Внутри ячеек электронной таблицы microsoft excel могут находиться следующие типы данных

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Данные
в ячейках могут относиться к одному из
следующих типов: текст, числа, даты,
формулы и функции.

Текст
– последовательность букв, иногда цифр
или некоторых специальных символов.
После ввода символьные данные в ячейке
выравниваются по левому краю.

Числа
могут включать цифры и различные символы:
знак процента, денежные обозначения
(р. или $), разделители и др. При этом в
качестве десятичного разделителя в
России обычно используется запятая, а
в качестве разделителя тысяч – пробел.
По умолчанию цифровые данные выравниваются
по правому краю ячейки.

!!
Откройте
Лист1 и
введите в ячейку С4 число 96.15. Обратите
внимание, что оно прижато к левому краю
ячейки, так как Excel
воспринял его как текстовую строку.

!!
Замените
в С4 точку на запятую. Обратите внимание,
что число сдвинулось вправо.

Дата
и время
вводятся в ячейки электронной таблицы
как числа и выравниваются по правому
краю. Для того чтобы они не воспринимались
программой как текст, перед ними нельзя
ставить пробел.

Программа
Excel
распознает внешние форматы дат, в которых
день, месяц и год разделены с помощью
косой черты,
точки или
пробела.
Например, 31/12/99, 31.12.99 или 31 декабрь 99.

!!
Введите в
ячейку С5
сегодняшнюю дату. Сравните введенный
формат даты с форматом в строке формул.

!!
Введите в
ячейку С6
дату своего рождения, начинающуюся с
пробела. Отметьте, что содержимое ячейки
воспринимается как текстовые данные.

Формулой
в электронной
таблице называют математическую запись
действий, производимых над данными
таблицы. Формулы всегда начинаются со
знака равенства (=), ввод формулы
заканчивается нажатием клавиши Enter
или одноименной кнопки в строке формул
().

Формула
содержит операнды (числовые константы,
ссылки
на ячейки и функции
Excel),
соединенные операторами (табл.2). Для
ввода в формулу адреса ячейки (диапазона
ячеек) можно использовать клавиатуру
или более простой способ – выделение
ячейки или блока ячеек. Для быстрой
вставки имени в формулу используется
клавиша F3,
после нажатия которой появляется
диалоговое окно Вставить
имя, в котором
выбирается требуемое имя.

При
вычислениях по формуле соблюдается
принятый в математике порядок выполнения
операций.

Примеры
формул: =(F25+G25)/G26-F24; =(F1^2+F2^2)*F3.

Для
обозначения адреса ячейки с указанием
листа используется имя листа и
восклицательный знак, например Лист2!В5,
Итоги!С7, а для ссылки на ячейку с указанием
книги дополнительно указывается в
квадратных скобках имя книги (файла),
например [Книга1]Лист2!F4.

Например:
=(А7- Лист3!В7)* [Отчет]Сессия!F4.

В
ячейке, содержащей формулу, отображается
текущий результат вычисления по этой
формуле. Если сделать ячейку активной,
то формульное выражение отобразится в
строке формул. При изменении значения
ячейки, на которую указывает ссылка,
значение, отображаемое в ячейке с
формулой, пересчитывается.

Таблица
2

Операторы формул

!!
Введите в
ячейку А1
текст: Сызрань, а в ячейку В1
– число 1683 (год основания города), в
ячейку С1
– текущий год. Выделите ячейку D1
и введите в нее формулу для вычисления
возраста г. Сызрани.

!!
Проверьте,
сколько лет было городу в год вашего
рождения, а также сколько будет в 2025
году.

Если
формула введена с ошибками или вычисление
результата по формуле невозможно, то в
ячейке появляется сообщение об ошибке
(табл.3).

Если
ширина столбца недостаточна для
отображения числа, то вместо него в
ячейке будут отображаться символы
###### .

Функция
– это математическая запись, указывающая
на выполнение определенных вычислительных
операций. Функция состоит из имени и
одного или нескольких аргументов,
заключенных в круглые скобки и разделенных
точкой с запятой. Функции могут вводиться
в таблицу в составе формул либо отдельно.
Аргументами функции могут быть числа,
даты, другие функции, ссылки на ячейки
и диапазоны ячеек, имена, текст и др.

Примеры
функций: =СУММ(A1:A4;В4);
=LOG10(B2)+D4
.

