Включить общий доступ к книге excel

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше

Включение общих книг

  1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и одним из них, в частности, является невозможность редактирования с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое является заменой общих книг.

  2. Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в такое расположение, как \server_namefolder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

  3. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

    Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

  4. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

  5. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

  6. Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

  7. Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

  8. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

  9. Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности

Неподдерживаемые действия

Создание и вставка таблиц

Вставка и удаление групп ячеек

Добавление и изменение условного форматирования

Удаление листов

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек

Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка и фильтрация по формату

Вставка или изменение рисунков и других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка и редактирование гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение и просмотр сценариев

Защита листов или книг и снятие защиты

Автоматическая вставка промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов

Создание и изменение отчетов сводных таблиц

Изменение или удаление формул массива

Создание и применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание и изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с XML-элементами

Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4

Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»

Использование формы данных для добавления новых данных

Добавление примечаний в потоке

Редактирование или удаление цепочки примечаний

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

    Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

  2. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

  3. Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

  4. Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

    Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

  2. В списке по времени выберите вариант Все.

  3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

  4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

  5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

    Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

  2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

  3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

    1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

    2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.

    3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

    4. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

    5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

    6. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.

Включение общих книг

  1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.

  2. Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

  3. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

  4. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

  5. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

  6. Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

  7. Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

  8. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

  9. Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности

Неподдерживаемые действия

Создание и вставка таблиц

Вставка и удаление групп ячеек

Добавление и изменение условного форматирования

Удаление листов

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек

Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка и фильтрация по формату

Вставка или изменение рисунков и других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка и редактирование гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение и просмотр сценариев

Защита листов или книг и снятие защиты

Автоматическая вставка промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов

Создание и изменение отчетов сводных таблиц

Изменение или удаление формул массива

Создание и применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание и изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с XML-элементами

Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4

Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»

Импорт, обновление и экспорт данных XML

Использование формы данных для добавления новых данных

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

  2. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

  3. Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

  4. Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

  2. В списке по времени выберите вариант Все.

  3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

  4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

  5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

  2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

  3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

    1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

    2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

    3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

    4. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

    5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

  2. В списке по времени выберите вариант Все.

  3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

  4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

  5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

  2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

  3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

    1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

    2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

    3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

    4. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

    5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Нужна дополнительная помощь?

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Рецензирование-Доступ к книге.

  3. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  4. Управление доступом к файлу.

  5. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  6. Настройки в Подробнее.

  7. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  8. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  9. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Данные-Подключения.

  3. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  4. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
  6. Имя пользователя.

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. Доступ к книге.

  3. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  4. Список пользователей.

  5. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
  2. Выделить исправления.

  3. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
  4. Вносить изменения на отдельный лист.

  5. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Разрешить изменять файл нескольким пользователям.

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Содержание

  1. Особенности работы с общим файлом Excel
  2. Как сделать совместный доступ к файлу Excel
  3. Настройка параметров
  4. Открытие общего файла
  5. Как открыть книгу Excel с совместным доступом
  6. Как посмотреть действия участников
  7. Как удалить пользователя из файла Excel
  8. Как ограничить использование общей книги

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

  1. Создание таблиц.
  2. Управление сценариями, включая их просматривание.
  3. Удаление листов.
  4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные. 
  5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий. 

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

1

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

2

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

3

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее. 

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл. 

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

4

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

5

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

  1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
  2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
  3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
  4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

  1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию. 
  2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
  3. Перезапустить совместный доступ. 
  4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

  1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    6
  2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    7

     При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.

  3. Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    8
  4. При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    9
  5. Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    10
  6. Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    11
  7. С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

12

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

  1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    13
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    14
  2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
  3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.
    Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно
    15

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

16

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

17

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

18

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

  1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
  2. Нельзя управлять сценариями. 
  3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
  4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ. 

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить. 

Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
  2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
  3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Содержание

  • Процесс совместной работы
    • Предоставление совместного доступа
    • Настройка параметров
    • Открытие общего файла
    • Просмотр действий участников
    • Рецензирование действий пользователей
    • Удаление пользователя
    • Ограничения по использованию общей книги
    • Отключение общего доступа
  • Вопросы и ответы

Совместная работа в Microsoft Excel

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

  1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
  2. Переход к окну доступа к книге в Microsoft Excel

  3. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
  4. Окно управление доступа к книге в Microsoft Excel

  5. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

Сохранение файла в Microsoft Excel

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Обозначение общего файла в Microsoft Excel

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

  1. Переходим во вкладку «Подробнее».
  2. Переход во вкладку Подробнее в Microsoft Excel

  3. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

    Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

    Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

    Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

    После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Настройка общего доступа в Microsoft Excel

Lumpics.ru

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

  1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
  2. Переход к открытию файла в Microsoft Excel

  3. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
  4. Открытие файла в Microsoft Excel

  5. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
  6. Переход в Параметры в Microsoft Excel

  7. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Параметры в Microsoft Excel

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

  1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
  2. Переход в окно выделения исправления в Microsoft Excel

  3. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

    Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

    Настройка изображения исправлений по умолчанию в Microsoft Excel

    Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.

  4. Новое отображение исправлений в Microsoft Excel

  5. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
    • отображение со времени последнего сохранения;
    • вся хранящиеся в базе исправления;
    • те, которые ещё не просмотрены;
    • начиная с конкретной указанной даты.

    Отображения вариантов выбора в поле По времени в окне исправлений в Microsoft Excel

    В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

    Выбор пользователей в Microsoft Excel

    В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

    Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».

  6. Изменение настроек в окне исправления в Microsoft Excel

  7. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

  1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
  2. Переход к рецензированию исправлений в Microsoft Excel

  3. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
  4. Просмотр испралений в Microsoft Excel

  5. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Принятие или отказ испралений в Microsoft Excel

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

  1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
  2. Переход к удалению пользователя в Microsoft Excel

  3. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
  4. Удаление пользователя в Microsoft Excel

  5. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Подтверждение удаление пользвателя в Microsoft Excel

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

  • Создавать или изменять сценарии;
  • Создавать таблицы;
  • Разделять или объединять ячейки;
  • Манипулировать с XML-данными;
  • Создавать новые таблицы;
  • Удалять листы;
  • Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

  1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
  2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
  3. Переход в окно выделения исправлений в Microsoft Excel

  4. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
  5. Включение режима внесения исправлений на отдельном листе в Microsoft Excel

  6. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
  7. Исправления вынесены на отдельный лист в Microsoft Excel

  8. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
  9. Переход к отключению общего доступа в Microsoft Excel

  10. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
  11. Отключение общего доступа в Microsoft Excel

  12. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

Диалоговое окно при закрытии общего доступа в Microsoft Excel

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Содержание

    • 0.1 Общий доступ в старых версиях Excel
    • 0.2 Совместное редактирование в Excel 2016
    • 0.3 Автосохранение: плюсы и минусы
    • 0.4 Как отключить Автосохранение в Excel
    • 0.5 Ссылки по теме
  • 1 Особенности работы с общим файлом
  • 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
    • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
    • 2.2 Как удалить пользователя
  • 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
      • 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
      • 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
      • 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
      • 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
  • 4 Как сделать общий доступ к файлу Excel
    • 4.1 Поделитесть полезным с друзьями:

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

  • Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д. 
  • При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда. 
  • Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко. 
  • В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения. 

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

… можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

  • Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
  • Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
  • Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):

    Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows. 

Предупреждение: реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — :

как сделать общий доступ к файлу excel 2016

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме

  • Создание резервных копий ценных файлов
  • Статья про Автосохранение на сайте MSDN

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
  2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
  3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

  • Управление и изменение макросов
  • Добавлять рисунки и другие объекты
  • Группировать или скрывать столбца или строки
  • Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
  • Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
  • Делать защиту листа
  • Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 10 535 times, 4 visits today)

Как сделать общий доступ к файлу Excel

В корпоративных сетях, как крупных, так и не очень, часто любят выкладывать документы на файловый сервер в общий доступ для нескольких пользователей и редактировать их удалённо, прямо на сетевом диске, не скачивая себе на компьютер. С электронными таблицами не всё так просто — по умолчанию общий доступ к файлу Excel отключен в параметрах документа, а значит можно будет открыть только одну его копию для одного пользователя. Чтобы включить совместный доступ в Экселе, надо в главном меню открыть раздел «Рецензирование» и найти группу «Изменения»:

В ней надо найти и нажать кнопку «Доступ к книге». Появится окно управления общим доступом к файлу Excel:

Здесь надо поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», после чего — нажать на кнопку «ОК».
Теперь при сохранении этого документа в названии будет отметка «», что означает что включен совместный общий доступ для файла Эксель.

Примечание: Обратите внимание на поле «Файл открыт следующими пользователями. В нём отображаются все, кто вносил изменения в этой книге. Чтобы посмотреть что было изменено конкретным пользователем, то нужно на вкладке «Рецензирование» нажать на кнопку «Исправления» и в меню выбрать пункт «Выделить исправления». Появится такое окно:

Здесь можно выбрать подходящий вариант отслеживания изменений — по времени, конкретным пользователем или в заданных ячейках. По умолчанию, они будут выделены на экране. При необходимости можно будет вынести изменения в отдельный файл.

Поделитесть полезным с друзьями:

Только в этом случае коллеги смогут вносить в документ свои изменения. Откройте книгу Excel и перейдите к вкладке «Рецензирование». В группе «Изменения» нажмите на кнопку «Доступ к книге».

Как открыть общий доступ к книге ExcelВ открывшемся диалоговом окне поставьте галочку у опции «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» и нажмите на «ОК». Excel попросит сохранить файл, а в названии файла появится пометка «[Общий]».

Если несколько пользователей уже работали с документом, то иногда бывает полезно знать, кто именно и какие изменения внес. Для этого снова откройте вкладку «Рецензирование» и нажмите на «Исправления» и, далее, «выделить исправления».

Отследите вносимые в книгу Excel изменения. Даже если несколько пользователей работают с одним листом Excel, изменения можно отследить

Отследите вносимые в книгу Excel изменения. Даже если несколько пользователей работают с одним листом Excel, изменения можно отследить

Excel выделит обработанные ячейки цветовой рамкой. Если вы наведете мышь на выделенную ячейку, то увидите, кто, когда и какие конкретно изменения вносил в данный документ.

Share using co-authoring or the shared workbook feature

Updated on November 12, 2021

What to Know

  • Sign up for OneDrive if you don’t already have an active account.
  • Open the workbook and select Share > Sign In. Enter a name and choose a OneDrive folder, then select Save. Select Share again.
  • Under Sharing Options, select Invite People and enter the recipients’ email addresses. Check Can Edit to grant editing privileges.

With shared Microsoft Excel workbooks, you can collaborate with others by adding or modifying data, formulas, and formatting on the fly from multiple locations and devices. Here’s how to share an Excel file in Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, and Excel Online.

Sign Up for OneDrive

If you use Microsoft 365 or Microsoft Office, you may have an active OneDrive account. If not, or if you’re unsure, sign up for OneDrive before continuing. The only exception is if you intend to share an Excel file hosted on a SharePoint Online library or internal network, in which case, you don’t need a OneDrive account.

Before you can share a spreadsheet for co-authoring purposes, you must save it in the XLSX, XLSM, or XLSB format.

How to Share an Excel File in Microsoft 365 or Excel 2019

To share an Excel workbook:

Newer versions of Excel replaced the Shared Workbook feature with a service called co-authoring. It allows for similar collaboration and offers advanced tools that aren’t available in older versions of Excel.

  1. Open the Excel workbook you wish to share.

  2. Select Share, located in the upper-right corner of the screen and below the Search Sheet bar.

  3. In the Share dialog box, select Sign In.

    If you’re signed in to your Microsoft account, go to step 6.

  4. When prompted for your Microsoft account credentials, follow the on-screen instructions to complete the authentication process.

  5. Once signed in, return to the main Excel window and select Share again.

  6. In the Name field, enter a title for the shared workbook.

  7. Select the Place drop-down menu to choose where to share the file, for example, OneDrive. In most cases, this is the preferred location unless you use a SharePoint library or an internal network location.

  8. Select Save.

  9. The file uploads to the repository you chose in step 7. Select Share.

  10. In the Sharing Options pop-up list, select Invite People.

    You don’t have to share the workbook for collaboration purposes. If you’d rather share a read-only version, select Send a Copy.

  11. In the Invite People dialog, type the email addresses of the people you want to share the workbook with. Separate each email address with a comma.

    You can type names from your contacts in place of email addresses. In this case, you’re prompted to grant Excel access to the corresponding application. 

  12. Enter a message for the recipients, if desired.

  13. The Can Edit option, accompanied by a check box, is disabled by default for precautionary purposes and dictates that the recipients can’t modify the Excel file. To remove this read-only restriction, select the check box so that the check mark appears.

  14. Select Share. Your recipients are notified that a workbook has been shared with them.

How to Share a File in Excel Online

Just like Excel for Microsoft 365 and Excel 2019, the web-based version of Excel uses the co-authoring features in place of what used to be known as Shared Workbooks.

  1. Go to Excel Online in a web browser and open the workbook you want to share.

  2. Select Share, located in the upper-right corner of the browser window to display the Invite People dialog box.

  3. In the To field, type the email addresses of the people you want to share the workbook with, each separated by a comma.

  4. In the Add a quick note field, enter a relevant message for your recipients.

  5. Select Recipients can edit.

  6. Two drop-down menus appear. The first contains the following options: Recipients can edit (default) and Recipients can only view. If you choose the latter, your recipients receive the workbook with read-only restrictions.

  7. The second drop-down menu dictates whether your recipients require a Microsoft account to access the document. Select the option that meets your needs.

  8. Select Share. Your recipients are notified that a workbook has been shared with them.

How to Share a File in Excel 2016 

Follow the Microsoft 365 instructions, as the co-authoring feature and the steps are similar. The main difference is the Share button, which appears in the upper-right corner and is represented by a head and torso alongside the word Share.

If you’d like, you can use the Shared Workbook feature. To do so, add the appropriate options to the Quick Access Toolbar by following the steps below.

Unless you have a specific need to enable the original Shared Workbook functionality, such as sharing on a restricted network with particular requirements, use co-authoring instead.

Add a Shared Workbook Button in macOS

To add the Shared Workbook functionality in macOS:

  1. Select Excel > Preferences.

  2. In the Excel Preferences dialog, select Ribbon & Toolbar, located in the Authoring section.

  3. Select Quick Access Toolbar.

  4. In the Choose commands from setting, select Review Tab.

  5. In the list of options provided, select Share Workbook (Legacy) to highlight it.

  6. Select the right bracket (>) found next to the Share Workbook (Legacy) option so that it moves to the list labeled Customize Quick Access Toolbar.

  7. Select Save to complete the process. You can now begin the sharing process from the Excel toolbar.

Add a Shared Workbook Button in Windows

Follow these steps to add the Shared Workbook functionality to Excel 2016 for Windows:

  1. Select File > Options > Quick Access Toolbar.

  2. Select Choose commands from to expand it, then select All Commands.

  3. Scroll down and select Share Workbook (Legacy) to highlight it.

  4. Select Add.

  5. Add each of the following commands, one at a time: Track Changes (Legacy), Protect Sharing (Legacy), Compare and Merge Workbooks.

  6. After these items are added, select OK to return to the main Excel window. You can now begin the sharing process from the Excel toolbar.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Владение excel впр сводные таблицы
  • Включить номера строк в word
  • Владелец файла в excel это
  • Включить надстройку power query в excel 2016
  • Вкр word что такое