Возможности excel при обработке данных

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Excel содержит огромное количество самых разнообразных функций, однако не все они нужны при анализе данных. В этой статье вы узнаете о 10 наиболее популярных функций, которые будут нужны при работе с информацией. Эти функции позволяют выполнить большинство задач, которые появляются при анализе данных.

1. ВПР

Эта функция является одной из самых популярных и часто используемых в Excel. Если вам необходимо найти данные в одном столбце в таблице и получить значение из другого столбца таблицы, то эта функция вам поможет. Ее синтаксис:

ВПР (искомое значение; таблица; номер столбца; интервальный просмотр)

— Искомое значение — это то значение, которое мы будем искать в таблице с данными

— Таблица — диапазон данных, в первом столбце которого мы будем искать искомое значение

—
Номер столбца — этот параметр обозначает, на какое количество столбцов
надо сдвинуться вправо в таблице для получения результата

—
Интервальный просмотр — Может принимать параметр 0 или ЛОЖЬ, что
обозначает что совпадение между искомым значением и значением в первом
столбце таблицы должен быть точным; либо 1 или ИСТИНА, соответственно
совпадение должно быть неточным. Настоятельно рекомендую использовать
только параметр ЛОЖЬ, иначе можно получать непредсказуемые результаты.

 В примере выше мы ищем по фамилии Петров имя в таблице с базой данных по ФИО. В функции ВПР(E2;A1:C6;2;0) первый параметр (E2) — ссылка на ячейку с фамилией, по которой мы будем искать имя; второй параметр A1:C6 — ссылка на таблицу, в первом столбце которой мы ищем указанное в первом параметре значение; третий параметр «2» — из какого столбца справа извлекать значение; четвертый параметр «0» — точный поиск.

Если хотите изучить более подробно, как работает функция ВПР, прочитайте нашу статью «Функция ВПР в Excel».

2. ГПР

Функция ГПР выполняет туже задачу, что и ВПР, только она просматривает первую строку в поиске искомого значения и для получения результата сдвигается на указанное количество строк вниз.

 Синтаксис функции следующий:

— Искомое значение — значение, которое мы ищем в строке.

— Таблица- диапазон данных на листе, где в первой строке мы ищем искомое значение и сдвигаемся на необходимое количество строк.

— Номер строки- числовое значение, указывающее на сколько строк вниз надо сместиться.

— Интервальный просмотр — ставьте всегда 0, тогда Эксель будет искать точное совпадение, что нам и нужно в большинстве случаев.

В примере выше мы ищем выручку за сентябрь в помесячном отчете по выручке. В формуле ГПР(A5;B1:M2;2;0) первый параметр (А5) — ссылка на месяц, по которому мы хотим получить выручку; второй параметр (B1:M2) — ссылка на таблицу, где в первой строке указаны месяцы, среди которых нам нужно найти выбранный; третий параметр «2» — из какой строки ниже мы будем получать данные; четвертый параметр «0» — ищем точное совпадение.

Если вы хотите более подробно изучить, как пользоваться функцией ГПР — прочитайте статью на нашем сайте «Функция ГПР в Excel».

3. ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ является очень популярной в Excel. Она позволяет автоматически выполнять какое-либо действие, в зависимости от поставленного условия.

Функция ЕСЛИ выполняет проверку логического выражения и если выражение истинно, то  поставляется одно значение и альтернативное, если ложь. Синтаксис следующий:

ЕСЛИ(логическое выражение; значение если истина; значение если ложь)

— Логическое выражение — выражение, которое по итогу своего вычисления должно вырнуться значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
— Значение, если истина — устанавливаем указанное значение, если логическое выражение вернуло ИСТИНА
— Значение, если ложь — устанавливает указанное значение, если логическое выражение вернуло ЛОЖЬ.

В примере выше мы хотим определить, получили ли мы за месяц выручку больше 500 рублей или нет. В формуле  ЕСЛИ(B2>500;»Да»;»Нет») первый параметр (B2>500) проверяет, выручка за месяц больше 500 рублей или нет; второй параметр («Да») — функция вернет Да, если выручка больше 500 рублей и соответственно Нет (третий параметр), если выручка меньше.

