Работа с диаграммами
Диаграммы
Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.
Создание диаграмм
Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры. Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма , которую впоследствии можно будет изменить.
1 Данные листа
2 Диаграмма, созданная по данным листа
Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы. Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы.
Представление данных на диаграмме
Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
1 Маркер данных
2 Основная линия
3 Имена категорий
4 Имена рядов диаграммы данных
Маркер данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует действительному значению за второй квартал, равному 99.
Основные линии. Microsoft Excel создает значения на оси из данных рабочего листа. Обратите внимание на то, что в приведенном примере значения на оси изменяются от 0 до 120, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе. Основные линии обозначают основные интервалы на оси. На диаграмме можно отобразить и промежуточные линии, обозначающие интервалы внутри основных интервалов.
Имена категорий. Excel использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. В приведенном примере в качестве имен рядов первого и второго квартала листа выступают имена оси категорий.
Имена рядов данных диаграммы. Excel использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки столбцов планируемых и действительных значений.
Советы. При удержании указателя на элементе диаграммы появляется подсказка с названием данного элемента. Например, при наведении указателя на легенду появляется подсказка, содержащая слово «Легенда».
Внедренные диаграммы и листы диаграмм
Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Независимо от способа размещения диаграмма является связанной с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных обновляется и созданная на их основе диаграмма.
Внедренные диаграммы. Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.
Листы диаграмм. Лист диаграммы — это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных, или когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.
Комбинированные диаграммы
Комбинированные диаграммы. Комбинированная диаграмма использует два или более типа диаграмм, чтобы подчеркнуть использование различных типов информации. Приведенная диаграмма показывает один ряд данных («План») на гистограмме, а другой («Факт») — в виде графика. Чтобы получить такой тип эффекта перекрытия, выберите нестандартный тип диаграмм на шаге 1 мастера диаграмм при создании диаграммы. Этот пример использует тип диаграммы «График|Гистограмма». Чтобы превратить существующую диаграмму в комбинированную, выберите ряд данных и измените тип диаграммы для этого ряда.
Вспомогательная ось. Если значения различных рядов данных на диаграмме значительно отличаются друг от друга или если на диаграмме представлены данные различных типов, целесообразно вывести один или несколько рядов данных на вспомогательной оси значений (Y). Масштаб вспомогательной оси выбирается с учетом значений соответствующего ряда. В приведенном примере диаграммы по левой оси Y откладывается число продаж жилья, а по правой — средняя цена.
Использование дат в диаграммах
Когда диаграмма создается по данным из листа и даты задают ось категорий (x) диаграммы, Microsoft Excel автоматически использует ось времени.
Отображение дат. На оси времени даты представлены в хронологическом порядке с определенными интервалами или единицами измерения, даже если даты на листе не упорядочены или имеют другую единицу измерения.
Microsoft Excel первоначально устанавливает единицу измерения (дни, месяцы или годы) в соответствии с наименьшим расстоянием между двумя датами в данных. Например, если есть данные по ценам акций на бирже с минимальной разницей между датами равной семи дням, Microsoft Excel установит единицу измерения день.
Можно изменить единицу измерения на месяцы для оценки поведения биржи за более краткий или длительный период времени, как на первой диаграмме в примере. Для изменения единицы измерения выберите ось, выберите команду Выделенная ось в меню Формат, а затем нужный вариант на вкладке Шкала.
Диаграммы с осью времени и время. Диаграмма с осью времени не может быть создана по данным, измеряющим промежутки в часах, минутах и секундах. Только дни, месяцы и годы рассматриваются как единицы измерения в диаграммах с осью времени.
Типы диаграмм, которые могут использовать ось времени. Ось времени доступна для биржевых диаграмм, графиков, трехмерных графиков, гистограмм, линейчатых диаграмм и заполненных диаграмм за исключением тех случаев, когда диаграммы имеют многоуровневые названия категорий. Оси времени также недоступны в отчетах сводных диаграмм.
Примечание. Если даты отображаются в легенде диаграммы, выбор оси времени не допускается. При необходимости можно изменить способ представления данных на диаграмме таким образом, чтобы даты вместо этого выводились на оси категорий.
Создание диаграммы
1. Убедитесь, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать.
Для гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, поверхности или лепестковой диаграммы
Упорядочьте данные по столбцам, как в следующим примере:
или по строкам:
Для круговой или кольцевой диаграммы
Обычно на круговых диаграммах (на рисунке показана справа) отображается только один ряд данных, поэтому следует использовать только один столбец данных. Также можно использовать один столбец подписей, как в следующем примере.
или одну строку данных и, при необходимости, одну строку подписей:
Многоуровневые круговые и кольцевые диаграммы могут отображать несколько рядов данных, поэтому можно использовать несколько столбцов данных:
или несколько строк данных:
Для плоской точечной или пузырьковой диаграммы
Упорядочьте данные в столбцах, поместив значения оси X в первый столбец, а соответствующие значения оси Y и/или размеры пузырьков — в соседние столбцы:
Для биржевой диаграммы
Упорядочьте данные в следующем порядке: наибольшие значения, наименьшие значения и значения на момент закрытия. В качестве подписей используйте названия или даты, как в следующем примере:
|
Дата |
Наибольшее |
Наименьшее |
Закрытие |
|
01.01.2002 |
46,125 |
42 |
44,063 |
2. Выполните одно из следующих действий.
Настройте диаграмму при ее создании
1. Выберите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы.
2. Нажмите кнопку Мастер диаграмм 
.
3. Следуйте инструкциям мастера диаграмм.
Создайте стандартную диаграмму, которую можно изменить позже
4. Выведите на экран панель инструментов Диаграммы. Чтобы вывести панели инструментов Диаграммы, выберите в меню Вид команду Панели инструментов и установите флажок Диаграммы.
5. Выделите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы.
6. Нажмите кнопку Тип диаграммы 
.
Совет
Если ячейки, по данным которых требуется построить диаграмму, не являются смежными (расположены вразброс), выполните следующие действия.
Выделите первую группу ячеек, содержащих необходимые данные. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите все остальные ячейки, значения которых требуется показать на диаграмме. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник.
Выбор элементов диаграммы
Чтобы выбрать элемент диаграммы с помощью мыши, выполните одно из следующих действий.
-
Щелкните нужный элемент диаграммы.
Ряды данных, подписи значений и легенды можно изменять поэлементно. Например, чтобы выбрать отдельный маркер данных в ряде данных, выберите нужный ряд данных и щелкните маркер данных. Имя элемента диаграммы будет выводиться в подсказке в случае, если установлен флажок Показывать имена (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Диаграмма).
-
Щелкните диаграмму.
Нажмите стрелку рядом с полем Объекты диаграмм 
на панели инструментов Диаграмма, а затем выберите нужный элемент.
Чтобы выбрать элемент диаграммы с помощью клавиатуры, пользуйтесь клавишами со стрелками.
Чтобы отменить сделанный выбор, нажмите клавишу ESC.
Изменение типа диаграммы
Для большинства плоских диаграмм можно изменить тип диаграммы как ряда данных, так и диаграммы в целом. Для пузырьковых диаграмм можно изменить только тип диаграммы в целом. Для большинства объемных диаграмм изменение типа затрагивает всю диаграмму. Для объемных линейчатых диаграмм и гистограмм есть возможность преобразовывать отдельные ряды данных к конусному, цилиндрическому или пирамидальному типу.
1. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните одно из следующих действий.
o Для целой диаграммы выберите диаграмму.
o Для ряда данных выберите ряд данных.
2. В меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы.
3. На вкладке Стандартные выберите необходимый тип диаграммы.
При изменении типа диаграммы для ряда данных, а не для всей диаграммы, необходимо установить флажок Применить к.
Для того чтобы применить конический, цилиндрический или пирамидальный тип к ряду данных объемной линейчатой диаграммы или гистограммы, щелкните Цилиндрическая, Коническая или Пирамидальная в поле Тип на вкладке Стандартные, а затем установите флажок Применить.
Отображение диаграмм
Изменение цвета в поверхностной диаграмме
Чтобы изменить цвета уровней поверхностной диаграммы, измените ключ легенды.
1. Добавьте на диаграмму легенду, если она отсутствует.
Инструкции
1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить легенду.
2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку Легенда .
3. Установите флажок Добавить легенду.
4. В группе Размещение выберите подходящий вариант.
Примечание. При выборе одного из вариантов размещения легенда перемещается, а размер области построения автоматически изменяется, чтобы вместить ее. Если перемещение или изменение размеров легенды осуществлялось мышью, размеры области построения не меняются автоматически. При использовании варианта размещения изменения, внесенные в легенду мышью, не сохраняются.
2. Выберите легенду, а затем — ключ легенды, соответствующий уровню поверхности, цвет которой требуется изменить.
3. В меню Формат выберите команду Выделенный ключ легенды, а затем откройте вкладку Узор.
4. Выберите требуемый цвет и повторите шаги 2 и 3 для каждого уровня, цвет которого требуется изменить.
Примечание. По завершении выбора цветов легенду можно удалить, но выбранные цвета поверхностной диаграммы останутся неизменными.
Изменение заливки и линий на диаграмме
Следующая процедура используется для изменения цветов, узора, ширины линии или типа рамки для маркеров данных, области диаграммы, области построения, сетки, осей и подписей делений на плоских и объемных диаграммах, линиях тренда и планках погрешностей на плоских диаграммах, а также стенках и основаниях на объемных диаграммах.
1. Дважды щелкните элемент диаграммы, который требуется изменить.
2. При необходимости выберите вкладку Узор и укажите нужные параметры.
Для указания эффекта заливки выберите команду Способы заливки, а затем укажите нужные параметры на вкладках Градиентная, Текстура и Узор.
Примечание. Форматирование оси отражается и на метках делений этой оси. Линии сетки форматируются независимо от осей.
Изменение размера листа диаграммы на экране
1. Выберите ярлычок листа диаграммы.
2. Для приближения или удаления листа диаграммы в меню Вид выберите команду Масштаб, а затем укажите необходимый параметр.
