Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.
Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.
Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.
Средство отбора кандидатов на вакантную должность
Специалисты по управлению персоналом должны отслеживать и держать под контролем многочисленные получаемые резюме, сопроводительные письма, заявления и сведения о лицах, претендующих на открытые вакансии. В зависимости от размера компании и текущего плана привлечения новых сотрудников, это может означать огромный объём работы. Использование средства отбора кандидатов на вакантную должность поможет вам держать ключевые сведения о кандидатах и документацию в порядке, а также обеспечить положительный опыт для кандидатов и других сотрудников, участвующих в процессе найма. С помощью этого шаблона вы можете отслеживать контактные данные кандидатов, указывать заданные им вопросы и полученные ответы телефонных интервью, добавлять текущий статус найма, комментарии, дальнейшие шаги и многое другое.
Загрузить шаблон средства отбора кандидатов на вакантную должность в Excel
Создать средство отбора кандидатов на вакантную должность в Smartsheet
Keep your employees connected, informed, and engaged with Smartsheet
Smartsheet is a cloud-based platform that enables HR teams to easily manage everything from job applicant tracking to new hire onboarding and employee performance reviews. Watch this demo video to see why HR teams around the world rely on Smartsheet.
Start your free 30-day trial today
Учёт посещаемости сотрудников
Большинство компаний имеют свою собственную политику относительно графиков работы сотрудников. Например, компания может предоставлять оплачиваемые отпуска или больничные дни. В любом случае важно отслеживать график посещаемости сотрудников, так как информация о посещаемости может быть полезной при оценке эффективности работы во время проведения ежегодных оценок эффективности сотрудников. Используйте этот простой шаблон учёта посещаемости сотрудников, чтобы документировать, работал ли сотрудник или брал отпуск, отсутствовал по личным причинам или болел. Можно также добавлять вкладки для каждого месяца года и таким образом вести постоянный учёт посещаемости сотрудников.
Загрузить шаблон учёта посещаемости сотрудников в Excel
Создать шаблон учёта посещаемости сотрудников в Smartsheet
Анализ целей и эффективности работы сотрудников
Иметь хорошо продуманный процесс рассмотрения и оценки работы ваших сотрудников важно, чтобы гарантировать отличный уровень работы вашей компании. Сотрудники должны знать, что они правильно и эффективно выполняют свои обязанности, а также, что именно они могут улучшить в своей работы. Такую оценку полезно проводить каждый год, а лучше – два раза в год. Использование шаблона анализа целей и эффективности работы персонала поможет управлять процессом такой оценки. Используйте этот шаблон для документирования результатов работы сотрудника, анализа достижения поставленных целей, оценки сотрудников менеджерами, а также для создания планов профессионального развития на будущий год.
Загрузить шаблон анализа целей и эффективности работы сотрудников в Excel
Создать шаблон анализа целей и эффективности работы сотрудников в Smartsheet
Рабочее расписание сотрудника
Существует множество программных средств для планирования рабочего графика сотрудников, но иногда приятно иметь расписание работы сотрудника в виде простого графика. Отслеживание рабочих расписаний сотрудников гарантирует, что у вас всегда будет нужное соотношение работы и работников для каждого конкретного дня или для целой недели. Вы можете использовать этот шаблон для составления списка расписаний сотрудника в едином месте с удобным доступом, чтобы обеспечивать быстрый визуальный охват и вносить коррективы по мере необходимости.
Загрузить шаблон рабочего расписания сотрудников в Excel
Создать ваше рабочее расписание сотрудника в Smartsheet
Учёт рабочего времени сотрудника
Прошли те дни, когда сотрудники вручную вносили время начала и окончания своей работы. Вот почему наличие у вас системы учёта рабочего времени сотрудника полезно для отслеживания количества отработанных ими часов в течение недели, двух недель или целого месяца. Вы можете ссылаться на имеющиеся у вас данные учёта рабочего времени при начислении заработной платы. Кроме того, вы можете попросить сотрудников вести ежедневный журнал отработанного времени, что может быть полезным для отслеживания их повседневной деятельности. Этот шаблон учёта рабочего времени сотрудника позволит вам создать и использовать один файл для каждого из ваших сотрудников и отслеживать время, отработанное этим сотрудником в течение недели, двух недель или целого месяца. Более того, встроенные формулы позволяют быстро рассчитать общее количество часов, что упрощает процесс начисления заработной платы сотрудников.
