На сегодняшний день разработано большое количество специализированных программных продуктов для проведения экономических расчетов, однако сотрудники финансово-экономических служб чаще всего пользуются табличным редактором Excel. Причина популярности данного инструмента — обширный функционал Excel и постоянное его развитие практически в каждой новой версии табличного редактора.
В рамках одной статьи невозможно рассмотреть все достоинства Excel, которые экономисты могут применить в своей работе, поэтому остановимся на анализе лучших функций редактора, используемых для решения экономических задач.
Для удобства восприятия материала сгруппируем эти функции в три блока:
1. Функционал расчетных формул в Excel.
2. Функционал Excel для обработки табличных данных.
3. Инструменты Excel для моделирования и анализа экономических данных.
ФУНКЦИОНАЛ РАСЧЕТНЫХ ФОРМУЛ В EXCEL
Расчетные формулы являются изначальным и основополагающим функционалом табличного редактора Excel, поэтому рассмотрим их в первую очередь.
Пакет встроенных расчетных формул включает в себя десятки наименований, но самыми востребованными в работе экономистов являются следующие формулы: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, ВПР и ГПР, СУММПРОИЗВ, СЧЕТЕСЛИ.
Решение экономической задачи с помощью формулы ЕСЛИ
Формула ЕСЛИ — расчетная функция Excel, которую наиболее часто используют для решения несложных экономических расчетов. Она относится к группе логических формул и позволяет рассчитать необходимые данные по условиям, заданным пользователями.
С помощью формулы ЕСЛИ можно сравнить числовые или текстовые значения по прописанным в формуле условиям.
Запись расчетной формулы в заданной ячейке в общем виде выглядит так:
=ЕСЛИ(логическое_выражение;[значение_если_истина];[значение_если_ложь]),
где логическое выражение — данные, которые нужно проверить/сравнить (числовые или текстовые значения в ячейках);
значение_если_истина — результат, который появится в расчетной ячейке, если значение будет верным;
значение_если_ложь — результат, который появится в расчетной ячейке при неверном значении.
Задача № 1. Предприятие реализует три номенклатурные группы продукции: лимонад, минеральная вода и пиво. С 01.09.2020 запланировано установить скидку в размере 15 % на пиво.
Чтобы сформировать новый прайс на продукцию, сохраняем ее перечень в виде таблицы Excel. В первом столбце таблицы отражена номенклатура всей продукции в алфавитном порядке, во втором — признак группы продукции.
Для решения задачи создаем в таблице третий столбец и прописываем в первой ячейке номенклатуры формулу: =ЕСЛИ(C4=»пиво»;15%;0).
Эту формулу продлеваем до конца перечня номенклатуры продукции. В итоге получаем сведения о продукции, на которую с сентября снизится цена (табл. 1).
В данном примере показано использование формулы ЕСЛИ для обработки текстовых значений в исходных данных.
Решение экономической задачи с помощью формулы СУММЕСЛИ
Формулы СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН также используют для экономических расчетов, но они обладают более широкими возможностями для выборки и обработки данных. Можно задать не одно, а несколько условий отборов и диапазонов.
Задача № 2. На основе ведомости начисления заработной платы сотрудникам магазина нужно определить общую сумму зарплаты продавцов.
Чтобы решить эту задачу, сохраняем ведомость из учетной базы данных в виде таблицы Excel. В данном случае нам нужно не просто произвести выборку значений, но и суммировать их результат. Поэтому будем использовать более сложную разновидность формулы ЕСЛИ — СУММЕСЛИ.
Для решения задачи добавим внизу таблицы еще одну строку «Всего продавцы». В ее ячейке под суммой зарплаты, начисленной сотрудникам магазина, пропишем следующую формулу:=СУММЕСЛИ(C4:C13;»продавец»;D4:D13).
Таким образом мы задали условие, при котором табличный редактор обращается к столбцу с наименованием должностей (столбец С), выбирает в нем значение «Продавец» и суммирует данные ячеек с начисленной заработной платой из столбца D в привязке к этой должности.
Результат решения задачи — в табл. 2.
Решение экономической задачи с помощью формул ВПР и ГПР
Формулы ВПР и ГПР используют для решения более сложных экономических задач. Они популярны среди экономистов, так как существенно облегчают поиск необходимых значений в больших массивах данных. Разница между формулами:
- ВПР предназначена для поиска значений в вертикальных списках (по строкам) исходных данных;
- ГПР используют для поиска значений в горизонтальных списках (по столбцам) исходных данных.
Формулы прописывают в общем виде следующим образом:
=ВПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер столбца, из которого будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]);
=ГПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер строки, из которой будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]).
Указанные формулы имеют ценность при решении задач, связанных с консолидацией данных, которые разбросаны на разных листах одной книги Excel, находятся в различных рабочих книгах Excel, и размещении их в одном месте для создания экономических отчетов и подсчета итогов.
Задача № 3. У экономиста есть данные в виде таблицы Excel о реализации продукции за сентябрь в натуральном измерении (декалитрах) и данные о реализации продукции в сумме (рублях) в другой таблице Excel. Экономисту нужно предоставить руководству отчет о реализации продукции с тремя параметрами:
- продажи в натуральном измерении;
- продажи в суммовом измерении;
- средняя цена реализации единицы продукции в рублях.
Для решения этой задачи с помощью формулы ВПР нужно последовательно выполнить следующие действия.
Шаг 1. Добавляем к таблице с данными о продажах в натуральном измерении два новых столбца. Первый — для показателя продаж в рублях, второй — для показателя цены реализации единицы продукции.
Шаг 2. В первой ячейке столбца с данными о продажах в рублях прописываем расчетную формулу: =ВПР(B4:B13;Табл.4!B4:D13;3;ЛОЖЬ).
Пояснения к формуле:
В4:В13 — диапазон поиска значений по номенклатуре продукции в создаваемом отчете;
Табл.4!B4:D13 — диапазон ячеек, где будет производиться поиск, с наименованием таблицы, в которой будет организован поиск;
3 — номер столбца, по которому нужно выбрать данные;
ЛОЖЬ — значение критерия поиска, которое означает необходимость строгого соответствия отбора наименований номенклатуры таблицы с суммовыми данными наименованиям номенклатуры в таблице с натуральными показателями.
Шаг 3. Продлеваем формулу первой ячейки до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.
Шаг 4. В первой ячейке столбца с данными о цене реализации единицы продукции прописываем простую формулу деления значения ячейки столбца с суммой продаж на значение ячейки столбца с объемом продаж (=E4/D4).
Шаг 5. Продлим формулу с расчетом цены реализации до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.
В результате выполненных действий появился искомый отчет о продажах (табл. 3).
На небольшом количестве условных данных эффективность формулы ВПР выглядит не столь внушительно. Однако представьте, что такой отчет нужно сделать не из заранее сгруппированных данных по номенклатуре продукции, а на основе реестра ежедневных продаж с общим количеством записей в несколько тысяч.
Тогда эта формула обеспечит такую скорость и точность выборки нужных данных, которой трудно добиться другими функциями Excel.