!!
Используя
функцию СУММ, введите в ячейку D8
выражение для расчета суммы значений,
которые записаны в ячейках C7
и E7.
Проверьте работоспособность функции,
изменяя содержимое ячеек C7,
E7.

Таблица
3

Любой человек, слышавший хоть немного о программировании, знает понятие «тип данных». Этот термин встречается как в специализированной литературе, так и популярной и распространяется на все без исключения языки программирования. Работа с электронными таблицами Excel также имеет много чего общего с программированием: есть функции, есть формулы, а есть и типы данных.

Очень часто люди путают два ключевых термина Excel: формат ячеек и тип данных. Они действительно похожи, но все же есть определенное различие между ними. Сегодня мы постараемся разобраться, что же такое тип данных и как он влияет на работу с электронными таблицами.

Что подразумевается под термином “тип данных»

Тип данных – это характеристика, позволяющая электронной таблице определять информацию и понимать, каким способом ее обрабатывать.

Виды типов данных, совместимых с Excel

В целом, в Excel выделяют две большие группы, на которые можно разделять типы данных. Первая из них – это константы. Это значения, которые не меняются никогда, но которые можно использовать в вычислениях. Также выделяют другую группу данных – формулы. Это аналог переменных в языках программирования, но имеют более широкое применение.

Значения формул могут изменяться в зависимости от того, какое содержимое тех ячеек, которые там используются. В этом ключевое их отличие от переменных. Переменными же в Excel служат ячейки. Такие типы данных считаются неизменными в Excel:

1. Числа.
2. Текст.
3. Время и дата.
4. Логические данные.
5. Ошибки.

Давайте каждый из этих типов данных рассмотрим более подробно.

Формулы

Этот вариант рассмотрим в первую очередь. Дело в том, что формулы принципиально отличаются от всех остальных типов данных. Как мы поняли выше, формулы меняются в зависимости от того, какие значения им передаются. С помощью формул можно выполнять самые различные операции, не только математические, но и логические. Они могут использоваться в самых разных сферах: математике, банковской деятельности и так далее. Результат формул выводится в ту же ячейку, которую она записывается. Если же нужно увидеть саму формулу, то она выводится в специальной строке, которая так и называется – строка формул.

Нужно перед тем, как писать формулу, поставить знак «Равно». Это делается для того, чтобы программа смогла распознать выражение, как команду к выполнению определенных вычислений. Можно использовать как относительные, так и абсолютные значения. Разница между ними в том, что относительные изменяются в зависимости от содержания других ячеек, а абсолютные остаются постоянными.

Функция – это стандартизированная разновидность формулы, позволяющая облегчить вычисления. Она содержит свой собственный алгоритм, по которому и происходят вычисления. Следовательно, пользователю не нужно самостоятельно вносить необходимые параметры и по нескольку раз вводить некоторые математические операции.

Формула вставляется непосредственно после знака равно. Кроме этого, можно воспользоваться специальным мастером, который можно вызвать с помощью нажатия клавиши fx непосредственно слева от строки формул, так и с помощью меню. Далее появляется список функций, нужно выбрать правильную и подтвердить свои действия клавишей ОК.

Далее заполняем окно с аргументами и подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК».

После этого формула введена. Сама формула может содержать множество разных типов данных, объединенных в разных комбинациях. Например, сочетание логических функций и математических позволяет выполнять расчеты только если выполняется определенное условие. Excel – гибкая программа, которая умеет реализовать почти любое желание пользователя, связанное с ее функционалом.

Логические данные

Есть два основных вида логических значений: ИСТИНА и ЛОЖЬ. Первое возвращается, если выражение соответствует определенному условию. Второе – если нет. Но может использоваться и в других ситуациях.

Ошибки

Несмотря на то, что многие пользователи считают ошибки не типом данных, они все же содержат информацию, которую можно классифицировать. Выглядят ошибки так.

В зависимости от кода ошибки пользователь может определять причину проблемы. Как правило, это когда формула вводится неправильно или появляются какие-то проблемы. Давайте приведем некоторые самые распространенные ошибки и что они означают.

Дата и время

Дата и время в Excel – это функциональный тип данных, который может быть переведен в числовой формат, что дает возможность выполнять дополнительные данные. Например, можно сортировать по дате или находить товары, которые поступили на склад раньше определенного времени. Это тот случай, когда можно провести знак равенства между типом данных и форматом ячеек. Работа с датой и временем осуществляется так же, как с обычными числами, а Excel будет автоматически приводить их в правильный формат.

