В случае существенного нарушения требований к качеству товара, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или договором, покупатель может вернуть товар продавцу. При отгрузке (передаче) возвращаемого товара необходимо оформить возвратную накладную. Накладную на возврат товара, приобретенного по договору поставки, можно составить по форме ТОРГ-12.
Покупатель оформляет накладную на возврат товара по форме, утвержденной в учетной политике. Бланк возвратной накладной организация может разработать самостоятельно или применять унифицированную форму ТОРГ-12.
Когда организация оформляет операции по возврату товара поставщику с использованием формы ТОРГ-12, ее заполняют в общем порядке, с учетом следующих отличий.
В шапке бланка накладной указывается:
- в поле «организация-грузоотправитель…» — наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, код по ОКПО, код вида деятельности вашей организации или другого грузоотправителя, со склада которого отгружается возвращаемый товар;
- в поле «Поставщик» — наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и код по ОКПО вашей организации;
- в поле «Грузополучатель» — наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, код по ОКПО поставщика или другой организации, которая фактически получает возвращаемый товар;
- в поле «Плательщик» — наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, код по ОКПО поставщика;
- в поле «Основание» — номер и дату договора поставки. Дополнительно можно привести реквизиты документа, являющегося основанием для возврата товара, например акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2;
- в строке «Вид операции» — «Возврат товара».
В табличную часть накладной вносятся данные на основании данных накладной поставщика. В табличной части указывается: наименование возвращаемого товара, его количество, цену, сумму без учета НДС, ставку и сумму НДС, сумму с учетом НДС.
Если организация не является плательщиком НДС, то при возврате товара сумму налога в накладной не выделяется.
Сотрудники организации-покупателя, отгружающие товар и (или) ответственные за оформление операции, должны поставить подписи, указать фамилии, инициалы и должности в строках «Отпуск груза разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел».
Ответственное лицо поставщика, получив накладную на возврат товара, должно поставить подпись, указать свои фамилию, инициалы и должность в строке «Груз получил грузополучатель».
В случае, если товары переданы грузополучателю от поставщика с какими-либо нарушениями, перечень которых установлен гражданским законодательством, грузополучатель может вернуть товарно-материальные ценности.
Для этого, в частности, необходимо оформить возвратную накладную (далее — ВН). Рассмотрим, как ее правильно оформить.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
- Что это такое?
- Для чего нужна?
- Какую форму используют?
- Как оформить возвратный документ?
Кто должен составлять? Сколько экземпляров нужно сделать? Как заполнить ТОРГ-12? Подписание
- Как зафиксировать факт составления?
Нужно ли хранить данный документ?
Что это такое?
Это документ, который, без преувеличения, является ключевым в отношениях, связанных с расторжением договора, заключенного между поставщиком и покупателем по вопросу купли-продажи неких товаров. Именно на его основании товар возвращается продавцу по сделке, а деньги – грузополучателю (покупателю).
Оформление накладной актуально для случаев, когда указанные отношения оформлены между субъектами коммерческой деятельности. Если товар поставлялся физ. лицу, то в подготовке бумаги, о которой идет речь, нет необходимости.
Для чего нужна?
Ответить на первый вопрос можно коротко: документ необходим, чтобы законно реализовать процедуру возврата товара. Нормы, регулирующие правоотношения, содержатся в ст. ст. 468, 475, 480 и 482 Гражданского кодекса РФ.
Случаи, когда грузополучатель может предъявить поставщику претензии и вернуть товар, таковы:
- Товар упакован ненадлежащим образом или упаковка отсутствует вовсе.
- Нет необходимых сопроводительных бумаг, которые, согласно закону или договору, должны иметь место.
- Поставщиком нарушены сроки исполнения взятых на себя обязательств.
- Продукция по тем или иным причинам не может быть реализована в дальнейшем.
- В поставленном товаре выявлен брак.
- Продукция поставлена не в той комплектации, о которой договаривались стороны.
- Срок годности у товара вышел.
В общем, если поставленный товар не соответствует условиям, определенным законом или договором, то его можно вернуть, не забыв при этом составить соответствующую накладную.
Какую форму используют?
Специальной формы для документа, утвержденной каким-либо государственным органом, не существует. Между тем, в 1998 году Госкомстат утвердил форму ТОРГ-12, которую и используют многие организации. Законодательство это допускает.
ТОРГ-12 – бланк, который не является обязательным к применению. Важнее не то, как выглядит накладная, а то, какие сведения в ней содержатся.
Как оформить возвратный документ?
Вопрос подразумевает наличие некоторых нюансов, на которых необходимо остановиться.
Кто должен составлять?
Если возникла необходимость вернуть товар, то в этом заинтересован покупатель. Соответственно, именно он должен подготовить накладную, по которой ТМЦ будут переданы поставщику.
Сколько экземпляров нужно сделать?
Логично предположить, что каждой из сторон нужен будет свой экземпляр документа. В какие-либо контролирующие или иные органы обязанности направлять документ нет.
Таким образом, возвратная товарная накладная оформляется в 2 экземплярах:
- один – для поставщика;
- другой – для покупателя, которого, по тем или иным причинам, не устроил полученный товар.
Как заполнить ТОРГ-12?
В документе нужно указать следующее:
- Номер и дату подготовки бумаги.
- Реквизиты организации, осуществляющей возврат. В том числе, нужно указать и банковские данные (расчетный счет, ИНН, КПП, БИК и т. д.).
- Реквизиты поставщика. Их нужно указывать в графе «Грузополучатель».
- Адрес места разгрузки. Это может быть, например, адрес, по которому у поставщика находится склад.
Типичная ошибка: покупатель указывает юридический адрес поставщика, несмотря на то, что товар планируется разгрузить в другом месте.
- Данные о поставщике. Им, в данном случае, является покупатель, а не организация-продавец.
- Сведения о плательщике, которым в отношениях возврата будет являться грузополучатель – первоначальный поставщик.
- В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого изначально возникли отношения между сторонами.
- Данные о возвращаемом товаре: вид, количество, цена, упаковка и так далее.
Ниже указывается общее количество товара и его стоимость.
- Скачать бесплатно бланк возвратной накладной по форме ТОРГ-12 для Excel
- Скачать бесплатно образец накладной на возврат товара поставщику по форме ТОРГ-12 для Excel
Подписание
На накладной ТОРГ-12 должны стоять следующие подписи:
- Уполномоченного представителя грузоотправителя. Необязательно это будет подпись руководителя.
- Аналогичного лица, действующего от имени грузополучателя.
Подпись нужно расшифровывать.
Спорным является вопрос о том, нужна ли печать на документе.
Доводы за печать:
- В самом бланке ТОРГ-12 место для оттиска есть. Оно обозначено буквами «М.П.»
- В приказе Госкомстата разъяснено, что печать ставить нужно.
- Отношения по возврату товара возникают между двумя субъектами коммерческой деятельности.
Все документы должны быть оформлены так, чтобы к ним нельзя было придраться.
Аргументы против:
- Что означают буквы «М.П.» нигде не разъясняется.
- ФЗ «О бухучете» не говорит о том, что печать нужно ставить обязательно.
Учитывая изложенное, можно дать следующую рекомендацию: печать на документе лучше поставить. Это не будет лишним. Процедура быстрая и устраняет риски возникновения ненужных неприятностей.
Как зафиксировать факт составления?
Особых требований законодательство не устанавливает. Практикующие бухгалтеры со стажем рекомендуют распечатать реестр бумаг, о которых идет речь, подготовленный в 1С, и фиксировать в нем факт подготовки каждого из возвратных документов.
Нужно ли хранить данный документ?
Очевидно, да. Он является первичным отчетным бухгалтерским документом, который подтверждает факт того, что товар был возвращен поставщику, а деньги – получены покупателем. Срок хранения согласно ФЗ «О бухучете» — 5 лет. Иначе, как отчитываться перед налоговой?!
Таким образом, возвратная накладная – довольно важный документ, от правильного составления которого зависит многое. В её оформлении больших сложностей нет, но есть свои нюансы, которые нужно учитывать, чтобы не нажить проблем.
Это быстро и бесплатно!
- Главная
- /
- Образцы
- /
- Инструкция по заполнению возвратной накладной
Инструкция по заполнению возвратной накладной
Возвратную накладную заполняют, если у заказчика есть претензии к количеству и качеству товара или же при фактическом возврате. Обычно используют бланк ТОРГ-12, но есть и другие формы.
Основания для заполнения накладной на возврат
Результатом заключенного контракта на приобретение товарно-материальных ценностей является поставка этих товаров. Задача поставщика — отгрузить ТМЦ строго в том количестве, которое было прописано в закупочной документации и госконтракте. Качественные характеристики должны соответствовать соглашению, заключенному сторонами. Главной задачей заказчика является приемка и осмотр товарно-материальных ценностей (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если все качественные и количественные показатели соответствуют госконтракту и спецификации, то ответственный представитель заказчика подписывает товарную накладную.
Если специалист, представляющий сторону заказчика, выявил расхождения в количестве партий или несоответствие в качестве, то он осуществляет возврат ТМЦ. Ссылайтесь на такие причины, когда формируете возвратные документы:
- просрочка — поставлены ТМЦ с истекшим сроком годности;
- плохое качество — качественные характеристики не соответствуют требованиям заказчика;
- ненадлежащая упаковка — нарушена целостность упаковочной тары, комплектность поставки;
- новый ассортимент — заказчик обновил ассортимент, и данные ТМЦ не входят в новый список;
- невозможность реализации — покупатель не имеет возможности использовать или продать данную продукцию.
Право заказчика на возврат закреплено в Гражданском кодексе РФ — в статьях 475 (п. 2), 482 (п. 3), 480 (п. 2). Документы на возврат оформляют и в момент самой приемки, и после постановки товаров на учет.
Как заполнять акт о расхождении
Если заказчик выявил несоответствие по ТМЦ в процессе приемки и не успел поставить продукцию на учет и оформить проводки, то возврат осуществляется по следующим формам:
- ТОРГ-2 — для товарно-материальных ценностей российского происхождения;
- ТОРГ-3 — для импортной продукции.
По сути, это не накладная на возврат, а акт, в котором заказчик предъявляет претензии поставщику по поводу всей партии поставки или отдельных видов продукции. Порядок заполнения возвратного акта такой:
- Заполнить данные об организации-заказчике, внести адрес и контакты и необходимые коды по общероссийскому классификатору.
- Указать реквизиты акта — его номер и дату.
- Заполнить данные о месте поставки, документе-основании (первичной товарной накладной), грузоотправителе и грузополучателе, госконтракте.
- Указать время получения груза.
- На втором и третьем листах оформить причину возврата — указать все количественные и качественные несоответствия, фактические и плановые показатели и их расхождение.
- На последней странице формы указываются ответственные за отгрузку, поставку и приемку лица. Перечисляются члены комиссии, которая выявила несоответствия. Все члены комиссии должны поставить подписи. Помимо комиссии, бланк подписывает главный бухгалтер. В завершение документа руководитель заказчика выносит свое решение.
Правила формирования ТОРГ-2 и ТОРГ-3 абсолютно одинаковы.
ВАЖНО!
По форме № 2 оформляют возврат товаров отечественного производства, а по форме № 3 — зарубежного.
Как заполнять возвратную накладную
Если заказчик принял к учету продукцию и только после этого обнаружил расхождения, то заполняется форма возвратной накладной — ТОРГ-12. Это унифицированный бланк, он оформляется по правилам, утвержденным Госкомстатом в Приказе № 132 от 25.12.1998.
ВАЖНО!
Организации вправе выбрать, какую форму использовать — унифицированную или свою разработку. Если используйте собственный бланк, то включите в него все обязательные реквизиты для первичного документа (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Используемый бланк закрепите в учетной политике.
Пошаговая инструкция, как правильно пишется возвратная накладная от заказчика:
- Заполнить вводную часть — сведения об отправителе и получателе груза, поставщике и плательщике. Здесь и возникает главный нюанс: поставщиком и грузоотправителем выступает организация-заказчик, а получателем — первоначальный исполнитель.
- Внести все необходимые коды по общероссийским классификаторам.
- Указать основание для возврата. Помимо контракта, основанием является первоначальный регистр на поставку товара и письмо о несоответствии или возврате, которое заказчик предварительно направил поставщику.
- Заполнить реквизиты транспортной накладной — для тех случаев, когда организация-заказчик проводит отгрузку не самостоятельно, а привлекает транспортную компанию.
- Проставить реквизиты возвратной накладной — ее номер и дату.
- Заполнить табличную часть — по аналогии с первоначальным регистром внести все сведения по объему и стоимости возвращаемой продукции.
- Прописать итоговые показатели по возврату товара.
- Внести ответственных лиц за отгрузку товара у заказчика и приемку возвратной партии у поставщика. Проверить, расписались ли сотрудники.
Важным моментом является налог на добавленную стоимость. В первоначальной товарной накладной поставщик, который является плательщиком НДС, выделяет сумму налога к отчислению. С организацией-заказчиком все не так однозначно. Если предприятие платит налог на добавленную стоимость, то в документе на возврат выделяйте и указывайте нужную ставку и сумму к отчислению в соответствующих строках таблицы (№ 13, 14). Если же учреждение не платит НДС, то составитель не выводит из возвратной стоимости отдельную сумму налога (Письма Минфина России № 03-07-15/8473 от 19.03.2013, ФНС России № ЕД-4-3/8562@ от 14.05.2013). В таких случаях в строках, отведенных для НДС, заполнитель ставит нулевые значения.
Еще по теме:
- правила заполнения универсального передаточного документа УПД;
- утвердили формат предоставления счета на оплату в электронной форме;
- счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС.
Об авторе этой статьи
- Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.
Другие публикации автора
Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся торговлей, осуществляют взаиморасчеты на протяжении всей своей деятельности. При получении некачественного товара у лица, сделавшего приобретение, есть возможность отказаться от него, чтобы вернуть аванс или произвести замену.
В таких случаях оформляется возвратная накладная, которая может иметь ту или иную форму. Для розничной торговли подобный документ не предусмотрен. Физическим лицам достаточно составить заявление и предъявить гарантийный талон и кассовый чек.
Причины составления накладной на возврат товара
Товарно-денежные отношения в предпринимательской среде регулируются Гражданским кодексом РФ. В нем предусмотрены особые условия, при которых допустим возврат товаров между субъектами хозяйственной деятельности на территории России.
Это можно сделать в следующих случаях:
- продукция не соответствует условиям, отраженным непосредственно в договоре с контрагентом;
- при поставке нарушены установленные сроки;
- не соблюдены требования, предъявляемые к упаковке;
- выявлены нарушения относительно качества товара, которые невозможно устранить (или на это потребуются дополнительные расходы);
- имеются другие расхождения с подписанными соглашениями.
Внимание: для грузоотправителей может быть интересна товарно-транспортная накладная, которая необходима для учета движения продукции при ее перемещении с использованием транспортных средств.
Какую форму возвратной накладной использовать?
Чтобы вернуть контрагенту поставленный товар, необходимо все зафиксировать официально. В такой ситуации заполняется возвратная накладная и осуществляется ряд специальных мероприятий. Поставщику может предъявляться претензия, в которой отражаются сумма покупной стоимости и дополнительные расходы, если они имеются.
Часто за основу берется один из перечисленных ниже бланков:
- Форма ТОРГ-12 используется в том случае, если поставленные товары на момент возврата уже приняты на учет.
- Форма ТОРГ-2 требуется для оформления российской продукции непосредственно до взятия ее на учет.
- Форма ТОРГ-3 нужна для аналогичных операций, что и в предыдущем случае, но для импортных изделий.
Важно: при взаимодействии с другими участниками предпринимательской деятельности в сфере торговли в обязательном порядке заполняется бланк накладной на товар при совершении покупки.
Правила оформления возвратной накладной
Составляется возвратная накладная сразу в двух экземплярах. Первый из них должен оставаться у покупателя для подтверждения бухгалтерской операции. Второй экземпляр документа передается продавцу.
При оформлении следует придерживаться следующих правил:
- в графе «Организация-грузоотправитель» обязательно отражаются адрес, банковские реквизиты и контактные телефоны покупателя;
- поле «Плательщик» заполняется только в тех случаях, когда необходимо получить денежные средства за возвращенную продукцию;
- в строке «Грузополучатель» указываются реквизиты контрагента, который занимался поставкой товара;
- в пункте «Основание» прописываются документы, являющиеся основанием для возвратной операции;
- обязательно приводятся данные в соответствии с товарной накладной;
- заполненный документ подписывается главным бухгалтером и участником приемки и отгрузки товара.
Дополнение: чтобы избежать ошибок в отчетности, рекомендуется периодически составлять акты сверки расчетов между контрагентами.
Возвратная накладная — бланк (скачать бесплатно)
Далее представлены заполненные бланки разных форм.
Торг-2
- Скачать форму Торг-2 .xls
Данный акт выступает в качестве юридического основания для возможного предъявления претензий контрагенту. С его помощью оформляются качественные и количественные расхождения с данными, представленными в сопроводительных документах. Данная форма была утверждена 25.12.98 г.
Торг-3
- Скачать форму Торг-3 .xls
Основное отличие данного документа от предыдущего аналога заключается в том, что он заполняется на импортные товары. Если при приемке продукции из-за границы были найдены какие-либо несоответствия, то их можно оформить при помощи данной формы, чтобы была возможность потребовать денежную компенсацию.
Торг-12
- Скачать форму Торг-12 .xls
Данный бланк заполняется в тех ситуациях, когда товар, который был принят на учет, требуется вернуть продавцу. Он ничем не отличается от стандартной формы накладной. При оформлении меняются данные о получателе и отправителе.
Примечание: для правильного расчета накладных расходов в смете рекомендуется брать за основу рыночную стоимость товаров и услуг, за которые планируется платить.
Возвратная накладная — образец заполнения (скачать)
- Скачать образец заполнения формы Торг-2 .xlsx
- Скачать образец заполнения формы Торг-3 .doc
- Скачать образец заполнения формы Торг-12 .xlsx
Чтобы без ошибок заполнить бланк документа, рекомендуется скачать готовый образец. Опираясь на него, можно вписать в поля все необходимые данные, касающиеся конкретного расхождения.
Подводим итоги
Становится понятно, что возвратная накладная является документом, который используется преимущественно в торговой деятельности для отзыва поступившего товара от контрагента, если тот не соответствует основным требованиям или был реализован с нарушением договоренностей.
Юридические лица и предприниматели, в деятельности которых присутствуют регулярные поставки той или иной продукции, должны быть знакомы с основными формами документа.
Перейти к контенту
Бланкоф.ру / Формы / Возвратная товарная накладная (форма ТОРГ-12)
Возвратная товарная накладная (форма ТОРГ-12) образец заполнения
Возвратная товарная накладная должна содержать следующие данные:
- название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
- данные о покупателе (название и реквизиты организации),
- подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
- единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
- количество,
- цена,
- общая стоимость.
Документ подписывается сотрудником, отпускающим товар, главный бухгалтер, человек, принявший его.