Виды структурирования таблиц в excel

Цель
работы:
научиться структурировать таблицы
ручным

способом
и способом автоструктурирования

Содержание
работы:

1
Ручной способ структурирования

2
Автоструктурирование

3
Структурирование с подведением итогов

Структурирование
таблиц

структурирование
таблицы — это
группирование строк и столбцов в таблице.
Оно необходимо при работе с большими
таблицами, когда часто приходится
временно закрывать или открывать
вложенные друг в друга части таблицы
на разных иерархических уровнях.

Символы
структуры – это символы, используемые
для изменения вида структурированного
листа. Ими являются знаки «плюс» и
«минус» или цифры 1, 2, 3, 4, показывающие
уровень структуры (рис. 10.1).

Структурированный
по строкам документ приведён на рисунке
10.1. Значки «+» означают, что строки
3-5 и 15-18 в таблице свёрнуты. При щелчке
по ним они разворачиваются, т.е. полностью
появляются на экране и появляется
вертикальная линия уровня, а значок «+»
заменяется на «-«. В развёрнутом
виде представлена структура строк 7-9
(отмечены точками и линией уровня со
значком «-«). При щелчке по значку
«-» группа строк сворачивается в
значок «+».

Рисунок
10.1 — Структурированная по строкам
таблица

Перед
структурированием таблицы необходимо:

1. Убедиться,
   что в первой строке каждого столбца
   имеется заголовок, что каждый столбец
   содержит данные одного типа и что в
   диапазоне данных отсутствуют пустые
   строки или столбцы.

2. Произвести
   сортировку записей для выделения
   необходимых групп по порядку (например,
   по номерам групп).

3. Желательно
   предусмотреть так называемые итоговые
   строки – строки для вычисления
   промежуточных итогов, например, среднего
   балла по группе.

В
эти строки можно ввести формулы для
вычисления вручную или автоматически
– с помощью команды Структура
Промежуточные итоги.
В этом случае итоговые строки вставлять
не надо, они формируются автоматически
над или под блоком структурируемых
ячеек – задаётся галочкой в окне
Настройка
(рисунок 10.2), появляющемся при нажатии
стрелки в углу раздела Структура.

Рисунок
10.2 Раздел Структура
со стрелкой справа и Окно Настройка

Структурирование
выполняется с помощью команды
Группировать
из
вкладки
Данные Структура ,
удаление структуры – командой
Разгруппировать.

1 Ручной способ структурирования

При
ручном способе структурирования
выделяется блок смежных строк или
столбцов и выполняется команда
Данные
Группировать.
Появляется окно Группирование,
в котором указывается вариант группировки
— по строкам или столбцам.

В
результате создается структура
таблицы
(рис. 10.1). Кнопки 1 и 2 — номера уровней
структуры – служат для открытия или
скрытия соответствующего уровня.

вложенный
структурный элемент нижнего иерархического
уровня будет создан, если внутри
структурной части выделить группу и
выполнить команду
Данные
Группировать.
При выделении группы, охватывающей
другие структурные части таблицы, и при
выполнении команды
ДанныеГруппировать
создается структурный элемент верхнего
иерархического уровня. Максимальное
число уровней — восемь.

Для
отмены одного структурного компонента
производится выделение области и
выполняется команда
Данные
Разгруппировать.

Для
отмены всех структурных компонентов
таблицы нужно выполнить команда
ДанныеРазгруппироватьУдалить
структуру.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Структурирование таблиц

Структурирование таблицы – это группирование строк и столбцов в таблице. Оно необходимо при работе с большими таблицами, когда часто приходится временно закрывать или открывать вложенные друг в друга части таблицы на разных иерархических уровнях. Структурированный по строкам документ имеет вид (рис. 6.1
рис.
6.1). Значки «+» означают, что строки 3-7 и 15-19 в таблице свёрнуты. При щелчке по ним они разворачиваются, т.е. полностью появляются на экране и появляется линия уровня, а значок «+» заменяется на «-«. При щелчке по значку «-» группа строк сворачивается в значок «+».

