и удобство работы с основными возможностями сводных таблиц.

В приложенном примере помимо описанных приемов, записана чуть более сложная вариация извлечения уникальных элементов формулой и кодом, а именно: извлечение уникальных элементов по критерию.

О чем речь: если в одном столбце фамилии, а во втором(В) некие данные(в файле это месяцы) и требуется извлечь уникальные значения столбца В только для выбранной фамилии.

Примеры подобных извлечений уникальных расположены на листе Извлечение по критерию.

Скачать пример:
Tips_All_ExtractUnique.xls (108,0 KiB, 14 512 скачиваний)
Также см.:
Работа с дубликатами
Как подсчитать количество повторений
Общие сведения о сводных таблицах

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Источник: https://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/kak-poluchit-spisok-unikalnyxne-povtoryayushhixsya-znachenij/

Источник

Выпадающий список в ячейке без повторов

lopuxi

Дата: Вторник, 22.03.2016, 14:46 |
Сообщение № 1

Группа: Проверенные

Ранг: Форумчанин

Сообщений: 142

Репутация:
0
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007, 2013

Всем привет. Я не очень пойму. Неужели в Excel не предусмотрели создание выпадающего списка по диапазону с автоматической чисткой повторов (идентичных друг другу ячеек)

Мне бы не хотелось из-за такого писать код в VBA

Может все же есть какой то способ попроще.

задача то вроде простая.
Есть имена

Вася
Петя
Вова
Вася
Вася

Надо убрать повторы, что бы в выпадающем списке не было 3-х Вась. А был один. С условием что список с именами может дополняться.

Помогите, спасибо

О_о …и так можно было?

Сообщение отредактировал lopuxi — Вторник, 22.03.2016, 15:03

Ответить

Pelena

Дата: Вторник, 22.03.2016, 14:58 |
Сообщение № 2

Группа: Админы

Ранг: Местный житель

Сообщений: 18797

Репутация:
4284
±

Замечаний:
±

Excel 2016 & Mac Excel

Можно формировать список именованной формулой.
Подробнее при наличии файла с примером

«Черт возьми, Холмс! Но как??!!»
Ю-money 41001765434816

Ответить

Udik

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:00 |
Сообщение № 3

Группа: Друзья

Ранг: Старожил

Сообщений: 1588

Репутация:
192
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2016 х 64

Файла нет.
Ну тогда совет для сфероконя: отфильтруйте уникальные значения в отдельный диапазон и уже его назначьте для выпадающего списка

вот вам барабан
яд 41001231307558 wm R419131876897
udik1968@gmail.com

Ответить

lopuxi

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:04 |
Сообщение № 4

Группа: Проверенные

Ранг: Форумчанин

Сообщений: 142

Репутация:
0
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007, 2013

Подробнее при наличии файла с примером

Там файл то две секунды создавать )
Прикрепил к теме поста.

О_о …и так можно было?

Сообщение отредактировал lopuxi — Вторник, 22.03.2016, 15:04

Ответить

_Boroda_

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:10 |
Сообщение № 5

Группа: Модераторы

Ранг: Местный житель

Сообщений: 16618

Репутация:
6465
±

Замечаний:
0% ±

2003; 2007; 2010; 2013 RUS

Один из вариантов

Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов…
Платная помощь:
Boroda_Excel@mail.ru
Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995

Ответить

lopuxi

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:20 |
Сообщение № 6

Группа: Проверенные

Ранг: Форумчанин

Сообщений: 142

Репутация:
0
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007, 2013

Такой вариант не очень удобно пополнять.
Может можно как то обойтись без соседнего столбика с формулами?

О_о …и так можно было?

Ответить

_Boroda_

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:23 |
Сообщение № 7

Группа: Модераторы

Ранг: Местный житель

Сообщений: 16618

Репутация:
6465
±

Замечаний:
0% ±

2003; 2007; 2010; 2013 RUS

Такой вариант не очень удобно пополнять.

Уверены? А Вы пробовали у меня в файле заполнить ячейку А14 новым значением?
Кстати, файл перевложил — я зачем-то скрыл значения форматом и не проверил.

