Ввод данных в excel этапы - Word и Excel - помощь в работе с программами

Ввод данных вручную в ячейки листа

Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше

У вас есть несколько вариантов ввода данных вручную в Excel. Данные можно вводить в одну ячейку, в несколько ячеек одновременно или лист один раз. Введите числа, текст, даты или время. Форматирование данных можно различными способами. Кроме того, существует несколько параметров, которые можно настроить, чтобы упростить ввод данных.

В этом разделе не описывается использование формы данных для ввода данных на листе. Дополнительные сведения о работе с формами данных см. в статью Добавление, изменение,поиск и удаление строк с помощью формы данных.

Важно: Если не получается ввести или изменить данные на листе, он может быть защищен во избежание случайного изменения данных. На защищенном листе можно выбирать ячейки для просмотра данных, но невозможно вводить данные в заблокированные ячейки. В большинстве случаев защиту не стоит снимать до тех пор, пока не будет получено разрешение от пользователя, который создал лист. Чтобы отменить защиту листа, нажмите кнопку Снять защиту листа в группе Изменения на вкладке Рецензирование. Если при включении защиты был задан пароль, для отмены защиты листа сначала необходимо ввести этот пароль.

Выберите ячейку на листе.
Введите числа или текст, которые вы хотите ввести, а затем нажмите ввод или TAB.

Чтобы ввести данные в новую строку в ячейке, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.

На вкладке Файл выберите пункт Параметры.

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
В меню Расширенные параметры нужно выбрать пункт Параметры правки, и затем установить флажок Автоматическая вставка десятичной запятой.
В поле Число знаков после запятой введите положительное число для количества цифр справа от запятой или отрицательное число для количества цифр слева от запятой.

Например, если ввести 3 в поле Число знаков после запятой, а затем — 2834 в ячейке, то значение будет равно 2,834. Если ввести –3 в поле Число знаков после запятой, а затем — 283, то значение будет равно 283000.
Выберите ячейку на листе и введите нужное число.

Изменение параметра Фиксированный десятичный формат не влияет на уже введенные данные.

Чтобы не использовать для числа параметр Фиксированный десятичный формат, при вводе этого числа введите десятичную запятую.

Выберите ячейку на листе.
Введите дату или время в следующем виде.
- При вводе даты используйте в качестве разделителя точку или дефис, например 09.05.2002 или 5-сен-2002.
- Для ввода времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае значение будет введено как время в первой половине суток.
  
  Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+; (точка с запятой).

Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, можно воспользоваться функциями СЕГОДНЯ и ТДАТА.
При вводе даты или времени в ячейку они отображаются либо в формате по умолчанию компьютера, либо в формате, примененном к ячейке перед вводом даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию зависит от параметров даты и времени в диалоговом окне Язык и региональные стандарты (панель управления, Часы, язык и регион). Если изменить эти параметры на компьютере, то значения даты или времени, которые не были отформатированы с помощью команды Формат ячеек, будут отображаться в соответствии с этими параметрами.
Чтобы применить формат даты или времени по умолчанию, щелкните ячейку с датой или временем и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+# или CTRL+SHIFT+@.

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковые данные. Они не обязательно должны быть смежными.
Введите данные в активной ячейке и нажмите клавиши CTRL+ВВОД.

Можно также ввести одинаковые данные в несколько ячеек с помощью маркер заполнения , чтобы автоматически заполнить данными ячейки листа.

Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение ячеек листа данными.

Сделав несколько листов активными одновременно, можно вводить новые или изменять существующие данные на одном из листов, после чего изменения будут применены к тем же ячейкам всех выбранных листов.

Щелкните ярлычок первого листа, содержимое которого требуется изменить. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните ярлычки других листов, с которыми следует синхронизировать данные.

Примечание: Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните. Если ярлычки нужных листов все равно не видны, необходимо развернуть окно документа.
На активном листе выберите ячейку или диапазон, в котором необходимо изменить или ввести данные.
В активной ячейке введите новые данные или измените существующие, а затем нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы переместить выделение в следующую ячейку.

Изменения будут применены ко всем выбранным листам.
Повторите предыдущее действие до завершения ввода или редактирования данных.

Чтобы отменить выделение нескольких листов, щелкните любой невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите команду Разгруппировать листы.
При вводе или редактировании данных изменения применяются ко всем выбранным листам, из-за чего могут случайно измениться данные, которые не требовалось менять. Чтобы избежать этого, можно просмотреть все листы одновременно, чтобы определить потенциальные конфликты данных.
1. На вкладке Вид в группе Окно щелкните Новое окно.
2. Перейдите в новое окно, а затем щелкните лист, который необходимо просмотреть.
3. Повторите шаги 1 и 2 для каждого листа, который требуется просмотреть.
4. На вкладке Вид в группе Окно щелкните пункт Упорядочить все, а затем выберите нужный вариант.
5. Для просмотра листов только в активной книге установите в диалоговом окне Расположение окон флажок Только окна текущей книги.

Excel предоставляет несколько настроек для упрощения ручного ввода данных. Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые — на весь лист, а другие влияют только на заданные ячейки.

Изменение направления клавиши ВВОД

Если использовать клавишу TAB для ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, по умолчанию курсор переместится к началу следующей строки.

Нажатие клавиши ВВОД перемещает курсор на одну ячейку вниз, а нажатие клавиши TAB — на одну ячейку вправо. Направление перемещения для клавиши TAB изменить нельзя, но для клавиши ВВОД — можно. Изменение этого параметра влияет на весь лист, все другие открытые листы и книги, а также новые книги.

На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
В группе Дополнительно в разделе Параметры правки установите флажок Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД и выберите нужное направление в списке Направление.

Изменение ширины столбца

Иногда в ячейке может отображаться строка вида #####. Это может происходить, если ячейка содержит число или дату, а ширина столбца не позволяет отобразить все необходимые символы. Допустим, например, что столбец с форматом даты «дд.мм.гггг» содержит дату 31.12.2015. Однако ширины столбца хватает только для показа шести символов. В ячейке будет отображена строка #####. Чтобы увидеть все содержимое ячейки с текущим форматом, необходимо увеличить ширину столбца.

Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.
Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.
- Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
- Чтобы увеличить ширину столбца, выберите команду Ширина и в поле Ширина столбца введите нужное значение.

Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат «дд.мм»), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.

Перенос текста в ячейке

Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста. Перенос текста в ячейке не влияет на другие ячейки.

Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.
На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.

Примечание: Если текст представляет собой одно длинное слово, знаки не будут перенесены; чтобы был виден весь текст, можно расширить столбец или уменьшить размер шрифта. Если после включения переноса текста виден не весь текст, возможно, потребуется изменить высоту строки. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.

Дополнительные сведения о переносе текста см. в разделе Перенос текста в ячейке.

Изменение формата числа

В Excel формат ячейки представлен отдельно от данных в ячейке. Такое различие в отображении может иметь значительные последствия, если данные числовые. Например, при округлении вводимого числа округляется только отображаемое число. Для вычислений же используется фактическое значение, хранимое в ячейке, а не отформатированное число, показанное на экране. Следовательно, вычисления могут казаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.

После ввода чисел в ячейку можно изменить формат их отображения.

Выберите ячейку, в которой содержатся нужные числа.
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите нужный формат.

Чтобы выбрать формат из списка доступных, нажмите кнопку Дополнительные числовые форматы и выберите нужный формат из списка Числовые форматы.

Форматирование чисел в виде текста

Для чисел, с которыми не требуется выполнять вычисления, например для номеров телефонов, можно выбрать текстовый формат, применив его к ячейкам перед вводом текста.

Выберите пустую ячейку.
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите пункт Текстовый.
Введите нужные числа в отформатированной ячейке.

Числа, которые были введены перед применением к ячейкам текстового формата, необходимо ввести заново в отформатированные ячейки. Чтобы ускорить повторный ввод чисел в текстовом формате, нажмите клавишу F2, а затем — клавишу ВВОД.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Рассмотрены разные способы ввода информации в ячейки листа Excel.

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!

Уникальная метка публикации: 6C13E98E-AA8E-DB4A-9298-09D2A67A0F65
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/sposoby-vvoda-dannyh-v-yachejku-excel/

Источник

ЛЕКЦИЯ 2

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

1. Ввод данных

Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).

Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1)нажать клавиши Enter или Tab;

2)щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3)нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо «исчезают» (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или «наползают» на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.

Рис. 3. Отображение «длинных» данных в таблице.

Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2.Ускоренный ввод данных

ВMicrosoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.

Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.

Рис. 5. Средство Автозавершение.

Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.

Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1)ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2)снова выделить эту ячейку;

3)подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

4)удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).

Рис. 8.

Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:

1)ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;

2)ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;

3)выделить обе ячейки;

4)удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)

Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.

Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение. После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:

—Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;

—Янв, Фев, Мар, …, Дек;

—Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье

—Пн, Вт, Ср, …, Вс.

Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:

1)ввести в ячейку первый элемент списка;

2)выделить эту ячейку;

3)удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).

Рис. 10. Средство Автозаполнение.

Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:

1)в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

2)в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

3)в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;

4)щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);

5)задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.

Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного

втаблицу списка значений:

1)выделить диапазон ячеек, содержащий список;

2)в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

3)в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

4)в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.

5)щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Введение

Очень непростой и чисто прикладной раздел.

Разработчики программы побеспокоились об удобстве пользователей, учитывая различные подходы.
Вместе с тем, доступная литература по какой-то причине почти не упоминает о том, как выполнить основную работу с комфортом.

Разделить обсуждаемые вопросы я не считаю возможным, настолько тесно они переплетены и взаимозависимы.

Ввод информации путем копирования из внешних источников см. в разделе Копирование и вставка.

Построчный ввод

Изначальный вариант, ориентированный на печатание на пишущей машинке, когда имелся бумажный образец.

Доступ к размещенным в этом месте материалам ограничен и предоставляется следующим категориям:
1. Студент I/II курса ВХК РАН. 2. Бывший студент ВХК РАН. 3. Подготовка к ОГЭ. 4. Подготовка к ЕГЭ. 5. VIP-пользователь. 6. Благотворитель.

Поколоночный ввод

Очень часто логика ввода меняется, и нам удобно заполнить колонку (графу) таблицы, так как именно в ней собраны сведения.
Другой, но не менее важной версией является единообразие формата данных.
Проще вводить схожие десятичные числа, даты или текст, чем переключаться между ними.

В качестве своего рода резюме, перечислим все клавиши завершения ввода в ячейку.

Проблема редактирования при вводе

Все люди до единого ошибаются.
Одни меньше, другие больше.
Считается, что профессиональный оператор допускает не более 5% ошибок.

Таким образом приходится внимательно следить за тем, в каком режиме вы находитесь в данный момент, что повышает напряженность труда.
Но за это следует благодарить разработчиков, а не неопытность пользователя.
Лично я предпочитаю второй способ (избегая работы с мышью), но не пренебрегаю и первым.
Как всегда, хочу отметить, что владение всей совокупностью решений позволяет автоматически находить наиболее рациональное для текущей ситуации.

Добавление/удаление строк

Действие необходимо только при модификации существующей таблицы.
Зато для колонок (столбцов) все работает идентично и используется довольно часто.

Есть много способов, и большинство из них «странные».

Вновь создаваемая строка принимает все характеристики от предыдущей.
Программисты Microsoft считают иначе, но это никак не меняет факта, да и неважно.
Важно, что такой эффект нежелателен во многих случаях.

Когда он нужен, недопустим или противоречив?
Как поступить в той или иной ситуации, не ошибиться и не потратить лишнее время?
Попробуем последовательно разобрать несколько типовых случаев и выработать концепцию (и алгоритмы) на их основе.
Во всех случаях будет производиться добавление строки в середину.

Добавление промежуточного итога.
Особый случай, сопряженный с возможным внедрением в логику расчетов по таблице и основанный на однозначном упорядочении данных.
Примером может стать таблица для лет, месяцев года, данных по подразделениям и т.д.
Крайне сомнительно, что нет ячеек с итоговыми суммами и т.п.
Приводимый случай корректировки структуры неизбежно приведет к необходимости исправления всех обобщающих формул.

Но здесь речь идет об использовании в процессе первичного ввода данных.
Гораздо рациональнее сначала заполнить таблицу ими, а потом формировать аналитические строки.

Итак, вопрос алгоритма формирования промежуточных итогов принципиально зависит от их периодичности и создает три возможных ситуации, когда итог обобщает:

Именно с этой позиции и постараемся оптимизировать работу.
Заодно детально распишем все производимые действия.

Возможных ситуаций бесчисленное множество, равно как и осознание таблицы и её частей пользователем может иметь много вариантов.
Из-за этого в реальной практике должны применяться комбинации изложенных алгоритмов.

Добавление множества пустых строк в середину таблицы также может быть произведено довольно эффективно.

Алгоритмы действий для столбцов абсолютно идентичны сказанному выше, за исключением следующих особенностей.

Копирование и вставка

Этот, казалось бы, тривиальный пользовательский навык имеет множество уникальных особенностей, что и послужило причиной его отдельного обсуждения.
При этом он фактически является способом ввода (размножения) данных, далеко не такой однозначный, как может показаться на первый взгляд.

Использование его тонких механизмов может существенно расширить возможности, равно как незнание — сделать работу невыполнимой.

Копирование

См. также Копирование формул.

Важным моментом копирования является лишь понимание того, что можно скопировать как ячейку (диапазон),
так и любой фрагмент текстовой части, составляющей содержание ячейки.
Обратите внимание, что тема копирования и последующего использования дополнительных объектов, как то — диаграммы и т.п., обсуждаться пока не будет.

Возможные источники данных для копирования.

Содержимое ячейки или его фрагмент. Одна из наиболее важных, но неописанных ситуаций.
Ячейка таблицы.
Предыдущая/соседняя ячейка таблицы.
Диапазон ячеек таблицы, включая строку(и) и столбец(цы).
Другое приложение.

Способы копирования

Прекрасно понимая, что все всё забывают, позволю себе напомнить основные способы копирования.

Клавиатурные сочетания: Ctrl+C и Ctrl+Insert.
Контекстное меню.
Лента Главная⇒Буфер обмена⇒Копировать.
Здесь присутствует простое копирование и копирование в виде рисунка.

Второй способ может пригодиться, если вам нужно проиллюстрировать диапазон ячеек, например, в письме.

Не забывайте, что векторное изображение вставить можно далеко не всегда.
Также здесь уместно упомянуть Вырезание, суть которого заключается в перемещении данных.
Клавиатурные сочетания: Ctrl+X и Shift+Del.

Принципиальной особенностью Excel является то, что фактически действие копирования не производится, кроме копирования текста ячейки.
Осуществляется пометка ячейки или диапазона (цветная двигающаяся пунктирная рамка), сразу за которым должна последовать вставка.

При осуществлении одного из перечисленных действий выделение будет сброшено (исчезнет двигающаяся рамка) и вставка станет невозможной.

Нажата клавиша Esc.
Открыт любой диалог форматирования или произведено любое аналогичное действие кнопкой на ленте или клавиатурным сочетанием.
Начато любое редактирование ячейки, включая вставку примечания.
Если производилось вырезание, то идентичное блокирование произойдет после вставки (действие завершено).

Это обязательно нужно знать, так как ряд ситуаций требует сброса (отмены) незавершенного копирования.
Например, вставка пустых ячеек.

Скопированный объект ячеек можно вставлять многократно, включая разные способы.

Копирование содержимого ячейки

Копирование ячейки таблицы

Это действие следует рассматривать в качестве наиболее распространенного в повседневной работе.
Именно на него ориентировано большинство книг и учебных материалов, оно же задействовано в заданиях ОГЭ и, частично, ЕГЭ.

Тема изменения координат при копировании рассмотрена в разделе Копирование формул.
Здесь же обсуждаются остальные параметры.

Самым простым способом удаления всех свойств ячейки будет описываемый далее алгоритм.

Вывод очень прост. Знание механизмов и предварительная оценка их применимости позволит выбрать эффективный способ, а неизбежные ошибки исправляются достаточно легко.

Но крайне важно помнить и об обратной стороне: копировании свойств ячейки.
Большинство пользователей с наличием некоторого опыта используют это, но действуют не системно, а по наитию.

Формат по образцу

Давайте дополним рассуждения действием Формата по образцу, упомянутого чуть выше.
По существу, это действие является копированием форматирования.

Копирование соседних ячеек (дублирование)

В реальных данных, особенно при их больших объемах, часто можно столкнуться с тем, что соседние значения очень похожи.
Например, отличаются на 1–2 символа, которые намного проще исправить, чем повторно вводить 2/5/10 других совпадающих знаков.

Вставка

Заметим сразу, что термин вставка в данном контексте означает исключительно добавление ранее скопированного содержимого буфера обмена.
Возможности, связанные со вставкой, принципиально зависят от содержимого и источника копирования.

Также обратите внимание, что многие особенности вставки обсуждены при описании копирования, чтобы не разрывать причинно-следственную связь.
Здесь продублирована лишь часть этой информации.

Способы вставки

Опять же, вспомним основные способы вставки.

Клавиатурные сочетания: Ctrl+V и Shift+Insert.
Контекстное меню (с вариантами, расширяемыми в Ленте).
Лента Главная⇒Буфер обмена⇒Вставка, всплывающее меню которого принципиально зависит от содержания буфера.

Знать и пользоваться соответствующими пунктами нужно обязательно.
Меню интерактивно отображает предполагаемый результат, что помогает его оценить.
Подробный разбор приведен в Специальной вставке.

При наличии в буфере стороннего текста, появляется возможность дифференцировать данные.

Подробно см. Мастер импорта текста.
Если имеются активированные для копирования ячейки, то можно установить курсор в точку вставки и просто нажать Enter.
Клавиатурное сочетание Ctrl+«Gray+» сразу вставит в активную точку скопированные строку или столбец.
Если копировался диапазон, то предварительно будет выведен дополнительный запрос.

Содержание буфера обмена

Некоторые (основные или наиболее существенные) варианты:

Изменение адресации при вставке см. Копирование формул.

….

Вставка диапазона ячеек

Диапазон, содержащийся в буфере обмена, может быть представлен:

Единичной ячейкой (A1).
Прямоугольной областью: частью строки (A2:D2) или столбца (A2:A5), частью нескольких строк и столбцов (A2:D5).
Строкой (3:3).
Столбцом (A:A).
Совокупностью строк (3:5) или столбцов (D:E).

Здесь мы обсудим вставку, замещающую ячейки, а не сдвигающую их.

По вопросу вставки строк и столбцов со сдвигом других значений см. здесь.
Также рекомендуется ознакомиться с разделом Ограничения.

Единичная ячейка

Предоставляет нам максимальную свободу и составляет основу работы при простейшем копировании формул.
Её копирование также лежит в основе выполнения практических заданий ОГЭ по информатике, что совершенно справедливо, учитывая прикладное назначение.

Изменение адресации при вставке см. Копирование формул.
Мы же обсудим рациональный порядок действий при вставке копии.
Также сразу обратите внимание, что большинство особенностей вставки любых диапазонов ячеек подчиняются точно тем же закономерностям и будут описываться только здесь.

Исходное состояние: ячейка скопирована (Ctrl+X или Shift+Del), что обозначено движущейся вокруг неё пунктирной рамкой.

Здесь важно отметить, что ряд действий отменяет это состояние.
Например, нажатие Esc, сохранение или любое редактирование.

Здесь имеет смысл обсудить все способы выделения ячеек.
За исключением нелепиц, в том числе и от разработчиков.

….

Вставка фрагмента столбца

Относится к крайне частым действиям, учитывая, что большинство таблиц содержит аналитические столбцы, в том числе обладающие периодичностью.

Стандартным вариантом будет: 1) вставка расчетной формулы в область, соответствующую данным; 2) добавление периодического блока.

Данные в расчетном столбце крайне часто используются в практике, в том числе возникая внезапно и временно.
Это особенно актуализирует задание ОГЭ, где предлагается обрабатывать 1000 строк.
Можно сделать работу за секунды, можно — за десятки минут.

Итак, нужно вставить формулу в диапазон D2:D1001, область A2:C1001 заполнена данными.

Алгоритм.

Вставка фрагмента строки

Активно задействуется в таблицах с большим числом расчетных колонок и констант.
То есть, имеется 30 столбцов, из которых заполняются значениями только 10–15, остальные служат названным целям.

Вставка неформатированного текста

К этой категории будет относиться фрагмент текста из ячейки или простейших текстовых редакторов типа Блокнота.

См. также Копирование содержимого ячейки, Мастер импорта текста.

Вставка форматированного текста из другой программы

Так как обычный (Plain) текст описан выше, поговорим, например, про Word, как наиболее реалистичный источник.

См. также Мастер импорта текста.

Некоторые проблемы вставки ячеек из буфера

…. Дополнение бесконечно.

Мастер импорта текста

Запуск осуществляется при наличии в буфере соответствующих данных через ленту Главная⇒Буфер обмена⇒Вставка⇒Мастер импорта текста.

Работа мастера разбита на 2 этапа.
На первом определяется факт наличия разделителей и кодировка текста, проконтролировать которую не сложно по образцу.

Второй шаг зависит от настройки разделителей.
Если они были указаны, то мы видим диалог детализации.

При указании фиксированной ширины….

Вставка…

Ограничения

Невозможность вставки ячеек для современных таблиц Excel почти нереальна, но всё же…

Отсюда вытекает возможность введения искусственного «запрета» для добавления ячеек на листе.

Как решить проблему?

Можно использовать следующий алгоритм.

P.S. Если таблицу создавали не вы, то настоятельно рекомендую сделать резервную копию (сохранить файл под другим именем).
Ведь там могут оказаться и другие секреты.

Специальная вставка

Вряд ли стоит как-либо ограничивать эмоции: эта возможность в Excel реализована с просто фантастическими возможностями для пользователя.
Но практика показывает не только мгновенное принятие данного функционала, но и почти тотальное незнание самого факта его наличия.

Закономерно, что в буфер обмена должно быть что-то скопировано.

См. также Проверка ввода данных

Источник

Ввод данных

Данные указывают в ячейках листа. Чтобы в дальнейшем эту информацию можно было обработать или использовать для каких-либо расчетов, данные следует вводить в разные ячейки. Таким образом, данные приобретут адрес, по которому их можно будет найти или добавить в различные формулы.

Ввод данных осуществляется достаточно просто.

1. Щелкните кнопкой мыши на любой ячейке. По периметру ячейки появится жирная рамка, которая означает, что данная ячейка стала активной. Обратите внимание также на поле адреса ячейки: в нем будет указан адрес выделенной ячейки.

2. Введите с клавиатуры любое слово или число, и оно появится в ячейке. Иными словами, ввод данных осуществляется так же, как в текстовом редакторе (рис. 2.1). Но есть некоторые тонкости.

Рис. 2.1. Текст в ячейке

3. Нажмите клавишу Enter. Ячейка, расположенная ниже, станет активной.

Вы знаете, что в любом текстовом редакторе нажатие клавиши Enter переводит текстовый курсор на следующую строку. В Excel это действие завершает ввод в текущую ячейку и переводит фокус ввода на ячейку, расположенную ниже.

В любой момент до нажатия клавиши Enter вы можете отказаться от ввода данных, нажав клавишу Esc. При этом активная ячейка очистится, но не потеряет фокус ввода, то есть по-прежнему будет оставаться активной.

Теперь о том, как удалить данные из ячейки. Это делается еще проще.

• Выделите ячейку с данными. Для этого нужно просто щелкнуть кнопкой мыши на данной ячейке так, чтобы по ее периметру появилась жирная рамка.

• Нажмите клавишу Delete или Backspace. Все содержимое ячейки будет удалено, а она по-прежнему останется активной.

Если вы вводите длинный текст или большое число, все символы могут не поместиться в ячейке, при этом текст (или число) «залезает» на соседнюю ячейку. Но важно понимать, что данный текст или число принадлежит именно той ячейке, в которую вы эти данные вводили. Соседняя ячейка остается пустой, даже если в ней отображается текст расположенной слева ячейки. Забегая вперед, скажу, что длинный текст в ячейках можно переносить (то есть располагать в несколько строк) или включить режим скрытия непомещающегося в рамках ячейки текста. Об этом мы поговорим, когда будем рассматривать методы форматирования ячеек.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Дополнительные сведения

Нужна дополнительная помощь?

Первичный ввод и редактирование ячеек

Двойной щелчок на ячейке

Клавиша F2 на клавиатуре

Клавиша Backspace на клавиатуре

Редактирование в строке формул

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Подтверждение ввода данных в ячейку

Клавиша Enter

Щелчок мышкой на другую ячейку

Использование стрелок на клавиатуре

Использование кнопки в строке формул

Отмена ввода данных

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Щелчок мышкой на другую ячейку

Подведём итоги

Введение

Построчный ввод

Поколоночный ввод

Проблема редактирования при вводе

Добавление/удаление строк

Копирование и вставка

Копирование

Способы копирования

Копирование содержимого ячейки

Копирование ячейки таблицы

Формат по образцу

Копирование соседних ячеек (дублирование)

Вставка

Способы вставки

Содержание буфера обмена

Вставка диапазона ячеек

Единичная ячейка

Вставка фрагмента столбца

Вставка фрагмента строки

Вставка неформатированного текста

Вставка форматированного текста из другой программы

Некоторые проблемы вставки ячеек из буфера

Мастер импорта текста

Вставка…

Ограничения

Специальная вставка

Ввод данных

Читайте также

Ввод персональных данных

Ввод данных в объект DataSet

Динамический ввод данных

Ввод данных в таблицу

Ввод деловых данных

2.4. Ввод данных в таблицу

Ввод данных

Ввод учетных данных пользователя

Динамический ввод данных

Ввод данных в таблицу

Ввод и корректировка данных

6.2. Ввод данных

Ввод и редактирование данных

Ввод данных в ячейки