Обратите внимание, что значения при истине или лжи могут быть не только текстовые, числовые, но также и функции(в том числе и ЕСЛИ), что позволяет реализовать достаточно сложные логические конструкции.

4. ЕСЛИОШИБКА

При работе с формулами в Excel, можно время от времени сталкиваться с различными ошибками. Так в примере ниже функция ВПР вернула ошибку #Н/Д из-за того, что в базе данных по ФИО нет искомой нами фамилии (более подробно об ошибке #Н/Д вы можете прочитать в этой статье: «Как исправить ошибку #Н/Д в Excel»)

Для обработки таких ситуаций отлично подойдет функция ЕСЛИОШИБКА. Ее синтаксис следующий:

ЕСЛИОШИБКА(значение; значение если ошибка)

— Значение, результат которого проверяется на ошибку.
— Значение, если ошибка — В случае, если в результате работы функции получаем ошибку, то выводится не ошибка, а данное значение.

В случае с нашим примером выше, мы можем предположить, что фамилия может быть некорректной, соответственно ЕСЛИОШИБКА вернет нам предупреждение, что бы мы проверили написание фамилии.

В примере выше, мы проверяем результат работы функции ВПР(E2;A1:C6;2;0) и в случае, если вернется ошибка, то выдаем сообщение «Проверьте фамилию!».

5. СУММЕСЛИМН

Функция СУММЕСЛИМН позволяет суммировать значения по определенным условиям. Условий может быть несколько. В Excel также есть функция СУММЕСЛИ, которая позволяет суммировать по одному критерию. Призываю вас использовать более универсальную формулу.

 У функции СУММЕСЛИМН следующий синтаксис:

СУММЕСЛИМН(Диапазон суммирования; Диапазон условия 1; Условие 1;…)

— Диапазон суммирования — область листа Эксель, из которой мы суммируем данные
— Диапазон условия 1 — Диапазон ячеек, которые мы проверяем на соответствие условию
— Условие 1 — Условие, которое проверяется на соответствие в Диапазоне 1.
Обратите внимание, что диапазонов условий и соответственно условий может быть столько, сколько вам нужно.

Для примера выше мы хотим получит выручку, которую принес нам Петров в городе Москва. Формула имеет вид СУММЕСЛИМН(C2:C13;A2:A13;E2;B2:B13;F2), где C2:C13 — диапазон со значениями выручки, которые необходимо просуммировать; А2:А13 — диапазон с фамилиями, которые мы будем проверять; Е2 — ссылка на конкретную фамилию; B2:B13 — ссылка на диапазон с городами; F2 — ссылка на конкретный город.

Более подробно о функциях СУММЕСЛИМН и СУММЕСЛИ рассказано в статье «СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН в Excel».

6. СЧЁТЕСЛИМН

СЧЁТЕСЛИМН очень похожа на функцию СУММЕСЛИМН, только в отличии от нее, она не суммируется значения, а только считает количество ячеек, которые соответствуют определенным условиям. Как и в случае с СУММЕСЛИМН, у СЧЁТЕСЛИМН есть упрощенная форма СЧЁТЕСЛИ, который считает количество ячеек только по одному критерию, но лучше используйте более общий вариант.

Синтаксис у функции следующий:

СЧЁТЕСЛИМН(диапазон условия 1; условие 1;…)

— Диапазон условия 1 — Диапазон ячеек, которые проверяются на соответствие определенному условию.
— Условие 1 — Условие, которое определяет какие ячейки надо учитывать при подсчете.
Обратите внимания, что диапазонов условий и соответственно условий может быть несколько.

В примере выше, мы считаем сколько в таблице ячеек, в которых фамилия — Петров, а город — Москва. В формуле СЧЁТЕСЛИМН(A2:A13;E2;B2:B13;F2) диапазон A2:A13  — диапазон фамилий, которые мы проверяем, Е2 — та фамилия, которую мы ищем в диапазоне; B2:B13 — диапазон городов и соответственно F2 — город, который мы учитываем при подсчете ячеек. Получившееся число 3 — это количество строк в таблице, где фамилия равна Иванов, а город равен Москва.