Для увеличения размера листа диаграммы до размера окна книги в меню Вид выберите команду Во весь экран. Если лист диаграммы увеличен до размера окна, его нельзя увеличить или уменьшить.
Изменение внешнего вида объемной диаграммы
Изменение высоты и перспективы объемной диаграммы
1. Выберите объемную диаграмму, которую требуется изменить.
2. В меню Диаграмма выберите команду Объемный вид.
3. Выберите требуемые параметры.
Если флажок Перпендикулярные оси снят, можно задать параметры Перспектива и Высота .
Если флажок Перпендикулярные оси установлен, можно либо задать параметр Высота , либо установить флажок Автомасштаб.
Параметр Перспектива недоступен на объемных диаграммах, в которых всегда установлен флажок Перпендикулярные оси.
Изменение угла поворота и возвышения объемной диаграммы
С помощью меню
1. Выберите объемную диаграмму, которую требуется изменить.
2. В меню Диаграмма выберите команду Объемный вид.
3. Выберите требуемые параметры.
С помощью мыши
1. Щелкните пересечение любых двух осей, чтобы выделить углы диаграммы.
2. Перетащите угол, чтобы изменить возвышение и угол поворота диаграммы.
Чтобы видеть маркеры данных, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL.
Изменение глубины и ширины объемной диаграммы
Для объемных диаграмм, имеющих оси, можно изменить глубину. Кроме того, на объемных диаграммах с перспективой можно задать глубину зазора, а на объемных линейчатых диаграммах и гистограммах — ширину зазора.
1. Выберите на объемной диаграмме ряды данных, которые требуется изменить.
2. В меню Формат выберите команду Выделенный ряд, а затем откройте вкладку Параметры.
3. Выберите требуемые параметры.
Изменение порядка отображения ряда данных на диаграмме так, чтобы объемные маркеры данных не препятствовали восприятию менее крупных элементов изображения
1. Выделите на диаграмме ряд данных, который требуется изменить.
Чтобы изменить порядок отображения рядов на поверхностной диаграмме, укажите ключ легенды.
2. В меню Формат выберите команду Ряды данных или Ключ легенды, а затем — вкладку Порядок рядов.
3. В списке Порядок рядов укажите ряд, порядок отображения которого следует изменить.
4. Чтобы расположить ряды в требуемом порядке, нажимайте кнопки Вверх и Вниз.
Удаление рисунка или заливки из элемента диаграммы
Данная процедура используется для удаления рисунка или заливки из области диаграммы, области построения или легенды на плоских и объемных диаграммах, а также стенок и основания на объемных диаграммах.
1. Дважды щелкните мышью изменяемый элемент диаграммы и выберите вкладку Узор.
2. Чтобы удалить рисунок или заливку и вернуть объекту исходный формат, выберите под пунктом Заливка параметр Автоматическая.
Чтобы удалить все форматы, включая рисунок или заливку, под пунктом Заливка выберите параметр Нет.
Сглаживание линий на графиках
Сглаживание линий на графике на сами данные никак не влияет.
1. Выберите ряд данных на графике, который нужно сгладить.
2. В меню Формат выберите команду Выделенный ряд, а затем — вкладку Узор.
3. Установите флажок Сглаженная линия.
Использование рисунков на диаграммах
На большинстве диаграмм и элементов диаграмм
1. Выберите маркеры данных на гистограмме, линейчатой, пузырьковой диаграмме, диаграмме с областями, объемном графике или лепестковой диаграмме с областями, область диаграммы, область построения или легенду на плоской или объемной диаграмме либо объемные стенки или основание, для которых требуется использовать рисунок.
2. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, нажмите кнопку Способы заливки, а затем откройте вкладку Рисунок.
3. Чтобы указать нужный рисунок, нажмите кнопку Рисунок.
4. В поле Папка выберите диск, папку или адрес Интернета, где находится нужный рисунок, а затем дважды щелкните его.
5. Укажите нужные параметры на вкладке Рисунок.
Маркеры данных на плоском графике, точечной или незаполненной лепестковой диаграмме
1. Выделите рисунок на листе, листе диаграммы или в программе редактирования изображений.
2. В меню Правка выберите команду Копировать.
3. Выделите ряд данных .
4. В меню Правка выберите команду Вставить.
Работа с маркерами данных, подписями значений и текстом
Добавление названия диаграммы
1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить название.
2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку Названия элементов диаграммы.
3. Щелкните поле Название диаграммы и введите в него название.
Совет
Чтобы вставить в название диаграммы разрыв строки, выберите это название на диаграмме, щелкните позицию, куда требуется вставить разрыв строки, и нажмите клавишу ВВОД.
Добавление легенды на диаграмму
1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить легенду.
2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку Легенда .
3. Установите флажок Добавить легенду.
4. В группе Размещение выберите подходящий вариант.
Примечание. При выборе одного из вариантов размещения легенда перемещается, а размер области построения автоматически изменяется, чтобы вместить ее. Если перемещение или изменение размеров легенды осуществлялось мышью, размеры области построения не меняются автоматически. При использовании варианта размещения изменения, внесенные в легенду мышью, не сохраняются.
Добавление текста на диаграмму
1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить текст.
2. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Надпись 
.
3. Щелкните в одном углу надписи и перетащите указатель в ее противоположный угол.
4. Введите требуемый текст (он будет перенесен по строкам внутри надписи).
Чтобы начать новую строку в надписи, нажмите клавишу ВВОД.
5. По завершении ввода текста нажмите клавишу ESC или щелкните за пределами надписи.
Добавление подписей значений
1. Чтобы добавить в ряд данных подписи значений, выберите этот ряд данных.
Чтобы добавить подпись значений в точку данных, выберите ряд данных, содержащий требуемый маркер данных, а затем щелкните этот маркер данных.
2. В меню Формат выберите команду Выделенный ряд или Элемент данных.
3. На вкладке Подписи значений выберите требуемые параметры.
Совет
Чтобы быстро добавить подписи для всех точек данных, щелкните диаграмму, выберите в меню Диаграмма команду Параметры диаграммы, а затем на вкладке Подписи значений задайте требуемые параметры.
Изменение названий рядов данных или текста легенды
На листе выполните следующие действия
1. Выберите ячейку с названием ряда данных , которое требуется изменить.
2. Введите новое название и нажмите клавишу ENTER.
На диаграмме выполните следующие действия
1. Выделите диаграмму, а затем выберите в меню Диаграмма команду Исходные данные.
2. На вкладке Ряд выберите названия рядов данных, которые требуется изменить.
3. В поле Имя укажите ячейку листа, которую следует использовать как легенду или название ряда.
Можно также ввести требуемое имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с ячейкой листа.
Изменение шрифта текста диаграммы
1. Выберите весь текст диаграммы или его отдельные знаки, которые требуется отформатировать.
Если название диаграммы или надпись связаны с ячейками листа, форматировать их можно только целиком. Изменить форматирование отдельных знаков текста в этом случае нельзя.
Чтобы одновременно изменить форматирование всего текста диаграммы, щелкните пустую область между рамкой диаграммы и областью построения, чтобы выбрать область диаграммы.
2. На панели инструментов Форматирование нажмите требуемую кнопку форматирования.
Чтобы просмотреть другие параметры шрифта, такие как подстрочный или надстрочный знак, выделите текст, который требуется изменить. В меню Формат выберите команду с элементом диаграммы, который требуется форматировать, например, Выделенное название оси или Выделенный объект. (Название команды зависит от выделенного элемента.) Затем на вкладке Шрифт выберите требуемые параметры.
Отображение или скрытие таблицы данных в диаграмме
1. Выберите график, гистограмму, линейчатую диаграмму или диаграмму с областями, на которую требуется добавить таблицу данных .
2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем перейдите к вкладке Таблица данных.
3. Чтобы показать или скрыть данные диаграммы в сетке внизу диаграммы, установите или снимите флажок Таблица данных.
Примечания
· На линейчатых диаграммах и диаграммах с осью времени таблица данных не заменяет ось диаграммы, но выравнивается по диаграмме.
· Для присоединения таблицы данных к оси категорий в объемной диаграмме в меню Диаграмма выберите команду Объемный вид, а затем установите флажок Перпендикулярные оси.
Отображение и скрытие сетки на диаграмме
1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить сетку.
2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку Сетка .
3. Установите или снимите флажки, соответствующие сеткам, которые требуется показать или скрыть.
Отображение и скрытие всплывающих подсказок диаграммы
1. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Диаграмма .
2. Для вывода названия или значения элемента при указании на него курсором установите флажок названия.
Если необходимо выводить значения маркеров данных при помещении на них курсора, установите флажок значения.
Для скрытия всех подсказок снимите оба флажка.
Связывание заголовка диаграммы или надписи с ячейкой на листе
С ячейкой листа можно связать существующий заголовок диаграммы или создать новую надпись, связанную с ячейкой листа.
1. Выделите заголовок или, чтобы создать надпись, выделите область диаграммы.
2. В строке формул введите знак равенства (=).
3. Выберите на листе ячейку, содержащую данные или текст, который требуется показать на диаграмме.
Также можно ввести ссылку на ячейку листа с клавиатуры. В ссылку следует включить имя листа с восклицательным знаком, например:
Лист1!F2
4. Нажмите клавишу ENTER.
Связывание подписей значений диаграммы с ячейками листа
При изменении текста подписи значений на диаграмме связь с ячейкой листа теряется.
1. Выберите маркер данных в ряду данных, соответствующий подписи, связь которой следует восстановить.
2. Выберите команду Ряды данных в меню Формат, а затем — вкладку Подписи.
3. Установите флажок Автоматический текст.
Примечание. В результате выполнения описанных действий в отчетах сводных диаграмм будут восстановлены связи подписей данных с исходными данными (но не ячейками листа).
Восстановление связей между подписями данных и ячейками листа для всех рядов данных диаграммы
1. Выделите диаграмму, а затем в меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы.
2. На вкладке Подписи установите флажок Автоматический текст.
Поворот текста названия диаграммы или оси
1. Щелкните название или ось, которые требуется отформатировать.
2. Для названия диаграммы выберите команду Название диаграммы в меню Формат.
Для оси или названия оси выберите команду Выделенная ось или Название оси в меню Формат.