Загрузить шаблон учёта рабочего времени сотрудника в Excel
Создать шаблон учёта рабочего времени сотрудника в Smartsheet
План адаптации нового сотрудника
Количество часов, затрачиваемых на обучение новых сотрудников, тесно связано с тем, насколько успешным будет работа нового сотрудника в вашей компании. Хотя время и усилия, необходимые для обучения, могут варьироваться в зависимости от типа и размера компании, иметь план обучения нового персонала в целях обеспечения быстрого и эффективного периода адаптации, — всегда хорошая идея. С помощью шаблона расписания обучения сотрудников вы можете создавать списки учебных мероприятий, добавлять сведения о том, с кем сотрудник должен работать для выполнения каждой задачи, указывать статус каждой задачи и добавлять комментарии, полученные от нового сотрудника и его менеджера.
Загрузить шаблон плана адаптации нового сотрудника в Excel
Создать план адаптации нового сотрудника в Smartsheet
Рабочее расписание по месяцам
Отслеживание важных дат, таких как праздники, запланированные закрытия офиса, сроки выплаты заработной платы и других выплат, позволит вам оставаться максимально организованными. Кроме того, создав рабочее расписание по месяцам в начале года, вы будете иметь полноценное представление о том, что ожидать в течение года и сможете распланировать свои действия. В этом простом шаблоне рабочего расписания вы можете настроить отдельные вкладки для каждого месяца, указывать важные события в календаре, а также добавлять заметки, предоставляющие подробные сведения о каждом событии.
Загрузить шаблон рабочего расписания по месяцам на 2016 год в Excel
Создать шаблон рабочего расписания по месяцам на 2016 год в Smartsheet
Список документов для приёма на работу
После того, как кандидат принимает предложение на работу, начинается процесс его адаптации. Количество необходимой документации, необходимой для окончательного приёма нового сотрудника в компанию может быть просто огромным. Именно поэтому использование списка документов для приёма на работу поможет убедиться, что все действия были предприняты вовремя. Применяйте этот шаблон для создания списка документов, необходимых для отслеживания процесса сбора и систематизации всех данных. Шаблон также поможет держать менеджеров по найму в курсе происходящего.
Загрузить список документов для приёма на работу в Excel
Создать список документов для приёма на работу в Smartsheet
Расчётная ведомость
Предоставление сотрудникам расчётной ведомости, в электронном виде или бумажной, даёт неоспоримые преимущества как для работника, так и для работодателя. Работнику расчётная ведомость помогает отслеживать размер компенсаций и вычетов, в то время как для работодателя расчётная ведомость важна, так как выступает доказательством правильного начисления заработной платы. Используйте этот шаблон, чтобы ускорить процесс выдачи расчётных ведомостей сотрудникам и сделать учёт выплат более аккуратным. Так как шаблон содержит встроенные формулы, вам достаточно только ввести данные о ставке работника и его вычетах, после чего общая сумма к оплате будет рассчитана автоматически.
Загрузить шаблон расчётной ведомости в Excel
Создать шаблон расчётной ведомости в Smartsheet
Справка о заработной плате
В зависимости от того, сколько сотрудников работает в вашей компании, оформление справок о заработной плате может быть очень трудной задачей. С помощью этого простого в использовании шаблона вы сможете быстро и без труда добавлять данные сотрудника, включая данные о его зарплате, сверхурочных часах, положенных ему льготах и т.д., для каждого периода начисления заработной платы. Кроме того, создавая вкладки для каждого периода начисления заработной платы, вы сможете сохранить обновляющуюся историю выплаты заработной платы на месяц, квартал и год.
Скачать шаблон справки о заработной плате в Excel
Создать шаблон справки о заработной плате в Smartsheet
План привлечения новых сотрудников
Привлечение новых сотрудников является одной из главных обязанностей любого отдела кадров. Поиск, проверка и найм профессионала, подходящего для вашей команды, – крайне важные действия для обеспечения успешной работы всей вашей организации. Именно поэтому наличие проработанного плана привлечения новых сотрудников даст вашему отделу кадров необходимые знания о доступных источниках, целях и типах найма. Этот шаблон плана привлечения новых сотрудников организовать весь процесс с помощью имеющихся столбцов для бюджета, целей найма, статуса и комментариев.
