Впр снизу вверх excel

Поиск последнего вхождения (инвертированный ВПР)

Все классические функции поиска и подстановки типа ВПР (VLOOKUP), ГПР (HLOOKUP), ПОИСКПОЗ (MATCH) и им подобные имеют одну важную особенность — они ищут от начала к концу, т.е. слева-направо или сверху-вниз по исходным данным. Как только находится первое подходящее совпадение — поиск останавливается и найденным оказывается только первое вхождение нужного нам элемента.

Что же делать, если нам требуется найти не первое, а последнее вхождение? Например, последнюю сделку по клиенту, последний платёж, самую свежую заявку и т.д.?

Способ 1. Поиск последней строки формулой массива

Если в исходной таблице нет столбца с датой или порядковым номером строки (заказа, платежа…), то наша задача сводится, по сути, к поиску последней строки, удовлетворяющей заданному условию. Реализовать подобное можно вот такой формулой массива:

Здесь:

• Функция ЕСЛИ (IF) проверяет по очереди все ячейки в столбце Клиент и выводит номер строки, если в ней лежит нужное нам имя. Номер строки на листе нам даёт функция СТРОКА (ROW), но поскольку нам нужен номер строки в таблице, то дополнительно приходится вычитать 1, т.к. у нас в таблице есть шапка.
• Затем функция МАКС (MAX) выбирает из сформированного набора номеров строк максимальное значение, т.е. номер самой последней строки клиента.
• Функция ИНДЕКС (INDEX) выдаёт содержимое ячейки с найденным последним номером из любого другого требуемого столбца таблицы (Код заказа).

Всё это нужно вводить как формулу массива, т.е.:

• В Office 365 с последними установленными обновлениями и поддержкой динамических массивов — можно просто жать Enter.
• Во всех остальных версиях после ввода формулы придется нажимать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, что автоматически добавит к ней фигурные скобки в строке формул.

Способ 2. Обратный поиск новой функцией ПРОСМОТРХ

Я уже писал большую статью с видео про новую функцию ПРОСМОТРХ (XLOOKUP), которая появилась в последних версиях Office на замену старушке ВПР (VLOOKUP). При помощи ПРОСМОТРХ наша задача решается совершенно элементарно, т.к. для этой функции (в отличие от ВПР) можно явно задавать направление поиска: сверху-вниз или снизу-вверх — за это отвечает её последний аргумент (-1):

Способ 3. Поиск строки с последней датой

Если в исходных данных у нас есть столбец с порядковым номером или датой, играющей аналогичную роль, то задача видоизменяется — нам требуется найти уже не последнюю (самую нижнюю) строку с совпадением, а строку с самой поздней (максимальной) датой.

Как это сделать с помощью классических функций я уже подробно разбирал, а теперь давайте попробуем использовать мощь новых функций динамических массивов. Исходную таблицу для пущей красоты и удобства тоже заранее преобразуем в «умную» с помощью сочетания клавиш Ctrl+T или команды Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table).

С их помощью этой «убойной парочки» наша задача решается весьма изящно:

Здесь:

• Сначала функция ФИЛЬТР (FILTER) отбирает только те строки из нашей таблицы, где в столбце Клиент — нужное нам имя.
• Потом функция СОРТ (SORT) сортирует отобранные строки по убыванию даты, чтобы самая последняя сделка оказалась сверху.
• Функция ИНДЕКС (INDEX) извлекает первую строку, т.е. выдает нужную нам последнюю сделку.
• И, наконец, внешняя функция ФИЛЬТР убирает из результатов лишние 1-й и 3-й столбцы (Код заказа и Клиент) и оставляет только дату и сумму. Для этого используется массив констант {0;1;0;1}, определяющий какие именно столбцы мы хотим (1) или не хотим (0) выводить.

Способ 4. Поиск последнего совпадения в Power Query

Ну, и для полноты картины, давайте рассмотрим вариант решения нашей задачи обратного поиска с помощью надстройки Power Query. С её помощью всё решается очень быстро и красиво.

1. Преобразуем нашу исходную таблицу в «умную» с помощью сочетания клавиш Ctrl+T или команды Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table).

2. Загружаем её в Power Query кнопкой Из таблицы/диапазона на вкладке Данные (Data — From Table/Range).

3. Сортируем (через выпадающий список фильтра в шапке) нашу таблицу по убыванию даты, чтобы самые последние сделки оказались сверху.

4. На вкладке Преобразование выбираем команду Группировать по (Transform — Group By) и задаем группировку по клиентам, а в качестве агрегирующей функции выбираем вариант Все строки (All rows). Назвать новый столбец можно как угодно — например Подробности.