3. Откройте вкладку Выравнивание.
Если вкладки Выравнивание нет на экране, нажмите кнопку Отмена , щелкните мышью область вне текста, который требуется форматировать, и повторите попытку.
4. Чтобы повернуть текст, щелкните маркер нужного угла в поле Ориентация или перетащите маркер в нужное положение.
Примечание. При наличии более одного уровня названий оси категорий повернуть можно только первый уровень (ближайший к оси).
Совет
Чтобы быстро перевернуть выделенный текст на 45 градусов в ту или другую сторону, нажмите кнопку Текст снизу вверх 
или Текст сверху вниз 
на панели инструментов Диаграммы.
Изменение данных в диаграмме
Добавление данных на диаграмму
Чтобы добавить данные на лист диаграммы, скопируйте их на рабочем листе и вставьте на лист диаграммы.
Чтобы добавить данные на внедренную диаграмму, построенную на основе непрерывного диапазона ячеек, используйте цветную рамку, окружающую данные на листе. Данные на внедренную диаграмму также можно добавить путем перетаскивания их с рабочего листа на диаграмму. Если внедренная диаграмма создана из несмежных диапазонов, используйте процедуру копирования и вставки.
Добавление данных на диаграмму путем копирования и вставки
1. Выберите ячейки, содержащие данные, которые необходимо добавить на диаграмму. Чтобы название столбца или строки для новых данных отобразилось на диаграмме, выберите также ячейки с названиями.
2. Нажмите кнопку Копировать.
3. Щелкните диаграмму.
4. Выполните одно из следующих действий:
o чтобы автоматически вставить данные в диаграмму, выберите команду Вставить;
o чтобы точно задать способ представления данных на диаграмме, в меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем установите необходимые параметры.
Добавление данных на диаграмму с использованием выделенного цветом диапазона
Внедренная диаграмма должна быть создана из смежных диапазонов и располагаться на одной странице с используемыми данными.
1. В ячейки, соседние с существующими данными, введите подписи значений и данные.
2. Выделите область диаграммы, щелкнув пустую область между границами диаграммы и областью построения.
3. Выполните одно из следующих действий:
o чтобы добавить на диаграмму новые категории и ряды данных, на листе перетащите синий маркер выделения, включив новые данные и их подписи в рамку;
o чтобы добавить только новые ряды данных, на листе перетащите зеленый маркер выделения, включив новые данные и их подписи в рамку;
o чтобы добавить новые категории и точки данных, на листе перетащите сиреневый маркер выделения, включив новые данные и их подписи в рамку.
Добавление данных на диаграмму путем перетаскивания
1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые требуется добавить на диаграмму. Эти ячейки на листе должны быть смежными.
Чтобы на диаграмме было показано название столбца или строки для новых данных, выберите также ячейки с названиями.
2. Наведите указатель на рамку выделения.
3. Перетащите выделенный диапазон во внедренную диаграмму, которую требуется изменить.
Если для отображения этих данных Microsoft Excel потребуются дополнительные параметры, на экране появится диалоговое окно Специальная вставка. Выберите в нем требуемые параметры.
Примечание. Если выделенный диапазон переместить не удается, убедитесь, что установлен флажок Разрешить перетаскивание ячеек. Чтобы проверить это, в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка.
Изменение порядка отображения рядов данных
1. Выделите на диаграмме ряд данных, который требуется изменить.
Чтобы изменить порядок отображения рядов на поверхностной диаграмме, укажите ключ легенды.
2. В меню Формат выберите команду Ряды данных или Ключ легенды, а затем — вкладку Порядок рядов.
3. В списке Порядок рядов укажите ряд, порядок отображения которого следует изменить.
4. Чтобы расположить ряды в требуемом порядке, нажимайте кнопки Вверх и Вниз.
Изменение диапазона ячеек, на котором основана диаграмма
1. Выберите изменяемую диаграмму.
2. Выберите в меню Диаграмма команду Исходные данные, а затем перейдите на вкладку Диапазон данных.
3. Убедитесь, что выделена полностью вся ссылка в поле Диапазон данных.
4. На рабочем листе выберите ячейки, содержащие данные, которые должны появиться в диаграмме.
Чтобы заголовок столбца или строки для новых данных появился в диаграмме, в выбираемые ячейки нужно включить те, которые содержат этот заголовок.
Отображение и скрытие данных листа на диаграмме
1. Щелкните диаграмму.
2. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Диаграмма .
3. Выполните одно из следующих действий:
o для отображения всех данных листа на диаграмме, включая скрытые ячейки, снимите флажок Отображать только видимые ячейки;
o для отображения на диаграмме только видимых данных листа установите флажок Отображать только видимые ячейки.
Приведение чисел на диаграмме к тому же формату, что и на листе
1. Выполните одно из следующих действий:
o чтобы изменить формат подписи делений, дважды щелкните соответствующую ось;
o чтобы изменить формат подписи значений или подписи линий тренда, дважды щелкните соответствующий элемент.
2. На вкладке Число установите флажок Связь с источником.
Обратный порядок отображения категорий, значений или рядов
Порядок отображения категорий или значений, а также рядов данных в большинстве объемных диаграмм с третьей осью можно изменить. На лепестковой диаграмме порядок отображения значений изменить нельзя.
1. Щелкните ось категорий, значений или рядов, порядок отображения которых требуется изменить.
2. В меню Формат выберите команду Выделенная ось, а затем — вкладку Шкала .
3. Чтобы установить обратный порядок отображения, выполните одно из следующих действий:
o Для изменения порядка отображения категорий установите флажок Обратный порядок категорий.
o Для изменения порядка отображения значений установите флажок Обратный порядок значений.
o Для изменения порядка рядов в объемных диаграммах установите флажок Обратный порядок рядов.
Отделение секторов на круговых и кольцевых диаграммах
Отделение секторов на круговой диаграмме
Все сектора на круговой диаграмме. Выберите круг и перетащите указатель от центра диаграммы.
Только один сектор круговой диаграммы. Выберите круг, выделите сектор, который требуется отделить, и перетащите его от центра диаграммы.
Отделение секторов на кольцевой диаграмме
Все сектора. Выберите внешнее кольцо и перетащите указатель от центра диаграммы.
Только один сектор. Выберите внешнее кольцо, выделите сектор, который требуется отделить, а затем перетащите его от центра диаграммы.
Примечание. На кольцевой диаграмме можно отделить только сектора внешнего кольца.
Работа с рисунками и диаграммами
Создание фигур, линий, полилиний и других графических объектов
Добавление фигуры
Выполните одно из следующих действий.
Добавление фигуры
1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Автофигуры, выберите категорию, а затем щелкните нужную фигуру.
2. Щелкните место в презентации, в которое нужно вставить автофигуру.
Совет
Чтобы добавить круг или квадрат, нажмите на панели инструментов Рисование кнопку Овал 
или Прямоугольник 
. Для вставки нескольких таких фигур в презентацию, дважды щелкните одну из этих кнопок.
Рисование кривой
1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Автофигуры, выберите команду Линии, а затем щелкните значок Кривая 
.
2. Щелкните в том месте, где кривая должна начинаться, после чего перемещайте указатель, щелкая в тех точках, в которых должны быть перегибы.
3. Чтобы завершить рисование кривой, дважды щелкните в любое время.
Совет
Чтобы замкнуть кривую и создать фигуру, щелкните рядом с ее начальной точкой.
Добавление и удаление стрелок
Вместо вставки и удаления стрелок на линиях можно изменить тип линии.
1. Выделите линию, которую требуется изменить.
Стрелки можно добавлять только на линии и соединительные линии.
2. На панели инструментов Рисование выполните одно из следующих действий:
o чтобы добавить одну или две стрелки, нажмите кнопку Вид стрелки 
, а затем выберите нужный вид стрелки;
o чтобы удалить все стрелки, нажмите кнопку Вид стрелки , а затем выберите вариант Стрелка: стиль 1 (без стрелок).
Создание рисунка на основе ячеек, диаграммы или объекта
1. Удалите линии сетки, которые не должны присутствовать на рисунке.
Инструкции
o Выберите пункт Параметры меню Сервис, перейдите на вкладку Вид и снимите флажок Линии сетки.
2. На листе Excel или на листе диаграммы выделите ячейки, диаграмму или объект, копируемые в виде рисунка.
3. Выберите команду Копировать рисунок в меню Правка , одновременно удерживая нажатой клавишу SHIFT.
4. Для наилучшего качества рисунка установите переключатели в положения как на экране и векторный, а затем нажмите кнопку OK.
Примечание. В целях сохранения качества рисунка элемент, скопированный с параметрами как на экране и растровый, при вставке будет иметь размер 100% от исходного размера. Например, если выбрать масштаб рисунка 75%, размер скопированного с него элемента при вставке может стать больше, так как вставляться он будет в натуральную величину. Это также может затронуть отображение некоторых элементов диаграммы, кроме повернутого текста.
5. Щелкните лист или документ, в который будет вставляться изображение.
6. Нажмите кнопку Вставить.
Для изменения изображения может использоваться панель инструментов панель инструментов Настройка изображения.
Совет
Чтобы вставить в Microsoft Excel скопированные из другого приложения данные в виде рисунка, выполните команду Вставить рисунок или Вставить связь с рисунком в меню Правка , удерживая нажатой клавишу SHIFT.
Отображение и скрытие графических объектов и рисунков
Для ускорения прокрутки экрана и печати запретите отображение на экране графических объектов и рисунков.
1. В меню Сервис выберите пункт Параметры и откройте вкладку Вид.
2. Чтобы показать или скрыть графические объекты и рисунки, выберите в группе Объекты вариант отображать или не отображать.
Примечание. Чтобы объекты выводились на печать, выберите вариант только очертания.
Создание зеркального отображения объекта
1. Выделите автофигуру , рисунок, объект WordArt или картинку, которую требуется дублировать.
2. Нажмите кнопку Копировать, а затем — кнопку Вставить.
3. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Действия и выберите команду Повернуть/отразить, а затем — команду Отразить слева направо или Отразить сверху вниз.
4. Перетащите и расположите дубликат объекта таким образом, чтобы он зеркально отражал исходный объект.
Примечание. Для точного расположения объекта может потребоваться отключение параметра Привязать к сетке. Для этого нажмите клавишу ALT при перетаскивании объекта.
Как создавать внедрённые диаграммы
Чтобы создать
диаграмму на рабочем листе, нужно
выделить данные, которые будут в ней
использованы, и вызвать Мастер
диаграмм.
Тип создаваемой диаграммы зависит от
характера выделенных данных. Вы можете
выбрать как один ряд данных (отдельную
строку или отдельный столбец), так и
несколько. При построении круговых
диаграмм, например, выделяют только
один ряд данных. Это означает, что сколько
бы строк и столбцов Вы не выделили, этот
тип диаграммы отобразит данные только
первой строки или первого столбца из
выделенной группы.
В таблице для
построения круговой диаграммы будут
использованы данные только одной из
выделенных строк.
Все выделенные
ряды данных могут быть показаны либо
не диаграмме с областями, либо на
линейчатой диаграмме. Большинство типов
диаграмм не ограничиваются представлением
лишь одиночных рядов данных, как в
предыдущем примере, а могут изображать
множество рядов. Все выделенные в таблице
ряды данных относятся к денежным единицам
и подразделяются по одним и тем же
категориям. Гораздо легче сравнивать
между собой однородные ряды данных.
Диаграммы можно строить и для неоднородных
рядов данных.
В следующем
упражнении Вы выберите данные для
построения гистограммы и определите
её место на рабочем листе.
Выберите данные для построения диаграммы
-
На листе Бюджет
2008 выделите
ячейки С10:I13
и С19:I19. -
Щёлкните на кнопке
Мастер
диаграмм
на Стандартной
панели инструментов. На экране появится
диалоговое окно Мастер
диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы,
в котором Вы сможете выбрать нужный
тип диаграммы.
Как указать тип диаграммы
Мастер диаграмм
Microsoft
Excel
позволяет строить несколько типов
диаграмм. Для каждого из этих типов
(категорий диаграмм) Вы можете выбрать
модификации основного варианта диаграммы.
Модификации могут включать линии
разметки, заголовки и различные
обозначения.
В зависимости от
выбранного типа диаграммы Вы можете
получить различное отображение данных.
Линейчатые
диаграммы
и гистограммы
удобны для сравнения величин в рядах
данных, таких как объёмы продаж в
различных регионах или по годам.
Линейчатые диаграммы обычно используют
для сравнения по некоторым статьям или
признакам, а гистограммы – для наблюдения
изменений во времени. Круговые
диаграммы
наглядно отображают соотношения частей
и целого. Диаграммы
с областями
и графики
позволяют наилучшим образом изобразить
непрерывное изменение величин во
времени. В Microsoft
Excel
имеются также такие типы диаграмм, как:
биржевая
диаграмма,
предназначенная для отображения 4
значений (курсов открытия и закрытия,
самого высокого и самого низкого курсов);
пузырьковая
(2 значения определяют положение пузырька,
а третье – его размер); цилиндрическая,
коническая
и круговая
(эти диаграммы похожи на гистограммы и
линейчатые диаграммы, но вместо плоских
прямоугольников для их построения
используются соответствующие объёмные
фигуры). Кроме того, Вы можете строить
диаграммы так называемого «нестандартного»
типа, позволяющие совмещать различные
типы представления данных в одной
диаграмме.
Ещё одной особенностью
версии Microsoft
Excel
является возможность предварительного
просмотра диаграмм непосредственно
при выборе типа. Нажав на кнопке Просмотр
результата,
Вы можете увидеть образец построения
диаграммы выбранного Вами вида и типа
на основе выделенных данных.
В дальнейшем,
использовав различные типы диаграмм,
Вы будете лучше ориентироваться в том,
какая диаграмма наилучшим образом
отображает данные в каждом случае. В
следующем упражнении Вы построите
гистограмму.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в документе таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом в документ помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью документа Word и уже никак не связан с источником данных. Размер файла документа при этом, естественно, увеличивается.
Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом в документ помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные в документе также изменятся.
Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.
ВНЕДРЕНИЕ
1 способ. Через буфер обмена
Это самый простой и очевидный способ. Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, любым способом выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и выполняем команду Вставить. При этом таблица вставляется как таблица Word с возможностью редактирования средствами Word, а диаграмма в версиях до Word 2007 включительно вставляется как внедрённый объект (см. ниже), а начиная с Word 2010 — как рисунок. Чтобы диаграмма начиная с Word 2010 вставилась как внедренный объект, следует использовать Параметры вставки
2 способ. Создание нового объекта
Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,
для версий старше Word 2007 меню Вставка — Объект
и в раскрывшемся диалоговом окне на вкладке Создание ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК
После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.
Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.
В версиях до Word 2003 включительно можно использовать кнопку Добавить таблицу Excel на Стандартной панели инструментов.
Таким образом, мы можем создавать таблицу Excel, используя все возможности этой программы, прямо в документе.
Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.
После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.
Примечание. Если у Вас параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, а заливка ячеек отсутствует, то таблица будет затенена. На печать, естественно, она будет выводиться без заливки.
3 способ. Создание объекта из файла
Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Создание из файла. С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel и нажимаем ОК.
При этом в документ вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги. Но войдя в режим редактирования объекта, можно перейти на любой другой лист.
Изначально лист Excel вставляется в масштабе 100%, из-за этого большая таблица или диаграмма может выйти за край страницы документа. В этом случае размером вставленного объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования объекта.
В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.
Было
Стало
Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок
Было
Стало
Создать внедрённый объект из файла можно также, перетащив мышкой значок файла Excel на страницу документа Word
Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.
Примечание. Иногда после редактирования таблицы и возвращения в Word, мы видим, что таблица отображается не полностью, она как бы «уехала» вверх или влево.
В этом случае следует вернуться в режим редактирования и обратить внимание, какая ячейка осталась активной.
Рекомендуется оставлять активной ячейку в левом верхнем углу Вашей таблички.
СВЯЗЫВАНИЕ
1 способ. Через буфер обмена с помощью Специальной вставки
Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии Word.
В версиях до Word 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с Word 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная. Кроме того, начиная с Word 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты связывания.
2 способ. Создание объекта из файла.
Для установления связи с файлом источником при создании объекта из файла достаточно в диалоговом окне Вставка объекта поставить флажок Связь с файлом
При этом в документ вставляется уже не сама таблица, а ссылка на неё.
При последующем открытии такого файла появляется окно
Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Нет.
Если выбран вариант Да, то данные в таблице документа обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.
Если во время изменения данных в электронной таблице документ Word открыт, то связанная таблица обновляется автоматически (по умолчанию).
Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи из контекстного меню связанной таблицы.
Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Сменить источник, а также Разорвать связь, если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или по запросу.
В версии до Word 2007 это диалоговое окно также открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.
В Word 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.
Начиная с Word 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.
Примеры
Диаграмма — самый популярный инструмент для визуального представления числовых данных в Excel. «Пироги», графики, столбики, гистограммы, прогресс-бары — все это разные виды диаграмм. Разбираемся, когда их применять, как строить и как делать максимально наглядными (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).
Четыре правила
Ничего лишнего
Не злоупотребляйте цветами, объемом, спецэффектами и лишними элементами на диаграммах.
Эдвард Тафти, главный эксперт в мире информационного дизайна и автор классической книги «Визуальное представление количественной информации», предложил коэффициент Data-Ink (данные-чернила). Он отображает соотношение «чернил», затраченных на график в целом, и «чернил», которые действительно отображают данные.
Чем выше данный коэффициент, тем лучше (меньше «чернил» потрачено впустую на то, что Тафти называет chartjunk, «мусором»). Иначе говоря, лишние элементы диаграмм их совсем не украшают, а только усложняют восприятие данных.
Вот хороший пример того, как отсечение всего лишнего помогает данным на рисунке «заговорить»:
Никаких 3D-диаграмм
В подавляющем большинстве книг по Excel и визуализации данных авторы сходятся в том, что объем — главное зло в диаграммах: он уже никого не впечатлит из ваших слушателей и читателей, а вот исказить данные вполне может. Используйте двумерные диаграммы, чтобы доносить информацию точно.
Правило 5 секунд
Стремитесь к тому, чтобы читатель вашего отчета/диаграммы мог сразу понять, что имеется в виду и о чем говорит ваша визуализация. Сложность вводит нас в ступор (и к тому же сложность вокруг нас только возрастает во всем), так что иначе вы рискуете потерять вашего читателя. Здорово, если у каждой диаграммы есть один посыл, одна идея, которую вы хотите донести до слушателя, и надписи/элементы/сам макет диаграммы позволяют ее быстро и однозначно «считать».
Правило пяти кусков пирога
Если на вашей круговой диаграмме больше пяти (в некоторых случаях — семи) элементов, она становится трудночитаемой. В таких случаях можно использовать другой тип («Дерево», если есть в вашей версии Excel, или линейчатую) или же построить вторичную круговую диаграмму.
Сравните картинки ниже: на какой из них информация воспринимается лучше?
Какой тип диаграммы выбрать
Выбрать подходящий тип диаграммы — уже половина успеха. К разным данным подходят разные типы диаграмм. Например, круговая диаграмма вряд ли подойдет для анализа динамики какого-то показателя, а график — для отражения структуры.
Основные типы диаграмм, использующиеся чаще всего: круговая, график, линейчатая, гистограмма (столбики).
Для чего подходят эти типы диаграмм? Наиболее простая схема выбора диаграммы — у Джина Желязны, автора книги «Говори на языке диаграмм»:
Если вы сравниваете отдельные компоненты целого, подойдет круговая диаграмма, или тот самый «пирог». Линейчатая диаграмма нужна для позиционного сравнения, когда важна не доля, а «кто больше кого». Для выявления динамики подходят гистограммы и графики.
Например, вот такую линейчатую диаграмму можно использовать, чтобы сравнить по продолжительности различные фильмы.
А такая сложная гистограмма подойдет для оценки динамики четырех разных составляющих за один и тот же период времени.
Создание диаграмм
Диаграммы бывают внедренными и расположенными на отдельном листе.
Внедренные диаграммы находятся «поверх ячеек», их можно передвигать и менять их размеры. Быстро создать внедренную диаграмму можно с помощью клавиш Alt+F1 (Fn + ⌥ + F1). Правда, создается с помощью горячих клавиш только определенный тип — гистограмма.
Диаграммы на отдельном листе занимают целый лист, на котором не может быть других объектов, диаграмм, ячеек. Такую диаграмму проще найти (у нее будет свой ярлык, так как она занимает отдельный лист), она не закрывает данные, которые тоже могут быть важны, к тому же на ней самой лучше видно мелкие детали.
Можно переместить внедренную диаграмму на отдельный лист, нажав соответствующую кнопку на контекстной вкладке «Конструктор диаграмм»; она появляется, когда вы активируете диаграмму.
Элементы диаграмм
У диаграмм довольно много элементов (их набор отличается от типа к типу), их можно удалять (помните про коэффициент Data-Ink?) и изменять (форматировать).
Добавить элементы в диаграмму можно несколькими способами. Если в вашей версии есть кнопки настройки диаграммы (появляющиеся справа от нее), то это самый быстрый способ. Первая кнопка — «Элементы диаграммы»:
Можно добавить элемент с помощью команды на вкладке «Конструктор диаграмм» (она контекстная и появится при выделении диаграммы):
Рядом есть кнопка для выбора одного из готовых макетов.
Вы можете навести мышкой на любой макет и посмотреть, как будет выглядеть ваша диаграмма. Но не факт, что для вашей задачи подойдет хотя бы один из готовых макетов; скорее всего, вам нужно будет его донастраивать, добавляя и меняя элементы диаграммы.
Настроить любой элемент можно с помощью контекстного меню и боковой панели «Формат». Чтобы ее вызвать, нужно дважды щелкнуть на элемент диаграммы, либо щелкнуть правой кнопкой на элемент и нажать «Формат…», либо выбрать команду «Формат выделенного» на ленте инструментов во вкладке «Формат», либо воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1.
Помимо панели, некоторые настройки можно изменить прямо в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на элементе. Например, заливку ряда данных (обратите внимание, что тот элемент, к которому применяются настройки, выделен на диаграмме маркерами):
Настраивать можно не только ряды данных, но и отдельные точки данных. Щелкните сначала на ряд данных, а потом еще раз на точку, и сможете настроить ее отдельно.
Таблица данных
Таблица данных позволяет совместить в диаграмме и собственно диаграмму, и таблицу с теми данными, на основе которых она построена. Особенно полезна таблица данных может быть для диаграмм, расположенных на отдельном листе, ведь в таком случае ячеек рядом с диаграммой быть не может и это единственный вариант совмещения таблицы и диаграммы.
Но таблица данных может быть полезна и для внедренных диаграмм. Она позволяет показать исходные данные под диаграммой, совместить их с легендой, а в метки данных на самой диаграмме вывести еще какой-нибудь показатель.
Фильтр диаграммы
В Excel 2019 появилась очень полезная опция — фильтр, позволяющий отобразить только часть данных или только некоторые ряды данных на диаграмме. Это третья кнопка рядом с диаграммой — с иконкой фильтра.
В предыдущих версиях можно скрывать строки или столбцы, чтобы данные не отображались на диаграмме.
Если же вам, напротив, нужно отображать данные со скрытых строк и листов, эту опцию можно включить в окне «Выбор источника данных»:
Напоследок стоит сказать, что диаграммы — не единственный способ визуализации данных в Excel. Можно также использовать просто стилевое и числовое форматирование ячейки (в том числе пользовательские форматы и стили), условное форматирование, спарклайны, стили таблиц и срезы в этих таблицах.
На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→
Фото на обложке отсюда
Презентация
Основы работы с диаграммами. Как правильно выбрать диаграмму для своих данных. Быстрое форматирование диаграмм и изменение макета. Тонкая настройка диаграммы. Использование инструментов быстрого анализа.
Навыки MOS 77-420:
| Название навыка | Номер навыка |
|---|---|
| Добавление спарклайнов | 2.3.2 |
| Создание графиков и диаграмм | 5.1.1 |
| Добавление дополнительных рядов данных | 5.1.2 |
| Переключение между рядами и столбцами в источнике данных | 5.1.3 |
| Демонстрация использования быстрого анализа | 5.1.4 |
| Добавление легенды | 5.2.1 |
| Изменение размеров диаграмм и графиков | 5.2.2 |
| Изменение параметров диаграмм и графиков | 5.2.3 |
| Применение настроек макета и стилей | 5.2.4 |
| Позиционирование диаграмм и графиков | 5.2.5 |
Теория:
- Основы работы с диаграммами (графиками)
Видеоверсия
Текстовая версия
Немножко вернемся к правилам размещения информации на листах Excel, мы уже знаем, что лист книги Excel состоит из ячеек, данные, в которых, содержатся трех видов: текст, формулы либо числа, но в Excel предусмотрен еще и так называемый скрытый слой, на котором размещаются диаграммы, изображения и все, что может свободно перемещаться над поверхностью листа. Диаграммы еще называют графиками.
В Excel заложены просто богатейшие возможности построения диаграмм различных типов. Изучить все хитрости практически нереально, это признают мировые гуру программы Excel, такие как Джон Уокенбах. Причина не столько в богатстве настроек диаграмм Excel, сколько в неиссякаемых возможностях их применения. Фактически это конструктор, который можно использовать для реализации эффектных диаграмм, отсутствующих в стандартном наборе Excel. Некоторые такие реализации мы рассмотрим, возможно, они подвигнут вас на создание своих шедевров визуализации отсчетов.
Начало работы с диаграммами
За работу с диаграммами отвечает вкладка «Вставка» группы «Диаграммы» и «Спарклайны» (их еще называют инфолиниями, мини-диаграммы, размещенные в одной ячейке).
Работа с диаграммами ничем особенным не отличается от работы с другим функционалом в Excel: вы выделяете данные, которые должны быть визуализированы, и нажимаете на команду выбранной диаграммы, уточняя конкретный подтип диаграммы, например, если это должен быть график, то каким он должен быть: простым, объемным, с маркерами и т.д.
Можно вызвать диалоговое окно «Вставка диаграммы», нажав на треугольник вызова в правом нижнем углу группы «Диаграммы» вкладки «Вставка» и выбрать оттуда конкретный тип и подтип диаграммы.
После вставки диаграммы на лист Excel для ее тонкой настройки и управления данными пользователю становится доступными две вкладки: «Конструктор» и «Формат».
С помощью вкладки «Конструктор» пользователь может изменить тип диаграммы, выбрать или изменить данные, добавить или удалить определенные элементы, а также выбрать стиль оформления или макет.
Если с помощью кладки «Конструктор» пользователь может применить стиль оформления ко всей диаграмме или изменить цветовую гамму, то на вкладку «Формат» вынесены команды, отвечающие за форматирование элементов диаграммы, например, можно изменить цвет только одного столбца. Также данная вкладка отвечает за размеры всей диаграммы.
Microsoft максимально упростила процесс добавления новых данных для визуализации их на диаграмме, пользователю достаточно установить курсор в ячейку диапазона с данными и выбрать желаемый тип диаграммы. Excel попытается определить границы диапазона и вывести результат в виде диаграммы на экран.
Однако, это не лучший способ, для простых диапазонов, конечно, подойдет, но лучше изначально выделить диапазон или диапазоны с данными, а потом указать желаемый тип диаграммы, так можно быть уверенным, что в диаграмме будут визуализированы только нужные данные.
Для построения диаграммы можно использовать несколько диапазонов, они могут быть как смежными, так и находится на расстоянии друг от друга, в этом случае следует зажать клавишу Ctrl, при выборе диапазонов.
Сразу выделить несколько таких «разбросанных» диапазонов не получится, их нужно будет добавлять уже после создания самой диаграммы.
Добавление данных в диаграмму после ее построения можно выделить в третий вариант создания диаграмм.
Данные в диаграмму добавляются командой «Выбрать данные» из группы «Данные» вкладки «Конструктор» или контекстного меню диаграммы.
Не самый лучший способ создания, лучше уже отталкиваться от заполненных данных.
На самом деле, разграничение способов построения условно, т.к. можно выделить данные, построить диаграмму, а потом добавить в нее дополнительные диапазоны.
Есть еще четвертый способ создания диаграммы – с помощью инструмента быстрого анализа, рассмотрим его позже в рамках данного занятия.
Что выделять?
Диаграммы строятся по числовым данным, которые могут быть как константами (введенные непосредственно в ячейку), так и результатом вычислений формул. Однако, здесь присутствует и текстовая информация, которая используется для названия, подписей осей или легенд. Более того, выделяя данные для диаграммы можно сразу захватить и текстовые подписи диапазонов.
Нельзя не обратить внимание, что Excel не просто правильно подобрал тип диаграммы (комбинированная с дополнительной осью), но и правильно совместил названия из нескольких ячеек. Осталось добавить названия и подписи осей (при необходимости). Даже неплохо разбирающемуся пользователю для построения такой диаграммы пришлось бы потратить время.
На заметку
Если диаграммы выделена и нажать быструю печать, то на печать будет отправлена только диаграмма.
Перемещение диаграммы и изменение размеров диаграммы
Как было оговорено ранее, диаграммы в Excel, наряду с некоторыми другими элементами, размещаются на скрытом слое листа, они не привязаны к ячейкам, соответственно, их можно свободно перемещать обычным перетаскиванием мышки.
При выделении диаграммы нужно быть предельно внимательным и кликать на пустую область внутри диаграммы, либо по ее краю, т.к. клик по элементу внутри диаграммы, например, подписи оси или заголовку, приведет к его выделению и операции перемещения будут касаться уже этого элемента.
Горячее сочетание
Перемещение диаграммы с зажатой клавишей Ctrl приведет к ее копированию.
Если подвести курсор мышки к границе диаграммы и потянуть, то произойдет изменение размеров диаграммы, при этом, внутренние элементы будут увеличиваться/уменьшаться пропорционально изменению размеров. Такая настройка размеров является грубо, если необходимо точно установить ширину и высоту, то это делается в группе «Размер» вкладки «Формат» при выделенной диаграмме.
По умолчанию диаграмма добавляется на тот же лист с которого выполнялась команда ее вставки, такие диаграммы, на занимающие целого листа, называются внедренными. В Excel пользовать может разместить диаграмму на отдельном листе, это можно сделать следующими путями:
- Построить внедренную диаграмму и перенести ее на отдельный лист. Диалоговое окно «Перемещение диаграммы» вызывается либо через контекстное меню на самой диаграмме, либо из вкладки «Конструктор», команда «Переместить диаграмму».
- Диаграмму на отдельном листе можно построить сразу, достаточно выделить исходные данные и нажать функциональную клавишу «F11».
Описанные операции работают и в обратном направлении.
Рекомендуемые диаграммы
Одна из возможностей впервые добавленной в Excel 2013 называется «Рекомендуемые» диаграммы. Предварительно выделив данные, следует выполнить команду «Рекомендуемые диаграммы» из группы «Диаграммы» вкладки «Вставка».
Появится уже знакомое окно вставки новой диаграммы, открытое на вкладке «Рекомендуемые диаграммы». Excel проанализирует выделенный диапазон и предложит несколько вариантов диаграмм, которые наилучшим образом интерпретируют данные. Если не один из вариантов не подошел, можно воспользоваться вкладкой «Все диаграммы», либо выбрать наиболее близкий вариант, а потом произвести его тонкую настройку.
Алгоритмы, положенные в основу создания рекомендуемых диаграмм, безусловно, не являются идеальными, но для новичка — это полезная функция.
В ключе рассмотрения рекомендуемых диаграмм, не лишним будет упомянуть команду «Строка/ столбец», которая в один клик поменяет данные по осям, например, при анализе доходов по шести продуктам, вымышленной компании, Excel неправильно определил оси.
Иногда, поменять строки и столбцы местами полезно с точки зрения проводимого анализа. Так, в первом случае, показана доходность продуктов по месяцам, тогда как во втором сравнительный анализ доходности различных продуктов по месяцам. Другими словами, из первого графика можно сделать вывод, что самым доходным оказался март для всех продуктов, а со второго, что пятый и второй продукты — лидеры по доходности.
- Выбор правильного типа диаграммы для визуализации данных
Видеоверсия
Текстовая версия
Выбор данных для представления на диаграмме
Диаграммы – это графическое представление численных данных. Восприятие графической информации для человека легче. Однако немаловажную роль играет и правильный выбор данных, и тип диаграммы, которая представит данные.
Например, на рисунке 3 варианта представления данных по продажам за прошедший год.
На диаграмме первого варианта, по причине существенных различий в абсолютных значениях категорий, не является показательным с точки зрения анализа. Несмотря на существенные изменения в процентах продаж в различных периодах, на диаграмме это заметить очень сложно и весь смысл такого представления теряется.
Второй вариант использует две диаграммы, здесь видна разница по продажам, но, во-первых, в данном конкретном случае можно обойтись одним графиком, а, во-вторых, для отображения тенденции лучше подойдет график, а не гистограмма.
Третий вариант представлен, комбинированной (смешанной) диаграммой, позволяет не просто наглядно оценить абсолютные показатели, но и отлично показывает тенденцию, ну, или ее отсутствие.
Диаграммы создаются, как правило для донесения определенного сообщения. Само сообщение отображается в названии, а диаграмма уже обеспечивает наглядность утверждения. Чтобы докладчика правильно поняли очень важно правильно выбрать тип диаграммы, который наилучшим образом представит данные. В этом вопросе занятия мы и разберем, когда какой тип диаграммы использовать.
Общепризнанный гуру табличного процессора Excel – Джон Уокенбах отмечает, что в подавляющем большинстве случаев сообщение, которое необходимо донести посредством диаграммы является сравнение и выделяет такие типы сравнения:
- Сравнение нескольких элементов. Например, продажи по регионам компании
- Сравнение данных по времени. Например, объемы продаж по месяцам и общая тенденция развития компании
- Относительное сравнение. Другими словами, выделение доли в целом. Здесь лучшим вариантом будет круговая диаграмма
- Сравнение соотношения данных. Точечная диаграмма может неплохо справиться с демонстрацией разницы между доходами и расходами
- Сравнение по частотам. Гистограмма может использоваться для отображения количества студентов, успеваемость которых находится в определенном диапазоне
- Определение нестандартных показателей. Если есть множество экспериментов, то с помощью диаграммы можно визуально определить «аномалии» или значения, существенно отличающиеся от остальных.
Как же правильно выбрать тип диаграммы в Excel
Однозначно ответить на данный вопрос нельзя все зависит от того какое именно сообщение пользовать хочет передать с помощью диаграммы. Например, если у компании есть 6 продуктов, которые она продает и есть данные о доходах с продажи за прошлый период, то здесь можно использовать два варианта диаграммы:
- Гистограмма – если необходимо провести визуальное сравнение дохода от разных продуктов
- Круговая диаграмма – если нужно определить долю каждого продукта в общем доходе компании.
Интересно, что, если воспользоваться рекомендованными диаграммами, то Excel сам предложит и первый и второй тип. Здесь, правда есть еще несколько вариантов, которые использовать абсолютно неправильно, например, график, воронка или область с накоплениями.
Иногда можно построить несколько вариантов и визуально определить наилучший, здесь же давайте рассмотрим диаграммы, которые предлагает пользователю Excel и типичные сценарии их применения.
Гистограммы
Если не самый, то один из самых распространенных видов диаграмм. Гистограмма представляет каждую точку в виде вертикального столбца, высота которого соответствует значению. Гистограммы используются для сравнения дискретных наборов данных.
В Excel 2016 существует 7 различных видов гистограмм: с группировкой, с накоплением, нормированная с накоплением, эти же 3 вида в объемном исполнении и просто объемная гистограмма. С объемными диаграммами следует вести себя осторожно, на первый взгляд они могут показаться привлекательными, но в большинстве случаев, они уступают по информативности своим двумерным аналогам.
Линейчатые диаграммы
Если гистограмму повернуть на 90 градусов, то получится линейчатая диаграмма. Область применения данных диаграмм аналогична гистограммам и, в целом гистограммы воспринимаются лучше, но, если подписи категорий достаточно длинные, то на линейчатой диаграмме они будут смотреться более гармонично.
В Excel существует 6 видов линейчатых диаграмм все виды аналогичны гистограммам, но отсутствует трехмерная линейчатая диаграмма, так как здесь нет подтипа, который бы позволял размещать несколько рядов данных по третьей оси.
График
Чрезвычайно распространенный тип диаграммы, применяется для отображения непрерывных данных или тенденций.
Курсы валют, доходы или убытки компании за определенный период времени, посещаемость сайта и многие другие показатели лучше всего изобразить графиком.
В Excel позволяет построить 7 различных подтипов графиков включая трехмерные.
Круговые диаграммы
Круговые диаграммы используются для отображения пропорций относительно целого. Все значения, которые берутся для круговой диаграммы должны быть положительными, отрицательные значения будут преобразованы Excel автоматически. Круговые диаграммы удобно использовать, когда нужно изобразить: долю компании на рынке, процент преуспевающих/ неуспевающих студентов, нишу определенной программы среди конкурентов и т.д.
Указывать значения в процентах и следить за тем, чтобы их сумма равнялась 100 не нужно, Excel самостоятельно просуммирует значения и распределит доли. Круговая диаграмма строится по одному ряду данных и является одним из тех редких случаев, когда трехмерная диаграмма может смотреться одновременно гармонично и информативно. Всего существует 5 видов круговых диаграмм две из них позволяют производить второстепенную расшифровку данных.
Excel сам определит какие данные вынести на вторичную диаграммы и, как правило, сделает это не правильно. К счастью исправить положение дел довольно просто в параметрах ряда вторичной диаграммы можно настроить не только сколько значений отнести в расшифровку вторичной диаграммы, но и определить некоторые другие параметры, например, размер.
Отдельным подвидом круговой диаграммы является кольцевая диаграмма — это круговая диаграмма для нескольких рядов данных. Таким образом можно изобразить долю на рынке в различные периоды времени. Но кольцевая диаграмма может подойти и для второстепенной расшифровки данных.
Точечные диаграммы
Еще одним видом распространенных типом диаграмм является точечные диаграммы или диаграммы рассеивания. Особенностью данного типа диаграмм является то, что они не используют ось категорий и по оси X и по оси Y откладываются значения. Данный тип диаграмм часто используется в статистических исследованиях для первичного определения наличия/ отсутствия связи между двумя переменными (количество заявок и продаж, посещения и успеваемости студента, высотой спортсмена и скоростью бега на 100 м, продолжительностью работы в компании и заработной платой и т.д.)
В Excel представлено 7 видов точечных диаграмм и две из них пузырьковые, когда размер пузырька зависит от значений точки.
Пузырьковые диаграммы не самый частый гость в отчетах общего характера, фактически, пузырьковая диаграмма это точечная с дополнительным рядом данных.
Интересный пример использования пузырьковой диаграммы продемонстрировал Джон Уокенбах, «нарисовав» мордочку мыши, давайте воспроизведем данный пример и мы.
Для того, чтобы добиться такого эффекта пришлось изменить параметр размера пузырьков на «диаметр», установить масштаб 290 (по умолчанию 100) и раскрасить значения, т.к. по умолчанию для всех значений одинаковый цвет.
Диаграммы с областями
Данный тип диаграмм достаточно редок и представляет собой графики с закрашенными областями. Если попытаться изобразить несколько рядов данных, то не исключена ситуация, когда под одним рядом не будет виден другой, в это случае лучшим выходом будет использовать простой график, либо попытаться упорядочить ряды данных так, чтобы ряд с меньшими значениями оказался на первом плане.
Если графики пересекаются, т.е. нельзя избежать перекрытия, можно сделать прозрачную заливку ряда данных, который находится на первом плане.
Биржевая диаграмма
Как можно понять из названия созданы для отображения цен на биржах, однако, их можно использовать и в других случаях, например, с помощью биржевой диаграммы можно наглядно представить график изменения температуры за февраль 2016-го года в Киеве.
Точкой по центру рассчитана средняя температура, а линией представлен дневной разброс. Как можно заметить февраль выдался на удивление теплым.
Поверхностная диаграмма
Достаточно редкий тип диаграммы, на которой изображена трехмерная поверхность. Отличительной особенностью данного типа диаграммы является то, что здесь цвет используется для выделения значений, а не рядов данных.
Количество цветов на поверхностной диаграмме зависит от цены основных делений по оси значений: один цвет-одно значение.
Поверхностная диаграмма в Excel не является трехмерной в полном смысле, на ней нельзя изобразить график из точек данных, представленных в системе координат x, y, z, за исключением случая, когда «x» и «y» равны между собой.
Лепестковые диаграммы
Лепестковая диаграмма является аналогом графика в полярной системе координат. Лепестковая диаграмма имеет отдельную ось для каждой категории, оси исходят из центра, а значение отмечается на соответствующей оси.
В качестве примера использования лепестковой диаграммы можно проанализировать недельную посещаемость сайта msoffice-prowork.com за определенный период, как видно в выходные количество посетителей существенно меньше.
Если несколько рядов данных перекрывают друг друга, по аналогии с диаграммой с областями, можно либо сделать заливку прозрачной, а можно выбрать вариант лепестковой диаграммы без заливки, тогда получится просто график в полярной системе координат.
Комбинированная (смешанная) диаграмма
Комбинированная или смешанная диаграмма – это диаграмма, которая совмещает в себе два типа диаграмм. Ярким примером удачного применения такого типа диаграммы является самый первый рисунок в данном вопросе, когда гистограммой изображен доход с продаж компании, а графиком, на этой же диаграмме, показано процентное изменение по отношению к предыдущему году.
В нашем примере Excel корректное проанализировал исходные данные и предложил данный тип диаграммы в рекомендуемых. Если такого предложения от Excel не поступило, то сделать комбинированную диаграмму самостоятельно проще простого :
- Выделяем данные для постройки.
- Вызываем диалоговое окно вставки диаграммы (вкладка «Вставка», группа «Диаграммы», треугольник вызова диалогового окна либо команда «Рекомендуемые диаграммы» и переходим на вкладку «Все диаграммы»).
- Выбираем тип «Комбинированная».
- Вверху выбираем подтип, а внизу указываем для какого ряда какую диаграмму построить.
- По необходимости отмечаем опцию использования дополнительной оси (когда значения в рядах сильно различаются).
Естественно, совместить получается не все типы диаграмм, выбор ограничен различными типами гистограмм и графиков.
Если вы используете версию Excel старше 2013й, то процесс построения комбинированной диаграммы может отличаться.
Новые типы диаграмм в Excel 2016
С приходом Office 2016 Microsoft добавила Excel шесть новых типов диаграмм: Древовидная, Солнечные лучи, Каскадная, Гистограмма (специально для статистического анализа), Парето и Ящик с усами.
Все новые диаграммы будут интересны узкому кругу специалистов, например, воронкообразную диаграмму Microsoft рекомендует использовать для отображения количества потенциальных покупателей на различных этапах продаж.
Насколько такая визуализация наглядна каждый пускай решит самостоятельно.
Шаблоны диаграмм
Иногда на построение и тонкую настройку диаграммы тратится много времени. Если нужно будет построить несколько однотипных и временезатратных диаграмм можно просто копировать исходник и заполнять его каждый раз новыми данными.
Хотя такой способ и имеет право на существование, для этих целей лучше сохранить исходную диаграмму в качестве шаблона, а потом использовать его точно также, как и любой другой тип диаграммы.
Для сохранения диаграммы в качестве шаблона следует:
- Создать диаграмму.
- Отформатировать диаграмму, произвести настройку.
- Выделить диаграмму/ вызвать контекстное меню/ выбрать команду «Сохранить как шаблон…»
- Дать имя шаблону.
Шаблоны диаграмм Excel имеют расширение *.crtx. Все шаблоны, созданные пользователем, можно найти в группе Шаблоны, соответственно, если необходимо изменить тип уже созданной диаграммы, заранее сохраненный шаблон следует поискать именно там.
- Быстрое форматирование диаграмм с помощью стилей и макета
Видеоверсия
Текстовая версия
После создания диаграммы вы можете изменить ее параметры до неузнаваемости, детальные настройки диаграммы будут рассмотрены в следующем вопросе, а сейчас мы будет применять на диаграмме заготовленные стили оформления и макеты. С помощью этих инструментов можно быстро подобрать подходящий внешний вид диаграммы.
Весь необходимый инструментарий находится на дополнительной вкладке «Конструктор», нам понадобятся команды групп «Макет диаграммы» и «Стили диаграмм».
Стили диаграммы – это заранее подготовленный набор визуальных параметров диаграммы.
Предустановленные стили диаграмм отвечают за внешнее оформление элементов диаграмм, таких как: шрифты и цветовая гамма, дополнительно можно еще поэкспериментировать еще с командой «Изменить цвета», она позволит в дополнение к стилю подобрать набор цветов.
Стили оформления, а также цветовые наборы зависят от самой темы книги Excel.
Стили диаграмм не добавляют и не удаляют сами элементы диаграмм, за это отвечает выпадающая команда Экспресс-макет.
Если вы подобрали более-менее приемлемый макет, но на нем отсутствует или наоборот, является лишним определенный элемент, то выпадающая команда «Добавить элемент диаграммы» предоставит просто изобилие возможностей по добавлению и расположению элементов диаграммы.
Для применения определенного стиля или набора цветовой палитры, ровно, как и для добавления/ удаления определенных элементов диаграммы, вовсе не обязательно переходить на вкладку «Конструктор». Если выделить диаграмму, то рядом образуются три всплывающие кнопки, верхняя отвечает за удаление или добавление элементов диаграмм, средняя отвечает за изменение стиля или цветовой палитры.
Удаление любого элемента диаграммы возможно и с нажатием клавиши Delete, с предварительным выделением нужного (или не нужного, кому как больше нравится) элемента.
Третья всплывающая управляющая кнопка позволит быстро произвести определенные манипуляции с данными. Здесь можно скрыть один или несколько рядов данных без необходимости перестроения самой диаграммы.
Использование стилей и макетов позволит быстро изменить внешний вид диаграммы, но, если нужна более тонкая настройка следует воспользоваться командами ручного форматирования элементов диаграммы.
- Форматирование диаграмм в ручном режиме
Видеоверсия
Текстовая версия
Имея определенное представление о диаграммах их способах построения, давайте более детально рассмотрим основные элементы диаграммы: ряды данных (основной элемент диаграммы), оси (основная слева, вспомогательная справа), названия осей, название диаграммы, подписи данных, таблица данных (дублирует таблицу с листа), сетка, легенда (подписи рядов данных).
Принято также разграничивать область диаграммы (chart area) и область построения (plot area)
Область диаграммы — это все внутреннее пространство, ограниченное границами диаграммы.
Область построения — это пространство, ограниченное осями, область построения диаграммы может перемещаться в рамках области самой диаграммы.
Пользователь может выбрать элемент щелчком левой клавиши по элементу на диаграмме и отредактировать его, например, ввести новое значение. Если какой-нибудь элемент затруднительно выбрать мышкой, для его выбора предусмотрена выпадающая команда в группе «Текущий фрагмент» на вкладке «Формат».
До этого момента мы принимали составляющие части диаграммы в том виде, в котором они были представлены тем или иным стилем оформления, сейчас будем форматировать элементы вручную.
Не лишним будет отметить, что количество элементов диаграммы зависит от типа самой диаграммы, удалить или изменить местоположение существующих, а также добавить отсутствующие элементы можно с помощью команды «Добавить элементы диаграммы» группы «Макет диаграммы» вкладки «Конструктор».
Форматирование текстовых меток
Текстовые метки — это подписи осей, название диаграммы, подписи рядов и т.д., для форматирования нужно сначала выделить нужный элемент, а потом воспользоваться командами групп «Шрифт» и «Выравнивание». При необходимости можно вызвать диалоговое окно «Шрифт» и настроить еще больше параметров оформления текстовой метки. Форматирование текстовых меток ничем особенным не отличается от форматирования обычного текста в Excel.
Если нужно изменить название диаграммы или подписи осей, как правило пользователи кликают по элементу и начинают изменять название прямо в диаграмме. Так можно делать, но также можно кликнуть по текстовой метке (например, названии диаграммы), поставить знак «=» и кликнуть по ячейке, где хранится предполагаемое название. Такой способ хорош тем, что в ячейке название можно менять формулой и оно автоматически будет отражаться и на самой диаграмме.
Форматирование рядов данных (серий данных)
За форматирование рядов данных отвечает вкладка «Формат» из группы дополнительных вкладок «Работа с диаграммами». Прежде чем приступить к форматированию, необходимо научиться правильно выделять конкретный элемент ряда (столбец, точку, сектор, строку и т.д.)
Итак, первый щелчок левой клавиши мышки по любому элементу ряда выделить весь ряд, выделить весь ряд можно и с помощью выпадающего списка из группы «Элементы диаграммы», а второй щелчок по конкретному элементу приведет уже к выделению только этого элемента, соответственно все форматирование будет относиться только к нему.
На заметку
Первый щелчок по ряду данных выделит весь ряд, а второй уже конкретный элемент ряда. Его можно отформатировать индивидуально.
После выделения элемента последующее форматирование производится инструментарием группы «Стили фигур» вкладки «Формат». Здесь можно выбрать один из предустановленных стилей для фигур, либо выбрать индивидуальные настройки: толщина линий, заливка и ее цвет, тени, эффекты и т.д. Более глубокую настройку параметров производят с помощью диалогового окна форматирования фигур, которое вызывается щелчком по треугольнику в правом нижнем углу группы. К слову название этого окна, а также перечь доступных в нем команд для редактирования зависят от того элемента, который в данный момент выделен.
Среди интересных параметров, которые настраиваются в данном диалоговом окне — прозрачность цвета заливки, которая несет не только эстетическую функцию, но и практическую. Прозрачность будет полезна, если некоторые ряды перекрываются.