7. СЖПРОБЕЛЫ

При работе с данными в Excel, мы можем получать их из разных источников, что может привести к тому, что получаемые значения имеют «мусорную» информацию, очень часто это лишние пробелы, которые надо удалить. Можно удалять вручную, но это долго и муторно. На выручку нам приходит функция СЖПРОБЕЛЫ, которая удаляет лишние пробелы, в случае если их больше одного подряд. Синтаксис у функции очень простой:

СЖПРОБЕЛЫ(текст)

— Текст — тот текст, из которого надо убрать лишние пробелы.

Как видно из примера выше, функция успешно удалила лишние пробелы из исходной строки.

8. ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ

Функции ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ возвращают определенное количество знаков с начала (ЛЕВСИМВ) либо с конца (ПРАВСИМВ) строки. Эти функции нужны для получения части строки. Синтаксис у функций однотипный:

ЛЕВСИМВ(текст; количество знаков)
ПРАВСИМВ(текст; количество знаков)

— Текст — то строковое выражение, из которого мы хотим получить часть.
— Количество знаков — число символов, которое мы хотим получить.

 В примере выше мы из текста «Пример текста» извлекаем 6 символов слева и получаем текст «Пример».

9. СЦЕПИТЬ

Функция СПЕПИТЬ позволяет объединить значения из нескольких ячеек. Синтаксис у функции достаточно простой:

СЦЕПИТЬ(текст1; текст2;…)

— Текст 1 — Текст, который надо соединить в одну строку
— Текст 2 — Текст, который надо соединить в одну строку
Обратите внимание, что вы можете объединить до 255 текстовых значений.

 В примере выше мы объединяем фамилию и имя. В функции СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2), первый параметр(А2) — ссылка на ячейку с фамилией; второй параметр (» «) — пробел, что бы итоговый текст смотрелся нормально; третий параметр(В2) — ссылка на ячейку с именем.

10.ЗНАЧЕН

Часто данные, которые мы получаем из внешних источников, имеют текстовый формат и мы не можем производить с ними математических действий (складывать, вычитать и т.п.). Нам требуется сначала преобразовать текст в число, для этого используйте функцию ЗНАЧЕН. Синтаксис у функции следующий:

ЗНАЧЕН(текст)

— Текст — число, представленное в текстовом формате

 Как видно в примере выше, у нас есть число 12522, которое представлено в виде текста, при помощи функции ЗНАЧЕН мы преобразовали его в число 12 522, с которым в дальнейшем можем работать, как с любыми другими числами.

Спасибо, что дочитали статью. Я постарался выбрать 10 наиболее полезных функций в Excel, которые нужны при анализе данных. Жду ваши комментарии.

4.1. Основные возможности табличного процессора ms Excel

Ценность любой информации в значительной
мере определяется качеством ее
организации, и, более того, существенная
доля затрат на обработку информации
связана с приданием ей той или иной
логической структуры. Особенностью
электронных таблиц является то, что в
них структурирование информации
начинается непосредственно на этапе
ввода данных: с самого начала своего
существования в машинной форме они
привязываются к структурным подразделениям
таблиц – ячейкам.

Табличный процессор– категория
программного обеспечения, предназначенного
для работы с электронными таблицами.
Изначально табличные редакторы позволяли
обрабатывать исключительно двухмерные
таблицы, прежде всего с числовыми
данными, но затем появились продукты,
обладавшие помимо этого возможностью
включать текстовые, графические и другие
мультимедийные элементы. Инструментарий
электронных таблиц включает мощные
математические функции, позволяющие
вести сложные статистические, финансовые
и прочие расчеты.