Ответить

китин

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:31 |
Сообщение № 8

Группа: Модераторы

Ранг: Экселист

Сообщений: 6973

Репутация:
1063
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007;2010;2016

я зачем-то скрыл значения форматом и не проверил

а все равно скрыты :p
[moder]Но не форматом ;;;[/moder]

Не судите очень строго:я пытаюсь научиться
ЯД 41001877306852

Сообщение отредактировал _Boroda_ — Вторник, 22.03.2016, 15:33

Ответить

AlexMen

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:36 |
Сообщение № 9

Группа: Заблокированные

Ранг: Участник

Сообщений: 66

Репутация:
4
±

Замечаний:
100% ±

Excel 2010

в вспомогательной колонке, листе, или черт знает где создать формулы, выборка уникальных значение
и список на неё повесить
все другие способы слишко громоздки и чериваты крахом, и починить… проще занава нарисовать

lebensvoll отпишите на почту, а то меня _Boroda_ забанил, я Вам функцию сброшу

Ответить

DrMini

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:39 |
Сообщение № 10

Группа: Проверенные

Ранг: Старожил

Сообщений: 1019

Репутация:
93
±

Замечаний:
0% ±

Excel LTSC 2021 RUS

я зачем-то скрыл значения форматом и не проверил.

У меня схожая задача. Но в выпадающем списке значения скрыты. Подскажите, как исправить.
[moder]

файл перевложил — я зачем-то скрыл значения форматом и не проверил.

К сообщению приложен файл:

9482270.jpg
(19.8 Kb)

Сообщение отредактировал _Boroda_ — Вторник, 22.03.2016, 15:49

Ответить

AlexMen

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:43 |
Сообщение № 11

Группа: Заблокированные

Ранг: Участник

Сообщений: 66

Репутация:
4
±

Замечаний:
100% ±

Excel 2010

DrMini, файл пришлите, скорей всего ошибка в формуле

lebensvoll отпишите на почту, а то меня _Boroda_ забанил, я Вам функцию сброшу

Ответить

Pelena

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:47 |
Сообщение № 12

Группа: Админы

Ранг: Местный житель

Сообщений: 18797

Репутация:
4284
±

Замечаний:
±

Excel 2016 & Mac Excel

DrMini, формат столбца В сделайте общим. Или скачайте ещё раз файл от _Boroda_

«Черт возьми, Холмс! Но как??!!»
Ю-money 41001765434816

Ответить

Udik

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:49 |
Сообщение № 13

Группа: Друзья

Ранг: Старожил

Сообщений: 1588

Репутация:
192
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2016 х 64

Сводная+динамический диапазон
==
добавил макрос автообновления сводной

К сообщению приложен файл:

0t.xlsm
(19.6 Kb)

вот вам барабан
яд 41001231307558 wm R419131876897
udik1968@gmail.com

Сообщение отредактировал Udik — Вторник, 22.03.2016, 16:06

Ответить

AlexMen

Дата: Вторник, 22.03.2016, 15:58 |
Сообщение № 14

Группа: Заблокированные

Ранг: Участник

Сообщений: 66

Репутация:
4
±

Замечаний:
100% ±

Excel 2010

Udik, к такому еще инструкция нужна
«Не забудьте обновить сводную таблицу»

ах да еще и прикол с фильтром когда появлются новые позиции

lebensvoll отпишите на почту, а то меня _Boroda_ забанил, я Вам функцию сброшу

Ответить

Udik

Дата: Вторник, 22.03.2016, 16:08 |
Сообщение № 15

Группа: Друзья

Ранг: Старожил

Сообщений: 1588

Репутация:
192
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2016 х 64

Это Вы про что? Вроде без проблем добавляет.

вот вам барабан
яд 41001231307558 wm R419131876897
udik1968@gmail.com

Ответить

AlexMen

Дата: Вторник, 22.03.2016, 16:27 |
Сообщение № 16

Группа: Заблокированные

Ранг: Участник

Сообщений: 66

Репутация:
4
±

Замечаний:
100% ±

Excel 2010

Udik, если ктонеть поставит фильтр, а потом будут добавлять записи , начнутся чудеса Экселя

lebensvoll отпишите на почту, а то меня _Boroda_ забанил, я Вам функцию сброшу

Ответить

DrMini

Дата: Вторник, 22.03.2016, 16:30 |
Сообщение № 17

Группа: Проверенные

Ранг: Старожил

Сообщений: 1019

Репутация:
93
±

Замечаний:
0% ±

Excel LTSC 2021 RUS

DrMini, формат столбца В сделайте общим. Или скачайте ещё раз файл от _Boroda_

Перекачал. Всё норм. Скажите, а как изменить формулу чтобы ниже ячейки A24 можно было бы ещё добавлять значения. В формулу в колонке B вносил изменения (на мой взгляд правильные) но… они были неправильные.
Для B25