Решение экономической задачи с помощью формулы СУММПРОИЗВ
Формула СУММПРОИЗВ позволяет экономистам справиться практически с любой экономической задачей, для решения которой нужно работать с несколькими массивами данных. Она обладает всеми возможностями рассмотренных выше формул, умеет суммировать произведения данных из списка до 255 источников (массивов).
Задача № 4. Есть реестр продаж различной номенклатуры продукции за сентябрь 2020 г. Нужно рассчитать из общего реестра данные о суммах реализации по основным номенклатурным группам продукции.
Чтобы выполнить задачу, добавим внизу реестра три новые строки с указанием групп продукции и пропишем в ячейке с будущими данными о продажах первой группы (пиво) следующую формулу: =СУММПРОИЗВ(((C4:C13=C16)*D4:D13)). Здесь указано, что в ячейке должно быть выполнено суммирование произведений значений диапазона ячеек столбца с наименованием групп продукции (C4:C13) с условием отбора наименования группы «Пиво» (С16) на значения ячеек столбца с суммами продаж (D4:D13).
Далее копируем эту формулу на оставшиеся две ячейки, заменив в них условия отбора на группу «Лимонад» (С17) и группу «Минеральная вода» (С18).
Выполнив указанные действия, получим искомое решение задачи в табл. 4.
Решение экономической задачи с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ
Формула СЧЕТЕСЛИ используется не так широко, как предыдущие, но она выручает экономистов, если нужно минимизировать ошибки при работе с таблицами Excel. Эта формула удобна для проверки корректности вводимых данных и установке различного рода запретов, что особенно важно, если с данными работает несколько пользователей.
Задача № 5. Экономисту поручили провести корректировку справочника номенклатуры ТМЦ в учетной базе данных компании. Справочник долгое время не проверяли, данные в него вносили порядка 10 человек, поэтому появилось много некорректных и дублирующих наименований.
Чтобы повысить качество работы, приняли решение создать обновленный справочник в книге Excel, а затем сопоставить его с данными в учетной базе и исправить их. Проблема заключалась в том, что перечень номенклатуры составляет порядка 3000 наименований. Вносить его в книгу будут шесть человек, а это создает риск дублирования позиций.
Экономист может решить эту проблему с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ. Нужно выполнить следующие действия:
- выбираем диапазон ячеек, куда будут вноситься наименования номенклатуры (В5:В3005);
- в меню редактора выбираем путь: Данные → Проверка данных;
- в появившемся диалоговом окне выбираем вкладку Параметры и указываем в выпадающем списке Тип данных вариант Другой;
- в строке Формула указываем: =СЧЕТЕСЛИ($В$5:$В$3005;В5)<=1;
- в диалоговом окне на вкладке Сообщение об ошибке вводим текст сообщения и нажимаем кнопку «ОК».
Если кто-либо из сотрудников будет пытаться ввести в указанный диапазон ячеек наименование ТМЦ, которое уже есть в диапазоне, у него это не получится. Excel выдаст сообщение в таком виде (рис. 1).
ФУНКЦИОНАЛ EXCEL ДЛЯ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ
Помимо расчетных формул в табличном редакторе Excel присутствует набор инструментов, значительно облегчающих жизнь экономистам, которые работают с большими объемами данных. К наиболее популярным из них можно отнести функцию сортировки данных, функцию фильтрации данных, функцию консолидации данных и функцию создания сводных таблиц.
Решение экономической задачи с применением функции сортировки данных
Функционал сортировки данных позволяет изменить расположение данных в таблице и выстроить их в новой последовательности. Это удобно, когда экономист консолидирует данные нескольких таблиц и ему нужно, чтобы во всех исходных таблицах данные располагались в одинаковой последовательности.
Другой пример целесообразности сортировки данных — подготовка отчетности руководству компании. С помощью функционала сортировки из одной таблицы с данными можно быстро сделать несколько аналитических отчетов.
Сортировку данных выполнить просто:
- выделяем курсором столбцы таблицы;
- заходим в меню редактора: Данные → Сортировка;
- выбираем нужные параметры сортировки и получаем новый вид табличных данных.
Задача № 6. Экономист должен подготовить отчет о заработной плате, начисленной сотрудникам магазина, с последовательностью от самой высокой до самой низкой зарплаты.
Для решения этой задачи берем табл. 2 в качестве исходных данных. Выделяем в ней диапазон ячеек с показателями начисления зарплат (B4:D13).
Далее в меню редактора вызываем сортировку данных и в появившемся окне указываем, что сортировка нужна по значениям столбца D (суммы начисленной зарплаты) в порядке убывания значений.
Нажимаем кнопку «ОК», и табл. 2 преобразуется в новую табл. 5, где в первой строке идут данные о зарплате директора в 50 000 руб., в последней — данные о зарплате грузчика в 18 000 руб.
Решение экономической задачи с использованием функционала Автофильтр
Функционал фильтрации данных выручает при решении задач по анализу данных, особенно если возникает необходимость проанализировать часть исходной таблицы, данные которой отвечают определенным условиям.
В табличном редакторе Excel есть два вида фильтров:
- автофильтр — используют для фильтрации данных по простым критериям;
- расширенный фильтр — применяют при фильтрации данных по нескольким заданным параметрам.
Автофильтр работает следующим образом:
- выделяем курсором диапазон таблицы, данные которого собираемся отфильтровать;
- заходим в меню редактора: Данные → Фильтр → Автофильтр;
- выбираем в таблице появившиеся значения автофильтра и получаем отфильтрованные данные.
Задача № 7. Из общих данных о реализации продукции за сентябрь 2020 г. (см. табл. 4) нужно выделить суммы продаж только по группе лимонадов.
Для решения этой задачи выделяем в таблице ячейки с данными по реализации продукции. Устанавливаем автофильтр из меню: Данные → Фильтр → Автофильтр. В появившемся меню столбца с группой продукции выбираем значение «Лимонад». В итоге в табл. 6 автоматически остаются значения продаж лимонадов, а данные по группам «Пиво» и «Минеральная вода» скрываются.
Для применения расширенного фильтра нужно предварительно подготовить «Диапазон условий» и «Диапазон, в который будут помещены результаты».
Чтобы организовать «Диапазон условий», следует выполнить следующие действия:
- в свободную строку вне таблицы копируем заголовки столбцов, на данные которых будут наложены ограничения (заголовки несмежных столбцов могут оказаться рядом);
- под каждым из заголовков задаем условие отбора данных.
Строка копий заголовков вместе с условиями отбора образуют «Диапазон условий».
Порядок работы с функционалом консолидации данных
Функционал консолидации данных помогает экономистам в решении задач по объединению данных из нескольких источников в одну общую таблицу. Например, экономисты холдинговых компаний часто создают однотипные таблицы с данными по разным компаниям холдинга и им требуется предоставить руководству сводные данные о работе всей группы компаний. Для упрощения формирования сводных показателей как раз и подходит функционал консолидации данных.
Консолидация работает только с идентичными таблицами Excel, поэтому для успеха все объединяемые таблицы должны отвечать следующим требованиям:
- макеты всех консолидируемых таблиц одинаковые;
- названия столбцов во всех консолидируемых таблицах идентичные;
- в консолидируемых таблицах нет пустых столбцов и строк.