Идею электронных таблиц впервые
сформулировал американский ученый
Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г.
исследование под названием Budgeting Models
and System Simulation. Концепция дополнили в 1970
г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на
соответствующий патент (U.S. Patent no.
4,398,249). Патентное ведомство отклонило
заявку, но авторы через суд добились
отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником
электронных таблиц, как отдельного
класса ПО, является Дэн Бриклин, совместно
с Бобом Фрэнкстоном разработавший
легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот
табличный редактор для компьютера Apple
II стал приложением, превратившим
персональный компьютер в массовый
инструмент для бизнеса.

Впоследствии на рынке появились
многочисленные продукты этого класса
– SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3,
Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и
gnumeric.

Функции современных табличных процессоров
весьма разнообразны:

• создание и редактирование электронных
  таблиц;

• создание многотабличных документов;

• оформление и печать электронных таблиц;

• построение диаграмм, их модификация и
  решение экономических задач графическими
  методами;

• создание многотабличных документов,
  объединенных формулами;

• работа с электронными таблицами как с
  базами данных: сортировка таблиц,
  выборка данных по запросам;

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц
  информации из внешних баз данных;

• создание слайд-шоу;

• решение оптимизационных задач;

• решение задач типа “что – если” путем
  подбора параметров;

• разработка макрокоманд, настройка
  среды под потребности пользователя и
  т.д.

Наиболее популярным и широко используемым
табличным процессором является приложение
Microsoft Excel.

Microsoft Excel– это идеальное средство
для решения учетных задач, обработки
экспериментальных данных, составления
отчетов и т.п.

Документ Excel называется рабочей книгой.
Книга Excel состоит израбочихлистов,
представляющих собой таблицы ячеек, в
которых может храниться числовая и
текстовая информация. Такая книга служит
хорошим организационным средством.
Например, в ней можно собрать все
документы (рабочие листы), относящиеся
к определенному проекту (задаче), или
все документы, которые ведутся одним
исполнителем.

Значительная часть работы в Excel приходится
на ввод данных и их редактирование
(поиск, изменение и удаление), то есть
на обработку данных. В ячейку рабочего
листа можно ввести число, текст, дату/время
или формулу. Ввод всегда производиться
в активную ячейку, либо непосредственно
в ячейку, либо в строку формул. Ввод и
редактирование может выполняться
по-разному в зависимости от типа данных.
Для удобства пользователя, упрощения
и повышения эффективности процесса
ввода предусмотрены дополнительные
способы процесса ввода данных:

• автозамена– встроенный корректор,
  который автоматически исправляет
  наиболее распространенные опечатки,
  грамматические и орфографические
  ошибки, а также неправильный регистр
  знаков;

• автозавершение– средство, которое
  помогает при вводе повторяющихся
  данных в смежных ячейках столбца;

• выбор данных из списка;

• автозаполнение– ввод
  последовательностей данных с помощью
  соответствующего мастера.

Таблицы Excel удобны для хранения и
сортировки информации, для проведения
математических и статистических
расчетов. Microsoft Excel имеет массу встроенных
функций для математических, статистических,
финансовых и других вычислений

С помощью математических (в группе
содержится около 60 встроенных стандартных
функций) и других формул в соответствии
с синтаксисом задаются функции,
которые выполняют вычисления над
заданными величинами, называемымиаргументами функций. Список аргументов
может состоять из чисел, текста, логических
величин, массивов, значений ошибок или
ссылок.

Помимо работы с числами, в Excel хорошо
развиты возможности работы с текстом,
позволяющие создавать документы
практически любой сложности.

Excel располагает большим количеством
шаблонов, с помощью которых можно быстро
оформить самые разные, в том числе
финансовые, документы.

Шаблон можно сравнить с заготовкой
документа. В него могут входить элементы
форматирования, текстовая информация,
рисунки, таблицы, макросы. Стандартное
требование, предъявляемое к шаблону, –
его универсальность, то есть шаблон
должен содержать только ту информацию,
которая является общей для всех
документов, создаваемых на их основе.

Одна из важнейших функций программы –
возможность представления данных в
виде разнообразных графиков, диаграмм
и карт.