Как переводится дата и время в числовой формат? Excel определяет сутки, как число 1. Соответственно, все значения, меньше суток, являются частью числа 1. Например, время 8:30 будет переводиться программой в число 0,35. Это легко проверить, присвоив ячейке с датой числовой формат. В свою очередь, в строке формул и в ячейке число, при условии, что сама ячейка находится в формате времени, будет отображаться правильно. И здесь мы начинаем сталкиваться с разницей между понятиями формата ячеек и типа данных. Потому что один и тот же формат: дата и время, может быть представлен в разном виде:

1. Часы, минуты, секунды.
2. Часы, минуты.
3. Часы, минуты (дневное/ночное время).
4. Часы, минуты, секунды (дневное, ночное время).

Существует огромное количество способов представления, которые можно выбрать в диалоговом окне «Формат ячеек» во вкладке «Число». Аналогичную информацию можно сказать и по поводу даты. На вкладке «Число» можно выбрать числовой формат «Дата» и выбрать потом тип отображения.

Есть еще один вариант. Пользователь может выбрать отображение даты и времени одновременно.

Внимание! Excel способен отображать даты лишь начиная с 1.01.1990. Важно помнить, что сама дата отображается в виде, привычном человеку, но сам компьютер обрабатывает ее, как числовое значение. Поэтому если мы введем 1 января 2019 года, то компьютер прочитает это значение, как 43466.

Точно так же, как и в примере с временем, если поменять формат ячейки на числовой, то мы увидим число, которое соответствует той дате, которая была введена в ячейку.

Текст

А здесь мы видим пример формата, который очень часто расходится с типом данных. Ведь может в ячейку быть записано число, а в результате программа будет определять его, как текст. Соответственно, такое число будет по-другому определяться формулами и читаться, как строка.

Задача текстового формата – нести определенную информацию. Он может содержать как числа, так и текст. Кроме этого, возможно использование любых знаков. Информация вводится аналогичным образом, как и в числовой ячейке. Интересная характеристика любых текстовых строк – они не помещаются внутри ячейки, если слишком длинны и выставлены стандартные настройки. Они будут перекрывать содержимое других ячеек, если их величина чрезмерно большая, как показано на этом скриншоте.

Числа

Это самый распространенный формат. Он используется абсолютно во всех расчетах в различных сферах деятельности. Но этот тип данных не сводится лишь к одному числовому формату данных, поскольку есть множество способов отображения данных в Excel, о которых следует поговорить отдельно.

1. Общий. Это самый стандартный формат, который используется по умолчанию. Как правило, внешний вид чисел в этом случае соответствует тому, как они вводятся. При этом если ячейка слишком маленькая для числа, происходит округление значений, которые содержатся в ней. Если в числе больше 12 разрядов, то формат автоматически меняется на экспоненциальный.
2. Числовой. Это самый стандартный формат, который используется в математических и арифметических операциях. Для этого формата можно регулировать количество символов после запятой, как отображаются отрицательные числа и ряд других параметров.
3. Денежный. Специфика этого способа отображения в том, что помимо числа, в ячейке указывается еще и знак денежной единицы. Во всем остальном этот формат аналогичен по настройкам стандартному числовому.
4. Финансовый. Отличие этого от предыдущего в том, что обозначения денежных единиц и десятичных разделителей в столбце выравниваются.
5. Дата и время. Это также числовые форматы по причинам, описанным выше. Следовательно, пользователь может выбирать их во вкладке «Число».
6. Процентный. Если в ячейке выбран процентный формат, то содержащееся в ней значение автоматически увеличивается в 100 раз, а к отображаемому результату добавляется знак процента. Из доступных настроек – количество знаков в дробной части.
7. Дробный. Число этого формата отображается в виде дроби.
8. Экспоненциальный. Способ отображения, который активно использовался ранее с целью сократить количество разрядов. Образуется он следующим образом: часть числа заменяется на E + n. Первая буква показывает нам, что число представлено в экспоненциальном формате. Это означает, что число, которое было перед ним умножается на 10 в степени n. Например, если представить число 12345678901 в экспоненциальном формате, то получится 1,23E+10. Чтобы расшифровать этот код, необходимо 1,23 умножить на 10 в степени 10. Для этого числа возможна настройка количества знаков в дробной части.
9. Текстовый. Число отображается, как текст. При этом форма отображения полностью соответствует той, которая была при вводе.
10. Дополнительный. Есть несколько других способов представления. Если выбрать формат «Дополнительный», число будет отображаться в виде телефонного номера, почтового индекса или страхового номера.
11. Все форматы. Это настройка, позволяющая настроить собственный способ отображения числа. Есть возможно указать до 250 пользовательских числовых форматов.