Работа с функционалом консолидации включает ряд последовательных действий:
1) открываем файлы со всеми таблицами, из которых собираемся консолидировать данные;
2) в отдельном файле, где будет находиться консолидированный отчет, ставим курсор на первую ячейку диапазона консолидированной таблицы;
3) в меню Excel открываем вкладки: Данные → Работа с данными → Консолидация;
4) в открывшемся диалоговом окне выбираем функцию консолидации (как правило, это «сумма», потому что нам требуется суммировать значения нескольких таблиц);
5) в диалоговом окне консолидации указываем ссылки на диапазоны объединяемых таблиц (диапазоны должны быть одинаковые);
6) если требуется автоматическое обновление данных консолидированной таблицы при изменении данных исходных таблиц, ставим галочку напротив «Создавать связи с исходными данными»;
7) завершаем консолидацию нажатием кнопки «ОК». В итоге получаем сводную структурированную таблицу, объединяющую данные всех исходных таблиц.
Решение экономической задачи с использованием функционала сводной таблицы для создания нового отчета
Функционал сводных таблиц позволяет сформировать различного рода отчеты из одного или нескольких массивов данных с возможностью обновления отчетных данных в случае изменения информации в исходных массивах. Используя сводные таблицы, можно быстро перенастроить параметры отчета.
Для создания сводной таблицы нужно зайти в меню Excel и вызвать Мастера сводных таблиц. В моей версии редактора это выполняется через Вставка → Сводная таблица, в некоторых версиях нужно выбрать Данные → Сводная таблица.
В появившемся диалоговом окне формируем параметры будущей таблицы:
- указываем исходную таблицу или диапазон ячеек Excel, откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В последних версиях Excel также можно выбрать вариант обработки данных из внешних источников;
- указываем место, куда размещать создаваемый отчет сводной таблицы (новый лист, ячейки открытого листа);
- в открывшемся конструкторе отчета указываем, какие исходные данные будут выведены в строки и столбцы отчета, при необходимости настраиваем фильтры для показателей сводной таблицы и создаем новый отчет.
Задача № 8. Экономисту нужно создать отчет на основе реестра данных о реализации продукции за сентябрь 2020 г. В отчете должно быть два уровня группировки данных. На первом уровне нужно вывести итоги по группам продукции, на втором уровне — по ее номенклатурным позициям. Чтобы решить эту задачу, вызываем Мастера сводных таблиц. Указываем, что данные берем из ячеек табл. 4, а отчет будем размещать на новом листе книги Excel. В конструкторе отчета указываем, что в первой колонке отчета будут показатели групп и номенклатурных единиц продукции, во второй — данные о суммах реализации. После этого даем команду создать сводную таблицу. Результат — в табл. 7.
ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ И АНАЛИЗА ЭКОНОМИЧЕСКИХ ДАННЫХ
Постоянное развитие функционала табличного редактора Excel привело к тому, что появилось много новых инструментов, которые могут помочь экономистам в решении выполняемых ими задач. К числу наиболее значимых можно отнести функцию «Поиск решения», пакет расширенного анализа данных и специализированные надстройки.
Решение экономической задачи с помощью надстройки «Поиск решения»
Функция «Поиск решения» позволяет найти наиболее рациональный способ решения экономической задачи математическими методами. Она может автоматически выполнить расчеты для задач с несколькими вводными данными при условии накладывания определенных ограничений на искомое решение.
Такими экономическими задачами могут быть:
- расчет оптимального объема выпуска продукции при ограниченности сырья;
- минимизация транспортных расходов на доставку продукции покупателям;
- решение по оптимизации фонда оплаты труда.
Функция поиска решения является дополнительной надстройкой, поэтому в стандартном меню Excel мы ее не найдем. Чтобы использовать в своей работе функцию «Поиск решения», экономисту нужно сделать следующее:
- в меню Excel выбрать путь: Файл → Параметры → Надстройки;
- в появившемся списке надстроек выбрать «Поиск решения» и активировать эту надстройку;
- вернуться в меню Excel и выбрать: Данные → Поиск решения.
Задача № 9. Туристической компании необходимо организовать доставку 45 туристов в четыре гостиницы города с трех пунктов прибытия при минимально возможной сумме затрат. Для решения задачи составляем таблицу с исходными данными:
1. Количество прибывающих с каждого пункта — железнодорожный вокзал, аэропорт и автовокзал (ячейки Н6:Н8).
2. Количество забронированных для туристов мест в каждой из четырех гостиниц (ячейки D9:G9).
3. Стоимость доставки одного туриста с каждого пункта прибытия до каждой гостиницы размещения (диапазон ячеек D6:G8).
Исходные данные, размещенные таким образом, показаны в табл. 8.1.
Далее приступаем к подготовке поиска решения.
1. Создаем внизу исходной таблицы такую же таблицу для расчета оптимального количества доставки туристов при условии минимизации затрат на доставку с диапазоном ячеек D15:G17.
2. Выбираем на листе ячейку для расчета искомой функции минимизации затрат (J4) и прописываем в ячейке расчетную формулу: =СУММПРОИЗВ(D6:G8;D15:G17).
3. Заходим в меню Excel, вызываем диалоговое окно надстройки «Поиск решения» и указываем там требуемые параметры и ограничения (рис. 2):
- оптимизировать целевую функцию — ячейка J4;
- цель оптимизации — до минимума;
- изменения ячейки переменных — диапазон ячеек второй таблицы D15:G17;
- ограничения поиска решения:
– в диапазоне ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только целые значения (D15:G17=целое);
– значения диапазона ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только положительными (D15:G17>=0);
– количество мест для туристов в каждой гостинице таблицы для поиска решения должно быть равно количеству мест в исходной таблице (D18:G18 = D9:G9);
– количество туристов, прибывающих с каждого пункта, в таблице для поиска решения должно быть равно количеству туристов в исходной таблице (Н15:Н17 = Н6:Н8).
Далее даем команду найти решение, и надстройка рассчитывает нам результат оптимальной доставки туристов (табл. 8.2).
При такой схеме доставки целевое значение общей суммы расходов действительно минимальное и составляет 1750 руб.
Пакет расширенного анализа данных
Пакет расширенного анализа данных применяют, если нужно исследовать различного рода статистические анализы, ряды данных, спрогнозировать тренды и т. д.
Пакет является надстройкой к Excel, устанавливается в основное меню аналогично функции поиска решений (Файл → Параметры → Надстройки → Пакет анализа). Вызвать его можно командой Данные → Анализ данных через диалоговое окно, в котором отражены все заложенные в надстройке виды анализа (рис. 3).
Специализированные надстройки для финансово-экономической работы
В последние годы значительно расширился перечень специализированных надстроек к табличному редактору Excel, которые могут использовать в своей работе экономисты. Практически все они бесплатные, легко устанавливаются самим пользователем.
Не будем останавливаться на таких надстройках, как Power Query, Power Pivot, Power Quick, так как они в большей степени используются в целях бизнес-аналитики, чем для решения экономических задач.
Есть и другие надстройки к Excel, которые могут облегчить работу специалистов финансово-экономических служб. Интерес представляют две бесплатные надстройки — «Финансист» и PowerFin.