Microsoft Excel поддерживает различные типы
диаграмм, позволяя представить данные
в наиболее понятном виде. Существенным
достоинством Excel как современного
программного инструмента является то,
что при работе с ним при изменении
исходных данных, по которым построены
график или диаграмма, автоматически
изменяется и их изображение.

В зависимости от места расположения и
особенностей построения и редактирования
различают два вида диаграмм:

• внедренные диаграммы – помещается на
  том же рабочем листе, где и данные, по
  которым они построены;

• диаграммы в формате полного экрана на
  новом рабочем листе.

Оба типа диаграмм связаны с данными
рабочего листа и автоматически обновляются
при изменении данных.

Создавая диаграмму с помощью мастера
диаграмм или используя команду Тип
диаграммыдля изменения существующей
диаграммы, можно выбрать нужный тип в
списке стандартных или пользовательских
типов диаграмм.

Гистограмма (рис.4.1) позволяет представить
изменение данных на протяжении отрезка
времени или наглядно сравнить различные
величины.

Линейчатая диаграмма (рис.4.2) позволяет
наглядно сравнить отдельные элементы.

График (рис.4.3) показывает тенденцию
изменения величин через равные промежутки.

Круговая диаграмма (рис.4.4) показывает
размер элементов, образующих ряд
данных пропорционально вкладу
элементов в общую сумму. Круговая
диаграмма всегда показывает только
один ряд данных и полезна, если необходимо
подчеркнуть важность определенного
элемента данных.

Точечная диаграмма (рис.4.5) показывает
отношения между численными значениями
в нескольких рядах или отображает две
группы чисел как один ряд данных с
координатами xиy. Точечные
диаграммы, обычно используемые для
научных данных.

Диаграмма с областями (рис.4.6) подчеркивает
изменение значение величин с течением
времени.

Кольцевая диаграмма (рис.4.7) показывает
отношение частей к целому, но этот тип
диаграммы может включать несколько
рядов данных. 

Лепестковая диаграмма (рис.4.8) позволяет
сравнивать совокупные значения нескольких
рядов данных. 

Поверхностную диаграмму (рис.4.9)
целесообразно использовать для поиска
наилучшего сочетания в двух наборах
данных. Так же, как на топографической
карте, области, относящиеся к одному
диапазону значений, выделяются одинаковым
цветом или узором.

Пузырьковая диаграмма (рис.4.10) – это
разновидность точечных диаграмм. Она
сравнивает три набора значений и может
быть представлена в объемном виде.
Размер пузырька, или маркер данных показывает
значение третьей переменной.

Биржевые диаграммы (рис.4.11) чаще всего
используются для демонстрации цен на
акции, но могут быть использованы и для
представления научных данных (например,
для отображения изменений температуры).

Цилиндрические (рис.4.12), конические
(рис.4.13) и пирамидальные (рис.4.14)диаграммы
используются, чтобы усилить эффект
гистограмм, линейчатых диаграмм и
объемных гистограмм.

Внедренную диаграмму можно с помощью
мыши перемещать по экрану и изменять
ее размеры. Для этого нужно щелкнуть
мышью на любой ее части и перетащить в
нужное место рабочего листа. Чтобы
изменить размер диаграммы, ее нужно
выделить (щелчок мышью), а затем перетащить
один из маркеров изменения размеров.

Уже созданную диаграмму можно
усовершенствовать (дополнительно
добавить название, отформатировать уже
имеющийся текст в диаграмме, дать
название осям или изменить их масштаб).

Перед тем как редактировать диаграмму,
ее нужно открыть в окне (двойной щелчок
мышью по диаграмме переводит ее в режим
правки). Далее щелкнуть правой кнопкой
мыши по тому элементу диаграммы, который
нужно редактировать (например, оси или
текст), и, наконец, в контекстном меню
выбрать соответствующий пункт и заполнить
поля.

Соседние файлы в папке пособие_ЭИ

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.

Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.

Возможности Microsoft Excel

Работа с формулами и числовыми данными

Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.

Работа с текстом

Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.

Организация баз данных

Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.

Построение графиков и диаграмм

Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.

Создание рисунков

С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.

Автоматизация стандартных задач

Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.