Перед структурированием таблицы необходимо произвести сортировку записей для выделения необходимых групп по порядку.

Структурирование выполняется с помощью команды Данные > Группа и Структура, а затем выбирается конкретный способ – автоматический или ручной.

Ручной способ структурирования

При ручном способе структурирования выделяется блок смежных строк или столбцов и выполняется команда Данные > Структура > Группировать. Появляется окно Группирование, в котором указывается вариант группировки – по строкам или столбцам.

В результате создается структура таблицы (рис. 6.1
рис.
6.1). Кнопки 1 и 2 – номера уровней структуры – служат для открытия или скрытия соответствующего уровня.

Вложенный структурный элемент нижнего иерархического уровня будет создан, если внутри структурной части выделить группу и выполнить команду Данные > Структура > Группировать. При выделении группы, охватывающей другие структурные части таблицы, и выполнении команды Данные > Структура > Группировать создается структурный элемент верхнего иерархического уровня. Максимальное число уровней – восемь.

Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и выполняется команда Данные > Структура > Разгруппировать.

Для отмены всех структурных компонентов таблицы нужно выполнить команда Данные > СтруктураУдалить структуру.

Автоструктурирование

Автоструктурирование выполняется для таблиц, содержащих формулы, которые ссылаются на ячейки, расположенные выше и (или) левее результирующих ячеек, образуя с ними сплошную смежную область – без пустых промежуточных столбцов или строк. Автоструктурирование возможно только для такого порядка следования ячеек с данными и ячеек с формулами – слева направо и сверху вниз.

Пример такой таблицы приведен на рисунке 6.2
рис.
6.2. В ней, по сравнению с таблицей на рисунке 6.1
рис.
6.1 введены столбец, в котором рассчитывается максимальная оценка студента с помощью функции МАКС (может быть любая формула Excel) и строка Итого, в которой рассчитывается с помощью функции СРЗНАЧ средний балл в группе. Порядок следования исходных данных и результатов (итогов) – слева направо и сверху вниз, что позволяет применить к таблице автоструктурирование.

После ввода в таблицу исходных данных и формул курсор устанавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные > Структура > Группировать > Создать структуру. Все структурные части таблицы создаются автоматически (рис. 6.3
рис.
6.3 – строки группы КТ-32 свёрнуты).

Структурированную таблицу можно выводить на печать в открытом или закрытом виде.

Структурирование с подведением итогов

Команда Данные > Итоги создает структуру таблицы и одновременно вставляет строки промежуточных и общих итогов для выбранных столбцов в соответствии с заданной функцией. Функции для подведения автоматических итогов приведены в таблице 6.1.

Примечания:

1. Для получения итогов по группам следует заранее упорядочить строки списка с помощью команды Данные > Сортировка.
2. Подведение итогов выполняется при изменении значений в столбце, который образует группы.

Команда Данные > Промежуточные итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно, ранее созданные промежуточные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными посредством установки или снятия флажка параметра Заменить текущие итоги. Таким образом, имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.

Столбец, при изменении значений в котором образуются группы, выбирается из списка в поле параметра При каждом изменении в:.

Перечень столбцов, по которым подводятся итоги, указывается в поле Добавить итоги по (рис. 6.
рис.
6.4).

Итоги выводятся либо под данными, либо над данными установкой флажка параметра Итоги под данными. Принудительно группы могут размещаться на отдельных печатных страницах (параметр Конец страницы между группами). Кнопка Убрать все удаляет все итоги из текущего списка.

При нажатии кнопки ОК автоматически создаются промежуточные итоги. Слева таблицы на служебном поле появляются символы структуры:

• линии уровней структуры;
• кнопка «+» показа групп;
• кнопка «-» скрытия групп;
• кнопки уровней структуры.

автоматического подведения итогов

На рис. 6.5
рис.
6.5 представлена структура с итогами для таблицы рисунка 6.2.
рис.
6.2

В ней: 1-й уровень – средняя оценка по всему списку (КТ-11 Среднее, КТ-32 Среднее, КТ-61 Среднее и Общее среднее);

2-й уровень – средняя оценка по коду преподавателя (1 Среднее и 2 Среднее).

