Возможности табличного процессора word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Word для Windows – наиболее популярный в
настоящее время текстовый редактор. Он
соединяет в себе легкость использования
с многообразием возможностей.

Для большинства пользователей, которые
работают, в основном, с простыми по
структуре текстами, Word для Windows
предоставляет такие средства, как

набор текстов;
все основные процедуры коррекции:
вставка, замена, перемещение, удаление
фрагментов;
проверка правописания и грамматики;
автоматическое исправление типовых
ошибок;
форматирование текста, т.е. выбор
абзацного отступа, межстрочного и
межсимвольного интервала, задания
правила выравнивания строк и т.п.;
шрифтовое оформление текстов;
использование библиотеки стилей
оформления текстов;
использование шаблонов при создании
писем, отчетов и т.п.

Вместе с тем, Word имеет развитые средства
создания сложных документов, которые
приближают его к издательским системам.
К таким средствам можно отнести следующие:

многоколонное оформление текстов;
создание колонтитулов;
автоматическое построение указателей
и перекрестных ссылок;
включение в текст сносок, примечаний,
исправлений;
создание таблиц;
вставка рисунков и графиков в текст;
рисование прямо в документе;
использование редактора формул;
расположение элементов документа в
нескольких слоях.

Несмотря на наличие мощных и многообразных
средств создания документов, Word несложен
в изучении. Т.к. Word работает в среде
Windows, он использует все стандартные
средства, присущие любому приложению
Windows: средства управления окнами,
использование команд, панелей инструментов
и диалоговых окон, работа с буфером
обмена, передача данных между программами
и т.д.

Word имеет превосходную справочную
систему, содержащую подробное описание
всех команд и возможностей редактора.

35.Компьютерные технологии обработки табличной информации. Назначение табличных процессоров. Проиллюстрировать на примере.

Для хранения и обработки информации,
представленной в табличной форме
используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования
называют также табличными процессорами.
Они позволяют не только создавать
таблицы, но и автоматизировать обработку
табличных данных. Кроме того, с помощью
ЭТ можно выполнять различные экономические,
бухгалтерские и инженерные расчеты, а
также строить разного рода диаграммы,
проводить сложный экономический анализ,
моделировать и оптимизировать решение
различных хозяйственных ситуаций и
многое другое. Функции табличных
процессоров весьма разнообразны и
включают: • создание и редактирование
ЭТ; • оформление и печать ЭТ; • создание
многотабличных документов, объединенных
формулами; • построение диаграмм, их
модификацию и решение экономических
задач графическими методами; • работу
с электронными таблицами как с базами
данных (сортировка таблиц, выборка
данных по запросам); • создание итоговых
и сводных таблиц; • использование при
построении таблиц информации из внешних
баз данных; • решение экономических
задач типа «что — если» путем подбора
параметров; • решение оптимизационных
задач; • статистическую обработку
данных; • создание слайд-шоу; • разработку
макрокоманд, настройку среды под
потребности пользователя и т.д. Табличные
процессоры различаются в основном
набором выполняемых функций и удобством
интерфейса, поэтому целесообразно
проанализировать лишь широко используемые
программные продукты. Перспективные
направления в разработке ЭТ основными
фирмами-разработчиками определяются
по-разному. Фирма Microsoft уделяет
первостепенное внимание совершенствованию
набора функциональных средств Excel. В
Excel многие функции разработаны более
тщательно, чем в других электронных
таблицах. Кроме того, возможность
использования массивов в Excel обеспечивает
большую гибкости при работе с таблицами.
Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала
на разработке инструментов групповой
работы. Версия 4.0 пакета Lotus 1-2-3 дополнена
Version Manager для моделирования по принципу
«что — если», а версия 5.0 дополнена
средствами маршрутизации и связи с
Notes, что позволяет создать приложения
в других пакетах. Lotus 1-2-3 имеет ряд сильных
сторон, к которым можно отнести простоту
создания и редактирования графиков, а
также наиболее логичную структуру
трехмерных таблиц. Предусматривается
также совершенствование групповой
работы с таблицами: использование Team
Consolidate предоставит возможность группе
пользователей редактировать копии ЭТ,
а затем их объединять. В версию пакета
для Windows 95 будет включен язык программирования
Lotus Script. Пакет Quattro Pro в результате
тестирования получил достаточно высокие
оценки, но ни одна из особенностей пакета
не вызвала к себе повышенного внимания.
Наиболее привлекательными оказались
возможности сортировки данных (которые
хорошо реализованы и в Excel), а также
удобство эксплуатации. Электронные
таблицы состоят из столбцов и строк.
Для обозначения строк используется
цифровая нумерация, столбцов —
буквенно-цифровые индексы (номера).
Количество строк и столбцов в разных
ЭТ различно, например, в табличном
процессоре Excel 256 столбцов и более 16
тысяч строк. Место пересечения столбца
и строки называется ячейкой или клеткой.
Каждая ячейка имеет свой уникальный
идентификатор (адрес), состоящий из
имени столбца и номера строки, например
А28, В45 и т.п. ЭТ могут содержать несколько
рабочих бланков, которые объединяются
в один файл и носят название рабочей
книги. В книгу можно поместить несколько
различных типов документов, например
рабочий лист с ЭТ, лист диаграмм, лист
макросов и т.п. В ЭТ можно работать как
с отдельными ячейками, так и с группами
ячеек, которые образуют блок. Имена
ячеек в блоках разделяются двоеточием
(:), например блок А1:В4 включает в себя
ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4. С блоками
ячеек в основном выполняются операции
копирования, удаления, перемещения,
вставки и т.п. Адреса используются в
формулах как ссылки на определенные
клетки. Таким образом, введенные один
раз значения можно многократно и в любом
месте таблицы, книги использовать без
повторного набора. Соответственно при
изменении значения клетки автоматически
произойдут изменения в тех формулах, в
которых содержатся ссылки на данную
клетку. Технология работы с табличным
документом аналогична процедурам
подготовки текстовых документов:
редактируемый отчет в виде таблицы
выводится на экран, и пользователь может
в диалоговом режиме вносить в него свои
изменения (т.е. редактировать содержимое
клеток ЭТ). Все внесенные изменения
сразу же отображаются на экране
компьютера. В клетки ЭТ могут быть
введены текст, цифры и формулы. Во всех
табличных процессорах существуют
синтаксические соглашения, позволяющие
отличить формульно-цифровую информацию
от текстовой, которых должен придерживаться
пользователь, если хочет добиться
правильных результатов. Обычно
синтаксические правила интуитивно
понятны и легко запоминаются (например,
для задания текстовой информации ей
должны предшествовать кавычки и т.п.).
Формула — это выражение, состоящее из
числовых величин и арифметических
операций. Кроме числовых величин, в
формулу могут входить в качестве
документов адреса ячеек, функции и
другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8•12.
В ячейке, в которой находится формула,
виден только результат вычислений. Саму
формулу можно увидеть в строке ввода,
когда данная ячейка станет активной.
Функции представляют собой
запрограммированные формулы, позволяющие
проводить часто встречающиеся
последовательности вычислений. Например,
функция автосуммирования может быть
представлена следующим образом:
=СУММ(А1А4).

Функциональные возможности табличного
процессора Excel.

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя
основными типами документов: электронной
таблицей (в Exel ЭТ называется рабочим
бланком), рабочей книгой, диаграммой,
макротаблицей. Рабочий бланк служит
для организации и анализа данных.
Одновременно на нескольких бланках
данные можно вводить, править, производить
с ними вычисления. В книгу можно вставить
листы диаграмм для графического
представления данных и модули для
создания и хранения макросов, используемых
при хранении специальных задач. Рабочая
книга представляет собой электронный
эквивалент папки-скоросшивателя. Книга
состоит из листов, имена которых выводятся
на ярлычках в нижней части экрана. По
умолчанию книга открывается с 16 рабочими
листами — Лист1, Лист2, …., Лист16, однако
их число можно увеличить или уменьшить.
В книгу можно поместить несколько
различных типов документов, например
рабочий лист с электронной таблицей,
лист диаграмм, лист макросов и т. п.
Диаграмма представляет собой графическое
изображение связей между числами ЭТ.
Она позволяет показать количественное
соотношение между сопоставляемыми
величинами. Макротаблица (макрос) — это
последовательность команд, которую
приходится постоянно выполнять
пользователю в повседневной работе.
Макросы позволяют автоматизировать
часто встречающиеся операции. Любая ЭТ
состоит из следующих элементов: заголовка
таблицы; заголовка столбцов (шапки
таблицы); информационной части (исходных
и выходных данных, расположенных в
соответствующих ячейках).

Процесс проектирования ЭТ состоит из
следующих этапов: • формирования
заголовка ЭТ; • ввода названий граф
документа; • ввода исходных данных; •
ввода расчетных формул; • форматирования
ЭТ с целью придания ей профессионального
вида; • подготовки к печати и ее печать.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться
различными пояснительными комментариями
и диаграммами. Excel предоставляет большой
набор возможностей по графическому
представлению данных. Имеется возможность
выбора из 14 различных типов диаграмм,
причем каждый тип диаграмм имеет
несколько разновидностей (подтипов).
Диаграммы можно строить либо на рабочем
бланке таблицы, либо на новом рабочем
бланке. Создать диаграмму в Excel можно
по шагам с помощью Мастера диаграмм,
вызов которого осуществляется с панели
инструментов диаграмм. При использовании
Мастера диаграмм можно просмотреть
любой тип диаграммы и выбрать наиболее
удачный для данной таблицы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Использование таблиц – это удобный способ представления данных, будь то важный отчет крупной компании или рядовое резюме соискателя работы. Таблицы в текстовом редакторе Word представляют собой набор ячеек, расположенных в вертикальных и горизонтальных колонках.

Таблицы могут быть созданы в Word простым использованием ленточного меню пункта «Вставка» — «Таблица» — «Вставить таблицу». В той же области есть возможность вставить так называемую экспресс-таблицу, используя готовые образцы. Кроме того, превратить в таблицу можно выделенный текст или просто вручную нарисовать таблицу. После создания таблицы есть возможность выделять как отдельные ячейки, так и колонки строк или столбцов.

Онлайн-курс «Word от простого к сложному»Онлайн-курс «Word от простого к сложному»Освойте работу в главном текстовом редакторе на высоком уровне. Неважно новичок вы или уже работаете с Word, с нашим курсом вы станете настоящим гуру документов!Подробнее

Простая вставка таблицы

Из ленточного меню выберите пункт «Вставка», область «Таблицы». Нажмите на стрелочку под кнопкой «Таблица».

Из выпадающего списка выделением отметьте желаемое количество строк и столбцов в таблице. В процессе выделения, в вашем документе появится превью макета. Чтобы вставить тот или иной вариант таблицы просто нажмите левой клавишей мыши в крайней выбранной вами ячейке.

Кликнув на любую из ячеек в созданной таблице, в ленточном меню добавится пункт «Конструктор», в котором можно удобно поменять дизайн таблицы, выбрав тот или иной стиль оформления, а также задать те или иные значения в области «Параметры стилей таблиц», например, добавить или удалить строку заголовка и строку итогов.

Кроме того, используя контекстное меню по нажатию правой клавиши мыши в области таблицы, можно выбрать пункт «Свойства таблицы» и в открывшемся окне отрегулировать те или иные значения. Установив же курсор в любую из ячеек, можно набирать в ней текст или цифры.

Объединение ячеек

Если вам необходимо объединить несколько ячеек в одну, например, в строке заголовка, то выделите соответствующие ячейки, используя мышь. В ленточном меню выберите пункт «Макет» и в области «Объединение» выберите опцию «Объединить ячейки».

В этой же области можно также разделять ранее объединенные ячейки, а при желании можно разделить одну таблицу на несколько составляющих.

Выделение таблицы

Если вы хотите выделить всю таблицу, например, для ее копирования, перемещения или удаления, то поместить курсор в любую из ячеек, а из ленточного меню в пункте «Макет» в области «Таблица» нажмите кнопку «Выделить» и из выпадающего списка значение «Выделить таблицу». Аналогичным образом можно выделить ячейку, строку или столбец.

Более простой способ для выделения всей таблицы целиком – это нажать на специальную пиктограмму в правом верхнем углу над таблицей. Эта пиктограмма в виде четырех стрелок в разные стороны появляется при простом наведении курсора на таблицу, а также отображается всегда при работе с элементами таблицы.

Для выделения строки в таблице можно также использовать только курсор мыши – поместите его слева напротив строки для выделения. Стрелка курсора развернется вправо, после чего просто кликнете левой клавишей мыши. Для выделения столбца – поместите курсор мыши на границу верхней ячейки желаемого столбца – курсор должен принять вид черной стрелочки, повернутой вниз, после чего кликните мышью.

Превращаем текст в таблицу

Текстовый редактор Word позволяет преобразовывать готовый текст в таблицу. Для этого соответствующее содержимое должно быть разделено между собой табуляцией, либо символом точка с запятой (;).

Просто выделите набранный текст, в ленточном меню в пункте «Вставка» из области «Таблицы» кликните на кнопку «Таблица» и выберите значение «Преобразовать в таблицу».

В открывшемся диалоговом меню убедитесь, что количество столбцов и строк соответствует выбранной области, при необходимости отрегулируйте значения. В этом же окне в области «Разделитель» убедитесь, что выбранное значение соответствует вашему примеру (если отделяли точками с запятой, то и здесь должен быть отмечен аналогичный пункт). После чего нажмите Ок.

Добавление строк и столбцов

Чтобы добавить новую строку в существующую таблицу, поместите курсор мыши по левому краю таблицы между теми строками, где необходимо добавить новую. Должен отобразиться круглый элемент со знаком плюсика, а граница между двумя строками будет выделена. По нажатию на знак с плюсиком в выбранном месте добавится пустая строка.

Аналогичным образом можно вставлять и новые столбцы, помещая курсор мыши в области над таблицей между конкретными столбцами. Должен появиться аналогичный элемент с плюсиком.

Кроме того, добавлять строки и столбцы в таблицу можно через ленточное меню в пункте «Макет» в области «Строки и столбцы». Либо же используя контекстное меню и пункт «Вставить» с выбором конкретного значения – что и куда.

Изменение границ и цвета

Если выбранный ранее стиль таблицы нас не совсем устраивает, мы можем вернуться в уже знакомую нам область ленточного меню «Конструктор». Здесь в области «Обрамление» можно изменить стиль краев как по контуру, так и внутри таблицы между ячейками. Используя элемент «Раскраска границ» можно дополнительно указать ширину и цвет для последующей раскраски, а в дальнейшем вручную изменить внешний вид краев там, где это требуется.

Наконец, если вы хотите изменить цвет ячеек, то в том же пункте ленточного меню «Конструктор» нажимаем на кнопку «Заливка» и выбираем конкретный цвет, которым должны быть заполнены выделенные ячейки.

Источник

1. Возможности
программы Microsoft Word

Итак, какие же
возможности предоставляет программа Microsoft Word ?

Возможность создавать
новый документ, используя при этом шаблоны. Стоит уточнить, что сюда входят
такие шаблоны, которые могут использоваться для создания стандартных писем,
поздравительных записок, факсов, отчетов и других документов.

Возможность одновременно
открывать и работать не с одним числом документов.

Автоматически проверять
орфографию, стилистику и грамматику при вводе текста в документ.

Возможность
автоматические корректировать ошибки, которые больше всего повторяются в
написанном.

Включает в себя
расширенные возможности по форматированию документа.

MS Word, в отличие от
WordPad, позволяет выравнивать документ по обоим краям (или по центру), а также
предоставляет возможность использовать многоколоночную верстку.

Возможность применять
стили для быстрого форматирования документа.

Предоставляет возможность
по автоматизации ввода стандартных и повторяющихся элементов текста.

Включает в себя удобные
механизмы по работе со сносками, ссылками, колонтитулами.

Позволяет включать в
текст элементы, которые были созданы в других программах, входящих в Microsoft
Office: электронные таблицы, графические изображения или фотографии, графику,
видеоизображения, звуки и многое другое.

Возможность
подготавливать гипертекстовые документы Internet и простые электронные таблицы.

Возможность
автоматические создавать указатели и оглавление документа.

Возможность для отправки
готового документа сразу из Word’a по электронной почте или же другому человеку
или предприятию на факс.

Содержит встроенную
объемную систему помощи и мастер подсказок.

Стоит отметить, что
методы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2013 (или более ранней
версии), такие же, как и с любым приложением, входящим в Office, полностью
основаны на зрительском восприятии. Получается, когда пользователь открывает
документ, то графика, текст и форматирование выглядят в точности так же, как он
и будет распечатан на бумаге.

Именно благодаря своим
возможностям Microsoft Office Word заработал уважение и признание большого
количества пользователей.

Функциональные
возможности текстового процессора Microsoft Word

Широкий спектр
функциональных возможностей обеспечили текстовому процессору Microsoft Word
высокий уровень популярности среди пользователей. По своим характеристикам он
приближается к настольным издательским системам.

В процессе подготовки
документа в распоряжении пользователя имеется набор средств и процедур
организации работы по вводу, редактированию и форматированию текста и
встроенных объектов. К основным функциональным возможностям по работе с
документом можно отнести: использование шрифтов различных размеров и начертаний
символов и различных способов их выделения; установка параметров абзаца;
задание междустрочных интервалов; проверка правописания и подбор синонимов;
автоматическую нумерацию страниц; автоматический перенос слов на новую строку;
поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);
установка сносок; построение оглавлений, указателей; набор текста в несколько
колонок; создание таблиц, рисунков и построение диаграмм; просмотр документов
перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати;
отмена и повторение предыдущих действий пользователя; вставки полей с
информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание
макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включение в документ различных объектов
(файлов, формул и др.); импорт документов, созданных в других приложениях и
т.д.

Текстовый процессор
предлагает также широкий выбор средств придания документу привлекательного
внешнего вида: автоформатирование, применение стилей, библиотеки стилей и
шаблонов документов. При помощи шаблонов можно автоматизировать процесс
подготовки стандартных документов, таких, как: факсимильные сообщения,
стандартная деловая переписка и документация. Предоставляется возможность
работы со структурой документа, процедурой слияния, подготовки документов-форм.

Рассмотрим некоторые функциональные
возможности текстового процессора Microsoft Word2000 более подробно.

Проверка орфографии. В
систему проверки орфографии включено множество новых слов: это, прежде всего,
имена и фамилии.

Выбор нужного шрифта. В
Word 2000более удобно выбирать желаемый шрифт, который появляется в виде списка
ниспадающего WYSIWYG-меню. Название шрифтов в списке воспроизводится самим этим
шрифтом. Это позволяет быстро найти подходящую гарнитуру.

Множественный буфер
обмена.Достоинством офисного пакета Office2000 является наличие множественного
буфера обмена, позволяющего размещать до 12 фрагментов данных (буфер обмена
вызывается командой Вид► Панели инструментов►Буфер обмена).

Темы оформления. Темы
оформления предназначены для автоматизированного оформления Web-страниц. Темы
оформления предлагают фоновые рисунки, а также определяют шрифт, кегль, формат
и цвет текста. Все темы доступны в приложении FrontPage, предназначенного для
создания Web-страниц, и могут редактироваться с его помощью. Аналогичные темы доступны
в других приложениях Office, что позволяет разрабатывать документы в едином
стиле.

Средства для создания
Web-страниц. Мастер по созданию Web-страниц позволяет использовать общие темы
оформления и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает
строить профессиональныеWeb-страницы.

Интеграция с электронной
почтой.Текстовый процессор Word предлагает возможности работы с электронной
почтой. При использовании Word как редактора сообщений электронной почты
пользователи получают возможности по использованию бланков, автоподписи
почтовых сообщений и др.

Функциональные
возможности программы MS Word позволяют выполнять, например, следующие
непростые процедуры с текстом.

1. Сохранение текста в
других форматах. По умолчании Word сохраняет файлы под именем «Документ» в
формате .doc. При необходимости файл можно сохранить с изменением формата,
например, на .txt или rtf, что расширяет число программ, открывающих
сохраненный файл.

2. Многооконный режим. В
многооконном режиме Word выделяет для каждого документа отдельную область
памяти, а на экране – отдельное окно. Окна могут располагаться каскадом (друг
за другом) или мозаикой. При этом можно переносить или копировать фрагменты
текста из одних окон в другие.

3. Вставка
объектов.Редактор Word позволяет создать или взять из другой программы и
вставить в простой текст нетекстовый объект, например, таблицу, рисунок,
диаграмму, клип, буквицу, гипертекстовую ссылку и др. Сочетание простого текста
с вставленными объектами украшает документ и повышает информативное наполнение.

4. Автоматическое
создание оглавлений и списка литературы.При работе с многостраничными
документами, состоящими их нескольких разделов или частей, Word сохраняет в
памяти заголовки разделов и формирует оглавление документа с обозначением номера
страницы для каждого заголовка. При изменении текста созданное оглавление можно
обновлять.Аналогично формируется список литературы, в котором перечисляются все
источники, процитированные в документе.

5. Отправка файла по
электронной почте. Созданный в редакторе Word файл можно отправить по
электронной почте без выхода в почтовую программу, что значительно упрощает
процесс работы с сетевыми документами.

6. Использование
шаблонов. В редакторе имеется большой набор образцов документов – шаблонов.
Наличие шаблонов значительно сокращает время подготовки документов и упрощает
проблемы их стандартизации. К часто используемым относятся, например, шаблоны
делового письма или резюме (краткие сведения о специалисте при поступлении на
работу).

7. Электронные расчеты в
таблицах. Текстовый редактор Word выполняет некоторые функции электронных
таблиц, в частности, позволяет проводить по формулам расчеты табличных данных,
например, сумму данных по столбцам.

Полный перечень
функциональных возможностей текстового процессора значительно шире приведенного
списка. Возможности каждого процессора закладываются в меню, которое состоит из
совокупности командных вкладок и кнопок исполнения команд. Знание меню и
порядка работы с кнопками исполнения команд характеризует умение пользователя и
степень его подготовки к работе с текстовым процессором.

Возможности Мicrosoft
Word :

·
Возможность
создания нового документа с помощью шаблонов (в Word включены шаблоны
стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других документов).

·
Возможность
одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

·
Автоматическая
проверка орфографии, грамматики и стилистики при вводе документа.

·
Автоматическая
коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.

·
Расширенные
возможности форматирования документа.

·
В
отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям,
многоколоночную верстку.

·
Использование
стилей для быстрого форматирования документа.

·
Возможность
автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

·
Удобные
механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.

·
Включение
в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office – графических
изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.

·
Возможность
подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Internet.

·
Возможность
работы с математическими формулами.

·
Возможность
автоматического создания указателей и оглавления документа.

·
Возможность
отправки готового документа непосредственно из Word на факс и по электронной
почте (необходимость оснащения модемом).

2.Основные функции
текстового редактора MS Word

Любой человек, довольно
часто использующий персональный компьютер для работы с текстом, знаком с
программой под названием Microsoft Word. И не важно, какая версия у Вас
установлена. В любом случае, данный текстовый редактор предоставляет
пользователям, которые его используют, большой набор функций, созданных для
удобства работы с этой программой. Давайте рассмотрим основные функции
рассматриваемой программы на примере текстового редактора MS Word 2010. Вообще,
стоит отметить, что работа в Word относится к области технологии по обработке
текста.

Итак, в основные функции
рассматриваемой программы входит:

Редактирование, создание
текста. Сохранение документа в виде файла с необходимым расширением (в 2003
расширение по умолчанию — *.doc, в 2007, 2010 — *.docx). Поиск необходимого
файла на информационном носителе (жесткий диск, флешка, диск, дискета и др), а
также считывание его с диска.

Поиск орфографических
ошибок в существующем тексте и проверка лексики.

Возможность текст
разбивать на страницы.

Пользователь может
форматировать тексты по своему усмотрению.

Возможность создавать
оглавление документа (причем в автоматическом режиме).

Встроенная возможность
многооконного режима (работа с окнами).

Распечатка файлов
различных форматов. Причем данный текстовый редактор отличается следующим: что
видит пользователь — то и будет распечатано, так называемый режим WYSIWYG (What
You See Is What You Get).

Удаление объектов из
файла, а также их внедрение туда.

Вставка и создание
рисунков в файле (причем можно вставить и уже готовые фотографии). Можно
использовать библиотеку под названием CLIPART, где хранятся готовые рисунки
формата *.wmf, а также вставлять их в файл.

Вставка в файл научных
формул (химических, математических и др.) и диаграмм.

Изменение размера и вида
используемого в тексте шрифта (причем не для всего текста в целом, а для разных
частей может быть использован свой собственный формат печати).

Выделение необходимых
участков текста или блока, а также их перенос на новое место. Если потребуется,
то их можно удалить. Также включена возможность обрамления требуемых участков
текста.

Создание и вставка в файл
электронных таблиц. Причем в них можно по-своему усмотрению изменить число
строк и столбцов.

Создание баз данных в
электронных таблицах, а также выполнение сложных или простых математических
вычислений.

Возможность
программировать на языке под названием Word Basic, а также создавать
макрокоманды. Макрос или макрокоманда — это предложение языка, которое
идентифицирует набор самых простых команд. В макросе обычно сохраняется
комбинация клавиш, которая в дальнейшем может использоваться далеко не один
раз. С помощью макросов можно автоматизировать самые используемые операции.
Следует отметить, что кроме клавишных макросов существуют языковые макросы,
которые создаются на языке программирования Word Basic.

Создание конвертов писем,
этикетов и эмблем.

Вставка в файл
видеоклипов, текстовых спец эффектов, мультимедийных и звуковых файлов.

Просмотр перед печатью
текста, с возможностью его увеличения для лучшего просмотра.

В рассматриваемый
текстовый редактор входит обширная справочная система, благодаря которой
пользователь может довольно быстро получить помощь.

Выше были перечислены
основные функции, которые может выполнять текстовый редактор MS Word 2010, но
на самом деле их намного больше! Эта программа была создана специально для
того, чтобы облегчить жизнь пользователям!

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Методы работы с текстовым
редактором Word, как и с любым другим приложением Office, полностью основаны на
зрительном восприятии: когда мы открываем документ, то текст, графика и
форматирование выглядят на экране также как и на печати.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ

1. http://256.ru/office-programs/word/6-vozmozhnosti/

2. http://256.ru/office-programs/word/7-osnovnye-funkcii/

3. http://bseu.by/it/oivt/tema4v2.htm

4. https://poznayka.org/s72110t1.html

5. http://osvoenie-pk.ru/word.htm

Скачано с
www.znanio.ru

Источник

Возможности текстового процессора Microsoft Word

Наверняка, Вы уже не один раз слышали о компании Microsoft, а также о том, какое она предоставляет программное обеспечение. Наиболее популярным из них считается Office, а большое количество людей использует текстовый процессор под названием Microsoft Office Word: студенты, бизнесмены, домохозяйки, офисные работники и т.д. Почему именно он, а не какой-либо другой текстовый процессор? Ведь на самом деле, его аналогов на сегодняшний день довольно много, но большинство людей предпочитают именно его. Все очень просто. Ведь именно Microsoft Word предоставляет множество возможностей своим пользователям. Вообще, текстовые процессоры, в отличие от тестовых редакторов, предоставляют больше возможностей для того, чтобы форматировать текст, внедрять в него таблицы, формулы, графики и другие объекты. Именно поэтому они довольно часто используются не только для набора текста, но и для того, чтобы создавать различные документы, а в том числе и официальные.

Итак, какие же возможности предоставляет программа Microsoft Word 2013?

Возможность создавать новый документ, используя при этом шаблоны. Стоит уточнить, что сюда входят такие шаблоны, которые могут использоваться для создания стандартных писем, поздравительных записок, факсов, отчетов и других документов.
Возможность одновременно открывать и работать не с одним числом документов.
Автоматически проверять орфографию, стилистику и грамматику при вводе текста в документ.
Возможность автоматические корректировать ошибки, которые больше всего повторяются в написанном.
Включает в себя расширенные возможности по форматированию документа.
MS Word, в отличие от WordPad, позволяет выравнивать документ по обоим краям (или по центру), а также предоставляет возможность использовать многоколоночную верстку.
Возможность применять стили для быстрого форматирования документа.
Предоставляет возможность по автоматизации ввода стандартных и повторяющихся элементов текста.
Включает в себя удобные механизмы по работе со сносками, ссылками, колонтитулами.
Позволяет включать в текст элементы, которые были созданы в других программах, входящих в Microsoft Office: электронные таблицы, графические изображения или фотографии, графику, видеоизображения, звуки и многое другое.
Возможность подготавливать гипертекстовые документы Internet и простые электронные таблицы.
Возможность автоматические создавать указатели и оглавление документа.
Возможность для отправки готового документа сразу из Word’a по электронной почте или же другому человеку или предприятию на факс.
Содержит встроенную объемную систему помощи и мастер подсказок.

Стоит отметить, что методы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2013 (или более ранней версии), такие же, как и с любым приложением, входящим в Office, полностью основаны на зрительском восприятии. Получается, когда пользователь открывает документ, то графика, текст и форматирование выглядят в точности так же, как он и будет распечатан на бумаге.

Именно благодаря своим возможностям Microsoft Office Word заработал уважение и признание большого количества пользователей.

Вопрос 2. Функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

Тема 4. ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD

Широкий спектр функциональных возможностей обеспечили текстовому процессору Microsoft Word высокий уровень популярности среди пользователей. По своим характеристикам он приближается к настольным издательским системам.

В процессе подготовки документа в распоряжении пользователя имеется набор средств и процедур организации работы по вводу, редактированию и форматированию текста и встроенных объектов. К основным функциональным возможностям по работе с документом можно отнести: использование шрифтов различных размеров и начертаний символов и различных способов их выделения; установка параметров абзаца; задание междустрочных интервалов; проверка правописания и подбор синонимов; автоматическую нумерацию страниц; автоматический перенос слов на новую строку; поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов); установка сносок; построение оглавлений, указателей; набор текста в несколько колонок; создание таблиц, рисунков и построение диаграмм; просмотр документов перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати; отмена и повторение предыдущих действий пользователя; вставки полей с информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включение в документ различных объектов (файлов, формул и др.); импорт документов, созданных в других приложениях и т.д.

Текстовый процессор предлагает также широкий выбор средств придания документу привлекательного внешнего вида: автоформатирование, применение стилей, библиотеки стилей и шаблонов документов. При помощи шаблонов можно автоматизировать процесс подготовки стандартных документов, таких, как: факсимильные сообщения, стандартная деловая переписка и документация. Предоставляется возможность работы со структурой документа, процедурой слияния, подготовки документов-форм.

Рассмотрим некоторые функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word 2000 более подробно.

Проверка орфографии.В систему проверки орфографии включено множество новых слов: это, прежде всего, имена и фамилии.

Выбор нужного шрифта.В Word 2000 более удобно выбирать желаемый шрифт, который появляется в виде списка ниспадающего WYSIWYG-меню. Название шрифтов в списке воспроизводится самим этим шрифтом. Это позволяет быстро найти подходящую гарнитуру.

Множественный буфер обмена.Достоинством офисного пакета Office 2000 является наличие множественного буфера обмена, позволяющего размещать до 12 фрагментов данных (буфер обмена вызывается командой Вид► Панели инструментов►Буфер обмена).

Темы оформления.Темы оформления предназначены для автоматизированного оформления Web-страниц. Темы оформления предлагают фоновые рисунки, а также определяют шрифт, кегль, формат и цвет текста. Все темы доступны в приложении FrontPage, предназначенного для создания Web-страниц, и могут редактироваться с его помощью. Аналогичные темы доступны в других приложениях Office, что позволяет разрабатывать документы в едином стиле.

Средства для создания Web-страниц. Мастер по созданию Web-страниц позволяет использовать общие темы оформления и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает строить профессиональные Web-страницы.

Интеграция с электронной почтой.Текстовый процессорWord предлагает возможности работы с электронной почтой. При использовании Word как редактора сообщений электронной почты пользователи получают возможности по использованию бланков, автоподписи почтовых сообщений и др.

Вопрос 3. Интерфейс приложения Microsoft Word

После загрузки Microsoft Word на экране появляется окно со стандартной для приложений Microsoft Windows структурой: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, линейки, рабочая область документа, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, строка состояния (рис. 4.1).

Строка заголовка выделена контрастным цветом. На ней расположены; кнопка системного меню, название рабочего документа, название приложения и кнопки управления окном. После запуска текстового процессора Microsoft Word в строке заголовка отображается имя документа – Документ1.

Ниже строки заголовка размещается строка меню. Каждый пункт меню объединяет команды, реализующие определенную группу операций.

Файл.Создает новые, сохраняет, находит и открывает ранее созданные файлы, обеспечивает расположение текста на странице, а также просмотр и печать документов.

Правка.Перемещает, копирует, удаляет объекты, выполняет поиск и замену фрагментов текста.

Вид. Позволяет просматривать документ и его структуру различными способами; изменять масштаб отображения документа; оформлять колонтитулы; настраивать необходимые панели инструментов.

Вставка.Позволяет вставлять объекты, автоматизирует добавление специальной информации: номеров страниц, даты, сносок и ссылок. Обеспечивает автоматическое составление оглавления документа.

Формат.Позволяет выполнить операции, улучшающие визуальное восприятие документа.

Сервис.Позволяет выбрать язык, проверить правописание документа, выполнить автозамену, просмотреть статистику документа, изменить опции программы, настроить параметры.

Таблица.Автоматизирует процедуры создания, правки и преобразования таблиц.

Окно.Переключает окна различных документов, организует удобное размещение открытых окон.

Справка.Содержит информацию, оказывающую помощь пользователю в работе.

Состав меню настраивается с помощью вкладки Команды, появляющейся после выполнения команды Сервис►Настройка.

Панели инструментов (пиктографические меню) состоят из кнопок-пиктограмм, которые разделены на группы и соответствуют наиболее часто употребляемым командам обработки документов:

· работа с файлами: создать новый документ, открыть существующий документ, сохранить, отправить сообщение;

· подготовка к печати: печать, предварительный просмотр, проверка правописания;

· работа с выделенным фрагментом: вырезать, копировать, вставить;

· отмена команды: отменить ввод и вернуть назад;

· работа со шрифтом: стиль, шрифт, размер шрифта;

· вид букв: жирный, курсив, подчеркнутый;

· расположение текста на странице: выравнивание строк по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.

При установке курсора мыши на кнопку панели инструментов появляется подсказка о назначении выбранной кнопки.

Основную часть окна процессора Word занимает область работы с текстом, называемая рабочей областью. Она обрамлена сверху и слева линейками, а снизу и справа полосами прокрутки, которые предназначены для быстрого перемещения по документу. Линейки служат для ориентации на странице, установки границ и позиций табуляции, абзацных отступов и полей страницы. К левому краю горизонтальной полосы прокрутки примыкают кнопки, управляющие режимами просмотра и правки документа.

Самая нижняя часть рабочего экрана Word – строка состояния, содержащая информацию о текущем состоянии текстового процессора и режимов работы с документом (табл. 4.1).

\|	следующая лекция ==>
Антивирусные программы	\|	Вопрос 4. Настройка рабочей среды

Дата добавления: 2014-01-07 ; Просмотров: 969 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Текстовый процессор MS Word: основные возможности

Текстовый формат и формат документа.

Каждый файл обладает своим форматом. Формат — способ организации информации в файле того или иного типа. Наиболее простой и наглядной формой представления алфавитно-цифровой информации является текстовый формат. Вся информация в таком файле представлена символами кодовой таблицы, которые просто, без всяких преобразований, можно вводить с клавиатуры, выводить на экран или принтер. Имя текстового файла «канонического» формата рекомендуется снабжать традиционным расширением .txt.

Объектом обработки текстового редактора является простой текст. А объектом обработки текстового процессора является текстовый документ. Текстовый документ — это файл, содержащий помимо алфавитно-цифровой информации двоичную информацию о форматировании текста и наличии графических объектов. Текстовые документы могут иметь такие расширения как .doc, .rtf.

MS Word — одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение разнообразных операций над текстовой и графической информацией. MS Word является одним из основных элементов офисной технологии Microsoft. С его помощью можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ от служебной записки до оригинал-макета книги.

MS Word представляет собой уникальную коллекцию оригинальных технологических решений.

Он имеет следующие возможности:

1. Расширенные возможности по созданию документов:

— на основе шаблона;

— с помощью Мастера.

Шаблон — служебный файл с расширением .dot, который содержит информацию о структуре и оформлении документа конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, элементы автотекста, состав панелей инструментов и т. д. Шаблон — это предварительно разработанная заготовка, в которую удобно вводить недостающие данные, после чего она сразу превращается в полноценный документ. Основная цель создания и использования шаблонов заключается в том, чтобы пользователь не тратил время на ввод типовой информации и форматирование документа. Кроме этого, использование шаблонов позволяет поддерживать единообразный стиль документов.

Мастер — служебный файл с расширением .wiz, содержащий перечень вопросов, отвечая на которые, пользователь создает документ. Как правило, документ, созданный с помощью Мастера, требует внесения в него дополнительных сведений. Формат и основные элементы текста задаются на этапе работы с Мастером.

2. Расширенные возможности по форматированию текста: пользовательское форматирование; стилевое форматирование.

Стиль — это именованный и сохраненный как единое целое набор форматов, таких, как шрифт, размер, отступ, интервал и т. д. Существуют стили символов, абзацев, заголовков, указателей.

Стилевое форматирование наиболее часто применяется при создании больших по объему и сложных по структуре документов.

3. Разнообразный набор возможностей по работе с графическими объектами:

— включение в документ иллюстраций, созданных в графических редакторах (поддержка технологии OLE);

— наличие простого встроенного графического редактора (панель инструментов Рисование);

— вставка рисунков из коллекции ClipArt;

— создание текстовых эффектов с помощью приложения WordArt.

4. Поддержка новых технологий OLE, DDE, TrueType.

5. Возможность выполнения операций по верстке текста, создание оригинал-макетов.

6. Создание таблиц, проведение вычислений над данными таблицы, построение диаграмм.

7. Наличие фоновой печати документа. Фоновая печать позволяет продолжать работу в процессоре во время вывода документа на печать.

8. Возможность работы в различных режимах. В зависимости от задачи, которую пользователь решает в данный момент времени, можно выбрать один из трех вариантов представления документа в окне MS Word: обычный режим; режим разметки страницы; режим структуры документа; режим Web-документа.

При черновом наборе текста наиболее удобным является обычный режим. Скорость процессора заметно повышается в данном режиме, однако проводить форматирование, верстку текста необходимо в режиме разметки страницы. При форматировании заголовков структурных частей документа следует устанавливать режим структуры документа.

9. Работа с несколькими документами одновременно (многооконный режим).

10. Наличие режима Предварительного просмотра, который позволяет увидеть документ таким, каким он будет выведен на печать.

11. Возможность набора математических, химических и других формул (редактор формул MS Equation).

12. Поддержка технологии IntelliSense — функций искусственного интеллекта. Этим термином обозначается способность программы анализировать действия пользователя и при необходимости корректировать их или даже брать на себя выполнение некоторых рутинных операций. Наиболее важные инструменты технологии: автоматическое корректирование текста в процессе ввода — исправление типовых опечаток, замена введенных символов на специальные и т. п. (Автозамена); автоматическая проверка орфографии; автоматическое форматирование документа (Автоформат); автоматизация набора текста (АвтоТекст).

11. Создание гипертекстовых документов, разработка Web-страниц.

12. Наличие справочной системы.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном. 9232 — | 7434 — или читать все.

Возможности текстового редактора Word

Общая характеристика текстового редактора Word

MicrosoftOfficeWord 2007 является прикладной программой для создания и обработки текстовых документов, которая обладает множеством возможностей настольной издательской системы по работе с текстами различной структуры и сложности.

Первая версия текстового редактора Word появилась в далеком 1983 году и была предназначена для работы в операционной системе MS DOS. В основу же редактора был положен текстовый процессор Bravo, разработанный в лаборатории научно-исследовательского центра Xerox PARC.

Первую версию Word трудно назвать текстовым редактором в современном понимании. У программы не было графического интерфейса (кнопок, меню и т.п.), но зато она могла отображать разметку документов, чем выгодно отличалась от других тогдашних программ работы с текстом.

Первым текстовым редактором с графическим интерфейсом стал Word 3.01, работавший, кстати говоря, под компьютеры Macintosh (от компании Apple) и вышедший в 1985 году. Первая версия под Windows появилась в 1989 году вместе с самой операционной системой. С этого периода нумерацию Word было решено начать с 1 и дальнейший исторический путь выглядел следующим образом:

1989 г. — вышел Microsoft Word 1 для Windows.

1991 г. — вышел Microsoft Word 2 для Windows. В этом же году появился набор программ MicrosoftOffice и вышла его первая версия.

1993 г. — вышел Microsoft Word 6 для Windows. С этого периода в компании Microsoft решили учесть те три версии, которые были до эпохи Windows и тем самым перескочили со 2 сразу на 6-ю версию.

1995 г. — с выпуском Windows 95 вышел MicrosoftWord 7 для Windows, который стал именоваться как Word 95.

1997 г. — вышел MicrosoftWord 97 (он же Word 8), ориентированный на работу с Windows 98.

1999 г. — вышел MicrosoftWord 2000 (он же Word 9), разработанный для платформы Windows 2000.

2001 г. — вышел MicrosoftWordХР (он же Word 2002, он же Word 10), ориентированный на работу с Windows ХР.

2003 г. — вышел Microsoft Word 2003 (онже Word 11) для Windows ХР.Работаетв Windows Vistaи 7.

2007 г. — вышел Microsoft Word 2007 (онже Word 12) опятьдля Windows ХРи Windows Vista. Работаетв Windows 7.

2010 г. — вышел Microsoft Word 2010 (онже Word 13) для Windows ХР/ Vista/7.

2012г. — вышел Microsoft Word 2013 (онже Word __) для Windows ХР/ Vista/7/8.

Функции текстового редактора Word

1. Ввод и редактирование текста.Ввод и редактирование текста — это базовые задачи, для решения которых собственно и создается любой текстовый редактор (процессор). После ввода текста может возникнуть необходимость редактировать его: ввести дополнительный текст, удалить, переместить или скопировать часть уже введенного текста, исправить слова, в которых были обнаружены орфографические ошибки или пропущенное буквы. Для выполнения операций с фрагментами текста текстовый процессор должен обладать функциональностью выделения фрагментов текста.

2. Поиск и замена.В современном текстовом процессоре должен быть механизм, обеспечивающий поиск заданного слова, словосочетания, сочетания символов или текста в заданном формате. Найденный текст может быть автоматически заменен предложенным фрагментом или выделен, для того чтобы пользователь сам мог принять решение, в каких случаях необходимо внести исправления.

3. Создание, открытие и сохранение документов.Механизмы создания, открытия и сохранения документов у разных текстовых процессоров могут различаться. Например, для этих операций может использоваться стандартное диалоговое окно открытия и сохранения файлов, либо текстовый процессор может иметь собственные диалоговые окна с расширенной функциональностью, позволяющие выполнять во время сохранения документов какие-то дополнительные сервисные операции (проверка, сжатие, структурирование).

Возможность сохранения документов в различных форматах — одна из важнейших функций современного текстового процессора. Поскольку мир современного документооборота и распространения информации очень многообразен, один и тот же документ может быть востребован в разных своих представлениях:

· в виде текста — сохранение только текстового содержимого;

· в виде документа — сохранение в системе электронного документооборота (СЭД);

· в виде документа другого формата — для открытия в текстовом процессоре другого типа;

· в формате PDF— для последующей печати или чтения в другой операционной системе;

· в формате HTML— для публикации на веб-странице;

· в виде записи блога — для публикации в виртуальном дневнике.

4. Форматирование текста.Для качественного отображения документа очень важно, чтобы текстовый процессор умел отображать фрагменты текста различными типами шрифта. Стандартным набором параметров шрифта, которые должен уметь изменять текстовый процессор, являются: семейство, начертание, в том числе обычное, полужирное, курсивное и размер шрифта.

Кроме того, текстовый процессор должен обеспечивать средства подчеркивания и зачеркивания шрифта, ввода надстрочных и подстрочных символов, задания цвета для шрифта и фона.

К числу дополнительных параметров, имеющихся не во всех текстовых процессорах, обычно относят средства для придания шрифту разнообразных эффектов, таких как рельеф, тень или анимация.

5. Форматирование абзацев. Форматирование абзацев непосредственно связано с аккуратной версткой текста и заключается в задании величины выравнивания, отступов (слева, справа и первой строки) и междустрочного расстояния. При форматировании абзацев применяется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине.

6. Создание списков.Создание списков, как нумерованных, так и маркированных, — одна изважнейших функций современного текстового процессора. При этом обычно поддерживается возможность создания вложенных списков.

7. Стилевое оформление документа.К числу инструментов текстового процессора, автоматизирующих подготовку документа, являются средства для автоматического создания оглавлений и указателей, списков иллюстраций и использованной литературы, а также для автоматического форматирования вводимого текста. Однако чтобы воспользоваться этими средствами, вводимый текст нужно оформлять предназначенным для этого стилем, например, заголовки — стилями заголовков с соблюдением уровней вложенности, текст — стилем обычного текста, и т. п.

8. Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов.При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать процедуры нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц. Эти вопросы выходят на первый план, когда приходится оформлять в текстовом процессоре курсовую или дипломную работу, методические рекомендации или многостраничный документ, предназначенный для печати в малой типографии.

9. Использование текстовых фреймов для верстки документа.Текстовые фреймы обычно используются при создании шаблонов бланков официальных документов, а также разного рода брошюр, журналов, афиш и проспектов. С помощью фреймов любой объект, включая текст, иллюстрации или таблицы, можно разместить произвольным образом внутри печатного листа.

10. Использование таблиц.Возможность табличного представления информации также является одним из важнейших свойств современного текстового процессора. В зависимости от возможностей текстового процессора таблица может допускать более или менее разнообразное стилевое оформление. Текстовый процессор может поддерживать преобразование текста в таблицу и таблицы в текст, заполнение таблицы из внешнего источника данных, некоторую автоматизацию подсчетов в таблице, например, суммирование по строкам и столбцам.

11. Вставка в документ нетекстовых объектов.Именно средства вставки в текстовый документ графических и мультимедийных объектов, гиперссылок и других сложных объектов отличают сложный текстовый процессор от обычного текстового редактора. Эта функциональность позволяет оформлять текстовые документы, которые затем могут быть легко преобразованы как в мультимедийную презентацию, так и в полноценную веб-страницу.

12. Рецензирование и отображение изменений.Эта функция обогащает текстовый процессор возможностью взаимодействия и коллективной работы нескольких человек над одним документом. Автор документа всегда может увидеть, что именно исправил рецензент, прочесть написанные примечания, принять или отвергнуть предложенные изменения.

13. Программирование и автоматизация рутинных операций.Часто некоторую последовательность операций приходится повторять. В офисных приложениях для того, чтобы рутинные операции такого сорта не выполнять многократно, есть возможность записи или программирования макрокоманд и связывания этих макрокоманд с определенным сочетанием клавиш или элементом управления. Многие офисные приложения имеют развитый макроязык (язык написания макрокоманд) и даже встроенные системы программирования.

14. Подсчет статистики документа.Хотя средства подсчета статистики документа обычно не относят к самым важным, они могут быть чрезвычайно полезны для систем электронного документооборота, позволяя выяснить, сколько документов, абзацев, предложений, слов и букв было обработано.

15. Печать конвертов для рассылки со слиянием данных.Автоматизированную печать конвертов (или автоматизированную рассылку документа по электронным адресам) в режиме, когда данные адресатов выбираются из источника данных, можно считать важной функцией, которая экономит время.

Сравнительная характеристика текстовых процессоров MicrosoftWord, OpenOffice.orgWriterи Abiword

В версии MicrosoftOffice2007 была реализована новая концепция пользовательского интерфейса, получившая названиеFluen.tМесто главного меню и панелей инструментов заняла так называемаялента.

Появление нового интерфейса объясняется большим количеством команд MicrosoftOffice(более полутора тысяч), в которых трудно ориентироваться с помощью стандартного для предыдущих версий интерфейса.

Текстовый процессор Writer, входящий в состав свободного пакета OpenOffice. org3, является свободной альтернативой MicrosoftWord. Можно сказать, что по основной функциональности эти программы совпадают и вполне могли бы конкурировать друг с другом.

Свободный текстовый процессор Abiword, считается «легкой» программой, так как потребляет гораздо меньше ресурсов, чем MicrosoftWordили OpenOffice.orgWriter. Однако, несмотря на «легкость» и гораздо меньшее количество инструментов, по базовой функциональности этот свободный текстовый процессор практически им не уступает.

Таблица 2. Сравнение функциональных характеристик текстовых процессоров

Характеристика	MicrosoftWord	OpenOffice.org Writer	Abiword
Ввод и редактирование текста	Есть	Есть	Есть
Поиск и замена текста	Есть	Есть	Есть, отсутствует поиск по стилю
Создание, открытие и сохранение документов	Есть, функциональность расширенная	Есть, функциональность расширенная	Есть
Сохранение документов в различных форматах	Есть, в том числе PDF	Есть, в том числе PDF	Есть, в том числе PDF
Интеграция в документ дополнительных сведений, реквизитов и атрибутов	Есть	Есть	Есть
Форматирование шрифта	Есть, функциональность расширенная	Есть, функциональность расширенная	Есть
Форматирование абзацев	Есть	Есть	Есть
Создание списков	Есть, функциональность расширенная	Есть, функциональность расширенная	Есть
Применение стилей для создания структуры документа	Есть	Есть	Есть
Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов	Есть	Есть	Есть
Использование текстовых фреймов для верстки документа	Есть	Есть	Нет
Работа с таблицами	Есть	Есть	Есть
Вставка в документ нетекстовых объектов	Есть	Есть	Есть, только изображения
Средства программирования и автоматизации рутинных операций	Есть	Есть	Есть, поддерживаются сценарии
Автозамена	Есть	Есть	Нет
Подсчет статистики документа	Есть	Есть	Есть
Печать конвертов для рассылки со слиянием данных	Есть	Есть	Нет

Из таблицы видно, что функциональность текстовых процессоров практически совпадает.

Дата добавления: 2018-04-15 ; просмотров: 2322 ;

Источник

Немногие знают, что не выходя из текстового редактора MS Word, можно производить расчеты: складывать, вычитать, делить и умножать содержимое ячеек таблицы MSWord. А для реализации данных возможностей служит группа «Таблицы» на вкладке «Вставка», а в разделе «Работа с таблицами» вкладки «Конструктор» и «Макет».

Создаем таблицу в MS Word одним из известных способов:

Нарисовать
Вставить
Создать на основе существующего текста (текста, чисел)

Нарисовать (создать) таблицу MS Word. Рассмотрим вариант создания таблицы со сложным заголовком, данный способ позволяет создать таблицу с разными размерами строк и столбцов. Для создания данной таблицы целесообразно использовать опцию «Нарисовать таблицу». Выбираем ленточную вкладку Вставка, далее опцию Таблица и в ниспадающем меню => опцию «Нарисовать таблицу». Курсор изменит свой внешний вид на Карандаш. С его помощью можно начинать рисовать границы Таблицы. После прорисовки любой стороны ячейки таблицы, открывается ленточная вставка Конструктор, которая содержит элементы форматирования и редактирования создаваемой таблицы.

Вставка (создание) таблицы MS Word

Чтобы быстро создать таблицу, выбираем ленточное меню Вставка, далее опцию Таблица и либо по квадратикам указываем количество строк и столбцов, указывая диапазон ячеек с помощью левой клавиши мыши, либо вызывая окно диалога «Вставить таблицу».

В этом окне можно задать Число (столбцов и строк) и установить радиокнопку в разделе «Автоподбор ширины столбцов». Установив флажок «По умолчанию для новых таблиц», можно сохранить выбранный формат и в дальнейшем использовать его по умолчанию.

Преобразование существующего текста в таблицу

При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой знак.

Есть еще два способа создания таблицы с использованием Экспресс-таблица и таблица из MSExcel

С помощью таблиц Word можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти задачи выполняются командами Сортировка и Формула, размещенными в разделе Работа с таблицами на вкладке Макет.

Рассмотрим алгоритм некоторых вычислений в таблице Word

1. Сумма строки или столбца чисел

Установить курсор мыши в ячейку, в которой будет отображаться сумма
В разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные нажмите пиктограмму Формула
Если активная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Word автоматически выводит формулу =SUM(ABOVE), а если активная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT).

2. Выполнение вычислений в таблице Word

Установить курсор мыши в ячейку, в которой будет размещен результат
В разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные нажмите пиктограмму Формула
С помощью диалогового окна Формула создайте формулу, выбрав наименование функции из ниспадающего меню в окне «Вставить функцию», если есть необходимость, выберите необходимый формат из ниспадающего меню поля Формат. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках. Адресация в таблицах MSWord аналогична адресации в электронных таблицах: столбцы именуются буквами латинского алфавита, строки – нумеруются по порядку, например, для суммирования содержимого ячеек B5 и C7 необходимо ввести формулу =SUM(b5,c7).

При заполнении формулы в таком виде, при изменении значений, размещенных в вычисляемых ячейках таблицы, результаты вычислений можно обновить. Для этого необходимо установить курсор в ячейку, где размещен результат, и выполнить повторный вызов формулы, размещенной в разделе Работа с таблицами на вкладке Макет.

Например:

_Строка^{Столбец}	f	b	c	d
1	Класс	Наборы канц. товаров (шт.)	Цена одного набора (руб.)	Стоимость приобретения
2	4А	46	25	=1150,00р.
3	4Б	20	40	= 184,00р.
4	5Б	68	25	1700,00р.
5	5Г	78	25	=1950,00р.
6	6Б	95	45	=4275,00р.
7	Итого	307	165	7925,00р.

Обновление результатов отдельных формул

Внесите изменения в значения строк и столбцов, участвующих в вычислениях;
Выделите формулы, которые необходимо обновить. Чтобы выделить несколько формул, удерживайте нажатой клавишу CTRL.
Выполните одно из указанных ниже действий.
- Установите курсор на выделенную формулу (формулы), щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстно-независимого меню команду

! Обновить поле.

Нажмите клавишу F9.

Обновление результатов всех формул в таблице

Внесите изменения в значения строк и столбцов, участвующих в вычислениях;
Выделите таблицу, содержащую результаты формул, которые необходимо обновить, и нажмите клавишу F9.

Обновление всех формул в документе

Внимание! В результате выполнения данной процедуры будут обновлены не только формулы, а все коды полей в документе.

Нажмите клавиши CTRL+A.
Нажмите клавишу F9.

Примеры записи некоторых формул

Местонахождение складываемых чисел	Содержимое поляФормула
Над ячейкой	=SUM(ABOVE)
Под ячейкой	=SUM(BELOW)
Над ячейкой и под ней	=SUM(ABOVE,BELOW)
Слева от ячейки	=SUM(LEFT)
Справа от ячейки	=SUM(RIGHT)
Слева и справа от ячейки	=SUM(LEFT,RIGHT)
Слева от ячейки и над ней	=SUM(LEFT,ABOVE)
Справа от ячейки и над ней	=SUM(RIGHT,ABOVE)
Слева от ячейки и под ней	=SUM(LEFT,BELOW)
Справа от ячейки и под ней	=SUM(RIGHT,BELOW)

Нажмите кнопку «ОК».

Примеры часто используемых функций

В формулах, располагаемых внутри таблиц Word, можно использовать перечисленные ниже функции

Функция	Назначение	Пример	Возвращаемое значение
ABS()	Находит модуль (абсолютную величину) числа в скобках.	=ABS(-22)	22
AVERAGE()	Находит среднее (арифметическое) элементов, указанных в скобках.	=AVERAGE(RIGHT)	Среднее арифметическое всех значений, находящихся справа от ячейки с формулой в той же строке.
COUNT()	Подсчитывает количество элементов, указанных в скобках.	=COUNT(LEFT)	Количество значений, находящихся слева от ячейки с формулой в той же строке.
IF()	Вычисляет первый аргумент. Возвращает второй аргумент, если первый аргумент является истинным, или третий, если ложным. ПРИМЕЧАНИЕ Необходимо задать все три аргумента.	=IF(SUM(LEFT)>=10,10,0)	10, если сумма значений, находящихся слева от формулы, больше или равна 10; в противном случае — 0.
INT()	Округляет значение в скобках до ближайшего целого числа в меньшую сторону.	=INT(5,67)	5
MAX()/ MIN()	Возвращает наибольшее значение среди элементов, указанных в скобках.	=MAX(ABOVE)/ =MIN(ABOVE)	Наибольшее значение среди тех, которые находятся в ячейках над формулой (исключая строки заголовков).
MOD()	Имеет два аргумента (числа или выражения, результатами которых являются числа). Возвращает остаток от деления первого аргумента на второй. Если остаток равен нулю, возвращает значение «0,0».	=MOD(4,2)	0,0
NOT()	Имеет один аргумент. Определяет истинность аргумента. Возвращает значение «0», если аргумент является истинным, или «1», если ложным. В основном используется внутри функции IF.	=NOT(1=1)	0
SUM()	Находит сумму элементов, указанных в скобках.	=SUM(RIGHT)	Сумма значений, находящихся в ячейках справа от формулы.

По материалам https://support.office.com/ru-ru/article подготовила методист ГМЦ ДОгМ Шутилина Л.А.

Источник