Загрузить шаблон плана привлечения новых сотрудников в Excel
Создать план привлечения новых сотрудников в Smartsheet
План переходного периода
Иногда в компании возникает необходимость перевода сотрудника с одной должности на другую или с одного проекта на другой, в зависимости от имеющихся ресурсов. Тем не менее, даже найдя нового сотрудника для первоначальной должности, скорее всего, вы не хотите потерять знания и информацию, которые накопил предыдущий сотрудник. План переходного периода при переходе сотрудника с одной должности на другую внутри компании помогает уменьшить объём утерянной информации. Используйте этот шаблон плана переходного периода, чтобы помочь сотруднику, ранее занимавшему должность, обучить и передать знания новому сотруднику. Шаблон позволяет указывать задачи, цели, предположения, даты начала, сроки выполнения и многое другое.
Загрузить шаблон плана переходного периода в Excel
Создать шаблон плана переходного периода в Smartsheet
Расписание отпусков сотрудников
На протяжении всего года вашим сотрудникам понадобятся отпускные дни, чтобы восстановить силы и оставаться продуктивными. Однако, как же вам убедиться, что все ваши задачи продолжают выполняться, даже когда кто-то из сотрудников находится вне офиса? Используйте простой шаблон расписания отпусков, чтобы отслеживать, когда сотрудники будут находится в отпуске, сколько отпускных дней они будут брать, а также иметь под рукой подробные сведения о том, будут ли эти сотрудники доступны во время отпуска.
Загрузить шаблон расписания отпусков сотрудников в Excel
Создать шаблон графика расписания отпусков сотрудников в Smartsheet
Рабочее расписание на неделю
Независимо от размера или направления вашего бизнеса, имея еженедельный график работы, вы сможете способствовать тому, чтобы ваши сотрудники всегда были в курсе задач на ближайшую неделю и представляли, какое количество времени необходимо для завершения каждой задачи. Составление рабочего расписания поможет вашей команде не упускать из виду важные текущие задачи и гарантирует, что работа будет завершена вовремя. Используйте шаблон рабочего расписания на неделю, чтобы указывать еженедельные задачи и систематизировать их по дням недели и времени суток.
Загрузить шаблон рабочего расписания на неделю в Excel
Создать шаблон рабочего расписания на неделю в Smartsheet
Рабочее расписание
Создание рабочего расписания для вашей команды способствует прозрачности рабочего процесса, так как сотрудники всего в курсе происходящего. Расписание позволит вам убедиться, что у вас есть запасной вариант, когда это необходимо, и задачи продолжают выполняться. Кроме того, члены вашей команды будет знать, когда они должны работать. Кроме того, если сотрудник не может работать в определённый день из-за конфликта расписаний, он или она может быстро получить доступ к рабочему расписанию всей команды и назначить себе замену. Предлагаемый шаблон рабочего расписания упорядочивает этот процесс и всегда доступен для всей команды. Указывайте имена сотрудников для часов и дней, когда они будут работать, и создавайте непрерывную историю предыдущих недель путем добавления новой вкладки для каждой недели.
Загрузить шаблон рабочего расписания в Excel
Создать шаблон рабочего расписания в Smartsheet
Узнайте, как работают шаблоны для отдела кадров в Smartsheet
Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества. Заранее отформатированные шаблоны Smartsheet для управления персоналом позволяют быстрее создавать расписания, отслеживать прогресс, управлять документацией и систематизировать детали. Кроме того, шаблоны Smartsheet очень надёжны, поэтому с их помощью легко и просто выполнять работу и предоставлять доступ к данным всей вашей команде.
Диаграммы Ганта автоматически создаются и изменяются, когда вы вносите изменения в данные, поэтому вам не требуется выполнять особую настройку каждый раз, когда вы хотите визуально отобразить процесс выполнения задач. Вы можете легко переключаться между представлением сети, диаграммы Ганта и календаря, предоставляя доступ членам команды или внешним сотрудникам без необходимости отправлять письма по электронной почте со сложными статическими таблицами.
Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам начинать обсуждения, прикреплять вложения, настраивать напоминания и предоставлять доступ к документам заинтересованным лицам, чтобы они могли без труда просматривать их и вносить изменения.
Найдите лучший шаблон для отдела кадров в Smartsheet
Выбор правильного шаблона для управления персоналом имеет крайне важное значение, так как именно эти шаблоны помогут вам оптимизировать процессы и гарантировать, что вы не упустите из виду ни одной детали. С помощью заранее отформатированного шаблона вы можете повторно использовать одни и те же процессы для следующего проекта, что существенно упростит планирование управления персоналом и создаст журнал предыдущих проектов.
Узнайте, как без труда использовать шаблон для отдела кадров. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.
Попробуйте SmartSheet бесплатно
В 2022 году рынок труда в России меняется быстро, резко и часто. В неустойчивые периоды команде подбора как никогда нужна трезвая аналитика и чёткий курс, что делать дальше. Преимущество у того, кто умеет видеть реальное положение дел, быстро принимать решения и адаптироваться.
Наталья Данина, главный эксперт hh.ru по рынку труда и руководитель направления клиентской эффективности, считает, что без строгого экономического подхода и работы с данными сегодня не обойтись никому. Тем, кто готов развиваться в HR-аналитике, Наталья рассказывает про работу со сводными таблицами в Excel — это классический и гибкий инструмент аналитиков.
Зачем нужна HR-аналитика
Аналитика ради аналитики — бессмысленна, и бизнес должен знать, зачем он собирает данные. Вот несколько примеров того, что даёт аналитика в рекрутменте:
- Рисует общую картинку того, что происходит в HR-департаменте компании, как используются инвестиции, косвенно — как работает бренд работодателя.
- Оптимизирует коммуникацию между бизнесом и командой подбора. Такие показатели, как сроки подбора, сроки нахождения кандидатов на этапах и различные бенчмарки, помогают выстроить эффективный процесс найма и дают возможность наладить диалог между руководителями и рекрутерами.
- Оптимизирует работу команды подбора и сам процесс найма. Бенчмарки по рекрутерам и вакансиям помогают анализировать эффективность каждого специалиста и результаты команды в целом. На основании этих показателей главный по подбору перераспределяет нагрузку в команде, исходя из своих целей.
- Помогает разобраться, что происходит с наймом здесь и сейчас, даёт рекрутерам свежие данные для формирования отчётов.
Полнота и качество данных — залог успешного анализа
Важный принцип работы с данными: trash in — trash out. Иными словами, если у вас на входе некачественная информация — не ждите полной и правдивой аналитики.
Качество данных обеспечивается двумя вводными: системой, с которой вы работаете, и навыками обрабатывающего информацию специалиста.
Например, данные по вакансиям можно собирать в папки на компьютере, составлять таблицы в Word и Excel, использовать рекрутинговые сервисы. Человек, который вносит данные, может заполнять поля аккуратно, а может — с ошибками и пропусками. От всего этого зависит то, что получится в финале.
Самый технологичный подход — использование профессиональных сервисов: это удобно, экономит время и снижает риск ошибок в данных. Например, в облачной CRM для рекрутмента Talantix аналитику можно и посмотреть на онлайн-дашбордах, и скачать в гибком формате Excel-таблиц.
Большой плюс работы с такой системой — простота регулярных действий. Задача рекрутера — детально прописать воронку и вовремя отмечать все изменения по каждой вакансии, тогда в результатах не будет никаких дыр.
Как устроена аналитика в Talantix: 4 вида отчётов для работы в сводных таблицах Excel
Аналитические отчёты Talantix поддерживают логику движения от общего к частному. Мы постарались назвать отчёты так, чтобы сразу было понятно, зачем мы их создавали и чем они помогут. Коротко пробежимся по каждому из них.
- Отчёт «Результат работы над вакансиями» — измеряем в выходах на работу
С его помощью вы сможете проанализировать результат работы над вакансиями за нужный период, сравнить результативность рекрутеров, сроки работы над вакансиями и отклонения по ним, получить информацию о кандидатах, которые готовятся к выходу, — имя и источник привлечения.
Вы сможете анализировать данные по регионам и заказчикам.
Если коротко, то этот отчёт — возможность оперативно показать результаты, которых достигла команда подбора в конкретный период. И увидеть, чего команда НЕ достигла, что тоже важно.
- Отчёт «Статус работы над вакансиями»
Покажет вам ключевые параметры в работе над каждой вакансией:
- все основные даты от создания заявки до закрытия вакансии, подсвечивает отклонения по срокам;
- количество соискателей на вакансию, чтобы вы могли оценить поток и решить, достаточно ли людей привлекли на каждом этапе воронки.
В этом отчёте вы сможете анализировать данные по регионам, рекрутерам и заказчикам.
Данный отчёт поможет контролировать загрузку рекрутера и
прогресс в работе над каждой вакансией, в том числе даст возможность анализировать отклонения в сроках работы.
- Отчёт «Процесс работы над вакансиями»
Тут вы найдете детальную информацию по вакансиям, над которыми велась работа в выбранный период. Вы можете анализировать воронку соискателей по этапам, источники подбора, количество отказов и их причины.
Весь этот анализ вы сможете сделать в разрезах регионов и рекрутеров.
Помогает анализировать воронку целиком:
- по этапам,
- по источникам,
- по отказам.
С помощью этого отчёта вы в деталях сможете контролировать загрузку рекрутера и прогресс в работе по каждой вакансии на каждом этапе воронки.
- Отчет «Кандидаты на этапах вакансий»
Помогает собрать:
- информацию по кандидатам для отправки в СБ и оформления пропусков;
- данные для стоп-листов для кадровых агентств;
- другую детальную информацию для дополнительных отчётов, например: пол, город, образование, должность, стаж и последнее место работы, знание языков, ожидания по зарплате и т. д.
Со всеми этими отчётами мы рекомендуем работать через сводные таблицы.
Переходим к практике: мастер-класс по работе с таблицами
Сводная таблица в Excel — инструмент, с которым аналитикам привычно работать руками, вытаскивать любые нужные данные. В видеоуроке Наталья разбирает, как настроить работу со сводными таблицами, и показывает логику анализа данных. Смотрите, чтобы научиться видеть в цифрах точки роста вашей эффективности:
Анализируйте воронку и улучшайте показатели подбора с помощью готовых отчётов и глубокой аналитики Talantix.
Попробуйте нас в деле
Продолжаю юзать тему воронки рекрутинга. Кстати, помимо данной статья,
рекомендую статью коллег в тему Воронка подбора. Три способа построения
Ранее я давал видео
Как правильно считать воронку подбора персонала в excel
Это видео корректно и остается актуальным (и для обоих видео использую один
набор данных), и я рекомендую начать с просмотра этого видео, если вы еще не
смотрели его, в нем я показываю формат сбора данных для построения воронки,
показываю расчеты – как правильно посчитать конверсию воронки. В этом видео
нет важной коммерческой составляющей – я не показываю, как этот результат
поместить на дашборд.
Главное отличие просто диаграммы от дашборда – интерактивность последнего,
т.е. Заказчик на дашборде может выбирать фильтры и смотреть данные воронки в
различных разрезах (регионы, позиции, периоды и т.п..).
Поэтому дашборд в Excel строится через сводную таблицу
Как устроен классический дашборд в Excel
Но проблема в том, что диаграмма Воронка в Excel не применима к данным сводной
таблицы. И это первая часть проблемы.
Вторая часть: нам нужно вычислять конверсию воронки. И это легко делать не в
сводной таблице, а в сводной это можно делать – и в этом месте вы
познакомитесь, если еще не, с Power Pivot, и узнаете, как считать меры – не
бином Ньютона.
Как построить воронку подбора персонала продаж в excel 2013
диаграмма Воронка в excel есть, начиная с версии 2016, в 2013 нет такой диаграммы, и я показываю, как можно построить вполне себе симпатичную воронку без диаграммы Воронка.
Совет № 1
Сделайте так, чтобы этапы воронки отражали реальные бизнес-процессы в компании
Не фантазируйте
Если этапы подсмотрены у коллег на HR-конференции, а по факту воронка совершенно не соответствует тому, что происходит в реальности, то рекрутеры не будут ее использовать. Нельзя пропускать реально существующие этапы подбора: пострадает результат.
Внимательно посмотрите, как происходит подбор и укажите в воронке каждый шаг, который есть в настоящей жизни. От лонг-листа до выхода нового сотрудника на работу и испытательного срока.
Добавьте обязательные этапы
Если вы не добавили в воронку обязательный этап, например «проверку рекомендаций», а новый рекрутер не знал, что надо это делать по умолчанию, то в результате компания возьмет на работу плохого сотрудника.
Если в вашей компании каждого кандидата согласовывает не только будущий руководитель, но и СБ, а в воронке отсутствует этап согласования, то в итоге вы не сможете отследить правильный статус. То есть, 10 кандидатов могут зависнуть на этапе «Согласование с СБ», если в воронке этого просто не видно.
Добавьте каждый уровень согласования отдельным этапом
Если у вас многоступенчатая процедура согласования кандидата, например с нанимающим менеджером и директором подразделения, то для каждого тоже необходимо сделать отдельный этап.
Если вы дополнительно согласовываете оффер по каждому кандидату, то это тоже отдельный этап, «Согласование оффера».
Пример воронки подбора. Можете оттолкнуться от этой воронки или построить свою, исходя из особенностей процесса найма в вашей компании.
Совет № 2
Не делайте отказы частью воронки
Иногда рекрутеры добавляют отказы по каждой причине в воронку, в результате статистика по вакансии не сходится. Отказ может произойти на любом этапе работы с кандидатом — от телефонного скрининга до тестового задания — но сам по себе он этапом не является.
Совет № 3
Анализируйте результаты и корректируйте воронку
Плохая воронка тормозит все процессы, снижает конверсию и не позволяет улучшать подбор на основе точных данных. Если вы отправляете десятки резюме нанимающему менеджеру, а на следующий этап попадают единицы, значит, возможно, вы находите не тех кандидатов. Если вы отправляете множество тестовых заданий, то кандидаты отказываются их делать и не переходят на следующий этап.
Правильно составленная воронка показывает эти проблемные места. Плохая воронка не покажет ничего.
Совет № 4
Ведите подбор в профессиональной CRM для рекрутинга
Вести подбор в экселе — не лучшее решение, потому что так не получится отследить результаты подбора во временном промежутке и выгрузить статистику, а также составить численную воронку.
Лучше сразу выбрать удобный специализированный инструмент для автоматизации рекрутинга. Хантфлоу — профессиональная программа для ведения вакансий и работы с базой резюме. Вы легко настраиваете воронку под себя, а потом просто ведете кандидата по ней до выхода на работу. Встроенная мощная аналитика и сотни функций помогут вам сразу сделать рекрутинг максимально эффективным.
Главные принципы:
Желая упростить воронку, рекрутеры могут убирать из нее «лишние» этапы. А по факту без них в вашу компанию не получится никого трудоустроить. Поэтому:
- если в вашей компании десять этапов согласования кандидатов с разными специалистами, то они обязательно должны быть в воронке;
- если у вас обязательно должен быть телефонный скрининг — добавляйте этап со скринингом;
- если надо получить аппрув от технического директора — значит, добавьте этот этап;
- если у вас два тестовых задания и три скайп-собеседования — значит, добавляйте это в этапы воронки.
- используйте профессиональную CRM для рекрутинга.
Настраивайте воронку и нанимайте лучшие команды в Хантфлоу. Попробуйте бесплатный тест →
Воронка продаж – инструмент аналитики и оптимизации бизнес-процесса. Концепция описывает и демонстрирует психологию потребителя. Не все люди, которые увидят рекламу продукта, станут реальными клиентами. Часть потенциальных покупателей вовсе не заинтересуется товаром. Часть – уйдет к конкурентам. Часть – не устроит цена.
Как рассчитать число потребителей продукта, чтобы бизнес приносил прибыль? Как правильно собирать статистические данные о продажах? Контролировать все эти процессы позволяет воронка.
Функциональные возможности инструмента
- Осмысленный контроль над процессом перехода потенциального покупателя к сделке.
- Визуализация конверсии по каждому этапу. Видно, как заполняется воронка продаж, – можно проанализировать действенность канала продвижения.
- Можно прогнозировать, как заполняться этапы через месяц, два, три… На основе прогнозов составляется план объема продаж по каждому менеджеру, по предприятию в целом.
- Воронка продаж позволяет анализировать эффективность работы каждого менеджера, отдела продаж.
Этапы воронки
Их количество и наполнение зависят от вида бизнеса. Графически воронка продаж выглядит как перевернутая пирамида. Символичная демонстрация «входа-выхода» клиентов: не все заинтересованные в продукте люди дойдут до покупки. Часть потенциальных покупателей откажется от сделки на том или ином этапе.