Команда Данные > Итоги > Убрать всё убирает структурирование и все предыдущие итоги.

ЗАДАНИЕ

1. Подготовить для структурирования таблицу своего варианта из лабораторной работы № 4 «Списки в Excel. Сортировка и фильтрация данных».

Для этого необходимо организовать и ввести в столбцы формулы для обработки числовых данных по строкам

Например, в первом и втором – Зарплата и Налог, в третьем – Сумма к выдаче (как разность зарплаты и налога), или Цена и Количество = Общая стоимость (произведение цены на количество), или Доза и Количество приёмов = Общая доза (произведение дозы и количества), или Стоимость бензина и Пробег = Затраты на топливо (произведение стоимости и пробега) и т.п.

Снизу добавить – ещё одну строку, ввести в её ячейки формулы для обработки данных в столбцах (например, сумма, среднее, произведение, максимум и т.п.)

2. Выполнить в подготовленной таблице:

• Ручное структурирование
• Автоструктурирование с введением нового иерархического уровня по строкам.
• Структурирование с подведением итогов.

В результате выполнения работы должно получиться три таблицы – аналогично рис. 6.1
рис.
6.1, 6.3
рис.
6.3 и 6.5.
рис.
6.5

Пояснения к выполнению:

1. Для ручного структурирования:

• отсортировать таблицу по любому какому-нибудь столбцу, например, по фамилии, должности, маршруту;
• создать структурную группу для строк 1-3. Для этого нужно выделить строки 1-3 и выполнить команду Данные > Группа и Структура > Группировать (для строк). Аналогично создать структуру для двух других групп (строки 4-6 и 7-10);
• создать структурные группы для столбцов. Для этого выделить 2-3 столбца (начиная от ячейки с именем и вниз – до последней строки) и выполнить команду Данные > Группа и Структура > Группировать (для столбцов). Аналогично повторить для оставшихся столбцов.

Сохранить результат на дискете.

2. Для автоструктурирования таблицы и введения нового уровня ручным способом:

1. Создание автоструктуры: установить курсор в любую ячейку области данных, выполнить команду Данные > Группа и Структура > Создать структуру;
2. Введение нового иерархического уровня ручным способом – по строкам:
   • выделить строки 1-3 (с данными) и выполнить команду Данные > Группа и Структура > Группировать;
   • выделить остальные строки таблицы и выполнить команду Данные > Группа и Структура > Группировать.

В результате внутри первого уровня структурирования (1) появится второй уровень (2), созданный вручную.

3. Структурирование с подведением итогов (на примере таблицы на рис. 6.2
рис.
6.2, 6.5).

• отсортировать список записей таблицы (рис. 6.2
  рис.
  6.2) командой Данные > Сортировка, в окне Сортировка диапазона указать те столбцы, которые нужны для вычисления итогов. Для таблицы на рисунке 6.5
  рис.
  6.5 сначала задавалась сортировка для № группы, затем для Код преп, чтобы получить итоги – средний балл по каждой группе, всей группе и по каждому преподавателю;
• подобрать вид итогов, которые можно сделать для таблицы своего варианта и отсортировать нужные для этого столбцы;
• создать 1-й уровень итогов – средний балл по группе. Для таблицы (рис. 6.2
  рис.
  6.2) устанавливался курсор в любую ячейку списка и выполнялась команду Данные > Итоги. В диалоговом окне Промежуточные итоги указывалось:
  • При каждом изменении в № группы
  • Операция: Среднее
  • Добавить итоги по: Оценка
  • Заменять текущие итоги: нет
  • Конец страницы между группами: нет
  • Итоги по данными: да.

После нажатия ОК был рассчитан средний балл по каждой группе и общее среднее.

• создать 2-й уровень итогов – средний балл по каждому преподавателю для каждой группы: установить курсор в любую ячейку списка и выполнить команду Данные > Итоги. В окне Промежуточные итоги указать:
  • При каждом изменении в — Код преп;
  • Операция: Среднее;
  • Добавить итоги по: Оценка;
  • Заменять текущие итоги: нет;
  • Конец страницы между группами: нет;
  • Итоги по данными: да.

После нажатия ОК будет рассчитан средний балл по каждому преподавателю в каждой группе.

Для получения промежуточных итогов можно скомпоновать любые поля исходного списка, например, на 1-м уровне – по маршруту (званию, коду предмета…), на 2-м уровне – по № зачётной книжки (зарплате, должности…, на 3-м уровне – по дате, стоимости, телефону…).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое структурированная таблица?
2. Виды структурирования таблиц в Excel.
3. Как выполняется ручное структурирование?
4. Как выполняется автоструктурирование?
5. Как выполняется структурирование с подведением итогов?
6. Для чего применяется структурирование таблиц?
7. Как выглядит структура таблицы?
8. Как отменить структуру таблицы?

Структурирование (группировка) данных на листе

​Смотрите также​​Нажмите кнопку иерархии рисунка​ можно просмотреть, как​ рамку на новое​Работа с рисунками SmartArt​ содержать неточности и​ данных в структурированном​ структуру, которую нужно​    ​Показать параметры для следующего​1 126​1 202​Структура​ структуры подробные данные​ по 9-ю, у​ для строк со​ столбец содержит данные​Примечание:​ SmartArt, который нужно​ изменяются цвета в​ место.​на вкладке​

​ грамматические ошибки. Для​ списке эти изменения​ скрыть, и снимите​Выделите ячейки, к которым​ листа​2 471​124​щелкните стрелку под​ скрыты, строки с​ которых имеется итоговая​ 2-й по 5-ю,​ одного типа и​Мы стараемся как​ анимировать.​ графическом элементе SmartArt.​Чтобы фигура перемещалась с​Конструктор​ нас важно, чтобы​ отображаются и на​ флажок​ необходимо применить стили.​выберите лист и​5​750​ пунктом​ подробными данными могут​

​ строка 10, выделите​ строка 10 содержит​ что в диапазоне​ можно оперативнее обеспечивать​На вкладке​В графическом элементе SmartArt​ очень маленьким шагом,​

​в группе​ эта статья была​ диаграмме.​​Показывать символы структуры (при​ ​На вкладке​ установите флажок​Южный​200​ ​Группировать​ также не отображаться.​ строки с 7-й​ промежуточные итоговые данные​ ​ данных отсутствуют пустые​ вас актуальными справочными​Анимация​ щелкните правой кнопкой​ удерживайте нажатой клавишу​ ​Создать рисунок​ вам полезна. Просим​К началу страницы​ наличии структуры)​​Данные​​Показывать символы структуры (при​

В этой статье

​281​1 074​

​, а затем выберите​ Для отображения данных​

​ по 9-ю.​ для строк с​

​ строки или столбцы.​ материалами на вашем​

​в группе​

​ мыши строку или​ CTRL и нажимайте​

​щелкните стрелку под​ вас уделить пару​

Создание многоуровневой структуры из строк

1. ​Структурирование делает информацию более​.​в группе​ наличии структуры)​511​2 276​Создать структуру​ перетащите указатель через​A​ 7-й по 9-ю,​Убедитесь, что в строках​

2. ​ языке. Эта страница​Анимация​ поле границы, которые​ клавиши со стрелками.​ командой​ секунд и сообщить,​

   ​ удобной для просмотра.​Выберите лист.​​Структура​

   • ​.​​410​​Важно:​.​ номера видимых строк​B​ а строка 11​ данных также содержится​ переведена автоматически, поэтому​щелкните​ нужно изменить и​Изменение макета другой иерархии​

     ​Добавить фигуру​​ помогла ли она​

   • ​ В этом примере​На вкладке​нажмите кнопку вызова​Нажмите кнопку​1 202​ При выборе не включайте​Структурирование данных вручную​ рядом со скрытыми​C​ содержит общий итог.​ строка итогов — промежуточный​ ее текст может​Анимировать​ выберите команду​Щелкните правой кнопкой мыши​.​ вам, с помощью​

