Внутренняя опись документов дела бланк скачать в word

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Внутренняя опись документов дел является видом учетного документа, в который включаются в порядковой нумерации наименования и иные реквизиты всех вшитых или иным образом скрепленных листов того или иного дела.

Файлы в .DOC:Бланк внутренней описи документов делаОбразец внутренней описи документов дела

Категории дел

Порядок составления описи регламентируется инструкцией по делопроизводству, а также рядом ведомственных и локальных инструкций.

Конечное назначение описи – это фиксация факта нахождения того или иного документа в материалах личного или иного дела. Расхождения между описью и фактически имеющимися в деле материалами и документами может свидетельствовать, в некоторых случаях, о факте хищения листа дела.

С целью упорядоченного внесения содержания дела в его опись, листы дела должны быть предварительно подшиты (скреплены) и пронумерованы.

Составляется опись по делам постоянного и долговременного хранения, относящимся к следующим категориям:

• особо ценные дела;
• личные, дела, хранящиеся, как правило, в кадровых и бухгалтерских службах предприятий и организаций;
• судебные гражданские, уголовные дела и административные материалы;
• следственные уголовные дела и отказные материалы;
• дела о присуждении ученых степеней и званий;
• дела по правам интеллектуальной собственности;
• исполнительные производства;
• иные категории дел, наименования которых не отражают их содержание.

Функции экспертизы ценностей документов в организации (и следовательно, определения срока хранения документации) возлагаются на экспертную комиссию. Заседания комиссии оформляются протоколом, о правилах составления которого можно узнать в соответствующем материале нашего сайта.

Составление описи

Существуют локальные, ведомственные и иные унифицированные бланки описи с предустановленной категорией дела, по которому составляется опись. Это может быть бланк описи листов уголовного дела, или исполнительного производства и т.д.

При отсутствии разработанной унифицированной формы опись может быть составлена ответственным работником самостоятельно, с указанием категории дела, например «Опись документов дела № 1234 по подбору технологических карт блюд ресторана «Рябчик» за 2023 год».

В бланке внутренней описи документов дела должны быть указаны:

1. регистрационный номер дела;
2. порядковый номер листа (нумеруются листы, а не страницы) и наименование документа. Если документ состоит более чем из трех листов, то первый и последний лист документа указываются через тире. Например «л/д 50-80 Протокол судебного заседания»;
3. дата издания документа, например, «Постановление от 24.11.2022 года»;
4. индекс документа (при наличии);
5. вид и заголовок документа, если того требует категория дела;
6. примечания. Заполняются при необходимости обратить внимание на тот или иной документ, например, при наличии повреждений на документе, либо в случае замены или изъятия какого-либо документа в процессе хранения дела.

Завершается внутренняя опись итоговой записью с проставлением цифрами и прописью общего количества листов в деле и количество листов описи.

Бланк описи подписывается составившим ее лицом с проставлением даты заполнения бланка.

Сам бланк описи либо подклеивается на лицевую сторону обложки дела, либо вшивается в дело в качестве первого или последнего листа. В качестве последнего листа опись вшивается, обычно, по делам, листы которых нумеруются и подшиваются в дело не на момент описи, а на протяжении длительного периода времени.

В организациях, работающих с большим количеством дел, существуют виды обложек, на одной из внутренних сторон которой напечатан бланк описи.