Код

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$2:$A$99;ПОИСКПОЗ(;СЧЁТЕСЛИ(B$1:B24;$A$2:$A$99);));)

Ответить

_Boroda_

Дата: Вторник, 22.03.2016, 16:39 |
Сообщение № 18

Группа: Модераторы

Ранг: Местный житель

Сообщений: 16618

Репутация:
6465
±

Замечаний:
0% ±

2003; 2007; 2010; 2013 RUS

Никак не меняйте. Просто возьмите формулу из В2 и растяните вниз на сколько нужно, там все само поменяется. Только без фанатизма, а то повиснете.
Да, и не забудьте, что формулы массива (видите фигурные скобочки по краям формулы у меня в файле — это показатель того, что в ячейку формула массива) вводятся одновременным нажатием Контрл Шифт Ентер

Ответить

DrMini

Дата: Вторник, 22.03.2016, 16:52 |
Сообщение № 19

Группа: Проверенные

Ранг: Старожил

Сообщений: 1019

Репутация:
93
±

Замечаний:
0% ±

Excel LTSC 2021 RUS

_Boroda_,

Просто возьмите формулу из В2 и растяните вниз на сколько нужно

Я так и сделал (за нижний угол потянул вниз). Но после ввода в A25 в выпадающем списке C1 появляется 0
Вот и Ваш файл открыл. Добавил. Сохранил. Неработает.

Сообщение отредактировал DrMini — Среда, 23.03.2016, 07:02

Ответить

_Boroda_

Дата: Вторник, 22.03.2016, 17:08 |
Сообщение № 20

Группа: Модераторы

Ранг: Местный житель

Сообщений: 16618

Репутация:
6465
±

Замечаний:
0% ±

2003; 2007; 2010; 2013 RUS

Не, так не пойдет. Эта формула написана для непрерывного диапазона в столбце А.
Там нужно вот такую писать

Код

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A$2:A$99;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ((A$2:A$99<>»»)*(СЧЁТЕСЛИ(E$1:E1;A$2:A$99)=0);СТРОКА(A$2:A$99)-1);1));)

Ответить

Источник

Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Введение

Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.

Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:

Исходные данные:

Список адресов в разных городах

Задача:

Создать автоматически обновляемый выпадающий список уникальных городов
На основе выбранного города, создать зависимый выпадающий список адресов

Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».

Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.

Выпадающий список готов!

Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.

Как создать зависимый выпадающий список в Excel?

Существует несколько вариантов. Один из них, это сочетание именованных диапазонов и функции ДВССЫЛ.

Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.

Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.

Способ 1: именованные диапазоны + функция `ДВССЫЛ`

Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».

У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

Именованные диапазоны готовы.

Теперь выбираем ячейку для второго выпадающего списка, того, который будет зависимым. Переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем функцию: =ДВССЫЛ(D2), где D2 – это адрес ячейки с первым выпадающим списком городов.

В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ, находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.

Зависимый выпадающий список адресов готов.

Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.

Чтобы устранить это несоответствие, перед тем как применять функцию ДВССЫЛ, обработаем значения функцией ПОДСТАВИТЬ.

Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"-";"_"))

То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.

Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.

Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?

Для начала создадим из диапазона данных «умную» таблицу Excel. Сделать это можно сочетанием клавиш Ctrl+T.

Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.

Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?

Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».

И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17

Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.

В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС([Город];ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$1:A1; [Город]);0));"")

Чтобы Excel воспринял нашу формулу, как формулу массива, жмем Ctrl + Shift + Enter.

Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.

Из списка уникальных городов создадим именованный диапазон (мы назвали его — «Уникальные»), который затем используем в качестве источника для выпадающего списка городов.

«Проверка данных» – «Список». В источнике данных, вместо предыдущего диапазона с названиями городов =$B$2:$B$18, задаем имя – =Уникальные

Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.

Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))

где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений

Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка

Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.

Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: `СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ`

Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.

В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;"-";"_")) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)

Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.

Аргументы функции:

Ссылка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. $B$2

Смещение по строкам – считает функция ПОИСКПОЗ, которая выдает порядковый номер ячейки с выбранным городом (E2) в заданном диапазоне ($B$2:$B$18)

Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)

Высота – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ, которая подсчитывает количество встретившихся в диапазоне ($B$2:$B$18) нужных нам значений – названий городов (E2)

Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами

Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.

С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.

Выпадающий список в Google таблицах

В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».

Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.

«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»

Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.

Зависимый выпадающий список в Google таблицах

Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.

Способ 1: именованные диапазоны + `ДВССЫЛ`

Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»

Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.

В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"_";"-"))

Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.

При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!

Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

В выпадающем списке городов, достаточно расширить диапазон и вместо =$A$2:$A$16 указать: =$A$2:$A. Теперь при добавлении нового города он автоматически появляется в выпадающем списке.

Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Для того, чтобы зависимый выпадающий список автоматически обновлялся с добавлением новых данных, воспользуемся функцией СМЕЩ.

В ячейке G6 укажем:

=СМЕЩ($A$2;ПОИСКПОЗ($D$7;$A$2:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A;$D$7);1)

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.

Скроем вспомогательные столбцы для удобства.

Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.

Заключение

Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.

Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти бесплатный тест

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам

Источник

Содержание

1 Создать список уникальных значений с помощью специальной функции
2 Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра
3 Создать список уникальных значений с помощью формул
4 Способ 1. Удаление дубликатов
5 Способ 1а. Сводная таблица
6 Способ 2. Формула массива
7 Способ 3. Power Query
8 Ссылки по теме

Здравствуй уважаемый пользователь!

Список уникальных значений возможно создать 6-ю способами:

С помощью специальной функции;
С помощью расширенного фильтра;
С помощью формул;
С помощью сводных таблиц;
С помощью условного форматирования;
С помощью возможностей макроса.

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

В появившемся диалоговом окне «Удалить дубликаты», вы выделяете те столбики, где необходимо произвести отсев уникальных значений и нажимаете «Ок». В случае, когда в выделенном диапазоне размещается и заголовок таблицы, то поставьте галочку на пункте «Мои данные содержат заголовки», что бы вы случайно не удалили данные. Внимание! Когда вы будете производить отсев уникальных значений в таблице, где столбиков больше 2 и они взаимосвязаны информацией, Excel предложит вам расширить диапазон выбора, с чем вы должны, согласится, иначе будет нарушена логическая связь с другими столбиками.

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Это также не сложный способ произвести отбор уникальных значений в таблице. Использовать этот инструмент возможно на вкладке «Данные», потом выбрать «Фильтр», и наконец «Расширенный фильтр», этот путь подходит для Excel 2003, а вот владельцы более юных версий, от 2007 и выше стоит пройти по пути: «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». Огромный плюс этого способа в том, что вы можете создать новый список уникальных значений в другом месте. После появления диалогового окна «Расширенный фильтр», устанавливаем галочку напротив пункта «Скопировать результат в другое место», потом указываем диапазон с вашими данными в поле «Исходный диапазон», при необходимости указываем критерий отбора, но для общего отсева поле оставляем пустым «Диапазон критериев», в третьем поле «Поместить результат в диапазон» указываем первую ячейку куда будут помещаться наши данные, отмечаем галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажимаем «Ок». Если же вам не нужно никуда переносить ваши данные, то просто установите флажок для пункта «Фильтровать список на месте», данные не пострадают, произойдет наложение обыкновенного фильтра.

Внимание! Если программа запрещает вам переносить отфильтрованные данные на другой лист, вы просто запустите «Расширенный фильтр» на том листе, куда вам надо перенести отобранные уникальные значения.

Создать список уникальных значений с помощью формул

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B2;B2)=1;МАКС(A$1:A1)+1;»«)

Суть формулы в том, что она проверяет сколько раз, текущее значение встречается в вашем диапазоне (начиная с начала), и если это значение равно 1, то есть это первое уникальное значение, формула ставит последовательно возвращающий номер по порядку. Теперь можно произвести отбор уникальных значений, которые были ранее пронумерованы. Сделать это возможно в любом из соседних столбиков используя функцию ВПР и копируя ее вниз:

=ЕСЛИ(МАКС(A1:A100)
Добрый вечер,вот уже праздники для меня не праздники,преподаватель поставила задачу,сделать через проверку данных список состоящий из 3 имен,но они дублируются,как видно в прикрепленном файле,а выпадающий список не должен содержать этих повторений,то есть,в выпадающем списке должно быть только Три имени из 6 написанных,сортировки и фильтры использовать запретила,только работая с проверкой данных выполнить эту задачу,если кто знает,как это сделать-поделитесь мастерством Пожалуйста)

PS в ячейках B1-B6 я уже сделал проверку данных-список там содержится все 6,а вот как 3 не знаю как сделать(

Вроде бы нужно в графу источник ввести формулу,или что-то типа того)

Классическая ситуация: у вас есть два списка, которые надо слить в один. Причем в исходных списках могут быть как уникальные элементы, так и совпадающие (и между списками и внутри), но на выходе нужно получить список без дубликатов (повторений):

Способ 1. Удаление дубликатов

Способ 1а. Сводная таблица

Способ 2. Формула массива

После именования, нужная нам формула будет выглядеть следующим образом:

На первый взгляд выглядит жутковато, но, на самом деле, все не так страшно. Давайте я разложу эту формулу на несколько строк, используя сочетание клавиш Alt+Enter и отступы пробелами, как мы делали, например тут:

Логика тут следующая:

Формула ИНДЕКС(Список1;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($E$1:E1;Список1); 0) выбирает все уникальные элементы из первого списка. Как только они заканчиваются — начинает выдавать ошибку #Н/Д:
Формула ИНДЕКС(Список2;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($E$1:E1;Список2); 0)) аналогичным образом извлекает уникальные элементы из второго списка.
Вложенные друг в друга две функции ЕСЛИОШИБКА реализуют вывод сначала уникальных из списка-1, а потом из списка-2 друг за другом.

В английской версии Excel эта формула выглядит как:

=IFERROR(IFERROR(INDEX(Список1, MATCH(0, COUNTIF($E$1:E1, Список1), 0)), INDEX(Список2, MATCH(0, COUNTIF($E$1:E1, Список2), 0))), «»)

Минус у такого подхода в том, что формулы массива ощутимо замедляют работу с файлом, если в исходных таблицах большое (несколько сотен и более) количество элементов.

Способ 3. Power Query

Алгоритм действий следующий:

Открываем отдельную вкладку установленной надстройки Power Query (если у вас Excel 2010-2013) или просто идем на вкладку Данные (если у вас Excel 2016).
Выделяем первый список и жмем кнопку Из таблицы/диапазона (From Range/Table). На вопрос про создание из нашего списка «умной таблицы» — соглашаемся:
Открывается окно редактора запросов, где будет видно загруженные данные и имя запроса Таблица1 (можно поменять на свое, если хотите).
Делаем двойной щелчок в заголовок таблицы (слово Список1) и переименовываем на любой другой (например Люди). Каки именно назвать — не важно, но придуманное название нужно запомнить, т.к. его придется использовать потом еще раз при импорте второй таблицы. Объединить две таблицы в дальнейшем получится только если заголовки их столбцов совпадают.
Разворачиваем выпадающий список в левом верхнем углу Закрыть и загрузить и выбираем Закрыть и загрузить в… (Close&Load to…):
В следующем диалоговом окне (оно может выглядеть немного по-другому — не пугайтесь) выбираем Только создать подключение (Only create connection):
Повторяем всю процедуру (пункты 2-6) для второго списка. При переименовании заголовка столбца важно использовать то же имя (Люди), что и в предыдущем запросе.
В окне Excel на вкладке Данные (Data) или на вкладке Power Query выбираем Получить данные — Объединить запросы — Добавить (Get Data — Merge Queries — Append):
В появившемся диалоговом окне выбираем наши запросы из выпадающих списков:
В итоге получим новый запрос, где два списка будут соединены друг под другом. Осталось удалить дубликаты кнопкой Удалить строки — Удалить дубликаты (Delete Rows — Delete Duplicates):
Готовый запрос можно переименовать справа на панели параметров, дав ему вменяемое имя (это будет имя таблицы-результата по факту) и все и можно все выгружать на лист командой Закрыть и загрузить (Close&Load):

Ссылки по теме

Как собрать несколько таблиц из разных файлов с помощью Power Query
Извлечение уникальных элементов из списка
Как сравнить два списка между собой на совпадения и отличия

Предположим, у вас есть файл со списком сотрудников, находящийся в колонке А, и вам необходимо извлечь из этого списка не повторяющиеся значения и поместить в колонку В. В таком случае нам бы помог фильтр уникальных значений, но как назло первоначальный список постоянно меняется, и каждый раз фильтровать по уникальным значениям – дело неблагородное. Выходом из ситуации будет создание формулы массива, который пересчитывается каждый раз, когда первоначальный список претерпевает изменения.

Формула массива будет выглядеть следующим образом:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Список;ПОИСКПОЗ(СУММ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B1; Список));СЧЁТЕСЛИ(Список;»

Источник

Выпадающий список с наполнением

Задача: создать в ячейке выпадающий список для удобного ввода информации. Варианты для списка должны браться из заданного динамического диапазона, т.е. если завтра в него внесут изменения — например, удалят ненужные элементы или допишут еще несколько новых — они должны автоматически отразиться в выпадающем списке:

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

Простой и удобный способ почти без формул. Использует новую возможность последних версий Microsoft Excel начиная с 2007 версии — «Умные Таблицы». Суть его в том, что любой диапазон можно выделить и отформатировать как Таблицу. Тогда он превращается, упрощенно говоря, в «резиновый», то есть сам начинает отслеживать изменения своих размеров, автоматически растягиваясь-сжимаясь при добавлении-удалении в него данных.

Выделите диапазон вариантов для выпадающего списка (A1:A5 в нашем примере выше) и на Главной (Home) вкладке нажмите кнопку Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Дизайн можно выбрать любой — это роли не играет:

Обратите внимание на то, что таблица должна иметь строку заголовка (в нашем случае это А1 со словом Сотрудники). Первая ячейка играет роль «шапки» и содержит название столбца. На появившейся после превращения в Таблицу вкладке Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя таблицы на свое (без пробелов!). По этому имени мы сможем потом адресоваться к таблице на любом листе этой книги:

Теперь выделите ячейки где вы хотите создать выпадающие списки (в нашем примере выше — это D2) и выберите в старых версиях Excel в меню Данные — Проверка (Data — Validation), а в новых нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data). В открывшемся окне на вкладке Параметры (Settings) выберите вариант Список (List) и введите в поле Источник (Source) вот такую формулу:

=ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»)

=INDIRECT(«Таблица1[Сотрудники]»)

Смысл этой формулы прост. Выражение Таблица1[Сотрудники] — это ссылка на столбец с данными для списка из нашей умной таблицы. Но проблема в том, что Excel почему-то не хочет понимать прямых ссылок в поле Источник (Source), т.е. нельзя написать в поле Источник выражение вида =Таблица1[Сотрудники]. Поэтому мы идем на тактическую хитрость — вводим ссылку как текст (в кавычках) и используем функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая преобразовывает текстовую ссылку в настоящую, живую.

Осталось только нажать на ОК. Если теперь дописать к нашей таблице новые элементы, то они будут автоматически в нее включены, а значит — добавятся к нашему выпадающему списку. С удалением — то же самое.

Если вам лень возиться с вводом формулы ДВССЫЛ, то можно чуть упростить процесс. После создания умной таблицы просто выделите мышью диапазон с элементами для выпадающего списка (A2:A5) и введите в поле адреса имя для этого диапазона (без пробелов), например Стажеры, и нажмите на Enter:

Фактически, этим мы создаем именованный динамический диапазон, который ссылается на данные из нашей умной таблицы. Теперь имя этого диапазона можно ввести в окне создания выпадающего списка в поле Источник (Source):

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше

В старых версиях Excel до 2007 года не было замечательных «умных таблиц», поэтому придется их имитировать своими силами. Это можно сделать с помощью именованного диапазона и функции СМЕЩ (OFFSET), которая умеет выдавать ссылку на динамический диапазон заданного размера.