3. ​ мы научимся подсчитывать​Данные​ диалогового окна​ОК​​124​​ итоговую строку J​​Важно:​​ строками. На вкладке​1​​ Для группировки всех​​ итог. Выполните одно​
   

4. ​ содержать неточности и​и выберите вариант​Формат фигуры​​ иерархии, на которые​Если вкладка​​ кнопок внизу страницы.​ строки со связанными​в группе​

5. ​Структура​.​750​

   ​ (общий итог).​

   1. ​ Группируя уровни структуры вручную,​Главная​

   2. ​Регион​​ подробных данных для​​ из указанных ниже​​ грамматические ошибки. Для​​Последовательно по ветвям​.​​ вы хотите изменить​​Работа с рисунками SmartArt​ Для удобства также​​ данными и сворачивать​​Структура​

      

   ​.​

   ​Выполните одно или несколько​​200​На вкладке​ отобразите на экране​в группе​Месяц​

   1. ​ строки 11 выделите​

      ​ действий.​

      1. ​ нас важно, чтобы​.​Чтобы изменить цвет границы,​ и нажмите кнопку​

         ​или​ приводим ссылку на​ группу столбцов.​щелкните​Установите флажок​ из указанных ниже​1 074​Данные​ все данные во​Ячейки​Продажи​ строки со 2-й​Вставка итоговых строк при​ эта статья была​Примечание:​ выберите пункт​

         	​Изменить макет​	​Конструктор​	​ оригинал (на английском​
         ​Для начала отсортируем данные​	​Разгруппировать​	​Автоматические стили​	​ действий.​
         ​2 276​	​в группе​	​ избежание ошибок при​	​нажмите кнопку​
         ​2​	​ по 10-ю.​	​ помощи команды Итоги​	​ вам полезна. Просим​
         ​ При копировании иерархию, которая​	​Цвет линии​	​.​	​не отображается, выделите​
         ​ языке) .​	​ по столбцу​	​, а затем выберите​	​.​
         ​Отображение или скрытие подробных​	​Важно:​	​Структура​	​ группировке столбцов.​
         ​Формат​	​Восточный​	​A​	​    ​
         ​ вас уделить пару​	​ имеет анимация, примененная​	​, нажмите кнопку​	​Выберите элемент​
         ​ графический элемент SmartArt.​	​Если вы хотите проиллюстрировать​	​Company​	​ пункт​
         ​Нажмите кнопку​	​ данных для группы​	​  При выделении столбцов​	​выберите​
         ​Структурируйте внешнюю группу.​	​, выберите пункт​		​Март​

         ​B​​Используйте команду​ секунд и сообщить,​ к нему на​

      2. ​Цвет​​Иерархия​​Выполните одно из указанных​​ иерархических отношений горизонтально​​.​​Удалить структуру​​Применить стили​​    ​​ не включайте в​​Группировать​​Структурирование внешней группы (всех​

         

         ​Скрыть или отобразить​9 647 ₽​C​

   2. ​Итоги​ помогла ли она​ другой слайд, анимация​, а затем​

      ​, а затем выполните​ ниже действий.​ или вертикально, можно​

      1. ​На вкладке​.​.​Чтобы показать подробные данные​

         ​ диапазон данных итоговый​.​ строк, кроме общего​, а затем нажмите​3​1​для вставки функции​ вам, с помощью​ также копируется.​ щелкните нужный цвет.​ одно из следующих​Чтобы вставить поле на​ создать графический элемент​Данные​

         	​Важно:​	​Для форматирования структурированных данных​	​ группы, нажмите соответствующую​
         ​ столбец этой группы.​	​Рядом с группой на​	​ итога)​	​ кнопку​
         ​Восточный​	​Регион​	​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под​	​ кнопок внизу страницы.​
         ​achernov​	​Чтобы изменить тип границы​	​ действий:​	​ том же уровне,​
         ​ SmartArt, который использует​	​(Data) нажмите кнопку​	​ Если во время удаления​	​ также можно применять​
         ​ этой группе кнопку​	​На вкладке​	​ экране появятся символы​	​Выделите все подчиненные итоговые​
         ​Отобразить строки​	​Март​	​Месяц​	​ или над каждой​
         ​ Для удобства также​	​: Уважаемые эксперты Excel,​	​ фигуры, щелкните​	​Для отображения иерархических отношений​
         ​ что и выбранное​	​ макет иерархии, например​	​Промежуточный итог​	​ многоуровневой структуры подробные​
         ​ автоформаты.​	​.​	​Данные​	​ структуры.​
         ​ столбцы и соответствующие​	​.​	​4 101 ₽​	​Продажи​
         ​ группой строк с​	​ приводим ссылку на​		​подскажите, пожалуйста, как​

         ​Тип линии​​ сверху вниз и​ поле, но после​ иерархия с подписями.​

      2. ​(Subtotal).​​ данные скрыты, то​​К началу страницы​​Чтобы скрыть подробные данные​​в группе​​При необходимости структурируйте внутреннюю​​ им столбцы с​

         

         ​К началу страницы​4​2​

      3. ​ подробными данными и​ оригинал (на английском​ создана структура документа​и задайте нужные​ сгруппированные иерархическом порядке,​ него, выберите команду​

      4. ​ Иерархия графически представляет​В списке​ строки или столбцы​​Если символы структуры документа​​ группы, нажмите соответствующую​​Структура​​ вложенную группу (отдельные​​ подробными данными.​​Убедитесь в том, что​

         ​Восточный​Восточный​ для автоматического создания​ языке) .​ в прикрепленном файле.​ параметры.​​ нажмите кнопку​​Добавить фигуру после​ ряд упорядоченный группирований​​При каждом изменении в​​ с подробными данными​​ (​​ этой группе кнопку​​выберите​​ группы столбцов с​

         ​В приведенном ниже примере​​ в первом столбце​Март​Март​ многоуровневой структуры. Подробнее​Для группировки и суммирования​«Плюсик», раскрывающий группу,​Щелкните правой кнопкой мыши​Иерархия с подписями​.​ людей или элементов​​(At each change​​ могут также не​​,​​.​​Группировать​​ данными).​​ столбец E содержит​​ каждой строки данных,​7 115 ₽​​9 647 ₽​​ об использовании функции​

​ данных в списке​

Создание многоуровневой структуры из столбцов

1. ​ помещен в нужном​ границу фигуры и​.​Чтобы вставить поле на​ в системе. С​ in) выберите​ отображаться. Для просмотра​и​Развертывание или свертывание структуры​.​Структурирование внутренней вложенной группы​

2. ​ промежуточные итоговые данные​ для которых требуется​5​3​ «Итоги» читайте в​ можно создать структуру,​ месте – в​ выберите команду​

   ​Чтобы показать группы встроенной​​ том же уровне,​ помощью графического элемента​Company​ данных выделите номера​) не отображаются,​ до определенного уровня​Рядом с группой на​ (групп столбцов с​

3. ​ для столбцов с​ создать структуру, имеется​Восточный​Восточный​ статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.​​ включающую до восьми​​ заголовке самой группы.​​Формат фигуры​​ сверху вниз и​ что и выбранное​​ SmartArt в Excel,​​. Этот столбец мы​

   ​ или буквы видимых​

   1. ​ нажмите кнопку Microsoft​​    ​​ экране появятся знаки​​ данными)​​ B по D,​ заголовок, что каждая​​Март​​Март​

      

   2. ​Вставка собственных итоговых строк​ уровней, по одному​Повторить это волшебство​.​ иерархии внутри каждой​​ поле, но перед​ Outlook, PowerPoint или​​ будем использовать, чтобы​ соседних строк или​ Office​Среди символов структуры​ структуры.​​Для каждой внутренней вложенной​ столбец I содержит​​ строка содержит данные​

   3. ​2 957 ₽​​4 101 ₽​​    ​

4. ​ для каждой группы.​ не могу. Заголовок,​Щелкните область​

   ​ группы информации, нажмите​

   1. ​ ним, выберите команду​ Word, можно создать​

   2. ​ структурировать нашу таблицу.​​ столбцов соответственно. На​​, а затем —​​нажмите кнопку с​​Продолжайте выделение и группировку​ группы выберите столбцы​​ промежуточные итоговые данные​​ одного типа и​​6​​4​