Надстройку «Финансист» можно установить на свою версию Excel как в автоматическом, так и ручном режиме. В надстройке собрано много полезных для экономистов функций. Достаточно перечислить основные блоки данной надстройки:
- финансовые функции (ликвидность, платежеспособность, финансовая устойчивость, рентабельность, оборачиваемость, безубыточность продаж, отсрочка платежа, налоги и т. д.);
- работа с формулами;
- работа с текстом;
- работа с книгами и листами Excel;
- работа с ячейками Excel;
- поиск дубликатов и сравнение диапазонов данных;
- вставка дат и примечаний к диапазонам данных;
- загрузка курсов валют;
- создание выпадающих списков.
Надстройка PowerFin будет полезна прежде всего экономистам, которые работают с кредитами и инвестициями. Она без проблем устанавливается в меню надстроек Excel и имеет следующие функции:
- кредитный калькулятор (с функцией выведения калькулятора на лист, в том числе с возможностью автоматического формирования графика платежей);
- депозитный калькулятор для вычисления основных параметров инвестиций (с функцией выведения калькулятора на лист);
- вычисление требуемой процентной ставки исходя из первоначальной и будущей стоимости инвестиций;
- набор основных формул для расчета эффективности проекта: дисконтированного денежного потока, чистого денежного дохода, внутренней нормы доходности, срока окупаемости.
Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2020.
«Поиск решения» — это надстройка для Microsoft Excel, которую можно использовать для анализ «что если». С ее помощью можно найти оптимальное значение (максимум или минимум) формула, содержащейся в одной ячейке, называемой целевой, с учетом ограничений на значения в других ячейках с формулами на листе. Надстройка «Поиск решения» работает с группой ячеек, называемых ячейками переменных решения или просто ячейками переменных, которые используются при расчете формул в целевых ячейках и ячейках ограничения. Надстройка «Поиск решения» изменяет значения в ячейках переменных решения согласно пределам ячеек ограничения и выводит нужный результат в целевой ячейке.
Проще говоря, с помощью надстройки «Поиск решения» можно определить максимальное или минимальное значение одной ячейки, изменяя другие ячейки. Например, вы можете изменить планируемый бюджет на рекламу и посмотреть, как изменится планируемая сумма прибыли.
Примечание: В версиях надстройки «Поиск решения», выпущенных до Excel 2007, ячейки переменных решения назывались изменяемыми или регулируемыми. В Excel 2010 надстройка «Поиск решения» была значительно улучшена, так что работа с ней в Excel 2007 будет несколько отличаться.
В приведенном ниже примере количество проданных единиц в каждом квартале зависит от уровня рекламы, что косвенно определяет объем продаж, связанные издержки и прибыль. Надстройка «Поиск решения» может изменять ежеквартальные расходы на рекламу (ячейки переменных решения B5:C5) до ограничения в 20 000 рублей (ячейка F5), пока общая прибыль (целевая ячейка F7) не достигнет максимального значения. Значения в ячейках переменных используются для вычисления прибыли за каждый квартал, поэтому они связаны с формулой в целевой ячейке F7, =СУММ (Q1 Прибыль:Q2 Прибыль).
1. Ячейки переменных
2. Ячейка с ограничениями
3. Целевая ячейка
После выполнения процедуры получены следующие значения.
-
На вкладке Данные в группе Анализ нажмите кнопку Поиск решения.
-
В поле Оптимизировать целевую функцию введите ссылка на ячейку или имя целевой ячейки. Целевая ячейка должна содержать формулу.
-
Выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы значение целевой ячейки было максимальным из возможных, установите переключатель в положение Макс.
-
Чтобы значение целевой ячейки было минимальным из возможных, установите переключатель в положение Мин.
-
Чтобы задать для целевой ячейки конкретное значение, установите переключатель в положение Значение и введите в поле нужное число.
-
В поле Изменяя ячейки переменных введите имена диапазонов ячеек переменных решения или ссылки на них. Несмежные ссылки разделяйте запятыми. Ячейки переменных должны быть прямо или косвенно связаны с целевой ячейкой. Можно задать до 200 ячеек переменных.
-
-
В поле В соответствии с ограничениями введите любые ограничения, которые требуется применить. Для этого выполните указанные ниже действия.
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Добавить.
-
В поле Ссылка на ячейку введите ссылку на ячейку или имя диапазона ячеек, на значения которых налагаются ограничения.
-
Щелкните связь (<=, =, >=, int,binили dif), которая требуется между ячейкой, на которую ссылается ссылка, и ограничением. Если щелкнуть int, в поле Ограничение появится integer. Если щелкнуть бин,в поле Ограничение появится двоичное поле. Если нажать кнопку dif,в поле Ограничение появится ссылкаalldifferent.
-
Если в поле Ограничение было выбрано отношение <=, = или >=, введите число, ссылку на ячейку (или имя ячейки) или формулу.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы принять данное ограничение и добавить другое, нажмите кнопку Добавить.
-
Чтобы принять ограничение и вернуться в диалоговое окно Параметрырешения, нажмите кнопку ОК.
Примечание Отношения int,binи dif можно применять только в ограничениях для ячеек переменных решения.Чтобы изменить или удалить существующее ограничение, выполните указанные ниже действия.
-
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения щелкните ограничение, которое требуется изменить или удалить.
-
Нажмите кнопку Изменить и внесите изменения либо нажмите кнопку Удалить.
-
-
Нажмите кнопку Найти решение и выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы сохранить значения решения на листе, в диалоговом окне Результаты поиска решения выберите вариант Сохранить найденное решение.
-
Чтобы восстановить исходные значения перед нажатием кнопки Найти решение, выберите вариант Восстановить исходные значения.
-
Вы можете прервать поиск решения, нажав клавишу ESC. Лист Excel будет пересчитан с учетом последних найденных значений для ячеек переменных решения.
-
Чтобы создать отчет, основанный на найденном решении, выберите тип отчета в поле Отчеты и нажмите кнопку ОК. Отчет будет помещен на новый лист книги. Если решение не найдено, будут доступны только некоторые отчеты или они вообще не будут доступны.
-
Чтобы сохранить значения ячейки переменной решения в качестве сценария, который можно будет отобразить позже, нажмите кнопку Сохранить сценарий в диалоговом окне Результаты поиска решения, а затем введите имя этого сценария в поле Название сценария.
-
-
После постановки задачи нажмите кнопку Параметры в диалоговом окне Параметры поиска решения.
-
Чтобы просмотреть значения всех найденных решений, в диалоговом окне Параметры установите флажок Показывать результаты итераций и нажмите кнопку ОК.
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Найти решение.
-
В диалоговом окне Показать предварительное решение выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы остановить поиск решения и вывести на экран диалоговое окно Результаты поиска решения, нажмите кнопку Стоп.
-
Чтобы продолжить процесс поиска решения и просмотреть следующий вариант решения, нажмите кнопку Продолжить.
-
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне на вкладках Все методы, Поиск решения нелинейных задач методом ОПГ и Эволюционный поиск решения выберите или введите значения нужных параметров.
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Загрузить/сохранить.
-
Введите диапазон ячеек для области модели и нажмите кнопку Сохранить или Загрузить.
При сохранении модели введите ссылку на первую ячейку вертикального диапазона пустых ячеек, в котором следует разместить модель оптимизации. При загрузке модели введите ссылку на весь диапазон ячеек, содержащий модель оптимизации.
Совет: Чтобы сохранить последние параметры, настроенные в диалоговом окне Параметры поиска решения, вместе с листом, сохраните книгу. Каждый лист в книге может иметь свои параметры надстройки «Поиск решения», и все они сохраняются. Кроме того, для листа можно определить более одной задачи, если нажимать кнопку Загрузить или сохранить для сохранения задач по отдельности.
В диалоговом окне Параметры поиска решения можно выбрать любой из указанных ниже алгоритмов или методов поиск решения.
-
Нелинейный метод обобщенного понижающего градиента (ОПГ). Используется для гладких нелинейных задач.
-
Симплекс-метод. Используется для линейных задач.
-
Эволюционный метод Используется для негладких задач.
В приведенном ниже примере количество проданных единиц в каждом квартале зависит от уровня рекламы, что косвенно определяет объем продаж, связанные издержки и прибыль. Надстройка «Поиск решения» может изменять ежеквартальные расходы на рекламу (ячейки переменных решения B5:C5) до ограничения в 20 000 рублей (ячейка D5), пока общая прибыль (целевая ячейка D7) не достигнет максимального значения. Значения в ячейках переменных используются для вычисления прибыли за каждый квартал, поэтому они связаны с формулой в целевой ячейке D7, =СУММ (Q1 Прибыль:Q2 Прибыль).
переменных
с ограничениями
цель
В результате выполнения получены следующие значения:
-
В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные > Поиск решения.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите Поиск решения.
-
В разделе Оптимизировать целевую функцию, введите ссылка на ячейку или имя целевой ячейки.
Примечание: Целевая ячейка должна содержать формулу.
-
Выполните одно из следующих действий.
Задача
Необходимые действия
Сделать так, чтобы значение целевой ячейки было максимальным из возможных
Выберите значение Макс.
Сделать так, чтобы значение целевой ячейки было минимальным из возможных
Выберите значение Мин.
Сделать так, чтобы целевая ячейка имела определенное значение
Щелкните Значение, а затем введите нужное значение в поле.
-
В поле Изменяя ячейки переменных введите имена диапазонов ячеек переменных решения или ссылки на них. Несмежные ссылки разделяйте запятыми.
Ячейки переменных должны быть прямо или косвенно связаны с целевой ячейкой. Можно задать до 200 ячеек переменных.
-
В поле В соответствии с ограничениями введите любые ограничения, которые требуется применить.
Для этого выполните следующие действия:
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Добавить.
-
В поле Ссылка на ячейку введите ссылку на ячейку или имя диапазона ячеек, на значения которых налагаются ограничения.
-
Во всплывающем меню <= задайте требуемое отношение между целевой ячейкой и ограничением. Если вы выбрали <=, =, или >= в поле Ограничение, введите число, имя ячейки, ссылку на нее или формулу.
Примечание: Отношения int, бин и раз можно использовать только в ограничениях для ячеек, в которых находятся переменные решения.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
Задача
Необходимые действия
Принять ограничение и добавить другое
Нажмите кнопку Добавить.
Принять ограничение и вернуться в диалоговое окно Параметры поиска решения
Нажмите кнопку ОК.
-
-
Нажмите кнопку Найти решение и выполните одно из следующих действий:
Задача
Необходимые действия
Сохранить значения решения на листе
В диалоговом окне Результаты поиска решения выберите вариант Сохранить найденное решение.
Восстановить исходные значения
Щелкните Восстановить исходные значения.
Примечания:
-
Чтобы прервать поиск решения, нажмите клавишу ESC. Лист Excel будет пересчитан с учетом последних найденных значений для ячеек переменных.
-
Чтобы создать отчет, основанный на найденном решении, выберите тип отчета в поле Отчеты и нажмите кнопку ОК. Отчет будет помещен на новый лист книги. Если решение не найдено, отчет не будет доступен.
-
Чтобы сохранить значения ячейки переменной решения в качестве сценария, который можно будет отобразить позже, нажмите кнопку Сохранить сценарий в диалоговом окне Результаты поиска решения, а затем введите имя этого сценария в поле Название сценария.
-
В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные > Поиск решения.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите Поиск решения.
-
После постановки задачи нажмите кнопку Параметры в диалоговом окне Параметры поиска решения.
-
Чтобы просмотреть значения всех предварительных решений, установите флажок Показывать результаты итераций и нажмите кнопку ОК.
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Найти решение.
-
В диалоговом окне Показать предварительное решение выполните одно из следующих действий:
Задача
Необходимые действия
Остановить поиск решения и вывести на экран диалоговое окно Результаты поиска решения
Нажмите кнопку Стоп.
Продолжить поиск и просмотреть следующее предварительное решение
Нажмите кнопку Продолжить.
-
В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные > Поиск решения.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите Поиск решения.
-
Нажмите кнопку Параметры, а затем в диалоговом окне Параметры или Поиск решения выберите один или несколько из следующих вариантов:
Задача
Необходимые действия
Настроить время решения и число итераций
На вкладке Все методы в разделе Пределы решения в поле Максимальное время (в секундах) введите количество секунд, в течение которых можно будет искать решение. Затем в поле Итерации укажите максимальное количество итераций, которое вы хотите разрешить.
Примечание: Если будет достигнуто максимальное время поиска решения или количество итераций, а решение еще не будет найдено, средство «Поиск решения» выведет диалоговое окно Показать предварительное решение.
Задать точность
На вкладке Все методы введите в поле Точность ограничения нужное значение погрешности. Чем меньше число, тем выше точность.
Задать степень сходимости
На вкладке Поиск решения нелинейных задач методом ОПГ или Эволюционный поиск решения в поле Сходимость укажите, насколько должны отличаться результаты последних пяти итераций, чтобы средство прекратило поиск решения. Чем меньше число, тем меньше должно быть изменение.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
В диалоговом окне Параметры поиска решения нажмите кнопку Найти решение или Закрыть.
-
В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные > Поиск решения.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите Поиск решения.
-
Щелкните Загрузить/сохранить, укажите диапазон ячеек для области модели и нажмите кнопку Сохранить или Загрузить.
При сохранении модели введите ссылку на первую ячейку вертикального диапазона пустых ячеек, в котором следует разместить модель оптимизации. При загрузке модели введите ссылку на весь диапазон ячеек, содержащий модель оптимизации.
Совет: Чтобы сохранить последние параметры, настроенные в диалоговом окне Параметры поиска решения, вместе с листом, сохраните книгу. Каждый лист в книге может иметь свои параметры надстройки «Поиск решения», и все они сохраняются. Кроме того, для листа можно определить более одной задачи, если нажимать кнопку Загрузить/сохранить для сохранения задач по отдельности.
-
В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные > Поиск решения.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите Поиск решения.
