Ввод данных в ячейки таблиц excel

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!

В ячейках таблицы
Excelмогут находиться
текстовые, числовые и формульные виды
данных.

Ввод чисел,
текста, даты или времени суток

1. Укажите ячейку,
   в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите данные
   и нажмите клавишу Enterили клавишу
   табуляции.

Чтобы ввести данные
в строки в виде списка, заполните ячейку
первого столбца, а затем нажмите клавишу
табуляции для перемещения в следующую
ячейку. После ввода данных в первую
строку нажмите клавишу Enter, чтобы
перейти на начало следующей. Если ячейка,
расположенная в начале следующей строки
не становится активной, выберите командуПараметрыв менюСервис, а затем
– вкладкуПравка. В группеПараметрыустановите флажокПереход к другой
ячейке после ввода, а затем из спискаВ направлениивыберитеВниз.

Ввод чисел

Символы,
используемые в числах. В Excel числа
могут включать только следующие символы:

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 + — ( ) , / $ % . E e

Стоящие перед
числом знаки плюс (+) игнорируются, а
запятая интерпретируется как разделитель
десятичных разрядов. Все другие сочетания
клавиш, состоящие из цифр и нецифровых
символов, рассматриваются как текст.

Ввод дробей.
Перед рациональной дробью следует
вводить0(нуль), чтобы избежать ее
интерпретации как формата даты; например,
вводите0 1/2

Ввод отрицательных
чисел.Перед отрицательным
числом необходимо вводить знак минус
(—) или заключать его в круглые скобки
( ).

Выравнивание
чисел.Введенные числа
выравниваются в ячейке по правому краю.
Чтобы изменить выравнивание, выделите
ячейки, выберите командуЯчейкив
менюФормат, а затем на вкладкеВыравниваниеустановите необходимые
параметры.

Отображение
чисел. Формат числа,
назначаемый ячейке, определяет способ
просмотра числа на листе. Если число
вводится в ячейку, имеющую общий числовой
формат, то может быть использован другой
формат. Например, если вводится14,73 р.,
то будет использован денежный формат.
Чтобы изменить числовой формат, выделите
ячейки, которые содержат числа, выберите
командуЯчейкив менюФормат, а
затем на вкладкеЧисловыберите
необходимый формат.

Общий числовой
формат. В ячейках, имеющих общий
числовой формат, отображаются целые
числа (789), десятичные дроби (7,89) или
числа, представленные в экспоненциальной
форме (7,89E+08), если число длиннее ширины
ячейки. Используя общий формат, можно
просматривать до 11 разрядов, включая
десятичные запятые и такие символы, как
«E» и «+». Чтобы использовать числа с
большим количеством разрядов, используйте
встроенный экспоненциальный числовой
формат или пользовательский формат.

Ввод чисел как
текста.Число хранится
в числовом формате, даже если была
использована командаЯчейки, чтобы
назначить текстовый формат ячейкам,
содержащим числа. Для интерпретации
чисел, например инвентаризационных
номеров, как текста, необходимо назначить
текстовый формат незаполненным ячейкам.
Только после этого следует вводить
числа. Если числа уже введены, то назначьте
ячейкам текстовый формат и, выделяя
каждую ячейку, нажимайте клавишуF2,
а затем – клавишуEnter, чтобы
ввести заново данные.

Ввод чисел с заданным количеством
десятичных разрядов или конечных нулей.
Используйте
данную операцию при вводе чисел с
фиксированным количеством десятичных
разрядов или больших целых чисел с
фиксированным количеством конечных
нулей.

1. Выберите команду
   Параметрыв менюСервис, а затем
   – вкладкуПравка.

2. Установите флажок
   Фиксированный десятичный формат при
   вводе десятичных разрядов.

3. Введите необходимое
   количество десятичных разрядов, которые
   должны располагаться справа от десятичной
   точки, в поле десятичных разрядов.

4. Чтобы автоматически
   добавлять нули при вводе больших целых
   чисел, укажите отрицательное число,
   обозначающее количество нулей. Например,
   для автоматического ввода 283000 при
   наборе 283 введите -3в поледесятичных
   разрядов.

5. При вводе чисел
   в указанное место вставляется десятичная
   точка или добавляется определенное
   количество нулей. Изменение параметра
   Фиксированный десятичный формат при
   вводене оказывает влияния на введенные
   до этого данные.

6. После того как
   будет закончен ввод чисел с десятичными
   разрядами или конечными нулями, снимите
   флажок Фиксированный десятичный
   формат при вводе.

7. Чтобы параметр
   Фиксированный десятичный формат при
   вводепри наборе числа не использовался,
   введите десятичную точку.

Ввод текста

В Excel текстом
является любая последовательность,
состоящая из цифр, пробелов и нецифровых
символов, например, приведенные ниже
записи интерпретируются как текст:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675, студент, ОНЮА.

Чтобы просмотреть
весь текст, занимающий в ячейке несколько
строк, установите флажок Переносить
по словамна вкладкеВыравнивание.

Чтобы начать в
ячейке новую строку, нажмите клавиши
Alt+Enter.

Ввод дат и
времени суток

В Excel даты и время
суток интерпретируются как числа.
Внешнее представление времени или даты
на листе зависит от числового формата,
назначенного ячейке. При вводе значений
даты или времени происходит их
автоматическое распознавание и общий
формат ячейки заменяется на встроенный
формат даты или времени. По умолчанию
значения даты и времени выравниваются
в ячейке по правому краю. Если не
происходит автоматического распознавания
формата даты или времени, то введенные
значения интерпретируются как текст,
который выравнивается в ячейке по левому
краю.

Использование
4-значного года. При вводе дат, например
01 Декабря, Excel сопоставляет сначала
день, а потом год. Например, 01 Декабря
вводится как 1 декабря текущего года, а
не декабрь 2001 года.

Ввод одновременно
и дат и времени суток. Для ввода и даты
и времени суток в одну ячейку разделите
их пробелом.

12- и 24-часовой
формат. Чтобы ввести время с
использованием 12-часового формата,
введите после значения времени отделенные
пробелом буквыAMилиPM(AилиP). В противном случае время будет
интерпретировано с использованием
24-часового формата. Например, при вводе
значения3:00вместо3:00 PMвремя
будет храниться в ячейке
в виде3:00 AM.

Просмотр даты и
времени суток в числовом формате.Независимо от формата, используемого
для представления даты или времени, в
Excel все даты сохраняются как целые числа,
а время сохраняется в виде десятичной
дроби. Чтобы показать дату в виде числа
или время в виде дроби, выделите ячейки,
содержащие дату или время, выберите
командуЯчейкив менюФормат, а
затем на вкладкеЧислоиз спискаЧисловые форматывыберите элементОбщий.

Ввод одного и
того же значения в несколько ячеек
одновременно

1. Выделите ячейки,
   в которые необходимо ввести данные.

2. Выделенные ячейки
   могут быть как смежными, так и несмежными.

3. Введите данные и
   нажмите клавиши Ctrl+Enter.

Изменение
содержимого ячейки

1. Дважды щелкните
   ячейку, содержимое которой необходимо
   изменить.

2. Измените содержимое
   ячейки.

3. Для сохранения
   изменений нажмите клавишу Enter.

4. Для отмены изменений
   нажмите клавишу Esc.

Чтобы включить
или выключить редактирование
непосредственно в ячейке, выберите
команду Параметрыв менюСервис,
выберите закладкуПравкаи затем
установите или сбросьте флажокПравка
прямо в ячейке.

Чтобы
быстро добавить в конец содержимого
ячейки, выделите ее и нажмите клавишу
F2.

Ввод и изменение
одного и того же значения на нескольких
листах

Если выделено
несколько листов, то вносимые в активный
лист изменения отображаются в
соответствующих ячейках всех остальных
выбранных листов. Данные в других листах
могут быть заменены.

1. Выберите листы,
   на которые необходимо ввести данные.

2. Укажите ячейку
   или выделите диапазон ячеек, в которые
   необходимо ввести данные.

3. Введите или
   измените данные в первой выделенной
   ячейке.

4. Нажмите клавишу
   Enterили клавишу табуляции.

5. Данные будут
   автоматически введены во все выделенные
   листы.

Чтобы отменить
выделение нескольких листов книги,
укажите любой невыделенный лист.

Если на экране
видны только выделенные листы, наведите
указатель на выделенный лист и нажмите
правую кнопку мыши. Затем выберите
команду Разгруппировать листыв
контекстном меню.

Если
данные были введены на одном листе, то
их можно быстро скопировать в
соответствующие ячейки других листов.
Выберите лист, содержащий введенные
данные, и листы, на которые их необходимо
скопировать. Выделите ячейки, содержащие
копируемые данные. Выберите команду
Заполнить
в меню Правка,
а затем – команду По
листам.

Копирование
данных внутри строки или столбца

1. Выделите ячейки,
   содержащие данные, которые необходимо
   скопировать.

2. Протяните маркер
   заполнения по заполняемым ячейкам.

Все существовавшие
ранее значения или формулы, а также
форматы в заполняемых ячейках будут
замещены.

Маркер
заполнения– это небольшой черный
прямоугольник в углу выделенного
диапазона (рис. 22.10). Чтобы скопировать
содер­жимое выделенного диапазона в
соседние ячейки или заполнить их
подобными данными, нажмите левую кнопку
мыши и перемещайте мышь в нужном
направлении.

Чтобы вывести на
экран контекстное меню с параметрами
заполнения, перетягивайте маркер
заполнения, нажав и удерживая правую
кнопку мыши.

Перетягивание
маркера заполнения влево или вверх от
выделения и остановка в пределах
выделенного диапазона (до пересечения
левой или верхней границы листа) приведет
к стиранию выделенных данных, но с
сохранением формата.

Очистка ячейки

1. Выделите ячейки,
   строки или столбцы, которые следует
   очистить.

2. В меню Правкавыберите командуОчистить, а затем
   –Все,Содержимое,ФорматыилиПримечания.

При нажатии клавиш
DeleteиBackSpaceMicrosoft Excel
удаляет содержимое ячейки, оставляя
без изменения ее формат и примечания.

При
очистке ячейки можно раздельно удалить
ее содержимое, форматы, примечания или
все сразу. Значение очищенной ячейки
равно нулю.

Заполнение
смежных ячеек

Чтобы
заполнить несколько ячеек прогрессией,
следует либо перетянуть маркер заполнения
выделенного диапазона ячеек (рис. 22.11),
либо воспользоваться командойПрогрессия
(выберите пункт Заполнить
в меню Правка,
затем щелкните пункт Прогрессия).

Копирование
данных в строке или столбце

При перетягивании
маркера заполнения ячейки содержимое
этой ячейки копируется в ячейки вдоль
стоки либо вдоль столбца.

Заполнение
прогрессии числами, датами либо другими
элементами

Если в выделенном
диапазоне содержатся числа, даты или
время в виде прогрессии, то есть
возможность продолжить прогрессию. В
таблице 22.2 ниже приведены примеры
продолжения прогрессии по ее начальным
элементам. Элементы, разделенные
запятыми, находятся в соседних ячейках.

Таблица 22.2.

Начальное значение	Продолжение ряда
1, 2, 3	4, 5, 6
9:00	10:00, 11:00, 12:00
Пн	вт, ср, чт
Понедельник	вторник, среда, четверг
Янв	Фев, мар, апр
янв, апр	июл, окт, янв
янв-99, янв-99	июл-99, окт-99, янв-00
15-янв, 15-янв	15-июл, 15-окт
1999, 2000	2001, 2002, 2003
1-янв, 1-мар	1-май, 1-июл, 1-сен,…
кв. 3 (или квартал 3)	кв. 4, кв. 1, кв. 2…
товар 1, заказ	товар 2, заказ, товар 3, заказ…
текст 1, текст A	текст 2, текст A, текст 3, текст A…
1-й период	2-й период, 3-й период…
товар 1	товар 2, товар 3…

Если выделенный
диапазон содержит числа, то можно создать
арифметическую или геометрическую
прогрессию.

Создание
арифметической и геометрической
прогрессии с помощью команды «Прогрессия»

КомандаПрогрессия
удаляет из ячеек прежние данные, заменяя
их новыми. Если необходимо сохранить
прежние данные, скопируйте их в другую
строку или другой столбец, а затем
приступайте к созданию прогрессии.

1. Выделите
   ячейку, в которой находится первое
   значение создаваемой прогрессии.

2. В меню Правкавыберите пунктЗаполнить, затем
   щелк­ните пунктПрогрессия (рис.
   22.12).

3. Варианты действий:

• Если необходимо
  заполнить прогрессией часть столбца,
  установите флажок по столбцам.

• Если необходимо
  заполнить прогрессией часть строки,
  установите флажок по
  строкам.

1. В поле Шагвведите значение шага прогрессии.

• В арифметической
  прогрессии шаг – это число, добавляемое
  к каждому следующему члену прогрессии.

• В геометрической
  прогрессии шаг – это число, на которое
  умножается каждый следующий член
  прогрессии.

1. В разделе Типвыберите тип прогрессии –арифметическаяилигеометрическая.

2. В поле Предельное
   значениевведите число, которое
   определит значение последнего члена
   прогрессии (он не превысит предельного
   значения).

Если в ячейках уже
содержатся первые члены прогрессии и
требуется, чтобы Microsoft Excel создал
прогрессию автоматически, установите
флажок Автоматическое определение
шага.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Заполнение ячеек текстом и числовыми значениями

Каждый раз, когда мы заполняем ячейки данными, автоматически проверяются типы данных ячейки в Excel. Содержит ли она: цифры; формулы; логические выражения.

Если не подтвердился ни один из выше приведенных типов данных, Excel воспринимает содержимое ячейки как текст или дата.

Введенные данные в ячейку можно редактировать изменять и удалять. Далее рассмотрим способы редактирования ячеек.

Самый простой способ изменения содержимого ячейки – это заново вписать новые данные.

Ввод текста в ячейку Excel

Введите в ячейку A1 свое имя. Для этого у вас имеется две возможности:

1. Сделайте ячейку активной переместив на нее курсор. Потом введите текст и нажмите «Enter» или просто переместите курсор на любую другую ячейку.
2. Сделайте ячейку активной с помощью курсора и введите данные в строку формул (широкое поле ввода под полосой инструментов). И нажмите галочку «Ввод».

Если вы передумали заполнять ячейку то в место «Enter» или «Ввод» жмите «ESC».

Клавиша «Enter» или инструмент строки формул «Ввод» подтверждают запись данных в ячейку.

Заметьте! Если воспользоваться первой возможностью то после подтверждения «Enter» курсор сместится на соседнюю ячейку вниз (при настройках по умолчанию). Если же использовать вторую возможность и подтвердить галочкой «Ввод», то курсор останется на месте.



Как уместить длинный текст в ячейке Excel?

Заполните ячейки текстом, так как показано на рисунке, чтобы содержимое вмещалось в ячейках.

По умолчанию ширина ячеек не позволяет вместить длинные тексты и в результате мы видим такую картинку:

Задание 1. Чтобы уместить длинный текст в ячейке Excel, наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между A и B. Курсор изменит свой внешний вид как показано на рисунке. После чего сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши. Ширина колонки автоматически оптимизируется под ширину самого длинного текста.

Задание 2. Наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между B и C. Курсор мышки изменит свой вид. После чего удерживая левую клавишу мышки, перемещайте курсор для изменения ширины колонки до необходимого размера.
Аналогичным способом как описано в этих двух практических заданиях можно изменять высоту строки. Только здесь курсор следует наводить на границы между номерами строк. А дальше перемещать его для изменения высоты или делать двойной щелчок для автоматической подстройки.
Задать ширину столбца или высоту строки можно вручную с помощью курсора или контекстного меню. Щелчок правой кнопкой по заголовку и опция «Ширина столбца» «Высота строки».

Интересный факт! При изменении ширины столбца / строки курсором, подсвечивается информация о размерах в разных единицах измерения:

1. Ширина столбца в количестве символов стандартного размера шрифта(Calibri 11 пунктов) – по умолчанию 8,43 символов такая длина текста в стандартной ячейке. Таким образом, можно быстро определить длину текста в ячейке Excel. Но чаще всего для этого применяется функция ДЛСТР (сокращенно длинна строки). Этой же функцией определяется и количество цифр одной ячейке.
2. Высота строки в пунктах измерения высоты шрифтов – по умолчанию 15 пунктов.
3. В скобках размеры указаны в пикселях и для столбцов и для строк.

В Excel 2010 можно задать размеры строк и столбцов в сантиметрах. Для этого нужно перейти в режим разметки страниц: «Вид»-«Разметка страницы». Щелкаем правой кнопкой по заголовку столбца или строки и выберем опцию «ширина». Потом вводим значение в сантиметрах. Этого особенно удобно при подготовке документа для вывода на печать. Ведь мы знаем размеры формата A4: ширина 21см и высота 29,7см.

Но благодаря показателям в пикселях при обычном режиме, то можно пересчитать самому в сантиметры, используя данные для конвертации единиц измерений:

• 0,98 см = 37 пикселей;
• 1,01 см = 38 пикселей;
• 0,50 см = 19 пикселей.

Введение цифр в ячейки Excel

Вводить текстовые данные в ячейки уже умеем, теперь разберемся с заполнением цифровых данных. Заполните простую табличку как показано на рисунке:

Обратите внимание! По умолчанию текст выравнивается по левей стороне ячеек, а цифры по правой. Данная особенность позволяет быстро найти цифры в ячейке и не спутать их с текстом (ведь текст также содержит символы цифр, но не позволяет производить с ними математические расчеты). Например, если в место запятой в качестве разделителя разрядов стоит точка или пробел, то цифры распознаны как дата и текст соответственно, из-за чего потом не работают расчеты. Таким образом, можно быстро сориентироваться, как распознала программа введенные данные: как текст или как цифру. Например, если мы будем отделять десятые части не запятой, а точкой, то данные цифр распознаются как дата. Будьте внимательны с типами данных для заполнения.

Задание 1. Наведите курсор мышки на ячейку C2 и удерживая левую клавишу проведите его вниз до ячейки C3. Вы выделили диапазон из 2-ух ячеек (C2:C3) для дальнейшей работы с ними. На полосе инструментов выберите закладку «Главная» и щелкните на инструмент «Увеличить разрядность» как показано на рисунке:

Не трудно догадаться, что рядом расположен инструмент «Уменьшить разрядность». Так можно изменять формат ячеек на числовой для отображения цифр разным количеством разрядности (количество цифр отображаемых после запятой).

Оба эти инструмента автоматически меняют форматы ячеек на «числовой». Чтобы изменить формат ячеек на «числовой» так же можно воспользоваться диалоговым окном настройки форматов. Для его вызова необходимо зайти: «Главная»-«Число» и щелкнуть на уголок со стрелочкой как показано на рисунке:

Данное окно можно вызвать комбинацией горячих клавиш CTRL+1.

Введение валют и процентов

К нашей табличке добавьте еще данных, как показано ниже на рисунке.

Задание 1. Выделите диапазон ячеек D2:D3 и установите финансовый числовой формат. В диапазоне E2:E3 сделайте процентный формат. В результате должно получиться так:

Формат – это свойство ячейки, а не ее содержимое. Поэтому обычно сначала вводятся данные, а потом изменяется формат отображения данных. В отдельных случаях лучше сделать в обратном порядке.

Задание 2. Введите в пустую ячейку суму с валютой следующим образом. Нажмите «Enter» и вы увидите, что программа сама присвоит ячейке финансовый формат. То же самое можно сделать с процентами.

В Excel версии 2007 и 2010 предусмотрено несколько валют для быстрого ввода при установке формата ячеек. Посмотрите выпадающий список валют и измените формат на Евро:

Читайте так же: как перевести число и сумму прописью в Excel.