Ввод редактирования данных в листе excel

Лекция Ввод и редактирование, форматирование данных в табличном процессоре ms Excel

Цель: узнать существуют типы данных в ячейках электронной таблицы, узнать каким образом вводить, редактировать и форматировать данные в табличном процессоре MS Excel.

В результате изучения данной темы Вы будете знать:

какие типы данных можно вводить в ячейку;

как вводить данные (текст, числа или формулы);

как редактировать данные;

как форматировать данные.

2. Редактирование данных

3. Форматирование данных

1. Ввод данных

Текстовые данные могут состоять из букв, чисел и символов. Если ширина ячейки недостаточна, в ней нельзя будет увидеть все данные или они как бы «налезут» на другие ячейки. Допускается ввод в ячейку текста (до 255 символов в Ехсе1-95 и до 32 000 для Ехсе1-97 и выше), если соседние ячейки справа свободны. Если они заняты какой-либо информацией, то видимая часть текста большой длины будет ограничиваться шириной колонки.

Ячейку можно сделать «резиновой», когда вводимая информация будет вводиться внутри одной ячейки, как бы раздвигая ее размеры в зависимости от объема информации. Это аналогично заполнению ячейки в таблице MS Word. Однако, если в текстовом редакторе эта «резиновость» ячейки работает «по умолчанию», то в MS Excel этот вид набора текста устанавливает сам пользователь.

Для этого надо задать ячейке отображение с переносом по словам с помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Переносить по словам. В этом случае высота ячейки будет изменяться таким образом, чтобы текст располагался внутри одной, ячейки. Этот прием очень удобно использовать при оформлении «шапки» таблицы, если длина надписи значительно превышает ширину колонки.

Ввод цифр в качестве текстовых констант начинается с апострофа (например, ‘365). Если надо сохранить числовые данные как текст, то при вводе поставьте перед данными апостроф, и тогда это число не будет использоваться в расчетах.

Правила ввода текста

 Текст по умолчанию выравнивается по левому краю ячейки.

 Текстовое значение может состоять из любых символов, например, № 1, 1 семестр, Ф.И.О. и т.д.

 При вводе текста, превышающего ширину столбца, текст будет виден в ячейках справа, если они пусты, иначе будет видима только часть текста. Все содержимое ячейки можно просмотреть в строке формул.

 Максимальная длина строки в ячейке 32767 символов.

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этот столбец, недостающая часть текста будет введена автоматически. Для подтверждения предлагаемого варианта нажмите клавишу Enter. Если предложенное вас не устраивает, продолжайте ввод текста самостоятельно.

Как известно, ввод чисел производится непосредственно с клавиатуры в место положения курсора и завершается нажатием клавиши [Enter]. Но можно фиксировать конец ввода данных путем перемещения курсора на другие ячейки («стрелками») или клавишей [Tab]. Если ширина столбца недостаточна для показа всего введенного числа, в ней появляются символы ##### или экспоненциальный вид числа (например, .5Е-8). Последовательность ##### появляется только для числовых значений и исчезает при изменении ширины столбца. Чтобы увеличить ширину ячейки (и соответственно всего столбца, в котором находится данная ячейка), нужно подвести указатель мыши к границе заголовков столбцов и, удерживая левую кнопку мыши, расширить столбец на необходимую величину. Аналогично можно изменить высоту строк.

Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора ширины. Для этого установите курсор на правую границу заголовка столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и сделайте двойной щелчок — компьютер сам подберет оптимальную ширину столбца.

Особый интерес представляет ввод последовательностей чисел, дат или текстовых записей, поскольку именно здесь можно применять многие приемы автозаполнения. Последовательность данных удобно создавать с помощью маркера автозаполнения — маленького черного квадратика в нижнем правом углу активной ячейки. Курсор мыши при установке его на маркер меняет свою форму на маленький черный крест

Правила ввода чисел

 Числа по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки.

 Числовое значение может состоять из цифр от 0 до 9, а также содержать следующие символы: + – / ( ) , . $ % E и символы валют. При наличии других символов значение будет интерпретироваться как текст.

 Если запись числового значения превышает ширину столбца, Microsoft Excel увеличит ширину столбца автоматически или представит число в экспоненциальной форме, например, 6,8Е+05 или в виде знаков решетки #######. В этом случае необходимо «вручную» увеличить ширину столбца.

К данным относятся и формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа «=» (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.

При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения — константы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например, «константа». Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имен) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т.е. в виде Al, Bl, C1. Например, для того чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек А1 и А2, в нее достаточно ввести формулу = А1 + А2.

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа, однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в диаметрально противоположных углах диапазона. Разделенные символом «:» (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона СЗ: D7, используйте формулу =CУMM(C3:D7).

В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких голбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В: D. Аналогично, если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом «;» (точка с запятой), например СЗ : D7; Е5; F3 : G7. При вводе формулы ссылки на ячейки могут непосредственно набираться с клавиатуры символ за символом на английском языке, но намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =А1 + В2, выполните следующие действия:

• выделите ячейку, в которую нужно ввести формулу;

• начните ввод формулы, нажав клавишу [=] (равно);

• щелкните мышью по ячейке А1;

• щелкните мышью на ячейке В2;

• закончите ввод формулы, нажав клавишу [Enter].

Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Редактирование уже введенной формулы можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком мышью по ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;

• выбрав ячейку и нажав клавишу [F2];

• выбрав ячейку и щелкнув мышью в строке формул.

В результате программа перейдет в режим редактирования, в процессе которого можно вносить необходимые изменения. Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править как непосредственно с клавиатуры, так и путем наведения мыши на нужный диапазон данных.

В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки Автосуммирование на панели инструментов.

При заполнении таблицы принято задавать расчетные формулы только для первой строки или первого столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат дает применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя, о котором мы уже говорили. При копировании формул компьютер сразу производит расчеты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.

В формуле может присутствовать два вида адресации: относительная и абсолютная. Возможные виды адресации показаны в табл. 1.

Адрес ячейки (пример)

Действие при копировании

Относительный столбец, относительная строка

Меняются имя столбца и номер строки

Абсолютный столбец, относительная строка

Не меняется имя столбца, меняется номер строки

Относительный столбец, абсолютная строка

Меняется имя столбца, не меняется номер строки

Абсолютный столбец, абсолютная строка

Не меняются имя столбца и номер строки

При копировании по столбцу формул с относительной адресацией автоматически изменяется номер строки, соответственно при копировании по строке автоматически изменяется имя столбца. В формулах с относительной адресацией в адресе ячейки отсутствует символ «$».

Абсолютный вид адресации применяется для того, чтобы защитить в формулах адреса от изменения при копировании, если ссылка производится на одну и ту же ячейку. При абсолютной адресации перед той частью адреса ячейки, которая не должна меняться при копировании, ставится символ «$». Для упрощения ввода этого знака в адрес ячейки удобно пользоваться клавишей [F4], при этом курсор должен находиться на нужном адресе в формуле. При каждом повторном нажатии [F4] знак доллара будет появляться перед разными частями адреса: $В$6, В$6, $В6, В6.

При вводе формул адреса ячеек можно набирать с клавиатуры, но лучше их вводить щелчком мыши по ячейке с нужным адресом — вероятность ошибки в адресе ячейки резко уменьшается.

Источник

Ввод, редактирование и форматирование данных в ячейках

Тема 1. Принципы работы электронных таблиц

Понятие книги и листа Microsoft Excel

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Лист Excel (электронная таблица) состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Каждая ячейка электронной таблицы (листа) имеет адрес, который образуется из латинской буквы (или двух букв, если букв не хватает) и цифры (или целых чисел). Буква (буквы) является адресом столбца, а цифра (число) номером строки, на пересечении которых расположена ячейка. Максимальное число столбцов в таблице – 256 (последнее сочетание двух букв – HP), строк – 65536.

Ввод, редактирование и форматирование данных в ячейках

Для ввода данных в ячейку листа необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. Ячейка выделится более жирным контуром, становится текущей и в нее можно начать вводить необходимую информацию (рис. 1).