Что делать для того, чтобы задать формат ячейки? Это можно сделать двумя методами.

1. Перейти на вкладку «Главная» и там найти группу «Число». Там нужно найти кнопку со стрелкой возле поля выбора формата.
2. Также настроить способ отображения ячейки можно через контекстное меню. Чтобы его вызвать, необходимо нажать правой кнопкой по ячейке, которую нужно изменить и нажать на кнопку «Формат ячеек».
3. Пользователь может выбрать количество знаков, которые будут отображаться после запятой. Это касается абсолютно всех форматов, за исключением лишь дробного. Если же используется стандартный числовой формат, то также есть возможность добавить разделитель между разрядами, чтобы числа выглядели следующим способом: 555 444 333.
4. Ввод значений в ячейку осуществляется следующим образом. Сначала ячейку необходимо выделить, а потом набрать символы. Также можно скопировать и вставить требуемый элемент. Есть еще один вариант – ввод требуемых значений в строке формул.
5. Пользователь может поступить и другим образом: не менять формат с самого начала, а сперва ввести требуемое значение. Это также может быть удобным в некоторых случаях.

Заключение

Если просуммировать все указанное выше, то в Excel выделяют следующие основные категории типов данных: формулы и константы. Последние являются сложной категорией, которая включает в себя множество частных типов данных, каждый из которых может использоваться для достижения вполне конкретных целей.

Чтобы сделать обработку данных в электронных таблицах более эффективной, необходимо выполнить несколько задач. Прежде всего, осуществлять правильную настройку параметров ячеек и способа их отображения. Нужно следить за тем, чтобы использовался правильный тип данных. Также от пользователя требуется умение комбинировать различные типы данных, чтобы добиться максимальных результатов. Больших успехов вам на этом поприще.

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

• чч:мм:сс;
• чч:мм;
• чч:мм AM/PM;
• чч:мм:сс AM/PM и т.д.

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ГГГГ-ММ-ДД;
• ДД-ММ;
• ДД-ММ-ГГ и т.д.

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

• #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0;
• #Н/Д – введены недопустимые данные;
• #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
• #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
• #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Подробнее об этом читайте в нашей статье – “Ссылки в Excel: абсолютные, относительные, смешанные”.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

При всем многообразии информации, которая может быть введена в ячейки электронных таблиц создаваемых в MS Excel, их, тем не менее, можно разделить на три группы, три основных типа данных excel:

• Формулы
• Текстовые значения
• Числовые значения

Программа сама определяет какой тип данных содержится в конкретной ячейке.

Тип данных: Текстовые значения MS Excel

Текстовые значения — самый общий тип данных в экселе. По большому счету этим типом данных является всё, что программа не может определить как формулу или число. Любое значение помеченное как текстовое, используется excel «как есть» — его нельзя умножить, сложить или поделить как число, а также как-то изменить с помощью вычислений.

Текстовые значения после их ввода в пустую ячейку автоматически выравниваются по левой границе ячейки. Именно так можно проще всего определить, что введенные вами данные воспринимаются MS Excel как текстовое значение.

Если ваше текстовое значение (к примеру фраза) не поместилось в ячейку, то оно размещается поверх соседних, расположенных справа ячеек при условии, что они свободны. Если в соседние ячейки введены данные, то длинная строка текста будет обрываться на границе занятой ячейки. Текст от этого, конечно же, никуда не денется и станет виден целиком, если вы поставите курсор на эту ячейку.

Впрочем, вы можете воспользоваться инструментом «Перенести текст» (на вкладке «Главная» в группе «Выравнивание») щелкнув его, когда выделена ячейка с длинным текстом, и тогда он поместится в неё целиком, просто «не влезающая» его часть будет перенесена на следующую строку.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

• сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
• дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel? 

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Тип данных: Формулы MS Excel

Если содержимое ячейки начинается со знака «=» (впрочем, также можно начинать со знака «+» или «-«), то значение этой ячейки MS Excel воспринимается как формула. Формула представляет собой не итоговое значение введенное в ячейку, а результат выполнения каких-то действий над значениями других ячеек.