Импорт и экспорт данных

Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.

Собственный язык программирования

Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.

Интерфейс Excel

В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.

По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.

«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.

«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.

«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.

«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.

«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.

«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.

«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.

«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.

«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.

Форматы файлов

Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:

• .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
• .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
• .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
• .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
• .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.

Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.

Стандартные операции с ячейками

Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.

При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.

Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.

Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.

Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.

Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:

• объединить и поместить в центре;
• объединить по строкам;
• объединить ячейки.

Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.

Работа с формулами Excel

Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.

Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».

В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.

Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:

Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»

Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.

Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.

В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».

В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.

Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.

Суть и методы анализа данных

Американский учёный-статистик Джон Тьюки в 1961 году сформулировал определение анализа данных. Под ним он подразумевал как сами процедуры анализа, так и методы интерпретации результатов этих процедур, а также способы планирования сбора данных в целях упрощения и уточнения анализа и результаты математической статистики, используемые для анализа.

В связи с этим анализ данных представляет собой деятельность по извлечению крупных неструктурированных данных из самых разных источников, а также их реорганизацию в информацию, которая может быть использована в целях:

• ответа на вопросы;
• проверки гипотез;
• принятия решений;
• опровержения теорий.

Есть несколько способов анализа данных, которые распространяются на многочисленные области, от маркетинга до науки. Можно выделить несколько базовых вариантов:

Сбор данных

Data Mining – это анализ больших информационных объемов в целях получения прежде неоткрытых, полезных моделей данных, нестандартных данных, а также выявления зависимостей. Стоит упомянуть, что в качестве главной задачи выступает извлечение не самих данных, а шаблонов и знаний из больших информационных объемов.

Анализ данных производится на основе различных методов информатики, в том числе систем искусственного интеллекта, машинного обучения, статистики и баз данных.

Шаблоны, которые извлекаются посредством интеллектуального анализа данных, могут определяться как сводка входных данных. Они в свою очередь могут быть применены в последующем анализе либо для извлечения более детализированных результатов прогнозирования системой поддержки принятия решений.

Скачать файл

Бизнес-аналитика

Суть бизнес-аналитики заключается в сборе и трансформации больших объемов неструктурированных бизнес-данных, что, в свою очередь, необходимо для упрощения определения, разработки и формирования новых стратегических бизнес-возможностей.

Иными словами, главная задача бизнес-аналитики — сделать процесс интерпретации больших объемов данных более простым, чтобы выявлять новые возможности. Все это способствует разработке результативной стратегии, базирующейся на концепциях, которые могут сформировать конкурентное преимущество на рынке и стабилизировать компанию в долгосрочной перспективе.

Статистический анализ

Статистику можно определить как изучение произведенного сбора, анализа, интерпретации, представления и организации данных.

В процессе анализа данных применяют 2 базовых метода статистики:

• Описательная статистика

Данная разновидность статистики предполагает суммирование данных от всей совокупности или выборки посредством числовых дескрипторов. В качестве этих дескрипторов выступают:

• среднее значение, стандартное отклонение для непрерывных данных;
• частота, процент для категориальных данных.

• Статистическая статистика

В этом случае применяются образцы в выборочных данных в целях формирования выводов о представленной совокупности или учета случайности. Выделяют следующие разновидности выводов:

• ответы на вопросы да / нет о данных (проверка гипотез);
• оценка числовых характеристик данных (оценка);
• описание связей в данных (корреляция);
• моделирование отношений в данных (к примеру, регрессионный анализ).

Прогнозная аналитика

Predictive Analytics применяет статистические модели в целях анализа нынешних и исторических данных. Это необходимо для создания прогнозов относительно дальнейших или иных неизвестных событий. В предпринимательстве эта разновидность анализа применяется в целях определения рисков и возможностей, способствующих принятию правильных решений. 

Текстовая аналитика

Text Analytics (Text Mining, Text Data Mining) — это процесс извлечения из текста информации высокого уровня качества. Можно выделить несколько составляющих анализа текста:

• процесс структурирования исходного текста;
• извлечение шаблонов из структурированных данных с применением метода изучения статистических шаблонов и др.;
• оценка и интерпретация полученной информации.

С помощью Microsoft Excel можно использовать целый ряд средств и методов для анализа и интерпретации данных. При этом данные могут быть получены из разных источников. Имеется несколько вариантов трансформации и форматирования данных. Анализ можно осуществлять посредством различных команд, функций и инструментов программы.

В частности, к ним можно отнести условное форматирование, диапазоны, таблицы, текстовые функции, функции даты, функции времени, финансовые функции, промежуточные итоги, быстрый анализ, аудит формул, инструмент Inquire, анализ «что, если», решатели, модель данных, PowerPivot, PowerView, PowerMap и многое другое.

Активация и запуск функций анализа данных в Excel

Excel представляет собой не только редактор таблиц, а еще и отличный инструмент, позволяющий производить всевозможные математические и статистические расчеты. Программа отличается широким функционалом, позволяющим осуществлять вышеописанные процедуры. Однако некоторые из этих функций неактивны по умолчанию. Анализ данных в Excel является как раз такой скрытой возможностью.

Если вы хотите активировать данную функцию, то следует зайти в настройки Microsoft Excel. Причем для разных версий утилиты (2010, 2013 и 2016 года) последовательность действий будет примерно одна и та же. Несущественные расхождения в алгоритме действий имеются лишь для версии 2007 года.

Итак, необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать на вкладку «Файл» (либо на логотип Microsoft Office в верхнем левом углу экрана для версии 2007 года).
2. Нажать на один из пунктов в левой части открывшегося окна — «Параметры».
3. Перейти в подраздел «Надстройки» (второй с конца в списке в левой части окна).
4. Здесь нужно обратить внимание на нижнюю часть окна. Следует найти параметр «Управление». Обратите внимание на значение в выпадающей форме — вы должны увидеть «Надстройки Excel». Далее следует нажать на вкладку «Перейти…» справа от этого пункта. Если же в выпадающей форме вы увидите какое-то другое значение, нужно будет сначала вписать то, которое мы указали выше.
5. В открывшемся окне доступных надстроек найдите пункт «Пакет анализа» и поставьте возле него галочку. Затем нажмите на кнопку «OK» (в правой верхней части).

Выполнив все перечисленные действия, вы активируете нужную функцию и получите соответствующие инструменты. Найти их можно в ленте Excel.

Чтобы открыть тот или иной инструмент анализа данных, нужно произвести следующие действия:

1. Зайти в раздел «Данные».
2. Найти блок инструментов «Анализ», который расположен на правом краю ленты и нажать на «Анализ данных».
3. Выбрать конкретный инструмент из появившегося списка. Наиболее полезными считаются:

• корреляция;
• гистограмма;
• регрессия;
• выборка;
• экспоненциальное сглаживание;
• генератор случайных чисел;
• описательная статистика;
• анализ Фурье;
• различные виды дисперсионного анализа и т.д.

Выбрав нужный инструмент, нажмите на кнопку «OK». Каждый из доступных инструментов работает на основе своего собственного алгоритма.

Таким образом, блок функций «Пакет анализа» включается с помощью всего лишь нескольких простых шагов. При этом если не знать четкую последовательность действий, пользователю сложно найти нужную кнопку.

4 техники анализа данных в Excel

Сводные таблицы

Это важнейший инструмент для обработки больших информационных объемов. Сводные таблицы позволяют быстро делать выводы на основе неструктурированных данных без ручной сортировки и фильтрации. Создание и настройка таблиц осуществляется довольно быстро. Однако от того, какой именно вариант отображения результата вам нужен, будет зависеть алгоритм настройки.

Кроме того, у пользователя есть возможность создавать сводные диаграммы на базе сводных таблиц. При изменении таблиц диаграммы будут обновляться в автоматическом режиме. Скажем, если вы на регулярной основе формируете отчёты по одним и тем же параметрам, то такая функция вам очень пригодится.

Можно вписать какие угодно исходные параметры, например, данные по продажам, отгрузкам, доставкам и т.д.

Для использования сводной таблицы вам необходимо:

• Открыть файл с таблицей, данные которой необходимо проанализировать.
• Выделить диапазон данных для анализа.
• Перейти на вкладку «Вставка», а затем «Таблица». Далее нужно нажать на «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»). Если вы сделали все правильно, то появится диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
• Настроить отображение данных, которые есть у вас в таблице.

3D-карты

Благодаря этому методу визуализации данных с географической привязкой вы сможете проанализировать данные и выявить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Однако вам не нужно указывать координаты, ведь если правильно ввести географическое название в таблице, программа сделает все сама.

Для применения инструмента вас нужно:

• Открыть файл с таблицей, информацию из которой необходимо визуализировать. К примеру, с данными по разным городам и странам.
• Подготовить данные для отображения на карте. Для этого нужно нажать на «Главная» и перейти на вкладку «Форматировать как таблицу».
• Обозначить диапазон данных для анализа.
• На вкладке «Вставка» вы увидите кнопку «3D-карта».

На карте имеются точки, обозначающие города. Однако нам нужно увидеть информацию, которая привязана к этим городам, например, суммы, отображающиеся через высоту столбика. Если навести курсор на столбик, то вы увидите сумму.

Вместе с тем, довольно полезной считается круговая диаграмма по годам, в которой размер круга зависит от суммы.

Лист прогнозов

В бизнес-процессах имеют место сезонные закономерности. Их, конечно же, нужно учитывать во время планирования. Для этой цели лучше всего подходит «Лист прогноза», который является самым точным инструментом для осуществления прогнозов в рамках Excel. Его применяют для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и прочих служб.

Чтобы сделать прогноз, необходимо иметь информацию за предыдущие периоды. Чем больше информации будет внесено, тем более точный прогноз вы получите (минимальный объём информации для хорошего прогноза — 1 год). Учтите, что нужны одинаковые интервалы между точками данных (скажем, месяц или равное количество дней).

Чтобы использовать данную функцию, вам необходимо:

• Открыть таблицу с данными за период и соответствующими ему параметрами, к примеру, от года.
• Выделить 2 ряда данных.
• На вкладке «Данные» нажать на кнопку «Лист прогноза».
• В окне «Создание листа прогноза» выбрать подходящий график или гистограмму для визуализации прогноза.
• Определить дату окончания прогноза.

Быстрый анализ

Данный инструмент позволяет выполнять процедуры анализа в кратчайшие сроки. Чтобы получить необходимые данные, достаточно нажать всего на несколько кнопок. Вам не нужно будет производить никаких расчетов или указывать какие-либо формулы. Единственное что от вас потребуется — выделить нужный диапазон и выбрать тип результата, который вам необходим на выходе.

Благодаря данному инструменту вы можете формировать всевозможные разновидности диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке) буквально в два счета.

Чтобы работать с инструментом, вам нужно:

• Открыть таблицу с данными для анализа.
• Выделить необходимый для анализа диапазон.
• Во время выделения диапазона в нижней части высвечивается кнопка «Быстрый анализ».

Нажав на эту кнопку, вы сможете произвести целый ряд различных действий, которые предложит программа. К примеру, найти итоги. Кроме того, можно узнать суммы, которые проставляются внизу.

Быстрый анализ предполагает несколько способов форматирования. Чтобы узнать, какие значения больше, а какие меньше, нужно перейти в ячейки гистограммы.

Плюс ко всему, вы можете выставить в ячейках значки разных цветов: зелёные — самые большие значения, красные — самые меньшие.

Все эти инструменты позволят вам ускорить процесс анализа данных и сделать его более простым. Используя различные функции, вы сможете с легкостью освоить Microsoft Excel и извлечь из него максимальную пользу.

Основные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.  Основные возможности электронных таблиц:

·        проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

·        автоматизация итоговых вычислений;

·        решение задач путём подбора значений параметров;

·        обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

·        проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

·        подготовка табличных документов;

·        построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

·        создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

·        Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

·        Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

·        На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

·        Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.