Форматирование легенды
Легенда на диаграмме Excel — это подпись ряда данных. Как и любой другой элемент диаграммы, легенду можно удалить, разместить в разных областях диаграммы или отформатировать.
Тонкая настройка внешнего вида легенды производится в уже знакомо диалоговом окне форматирования легенды, здесь, к примеру, можно изменить цвет самой подписи в стиль ряда данных на графике, добавить зеркальное отражение или другие эффекты.
Как правильно перемещать элементы внутри области диаграммы
Перемещение элементов диаграммы внутри области диаграммы можно сделать двумя путями: просто перетащить мышкой и выбрать расположение командой «Добавить элемент диаграммы». Как же лучше выбирать размещение элемента.
Если нужно сделать небольшое передвижение, например, сдвинуть легенду вправо, а не по центру, то это делается мышкой, если же нужно сделать кардинальные перестановки, например, разместить не внизу области построения, а вверху под названием или сбоку, то это лучше сделать с помощью команду «Добавить элемент диаграммы», т.к. в этом случае все остальные элементы быстро подстроятся под новый макет диаграммы. Если делать такие манипуляции мышкой, то придется изрядно повозится (изменить размер и положение остальных элементов вручную) и не факт, что результат вас устроит.
Функция РЯД
В завершение рассмотрения данного вопроса следует отметить функцию РЯД, она появляется в строке формул при выделении определенного ряда данных.
Функция РЯД является неполноценной функцией, ее невозможно применять в ячейках рабочего листа и в качестве аргументов нельзя использовать другие функции, однако, можно редактировать аргументы самой функции. Практическая значимость такого мероприятия сомнительна, ведь проще все сделать через соответствующие команды, но для общего развития ознакомиться будет полезно.
Синтаксис функции РЯД следующий:
=РЯД(имя_ряда; метки_категории; диапазон_данных;номер_ряда;размеры)
- имя_ряда – необязательный аргумент содержит ссылку на ячейку, в которой записано имя ряда, используемое в легенде. В нашем случае это ячейка B1;
- метки_категории – необязательный аргумент, содержит ссылку на диапазон ячеек где записаны метки для оси категорий. В нашем случае это диапазон A2:A32;
- диапазон_данных – обязательный аргумент, содержит ссылку на диапазон ячеек данными для ряда. Можно использовать несмежные диапазоны, тогда их нужно будет разделить запятыми и заключить в круглые скобки;
- номер_ряда – обязательный аргумент может быть только константой (число непосредственно в формуле). Этот аргумент имеет смысл только при наличии нескольких рядов данных на диаграмме и показывает очередность прорисовки, если оранжевой области присвоить первый номер, то она будет скрыта за синей областью;
- размеры – используется только для пузырьковых диаграмм, содержит ссылку на диапазон с размерами пузырьков.
Как можно заметить в функции РЯД ссылки на диапазоны и ячейки введены как абсолютные и с обязательным указанием имени листа. На первый взгляд это может немного сбить с толку, но если присмотреться, то стандартные абсолютные ссылки с указанием листа. Здесь, кстати могут быть и поименованные диапазоны, но тогда нужно обязательно указать имя книги.
- Инструменты быстрого анализа
Видеоверсия
Текстовая версия
Начиная с 2013 й версии Excel появилась возможность провести быстрый визуальный анализ данных определенного диапазона. При выделении диапазона в правом нижнем углу появляется специальный значок нажатие на который позволит вызвать инструменты быстрого анализа. Тоже самое можно сделать с помощью горячего сочетания Ctrl+Q.
Горячее сочетание
Ctrl+Q вызывает инструменты быстрого анализа
Здесь сосредоточено сразу несколько инструментов быстрого анализа выделенного диапазона.
К выделенному диапазону можно применить инструменты условного форматирования, построить диаграмму, это тот самый четвертый способ создания диаграммы, о котором мы упоминали ранее, подсчитать различные итоговые значения (сумму, среднее и т.д.), преобразовать диапазон в таблицу (таблицы будем рассматривать дальше) и построить спарклайны (инфолинии, мини-диаграммы) – небольшие диаграммы, которые умещаются в одну ячейку.
Спарклайны
Если имеется таблица с множеством рядов данных, то применение стандартной диаграммы привело бы к построению множества графиков и зрелище было бы не самым наглядным, использование спарклайнов покажет график для каждой строки диапазона отдельно.
Аналогичная ситуация и по остальным двум видам спарклайнов: «Гистограмма» и «Выигрыш/ проигрыш».
Добавление спарклайнов на рабочий лист
Первый и, наверное, самый быстрый способ создания спарклайнов — это с помощью инструмента быстрого анализа, но построить спарклайны к выделенному диапазону можно и с помощью вкладки «Вставка», группа «Спарклайны». В этом случае придется дополнительно указать диапазон для вывода инфолиний, в случае с инструментом быстрого анализа спарклайны добавляются справа от выделенного диапазона. Диапазон должен соответствовать количеству строк.
В начале данного занятия мы говорили о невидимом уровне, на котором размещаются диаграммы и текстовые блоки. Спарклайны, фактически являют собой диаграммы, как один из типов данных в ячейках, наряду с текстом, числами и формулами. Именно поэтому при построении спарклайнов действуют стандартные правила заполнения ячеек, а именно, автозаполнение. Можно построить спарклайн для одного ряда, а потом, с помощью автозаполнения, заполнить оставшиеся ячейки диапазона.
Рассмотрим спарклайны, как инструмент быстрого анализа, более детально.
После добавления инфолиний на рабочий лист появляется специальная вкладка «Конструктор» для работы с мини-диаграммами.
Несмотря на богатство настроек на вкладке, регулируемых параметров не так уж и много, в основном они касаются внешнего вида.
Команда «Изменить данные» позволяет, кроме настроек данных для всех или отдельно взятого спарклайна, настроить отображение пустых и скрытых ячеек. Эти настройки аналогичны таков для диаграмм, по умолчанию пустые значения игнорируются, и линия не прерывается, однако, можно сделать так, чтобы в местах с пустыми ячейками были разрывы или они принимались за нулевые значения.
В группе «Показать» можно включить отображение маркеров для отдельных или всех точек. Удобно, например, посмотреть максимум и минимум.
Группа «Стиль» полностью отдана за изменение внешнего вида спарклайнов, отдельно можно настроить цвет маркера.
С помощью последней группы можно настроить так, чтобы спарклайны воспринимались как единое целое и форматировались соответствующим образом, а можно их разгруппировать, тогда можно будет каждый спарклайн настроить индивидуально.
Команда «Ось» является самой важной с точки зрения представления данных.
По умолчанию для каждого ряда строится своя мини-диаграмма, со своими максимальными и минимальными значениями, что удобно для общей динамики, но не для сравнения рядов. На рисунке с примером одни и те же данные, только на нижнем примере установлен масштаб оси одинаков для всех спарклайнов. Из-за разницы в значениях визуально проследить динамику в рядах 2-10 проследить невозможно.
Другие инструменты быстрого анализа
В завершении рассмотрения инструмента быстрого анализа отформатируем выделенный диапазон с помощью условного форматирования, построим график, добавим некоторые итоговые значения и добавим спарклайны типа гистограмма.
Инструмент быстрого анализа итоги разместил под данными, спарклайны слева от данных.
Флэшкарты
Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.
Практика
В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки
Задание 1. Построение простого графика
- Открыть книгу из предыдущего занятия «Задание 5.4 выполнено».
- Построить график динамики заработка в долларах США по дням.
- Добавить название диаграммы, подписи осей, таблицу данных и легенду.
- Стилевое оформление подобрать самостоятельно. Сравнить полученный результат с приведенным ниже.
- Сохранить книгу под именем «Задание 6.1 выполнено».
Посмотреть решение
Задание 2. Закрепление навыков использования шаблонов
Посмотреть решение
Задание 3. Построение круговой и кольцевой диаграммы
На основе данных о количестве просмотров сайта мобильными устройствами необходимо построить круговую диаграмму со вторичной линейчатой. На вторичную вывести доли мобильных устройств по моделям.
- Открыть книгу из предыдущего задания «Задание 6.2 выполнено».
- Создать дополнительный лист, переименовать его в «Статистика по устройствам» и внести данные с таблицы:
- Создать круговую диаграмму со вторичной. На главной диаграмме должно быть две области: десктоп и мобильные, на вторичную круговую, вывести типы мобильных устройств.
- В пустую ячейку листа ввести желаемое название диаграммы.
- Добавить элемент название диаграммы и связать его с названием, которое было введено в свободную ячейку на листе.
- Сравнить полученный результат с рисунком:
- Сохранить книгу под именем «Задание 6.3 выполнено».
Пояснение: имеется ввиду название не вводить вручную, а сделать ссылкой на ячейку листа.
Посмотреть решение
Задание 4. Использование инструментов быстрого анализа
- Открыть книгу со статистикой выручки по месяцам в разрезе сотрудников «Выручка за год».
- Открыть книгу из предыдущего задания «Задание 6.3 выполнено».
- Скопировать лист из книги «Выручка за год» в книгу «Задание 6.3 выполнено».
- Закрыть книгу «Выручка за год».
- С помощью инструментов быстрого анализа в итоговую строку добавить сумму выручки по месяцам.
- С помощью инструментов быстрого анализа в крайний правый столбец добавить спарклайны отражающие динамику.
- Спарклайны с 6 по 10й сделать самостоятельной группой. Должно быть 2 группы спарклайнов с 1 по 5й и с 6 по 10.
- Для второй группы спарклайнов изменить их тип на «Гистограмма».
- С помощью условного форматирования выделить по два лучших сотрудника (с наивысшими показателями) в каждом месяце.
- Результат работы сравнить с рисунком:
- Сохранить книгу под именем «Задание 6.4 выполнено».
Подсказка
Подсказка: скопировать быстрее всего перетягиванием ярлычка листа с зажатой клавишей Ctrl, либо с помощью контекстного меню по ярлычку листа.
Подсказка
Подсказка: выделить спарклайны 6-10 выбрать команду «разгруппировать», а потом опять их выделить и выбрать «сгруппировать». В группе «Группировать» дополнительной вкладки Конструктор (Работа со спарклайнами).
Посмотреть решение