Ввод данных вручную в ячейки листа
Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше
У вас есть несколько вариантов ввода данных вручную в Excel. Данные можно вводить в одну ячейку, в несколько ячеек одновременно или лист один раз. Введите числа, текст, даты или время. Форматирование данных можно различными способами. Кроме того, существует несколько параметров, которые можно настроить, чтобы упростить ввод данных.
В этом разделе не описывается использование формы данных для ввода данных на листе. Дополнительные сведения о работе с формами данных см. в статью Добавление, изменение,поиск и удаление строк с помощью формы данных.
Важно: Если не получается ввести или изменить данные на листе, он может быть защищен во избежание случайного изменения данных. На защищенном листе можно выбирать ячейки для просмотра данных, но невозможно вводить данные в заблокированные ячейки. В большинстве случаев защиту не стоит снимать до тех пор, пока не будет получено разрешение от пользователя, который создал лист. Чтобы отменить защиту листа, нажмите кнопку Снять защиту листа в группе Изменения на вкладке Рецензирование. Если при включении защиты был задан пароль, для отмены защиты листа сначала необходимо ввести этот пароль.
-
Выберите ячейку на листе.
-
Введите числа или текст, которые вы хотите ввести, а затем нажмите ввод или TAB.
Чтобы ввести данные в новую строку в ячейке, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.
-
На вкладке Файл выберите пункт Параметры.
Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
-
В меню Расширенные параметры нужно выбрать пункт Параметры правки, и затем установить флажок Автоматическая вставка десятичной запятой.
-
В поле Число знаков после запятой введите положительное число для количества цифр справа от запятой или отрицательное число для количества цифр слева от запятой.
Например, если ввести 3 в поле Число знаков после запятой, а затем — 2834 в ячейке, то значение будет равно 2,834. Если ввести –3 в поле Число знаков после запятой, а затем — 283, то значение будет равно 283000.
-
Выберите ячейку на листе и введите нужное число.
Изменение параметра Фиксированный десятичный формат не влияет на уже введенные данные.
Чтобы не использовать для числа параметр Фиксированный десятичный формат, при вводе этого числа введите десятичную запятую.
-
Выберите ячейку на листе.
-
Введите дату или время в следующем виде.
-
При вводе даты используйте в качестве разделителя точку или дефис, например 09.05.2002 или 5-сен-2002.
-
Для ввода времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае значение будет введено как время в первой половине суток.
Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+; (точка с запятой).
-
-
Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, можно воспользоваться функциями СЕГОДНЯ и ТДАТА.
-
При вводе даты или времени в ячейку они отображаются либо в формате по умолчанию компьютера, либо в формате, примененном к ячейке перед вводом даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию зависит от параметров даты и времени в диалоговом окне Язык и региональные стандарты (панель управления, Часы, язык и регион). Если изменить эти параметры на компьютере, то значения даты или времени, которые не были отформатированы с помощью команды Формат ячеек, будут отображаться в соответствии с этими параметрами.
-
Чтобы применить формат даты или времени по умолчанию, щелкните ячейку с датой или временем и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+# или CTRL+SHIFT+@.
-
Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковые данные. Они не обязательно должны быть смежными.
-
Введите данные в активной ячейке и нажмите клавиши CTRL+ВВОД.
Можно также ввести одинаковые данные в несколько ячеек с помощью маркер заполнения , чтобы автоматически заполнить данными ячейки листа.
Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение ячеек листа данными.
Сделав несколько листов активными одновременно, можно вводить новые или изменять существующие данные на одном из листов, после чего изменения будут применены к тем же ячейкам всех выбранных листов.
-
Щелкните ярлычок первого листа, содержимое которого требуется изменить. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните ярлычки других листов, с которыми следует синхронизировать данные.
Примечание: Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните. Если ярлычки нужных листов все равно не видны, необходимо развернуть окно документа.
-
На активном листе выберите ячейку или диапазон, в котором необходимо изменить или ввести данные.
-
В активной ячейке введите новые данные или измените существующие, а затем нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы переместить выделение в следующую ячейку.
Изменения будут применены ко всем выбранным листам.
-
Повторите предыдущее действие до завершения ввода или редактирования данных.
-
Чтобы отменить выделение нескольких листов, щелкните любой невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите команду Разгруппировать листы.
-
При вводе или редактировании данных изменения применяются ко всем выбранным листам, из-за чего могут случайно измениться данные, которые не требовалось менять. Чтобы избежать этого, можно просмотреть все листы одновременно, чтобы определить потенциальные конфликты данных.
-
На вкладке Вид в группе Окно щелкните Новое окно.
-
Перейдите в новое окно, а затем щелкните лист, который необходимо просмотреть.
-
Повторите шаги 1 и 2 для каждого листа, который требуется просмотреть.
-
На вкладке Вид в группе Окно щелкните пункт Упорядочить все, а затем выберите нужный вариант.
-
Для просмотра листов только в активной книге установите в диалоговом окне Расположение окон флажок Только окна текущей книги.
-
Excel предоставляет несколько настроек для упрощения ручного ввода данных. Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые — на весь лист, а другие влияют только на заданные ячейки.
Изменение направления клавиши ВВОД
Если использовать клавишу TAB для ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, по умолчанию курсор переместится к началу следующей строки.
Нажатие клавиши ВВОД перемещает курсор на одну ячейку вниз, а нажатие клавиши TAB — на одну ячейку вправо. Направление перемещения для клавиши TAB изменить нельзя, но для клавиши ВВОД — можно. Изменение этого параметра влияет на весь лист, все другие открытые листы и книги, а также новые книги.
-
На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.
Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
-
В группе Дополнительно в разделе Параметры правки установите флажок Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД и выберите нужное направление в списке Направление.
Изменение ширины столбца
Иногда в ячейке может отображаться строка вида #####. Это может происходить, если ячейка содержит число или дату, а ширина столбца не позволяет отобразить все необходимые символы. Допустим, например, что столбец с форматом даты «дд.мм.гггг» содержит дату 31.12.2015. Однако ширины столбца хватает только для показа шести символов. В ячейке будет отображена строка #####. Чтобы увидеть все содержимое ячейки с текущим форматом, необходимо увеличить ширину столбца.
-
Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.
-
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.
-
Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
-
Чтобы увеличить ширину столбца, выберите команду Ширина и в поле Ширина столбца введите нужное значение.
-
Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат «дд.мм»), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.
Перенос текста в ячейке
Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста. Перенос текста в ячейке не влияет на другие ячейки.
-
Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.
-
На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.
Примечание: Если текст представляет собой одно длинное слово, знаки не будут перенесены; чтобы был виден весь текст, можно расширить столбец или уменьшить размер шрифта. Если после включения переноса текста виден не весь текст, возможно, потребуется изменить высоту строки. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.
Дополнительные сведения о переносе текста см. в разделе Перенос текста в ячейке.
Изменение формата числа
В Excel формат ячейки представлен отдельно от данных в ячейке. Такое различие в отображении может иметь значительные последствия, если данные числовые. Например, при округлении вводимого числа округляется только отображаемое число. Для вычислений же используется фактическое значение, хранимое в ячейке, а не отформатированное число, показанное на экране. Следовательно, вычисления могут казаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.
После ввода чисел в ячейку можно изменить формат их отображения.
-
Выберите ячейку, в которой содержатся нужные числа.
-
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите нужный формат.
Чтобы выбрать формат из списка доступных, нажмите кнопку Дополнительные числовые форматы и выберите нужный формат из списка Числовые форматы.
Форматирование чисел в виде текста
Для чисел, с которыми не требуется выполнять вычисления, например для номеров телефонов, можно выбрать текстовый формат, применив его к ячейкам перед вводом текста.
-
Выберите пустую ячейку.
-
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите пункт Текстовый.
-
Введите нужные числа в отформатированной ячейке.
Числа, которые были введены перед применением к ячейкам текстового формата, необходимо ввести заново в отформатированные ячейки. Чтобы ускорить повторный ввод чисел в текстовом формате, нажмите клавишу F2, а затем — клавишу ВВОД.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Нужна дополнительная помощь?
Заполнение ячеек текстом и числовыми значениями
Каждый раз, когда мы заполняем ячейки данными, автоматически проверяются типы данных ячейки в Excel. Содержит ли она: цифры; формулы; логические выражения.
Если не подтвердился ни один из выше приведенных типов данных, Excel воспринимает содержимое ячейки как текст или дата.
Введенные данные в ячейку можно редактировать изменять и удалять. Далее рассмотрим способы редактирования ячеек.
Самый простой способ изменения содержимого ячейки – это заново вписать новые данные.
Ввод текста в ячейку Excel
Введите в ячейку A1 свое имя. Для этого у вас имеется две возможности:
- Сделайте ячейку активной переместив на нее курсор. Потом введите текст и нажмите «Enter» или просто переместите курсор на любую другую ячейку.
- Сделайте ячейку активной с помощью курсора и введите данные в строку формул (широкое поле ввода под полосой инструментов). И нажмите галочку «Ввод».
Если вы передумали заполнять ячейку то в место «Enter» или «Ввод» жмите «ESC».
Клавиша «Enter» или инструмент строки формул «Ввод» подтверждают запись данных в ячейку.
Заметьте! Если воспользоваться первой возможностью то после подтверждения «Enter» курсор сместится на соседнюю ячейку вниз (при настройках по умолчанию). Если же использовать вторую возможность и подтвердить галочкой «Ввод», то курсор останется на месте.
Как уместить длинный текст в ячейке Excel?
Заполните ячейки текстом, так как показано на рисунке, чтобы содержимое вмещалось в ячейках.
По умолчанию ширина ячеек не позволяет вместить длинные тексты и в результате мы видим такую картинку:
Задание 1. Чтобы уместить длинный текст в ячейке Excel, наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между A и B. Курсор изменит свой внешний вид как показано на рисунке. После чего сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши. Ширина колонки автоматически оптимизируется под ширину самого длинного текста.
Задание 2. Наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между B и C. Курсор мышки изменит свой вид. После чего удерживая левую клавишу мышки, перемещайте курсор для изменения ширины колонки до необходимого размера.
Аналогичным способом как описано в этих двух практических заданиях можно изменять высоту строки. Только здесь курсор следует наводить на границы между номерами строк. А дальше перемещать его для изменения высоты или делать двойной щелчок для автоматической подстройки.
Задать ширину столбца или высоту строки можно вручную с помощью курсора или контекстного меню. Щелчок правой кнопкой по заголовку и опция «Ширина столбца» «Высота строки».
Интересный факт! При изменении ширины столбца / строки курсором, подсвечивается информация о размерах в разных единицах измерения:
- Ширина столбца в количестве символов стандартного размера шрифта(Calibri 11 пунктов) – по умолчанию 8,43 символов такая длина текста в стандартной ячейке. Таким образом, можно быстро определить длину текста в ячейке Excel. Но чаще всего для этого применяется функция ДЛСТР (сокращенно длинна строки). Этой же функцией определяется и количество цифр одной ячейке.
- Высота строки в пунктах измерения высоты шрифтов – по умолчанию 15 пунктов.
- В скобках размеры указаны в пикселях и для столбцов и для строк.
В Excel 2010 можно задать размеры строк и столбцов в сантиметрах. Для этого нужно перейти в режим разметки страниц: «Вид»-«Разметка страницы». Щелкаем правой кнопкой по заголовку столбца или строки и выберем опцию «ширина». Потом вводим значение в сантиметрах. Этого особенно удобно при подготовке документа для вывода на печать. Ведь мы знаем размеры формата A4: ширина 21см и высота 29,7см.
Но благодаря показателям в пикселях при обычном режиме, то можно пересчитать самому в сантиметры, используя данные для конвертации единиц измерений:
- 0,98 см = 37 пикселей;
- 1,01 см = 38 пикселей;
- 0,50 см = 19 пикселей.
Введение цифр в ячейки Excel
Вводить текстовые данные в ячейки уже умеем, теперь разберемся с заполнением цифровых данных. Заполните простую табличку как показано на рисунке:
Обратите внимание! По умолчанию текст выравнивается по левей стороне ячеек, а цифры по правой. Данная особенность позволяет быстро найти цифры в ячейке и не спутать их с текстом (ведь текст также содержит символы цифр, но не позволяет производить с ними математические расчеты). Например, если в место запятой в качестве разделителя разрядов стоит точка или пробел, то цифры распознаны как дата и текст соответственно, из-за чего потом не работают расчеты. Таким образом, можно быстро сориентироваться, как распознала программа введенные данные: как текст или как цифру. Например, если мы будем отделять десятые части не запятой, а точкой, то данные цифр распознаются как дата. Будьте внимательны с типами данных для заполнения.
Задание 1. Наведите курсор мышки на ячейку C2 и удерживая левую клавишу проведите его вниз до ячейки C3. Вы выделили диапазон из 2-ух ячеек (C2:C3) для дальнейшей работы с ними. На полосе инструментов выберите закладку «Главная» и щелкните на инструмент «Увеличить разрядность» как показано на рисунке:
Не трудно догадаться, что рядом расположен инструмент «Уменьшить разрядность». Так можно изменять формат ячеек на числовой для отображения цифр разным количеством разрядности (количество цифр отображаемых после запятой).
Оба эти инструмента автоматически меняют форматы ячеек на «числовой». Чтобы изменить формат ячеек на «числовой» так же можно воспользоваться диалоговым окном настройки форматов. Для его вызова необходимо зайти: «Главная»-«Число» и щелкнуть на уголок со стрелочкой как показано на рисунке:
Данное окно можно вызвать комбинацией горячих клавиш CTRL+1.
Введение валют и процентов
К нашей табличке добавьте еще данных, как показано ниже на рисунке.
Задание 1. Выделите диапазон ячеек D2:D3 и установите финансовый числовой формат. В диапазоне E2:E3 сделайте процентный формат. В результате должно получиться так:
Формат – это свойство ячейки, а не ее содержимое. Поэтому обычно сначала вводятся данные, а потом изменяется формат отображения данных. В отдельных случаях лучше сделать в обратном порядке.
Задание 2. Введите в пустую ячейку суму с валютой следующим образом. Нажмите «Enter» и вы увидите, что программа сама присвоит ячейке финансовый формат. То же самое можно сделать с процентами.
В Excel версии 2007 и 2010 предусмотрено несколько валют для быстрого ввода при установке формата ячеек. Посмотрите выпадающий список валют и измените формат на Евро:
Читайте так же: как перевести число и сумму прописью в Excel.
На чтение 6 мин Просмотров 21.7к. Опубликовано 11.05.2018
Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.
Содержание
- Условие проверки
- Любое значение
- Целое число
- Действительное
- Список
- Дата
- Время
- Длина текста
- Другой
- Сообщение об ошибке
- Отличие версий Microsoft Excel
- Сообщение для ввода данных
- Как отключить эту ошибку
- Примеры от компании Microsoft
- Заключение
- Видеоинструкция
Условие проверки
В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.
- Нажмите на любую клетку.
- Перейдите на вкладку «Данные».
- Кликните на выделенный инструмент.
- Выберите пункт «Проверка данных».
- После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.
Рассмотрим эти форматы более внимательно.
Любое значение
В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.
Целое число
Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.
Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».
Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.
Действительное
В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».
Список
Этот формат наиболее интересный.
Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.
- Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.
- Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.
- В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».
- Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.
Дата
Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.
Время
Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).
Длина текста
Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.
Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.
Другой
Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.
Сообщение об ошибке
При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.
- Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
- Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.
- Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
- Выбираем вид отображения:
- «Останов»;
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
- Указываем заголовок и текст уведомления.
- Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»
В качестве примера мы укажем следующие настройки.
- Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу [knopka]Enter[/knopka]. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.
В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.
Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.
А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.
В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.
Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!
Отличие версий Microsoft Excel
Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.
Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.
В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.
Сообщение для ввода данных
Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.
- Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
- Откройте в меню раздел «Данные».
- Выберите инструмент «Работа с данными».
- Нажмите на иконку «Проверка данных».
- В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
- Укажите любой текст в указанных полях.
- Для продолжения нажмите на «OK».
- Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.
Как отключить эту ошибку
Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.
- Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
- Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
- Нажмите на инструмент «Работа с данными».
- Кликните на иконку «Проверка данных».
- Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
- Сохраняем изменения кликом на «OK».
- Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.
Примеры от компании Microsoft
Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.
Заключение
В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.
Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.
Видеоинструкция
Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.
Рассмотрены разные способы ввода информации в ячейки листа Excel.
В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.
В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.
Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.
Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.
Первичный ввод и редактирование ячеек
Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.
Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.
Двойной щелчок на ячейке
Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.
Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.
Клавиша F2 на клавиатуре
Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.
Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).
Клавиша Backspace на клавиатуре
Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.
Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.
Редактирование в строке формул
Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Щёлкнуть на ячейке и начать писать
Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!
Подтверждение ввода данных в ячейку
Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!
После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!
Клавиша Enter
Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).
Щелчок мышкой на другую ячейку
Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.
Использование стрелок на клавиатуре
Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.
Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.
Использование кнопки в строке формул
Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.
Отмена ввода данных
Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!
Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён
Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).
Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).
Щелчок мышкой на другую ячейку
Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.
Подведём итоги
Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!
На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!
Уникальная метка публикации: 6C13E98E-AA8E-DB4A-9298-09D2A67A0F65
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/sposoby-vvoda-dannyh-v-yachejku-excel/
Подстановка значений в Microsoft Excel подразумевает замену одной части текста на другую с выводом результата в отдельной ячейке. Это избавит вас от необходимости самостоятельно вносить одни и те же коррективы в большое количество полей. Осуществляется подобная манипуляция с использованием всего одной функции, но далее я расскажу еще и о ее модернизации для тех, кто исправляет ошибочный импорт, переводя текстовые значения в числовые.
Когда это может понадобиться?
Отвечу на самый главный вопрос по теме: «Когда может понадобиться подстановка значений?». Выполнение этой операции в первую очередь подразумевает замену любых символов. Например, вы импортировали диапазон значений из другой программы, где для разделения дробной части вместо запятой используется точка. Соответственно, Excel подумает, что это текстовые значения, и откажется использовать их при создании функций.
Вы можете исправить все это вручную, удаляя старые знаки и добавляя новые, после чего проверить настройки формата каждой ячейки. Однако это делается долго и неудобно. Проще создать новый столбец с использованием функций. ПОДСТАВИТЬ и ЗНАЧЕН. Так вы создадите столбец с правильными данными, которые можно использовать для любых целей, включая копирование и удаление всего лишнего.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Использование функции ПОДСТАВИТЬ
Для начала разберемся с тем, как работает синтаксис основной функции – ПОДСТАВИТЬ. Объявим ее и рассмотрим каждый аргумент, чтобы при дальнейшем использовании у вас не возникло никаких проблем.
-
Для начала выберите необходимую клетку, нажмите по ней левой кнопкой мыши для активации и объявите функцию =ПОДСТАВИТЬ().
-
В скобках напишите номер ячейки, с которой нужно взять исходный текст.
-
Поставьте точку с запятой для отделения аргументов, в кавычках напишите символ или несколько символов, от которых хотите избавиться.
-
Снова отделите аргумент и в кавычках напишите новый символ для замены.
-
Это вся формула, поэтому можете нажать Enter и посмотреть, что получилось в итоге.
Для наглядности оставляю используемую мной формулу целиком, чтобы вы могли редактировать ее под себя и не вводить каждый символ вручную. Это поможет значительно сэкономить время.
=ПОДСТАВИТЬ(A2;".";",")
Добавление функции ЗНАЧЕН
Теперь модернизируем формулу, чтобы в итоге получить числовое значение, а не текст, как в исходном варианте. Для этого понадобится функция ЗНАЧЕН, которую просто нужно вписать в строку, поставив дополнительные кавычки.
-
Выполните редактирование, чтобы в итоге получить примерно такой результат: =ЗНАЧЕН(ПОДСТАВИТЬ(A2;».»;»,»)).
-
Нажмите Enter для применения изменений и обратите внимание на то, что теперь числа отображаются справа в ячейке, что говорит об успешной смене формата с текстового на числовой.
-
Остается только растянуть формулу на все остальные клетки, чтобы завершить замену в массиве данных. Зажмите правый нижний угол ячейки и потяните вниз.
-
Посмотрите на таблицу и удалите лишнюю информацию, которая после преобразования больше не понадобится.
Работа с массивами данных в Microsoft Excel часто заставляет юзера вносить правки в текст, что особенно актуально при импорте дробных чисел. Теперь вы узнали, что решить проблему можно при помощи всего одной формулы, состоящей из двух функций. Используйте это, чтобы оптимизировать взаимодействие с электронной таблицей.