Откройте меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите Ctrl+F3. В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить (New), введите имя диапазона (любое, но без пробелов и начинающееся с буквы, например — Люди) и в поле Ссылка (Reference) введите вот такую формулу:

=СМЕЩ(A2;0;0;СЧЁТЗ(A2:A100);1)

=OFFSET(A2;0;0;COUNTA(A2:A100);1)

Функция СЧЁТЗ (COUNTA) подсчитывает количество непустых ячеек в столбце с фамилиями, т.е. количество строк в диапазоне для выпадающего списка. Функция СМЕЩ (OFFSET) формирует ссылку на диапазон с нужными нам именами и использует следующие аргументы:

A2 — начальная ячейка
0 — сдвиг начальной ячейки по вертикали вниз на заданное количество строк
0 — сдвиг начальной ячейки по горизонтали вправо на заданное количество столбцов
СЧЁТЗ(A2:A100) — размер получаемого на выходе диапазона по вертикали, т.е. столько строк, сколько у нас занятых ячеек в списке
1 — размер получаемого на выходе диапазона по горизонтали, т.е. один столбец

Теперь выделите ячейки, где вы хотите создать выпадающие списки, и выберите в старых версиях Excel в меню Данные — Проверка (Data — Validation). В открывшемся окне на вкладке Параметры (Settings) выберите вариант Список (List) и введите в поле Источник (Source) вот такую формулу:

=Люди

После нажатия на ОК ваш динамический список в выделенных ячейках готов к работе.

Ссылки по теме

4 способа создания выпадающих списков в ячейках листа Excel
Связанные выпадающие списки
Быстрое создание выпадающих списков с помощью надстройки PLEX

Источник

#Руководства

14 апр 2022
0

Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Таблицу легко заполнить с помощью выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Данные для создания выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Можно выделить весь столбец. Если слишком много строк, можно выделить несколько ячеек: потом растянете выпадающий список до конца
Скриншот: Skillbox Media

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Кнопка находится здесь
Скриншот: Skillbox Media

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Выбираем «Список» в проверке данных
Скриншот: Skillbox Media

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Если не поставите курсор, изменения не сохранятся
Скриншот: Skillbox Media

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделяем ячейки, которые должны попасть в выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Потом можно будет изменить список — например, добавить ещё один вариант характеристики
Скриншот: Skillbox Media

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Нажимаем на стрелочку, потом выбираем нужное значение
Скриншот: Skillbox Media

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Процесс заполнения таблицы через выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Таблица полностью заполнена с помощью выпадающих списков
Скриншот: Skillbox Media

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Так можно растянуть выпадающий список до конца таблицы, даже если сначала он был в нескольких ячейках
Скриншот: Skillbox Media

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

«Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
PEST-анализ для предсказания будущего компании
Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
«Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».

Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.

Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».

Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:

Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.

Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.

Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub

Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».

Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).

Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.

Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник

Создание выпадающего списка без повторений,помогите плиз

Автор JackFrost, 01.05.2012, 23:07

« назад — далее »

Добрый вечер,вот уже праздники для меня не праздники,преподаватель поставила задачу,сделать через проверку данных список состоящий из 3 имен,но они дублируются,как видно в прикрепленном файле,а выпадающий список не должен содержать этих повторений,то есть,в выпадающем списке должно быть только Три имени из 6 написанных,сортировки и фильтры использовать запретила,только работая с проверкой данных выполнить эту задачу,если кто знает,как это сделать-поделитесь мастерством Пожалуйста)
PS в ячейках B1-B6 я уже сделал проверку данных-список там содержится все 6,а вот как 3 не знаю как сделать(

Вроде бы нужно в графу источник ввести формулу,или что-то типа того)

Я так понял Вам нужен список уникальных имен?
Если да, то без создания дополнительного диапазона с этими самыми уникальными именами — ничего не получится. Этот диапазон можно вывести формулой, естественно без использования фильтров и сортировки, как и сказано в задании…

Webmoney: E350157549801 Z116603216205 R268084006579

Цитата: kimtan от 02.05.2012, 00:29
без создания дополнительного диапазона с этими самыми уникальными именами — ничего не получится. Этот диапазон можно вывести формулой, естественно без использования фильтров и сортировки, как и сказано в задании…

К сожалению это так.
Пример во вложении.

