Выделение ячеек с определенным значением в excel

Ячейка в Excel – это основной элемент электронной таблицы, образованный пересечением столбца и строки. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе.

В ячейках таблиц могут содержаться числа, даты и текст. Числа и даты в ячейках автоматически выравниваются по правому краю, текст выравнивается по левому краю. В качестве разделителя в числах используется запятая, в качестве разделителя в датах – точка. В конце даты точка не ставится. При нарушении этих правил, неправильные числа и даты воспринимаются приложением как текст. В одну ячейку можно внести 32 767 знаков. Информацию, содержащуюся в ячейках можно отобразить числовым, текстовым и другими форматами. Действия, которые производятся с ячейками чаще всего — это форматирование (изменение формата), перемещение (изменение координат) и удаление (со сдвигом влево или со сдвигом вверх). О том как это делается и о том как это делается быстро и в автоматическом режиме я бы и хотел поговорить.

Выделение ячеек. Что значит выделить ячейку? Как выделять ячейки?

Выделить в Excel – таблице ячейку или диапазон ячеек, означает отметить их жирной черной рамкой табличного маркера. Информация вводится и остается храниться в той ячейке, которая была выделена во время ввода этой информации. При создании новой рабочей книги, всегда выделяется ячейка A1.

Для выделения ячейки необходимо в окне листа щелкнуть по ней крестиком курсора, при этом рамка табличного маркера пометит выделенную ячейку черным, жирным прямоугольником, а адрес выделенной ячейки отобразится в адресном окошке строки формул. Строка формул – это специальная панель Excel, предназначенная для работы с формулами и адресами ячеек. Строка формул состоит из адресного окошка, кнопки «Вставить функцию» и окна ввода формул.

Для того, чтобы выделить ячейку, которая находится за пределами видимости открытого листа, необходимо английскими буквами набрать адрес нужной ячейки в адресном окне строки формул и нажать Enter.

Для того, чтобы выделить первую или последнюю ячейку в столбце или строке, можно использовать сочетания клавиш Ctrl+(стрелка) на клавиатуре. При этом сочетания клавиши Ctrl со стрелками вверх и вниз будут выделять первую либо последнюю ячейку столбца, а сочетания Ctrl со стрелками влево и вправо – первую и последнюю ячейку строки.

Для того, чтобы выделить первую или последнюю ячейку листа, используются сочетания клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End, при этом последней ячейкой листа считается самая нижняя, самая правая ячейка, заполненная информацией.

Как выделить диапазон ячеек? Как выделить все ячейки листа?

Диапазон – это группа ячеек, находящихся рядом друг с другом. Для выделения небольшого диапазона ячеек достаточно провести по нему курсором в виде белого широкого креста при нажатой левой кнопке мыши. Первая ячейка диапазона при этом остается незатемненной и готовой к вводу информации. Для выделения большого диапазона, можно выделить первую ячейку диапазона, после этого нажать клавишу Shift и выделить последнюю ячейку диапазона, при этом выделится весь диапазон, находящийся между этими ячейками. Для выделения диапазона ячеек можно набрать английскими буквами и цифрами адрес нужного диапазона в адресном окне строки формул, используя в качестве разделителя символ двоеточия, например A1:A10. После ввода адреса диапазона необходимо нажать клавишу Enter. Для выделения всех ячеек строки или всех ячеек столбца достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши на названии столбца либо номере строки. Для того чтобы выделить все ячейки листа можно кликнуть по нулевой ячейке (пересечение области имен столбцов и номеров строк) либо использовать сочетание клавиш Ctrl+A (сокращение от англ. All – все). При этом активная на момент выделения ячейка остается незатемненной и готовой к вводу информации. Для выделения группы ячеек, расположенных не рядом, используется их поочередное выделение при нажатой клавише Ctrl.

Как выделить группу ячеек с определенными параметрами?

Часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость выделить все ячейки, удовлетворяющие определенным условиям либо содержащие только определенные значения. Например, возникает необходимость сделать защищаемыми все ячейки, содержащие формулы. Для того, чтобы выделить группу ячеек, удовлетворяющих определенным условиям, необходимо зайти на вкладку «Главная», в группе «Редактирование» раскрыть меню кнопки «Найти и выделить», после чего выбрать пункт «Выделение группы ячеек…».

В диалоговом окне «Выделение группы ячеек» можно задать параметры, по которым программа произведет выбор нужных ячеек и выделит их, например, выбор параметра «примечания» позволит выделить все ячейки листа, где были вставлены примечания.

Выделение ячеек по условию с помощью макроса

Выборочное выделение группы ячеек с заданными параметрами по определенным значениям и условиям можно еще более расширить средствами VBA. Описанная ниже надстройка позволяет находить и выделять ячейки с заданными пользователем числовыми и текстовыми значениями. Надстройка очень проста в использовании, стартовые условия задаются пользователем в диалоговом окне, конечным результатом является выделенная группа ячеек, удовлетворяющих заданным условиям и введенным значениям.

Надстройка позволяет:

1. Выделять пустые ячейки в заданном диапазоне;

2. выделять ячейки с заданным числом или числами (возможен ввод нескольких чисел через знак-разделитель точка с запятой ;);

3. выделять ячейки с заданным текстом, возможен ввод нескольких текстовых значений одновременно, через точку с запятой (;) без пробелов;

4. выделять ячейки, которые содержат либо не содержат, начинаются либо не начинаются, заканчиваются либо не заканчиваются, совпадают либо не совпадают, равны либо не равны, больше либо не больше, меньше либо не меньше заданных значений.

Из диалогового окна видно, что надстройка может выделять пустые ячейки, а также ячейки с числовыми или текстовыми значениями, в зависимости от выбранного условия. Для наглядности ниже приведен фрагмент таблицы, где с помощью этой надстройки выделяются все ячейки, содержащие слово «круг». Надстройка работает с ячейками используемого диапазона, то есть расположенными между первой и последней заполненными ячейками в активном листе.

При помощи этой надстройки пользователь может выделить интересующие его ячейки, после чего на свое усмотрение совершить с ними какое-либо действие, например, внести изменения в формат этих ячеек, узнать количество выделенных ячеек, при выделении числовых значений — узнать количество, среднее значение и сумму выделенных ячеек в строке состояния. В следующей статье будет представлена надстройка, позволяющая автоматически удалять и скрывать строки, столбцы и ячейки.

Видео по выборочному выделению ячеек

Предположим, вам нужно быстро перейти к ячейкам, содержащим определенный текст, или выбрать их на огромном листе, как вы можете быстро выбрать ячейки с определенным текстом в Excel? Вы можете быстро выбрать ячейки, содержащие определенный текст, в Excel следующим образом.

Использование функции поиска для выбора ячеек, содержащих определенный текст

. Kutools for Excel для выбора ячеек, содержащих определенный текст

Использование функции поиска для выбора ячеек, содержащих определенный текст

Например, у меня есть рабочий лист, содержащий данные студентов, теперь я хочу выбрать все ячейки, содержащие конкретное имя студента. Использование функции поиска в Excel для выбора ячейки, содержащей определенный текст, следующим образом:

1. Нажмите Главная > Найти и выбрать > НайтиИ Найти и заменить диалоговое окно появится. Введите нужный текст в поле Найти то, что раскрывающийся список. Смотрите скриншот:

2. Затем нажмите Найти все все необходимые тексты перечислены в следующем поле.

3. Затем нажмите Ctrl + , чтобы выбрать все значения в поле. Нажмите Закрыть , весь нужный текст выделен в диапазоне. Видно скриншоты:

Работы С Нами Найти функция, вы можете просто выбрать только ячейки, если вы хотите выбрать целые строки с определенным текстом, метод не будет работать.

. Kutools for Excel для выбора ячеек, содержащих определенный текст

Работы С Нами Выбрать определенные ячейки of Kutools for Excel, вы можете выбрать как ячейки, так и целые строки с определенными значениями на листе.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее:(Бесплатная загрузка Kutools for Excel Сейчас!)

1. Выберите диапазон, в котором вы хотите найти конкретный текст.

2. Нажмите Кутулс > Выберите Инструменты > Выбрать определенные ячейки, см. снимок экрана:

3. в Выбрать определенные ячейки диалоговом окне укажите тип выбора что вам нужно, и выбирайте Комплект из Конкретный тип раскрывающийся список, затем введите значение, которое вы хотите выбрать. Смотрите скриншот:
Функции: Если вы хотите сопоставить все содержимое ячейки, выберите равным из раскрывающегося списка Конкретный тип.

4. Затем нажмите OK or Применить. Появится диалоговое окно, напоминающее количество выбранных ячеек, закройте его, и весь указанный текст будет выбран.

Заметки:

1. С Конкретный тип раскрывающийся список, вы можете выбрать любые другие критерии, которые соответствуют вашим потребностям.

2. С помощью этого инструмента вы можете выбирать ячейки, целые строки или целые столбцы, которые вам нужны. Если вы проверите Весь ряд, результат будет таким, как показано ниже:

3. С помощью этого инструмента вы также можете выбрать два конкретных текста одновременно. Проверьте Or указать, чтобы выбрать ячейки, содержащие один из двух конкретных текстов, отметьте И, означает выбрать ячейки, содержащие два конкретных текста. 