Это важно понимать — в ячейке с формулой содержаться не сами данные, а только результат вычислений. Иными словами, если мы складываем значения ячеек А (5) и Б (7), то в ячейке В с формулой, будет содержатся не итоговое число 13 (хотя именно результат 13 и будет выводится), а сумма значений А и Б (5+7).

Работают формулы просто: сперва вы инициируете формулу («=»), затем указываете ячейку из которой берутся данные для вычислений (щелкаете в неё левой кнопкой мыши), действие которое нужно выполнить (вписываете знак сложения, умножения, вычитания, степени и т.п.),  затем ещё одну ячейку с данными и нажимаете Enter.

В итоге, получится простейшая формула, мгновенно производящая нужное вычисление. Порядок выполнения действий в формуле соответствует
принятым в математике правилам: сначала умножение и деление, затем сложение и вычитание. Действия в скобках выполняются вперед всех других.

Впрочем, даже указывать ячейки с источниками данных не обязательно, если инициировать формулу («=»), а затем ввести в ту же ячейку данные «вручную», например 2+2, то после нажатия Enter в ячейке окажется результат вычисления, т.е. число 4.

Именно за формулы мы и любим редактор Excel. Нам нужно только ввести исходные данные и указать что с чем нужно вычитать и складывать, а уж программа сделает все автоматически.

Введение

Довольно часто, пользователи путают понятия «тип данных» и «формат ячеек». Эти понятия взаимосвязаны, но все же разные.

Тип данных – характеризует информацию, хранящуюся в ячейке.

Формат данных – отвечает за отображение символов в ячейке.

В этой статье мы разберем подробнее разницу этих понятий, рассмотрим стандартные варианты форматирования данных, а также покажем, как создать собственный формат.

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Обзорное видео о работе с форматами данных в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Тип данных в Excel и Google таблицах

Основными типами хранения данных в Excel и Google таблицах являются: текст и число.

Тип данных позволяет табличным редакторам определить, каким образом обрабатывать данные хранящиеся в ячейке.

«Текст» состоит из символьных данных и не участвует в математических вычислениях. Используется, например, для ввода заголовков таблиц.

Тип данных «Число» используется непосредственно для вычислений. Именно с этим типом данных табличные редакторы предпринимают различные математические операции (складывают их, вычитают, умножают и тд).

Формат данных в Excel и Google таблицах

Формат ячеек отвечает за то, как данные будут отображаться в ячейке. Благодаря формату, мы можем представить данные в удобной и простой форме.

На картинке ниже отчетливо видна разница понятий «Тип данных» и «Формат данных».

Текстовый формат данных в Excel

Чтобы ввести символьное выражение, необходимо указать общий или текстовый формат для ячейки. Возможно, Вы сталкивались с ситуациями, когда числа в файле представлены в текстовом формате и Вы не можете работать с ними как с полноценными числами. Сортировка с такими «текстовыми числами» некорректна, арифметические операции не выполняются. Обычно, эти ячейки отмечены зеленым индикатором. Преобразовать текст в число достаточно просто.

Выделите все ячейки, содержащие данные, щелкните на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком и выберите команду «Преобразовать в число». После этих действий, все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные и с ними можно продолжить работу.

Текстовый формат данных в Google таблицах

В Google таблицах с текстовым форматом чисел дела обстоят немного сложнее. Здесь нет индикаторов, которые будут нам подсказывать, что числа в таблице имеют текстовый формат. Мы просто столкнемся с невозможностью проведения арифметических операций с такими псевдо-числами. С виду – простое число с разделением разрядов, но если обратить внимание на строку формул, то можно заметить, что это число имеет пробел.

Формат отображается в ячейке, а истинное значение – в строке формул. Число не может содержать в себе пробел, а текст – может. Поэтому, если мы уберем все пробелы в текстовых данных, то получим полноценные числа, с которыми можно продолжать работу.

Удалили лишние пробелы и псевдо-числа преобразовались в полноценные.

Числовой формат данных

Excel и Google таблицы все же в большей степени предназначены для обработки чисел, поэтому важную роль здесь играет правильная настройка их формата.

С точки зрения табличного редактора цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, что они обозначают – номер дома, цену товара, фрагмент заголовка и так далее. В разных ситуациях число должно отображаться и обрабатываться по-разному.

