Научимся добавлять и редактировать Вычисляемое поле в Сводной таблице MS EXCEL 2010.
Простые
Сводные таблицы
мы научились строить в статье
Сводные таблицы в MS Excel
. Теперь научимся создавать и изменять
Вычисляемое поле
в
Сводной таблице.
В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в
файле примера
.
Нашей задачей будет:
- вычислить % выполнения плана
- представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год — отдельный столбец)
В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.
Исходная таблица
Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью
Таблицы в формате EXCEL 2007
).
На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца
=МЕСЯЦ()
и Год
=ГОД()
. Для форматирования ячеек столбца А в виде
окт11
использован
пользовательский формат Даты
[$-419]МММГГ;@.
Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано — фактический объем продаж.
Сводная таблица
Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню
нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.
Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.
В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле — это просто столбец. Вычисляемое поле — это, по сути, вычисляемый столбец.
Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.
Создаем вычисляемое поле
Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’
Это можно сделать непосредственно в
Сводной таблице
, создав
Вычисляемое поле
ПроцентВыполнения.
Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите
:
Появится диалоговое окно:
Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:
-
Вместо
Поле1
введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения - В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
- Введите символ деления / в поле Формула
- В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
- Нажмите ОК
После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.
После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на
процентный
).
Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.
Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.
Вычисляемое поле. Алгоритм расчета
Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана.
Вычисляемое поле
ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года — это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).
Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?
Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).
В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля — итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.
Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.
Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.
Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец — отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.
В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.
Изменяем и удаляем Вычисляемое поле
Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.
Там же можно удалить это поле.
Еще одно ограничение
Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.
Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.
Создать само Вычисляемое поле для номера месяца — не проблема:
Однако, перенести его в качестве строк сводной таблицы не получается.
Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 5.6.
Теперь, когда в нашем распоряжении имеется сводная таблица, наступило время для создания, вычисляемого поля. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculated Field).
Рис. 5.6. Создайте сводную таблицу, в которую будет добавляться вычисляемое поле
Чтобы открыть его, на контекстной вкладке ленты Параметры (Options), выбранной в группе контекстных вкладок Работа со сводными таблицами (PivotTable Tools), перейдите в группу Вычисления (Calculations), щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы (Fields, Items & Sets) и выберите в раскрывающемся меню команду Вычисляемое поле (Calculated Field), как показано на рис. 5.7.
Рис. 5.7. Создание вычисляемого поля начинается с этого раскрывающегося меню
На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculation Field), как показано на рис. 5.8.
Рис. 5.8. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля поможет в создании вычисляемого поля для сводной таблицы
В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя (Name) и Формула (Formula). В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. На рис. 5.9 показано, что вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час. Это имя должно точно характеризовать тип выполняемой математической операции.
Рис. 5.9. Выбор для вычисляемого поля описательного имени
Далее перейдите к списку Поля (Fields) и дважды щелкните на поле Объем продаж. Введите символ косой черты /, чтобы указать программе Excel, что вы будете делить значение поля Объем продаж на другой элемент.
По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом собственной формулы следует удалить нуль.
С этого момента диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Начните ввод формулы со значения = ‘Объем продаж’/
Закончите ввод формулы, дважды щелкнув на поле Период продаж (в часах). Готовая формула показана на рис. 5.11.
Рис 5.11. Полная формула = ‘Объем продаж’/’Период продаж (в часах)’ отображает требуемое вычисляемое поле
Щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем — на кнопке ОК для активизации нового вычисляемого поля. Как видно на рис. 5.12, в результате вы получите вычисляемое поле внутри сводной таблицы.
Рис. 5.12. Вы успешно добавили вычисляемое поле в сводную таблицу. Теперь можно изменять настройки этого нового поля точно так же, как и параметры любого другого поля (например, имя поля, числовой формат или цвет)
Обратите внимание на то, что после создания нового поля Средняя выручка за час оно добавляется в список полей.
Результат, полученный с помощью вычисляемого поля, не форматируется. При желании его можно отформатировать с помощью методики, описанной в разделе Создание базовой сводной таблицы.
Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма (Subtotal) и Общая сумма (Grand Total) сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют строго заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.
Взгляните внимательно на рис. 5.11. Обратите внимание на то, что формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Очевидное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для определения аргументов, применяемых в расчетах. Если вы уже работали с формулами в Excel, то быстро усвоите концепции создания вычисляемых полей.
Сводные таблицы в excel — уже сами по себе мощный инструмент работы с данными. Однако, использования стандартного функционала сводных таблиц может быть недостаточно. Иногда нужно произвести дополнительные вычисления и получить поля, которых нет в исходной таблице данных. Тогда на помощь приходят инструменты Вычисляемое поле и Вычисляемый объект для сводных таблиц Excel.
В этой статье:
- Что такое вычисляемое поле и для чего оно нужно
- Как создать вычисляемое поле в сводной таблице Excel
- Альтернатива № 1 вычисляемому полю: столбец с расчетом в исходной таблице
- Почему не всегда можно применять расчетный столбец для вычислений в сводной таблице
- Альтернатива № 2 вычисляемому полю: вычисления вне диапазона сводной таблицы
- Что такое вычисляемый объект
- Как создать вычисляемый объект
- Удаление и изменение вычислений в сводных таблицах
- Недостатки использования вычислений в сводных таблицах excel
- Как получить формулы вычислений
Что такое Вычисляемое поле и для чего оно нужно
Вычисляемое поле – это виртуальное поле данных, создаваемое в результате вычислений, основанных на существующих полях сводной таблицы. Другими словами, это данные, которые возникают в результате расчетов и попадают в готовом виде в сводную таблицу. В исходной таблице они не фиксируются. При этом, если в исходной таблице данных происходят изменения (например, добавились новые строки), вычисляемое поле также пересчитается.
Проще всего понять, как работает вычисляемое поле, на примере.
Имеем таблицу с данными о выручке в торговых точках сети магазинов.
В таблице есть данные о выручке и количестве чеков. Если нужно получить величину среднего чека для каждой торговой точки или для категории торговых точек, нужно выручку разделить на количество чеков. Для этой операции отлично подойдет инструмент Вычисляемое поле.
Для создания вычисляемого поля “Средний чек” используются имеющиеся в таблице поля “Выручка” и “Кол-во чеков”. Однако, поле “Средний чек” будет добавлено только в сводную таблицу, но в исходной таблице его не будет.
У вас может возникнуть резонный вопрос: а зачем морочить голову вычисляемыми полями, когда такой же столбец можно добавить в исходную таблицу? Иногда это действительно так. Но у такого метода есть ряд ограничений и недостатков. В первую очередь, иногда невозможно или неудобно внести изменения в исходную таблицу. Во-вторых, при следующем обновлении исходной таблицы в нее могут добавиться новые столбцы, и тогда ваши расчеты затрутся.
1) Для начала создадим сводную таблицу, в строки которой добавим категорию торговой точки. В значения — сумму по полю Выручка и сумму по полю Кол-во чеков.
2) Установим курсор на любой ячейке сводной таблицы и перейдем на вкладку Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вычисляемое поле…
3) Зададим имя вычисляемого поля. Оно не должно повторять ни одного наименования поля в исходной таблице.
4) Теперь напишем формулу, по которой вычисляемое поле будет производить расчет. Нам нужно поле Выручка разделить на поле Кол-во чеков.
Для этого в блоке Поля выделим поле Выручка и нажмем кнопку Добавить поле.
Оно появилось в поле Формула.
Теперь нужно написать оператор деления “/” и таким же образом указать поле Кол-во чеков.
В итоге получим такую формулу:
Если вы достаточно внимательны, то заметили, что название поля Выручка указано без кавычек, а название Кол-во чеков заключено в одинарные кавычки. Это связано в тем, что во втором случае (‘Кол-во чеков’) название поля состоит из нескольких слов. Excel автоматически проставляет эти кавычки, поэтому добавлять или убирать их вручную не нужно.
5) Осталось нажать Ок, и новое вычисляемое поле автоматически добавилось в таблицу. Немного поправим его формат (уберем хвост знаков после запятой), и вот что получилось.
При этом исходная таблица не изменилась, в ней по-прежнему нет поля Средний чек.
Альтернатива № 1 вычисляемому полю: столбец с расчетом в исходной таблице
В нашем случае можно использовать альтернативу вычисляемому полю. В исходной таблице данных добавим столбец Средний чек, в первой ячейке которого пропишем простейшую формулу: ячейку из столбца Выручка разделим на ячейку из столбца Средний чек.
Протянем формулу и заполним столбец (если вы делаете расчет в умной таблице, то формула скопируется автоматически до конца столбца)
Мы получили тот же средний чек, но только в разрезе каждой торговой точки. Если же нужно, как в предыдущем примере, получить средний чек по категории точек, то можно попробовать также сделать сводную таблицу.
И здесь мы подобрались к основной причине, почему такой способ — не всегда альтернатива полноценному вычисляемому полю.
Почему не всегда можно применять расчетный столбец для вычислений в сводной таблице
Теперь на основании этой таблицы создадим сводную. Набор полей такой же, как в предыдущем примере, только в поле Значения добавим еще вновь созданный Средний чек.
В столбце Средний чек получилась какая-то ерунда. Это потому, что по умолчанию excel просуммировал значения, нам же нужно получить среднее. Щелкнем по треугольнику возле Сумма по полю Средний чек и выберем Параметры полей значений.
Далее выберем Среднее.
Получили средний чек.
И снова самые внимательные заметят, что он не совпадает с тем Средний чеком, который мы получили при помощи вычисляемого поля. Да и если разделить значение из поля Выручка на Кол-во чеков — получим другие данные.
Делаем вывод, что при расчете среднего из средних значений данные могут получиться некорректными. Если не углубляться в статистику, причина тому — разный вес каждого среднего.
Альтернатива № 2 вычисляемому полю: вычисления вне диапазона сводной таблицы
Часто пользователи просто производят все необходимые вычисления рядом со сводной таблицей при помощи обычных формул.
Добавим столбец Средний чек рядом со сводной таблицей и в строке формул напишем формулу деления Выручки на Кол-во чеков. Даже форматирование сделаем, как в сводной.
Такой способ иногда оправдан — когда это временная таблица, и посчитать надо быстро. Однако, если это регулярный отчет, который может модифицироваться, то лучше им не пользоваться. Почему?
Представим ситуацию, что появилась новая категория торговой точки. Обновим сводную, и видим такую “красоту”. Итоги съехали, надо переделывать вручную.
А если нужно будет увеличить таблицу в ширину, добавив новую детализацию (например, адрес торговой точки), то и вовсе вычисления затрутся.
Таким образом, делаем вывод, что эта альтернатива рабочая, но только для “одноразовых” вычислений. Никак не для постоянных отчетов.
Что такое вычисляемый объект
Вычисляемый объект — это по сути строка вычисляемая строка данных. В отличие от вычисляемого поля, вычисляемый объект добавляет не столбец, а строку.
Также отличие в том, что вычисляемое поле работает со столбцами, а вычисляемый объект — со строками.
Эта операция похожа на группировку данных, и часто группировкой в сводной таблице ее можно заменить. Но часто группируемые строки не имеют общего признака, как в нашем примере ниже.
Как создать вычисляемый объект
Давайте разделим категории торговых точек на еще более укрупненные категории. В категорию “Большие точки” отнесем категории “Крупная” и “Выше среднего”. В категорию “Маленькие точки” — “Микро” и “Средняя”. Как видите, категории не имеют какого-то общего признака, по которому можно сделать агрегацию (точнее, он есть, но только в нашей голове).
Работать будем с той же сводной таблицей.
Щелкнем на любой ячейке в строке таблицы, которую будем группировать.
Важно: именно в строках, а не в числовых значениях!
Далее вкладка Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вычисляемый объект…
Поле, по которому будет делаться группировка, выделено автоматически. В правой части указаны элементы этого поля — в нашем случае категории точек из сводной таблицы.
Зададим имя объекта “Большие точки” и в поле Формула по аналогии с созданием вычисляемого поля зададим формулу. Использовать будем значения из поля Элементы и кнопку Добавить элемент.
Нажмем Ок, и получим группирующую строку внизу таблицы.
Аналогично сделаем вычисляемый объект для группы “Маленькие точки”. Также добавим ранее созданное вычисляемое поле Средний чек (для полноты картины).
Внизу таблицы располагаются созданные вычисляемые объекты.
Можете заметить, что общий итог в этом случае посчитан неправильно, потому что он суммирует вычисляемые объекты как отдельную строку. Поэтому нужно либо убрать общие итоги, либо оставить в таблице только вычисляемые объекты.
Удаление и изменение вычислений в сводных таблицах
Давайте для примера удалим вычисляемое поле Средний чек.
Откроем меню Вычисляемое поле.
Далее в выпадающем списке выберем поле, которое нужно удалить, и нажмем кнопку Удалить.
Готово, вычисляемое поле удалено.
Точно так же удаляется вычисляемый объект, только через соответствующий пункт меню.
Точно также можно внести изменения в вычисляемое поле (или объект). Нужно исправить формулу и нажать Ок, кнопку Удалить не нажимать.
Недостатки использования вычислений в сводных таблицах excel
Автоматизация вычислений при помощи вычисляемых полей или вычисляемых объектов имеет свои недостатки. Учитывайте их.
- Вычисления возможны только с данными из сводной таблицы. В них невозможно использовать данные, находящиеся за ее пределами. Даже данные из исходной таблицы, если они не добавлены в сводную — использовать нельзя.
- Вычисляемые объекты по умолчанию никак не выделяются и выглядят как обычная строка. Следовательно, их легко спутать со строкой, и нужно применять дополнительные методы форматирования, например, условное форматирование.
- Некорректный расчет общих итогов при создании вычисляемых объектов (строк).
Как получить формулы вычислений
Чтобы узнать, какие вычисления производились в сводной таблице, нужно щелкнуть в любой ее ячейке, далее вклдака Анализ — блок Вычисления — Поля, элементы и наборы — Вывести формулы
Формулы откроются на отдельном листе.
Это очень полезный инструмент, особенно, когда сводная таблица имеет большое количество вычислений. Или когда автор таблицы не вы, и нужно разобраться в расчетах.
Таким образом, мы прокачали свои навыки работы со сводными таблицами. Их можно использовать, например, при создании отчетов или интерактивных дашбордов.
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно:
Microsoft Excel 2013 предоставляет разнообразные возможности бизнес-аналитики, которые позволяют создавать функциональные отчеты, системы показателей и панели мониторинга. Новые улучшенные возможности позволяют создавать вычисляемые объекты (например, вычисляемые показатели, элементы и поля). Прочтите эту статью, чтобы узнать о таких объектах и о том, поддерживаются ли они службами Excel.
Вычисляемые объекты в службах Excel
В Excel можно создавать такие вычисляемые объекты: вычисляемые показатели, вычисляемые элементы и вычисляемые поля. Они позволяют задавать и использовать настраиваемые вычисления и наборы элементов, не существующие в базах данных, которые используются для создания отчетов сводной диаграммы и сводной таблицы.
Если книга содержит вычисляемые объекты, вы можете предоставить к ней общий доступ, передав ее в библиотеку SharePoint. В зависимости от настроек среды SharePoint, в окне браузера можно просматривать книги, содержащие вычисляемые объекты, а также работать с ними. Но в отдельных случаях эта возможность не поддерживается.
Если ваша организация использует Office Web Apps сервер вместе с SharePoint Server 2013 (локальным), то для отрисовки книг в окне браузера используется либо службы Excel (SharePoint server 2013), либо Excel Web App (Office Web Apps Server). Это решение может повлиять на то, будут ли книги, которые содержат вычисляемые поля (созданные с помощью Power Pivot для Excel), просматриваться в окне браузера.
В таблице ниже приведены сведения о том, поддерживаются ли вычисляемые элементы в службах Excel (SharePoint Server 2013), Excel Web App (Office Web Apps Server) и Excel в Интернете (в SharePoint).
|
Вычисляемый объект |
Службы Excel в локальной версии SharePoint Server 2013 |
Excel Web App (локальная версия Office Web Apps) |
Excel в Интернете (в SharePoint Online ) |
|---|---|---|---|
|
Вычисляемые показатели |
Да |
Да |
Да, если используемые источники данных поддерживаются в SharePoint. Ознакомьтесь с использованием внешних данных в книгах в SharePoint. |
|
Вычисляемые элементы |
Да |
Да |
Да, если используемые источники данных поддерживаются в SharePoint. Ознакомьтесь с использованием внешних данных в книгах в SharePoint. |
|
Вычисляемые поля |
Да |
Нет Возможности Power Pivot, в том числе создание вычисляемых полей и моделей данных, в Office Web Apps Server (локальной версии) не поддерживаются. |
Да, если используемые источники данных поддерживаются в SharePoint. Ознакомьтесь с использованием внешних данных в книгах в SharePoint. |
Дополнительные сведения можно найти в следующих статьях:
-
Сравнение служб Excel в SharePoint с
Excel Web App -
Бизнес-аналитика в Excel и службах Excel (SharePoint Server) (это относится к локальным средам)
-
Возможности бизнес-аналитики в Power BI для Microsoft 365, Excel и SharePoint (это относится к Microsoft 365 ным средам)
Важно: Если при попытке открыть книгу, содержащую вычисляемые объекты (или неподдерживаемые функции) в окне браузера появляется сообщение о том, что книга не поддерживается, попробуйте открыть ее в Excel 2013.
К началу страницы
Что такое вычисляемые показатели?
Вычисляемый показатель — настраиваемое вычисление, которое вы можете создать в Excel при работе с многомерными данными, хранящимися в службах SQL Server Analysis Services. Вычисляемые показатели удобно использовать при задании вычислений, которые могут отсутствовать в базе данных. Примеры настраиваемых вычислений:
-
показатель торговой квоты, использующий определенную формулу;
-
процент от общего итога для элементов группы;
-
валовая прибыль, которая рассчитывается с помощью сложного запроса;
-
показатель дохода, использующий сумму валового дохода и себестоимости продукции.
При создании вычисляемого показателя необходимо определить запрос многомерных выражений (MDX). Это легко сделать с помощью диалогового окна «Вычисляемый показатель» в Excel, которое позволяет настроить запрос с помощью функций перетаскивания.
Создание вычисляемого показателя в Excel
-
Создайте отчет сводной таблицы или сводной диаграммы, используя данные из куба служб аналитики.
-
На вкладке Анализ группы Вычисления выберите Средства OLAP > Вычисляемая мера многомерного выражения. Откроется диалоговое окно Создание вычисляемой меры.
-
Введите имя вычисляемого показателя в поле Имя.
-
(Это действие не является обязательным.) Чтобы указать, как вычисляемый показатель должен располагаться в списке полей сводной таблицы или сводной диаграммы, выполните хотя бы одно из указанных ниже действий.
-
С помощью списка Группа показателей укажите, как вычисляемый показатель будет располагаться в списке Поля сводной таблицы или Поля сводной диаграммы. Если группа показателей не указана, вычисляемый показатель будет отображаться в группе Значения.
-
В поле Папка введите имя папки для вычисляемого показателя.
-
-
Перетащите элемент (например, показатель) с вкладки Поля и элементы на панель MDX.
-
Добавьте оператор, например +, -, / или *, после элемента на панели MDX.
-
Перетащите второй элемент с вкладки Поля и элементы на панель MDX.
-
Повторяйте шаги 5–7, пока не будут добавлены все элементы формулы.
Например, если вы создаете вычисляемую меру с именем «доход», то на панели MDX может быть запрос, похожий на
[Measures].[Product Cost]+[Measures].[Gross Profit] -
Нажмите кнопку Проверить MDX, чтобы убедиться, что запрос работает правильно.
-
Чтобы создать вычисляемый показатель, нажмите кнопку ОК.
-
Чтобы использовать вычисляемый показатель в отчете, выберите его в списке Поля сводной таблицы или Поля сводной диаграммы. Ее расположение было указано в шаге 4.
Примечание: Так как вычисляемая мера многомерных выражений в Excel используется для создания вычислений для источника данных служб SQL Server Analysis Services, вычисляемое измерение будет ограничено сеансом и используемым подключением к источнику данных. Узнайте больше о том, как создавать вычисляемые элементы с областью действия сеанса.
К началу страницы
Что такое вычисляемые элементы?
Вычисляемый элемент — это набор элементов, который вы можете определить в Excel при работе с многомерными данными, хранящимися в службах SQL Server Analysis Services. Вычисляемые элементы удобно использовать для определения наборов элементов, которых еще нет в базе данных. Примеры пользовательских наборов:
-
территория, состоящая из таких географических единиц, как страны, регионы и штаты;
-
группа продуктов, учитываемых в квоте торгового представителя;
-
набор рекламных задач, относящихся к определенной маркетинговой кампании.
По аналогии с вычисляемыми показателями при создании вычисляемого элемента определяется MDX-запрос. Это легко сделать с помощью диалогового окна «Вычисляемый элемент» в Excel, которое позволяет настроить запрос с помощью функций перетаскивания.
Примечание: При работе со сводной таблицей в Excel или использовании средств OLAP для добавления вычисляемого элемента вы не сможете отменить его выбор в раскрывающемся списке полей, если источник данных связан с сервером, на котором работает SQL Server 2008 или более ранней версии. Если источник данных связан с сервером, на котором работает SQL Server 2008 R2 или более поздней версии, можно выбирать вычисляемый элемент и отменять его выбор в раскрывающемся списке фильтра.
Создание вычисляемого элемента в Excel
-
Создайте отчет сводной таблицы или сводной диаграммы, используя данные из куба служб аналитики.
-
На вкладке Анализ группы Вычисления выберите Средства OLAP > Вычисляемый элемент многомерного выражения. Откроется диалоговое окно Создание вычисляемого элемента.
-
Введите имя вычисляемого элемента в поле Имя.
-
С помощью списка Родительская иерархия укажите, как вычисляемый элемент будет располагаться в списке Поля сводной таблицы или Поля сводной диаграммы.
Обратите внимание на то, что вы выбираете. Его необходимо знать, чтобы использовать вычисляемый элемент в отчете сводной таблицы или сводной диаграммы. -
Перетащите элемент (например, иерархию измерения) с вкладки Поля и элементы на панель MDX.
-
Затем на панель Многомерное выражение добавьте операцию, например «+», «-«, «/», или «*».
-
Перетащите второй элемент с вкладки Поля и элементы на панель MDX.
-
Повторяйте действия 5–7 до тех пор, пока не создадите формулу со всеми нужными элементами.
Например, если вы создаете вычисляемый элемент «основные продукты», включающий все категории продуктов (кроме двух), в области многомерных выражений может появиться запрос, подобный
[Product].[Product Categories]-[Product].[Product Categories].[Category].&[4]-[Product].[Product Categories].[Category].&[3] -
Нажмите кнопку Проверить MDX, чтобы убедиться, что запрос работает правильно.
-
Чтобы создать вычисляемый элемент, нажмите кнопку ОК.
-
Чтобы добавить вычисляемый элемент в отчет сводной таблицы или сводной диаграммы, сделайте следующее:
-
убедитесь, что для отчета выбран хотя бы один показатель;
-
в списке Поля сводной таблицы или Поля сводной диаграммы раскройте родительское измерение, указанное в шаге 4;
-
установите флажок рядом с иерархией измерения, соответствующей той иерархии, которая использовалась для создания вычисляемого элемента. В отчете отображаются сведения для всех элементов измерения в группе, включая созданный вычисляемый элемент.
-
-
(Это действие не является обязательным.) Чтобы в отчете отображались только сведения вычисляемого элемента, сделайте следующее:
-
в списке Поля сводной таблицы или Поля сводной диаграммы наведите указатель мыши на иерархию измерения, содержащую вычисляемый элемент;
-
когда появится стрелка вниз, щелкните или коснитесь ее, чтобы открыть диалоговое окно Выбор поля;
-
снимите флажки всех элементов, кроме созданного вычисляемого элемента.
-
К началу страницы
Вычисляемые поля
Вычисляемые поля удобно использовать, когда нужно создать вычисляемый объект в сводной таблице или отчете, в которых используются не многомерные данные, хранящиеся в службах аналитики, а модель данных, созданная с помощью Power Pivot в Excel. Значения в вычисляемых полях могут изменяться в зависимости от контекста. Контекст определяется выбранными строками, столбцами, фильтрами или пользовательской формулой Data Analysis Expressions (DAX), созданной в PowerPivot.
Подобно вычисляемым показателям и элементам вычисляемые поля отображаются в списке «Поля сводной таблицы» (или «Поля сводной диаграммы»), как правило, в группе «Значения». Создать вычисляемое поле можно несколькими способами.
Создание вычисляемого поля в Excel
Подробнее о создании и использовании вычисляемых полей см. в статьях:
-
Вычисляемые поля в PowerPivot
-
Создание вычисляемого поля в Power Pivot
К началу страницы
Настройка вычислений в сводных таблицах
Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):
Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?
Другие функции расчета вместо банальной суммы
Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings), то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:
В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:
По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum), а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count).
Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:
…а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings), чтобы в итоге получить желаемое:
Долевые проценты
Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as):
В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row), Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total), чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:
Динамика продаж
Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference), а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):
…то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:
А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:
P.S.
В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By):
… и Дополнительные вычисления (Show Data as):
Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:
- % от суммы по родительской строке (столбцу) — позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:
В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.
- % от суммы нарастающим итогом — работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:
- Сортировка от минимального к максимальному и наоборот — немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
Ссылки по теме
- Что такое сводные таблицы, как их строить
- Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
- Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных