Вкладка рассылки в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Бывает нужно разослать большое количество писем списку контактов из таблицы в Excel.

Это может быть список потенциальных клиентов с мероприятия, выгрузка контактов из программы (1С, Битрикс24, amoCRM), просто список родственников, которые с нетерпением ждут от вас поздравления с праздником или уникального предложения.

Расскажу, как сделать это просто, быстро и бесплатно. Для решения задачи понадобится Excel, Word и Outlook из пакета Microsoft Office.

Итак, например, есть Excel таблица с данными клиентов (ФИО, компания, E-mail) и мы хотим отправить им персонализированное сообщение о предстоящих скидках.

Таблица Excel со списком клиентов

Колонка “Пол” потребуется для определения окончания “уважаемый” или “уважаемая”, ее я вычислил по формуле, если “Отчество” заканчивается на “ч” значит это мужчина, если нет — женщина:

=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(C2;1) = "ч"; "М";"Ж")

В новом документе Word наберём шаблон текста сообщения, которое будем отправлять. Вместо обращения, имени и названия компании оставим пока пустые места.

Запустим Мастер Слияния: вкладка Рассылки (Mailings), Начать слияние (Start Mail Merge), далее Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard).

Запуск пошагового мастера слияния

Откроется мастер, состоящий из 6 этапов.

На перовом этапе выберем пункт Электронное сообщение (E-mail), так как хотим отправить наши сообщения по электронной почте.

Выбор типа документа

На втором этапе нужно указать, какой документ будет использоваться в качестве шаблона, выберем Текущий документ (Current document).

Выбор документа

Третий этап — выбор получателей. Так как список наших клиентов хранится в файле Excel, выбираем пункт Использование списка, жмем Обзор (Browse) и указываем наш файл.

Выбор получателей

Откроется окно Получатели слияния, в нем можно выбрать или отменить клиентов для которых делаем рассылку.

Выбор получателей рассылки

Четвертый этап — создание сообщения. Тут можно вставить данные из нашего файла Excel в шаблон сообщения, который мы подготовили.

Создание сообщения

Вставим Фамилию, Имя, Отчество и название компании в наш шаблон, для этого: установим курсор в текст сообщения куда хотим вставить значение поля Excel, нажмем Другие элементы, в открывшемся окне выберем поле, которое хотим вставить, и так для всех полей.

Вставка поля

Чтобы правильно указать обращение “уважаемый” для мужчин, и “уважаемая” для женщин создадим правило. Жмём кнопку Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) и выберем пункт IF…THEN…ELSE.

Создание правила

В открывшемся окне укажем правило: если поле “Пол” равно “М” — вставить текст “уважаемый”, в противном случае — вставить текст “уважаемая”.

Настройка правила

В итоге, после вставки полей должен получиться шаблон похожий на мой (вставленные поля выделил красным цветом).

Готовый шаблон слияния

На пятом этапе можно предварительно просмотреть результаты слияния. Для перехода между письмами служат кнопки со стрелками.

Предварительный просмотр сообщений

На завершающем 6 этапе нужно выбрать единственный пункт Электронная почта.

Завершение слияния

Затем в открывшемся окне указать тему отправляемых писем и выбрать в поле Кому столбец нашей таблицы Excel, в котором содержаться адреса получателей

Запуск рассылки

После нажатия на кнопку ОК, Word автоматически подключится к вашему почтовому клиенту Outlook, поместит все сообщения в папку «Исходящие», после чего письма отправятся получателям.

Если вы хотите проверить письма перед отправкой, есть небольшая хитрость, нужно предварительно перевести Outlook в автономный режим Файл — Автономный режим. Письма останутся в исходящих, пока вы не выйдете из автономного режима и при необходимости вы сможете проверить или внести в них изменения.

На этом всё. Но вы можете поддержать проект. Даже небольшая сумма поможет нам писать больше полезных статей.

Если статья помогла или понравилась, пожалуйста поделитесь ей в соцсетях.

Источник

В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).

К общим настройкам рассылки относится:

настройка темы письма и текста письма
настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)

Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:

2. Пролистываем форму настроек немного вниз, и задаём тему, текст и адрес email получателя писем:

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:

{email адресата} — обычный адрес электронной почты (краткий формат)
После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид vasya@mail.ru
{Имя адресата} <{email адресата}> — полный формат адреса электронной почты (Имя Получателя <email>)
После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид Василий Пупкин <vasya@mail.ru>

Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы лично им (а не просто на их адрес email)

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код {%longdate%} для вставки текущей даты)

Вложения (прикрепление файлов к письму)

Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

Первая опция — «Прикреплять к письму сформированные файлы» — позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов — образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, — то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

Вторая опция — «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» — даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено — сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, — файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Результат создания писем — на скриншоте:

Источник

Содержание

0.1 Постановка задачи
0.2 Подготовка списка клиентов в Excel
0.3 Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
0.4 Ссылки по теме

1 Применение инструмента
2 Что необходимо
3 Добавить «Email рассылки» в Excel 2016, 2013, 2010, 2007
4 Как работать с надстройкой:

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

Отправка книги или листа Excel по электронной почте
Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

легки в использовании
малоизвестны
приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

Документ-шаблон в Word’е
Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Сегодня массовые рассылки почти по умолчанию предполагают персонализацию. Это касается любых рассылок, от корпоративных новостей до массовых маркетинговых кампаний. И любого способа отправки, от стандартного слияния почты в MS Word до специализированных SendGrid или MailChimp. Зачастую единственный общий знаменатель — это список получателей в Excel. Так возможно ли отправлять массовые персонализированные рассылки без помощи Word или других программ?

Надстройка XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:

Не нужно переключаться между окнами, импортировать данные, запускать Word или другие программы
Установка связи с любым вашим email через SMTP — Gmail, Yandex, Outlook, т.д.
Вложение файлов любого формата с вашего компьютера
Вложение одинаковых файлов всем или разных файлов разным получателям
TXT или HTML шаблоны сообщения с любыми персонализированными полями

Добавить «Email рассылки» в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

Подходит для: Microsoft Excel 2016 – 2007, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).

Скачать надстройку XLTools

Как работать с надстройкой:

Кому будет полезна надстройка XLTools «Email рассылки»
Как работает слияние почты в Excel
Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком
Как создать список получателей в Excel
Как вложить файлы в сообщения email рассылки
Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку
Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя
Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»

Кому будет полезна надстройка XLTools «Email рассылки»

Предположим, ваша компания планирует провести мероприятие, и вам нужно отправить email приглашения 50-60 партнёрам. Чтобы сообщения не выглядели как спам, вам нужно, чтобы каждому партнёру пришло персонализированное письмо с обращением по имени. Кроме того, вы не хотите случайно раскрыть контакты всех партнёров в строке «КОМУ» — так что каждое письмо должно быть адресовано только одному партнёру. Надстройка XLTools «Email рассылки» поможет выполнить рассылку именно так, при этом сэкономив вам время.

Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения.
Используйте «Email рассылки» для отправки массовых электронных сообщений с любого вашего email аккаунта: Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции как SendGrid или MailChimp, т.д.
«Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д.
«Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.
«Email рассылки» для маркетинговых рассылок: отправляйте новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, промо-акции читателям блога, т.д.

Обратите внимание, что надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок — это надстройка Excel для повышения продуктивности работы. И хотя XLTools не устанавливает лимит отправки, ваш почтовый домен его наверняка устанавливает лимит, как и штрафы за его нарушение.

Как работает слияние почты в Excel

Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:

Свяжите «Email рассылки» со своим email аккаунтом.
Создайте список получателей в таблице Excel.
Создайте шаблон email сообщения, добавьте метки для вставки персонализированных данных.
Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!

Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.

Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком

Свяжите «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком посредством SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи электронной почты). Это работает практически с любым email аккаунтом: личной или рабочей почтой на Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции, т.д.

Нажмите кнопку «Настройки» на вкладке XLTools > Откройте вкладку «Email рассылки (SMTP)».
«Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которой будет осуществлена рассылка.
Напр., your_name@gmail.com.
«SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически; в противном случае обратитесь к вашему системному администратору.
«Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.
Напр., «Семинары XYZ».
«Имя пользователя» и «Пароль» – привяжите свою электронную почту.
При необходимости отметьте флажком «Использовать SSL/TLS». Криптографические протоколы SSL (Secure Sockets Layer, уровень защищённых сокетов) и TLS (Transport Layer Security, безопасность транспортного уровня) создают безопасную связь между вашим email сервером и вашим компьютером.

Для проверки связи с этой электронной почтой нажмите кнопку «Отправить тестовый Email…». Тестовое сообщение будет сразу же отправлено.

Как создать список получателей в Excel

Таблица Excel — это удобный способ хранения контактов. Каждая строка содержит сведения об одном получателе. Каждый столбец представляет собой персонализированное поле, напр. Email, Имя, Отчество, т.д. Эта Excel таблица также служит источником данных для «Email рассылок». Данные этих персонализированных полей позднее заместят соответствующие метки в шаблоне email сообщения.

Чтобы создать создание список получателей с нуля:

Нажмите кнопку «Email рассылок» «Создать список рассылки» на панели XLTools.
Отметьте флажками нужные поля, напр., Имя, Фамилия.
Внимание: столбец «Email» добавляется по умолчанию.
Отметьте флажком «Вложение», если вы хотите приложить файлы.
Укажите, поместить ли список рассылки на новый или на существующий лист.
Нажмите «Создать» > Готово.
Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.

Чтобы использовать свой существующий список контактов:

Откройте ваш список контактов в Excel.
Отформатируйте список как таблицу:
Выделите диапазон > На вкладке «Главная» нажмите «Форматировать как таблицу» > Выберете любой подходящий стиль таблицы.
Присвойте заголовки столбцам, напр., «Email», «Имя», «Фамилия», «РегНомер», «Вложение», т.д.

Как вложить файлы в сообщения email рассылки

Вы можете вложить 1 или 2 файла каждому получателю вашей рассылки. Вы можете вложить файл любого формата: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, JPEG, т.д. Учтите ограничения вашего почтового домена на размер вложений. Обычно, размер сообщения с вложениями не может превышать 10-20 MB.

Откройте свой список получателей.
Добавьте столбец для указания файловых вложений:
- Чтобы приложить один файл: добавьте один столбец, напр. «Вложение 1».
- Чтобы приложить два файла: добавьте два столбца, напр. «Вложение 1» и «Вложение 2».
Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:DocumentsПрограмма-Семинара.pdf.
- Чтобы отправить один и тот же файл всем получателям: скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.
- Чтобы отправить разные файлы разным получателям: укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.
- Чтобы не отправлять вложений некоторым получателям: оставьте соответствующие ячейки пустыми.

Указанные файлы будут прикреплены к письмам в вашей рассылки. Далее перейдите к созданию шаблона email сообщения.

Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку

Email шаблон — это некая заготовка, обезличенное email сообщение. Использование в шаблоне общих меток даёт возможность автоматически персонализировать каждое письмо: надстройка «Email рассылки» возьмёт данные из вашего списка контактов в Excel и заменит эти общие метки конкретными данными для каждого получателя. К примеру, она заменит общую метку на имя получателя «Александр».

Нажмите кнопку «Отправить рассылку» на вкладке XLTools > Откроется диалоговое окно.
Укажите диапазон списка рассылки, включая заголовки.
Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:
Напр., выберите поле «Email».
Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:
Напр., выберите поля «Вложение 1» и «Вложение 2».
Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в почтовом ящике получателя.
Напр., напечатайте «Подтверждение участия в семинаре».
Введите текст сообщения в редакторе:
- Напечатайте текст сообщения. При необходимости используйте инструменты форматирования текста: шрифт, цвет, выравнивание, вставить ссылку, вставить изображение, т.д.
- Или, нажмите кнопку «Загрузить HTML из файла», чтобы использовать свой существующий HTML шаблон.
Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:
Напр., , .

Внимание: после нажатия кнопки «Отправить» и до окончания отправки будет невозможно внести изменения в список получателей или в шаблон сообщения. Рекомендуем сначала протестировать рассылку. Напр., создайте тестовый список получателей, указав в нём только свои email адреса — и отправьте email себе. Проверьте, чтобы метки корректно замещались персонализированными данными, чтобы в тексте и теме письма не было ошибок и опечаток. Убедитесь, что ваше сообщение выглядит профессионально.

Как только вы нажмёте «Отправить», XLTools «Email рассылки» сразу же начнёт отправку массовой персонализированной рассылки:

Email сообщения отправляются одно за другим, напрямую из интерфейса Excel.
Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки.
Отправленные сообщения вы сможете найти в «Исходящих» или «Отправленных» письмах в своём почтовом ящике.
Внимание: статус доставки сообщения не отслеживается.

Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя

Каждый человек из вашего Excel списка рассылки получает персонализированное email сообщение.
Каждое сообщение отправляется индивидуально — получатель не видит email адреса других получателей.
Все метки корректно замещаются данными для каждого конкретного получателя.
Указанные файлы автоматически прикрепляются к сообщению.

Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»

Надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок и не ограничивает число отправляемых email сообщений. Массовая рассылка отправляется с вашего email аккаунта.

Внимание: у каждого почтового домена (поставщика услуг электронной связи) существует своя политика о квотах исходящих сообщений, размера вложений и размера почтового ящика. Превышение лимита отправки грозит блокировкой, занесением в чёрный список или другими санкциями. Свяжитесь с вашим поставщиком и уточните свой лимит на отправку электронных сообщений посредством SMTP.

Бесплатные email аккаунты предназначены для личной переписки и не созданы для массовых рассылок. Напр., лимит на Gmail и Yandex составляет около 50-100 писем/день.
Рабочая почта или собственные SMTP-серверы допускают гораздо большее число отправленных сообщений.
Специализированные сервисы email рассылок, напр. SendGrid или MailChimp, предлагают тысячи сообщений в месяц в зависимости от типа подписки.

Появились вопросы или предложения? Оставьте комментарий ниже.

Источник

Почтовая рассылка

Постановка задачи

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Этап 1. Выбор типа документа.

Этап 2. Выбор документа

Этап 3. Выбор получателей

Этап 4. Создание письма

Этап 5. Просмотр писем

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Ссылки по теме

Отправка книги или листа Excel по электронной почте
Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

Источник

легки в использовании
малоизвестны
приносят охрененную пользу

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

Документ-шаблон в Word’е
Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Делаем слияние

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel». Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

Эксель Практик
«Глаза боятся, а руки делают»

Источник

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Источник

Сформировать список рассылки

Данная команда создает в активной книге новый лист на котором формирует форму списка для массовой рассылки писем:

Чтобы воспользоваться данной командой перейдите во вкладку «ЁXCEL» Главного меню, нажмите кнопку «Рассылка» и выберите команду «Сформировать список рассылки»:

В открывшемся диалоговом выберите необходимые поля и нажмите «ОК»:

Список будет создан.

Для отмены операции нажмите кнопку отмены:

Добавить комментарий

Станислав, добрый день!
Ошибки не наблюдаю, текст должен вставляться. Опишите пожалуйста подробнее ошибку и киньте пример на почту, разберемся. Почта тут: https://e-xcel.ru/index.php/kontakty