Стандартные форматы данных в Excel

Excel поддерживает следующие форматы:

Общий – назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.

Числовой – расширенный способ представления чисел. Можно задать количество знаков после запятой или добавить разделитель групп разрядов.

Денежный формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (то есть до копеек), но это количество знаков можно изменять. В конце значения указывается валюта. Символ валюты можно задавать самостоятельно.

Финансовый – такой же формат, что и денежный, но данные в столбцах выравниваются по разделителю целой и дробной части.

Формат Дата – используется для ввода даты или даты и времени.

Формат Время – предназначен для ввода времени или даты и времени.

При использовании процентного формата значение ячейки, умножается на 100 с символом % в конце.

Дробный формат позволяет отобразить рациональные дроби с числителем и знаменателем.

Экспоненциальный формат – отображает число в экспоненциальном представлении, используется для записи очень больших или очень малых чисел.

Текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются, вне зависимости от их содержания.

Дополнительный формат включает в себя несколько видов данных: почтовый индекс, номер телефона и табельный номер.

Стандартный формат данных в Google таблицах

В Google таблицах стандартные форматы очень схожи с Excel. Числовой формат, валютный, финансовый, дата и время, процентный формат, экспоненциальный, текстовый. Все остальные форматы – производные от основных.

Главное о формате данных в Excel и Google таблицах

Главное, что нужно помнить о форматах, — это то, что формат не равен содержанию ячейки. Или, другими словами, внешнее отображение данных не обязательно отражает эти данные.

Можно видеть в ячейке 0, но на самом деле там 0,25 и установлен формат с округлением, или мы видим в ячейке отрицательное число, а на самом деле там положительное. Истинное значение всегда можно увидеть в строке формул. Ячейка может выглядеть пустой, а на самом деле в ней будут находиться данные.

Пользовательский формат данных в Excel

И в Excel и в Google таблицах существует так называемый «Заказной формат», то есть формат, который мы можем настроить самостоятельно. В программе Excel в разделе «все форматы» содержатся интересные уже готовые пользовательские форматы. В строке тип мы можем вручную записать нужный нам формат используя предназначенные для этого символы.

Возможно, Вы увидели сложность в том, чтобы прописывать форматы для данных вручную, потому что совсем не ориентируетесь какой формат в каком виде представит информацию. Поэтому мы подготовили шпаргалку по форматам. Внимательно просмотрите эту шпаргалку, она показывает, как выглядит Ваше исходное значение, и что с ним произойдет после применения какого-то определенного форматирования.

Большинство числовых форматов применяются непосредственно к ячейке, однако Вы можете также применять числовые форматы внутри формулы с помощью функции ТЕКСТ().

Ниже, приведены основные правила создания пользовательского формата.

Символ, какую опцию он выполняет, примеры «ДО» и «ПОСЛЕ» и какой формат был применен к ячейке.

Например, 0 отвечает за обязательное отображение незначащих нулей, запятая – разделяет целую и дробную части, пробел – разделяет разряды, а в квадратных скобках задается цвет шрифта.

Чтобы добавить к формату цвет, нужно указать его название в квадратных скобках в начале формата. Например, [Черный], [Красный], [Синий].

Больше цветов доступно в цветовой кодировке (см.ниже). Для этого, вместо названия цвета, указываем его номер, например [Цвет1], [Цвет2], [Цвет3].

Пользовательский числовой формат в Excel: [ЦветX] 0″ ◉» , где X — число между 1-56:

Пользовательский формат данных в Google таблицах

Настроить пользовательский формат в Google таблицах можно в разделе «Формат» — «Числа» — «Другие форматы».

Аналогичную шпаргалку с востребованными пользовательскими форматами, основными правилами создания формата, а также цветовой кодировкой мы подготовили и для пользователей Google таблиц.

Примеры пользовательских форматов данных в Google таблицах

Основные правила создания пользовательского формата в Google таблицах

Цветовая кодировка для пользовательского формата в Google таблицах

Заключение

Теперь, у Вас есть шпаргалки по созданию пользовательского формата. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам форматы. Добавление пользовательских форматов в Excel или Google таблицах — несложная процедура, с которой можно справиться самостоятельно. Для экономии времени и упрощения задачи рекомендуем пользоваться предоставленными шпаргалками.

Изучите работу в программе Excel на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти тест

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам