ТАБЛИЧНЫЙ
ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL
Практическая
работа №5 Визуализация данных
ПРАКТИЧЕСКАЯ
ЧАСТЬ
Порядок выполнения:
Для выполнения заданий практической работы создайте
документ MS Excel под именем Фамилия_Имя_Excel_5.xlsx.
Переименуйте в рабочей книге Лист 1 на Задание
_1_Ваша фамилия, выполните задание 1.
Задание 1.
1.
Создайте таблицу для построения графиков функций y1 = 
1x и 2
y2 =2x на отрезке −3; 3
с шагом 0,5. При заполнении таблицы используйте
формулы для
вычисления y1 и y2 .
2.
Сравните построенную Вами таблицу с представленной на рис. 1. При
наличии расхождений между ними внесите в Вашу таблицу необходимые изменения.
Рис. 1. Таблица значений функций
3.
Ниже таблицы вставьте диаграмму, тип диаграммы – точечная с
гладкими кривыми и маркерами (вкладка Вставка → Диаграммы
Точечная →
Точечная с гладкими кривыми и маркерами).
Примечание: для того, чтобы построить
диаграмму необходимо для начала выделить таблицу.
4.
Установите цвет линий графика и маркеров: для y1 – темно-синий
(тип маркера – «ромб»), для y2 – черный (тип маркера
– «круг»). Для изменения типа маркеров и цвета линий для графиков необходимо –
нажать на линию или маркер, на главной ленте появится вкладка Формат,
где в разделе Текущий фрагмент нажмите на Формат выделенного, в
итоге у Вас появится окно Формат ряда данных, в котором можно определить
цвет линии или маркера, тип маркера.
5.
Добавьте название диаграммы «Графики функций», выполнив команду –
Вкладка Макет → Раздел Подписи → Название диаграммы → Над
диаграммой.
6.
Отобразите вертикальные и горизонтальные линии сетки.
Горизонтальные линии сетки у Вас автоматически отображены, а вертикальные
необходимо отобразить самостоятельно, выполнив команду – Вкладка Макет
→ Раздел Оси → Сетка → Вертикальные линии сетки по основной
оси → Основные линии сетки
7.
Установите отображение значений горизонтальной оси на отрезке от
– 3 до 3, выполнив действия – нажмите на значения горизонтальной оси →
Вкладка Формат → в разделе Текущий фрагмент нажмите на Формат выделенного
→ появится окно Формат оси, в котором Вам самостоятельно необходимо
определить минимальное и максимальное значение, цену промежуточных делений.
8.
Сравните построенную Вами диаграмму с представленной на рис. 2.
При наличии расхождений между ними внесите в Вашу диаграмму необходимые
изменения.
Рис. 2. Графики функций
Для выполнения Задания 2 создайте Лист 2 и
переименуйте его в Задание_2.1_Ваша фамилия.
Задание 2.
1. Введите данные на Лист 2
(см. рис. 3).
Рис. 3. Данные для задания 2
2.
Ниже таблицы постройте диаграмму – график с маркерами (Вставка
→ Диаграммы График → График с маркерами).
3.
Увеличьте размер диаграммы (потяните за рамку диаграммы).
4.
Измените для ряда Продукты питания тип диаграммы на
гистограмму с группировкой (нажмите на график Продукты питания →
вкладка Конструктор → раздел Тип → Изменить тип диаграммы →
выберите вам необходимый).
5.
Установите для гистограммы ряда Продукты питания
градиентную заливку «Рассвет» (Формат выделенного → Заливка →
Градиентная заливка → Название заготовки «Рассвет»).
6.
Установите для линий графика следующие цвета: платежи –
красный, обслуживание автомобиля – синий, выплата кредитов –
оранжевый, прочие расходы – зеленый.
7.
Вставьте название диаграммы «Динамика расходов за первое
полугодие».
8.
Установите вертикальное выравнивание подписей по горизонтальной
оси категорий (Формат выделенного → Выравнивание → Направление
текста).
9.
Сравните построенную Вами диаграмму с представленной на рис. 4.
При наличии расхождений между ними внесите в Вашу диаграмму необходимые
изменения.
Рис. 4. Гистограмма – столбчатая диаграмма
10.
На этом же рабочем листе для исходных данных постройте линейчатую
диаграмму с накоплениями.
11.
