Визуализация в excel с помощью

Data Visualization is the representation of data in a graphical format. It makes the data easier to understand. Data Visualization can be done using tools like Tableau, Google charts, DataWrapper, and many more. Excel is a spreadsheet that is used for data organization and data visualization as well. In this article, let’s understand Data Visualization in Excel.

Excel provides various types of charts like Column charts, Bar charts, Pie charts, Linecharts, Area charts, Scatter charts, Surface charts, and much more.

Steps for visualizing data in Excel:

• Open the Excel Spreadsheet and enter the data or select the data you want to visualize.
• Click on the Insert tab and select the chart from the list of charts available or the shortcut key for creating chart is by simply selecting a cell in the Excel data and press the F11 function key.

• A chart with the data entered in the excel sheet is obtained.
• You can design and style your chart with different types of styles and colors by selecting the design tab.
• In Excel 2010, the design tab option is visible by clicking on the chart.

Example 1:

The Excel data is as follows:

The column chart obtained for the data by following the above steps:

Example 2:

When excel data contains multiple columns and if you want to make a chart for only a few columns, then select the columns required for making the chart and press the ‘F11’ function key or click on the Insert tab and select the chart from the list of charts available.

We can also select the required data columns by doing right-click on the chart and click on the ‘select data‘ option. Now, data can be added or removed for making the chart.

For swapping rows and columns in the chart, use the ‘Switch Row/Column‘ option available in the design tab.

We can also make different types of charts for the same spreadsheet data by clicking on the ‘Change Chart Type’ option in the Design tab.

To make your chart more clear, use the ‘Layout’ tab. In this tab, you can more changes to your chart like editing the chart title, adding labels to your chart, adding a legend, and adding horizontal or vertical grid lines.

Example 3: Formatting Chart Area

To format the chart area, right-click on the chart and select the option ‘Format chart Area‘.

The format chart area provides various options for formatting the chart like Filling the chart with patterns and solid colors, Border colors, Styles for borders, the shadow effect for your chart, and many more. Formatting makes the chart look more attractive and colorful.

Example 4: Creating Sparklines

Sparklines in Excel are small charts that fit in the data cells of the excel sheets.

Steps for Creating Spark Lines:

• Select the Excel data range for sparklines as shown in the below figure.
• Click on Sparklines in the Insert tab and select any one of the three sparklines.

• Add the Location Range and Data Range for the creation of sparklines and click ok.

Finally, the F, G, H columns are displayed with the line, column, and Win/loss sparklines.

We can also color these sparklines by the Design tab as shown below:

 We can Mark data points and also change Sparkline Color.

Как сделать правильное графическое представления большого объема данных для комфортного проведения визуального анализа в Excel? Используя средства программы Excel создадим собственные инструменты для выборочного масштабирования данных и визуальной навигации по данным в истории продаж за большой период.

Подготовка больших данных к графическому представлению и визуализации

Перед тем как приступить к графическому представлению для визуализации больших данных на динамическом графике в Excel, сначала смоделируем ситуацию. На пример, у нас есть статистический отчет ежемесячных продаж по трем видам товаров на протяжении 3-х лет (2019-2021 год). Расположите исходную таблицу отчета в диапазоне ячеек B9:F45, как показано ниже на рисунке:

Необходимо построить гистограмму с накоплением для одновременного отображения показателей количественных продаж по трем группам товаров и их итогового суммарного значения.

Но сначала подготовим исходные данные таблицы. По оси X на графике лучше будут читаться названия месяцев вместо дат. Поэтому между первым «Дата» (B) и втором «Товар 1» (C) столбцом таблицы вставим дополнительный столбец с названием «Месяц» который в своих ячейках будет содержать формулу:

Данная формула состоит из 4-х функций и 3-х частей:

1. Формула функций ВЫБОР и МЕСЯЦ позволяет нам преобразовать дату в название месяцев сокращенное до трех букв.
2. Функция СИМВОЛ с числом 10 в ее аргументе позволяет нам добавить к текстовому значению символ обрыва строки для переноса текста подписей значений на осе X, который должен уместится под каждым столбцом гистограммы.
3. Функция ГОД извлекает из исходных дат значения годов которые будут добавлены к месяцам в подписях оси X, чтобы не путаться к которому году относится тот или иной месяц.

Кроме оформления подписей оси X нам еще необходимо добавить на график подписи итоговых значений. Поэтому нужно добавить еще один столбец «ИТОГО» к исходной таблицы с формулой суммирования показателей всех 3-х видов товаров по каждому месяцу:

Теперь непосредственно переходим к самому построению графика для графического представления и визуализации данных отчета.



Создание визуальной навигации по большим данным в Excel

Для создания отчета в графическом виде выделите не все значения таблицы, а только лишь начиная со второго и по пятый столбец (диапазон ячеек C9:F45) и выберите инструмент «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Гистограмма с накоплением»:

Как видно выше на рисунке такой способ графического представления данных большого объема не лучшее решение для визуализации. При том что для примера мы было взято показатели за 3 года. А если нужно за 10 лет и с показателями ежедневных продаж? В таком случае нужно сделать отдельный график с возможностью отображения за указанные период времени. Сделаем все удобно и красиво максимально используя все возможности программы Excel.

Несмотря на то что созданный нами график не совсем нам подходит мы будем иго использовать в качестве временной шкалы для удобства. Укажите ему новые размеры в дополнительном меню: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Размер» высота – 4см и ширина – 34,93 см (такая ширина соответствует 1320 пикселям). А затем просто разместите его над исходной таблицей:

Далее продолжаем настраивать внешний вид шкалы-графика. Удалите все лишние элементы нажав на кнопку плюс «+» с правой стороны графика где в выпадающем меню «ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ» следует снять все лишние галочки и отметить необходимые согласно рисунку:

Далее, чтобы настроить внешний вид отображаемых столбцов гистограммы, щелкните правой кнопокой мышки по люому ряду и из появившегося контекстного меню выберите опцию «Формат ряда данных». Затем переходим в «ПАРАМЕТРЫ РЯДА» и измеянем значение в опции «Боковой зазор» на 80%. Там же щелкаем на кнопку «Заливка» и указываем желаемый цвет:

Цвета заливки изменяем отдельно для каждого ряда.

С помощью фигуры прямоугольника создадим курсор для временной шкалы-графика. Выберите инструмент «ВСТАВКА»-«Иллюстрации»-«Фигуры»-«Прямоугольник»:

Убираем заливку и устанавливаем черный цвет контура с толщиной 2 пункта для фигуры прямоугольника используя инструмент из ее дополнительного меню «СРЕДСТВА РИСОВАНИЯ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка фигуры» и здесь же «Контур фигуры».

Сначала с правой, а потом с левой стороны курсора создадим еще 2 белых полупрозрачных прямоугольника которые будут закрывать остальную часть шкалы. Это позволит экспонировать значения графика в пределах курсора для навигации по данным:

Кликнув правой кнопкой мышки по новому прямоугольнику выбираем из контекстного меню опцию «Формат фигуры». В появившемся окне настройки параметров фигуры изменяем цвет заливки на белый и здесь же устанавливаем «Прозрачность» — 25%. В разделе опций «ЛИНИЯ» отмечаем «Нет линий».

Элементы управления графическим представлением и визуализацией данных

Навигационный курсор для шкалы – создан, теперь создаем элементы управления. Описание технического задания для функционирования курсора навигации:

1. Данный курсор будет уметь изменять свою ширину вмещая в себя показатели за минимум 3 и максимум 12 месяцев. Поэтому следует создать элемент управления для изменения размера курсора.
2. Сам курсор не будет перемещаться по шкале, а вместо этого будет смещаться сама шкала относительно курсора. Создадим еще один элемент для перемещения шкалы под курсором.

Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Счетчик» и возле таблицы разместите его:

Из контекстного меню счетчика выбираем опцию «Формат объекта» где на вкладке «Элемент управления» изменяем следующие 3 параметра:

Минимальное значение: 3 – это минимальное количество столбов месяцев на гистограмме-шкале, которые сможет охватывать курсор на шкале, чтобы передать их на большой график.

Максимальное значение: 12 – максимум столбцов месяцев, которые будет охватывать курсор.

Связь с ячейкой: $R$11 – ссылка на ячейку, в которую будет передавать элемент управления счетчик свои текущие числовые значения 3-12.

Аналогичным образом создаем второй элемент управления шкалой выбрав инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Полоса прокрутки». Разместите второй элемент — полосу прокрутки графика возле счетчика под шкалой:

И снова из контекстного меню полосы прокрутки выбираем опцию «Формат объекта» где на вкладке «Элемент управления» изменяем следующие 3 параметра:

Минимальное значение: 0 – это конечная позиция положения временной шкалы, то есть крайнее левое положение.

Максимальное значение: 33 – это число для перемещения курсора при минимальном его размере с охватом в 3 месяца (столбца) для общего количества столбцов (месяцев) на протяжении 3-х лет. То есть: 36-3=33.

Связь с ячейкой: $R$10 – ссылка на ячейку, в которую будет передавать полоса прокрутки свои текущие числовые значения 0-33.

Внимание! Рядом с этой же ячейкой R10 вписываем формулу =33-R10 в ячейке S10. Значения данной ячейки будут использоваться в коде написанных VBA-макросов для оживления шкалы с помощью элементов управления:

Элементы управления шкалой и курсором – созданы. Осталось написать программу макрос для функционирования данной конструкции.

VBA-макрос для интерактивного графического представления с визуализацией данных

Чтобы оживить нашу временную шкалу вместе с курсором создаем макрос. Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic» (или нажмите комбинацию клавиш Alt+F11), чтобы прейти в редактор макросов. Там в первую очередь следует создать модуль, в который следует поместить следующий код двух макросов:

Код макроса можно скопировать из блока ниже:

Sub linerange_size()
Dim list As Worksheet
Dim linewindow As Shape
Dim lineright As ShapeSet list = Sheets(«Лист1»)
Set linewindow = list.Shapes(«Прямоугольник 1»)
Set lineright = list.Shapes(«Прямоугольник 2»)
With linewindow
.Width = 27 * ActiveSheet.Range(«R11»).Value
End With
With lineright
.Left = linewindow.Left + linewindow.Width
End With
End SubSub movgchart()
Dim grafik1 As ChartObject
Dim list As WorksheetSet list = Sheets(«Лист1»)
Set grafik1 = list.ChartObjects(«Диаграмма 1»)
With grafik1
.Left = ActiveSheet.Range(«S10»).Value * 27
End WithEnd Sub
 

Теперь осталось лишь назначить макросы элементам. Кликаем по каждому элементу правой кнопкой мышки и из контекстного меню выбираем опцию «Назначить макрос» для счетчика – linerange_size, а для полосы прокрутки – movgchart.

Перед тем как использовать элементы управления следует подогнать размер доступного пространства для смещения шкалы влево с помощью изменением ширины первого столбца A на рабочем листе Excel:

Только после этого можно воспользоваться элементами управления шкалой и ее курсором.

Масштабирование в графическом представлении с визуализацией в Excel

Теперь наша задача передать в увеличенном формате (как бы приближенно) только ту информацию, которую охватывает курсор на временной шкале гистограммы. Для этого мы будем создавать новую динамическую гистограмму с большим размером столбцов. Но, как и для всех динамических диаграмм, сначала нужно создать имена (именные диапазоны Excel) с формулами, которые послужат динамически изменяемым источником данных для гистограммы.

Для создания именных диапазонов с формулами выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Диспетчер имен». В нем с помощью кнопки создать создаем сразу 4 имени с разными формулами для разных источников данных будущей второй большой гистограммы:

Каждое из 4-х имен является ссылкой на динамически изменяемый формулой диапазон ряда данных гистограммы:

1. Месяцы – значения оси X, формула:
2. Товар1 – значения для нижнего (зеленого) ряда данных, формула:
3. Товар2 – значения среднего (серого) ряда, формула:
4. Товар3 – значения для верхнего (оранжевого) рада, формула:
5. Итого – значения для подписей столбцов гистограммы, формула:

Теперь переходим непосредственно к процессу построения второй большой гистограммы, которая будет выводить данные курсора в увеличенном виде.

Выделите диапазон ячеек таблицы C9:G12 (2-6 столбцы и несколько строк) и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Гистограмма с накоплением». А затем в дополнительном меню «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Данные» жмем на кнопку «Строка/столбец» чтобы получилось так:

Теперь необходимо добавить подписи данных. Для этого необходимо одним кликом выделить только верхний четвертый ряд «ИТОГО». А дальше нажать на кнопку плюс «+» возле графика (справа) и в выпадающем меню «ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ» отметить опцию «Подписи данных»:

Не снимая выделения с верхнего ряда выбираем инструмент «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка»-«Нет заливки» и где, чтобы скрыть его с виду. А остальные ряды закрашиваем цветами заливки так же, как и первый график, в том же стиле:

Далее переходим к самой главной части этого большого графика. Выберите инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Выбрать данные»:

Сначала в правом разделе «Подписи горизонтальной оси (категории)» нажимаем на кнопку «Изменить» и изменяем значение в поле ввода «Диапазон подписей оси:» на ссылку именного диапазона (обязательно указываем как внешнюю по правилу работы с источниками данных для диаграммам) =Лист1!Месяцы.

Затем в левом разделе «Элементы легенды (ряды)» кликаем по каждому ряду и для каждого нажимаем на кнопку «Изменить», чтобы изменять второе поле ввода «Значения:» на ссылки имен соответственные названиям рядов. Так же указываем как внешние ссылки на имена, например: =Лист1!Товар1.

После всех изменений жмем на кнопку ОК и наслаждаемся динамическими изменениями второго большого графика в соответствии с изменениями в области курсора.

Визуальная навигация по данным таблицы Excel

И на конец для полной читабельности и визуального представления данных создадим еще курсор для таблицы. Этот курсор будет также соответствовать значениям, отображаемым на графике. Он будет иметь возможность изменять свой размер (диапазон) охвата и перемещаться при использовании тех же самых элементов управления.

Для решения данной задачи воспользуемся условным форматированием и логической формулой. Выделите диапазон табличной части исходных данных =B10:G45 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило». В появившемся окне «Создание правила форматирования» отмечаем опцию «Использование формул для определения форматируемых ячеек» и в поле ввода вводим формулу:

Затем жмем на кнопку «Формат» и задаем желаемый формат оформления цвета ячеек и текста. После нажатия на кнопку ОК на всех открытых окнах наслаждаемся готовым результатом:

Скачать графическое представление больших данных в Excel

Теперь можно комфортно проводить визуальный анализ большого объема данных в Excel. Вы масштабируете размер периода, отображаемого на главном графике с помощью курсора управления. А малый график служит для Вас визуальной картой для навигации по истории продаж на протяжении целого отчета за весь довольно продолжительный период.

По сути, бизнес-аналитика — это набор инструментов и процессов для сбора данных и их превращения в осмысленную информацию, на основании которой можно принимать более эффективные решения. В Office 365 корпоративный, у вас есть возможности бизнес- Excel и SharePoint Online. Эти службы позволяют собирать и визуализировать данные, а также обмениваться информацией с пользователями организации, используя для этого различные устройства.

В этой статье

• Сбор и визуализация данных в Excel

  • Шаг 1. Получение данных

  • Шаг 2. Визуализация данных

  • Шаг 3. Добавление фильтров

  • Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей

• Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг

• Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI

Сбор и визуализация данных в Excel

С помощью нескольких простых действий в Excel можно создавать диаграммы и таблицы.

Шаг 1. Получение данных

Приложение Excel поддерживает широкий набор функций для поиска и упорядочения данных.

• Вы можете импортировать данные из внешних источников (Power Query)Excel создавать диаграммы, таблицы и отчеты.

• С помощью Power Query можно находить и объединять данные из разных источников, а также организовывать данные в соответствии с вашими потребностями.

• Вы можете создать модель данных в Excel, содержащую одну или несколько таблиц данных из различных источников. При использовании нескольких таблиц из разных баз данных с помощью Power Pivot можно создавать связи между ними.

• Функция Мгновенное заполнение позволяет настраивать в таблице данных формат столбцов для отображения информации в определенном виде.

• Опытные пользователи Excel могут настраивать вычисляемые элементы.

Шаг 2. Визуализация данных

Работая с данными в Excel, можно без труда создавать отчеты.

• Функция Экспресс-анализ позволяет выбирать данные и сразу просматривать различные способы их визуализации.

• Вы можете создавать доступные типы диаграмм в Office, которые включают таблицы, графики, линиовые диаграммы, диаграммы с радиолокационными диаграммами и так далее.

• Можно создавать сводные таблицы и использовать упомянутую функцию Экспресс-тенденции для детального анализа данных. С помощью списка полей для отчета можно определить, какую информацию следует отобразить.

• Также можно создавать системы показателей с использованием условного форматирования и ключевые индикаторы производительности в Power Pivot, позволяющие моментально увидеть, выполняются ли поставленные цели.

• Power Map можно использовать для анализа и карты данных на трехмерном глобусе.

Шаг 3. Добавление фильтров

На листы можно добавлять фильтры, такие как срезы и элементы временной шкалы, упрощающие поиск нужной информации.

Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей

При необходимости для анализа данных в книгах можно использовать дополнительные возможности. Например, можно создавать вычисляемые элементы в Excel. К ним относятся:

• вычисляемые показатели и элементы для отчетов по сводным диаграммам и таблицам;

• вычисляемые поля для моделей данных.

К началу страницы

Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг

Если ваша организация использует сайты групп, значит, вы — пользователь службы SharePoint Online, которая предоставляет множество вариантов для совместной работы над документами. Вы можете указать Параметры просмотра в браузере и тем самым определить, как будет выглядеть книга.

Для отображения книг можно использовать представление галереи. При этом просматриваемые элементы будут поочередно отображаться в центре экрана.

Если выбрать представление листа, в браузере будут отображаться целые листы книги, как показано на рисунке ниже.

Если книга была добавлена в библиотеку в SharePoint, вы и другие люди можете легко просматривать ее и работать с ней в окне браузера.

Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI

Power BI позволяет получить еще больше возможностей бизнес- Excel и SharePoint Online. Power BI предлагает надежное решение для самостоятельной бизнес-бизнес-бизнес-бизнес-работы в облаке.

Примечание: Возможности бизнес-аналитики не поддерживаются в Microsoft 365 под управлением 21Vianet.

Дополнительные сведения см. в Power BI и бизнес-аналитике Excel и службы Excel (SharePoint Server).

К началу страницы