-
Во всплывающем меню Выберите метод решения выберите одно из следующих значений:
|
Метод решения |
Описание |
|---|---|
|
Нелинейный метод обобщенного понижающего градиента (ОПГ) |
Используется по умолчанию для моделей со всеми функциями Excel, кроме ЕСЛИ, ВЫБОР, ПРОСМОТР и другие ступенчатые функции. |
|
Поиск решения линейных задач симплекс-методом |
Используйте этот метод для задач линейного программирования. В формулах модели, которые зависят от ячеек переменных, должны использоваться функции СУММ, СУММПРОИЗВ, +, — и *. |
|
Эволюционный поиск решения |
Этот метод, основанный на генетических алгоритмах, лучше всего подходит в том случае, если в модели используются функции ЕСЛИ, ВЫБОР и ПРОСМОТР с аргументами, которые зависят от ячеек переменных. |
Примечание: Авторские права на части программного кода надстройки «Поиск решения» версий 1990–2010 принадлежат компании Frontline Systems, Inc. Авторские права на части версии 1989 принадлежат компании Optimal Methods, Inc.
Поскольку надстройки не поддерживаются в Excel в Интернете, вы не сможете использовать надстройку «Поиск решения» для анализа данных «что если», чтобы найти оптимальные решения.
Если у вас есть Excel, вы можете нажать кнопку Открыть в Excel, чтобы открыть книгу для использования надстройки «Поиск решения».
Дополнительная справка по надстройке «Поиск решения»
За дополнительной справкой по надстройке «Поиск решения» обращайтесь по этим адресам:
Frontline Systems, Inc.
P.O. Box 4288
Incline Village, NV 89450-4288
(775) 831-0300
Веб-сайт: http://www.solver.com
Электронная почта: info@solver.com
«Решение» на www.solver.com.
Авторские права на части программного кода надстройки «Поиск решения» версий 1990-2009 принадлежат компании Frontline Systems, Inc. Авторские права на части версии 1989 принадлежат компании Optimal Methods, Inc.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Использование «Решения» для бюджетов с использованием средств на счете вех
Использование «Решение» для определения оптимального сочетания продуктов
Введение в анализ гипотетических вариантов
Полные сведения о формулах в Excel
Рекомендации, позволяющие избежать появления неработающих формул
Обнаружение ошибок в формулах
Сочетания клавиш в Excel
Функции Excel (по алфавиту)
Функции Excel (по категориям)
Знаете ли вы, что Microsoft Office, включая Excel и Word, поддерживает надстройки ? Надстройки для Excel могут помочь вам быстрее справляться со своими задачами, поскольку вам никогда не придется выходить из рабочей книги Excel.
Вот несколько из этих потрясающих инструментов, начиная с того, как вы можете их получить.
Поиск, установка и доступ к надстройкам
Microsoft Excel 2016 имеет удобный магазин, доступный как на Windows, так и на Mac. Открыв книгу Excel, выберите вкладку « Вставка » и нажмите « Сохранить» . Когда откроется Магазин надстроек Office, вы сможете просматривать по категориям или искать определенную надстройку. Вы также можете посетить Интернет-магазин Office и выбрать « Надстройки» в верхней части навигации.
Когда вы найдете надстройку, которую вы хотите, используя любой из методов, вы можете щелкнуть по ней для получения дополнительной информации или просто установить ее. Помните, что если вы устанавливаете надстройку из интернет-магазина, вам, возможно, придется либо выйти из системы, либо снова войти в Office 365, либо закрыть и снова открыть Excel, чтобы увидеть новую надстройку.
Кроме того, обратите внимание, что надстройки обычно поставляются сторонними поставщиками, как расширения браузера. , так что будьте в курсе условий, заявлений о конфиденциальности, системных требований и безопасности.
Когда вы будете готовы использовать новую надстройку, нажмите кнопку « Мои надстройки» в меню « Вставка» . Откроется окно с установленными надстройками, и двойной щелчок по нему откроет его. Вы также можете нажать на стрелку на кнопке, чтобы увидеть те, которые вы использовали недавно, и выбрать одну.
10 экономящих время бизнес-надстроек
1. Электронная таблица123 Шаблон Vault
Если вы часто создаете документы в своей работе, использование шаблонов не только удобно, но и показывает последовательность. Надстройка Spreadsheet123 предлагает несколько категорий для начала работы, включая бюджеты, счета-фактуры, расписания, ресурсы, посещаемость и управление проектами. Вы также можете использовать окно поиска для определенного шаблона.
Выбрав любой из шаблонов, вы можете увидеть небольшой предварительный просмотр, типы файлов и ссылки на другие шаблоны в этой категории. Когда вы будете готовы, нажмите кнопку, и шаблон будет загружен с веб-сайта Spreadsheet123.
2. Галерея шаблонов Vertex42
Еще одна отличная надстройка для шаблонов — Галерея шаблонов Vertex42. Вы можете быстро найти варианты для счетов, инвентаря, финансов и управления проектами. Календари, планировщики и графики довольно полезны. Для получения образования ознакомьтесь с учебным планом, посещаемостью, планировщиком домашних заданий и шаблонами расписания занятий.
Для конкретного шаблона , вставьте ключевое слово в удобное окно поиска. Выбрав шаблон, вы можете просмотреть краткое описание и доступные типы файлов. Затем просто нажмите кнопку, чтобы загрузить его с веб-сайта Vertext42.
3. Excel Colorizer
Для быстрого и простого добавления цвета в электронные таблицы Excel Colorizer Addin работает хорошо и облегчает чтение ваших данных. Вы выбираете цвета и рисунок, а надстройка делает все остальное.
Выберите из равномерного, горизонтального, вертикального или матричного. Выберите четыре разных цвета, выберите интерполяцию, цветовое пространство, а затем узор из чересстрочных или волн. Выделите области таблицы, к которой вы хотите применить это, и нажмите Colorize! чтобы это произошло.
4. Sorc’d Добавить фрагменты соответствующего содержимого
Если вы хотите добавить интернет-контент в свою таблицу, надстройка от Sorc’d — это удобный инструмент. Вы можете выполнить поиск или просто выбрать из длинного списка категорий, включая рекламу, электронную коммерцию, розничную торговлю и путешествия.
Найдя фрагмент, который вы хотите добавить, коснитесь ячейки в электронной таблице и щелкните значок плюса в сообщении. Надстройка также имеет расширения как для Chrome, так и для Firefox , а также функцию экспорта. Если вы решили экспортировать и сохранить контент, вы также можете выбрать категории и теги. Это потрясающая надстройка для включения справочного материала.
5. Keluro Web Analytics [больше не доступно]
Если добавление Google Analytics в ваш документ — это данные, которые вам нужны, то надстройка Keluro Web Analytics идеальна. Аутентифицируйте свою учетную запись Google Analytics из надстройки, выберите свойства, которые будут отображаться, если у вас их несколько, и вы настроены.
Вы можете выбрать из различных измерений и метрик, чтобы получить точные данные, которые вы хотите Варианты включают пользователя, сеанс, источники трафика, AdWords, отслеживание страниц, аудиторию и многое другое, каждый из которых также имеет подкатегорию. Нет более простого способа использовать Google Analytics на вашем сайте, чем с Keluro.
6. Выставление счетов PayPal [больше не доступно]
Если ваша компания использует PayPal для выставления счетов, то эта надстройка Excel обязательна. После входа в свою учетную запись PayPal счет готов для вас, чтобы просто добавить данные. Введите информацию о вашей компании, счет-фактуру и сроки оплаты, а также ваши товары, описания и цены.
Счет-фактура также содержит разделы с условиями и положениями, примечание для получателя и памятку для вашей собственной справки. Обратите внимание, что для этой надстройки требуется шаблон книги счетов-фактур PayPal Excel, и вы увидите эту инструкцию, как только откроете надстройку. Просто следуйте инструкциям на экране надстройки, чтобы загрузить книгу, и вы уже в пути.
7. Таймер активности [больше не доступен]
Для простого способа регистрации времени для задачи надстройка «Таймер активности» является удобным инструментом. Вы можете добавить название своей деятельности и включить более одной задачи. Нажмите кнопку « Пуск» , чтобы начать отсчет времени выполнения задачи, « Приостановить», если необходимо, и « Остановить», когда закончите.
Имена действий будут перечислены со временем для каждой задачи после ее завершения. Кроме того, вы можете нажать кнопку Вставить данные , чтобы вставить информацию прямо в таблицу. Так что, если вам нужно поделиться временем отслеживания, это отличная функция.
8. Удобный калькулятор
В то время как Excel, безусловно, может вместить вычисления в ячейках электронной таблицы, это не всегда то, что вам нужно. Возможно, вам нужно сделать рисунки сбоку, и вот тут-то и появится Handy Calculator. Эта симпатичная маленькая надстройка отображает готовый к использованию калькулятор на правой панели задач вашей электронной таблицы.
Вы можете настроить размер калькулятора и переместить его, как и другие инструменты на панели задач. Для базовых вычислений вместе с процентами и показателями это полезная надстройка, которая экономит ваше время при открытии приложения-калькулятора или при поиске в вашем ящике.
9. Детектор узкого места
Для тех, кто создает, редактирует и поддерживает рабочие книги и электронные таблицы с огромными объемами данных, Bottleneck Detector действительно может помочь. Этот инструмент покажет вам, что замедляет работу вашей книги. После установки надстройки на ленте на вкладке « Главная » будет размещена кнопка, которую можно просто щелкнуть, чтобы открыть ее.
Затем у вас есть три варианта определения узкого места в ваших данных, которое вызывает медленное время загрузки документа. Вы можете измерить полный рабочий день, медленные листы и медленные диапазоны. Результаты отображают ячейки, вызывающие проблемы со временем загрузки, и точное время, что позволяет вам вносить коррективы.
10. QR4Office
Для добавления изящных QR-кодов в ваши электронные таблицы, QR4Office является отличным инструментом. Вы просто добавляете URL или текст, который хотите кодировать, а затем выбираете цвета для переднего плана и фона. Вы также можете настроить размер и увидеть хороший предварительный просмотр кода.
Если вы довольны QR-кодом, просто выберите ячейку в таблице и нажмите « Вставить» . QR-код появится сразу, и вы также можете скопировать или сохранить его вручную, если хотите. Это удобный инструмент, если ваш бизнес использует QR-коды.
5 удобных специфичных для компании надстроек
Для тех, кто использует определенные инструменты и компании, такие как Salesforce или SurveyMonkey, вот несколько дополнительных надстроек, которые могут оказаться полезными.
- SmartClient для Salesforce
- Verso Ticket Management для Excel
Удаление надстроек
Если вы хотите удалить установленную надстройку, начните с выбора кнопки « Мои надстройки» на вкладке « Вставка ». Затем нажмите кнопку « Дополнительно» (в трех точках) в правом верхнем углу надстройки. Выберите « Удалить», а затем снова « Удалить» во всплывающем окне подтверждения.
Какие ваши любимые надстройки Excel?
Поскольку использование надстроек означает, что вам никогда не придется уходить от своего документа, они, безусловно, могут сократить время, необходимое для выполнения задач.
Какие надстройки Excel являются наиболее полезными для вашего рабочего процесса ? Пожалуйста, оставьте комментарий ниже, если вы хотите поделиться своими предложениями.
Power Query и Power Pivot — надстройки Excel для легкой работы с тяжелыми файлами. С помощью Power Query можно подключать и обрабатывать источники информации произвольного вида, а в Power Pivot – выполнять сложные расчеты и создавать модель данных.
Надстройка Power Query
Появление Power Query – одно из важных событий в истории развития Excel. То, что раньше пользователи делали в Excel с помощью рутинных операций по преобразованию данных, писали огромные формулы или макросы на VBA, теперь можно выполнять буквально в несколько щелчков мышкой.
Power Query – это надстройка для создания запросов по импорту, очистке и преобразованию данных.
Power Query сам автоматически генерирует и записывает код запросов на языке M.Но это вовсе не значит, что пользователям нужно писать код – интерфейс Power Query очень понятный и позволяет выполнять операции только с помощью мышки. Большинство операций по преобразованию данных в нем можно выполнить, не написав ни одной строчки кода. Все запросы Power Query записываются и сохраняются, поэтому при последующих подключениях повторять операции еще раз не нужно – они выполнятся автоматически после нажатия на кнопку в меню Данные → Обновить.
Как работает
В привычном нам виде Power Query впервые появился в Excel 2013. В Excel 2010 и 2013 надстройка отображается в виде отдельной вкладки «Power Query».
В Excel 2016 надстройка уже встроена по умолчанию, на вкладке Данные – раздел «Скачать и преобразовать».
В версии Excel 2019 на вкладке Данные разделы с Power Query — «Получить и преобразовать данные» и «Запросы и подключения».
Возможности Power Query
- Из Excel можно напрямую подключаться к самым различным источникам данных: файлы excel, csv, базы данных, папки и т.д.
- Данные в подключенных источниках можно преобразовывать самыми различными способами: сортировать, фильтровать, заменять, делать расчеты, объединять и т.д.
- Преобразованные данные можно импортировать: выгружать на лист, в сводную таблицу, сразу в модель данных (в Power Pivot). Или не выгружать, а просто сохранить запрос.
Операции по преобразованию данных выполняются в окне редактора запросов.
В редакторе Power Query пользователь работает с данными – выполняет преобразования, а его действия автоматически записываются в виде шагов запроса.
О том, как работать в редакторе запросов, читайте в следующей статье.
Как скачать Power Query
Надстройка устанавливается бесплатно и доступна для Excel начиная с версий 2010 года:
- для Excel 2010 и 2013 скачивается с сайта Microsoft;
- для Excel версии после 2016 года ничего скачивать и устанавливать не нужно, так как эта надстройка идет в составе всех лицензий.
Надстройка Power Pivot
Те, кто часто пользуются сводными таблицами, понимают, насколько они удобны и эффективны в работе.
Power Pivot — это надстройка Excel, в которой можно выполнять улучшенные вычисления для сводных таблиц с помощью DAX-формул. Power Pivot значительно расширяет функционал сводных таблиц и позволяет работать с большими объемами данных – в десятки миллионов строк.
Как работает
Вкладка меню Power Pivot во всех версиях Excel, начиная с 2010, выглядит одинаково. Чтобы открыть окно Power Pivot, нажмите в меню Power Pivot → Управление. Если вкладки Power Pivot у вас в меню нет, проверьте, та ли у вас версия Excel. И возможно, вам потребуется добавить эту вкладку в меню.
Возможности Power Pivot
- Power Pivot позволяет обращаться из одной сводной таблицы к данным из нескольких таблиц без формулы ВПР. Это возможно благодаря объединению таблиц в модель данныхс помощью связей.
- Импорт более 100 миллионов строк в рабочую книгу. При работе в «обычном» Excel у пользователей есть ограничения по размеру таблиц – размер листа, то есть чуть больше 1 млн строк. В Power Pivot такого ограничения нет и в него можно загружать миллионы строк. Единственное ограничение по объему — размер файла книги, равный 2 Гбайт, и объем оперативной памяти.
- Благодаря алгоритму сжатия данных в Power Pivot объем файла становится меньше, чем в источнике. Например, текстовый файл объемом 50 Мбайт может сжиматься до 4 Мбайт, занимаемых файлом Excel с таблицей.
- Создание улучшенных формул для сводных таблиц с помощью языка DAX.
В Power Pivot можно писать DAX-формулы для продвинутого анализа в столбцах и создавать меры — вычисления под таблицей.
Кстати, в Power Pivot есть свои инструменты для импорта данных, но из небольшого числа источников – некоторые базы данных, файлы Excel и текстовые и др. Эти инструменты можно найти на вкладке Главная. Так как доступных источников данных не очень много, то, как правило, в качестве источника для него выступает Power Query, функционал которого по подключению намного больше.
Увидеть все загруженные данные можно в нижней части окна Power Pivot – ярлычки с названиями таблиц находятся там же, где названия листов в «обычном» Excel.
Здесь же в меню Главная → Представление диаграммы можно перейти в представление, где создаются связи в модели данных. Создавать связи в этой области очень просто – с помощью «перетаскивания» полей: выбираем нужное поле мышкой и переносим его на соответствующее поле другой таблицы.
Power Pivot поддерживает типы связей «один к одному» и «один ко многим» («многие к одному»).
Перейти обратно от модели данных к таблицам можно в меню Главная → Представление данных. В представлении в виде таблиц удобно делать вычисления с помощью DAX-формул, которые очень похожи на обычные формулы Excel.
DAX-формулы пишут в столбцах таблиц – создают вычисляемые столбцы. Или в области вычислений под таблицей, такие объекты называются меры.
Еще в Power Pivot можно создавать ключевые показатели эффективности (KPI) – автоматические светофоры, которые будут выводиться в сводной таблице. KPI в Power Pivot – это расширение функционала для мер.
Язык DAX используется не только в Power Pivot в Excel, но и в Power BI и Analysis Services. Подробнее о DAX можно прочитать в наших следующих статьях.
Как скачать Power Pivot
Надстройка Power Pivot есть не во всех версиях Excel:
- Power Pivot для Excel 2010 года скачивается бесплатно с сайта Microsoft. К сожалению, в Excel 2010 Power Pivot почти невозможно «подружить» с Power Query, и этот новый функционал в старом Excel сильно ограничен.
- В Excel 2013 и 2016 года Power Pivot идет в составе программы, но не во всех лицензиях. Так, в Office Pro Plus и Office 2019 надстройка есть. Узнать, какие именно версии Office включают Power Pivot, можно здесь.
Кстати, отличная новость – компания Microsoft анонсировала включение Power Pivot во все версии Excel, начиная с версий после 2019 года. Так что теперь Power Pivot всегда будет под рукой.
Если с версией Excel все в порядке, а вкладки Power Pivot в меню нет, то ее нужно добавить в меню с помощью окна Управления надстройками (как это сделать – смотрите далее).
Как добавить Power Query и Power Pivot в меню
В зависимости от того, какая у вас версия Excel, вам может потребоваться перед первым использованием добавить надстройки Power Query и Power Pivot в меню.
Если в меню Excel у вас нет надстроек, то нужно их добавить в окне Управления надстройками:
Файл → Параметры → Надстройки → в Выпадающем меню выбрать → Надстройки COM → Перейти → в открывшемся окне выбрать надстройки.
Как надстройки помогают в создании отчетов Excel
Надстройки Power Query и Power Pivot дополняют друг друга и отлично работают вместе со сводными таблицами, позволяя пользователям создавать в Excel аналитические отчеты. Как правило, используется последовательность работы с данными в таком порядке:
- с помощью Power Query подключают и обрабатывают источники данных;
- из Power Query плоские таблицы загружаются прямо в Power Pivot, минуя ограничение по количеству строк листа Excel;
- в Power Pivot выполняют сложные расчеты и создают модель данных;
- отчеты создаются с помощью сводных таблиц, диаграмм и элементов управления (временной шкалы и срезов).
Отчеты по такой схеме настраиваются один раз и при последующем изменении данных преобразования и вычисления выполнятся автоматически, после нажатия на кнопку в меню Данные → Обновить.
Надстройки в Excel и Power BI
Огромное преимущество надстроек Power Query и Power Pivot – они есть не только в Excel, но и в Power BI. Поэтому на тренингах я обычно говорю слушателям, что мы изучаем сразу две программы.
Интерфейс надстроек в обеих программах очень похож, но функционал Power BI все-таки опережает Excel (сразу уточню, что сравниваю только инструменты Power Query и Power Pivot). Например, Power BI поддерживает больше источников данных и доступны связи «многие-ко-многим», которых в Excel нет.
Для сравнения – интерфейс Power Query в обеих программах выглядит практически одинаково:
Power Query в Excel
Power Query в Power BI
Power Pivot в целом также работает одинаково в Excel и Power BI, кроме ряда некоторых нюансов. Например, так выглядит окно настройки модели данных:
Модель данных в Excel
Модель данных в Power BI
Кстати, если у вас есть файл Excel, в котором вы настраивали аналитику с помощью Power Query и Power Pivot, то его содержимое можно перенести в Power BI. Это делается в Power BI: меню Файл → Импортировать → выберите «Power Query, Power Pivot, Power View». После пары вопросов и некоторых «размышлений» запросы и вычисления из Excel будут перенесены в Power BI.
В общем, надстройки Power Query и Power Pivot – это суперсила (от слова power) Excel, которые переносят возможности аналитики в этой программе на новый уровень. С их помощью пользователи могут создавать отчеты с вычислениями на основе разных источников, без ограничений по объему данных в размер одного листа в миллион строк. Плюс, компания Microsoft включает эти инструменты и в другие свои продукты, так что понимание того, как они работают, вам точно пригодится.
Надстройка с несколькими пользовательскими функциями вычислительной математики.
Надстройка предназначена для тех пользователей, кто хочет:
- интерполировать табличные данные;
- находить корни уравнения;
- вычислять производные;
- численно интегрировать;
- аппроксимировать экспериментальные данные
Внимание: 21 марта 2020 года выложена новая версия надстройки.
Во вложении к статье — надстройка NMFNC.xla, и файл справки NMFNC_Help.xlsb с примерами.
(для тестирования: извлеките оба файла в одну папку, запустите файл надстройки, затем — файл справки)
Автор: С.М. (реквизиты для связи с автором — в файле справки)