Ввод данных в электронных таблицах microsoft excel

Любая
обработка информации начинается с ее
ввода. Каждая ячейка рабочей области
листа может быть заполнена данными.
Ввод данных может производиться как в
строке формул, так и непосредственно
в активной ячейке, если предварительно
нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть
мышью. Как только в ячейку будет введен
хотя бы один символ, ее содержимое сразу
отобразится и в строке формул. Кроме
того, в этой строке появятся три кнопки
для обработки содержимого ячейки. По
окончании ввода данных может быть
нажата клавиша Enter. Отменить ввод данных
позволяет клавиша Esc. Вообще ввод в
ячейку считается

незаконченным,
пока редактируемая ячейка не покинута
любым способом. При этом большинство
средств управления Excel остается
недоступным.

Действия
над листами, столбцами, строками и
ячейками электронной таблицы.

Самый
простой способ манипулирования листами
осуществляется с помощью мыши.

Вставкаудаление
листа может осуществляться с помощью
меню Правка — Удалить лист и Вставка
-Лист. При необходимости удалить сразу
несколько листов следует их сначала
выделить последовательно мышью удерживая
CTRL

Переименование
листа. При желании можно дать листу имя
отражающее его назначение, например,
Следствие следует дважды щелкнуть
мышью на ярлыке листа внизу экрана и
ввести новое имя.

Переместить
лист в нужное место вдоль ярлыков можно
с помощью мыши.

Копирование
листа внутри книги реализуется мышью
при нажатии клавиши CTRL. Новый лист
получает прежнее имя но с очередным
номером

Другой
способ осуществления указанных выше
операций — использование контекстного
меню вызываемого щелчком правой кнопки
мыши на нужном листе

При
работе с таблицей необходимо постоянно
выделять, удалять , вставлять, копировать
и перемещать ячейки, диапазоны,
строкистолбцы и т.д. Эти операции могут
осуществляться несколькими способами.

1.
Выделение является важнейшим действием
в таблице. Преобразование данных
осуществляется только надо
выделеннымиуказанными объектами.

2.
Очистка и удаление. Очистка освобождает
диапазон от находящихся в нем данных.
Удаление означает физическое удаление
самого объекта.

3.
Вставка пустых строк и столбцов
производится так: выделяется строкастолбец
курсор мыши фиксируется на номере
строкистолбца адресных полос и нажимаются
клавиши Ctrl+Серый_плюс.

4.
Вставка пустых ячеек и диапазонов
выполняется аналогично или меню Вставка
— Ячейки.

5.
Вставка заполненных данными ячеек
Самый простой способ вставки состоит
в том, чтобы отбуксировать мышью в
желаемом направлении маркер заполнения
ячейки диапазона, строки, столбца,
удерживая клавишу Shift для перемещения
или Shift+Ctrl для копирования. Для
перемещениякопирования на другой лист
— дополнительно к ним удерживая клавишу
Alt.

6.
Перемещение ячеекдиапазонов можно
выполнять с помощью мыши.

7.
Копирование ячеекдиапазонов в несмежные
области осущ. так же с помощью мыши, но
при нажатой клавише Ctrl.

8.
Перемещениекопирование данных на
другие листы выполняется аналогичным
образом, но при нажатой клавише Alt

9.
Управление размером строк и столбцов

Электронные таблицы EXCEL Ввод и редактирование данных

Автор презентации:

Иванова Ирина Витальевна

Электронные таблицы служат для:

• Обработки числовой информации, представленной в виде таблицы;
• Сохранения таблиц на носителях;
• Для вывода документа на печать.

Возможности ЭТ:

• Ввод и редактирование данных;
• Вычисления по формулам;
• Форматирование таблиц;
• Построение графиков и диаграмм;
• Сортировка данных;
• Работа как с базой данных;
• Просмотр документа перед печатью;
• Вывод на печать и пр.

Запуск ЭТ:

Рабочее поле Excel разделено линиями во вертикали на столбцы(обозначаются латинскими буквами A, B,C, …, всего их 256), а по горизонтали на строки(обозначаются числами 1, 2,…, 65536).

Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Каждая ячейка имеет свой адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например: B3, $DA$108, F$57.

Адреса бывают относительные(A3, F45, H7), абсолютные($A#3, $F$45, $H$7 – фиксируются и столбец, и строка) и смешанные($A3 –фиксируется только строка)

Подпишите названия основных элементов окна ЭТ

F4 – клавиша для установки в строке формул абсолютного или смешанного адреса.

Активная ячейка выделяется жирным контуром. В активную ячейку осуществляется ввод данных через клавиатуру.

Основной элемент ЭТ – ячейка.

Для перехода к нужной ячейке можно использовать:

• Клавиши управления курсором;
• Мышь;
• Поле имени;

В любую ячейку можно ввести:

• Число;
• Текст;
• Формулу.

В ячейку нельзя ввести рисунок, звук.

Ввод данных в ячейку:

• Выбрать ячейку;
• Ввести данные(десятичные числа вводятся через запятую !);
• Нажать клавишу Enter(или любую клавишу управления курсором, или щелкнуть мышью в другой ячейке).

Содержимое ячейки всегда отображается как в самой ячейке, так и в строке формул.

Введите данные следующей таблицы

Редактирование данных:

• Выбрать нужную ячейку;
• Щелкнуть мышью в строке формул или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши внутри ячейки;
• Отредактировать содержимое ячейки;
• Нажать Enter или щелкнуть мышью в другой ячейке.

Изменение ширины столбца(высоты строки):

1 способ

• Подвести курсор мыши к границе столбца(строки), курсор примет вид;

• Передвигать границу до нужного размера, не отпуская левой кнопки мыши;
• Отпустить левую кнопку мыши.

2 способ

• Выделить нужный столбец(строку);
• Выбрать Формат, Размер ячейки, Высота строки или Ширина столбца.

При работе с ЭТ все действия выполняются над выделенным объектом.

Выделение объектов

Объект

Действия

ячейка

Щелкнуть левой кнопкой мыши на ячейке

строка

Щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки

столбец

Щелкнуть левой кнопкой мыши по имени столбца

Группа ячеек

Протягивание мыши при нажатой левой кнопки мыши

Группа отдельно расположенных ячеек

CTRL + указать мышью нужные ячейки

Весь лист

Щелкнуть левой кнопкой мыши по «пустому» прямоугольнику, находящемуся слева от первого столбца и сверху первой строки

A1:C3 – группа ячеек(A1, B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3)

Вставка строки(столбца):

• Выделить строку(столбец), перед(слева) которой нужно вставить новую строку(столбец);
• Меню Главная, Вставить :

Удаление строки(столбца) :выделить строку(столбец), нажать на правую кнопку мыши, выбрать Удалить .

Копирование содержимого ячеек:

1 способ: выделить ячейку(группу ячеек), нажать на правую кнопку мыши, выбрать Копировать , указать нужную ячейку(группу ячеек), нажать на правую кнопку мыши, выбрать Вставить

2 способ: установить указатель мыши на правый нижний угол копируемой ячейки(курсор примет форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть курсор на всю область копирования, снять выделение.

Удаление содержимого ячеек: Выделить ячейку(группу ячеек), нажать DELETE или нажать правую кнопку мыши, выбрать Удалить или

Сохранение(открытие) файла:

• Выбрать в строке меню Файл
• Выбрать Сохранить как(Открыть)
• Выбрать в поле Папка имя диска
• Выбрать имя нужного каталога

Ввод данных

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению
с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки
таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что
делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством. 

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации
строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые
две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой
мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение
ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются
таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например,
фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то
при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца
происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии.
Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы
совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы.
Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В
этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не
будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией
«Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена
фамилией «Иволгин».

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования.
Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и
большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора
Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в
центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо
протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании
клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной –
цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по
отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует
удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна
ячейка, как показано на рисунке.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за
границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться
копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами.
Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования
текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет
достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных
документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего,
требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и
выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки… .

В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на
вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же
вкладке имеются другие важные настройки:

• флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
• группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
• поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения —
  символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки,
следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке
(ячейки B2:D2).

По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что
Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может
приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может
быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату,
а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает
ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести
данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек
выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких
абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов,
принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и
не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках. 

Замечание. Следует учитывать,
что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую
ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в
пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

• определить область листа, которую будет занимать текст и, либо
  «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи
  (второе применяется чаще);
• установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
• ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
• отрегулировать высоту области, содержащей текст.

Замечание. В отличие от Word, минимальная
высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки
можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до
нуля.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание
количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и
отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в
некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую
кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в
десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки».
При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный
на рисунке.

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа
необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в
которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ
справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить
достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между
ними обрамление.

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!