Ну получается,да,именно список,который будет содержать не все 6 имен с повторениями,а только по одному разу,то есть при клике на галочку списка,в списке будет отображать не 6 а только 3.И если не затруднит,какой вид будет иметь формула,и куда ее вставить в конечном итоге?)

Цитата: ZORRO2005 от 02.05.2012, 00:33

Цитата: kimtan от 02.05.2012, 00:29
без создания дополнительного диапазона с этими самыми уникальными именами — ничего не получится. Этот диапазон можно вывести формулой, естественно без использования фильтров и сортировки, как и сказано в задании…

К сожалению это так.
Пример во вложении.

Да,именно так и должно быть,если не сложно,объясните пожалуйста как вы это сделали?)

Спасибо большое!Все сделал,все работает!Огромнейшее Спасибо.

Источник

5 способов создать выпадающий список в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список в Excel. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Зачем нужен выпадающий список?
1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.
2 — Используем меню.
3 — Создаем элемент управления.
4 — Элемент ActiveX
5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением
Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.
Способ 2. Применяем именованный диапазон.
Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Зачем нужен выпадающий список?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров или делать выбор в ячейке Excel вида «да – нет». Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых просто необходимо указать какое-то одно.

Важно то, что вы теперь будете не писать, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы записали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.

Как проще всего добавить выпадающий список в таблицу Excel? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Там мы разместим наш выпадающий список.

Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Затем укажите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника значений для выпадающего списка в Excel можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, чтобы реализовать в таблице Excel простейший выбор «да – нет», вы можете вписать туда –

Да;Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 и выше щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком Excel удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в любую ячейку этого диапазона будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых к выбору значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

автозаполнение

Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления. Особенно в больших таблицах Excel.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

именованный диапазон в раскрывающихся списках

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул.

Так вы присвоите какое-то имя этому диапазону Excel.

Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

=имя

Недостатком работы с таким выпадающим списком в Excel является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня. Они останутся за пределами именованного диапазона. Если что-то нужно добавить, то их придется вставлять внутрь диапазона, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

расширяем именованный диапазон

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу Excel при помощи выпадающего списка.

А вот еще полезная для вас информация:

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,…

Источник

Задача

Решение

Решение для списков с пустыми ячейками

Решение без формул массива

Пример создания зависимого выпадающего списка в ячейке Excel

Список категорий и подкатегорий в зависимом выпадающем списке Excel

Зависимый выпадающий список подкатегорий

Рабочая исходная таблица Excel

1. Имена диапазонов ячеек

2. Создание раскрывающегося списка для категории

3. Создание зависимого выпадающего списка для подкатегории

Проверка вводимых значений для подкатегории в зависимом выпадающем списке

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Создать список уникальных значений с помощью формул

Способ 1. Удаление дубликатов

Способ 1а. Сводная таблица

Способ 2. Формула массива

Способ 3. Power Query

Ссылки по теме

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

Задача

Решение

Решение для списков с пустыми ячейками

Решение без формул массива

6 способов создать список уникальных значений в Excel

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Создать список уникальных значений с помощью формул

Как получить список уникальных(не повторяющихся) значений?

Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Введение

Скачать файлы из этой статьи

Как создать зависимый выпадающий список в Excel?

Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ

Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?

Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ

Аргументы функции:

Выпадающий список в Google таблицах

Зависимый выпадающий список в Google таблицах

Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ

Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Заключение

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам

Создать список уникальных значений с помощью специальной функции

Создать список уникальных значений с помощью расширенного фильтра

Создать список уникальных значений с помощью формул

Способ 1. Удаление дубликатов

Способ 1а. Сводная таблица

Способ 2. Формула массива

Способ 3. Power Query

Ссылки по теме

Выпадающий список с наполнением

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше

Ссылки по теме

Создание раскрывающегося списка

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Как сделать зависимые выпадающие списки

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Выпадающий список с поиском

Создание выпадающего списка без повторений,помогите плиз

Зачем нужен выпадающий список?

1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.

2 — Используем меню.

3 — Создаем элемент управления.

4 — Элемент ActiveX

5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением

Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Способ 1: именованные диапазоны + функция `ДВССЫЛ`

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: `СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ`

Способ 1: именованные диапазоны + `ДВССЫЛ`