После группировки получим список уникальных имен наших клиентов и в столбце Подробности — таблицы со всеми сделками каждого из них, где первой строкой будет идти самая последняя сделка, которая нам и нужна:

5. Добавляем новый вычисляемый столбец кнопкой Настраиваемый столбец на вкладке Добавить столбец (Add column — Add custom column) и вводим следующую формулу:

Здесь Подробности — это столбец, откуда мы берем таблицы по клиентам, а {0} — это номер строки, которую мы хотим извлечь (нумерация строк в Power Query начинается с нуля). Получаем столбец с записями (Record), где каждая запись — первая строка из каждой таблицы:

Осталось развернуть содержимое всех записей кнопкой с двойными стрелками в шапке столбца Последняя сделка, выбрав нужные столбцы:

… и удалить потом ненужный более столбец Подробности щёлкнув по его заголовку правой кнопкой мыши — Удалить столбцы (Remove columns).

После выгрузки результатов на лист через Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в (Home — Close & Load — Close & Load to…) получим вот такую симпатичную таблицу со списком последних сделок, как и хотели:

При изменении исходных данных результаты нужно не забыть обновить, щёлкнув по ним правой кнопкой мыши — команда Обновить (Refresh) или сочетанием клавиш Ctrl+Alt+F5.

Ссылки по теме

• Функция ПРОСМОТРХ — наследник ВПР
• Как использовать новые функции динамических массивов СОРТ, ФИЛЬТР и УНИК
• Поиск последней непустой ячейки в строке или столбце функцией ПРОСМОТР

Просмотров: 58

Назначение и принцип работы функции  ВПР в Excel.

Использование ВПР В Excel

Сегодня мы рассмотрим, как работает функция ВПР в Excel.  Рассмотрим ее особенности подробно на практических примерах из реальных рабочих ситуаций Функция ВПР в Excel позволяет извлечь данные из таблицы на пересечении указанной колонки и строки ячейки первого столбца этой таблицы, содержащей значение, указанное для поиска. Описание выглядит немного скомкано, но скоро все встанет на свои места.

Чтобы разобраться, как работает эта функция, надо немного отойти от Excel в сторону реальной жизни. Каждый из нас делает звонки. Неважно, со смартфона или айфона. Главное тут другое. Редко кто набирает нужный телефонный номер вручную. Наших контактов так много, что запоминать их нет смысла. Мы все эти номера и не запоминаем, а храним всю эту информацию в телефонной книжке нашего гаджета. И вот тут наступает интересный момент. При звонке мы выбираем ИМЯ АБОНЕНТА, с которым хотим соединиться по телефону. А вот сам звонок идет уже по его НОМЕРУ. Как это происходит? Да просто. Наш гаджет проверяет первый столбец телефонной книжки. Как только он находит выбранное нами ИМЯ АБОНЕНТА, он в строчке с найденным ИМЕНЕНМ переходит в столбец с НОМЕРАМИ и получает нужную информацию.

Такой же принцип использует и функция ВПР. Она выполняет поиск заданного нами значения в первом столбце нашей таблицы. Как только значение найдено, функция переходит в тот столбец этой таблицы, номер которого мы указали, и выдает нам найденную информацию.

Схематично это выглядит следующим образом:

Синтаксис функции ВПР.

Как же использовать функцию ВПР в Excel? Для этого вначале разберемся в порядке указания данных при вводе ВПР, другими словами, в синтаксисе. Указывают по очереди, в скобках после названия, следующие исходные данные, или, по-научному, аргументы.

1. Искомое значение. Именно его Excel будет искать в ПЕРВОМ столбце нашей таблицы. Тут важно отметить такие тонкости. Прежде всего это значение в первом столбце таблицы должно быть уникальным. Само название ВПР расшифровывается не как «Вертикальный Поиск Решения», как многие думают, а как «Вертикальный ПЕРВЫЙ Результат». Именно ПЕРВЫЙ. К примеру, в приведенной раньше на рисунке таблице нельзя для поиска использовать столбец с именем или фамилией. Они могут быть одинаковыми, а вот номер телефона всегда уникальный. Кстати, именно поэтому нельзя в телефонной книге на телефоне указать одинаковые имена для разных людей. Телефон просто не даст это сделать. Другая тонкость в том, что, как ни странно, но Excel будет искать как точное значение, так и близкое к нему. Другими словами, вовсе не факт, что ВПР найдет именно то значение, которое мы задали. Подробнее об этом поговори чуть-чуть попозже.
2. Таблица поиска. Тут надо указать диапазон, в ПЕРВОМ столбце, или, если кому-то так проще, в ПЕРВОЙ КОЛОНКЕ которого Excel станет искать заданное нами искомое значение. В этой таблице может быть любое количество столбцов. Столбец может быть и только один. Обычно такое применяется, когда надо определить, присутствует ли наше значение в списке или нет. С другой стороны, в этом случае проще и быстрее использовать функции ПОИСКПОЗ или СЧЕТЕСЛИ.
3. Номер столбца. Порядковый номер столбца нашей таблицы, из которого мы желаем получить результат. Еще раз обращаю внимание на этот аспект. Наше тестовое значение Excel ищет в первом столбце, а вот результат берет из этой же таблицы, но уже колонки с указанным нами номером. Еще раз отмечу – номер столбца задается ВНУТРИ таблица поиска. Именно поэтому на примере ниже третьим аргументом указана цифра «2», хотя если считать от начала листа, то колонка явно не будет третьей.

1. Интервальный просмотр. Это если говорить официально. А если по-простому, то способ поиска, о чем уже говорилось. Есть два варианта.

• Указать слово ИСТИНА, ввести цифру 1 или вообще ничего не указать. Тогда Excel будет искать как само значение, так и ближайшее к нему, но меньше. Значения в первом столбце нашей таблицы поиска должны располагаться по возрастанию. Данный вариант применяется, когда надо найти не конкретное значение, а обработать некий диапазон. На предыдущем рисунке обрабатываются диапазоны цен, для каждого из которых задан свой процент скидки.
• Написать слово ЛОЖЬ или цифру 0. В этом случае будет идти точный поиск заданного значения. Именно таким образом по указанному номеру мы определили фамилию абонента.

Работа функции ВПР и возможные проблемы.

Часто на просторах интернета можно найти высказывание, что если задать четвертым аргументом значение ИСТИНА ИЛИ 1, то ВПР сработает быстрее. Это неправда. Посмотрите на скриншоты ниже. Обратите внимание, что быстрее оказался вариант, в котором в качестве интервального просмотра использована ЛОЖЬ.

На самом деле скорость зависит от расположения заданного нами искомого значения в таблице. Если оно ближе к началу, то быстрее сработает вариант с ЛОЖЬЮ, а если ближе к концу, то быстрее вариант с ИСТИНОЙ. Дело в самом поиске. Если мы укажем четвертым аргументом ИСТИНУ, то Excel ищет наше значение в первом столбце СНИЗУ ВВЕРХ. Если же выбрать вариант ЛОЖЬ, то поиск будет идти СВЕРХУ ВНИЗ.

При выборе варианта ИСТИНА Excel двигается по первому столбцу вверх до тех пор, пока не наткнется либо на указанное нами значение, либо на первое же значение, которое заведомо меньше указанного нами. Как только это произошло, поиск заканчивается.

Именно поэтому в примере ниже для директора Excel выводит оклад равный окладу бухгалтера, хотя вообще-то для директора значатся совсем другие цифры…

Еще раз повторю. Если мы указываем в конце истину, или единицу, то первый столбец в нашей таблице для поиска ОБЯЗАН быть по возрастанию. Именно с этим связана проблема на скриншоте выше.

В реальных таблицах из жизни, а не учебных, сортировка первого столбца по возрастанию встречается крайне редко. Более того, зачастую она просто невозможна, как в примере ниже. Учитывая это, применяйте вариант с приблизительным поиском, то есть с единицей либо с истиной в качестве интервального просмотра очень осторожно и только тогда, когда это действительно нужно. В том же примере с окладами мы не увидели никакой ошибки, хотя Excel из-за нашей ошибки взял явно не те данные.

Вторая проблема всплывает при указании в качестве искомого значения числового кода. Посмотрите сами на следующее.

Значение в столбце код есть, а ВПР не смог найти расчетную цену. Как же так? А все просто.

Составители прайса применили формат из девяти нулей. В результате те позиции, где не оказалось реальных чисел заполнились нулями. Обратите внимание на иллюстрации ниже на строку формул.

Еще одна проблема может быть связана с тем, что заданное нами для поиска число в первом столбце может быть указано как текст.

Работа функции ВПР и исправление ошибок.

Вы видите, что не всегда Функция ВПР в Excel работает безошибочно. Как же избежать неверного результата при работе ВПР? Прежде всего создавайте таблицы поиска аккуратно. Если уж вам позарез нужны нули в начале кода и без них ну никак, используйте текстовый формат. Да, Excel пожалуется, что цифры записаны как текст. Уверяю вас, на распечатке это никак не скажется. Excel печатает метки ошибок только если вы сами это указали в настройках печати и в параметрах.

Если же таблица уже готовая, проверьте, имеются ли ошибки при поиске значения, которое в ней явно присутствует. Обычно это как раз числа в виде текста. Если это так, добавьте в начало колонку, в которой принудительно переведите все значения в текст с помощью одноименной функции и используйте для поиска именно этот столбец. Как вариант, примените комбинацию ВПР и ЕСЛИОШИБКА. Например, в следующем примере Excel принудительно ищет заданное значение в первом столбце как число, а если это не удается, то уже как текст.

Обратите внимание, что несовпадение в форматах уже никак не помешало получить результат

Заключение. 

Сегодня мы с вами разобрали, как использовать функцию ВПР в Excel, как ее правильно применять в работе. Мы узнали, с какими проблемами можно столкнуться при использовании ВПР. Выяснили причину ошибок в работе данной функции и способы из решения.

Остается только добавить, что, во-первых, в Excel имеется полностью идентичная по написанию и применению функции ВПР функция ГПР. Разница только в том, что если ВПР работает со столбцами, то ГПР работает со строками. Во-вторых, в английском варианте эти функции называются соответственно VLOOKUP и HLOOKUP. Ну и в-третьих, если ваше искомое значение не находится в самом первом столбце, к примеру, если вам в прайсе, скриншот которого приведен выше, надо по названию товара определить его код, то использование ВПР ничего не даст. Надо применять комбинацию функций ИНДЕКС или СМЕЩ с функцией ПОИСКПОЗ. ОБ этом мы поговорим немного попозже.

На этом наш урок закончен. Надеюсь, было полезно не только новичкам. До встречи на страницах нашего сайта!

'Microsoft Excel XP(или старше)

Public Function MyVLookUp(Search$, Source As Range, Column%, _
                          Optional DownSearch As Boolean = True) As Variant
    Dim iCell As Range
    If DownSearch = True Then
       Set iCell = Source.Columns(1).Find(Left(Search, 255), _
       Source(Source.Rows.Count, 1), xlValues, xlWhole, , xlNext)
    Else
       Set iCell = Source.Columns(1).Find(Left(Search, 255), _
       Source(1, 1), xlValues, xlWhole, , xlPrevious)
    End If
    
    If Not iCell Is Nothing Then
       MyVLookUp = iCell(1, Column)
    Else
       MyVLookUp = CVErr(xlErrNA)
    End If
End Function

По умолчанию ищет сверху вниз, т.е.

=MyVLookUp(«Искомый_текст»;A1:C100;2)
=MyVLookUp(Адрес_или_имя_ячейки;A1:C100;3)

для поиска снизу вверх достаточно использовать последний и необязательный аргумент DownSearch, т.е.

=MyVLookUp(«Искомый_текст»;A1:C100;2;0)
=MyVLookUp(Адрес_или_имя_ячейки;A1:C100;3;ЛОЖЬ)

Расскажи друзьям, если статья оказалась полезной:

    Видеоинструкции по использованию надстройки MulTEx

Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:

ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).

ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.

Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.

В ячейке С12 начинаем писать функцию:

1. B12 – поскольку нам нужен Хепилор, выбираем ячейку с предварительно написанным названием искомого лекарства.
2. Далее выбираем диапазон данных B3:D10, где функция будет совершать поиск нужного нам значения. Крайний левый столбец диапазона должен содержать в себе искомый критерий, по которому производится поиск значения.
3. Следующий шаг – указать номер столбца в массиве B3:D10, из которого будет считана информация на одной строке с Хепилором. Столбцы нумеруются слева направо в самом диапазоне, в нашем примере первый столбец – В, но не А, поскольку А лежит вне области диапазона.

Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:

Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:

Произошел сдвиг нумерации столбцов как раз из-за наличия объединения ячеек в столбце «Лекарственное средство»: мы объединяли столбцы «H» и «I», зрительно столбец «Лекарственное средство» — это первый столбец, а «Производитель» — второй, НО формула нумерует их следующим образом:

• H – первый;
• I – второй;
• J – третий;
• K – четвертый.

Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.



Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями

В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:

1. B3 – критерий, по котором проводим поиск данных.
2. F3:G14 – диапазон, по котором наша функция будет осуществлять поиск совпадения критерия и данных по строке.
3. Цифра «2» — номер столбца с нужной нам информацией по критерию.
4. Цифра «0» (или можно использовать слово «ЛОЖЬ») — для точности результатов.

Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):

Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:

В итоге мы получаем необходимый нам результат:

Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:

Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:

В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:

Использование приблизительного значения

Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:

Как видим, размер премии зависит от того диапазона по системе премирования, куда попал показатель выполнения продаж конкретного сотрудника. Мы видим, что если план выполнен менее, чем на 100% — премия не присваивается, а если на 107% (выше 100%, но меньше 110%), тогда сотрудник получает премию размером 10%. Описанные показатели премии нам нужно вписать с помощью функции ВПР в столбец «Премия» первой таблицы, только на этот раз критерий будет находиться в определённом диапазоне.

Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:

Таким образом, наша функция будет выглядеть так:

И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:

Скачать все пошаговые примеры функции ВПР в Excel

Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.

На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.