Установите размер диаграммы: высота – 8 см., ширина – 20 см (Формат
выделенного → Размер).
12.
Вставьте название диаграммы и подписи данных.
13.
Сравните построенную Вами диаграмму с представленной на рис. 5.
При наличии расхождений между ними внесите в Вашу диаграмму необходимые
изменения.
Рис. 5. Линейчатая диаграмма
14.
Таблицу с данными, расположенную на Листе 2, скопируйте и
вставьте на Лист 3. Лист 3 переименуйте в Задание_2.2_Ваша фамилия.
15.
В исходной таблице вычислите суммарные расходы за полугодие и постройте
по ним КОЛЬЦЕВУЮ ДИАГРАММУ (изображения данной диаграммы нет – самостоятельное
понимание) 
16.
Вставьте название диаграммы и подписи данных.
17.
В исходной таблице, расположенной на Листе 3, вычислите суммарные
расходы по каждому месяцу и постройте по ним объемную круговую диаграмму.
18.
С помощью команды Конструктор → Переместить диаграмму
расположите ее на отдельном листе (Лист 4) и переименуйте его на Задание_2.3_Ваша
фамилия.
19.
Отформатируйте область диаграммы: граница – сплошная линия темно-синего
цвета, шириной 2 пт, с тенью.
20.
Удалите легенду.
21.
Измените подписи данных: у каждого сектора диаграммы отобразите
месяц и долю в процентах от общих расходов за первое полугодие.
22.
Сектор с максимальными расходами расположите отдельно от
остальных секторов.
23.
Сравните построенную диаграмму с рис. 6.
Рис. 6. Объемная круговая диаграмма
Для выполнения Задания 3 создайте Лист 5 и переименуйте его в
Задание_3_Построение спарклайнов_Ваша фамилия.
Задание 3.
1. С
Листа 2 скопируйте таблицу и вставьте ее на Лист 5.
2. В
таблице вычислите ежемесячные расходы, добавьте строку Ежемесячные доходы и
определите ежемесячные накопления (доход – придумайте самостоятельно,
накопления вычисляются с использованием формулы, накопления – это то, что у Вас
получилось сэкономить за месяц)
(рис. 7).
Рис. 7. Данные таблицы задания 3
3.
Добавьте в таблицу столбец Тенденции и постройте в ячейках этого
столбца спарклайны следующих типов: для расходов – спарклайн График, для
доходов – спарклайн Столбец (Гистограмма), для накоплений – спарклайн
Выйгрыш/пройгрыш.
4.
Измените высоту строк и ширину столбцов со спарклайнами для
наглядного отображения тенденций.
5.
Отметьте маркерами на графиках спарклайнов минимальные и
максимальные значения.
6.
На гистограмме спарклайна выделите цветом минимальное
значение.
7.
Сравните построенные Вами результаты с представленными на рис. 8.
При наличии расхождений между ними внесите необходимые изменения.
Рис. 8.
Построение спарклайнов
Подборка по базе: Курсовая по информатике на тему _Спроектированная база данных ма, Форматирование текста и визуализация информации в текстовых доку, Тема 3.1 Понятия сводки и группировки статистических данных.pdf, Положение о персональных данных.docx, Практическая работа №5_ Анализ данных о результатах оценочных пр, Работа с программой Excel.pdf, Методическая разработка открытого урока по теме «Microsoft Excel, Отсеивание грубых погрешностей результатов измерений с помощью р, Инструкция по выгрузке и загрузке данных.docx, Безопасность операционных систем и баз данных.docx
ЗАДАНИЕ ДЛЯ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ №6
Визуализация данных в MS Excel
Сохраните в личную папку файл «ЛР-6.doc», заполните титульный лист.
Откройте в личной папке файл «ЛР-6.xls», выполните приведенные далее задания.
После выполнения каждого задания вставьте в отчет скриншоты экрана с полученными результатами: для примера 1 и задания для самостоятельной работы – в режиме отображения результатов вычислений и в режиме отображения формул; для заданий примера 2 – только в режиме отображения результатов.
Пример 1. Построение графика функции
Постройте график функции f(x) = (a + x) . e—x на отрезке [-2; 3]. Параметр a= 2задайте в отдельной ячейке.
- Столбец значений х заполните с помощью Автозаполнения с шагом 0,1;
- Для вычисления e —x воспользуйтесь функцией EXP. Ссылка на ячейку с величиной параметра а должна быть абсолютной. Скопируйте полученную формулу на весь дипазон значений функции.
- Для графического отображения используйте Точечную диаграмму. С помощью вкладок Конструктор и Макет отредактируйте внешний вид диаграммы (обязательно покажите название диаграммы и осей).
- Определите наименьшее, наибольшее и среднее значение функции (используйте функции МИН, МАКС, СРЗНАЧ).
- Посмотрите как изменится вид графика при a = 1, a = 3.
Пример 2. Виды диаграмм
2.1. По данным о продажах за январь (пример 1 предыдущего занятия) представьте на диаграмме информацию о наличии на складе и количестве заказов по каждому наименованию товара
2.2. Скопируйте таблицу данных в Excel и представьте в наглядной форме результаты XXII Зимних Олимпийских Игр:
| Страна | Золото | Серебро | Бронза | Всего |
| Россия | 13 | 11 | 9 | 33 |
| Норвегия | 11 | 5 | 10 | 26 |
| Канада | 10 | 10 | 5 | 25 |
| США | 9 | 7 | 12 | 28 |
| Нидерланды | 8 | 7 | 9 | 24 |
| Германия | 8 | 6 | 5 | 19 |
| Швейцария | 6 | 3 | 2 | 11 |
| Беларусь | 5 | 0 | 1 | 6 |
| Австрия | 4 | 8 | 5 | 17 |
| Франция | 4 | 4 | 7 | 15 |
2.3. Скопируйте таблицу данных в Excel и представьте в наглядном виде распределение работников предприятия по образованию
| Образование | Кол-во работников |
| высшее | 38 |
| неполное высшее | 14 |
| среднее специальное | 67 |
| среднее | 56 |
| ВСЕГО | 175 |
2.4. Скопируйте таблицу данных в Excel и представьте графически динамику курсов доллара и евро за указанный период.
| Котировки за период с 22.09.2015 по 22.10.2015 | ||||
| Доллар США | Евро | |||
| Дата / Время | Покупка руб. | Продажа руб. | Покупка руб. | Продажа руб. |
| 22.09.2015 | 63,2 | 69,2 | 71,1 | 77,1 |
| 23.09.2015 | 63,1 | 69,1 | 70,6 | 76,6 |
| 24.09.2015 | 63,4 | 69,4 | 71,3 | 77,3 |
| 25.09.2015 | 62,5 | 68,5 | 69,9 | 75,9 |
| 26.09.2015 | 63,1 | 68,1 | 70,8 | 75,8 |
| 27.09.2015 | 63,1 | 68,1 | 70,8 | 75,8 |
| 28.09.2015 | 63,1 | 68,1 | 70,8 | 75,8 |
| 29.09.2015 | 63,7 | 68,7 | 72 | 77 |
| 30.09.2015 | 63,05 | 68,05 | 70,95 | 75,95 |
| 01.10.2015 | 62,4 | 67,4 | 69,9 | 74,9 |
| 02.10.2015 | 63 | 68 | 70,6 | 75,6 |
| 03.10.2015 | 63,8 | 68,8 | 71,5 | 76,5 |
| 04.10.2015 | 63,8 | 68,8 | 71,5 | 76,5 |
| 05.10.2015 | 63,1 | 68,1 | 71,3 | 76,3 |
| 06.10.2015 | 62,35 | 67,35 | 70 | 75 |
| 07.10.2015 | 60,2 | 65,4 | 67,9 | 73,1 |
| 08.10.2015 | 60,4 | 65,4 | 68,25 | 73,25 |
| 09.10.2015 | 58,9 | 63,9 | 66,8 | 71,8 |
| 10.10.2015 | 58,5 | 63,5 | 66,8 | 71,8 |
| 11.10.2015 | 58,5 | 63,5 | 66,8 | 71,8 |
| 12.10.2015 | 58,5 | 63,5 | 66,85 | 71,85 |
| 13.10.2015 | 59,8 | 64,8 | 68,25 | 73,25 |
| 14.10.2015 | 60,4 | 65,4 | 69,1 | 74,1 |
| 15.10.2015 | 60,15 | 65,15 | 69,4 | 74,4 |
| 16.10.2015 | 58,95 | 63,95 | 67,4 | 72,4 |
| 17.10.2015 | 59,3 | 64,3 | 67,55 | 72,55 |
| 18.10.2015 | 59,3 | 64,3 | 67,55 | 72,55 |
| 19.10.2015 | 58,7 | 63,7 | 67,1 | 72,1 |
| 20.10.2015 | 59,85 | 64,85 | 68,2 | 73,2 |
| 21.10.2015 | 60,25 | 65,25 | 68,9 | 73,9 |
| 22.10.2015 | 60,7 | 65,7 | 69,2 | 74,2 |
2.5. Скопируйте в Excel таблицу данных о количестве выходов рекламы в эфир и числе проданных изделий и для исследования эффективности рекламной компании представьте их графически:
| К-во выхода рекламы в эфир | Число проданных изделий |
| 775 | 75 |
| 785 | 76 |
| 790 | 77 |
| 800 | 76 |
| 800 | 82 |
| 815 | 77 |
| 815 | 85 |
| 830 | 82 |
| 855 | 83 |
| 865 | 86 |
| 875 | 86 |
| 880 | 86 |
| 880 | 87 |
| 900 | 92 |
| 900 | 89 |
| 900 | 89 |
| 910 | 89 |
| 910 | 92 |
| 915 | 92 |
| 920 | 92 |
| 920 | 93 |
| 925 | 87 |
| 930 | 94 |
2.6. Представьте на диаграмме данные об итогах аттестации студента N в сравнении со средними показателями в группе:
| Уч. дисциплины | Средний рейтинг в группе | Рейтинг студента N |
| ин.язык | 32 | 30 |
| эконом.теория | 28 | 25 |
| философия | 38 | 40 |
| социология | 36 | 40 |
| основы права | 24 | 39 |
| психология | 30 | 35 |
| математика | 24 | 15 |
| ИТУ | 30 | 25 |
| экология | 35 | 40 |
| теория управления | 27 | 30 |
| история гос. упр. | 36 | 30 |
| физ-ра | 40 | 10 |
Задание для самостоятельной работы
На отрезке [-1; 4] постройте график функции
Параметры a= 5 и b = 2 задайте в отдельных ячейках.
В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.
Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.
Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.
Основные задачи дашборда:
- представить набор данных максимально наглядным и понятным;
- держать под контролем ключевые бизнес―показатели;
- находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;
- давать оперативную сводку в режиме реального времени.
Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.
Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.
Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.
Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.
Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.
Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.
Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:
- срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.
- выпадающие списки, формулы и условное форматирование — использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;
- спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах — такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.
Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.
Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.
Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.
Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.
Пример плоской таблицы:
В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.
Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.
Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.
Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.
Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:
Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.
Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.
Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:
— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.
Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.
Должно получиться вот так:
Также построим таблицу для ключевых показателей «Продажи», «Средний чек», «Количество продаж»:
Чтобы в дальнейшем было проще ориентироваться при подключении срезов, присвоим сводным таблицам понятное имя. Для этого перейдём на ленте в раздел Анализ сводной таблицы → Сводные таблицы → в поле Имя укажем название таблицы.
В нашем дашборде будем использовать три типа диаграмм:
- график с маркерами для отражения динамики продаж;
- линейчатую диаграмму для отражения структуры продаж по товарам;
- кольцевую — для отражения структуры продаж по складам.
Выделим диапазон таблицы, перейдём на ленте в раздел Вставка → Диаграммы → Вставка диаграммы → Выберем нужный тип диаграммы → ОК:
Отредактируем диаграммы: добавим названия и подписи данных, скроем кнопки полей, изменим цвет диаграмм, уменьшим боковой зазор, уберём лишние элементы — линии сетки, легенду, нули после запятой у подписей данных. Поменяем порядок категорий на линейчатой диаграмме.
… и распределим их согласно выбранному на втором шаге макету:
После размещения диаграмм необходимо вставить поля с ключевыми показателями: перейдём на ленте в раздел Вставка ⟶ Фигуры и вставим 3 текстбокса:
Далее сделаем заливку и подпишем каждый блок:
Значения ключевых показателей из сводных таблиц вставим также через текстбоксы — разместим их посередине текстбоксов с названиями KPI. Но прежде в нашем примере сократим значение «Продажи» до миллионов при помощи такого приёма: в сводной таблице рядом с ячейкой со значением поставим формулу с делением этого значения
на 1 000:
… и сошлёмся уже на эту ячейку:
То же самое проделаем с другими значениями: выделим текстбокс и сошлёмся через поле «Вставить функцию» на короткое значение в сводной таблице:
- Попробуете себя в роли аналитика в крупной ритейл-компании и поможете принять взвешенные решения об открытии новых точек продаж
- Научитесь основам работы с инструментами визуализации данных и решите 4 реальных задачи бизнеса
- 4 задачи — 4 инструмента: DataLens, Excel, Power BI,
Tableau
Срез ― это графический элемент в виде кнопки для представления интерактивного фильтра таблиц и диаграмм. При нажатии на эти кнопки дашборд будет перестраиваться в зависимости от выбранного фильтра.
Эта функция доступна в версиях Excel после 2010 года. Если нет возможности сделать срезы, можно воспользоваться выпадающим списком.
Для создания срезов выделяем любую ячейку сводной таблицы, переходим на ленте в раздел Анализ сводной таблицы ⟶ Вставить срез ⟶ поставим галочки в поля «Год», «Менеджер», «Заказчик», чтобы в дальнейшем можно было фильтровать данные по этим категориям.
Если срез не работает и при нажатии на кнопки фильтра данные не меняются, подключаем его к нужным сводным таблицам: выделяем срез, кликаем правой кнопкой мыши, выбираем в меню Подключение к отчётам и ставим галочки на требуемых таблицах.
Повторяем эти действия с каждым срезом.
— и располагаем их слева согласно выбранной структуре.
Дашборд готов. Осталось оформить его в едином стиле, подобрать цветовую палитру в корпоративных цветах, выровнять блоки по сетке — и показать коллегам, как пользоваться.
Итак, вот так выглядит наш дашборд для руководителя отдела продаж:
Мы построили самый простой дашборд. Если углубиться в эту тему, то можно использовать сложные диаграммы, настраивать пользовательские форматы срезов, экспериментировать с макетом, вставлять картинки и логотип.
Немного практики — и дашборд может выглядеть так:
Не стоит бояться неизвестного — нужно просто начать делать, чтобы понять, что сложные вещи на самом деле не такие и сложные.
Принцип «от простого к сложному» — самый верный. Когда строят интерактивный дашборд впервые, многие испытывают искреннее восхищение. При нажатии на срезы дашборд перестраивается — очень похоже на магию. Желаем тоже испытать эти ощущения!
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Как сделать правильное графическое представления большого объема данных для комфортного проведения визуального анализа в Excel? Используя средства программы Excel создадим собственные инструменты для выборочного масштабирования данных и визуальной навигации по данным в истории продаж за большой период.
Подготовка больших данных к графическому представлению и визуализации
Перед тем как приступить к графическому представлению для визуализации больших данных на динамическом графике в Excel, сначала смоделируем ситуацию. На пример, у нас есть статистический отчет ежемесячных продаж по трем видам товаров на протяжении 3-х лет (2019-2021 год). Расположите исходную таблицу отчета в диапазоне ячеек B9:F45, как показано ниже на рисунке:
Необходимо построить гистограмму с накоплением для одновременного отображения показателей количественных продаж по трем группам товаров и их итогового суммарного значения.
Но сначала подготовим исходные данные таблицы. По оси X на графике лучше будут читаться названия месяцев вместо дат. Поэтому между первым «Дата» (B) и втором «Товар 1» (C) столбцом таблицы вставим дополнительный столбец с названием «Месяц» который в своих ячейках будет содержать формулу:
Данная формула состоит из 4-х функций и 3-х частей:
- Формула функций ВЫБОР и МЕСЯЦ позволяет нам преобразовать дату в название месяцев сокращенное до трех букв.
- Функция СИМВОЛ с числом 10 в ее аргументе позволяет нам добавить к текстовому значению символ обрыва строки для переноса текста подписей значений на осе X, который должен уместится под каждым столбцом гистограммы.
- Функция ГОД извлекает из исходных дат значения годов которые будут добавлены к месяцам в подписях оси X, чтобы не путаться к которому году относится тот или иной месяц.
Кроме оформления подписей оси X нам еще необходимо добавить на график подписи итоговых значений. Поэтому нужно добавить еще один столбец «ИТОГО» к исходной таблицы с формулой суммирования показателей всех 3-х видов товаров по каждому месяцу:
Теперь непосредственно переходим к самому построению графика для графического представления и визуализации данных отчета.
Создание визуальной навигации по большим данным в Excel
Для создания отчета в графическом виде выделите не все значения таблицы, а только лишь начиная со второго и по пятый столбец (диапазон ячеек C9:F45) и выберите инструмент «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Гистограмма с накоплением»:
Как видно выше на рисунке такой способ графического представления данных большого объема не лучшее решение для визуализации. При том что для примера мы было взято показатели за 3 года. А если нужно за 10 лет и с показателями ежедневных продаж? В таком случае нужно сделать отдельный график с возможностью отображения за указанные период времени. Сделаем все удобно и красиво максимально используя все возможности программы Excel.
Несмотря на то что созданный нами график не совсем нам подходит мы будем иго использовать в качестве временной шкалы для удобства. Укажите ему новые размеры в дополнительном меню: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Размер» высота – 4см и ширина – 34,93 см (такая ширина соответствует 1320 пикселям). А затем просто разместите его над исходной таблицей:
Далее продолжаем настраивать внешний вид шкалы-графика. Удалите все лишние элементы нажав на кнопку плюс «+» с правой стороны графика где в выпадающем меню «ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ» следует снять все лишние галочки и отметить необходимые согласно рисунку:
Далее, чтобы настроить внешний вид отображаемых столбцов гистограммы, щелкните правой кнопокой мышки по люому ряду и из появившегося контекстного меню выберите опцию «Формат ряда данных». Затем переходим в «ПАРАМЕТРЫ РЯДА» и измеянем значение в опции «Боковой зазор» на 80%. Там же щелкаем на кнопку «Заливка» и указываем желаемый цвет:
Цвета заливки изменяем отдельно для каждого ряда.
С помощью фигуры прямоугольника создадим курсор для временной шкалы-графика. Выберите инструмент «ВСТАВКА»-«Иллюстрации»-«Фигуры»-«Прямоугольник»:
Убираем заливку и устанавливаем черный цвет контура с толщиной 2 пункта для фигуры прямоугольника используя инструмент из ее дополнительного меню «СРЕДСТВА РИСОВАНИЯ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка фигуры» и здесь же «Контур фигуры».
Сначала с правой, а потом с левой стороны курсора создадим еще 2 белых полупрозрачных прямоугольника которые будут закрывать остальную часть шкалы. Это позволит экспонировать значения графика в пределах курсора для навигации по данным:
Кликнув правой кнопкой мышки по новому прямоугольнику выбираем из контекстного меню опцию «Формат фигуры». В появившемся окне настройки параметров фигуры изменяем цвет заливки на белый и здесь же устанавливаем «Прозрачность» — 25%. В разделе опций «ЛИНИЯ» отмечаем «Нет линий».
Элементы управления графическим представлением и визуализацией данных
Навигационный курсор для шкалы – создан, теперь создаем элементы управления. Описание технического задания для функционирования курсора навигации:
- Данный курсор будет уметь изменять свою ширину вмещая в себя показатели за минимум 3 и максимум 12 месяцев. Поэтому следует создать элемент управления для изменения размера курсора.
- Сам курсор не будет перемещаться по шкале, а вместо этого будет смещаться сама шкала относительно курсора. Создадим еще один элемент для перемещения шкалы под курсором.
Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Счетчик» и возле таблицы разместите его:
Из контекстного меню счетчика выбираем опцию «Формат объекта» где на вкладке «Элемент управления» изменяем следующие 3 параметра:
Минимальное значение: 3 – это минимальное количество столбов месяцев на гистограмме-шкале, которые сможет охватывать курсор на шкале, чтобы передать их на большой график.
Максимальное значение: 12 – максимум столбцов месяцев, которые будет охватывать курсор.
Связь с ячейкой: $R$11 – ссылка на ячейку, в которую будет передавать элемент управления счетчик свои текущие числовые значения 3-12.
Аналогичным образом создаем второй элемент управления шкалой выбрав инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Полоса прокрутки». Разместите второй элемент — полосу прокрутки графика возле счетчика под шкалой:
И снова из контекстного меню полосы прокрутки выбираем опцию «Формат объекта» где на вкладке «Элемент управления» изменяем следующие 3 параметра:
Минимальное значение: 0 – это конечная позиция положения временной шкалы, то есть крайнее левое положение.
Максимальное значение: 33 – это число для перемещения курсора при минимальном его размере с охватом в 3 месяца (столбца) для общего количества столбцов (месяцев) на протяжении 3-х лет. То есть: 36-3=33.
Связь с ячейкой: $R$10 – ссылка на ячейку, в которую будет передавать полоса прокрутки свои текущие числовые значения 0-33.
Внимание! Рядом с этой же ячейкой R10 вписываем формулу =33-R10 в ячейке S10. Значения данной ячейки будут использоваться в коде написанных VBA-макросов для оживления шкалы с помощью элементов управления:
Элементы управления шкалой и курсором – созданы. Осталось написать программу макрос для функционирования данной конструкции.
VBA-макрос для интерактивного графического представления с визуализацией данных
Чтобы оживить нашу временную шкалу вместе с курсором создаем макрос. Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic» (или нажмите комбинацию клавиш Alt+F11), чтобы прейти в редактор макросов. Там в первую очередь следует создать модуль, в который следует поместить следующий код двух макросов:
Код макроса можно скопировать из блока ниже:
Sub linerange_size()
Dim list As Worksheet
Dim linewindow As Shape
Dim lineright As ShapeSet list = Sheets(«Лист1»)
Set linewindow = list.Shapes(«Прямоугольник 1»)
Set lineright = list.Shapes(«Прямоугольник 2»)
With linewindow
.Width = 27 * ActiveSheet.Range(«R11»).Value
End With
With lineright
.Left = linewindow.Left + linewindow.Width
End With
End SubSub movgchart()
Dim grafik1 As ChartObject
Dim list As WorksheetSet list = Sheets(«Лист1»)
Set grafik1 = list.ChartObjects(«Диаграмма 1»)
With grafik1
.Left = ActiveSheet.Range(«S10»).Value * 27
End WithEnd Sub
Теперь осталось лишь назначить макросы элементам. Кликаем по каждому элементу правой кнопкой мышки и из контекстного меню выбираем опцию «Назначить макрос» для счетчика – linerange_size, а для полосы прокрутки – movgchart.
Перед тем как использовать элементы управления следует подогнать размер доступного пространства для смещения шкалы влево с помощью изменением ширины первого столбца A на рабочем листе Excel:
Только после этого можно воспользоваться элементами управления шкалой и ее курсором.
Масштабирование в графическом представлении с визуализацией в Excel
Теперь наша задача передать в увеличенном формате (как бы приближенно) только ту информацию, которую охватывает курсор на временной шкале гистограммы. Для этого мы будем создавать новую динамическую гистограмму с большим размером столбцов. Но, как и для всех динамических диаграмм, сначала нужно создать имена (именные диапазоны Excel) с формулами, которые послужат динамически изменяемым источником данных для гистограммы.
Для создания именных диапазонов с формулами выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Диспетчер имен». В нем с помощью кнопки создать создаем сразу 4 имени с разными формулами для разных источников данных будущей второй большой гистограммы:
Каждое из 4-х имен является ссылкой на динамически изменяемый формулой диапазон ряда данных гистограммы:
- Месяцы – значения оси X, формула:
- Товар1 – значения для нижнего (зеленого) ряда данных, формула:
- Товар2 – значения среднего (серого) ряда, формула:
- Товар3 – значения для верхнего (оранжевого) рада, формула:
- Итого – значения для подписей столбцов гистограммы, формула:
Теперь переходим непосредственно к процессу построения второй большой гистограммы, которая будет выводить данные курсора в увеличенном виде.
Выделите диапазон ячеек таблицы C9:G12 (2-6 столбцы и несколько строк) и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Гистограмма с накоплением». А затем в дополнительном меню «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Данные» жмем на кнопку «Строка/столбец» чтобы получилось так:
Теперь необходимо добавить подписи данных. Для этого необходимо одним кликом выделить только верхний четвертый ряд «ИТОГО». А дальше нажать на кнопку плюс «+» возле графика (справа) и в выпадающем меню «ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ» отметить опцию «Подписи данных»:
Не снимая выделения с верхнего ряда выбираем инструмент «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка»-«Нет заливки» и где, чтобы скрыть его с виду. А остальные ряды закрашиваем цветами заливки так же, как и первый график, в том же стиле:
Далее переходим к самой главной части этого большого графика. Выберите инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Выбрать данные»:
Сначала в правом разделе «Подписи горизонтальной оси (категории)» нажимаем на кнопку «Изменить» и изменяем значение в поле ввода «Диапазон подписей оси:» на ссылку именного диапазона (обязательно указываем как внешнюю по правилу работы с источниками данных для диаграммам) =Лист1!Месяцы.
Затем в левом разделе «Элементы легенды (ряды)» кликаем по каждому ряду и для каждого нажимаем на кнопку «Изменить», чтобы изменять второе поле ввода «Значения:» на ссылки имен соответственные названиям рядов. Так же указываем как внешние ссылки на имена, например: =Лист1!Товар1.
После всех изменений жмем на кнопку ОК и наслаждаемся динамическими изменениями второго большого графика в соответствии с изменениями в области курсора.
Визуальная навигация по данным таблицы Excel
И на конец для полной читабельности и визуального представления данных создадим еще курсор для таблицы. Этот курсор будет также соответствовать значениям, отображаемым на графике. Он будет иметь возможность изменять свой размер (диапазон) охвата и перемещаться при использовании тех же самых элементов управления.
Для решения данной задачи воспользуемся условным форматированием и логической формулой. Выделите диапазон табличной части исходных данных =B10:G45 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило». В появившемся окне «Создание правила форматирования» отмечаем опцию «Использование формул для определения форматируемых ячеек» и в поле ввода вводим формулу:
Затем жмем на кнопку «Формат» и задаем желаемый формат оформления цвета ячеек и текста. После нажатия на кнопку ОК на всех открытых окнах наслаждаемся готовым результатом:
Скачать графическое представление больших данных в Excel
Теперь можно комфортно проводить визуальный анализ большого объема данных в Excel. Вы масштабируете размер периода, отображаемого на главном графике с помощью курсора управления. А малый график служит для Вас визуальной картой для навигации по истории продаж на протяжении целого отчета за весь довольно продолжительный период.
Data Visualization is the representation of data in a graphical format. It makes the data easier to understand. Data Visualization can be done using tools like Tableau, Google charts, DataWrapper, and many more. Excel is a spreadsheet that is used for data organization and data visualization as well. In this article, let’s understand Data Visualization in Excel.
Excel provides various types of charts like Column charts, Bar charts, Pie charts, Linecharts, Area charts, Scatter charts, Surface charts, and much more.
Steps for visualizing data in Excel:
- Open the Excel Spreadsheet and enter the data or select the data you want to visualize.
- Click on the Insert tab and select the chart from the list of charts available or the shortcut key for creating chart is by simply selecting a cell in the Excel data and press the F11 function key.
- A chart with the data entered in the excel sheet is obtained.
- You can design and style your chart with different types of styles and colors by selecting the design tab.
- In Excel 2010, the design tab option is visible by clicking on the chart.
Example 1:
The Excel data is as follows:
The column chart obtained for the data by following the above steps:
Example 2:
When excel data contains multiple columns and if you want to make a chart for only a few columns, then select the columns required for making the chart and press the ‘F11’ function key or click on the Insert tab and select the chart from the list of charts available.
We can also select the required data columns by doing right-click on the chart and click on the ‘select data‘ option. Now, data can be added or removed for making the chart.
For swapping rows and columns in the chart, use the ‘Switch Row/Column‘ option available in the design tab.
We can also make different types of charts for the same spreadsheet data by clicking on the ‘Change Chart Type’ option in the Design tab.
To make your chart more clear, use the ‘Layout’ tab. In this tab, you can more changes to your chart like editing the chart title, adding labels to your chart, adding a legend, and adding horizontal or vertical grid lines.
Example 3: Formatting Chart Area
To format the chart area, right-click on the chart and select the option ‘Format chart Area‘.
The format chart area provides various options for formatting the chart like Filling the chart with patterns and solid colors, Border colors, Styles for borders, the shadow effect for your chart, and many more. Formatting makes the chart look more attractive and colorful.
Example 4: Creating Sparklines
Sparklines in Excel are small charts that fit in the data cells of the excel sheets.
Steps for Creating Spark Lines:
- Select the Excel data range for sparklines as shown in the below figure.
- Click on Sparklines in the Insert tab and select any one of the three sparklines.
- Add the Location Range and Data Range for the creation of sparklines and click ok.
Finally, the F, G, H columns are displayed with the line, column, and Win/loss sparklines.
We can also color these sparklines by the Design tab as shown below:
We can Mark data points and also change Sparkline Color.