На каждом этапе работают свои законы, которые определяют поведение менеджера в отношении потенциального потребителя товара. Задача любого этапа – подвести клиента к следующему шагу.
В общем виде воронка включает следующие секции:
- Самая широкая часть – потенциальные клиенты (все, кто увидел рекламу, узнал о продукте, перешел на сайт и т.д.).
- Все те клиенты, с которыми случился первый контакт (звонок, встреча, презентация, регистрация на сайте и т.п.).
- Клиенты, которые заинтересовались продуктом (от них есть обратная связь).
- Клиенты, заключившие договор.
- Клиенты, оплатившие продукт (именно оплата подтверждает, что сделка совершена).
Данные берутся из результатов статистических исследований, отчетов отдела продаж, менеджеров, БД.
Как сделать воронку продаж в Excel
Готовых инструментов для создания воронки в Excel не существует. Тем не менее, ее можно сделать.
Для начала сделаем табличку со статистическими данными:
Следующий шаг – посчитаем конверсию на каждом из этапов. Для этого поделим значение текущей секции на значение предыдущей и в ячейке с итогом выставим процентный формат:
Далее переходим на вкладку «Вставка» — рисунки SmartArt. Из предложенных вариантов самым очевидным является «Пирамида».
Появилась стандартная пирамида с тремя элементами.
Но в нашем примере 4 секции. Поэтому добавим еще один элемент. Ставим курсор в область текста – жмем Enter.
Можно ввести любой текст – на данном этапе это не имеет значения. Автоматически в пирамиде появляется еще один элемент.
Предварительный макет готов. Можно поиграть с цветами, стилями. Например, сделать пирамиду трехмерной.
На следующем этапе объединим значения ячеек в столбце А (названия секций) со значениями ячеек в столбце В (количественное выражение секций. Сделаем это с помощью символа амперсант.
Чтобы подставить эти данные в макет, нужно преобразовать объект в формате SmartArt в обычную фигуру. Без этого шага мы не сможем добиться автоматического обновления фигуры при внесении изменений в таблицу.
Для этого нужно на вкладке «Конструктор» нажать кнопку «Преобразовать фигуры». Теперь по очереди щелкаем на каждую ячейку – щелкаем по строке формул – делаем ссылку на объединенную ячейку. Получаем такую простенькую воронку:
Рассмотрим, как посчитать воронку продаж в Excel другим способом.
Для примера возьмем другую таблицу значений:
Используя функцию ПОВТОР, создадим следующую фигуру:
Все значения – это 100%. Функция поставила столько заданных элементов, сколько составляет доля каждого значения в общем объеме значений.
Придадим схеме привычный вид воронки:
Такого эффекта можно добиться с помощью форматирования шрифта и выравнивания. Вот заданные параметры:
Диаграмма «Воронка продаж» в Excel
Используем ту же таблицу с данными. Выделяем диапазон А2:В7. Переходим на вкладку «Вставка». В группе «Диаграммы» выбираем «Объемную нормированную гистограмму с накоплением».
Щелкаем правой кнопкой мыши по диаграмме. Выбираем «Формат ряда данных». Устанавливаем галочку напротив «Полный цилиндр».
Далее переходим на вкладку «Формат». Находим меню «Текущий фрагмент». Раскрываем список и выбираем «Область диаграммы».
Следующий шаг – открываем «Формат выделенного фрагмента».
Выделяем вертикальную ось значений. Открываем меню «Формат оси».
Ставим галочку «Обратный порядок значений».
Теперь чтобы объединить все конусы в один с накоплением показателей, в меню «Работа с диаграммами» переходим на вкладку «Конструктор» и жмем на инструмент «Строка/столбец», чтобы поменять местами значения осей.
Добавляем подписи данных. Убираем сетку, легенду, оси. Форматируем по своему усмотрению.
Получаем воронку продаж. При внесении изменений в таблицу высота элементов воронки будет меняться автоматически.
Воронка продаж в Excel скачать бесплатно
Примечание. Если нужно сделать плоскую диаграмму, тогда на вкладке «Поворот объемной фигуры» выставляем для оси Х и Y нулевые значения.