Вас может заинтересовать это:

Связанная статья:

Как выбрать ячейки по определенным критериям в Excel?

Conditional Formatting generally checks the value in one cell and applies formatting over the other cells. A great application of conditional formatting is highlighting the entire row or multiple rows based on a cell value and condition provided in the formula.

 It is very helpful because for a data set with tons of value in it becomes cumbersome to analyze just by reading the data. So, if we highlight a few rows based on some conditions, it becomes easier for the user to infer from the data set. For example, in a college, some students have been blacklisted due to some illegal activities. So, in the Excel record the administrator can highlight the rows where these students records are present.

In this article we are going to see how to highlight row(s) based on cell value(s) using a suitable real time example shown below :

Example : Consider a company’s employees data is present. The following table consists of data about the project(s) which has been assigned to employees, their ages and ID. An employee can work on multiple projects. The blank cell in project denotes that no project has been assigned to that employee.

Highlighting the Rows

1. On the basis of text match : 

Aim : Highlight all the rows where Employee name is “Srishti”.

Steps :

1. Select the entire dataset from A3 to D14 in our case.

2. In the Home Tab select Conditional Formatting. A drop-down menu opens.

3. Select New Rule from the drop-down. The dialog box opens.

4. In the New Formatting Rule dialog box select “Use a Formula to determine which cells to format” in the Select a Rule Type option.

5. In the formula box, write the formula :

=$B2="Srishti"

$ is used to lock the column B, so that only the cell B is looked starting from Row 2

The formula will initially check if the name “Srishti” is present or not in the cell B2. Now, since cell B is locked and next time checking will be done from cell B3 and so on until the condition gets matched.

6. In the Preview field, select Format and then go to Fill and then select an appropriate color for highlighting and click OK

7. Now click OK and the rows will be highlighted.

2. Non-text matching based on number :

Aim : Highlight all the rows having age less than 25.

Approach :

Repeat the above steps as discussed and in the formula write :

=$C3<25

3. On the basis of OR/AND condition :

OR, AND are used when we have multiple conditions. These are logical operators which work on True value.

AND : If all conditions are TRUE, AND returns TRUE.

OR : At least one of the conditions needs to be TRUE to return TRUE value.

Aim :  Highlight all the rows of employees who are either working on Project 1 or Project 4.

The project details are in column D. So, the formula will be :

=OR($D3="P-1",$D3="P-4")

Aim : Suppose employee Rishabh has completed the project P-3. The administrator is asked to highlight the row and keep a record of projects which are finished.

The name is in column B and the project details is in column D. The formula will be :

=AND($B3="Rishabh",$D3="P-3")

4. On the basis of any blank row :

Aim : Check if there is/are any blank row(s). If exist(s), then highlight it.

The project details is in column D. We will use the COUNTIF( ) function to check for the number of blank records. The formula will be :

=COUNTIF($A3:$D3,"")>0

"" : Denotes blank

The above formula checks all the columns one by one and sees if there is at least one blank row. If the formula value is greater than zero then highlighting will be done else COUNTIF will return FALSE value and no highlighting will be done.

5. On the basis of multiple conditions and each condition having different color :

Aim : Suppose the company wants to distinguish the employees based on their ages. The employees whose age is more than 25 are senior employees and whose age is more than 20 but less than or equal to 25 are junior developers or trainees. So, the administrator is asked to highlight these two categories with different colors.

Implementation :

In the Formula Field write the formula :

=$C3>25

This will highlight all the rows where age is more than 25.

Again in the Formula Field write the formula :

=$C3>20

This will highlight all the rows greater than 20. It will in fact change the color of the rows where age is greater than 25. Since, if a number is greater than 20 then definitely it is greater than 25. So, all the cells having age more than 20 will be highlighted to the same color. 

This creates a problem as our goal is to make two separate groups. In order to resolve this we need to change the priority of highlighting the rows. The steps are :

• Undo the previous steps using CTRL+Z.
• Select the entire dataset.
• Go to Conditional Formatting followed by Manage Rules.

• In the Manage Rule dialog box :

The order of the condition needs to be changed. The condition at the top will have more priority than the lower one. So, we need to move the second condition to the top of the first one using the up icon after selecting the condition.

• Now click on Apply and then OK. 

It can be observed that the rows are now divided into two categories : The yellow color is for the senior level employees and the green color is for junior employees and trainees in the company on the basis of their ages.