Для окончания ввода необходимо сделать одно из следующих действий:

— нажать ENTER, при этом выделится ячейка, находящаяся ниже активной;

— нажать любую из клавиш со стрелками, при этом выделится ячейка, расположенная рядом с активной по направлению действия стрелки;

— мышью выделить другую ячейку.

Для редактирования данных, введенных в ячейку, недостаточно просто выделить ячейку. Если ее просто выделить, при введении новых данных, старая информация будет утеряна. Чтобы изменить, а не удалить информацию, необходимо поместить курсор в ячейку двойным нажатием левой кнопкой мыши. При этом, информация, содержащаяся в ячейке будет дублироваться в строке формул (она находится сразу под панелями инструментов см рис. 1). В процессе редактирования данных можно пользоваться стрелками на клавиатуре и мышью для позиционирования курсора в ячейке.

В ячейке листа может находиться текст, числа и формулы. Формулы начинаются со знака «=». В формулах можно использовать адреса других ячеек. При вычислении формулы, ссылки на другие ячейки замещаются данными, находящихся в этих ячейках. Например, если в ячейке «Е8» содержится число «50», а в ячейку «D8» ввести формулу «=Е8*10», то в ячейке «D8» появиться результат – число «500». При этом, данные которые нельзя определить по другим ячейкам таблицы, называются основными, а данные получаемые, путем действий с участием других ячеек – производными. Так, данные, находящиеся в ячейке «Е8», в нашем примере, являются основными, а в ячейке «D8» — производными.

Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же текстовые дан­ные. При заполнении таких таблиц Excel уже по первой букве «догадыва­ется», что хочет ввести пользователь. Если появившийся текст не соответствует тому, что Вы хотите ввести в ячейку, следует просто продолжить ввод.

Чтобы отобразить данные в ячейке в заданном формате, необходимо нажатием правой кнопкой мыши вызвать контекстовое меню, и выбрать в нем пункт Формат ячейки. Это действие вызывает окно Формат ячеек, которое содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

Вкладка Число (рис. 2.) содержит меню Числовые форматы, с одиннадцатью различными вариантами формата числа. В зависимости от выбранного формата, эта вкладка может содержать различные флаги, и счетчики. Все изменения, происходящие с данными активной ячейки показаны в панели образец.

Вкладка Выравнивание содержит панели Выравнивание, Ориентация, Отражение и Направление текста (рис. 3.)

Панель Выравнивание состоит из двух раскрывающихся меню: по горизонтали и по вертикали.

Меню по горизонтали содержит 7 вариантов выравнивания:

— по значению – если значение в ячейке имеет размер больше чем ячейка, идет выравнивание по левому краю, при этом, все содержимое ячейки является видимым, если значение в ячейке имеет размер меньше чем ячейка идет выравнивание по правому краю;

— по левому краю (отступ) – дает выравнивание по левому краю, при этом становится активным счетчик отступ;

— по правому краю;

— с заполнением – заполняет пустое пространство ячейки цифрой, числом, буквой или словом, первоначально набранное в этой ячейке;

— по центру выделения – дает выравнивание по центру нескольких ячеек без их объединения.

Меню по вертикали содержит 4 варианта выравнивания:

— по верхнему краю;

— по нижнему краю;

Панель Ориентация позволяет писать текст под углом от 0° до 90° по отношению к горизонтали или сверху вниз по буквам.

Панель Отображение содержит флаги:

— переносить по словам – разбивает строку на слова и переносит их как в абзаце;

— автоподбор ширины – уменьшает размер шрифта и полностью помещает значение в заданных размерах ячейки, не зависимо от величины значения;

— объединение ячеек – объединяет выделенные ячейки.

Панель Направление текста позволяет писать текст по контексту, слева направо и справа налево. Последнее направление доступно только для языков в которых направление письма происходит справа налево.

Вкладка Шрифт содержит панели с гарнитурой шрифта, его начертанием и размером, подчеркиванием, цветом шрифта и его видоизменением (зачеркнутый, верхний или нижний индекс). На этой же вкладке находится флаг обычный, при установлении которого значения всех параметров этой вкладки изменяются под стиль «Обычный».

Вкладка Граница содержит следующие панели (рис. 4):

— Все, с помощью которой можно убрать все границы (кнопка нет), назначить только внешние или только внутренние границы или и внешние и внутренние границы сразу. При этом, кнопка внутренние активна при выделении нескольких ячеек;

— Отдельные – содержит отдельные кнопки с границами;

— Линия – содержит типы линий и меню цвет.

Вкладка Вид позволяет произвести цветную заливку ячеек или выбрать узор, или применить обе этих процедуры сразу. В панели Образец будут показаны все изменения.

Вкладка Защита содержит два флага:

— Защищаемая ячейка, при установке которого, невозможно произвести изменения в ячейке;

— Скрыть формулы, при установке которого формулы, находящиеся в ячейке, невозможно просмотреть.

Защита ячеек действительна только после защиты листа.

Изменить ширину и высоту ячеек можно методом перетаскивания границы между строками или столбцами. Если требуется более точная настройка, следует выбрать команду Строка (Столбец) в меню Формат. Команда Автоподбор ширины позволяет выбрать ширину столбца или высоту строки таким образом, чтобы в него полностью помещалось содержимое наиболее заполненной ячейки. Команда высота (ширина) вызывает диалоговое окно, в котором можно точно выставить высоту (ширину) строки (столбца).

Источник

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (=
). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

1. Щелкните по ячейке.
2. Введите данные, например «Отчет за 2001 год».
3. Нажмите клавишу Enter
   .
4. Для отмены ввода нажмите Esc
   .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter — √
для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена — ×
.

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # #
. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел «Форматирование ячеек»).

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete
.

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

• одна или несколько ячеек;
• один или несколько столбцов;
• одна или несколько строк;
• один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17
. Обозначения областей таблицы.

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится зеленая рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1 (рис. 3.1). Для активизации другой ячейки необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать, щелкнув на ней кнопкой мыши или переместив рамку к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором. Выбрав ячейку, наберите в ней текст, число или формулу (о вводе сложных формул с использованием встроенных функций Excel будет рассказано в отдельном параграфе).

Простейший пример таблицы, созданной в Excel, представлен ниже на рис. 3.2.

Рис. 3.1.

Рис. 3.2.

При вводе десятичных дробей используйте запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слеш, Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1-5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате «ДД.ММ.ЕЕЕГ» — 01.05.2013) можно увидеть в строке формул, выделив

ячейку. Для ввода даты, содержащей другой год, наберите последовательно через точку, дефис или слеш, число, месяц и год. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы наберете в ячейке 3:15, Excel распознает эту запись как время 3:15:00.

Для завершения ввода и перемещения к следующей нижней ячейке нажмите клавишу Enter, а для перехода к ячейке, расположенной справа от текущей, нажмите клавишу Tab или же используйте мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

В случае если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет пересекаться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, «щелкнув» на ячейке. Однако существует простой способ избавиться от наложения — изменить ширину столбца с этой ячейкой. Для этого наведите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Именно таким образом была увеличена ширина первого столбца на рис. 3.2. Для задания точной ширины столбца следите за значением во всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Для изменения ширины столбца автоматически по самому длинному содержимому ячейки, находящейся в этом столбце, просто выполните двойной щелчок по правой границе заголовка столбца.

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом — переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Выделите щелчком кнопки мыши необходимую ячейку и на вкладке Главная

в группе Выравнивание

нажмите кнопку Перенести текст Ш 1

Перенести текст. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое полностью отобразилось. Для переноса текста по словам высоту ячейки можно менять и вручную: перетаскиванием за границу заголовка, как в случае столбца.

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, -, *, /), выполните следующие действия:

• выделите щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу;
• введите знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул);
• введите адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Для этого щелкните на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 3.3);
• наберите с клавиатуры арифметический знак (умножение обозначается звездочкой — *, деление слешем — /, а возведение в степень знаком циркумфлекс- Л) и щелчком выделите вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 3.3) или же наберите адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку;
• нажмите на клавиатуре Enter для завершения ввода.

В итоге в ячейке отобразится результат вычисления.

Рис. 3.3.

Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Например, если нужно сложить значения двух ячеек, затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(B2+C2)/D2.

При вводе формулы адреса ячеек указывайте щелчками или набирайте вручную.

Для удаления содержимого ячейки выделите ее щелчком и нажмите клавишу Delete; если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять не обязательно — просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.

Ячейка может содержать большой текстовый фрагмент или сложную формулу, полностью удалять которые для внесения изменений нерационально. Следует дважды щелкнуть кнопкой мыши на ячейке, установить курсор в нужное место для редактирования или щелкнуть в строке формул в нужной части арифметического выражения, внести необходимые изменения и нажать клавишу Enter.

Вы можете отказаться от редактирования ячейки, даже если уже начали выполнять его. Для этого просто нажмите клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия нажмите стандартное сочетание клавиш Ctrl+Z или кнопку Отменить

на Панели быстрого доступа.

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

Автозавершение. Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс: если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, который был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее серым цветом (рис. 3.4).

Рис. 3.4.

Можно согласиться с предложенным вариантом и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав клавишу Enter

, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение при совпадении первых нескольких букв.

Автозаполнение. Механизм автозаполнения удобно применять, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных.

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. Для этого достаточно ввести только первое значение. Принцип заполнения остальных ячеек Excel определит самостоятельно, увеличивая текущее значение на единицу (рис. 3.5). При необходимости ввести эти же величины с определенным интервалом поступите описанным выше образом, введя два первых значения, чтобы Excel определил разницу между ними.

При работе с ячейками важно разделять понятия: «содержимое ячейки» и «формат ячейки». Содержимое — это введенные данные. К формату относится не только форматирование, примененное к ячейке (выравнивание содержимого, параметры шрифта данных, заливка, граница), но и формат данных в случае, когда ячейки содержат числа. О числовых форматах приемах форматирования ячеек будет рассказано ниже, а сейчас рассмотрим вопрос копирования форматов с помощью автозаполнения.

Для того, чтобы использовать возможность автозаполнения установите курсор мыши на нижний правый угол ячейки, что бы курсор принял вид черного «крестика», далее нажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее, переместите курсор в нужном направлении (копировать можно вниз, вверх, вправо и влево).

При таком способе автозаполнения с числами, датами и временем Excel выполняет арифметическую прогрессию (увеличение или уменьшение первоначального значения на несколько единиц). А чтобы сделать геометрическую прогрессию нужно нажмите и удерживайте правую кнопку мыши, после выделения нужного диапазона ячеек откроется контекстное меню в котором выберите пункт Прогрессия…

и в диалоговом окне выберите тип прогрессии геометрическая

, а также укажите шаг или включите флажок Автоматическое определение ьиага.

Предположим, вы отформатировали ячейку, задали определенный формат числа и хотите распространить формат данной ячейки на ряд других без вставки содержимого. Для этого выделите ячейку и выполните операцию автозаполнения протаскиванием рамки за нижний маркер. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка т

* Параметры автозаполнения.

Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 3.6).

Рис. 3.5.

с различными типами данных автозаполнения

В данном случае для копирования формата следует выбрать пункт Заполнить только форматы.

При необходимости применить автозаполнение только к содержимому ячеек без сохранения формата выполните команду Заполнить только значения.

По умолчанию копируются содержимое ячеек (с созданием последовательности, если это возможно) и их формат.

1. Ввод данных
в ячейки Excel

Данные
всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При
первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы
активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно
сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью
клавиш управления курсором .

Выбрав
ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые
значения могут содержать цифры от 0
до 9
,
а также спецсимволы: + – Е е ()., $%
/

Для
ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с
клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в
ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу
Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия
Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис»
– «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление
перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если
после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab,
Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на
соседнюю ячейку .

Особенности
ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1.
Если
надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2.
Символ
Е

или е

используется для представления числа в
экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3.
Числа,
заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом
нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4.
При
вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно
вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться
не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5.
Для
ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6.
Для
ввода процентного формата используется знак процента (%).

7.
Для
ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel
может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет
представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь,
то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено
число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда
возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в
строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15
значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было
отобразить в ячейке .

В
этом случае значение в ячейке называется вводимым
или отображаемым
значением.

Значение
в строке формул называется хранимым
значением.

Количество
вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel
либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно
попробовать увеличить размер ячейки .

При
вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку,
дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5,
1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года,
трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007)
можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если
надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через
точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4.
В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004.
Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15,
Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и
переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же
использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим
ячейкам.

Если
ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на
пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся
справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При
удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть
его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако
существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с
«неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую
границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до
тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца
необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании
границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе
заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать
текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по
словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком
проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку
Перенос текста . При этом высота
строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое
содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки
можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае
столбца .

Для
ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /),
нужно выполнить следующие действия:

1.
Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2.
Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3.
Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в
расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом
ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1,
слева).

4.
После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую
ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с
клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для
завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5.
Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических
операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае
стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить
значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей
ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При
вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1
– Ввод простейшей формулы

2.
Редактирование данных в ячейке

Редактирование
данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое
ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной
ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и
начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если
ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения
изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке
двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования,
внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если
нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось,
просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные
данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание
клавиш +Z или кнопку Отменить на
Панели быстрого доступа .

При
изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат
вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто
при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в
Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если
система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен
ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным
цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению
следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая
внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2
– Автозавершение при вводе текста

Механизм
автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести
какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку
или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше)
предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно
выполнить следующие действия :

1.
Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел,
чтобы Excel мог определить их разность.

2.
Выделить обе ячейки.

3.
Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки
выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4.
Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления
на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет
помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5.
Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция
автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря
функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно
набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер
скопировать ее на весь ряд .

При
этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по
аналогии с первой формулой).

Список
использованной литературы

табличный
редактор ячейка автозаполнение

1. Электронный ресурс:
http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

В таблице используются
столбцы

(256) и строки

(65536).

Строки пронумерованы
от 1 до 65536, столбцы помечаются латинскими
буквами от А до Z, и комбинациями букв
АА, АВ,…, IV. Элемент, находящийся на
пересечении столбца и строки называется
ячейкой
.
Прямоугольная область таблицы называется
блоком
(диапазоном,
интервалом) ячеек. Она задается адресами
верхней левой и правой нижней ячеек
блока, перечисленными через двоеточие.
Адрес ячейки

— это номер столбца и строки. Используется
в формулах (в виде относительной,
абсолютной или смешанной ссылки), а
также для быстрого перемещения по
таблице.

Содержимым
ячейки
может быть:

число (целое со
знаком или без (-345), дробное с фиксированной
точкой (253,62) или с плавающей точкой
(2,5362е+2));

Формат ячейки

— формат чисел, шрифт, цвет символов,
вид рамки, цвет фона, выравнивание по
границам ячейки, защита ячейки.

Имя

— используется как замена абсолютного
адреса ячейки для использования его в
формулах.

Например, назначив
ячейке С3 имя “Произведение”
в ячейку
D3 можно поместить формулу: =Произведение/3
(вместо формулы =С3/3). В этом случае при
копировании формулы адрес ячейки
меняться не будет.

Ввод и редактирование данных

Основными объектами,
над которыми производятся действия в
электронных таблицах, являются ячейки
и блоки ячеек.

БЛОК —
одна
ячейка, строка, столбец или любая
прямоугольная область таблицы. Адрес
блока задается так:

<адрес
верхней левой ячейки> двоеточие

<адрес правой нижней ячейки>

Примеры блоков:
А1; А1:А9; В2:Z2; С3:Е8.

Рабочее поле
таблицы включает в себя следующие
элементы:

Рис.1.
Окно Excel

ВВОД ДАННЫХ

Выделить ячейку.

Набрать данные.

Нажать .

В ячейку могут
быть записаны данные следующего типа:
ЧИСЛА; ФОРМУЛЫ; ТЕКСТ.

Различные способы
редактирования и копирования данных

РЕДАКТИРОВАНИЕ

При вводе данных
вы можете ошибиться и должны уметь
исправлять ошибки. Конечно, Вы можете
просто ввести в ячейку с ошибочными
данными новое правильное значение, но
если исправить требуется один — два
символа, то целесообразнее отредактировать

содержимое ячейки.

ПРАВИЛА
РЕДАКТИРОВАНИЯ

Если ошибка
допущена в тексте, то ее исправление
сводится к тому, чтобы поставить
текстовый курсор перед неправильно
набранным символом и исправить его.

Если ошибка
допущена при вводе числа, то так как
компьютер не знает, что это ошибка,
поэтому Excel автоматически пытается
подобрать подходящий для данного
изображения формат.

Например, вы хотели
ввести число 410. Допущенные при вводе
ошибке интерпретируются следующим
образом:

Ошибочный ввод	Распознанный формат	Изображение на экране

Не пытайтесь
исправить ошибку непосредственно в
ячейке, вряд ли Вам это удастся, так как
скрытый формат этой ячейки уже сформирован
Вами. Поэтому нужно исправлять сначала
формат ячейки на правильный с помощью
меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКА / ЧИСЛО.

Если при вводе
формул вы забыли поставить знак “=”,
то все, что вы набрали запишется в клетку
как текст. Если Вы поставили знак
равенства, то компьютер распознал, что
идет ввод формулы и не допустит записать
формулу с ошибкой до тех пор, пока Вы
ее не исправите.

Наиболее частые
ошибки — это ввод адресов ячеек в режиме
русских букв или ввод двух арифметических
знаков подряд.

Вы помните, что
при редактировании курсор ЭТ должен
стоять на редактируемой ячейке.

Вы можете изменить содержимое ячейки прямо в ячейке. Кроме того, вы можете изменить содержимое ячейки, введя текст в поле строка формул.

При редактировании содержимого ячейки Excel работает в режиме редактирования. Некоторые функции Excel работают иначе или недоступны в режиме редактирования.

Когда Excel находится в режиме редактирования, в левом нижнем углу окна программы Excel появляется Правка
Word, как показано на приведенном ниже рисунке.

В режиме редактирования многие команды недоступны. Например, когда Excel находится в режиме редактирования, вы не можете применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки.

Кроме того, если Excel находится в режиме редактирования, клавиши со стрелками работают по-другому. Вместо перемещения курсора между ячейками в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейку.

Включение и отключение режима редактирования

Если при попытке использовать режим редактирования ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим редактирования, изменив параметр Excel.

Переход в режим правки

Чтобы приступить к работе в режиме редактирования, выполните одно из указанных ниже действий.

Дважды щелкните ячейку, содержащую данные, которые нужно изменить.

Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в ячейку в расположении, которое вы дважды щелкните. Содержимое ячейки также отображается в строке формул.

Щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить, а затем щелкните в любом месте строки формул.

Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в строку формул в выбранном месте.

Щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить, а затем нажмите клавишу F2.

Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в конец содержимого ячейки.

Вставка, удаление и замена содержимого ячеек

Чтобы вставить символы, щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить, а затем введите новые символы.

Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу BACKSPACE или выберите символы, а затем нажмите клавишу DELETE.

Чтобы заменить определенные символы, выделите их и введите новые символы.

Чтобы включить режим замены, чтобы при вводе существующие символы заменялись новыми, нажмите клавишу INSERT.

Примечание:
Режим замены можно включать или отключать только в режиме редактирования. Если включен режим замены, знак справа от точки вставки выделяется в строке формул, и при вводе текста оно будет переписано.

Чтобы начать новую строку текста в определенной точке ячейки, щелкните в том месте, где вы хотите разорвать строку, а затем нажмите клавиши ALT + ВВОД.

Отмена или Отмена изменений

Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB и до или после нажатия клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить все изменения, внесенные в содержимое ячейки.

После того как вы нажмете клавишу ВВОД или TAB, вы можете отменить изменения, нажав клавиши CTRL + Z или кнопку отменить

на панели быстрого доступа
.

Изменение способа отображения содержимого ячеек

После изменения содержимого ячейки может потребоваться настроить способ их отображения.

Выход из режима редактирования

Чтобы прекратить работу в режиме редактирования, выполните одно из указанных ниже действий.