   ​Вставьте собственные итоговые строки​

   ​ Каждый внутренний уровень,​​ раскрывающий группу, у​Заливка​ кнопку​Добавить фигуру перед​ иерархию и включать​

   1. ​В списке​

      ​ вкладке​Параметры Excel​ номером необходимого уровня.​

      1. ​ внутренних столбцов до​ с подробными данными,​ для столбцов с​ что в диапазоне​

         ​Восточный​Восточный​ с формулами непосредственно​ представленный большим числом​ меня помещается ПОД​и выберите вариант​Табличная иерархия​.​ в листе, сообщение​Операция​Главная​(в Excel 2007). В​ Подробные данные более​ тех пор, пока​ соответствующие итоговому столбцу.​ F по H,​

         	​ данных отсутствуют пустые​	​Итого за март​	​Март​	​ под или над​	​ в символы структуры,​	​ а не НАД​	​Сплошная заливка​	​.​	​Чтобы вставить поле на​	​ электронной почты, презентации​
         ​(Use function) выберите​	​в группе​	​ других версиях откройте​	​ низких уровней будут​	​ не будут созданы​	​В приведенном ниже примере​	​ а столбец J​	​ строки или столбцы.​	​23 820 ₽​	​7 115 ₽​	​ каждой группой строк​
         ​ отображает детали для​	​ группой…​	​.​	​Нажмите кнопку​	​ один уровень выше​	​ или документа.​	​Количество​	​Ячейки​	​ вкладку​	​ скрыты.​	​ все необходимые уровни​
         ​ для группировки столбов​	​ содержит общий итог.​	​Вставьте собственные итоговые столбцы​	​7​	​5​	​ с подробными данными.​	​ предшествующего внешнего уровня.​	​Заранее спасибо!​	​Нажмите кнопку​	​Иерархический список​	​ выбранное поле, нажмите​
         ​Важно:​	​(Count).​	​нажмите кнопку​	​Файл​	​Например, если в структуре​	​ структуры.​	​ с B по​	​ Для группировки всех​	​ с формулами непосредственно​	​Восточный​	​Восточный​
         ​ Например, под (или​	​ При этом внешний​	​С уважением,​	​Цвет​	​для отображения иерархических​	​ кнопку​	​ Если вы хотите создать​	​Поставьте галочку напротив​	​Формат​	​и выберите​	​ четыре уровня, можно​

         ​Для разгруппировки столбцов выделите​​ D, у которых​ исходных данных для​ справа или слева​

      2. ​Апрель​​Март​​ над) строками данных​​ уровень представляется меньшим​​Андрей Чернов​​и выберите нужный​​ отношений между группами.​

         

         ​Добавить фигуру над​ организационную диаграмму, создайте​Company​

   2. ​, выберите пункт​Параметры​ скрыть четвертый уровень,​ необходимые столбцы, а​

      ​ имеется итоговый столбец​ столбца J выделите​ от каждой группы​

      1. ​4 257 ₽​2 957 ₽​ о продажах за​ числом в символах​

         ​vikttur​ цвет.​Для отображения иерархических отношений​.​ макет организационной диаграммы​(см. рисунок ниже).​Скрыть или отобразить​. Затем выберите категорию​ нажав кнопку​ затем на вкладке​ E, выделите столбцы​ столбцы с B​ строк с подробными​8​

         	​6​	​ март и апрель​	​ структуры документа. Используйте​	​: Данные-Группа_и_структура-Группировать​	​Чтобы указать степень прозрачности​	​ по горизонтали, нажмите​	​Новое поле займет​	​ с помощью графического​	​Нажмите​	​, а затем нажмите​
         ​Дополнительно​	​, при этом​	​Данные​	​ с B по​	​ по I.​	​ данными. В таблице,​	​Восточный​	​Восточный​	​ используйте функцию СУММ,​	​ многоуровневую структуру для​	​Данные-Группа_и_структура-Настройка​
         ​ фонового цвета, переместите​	​ кнопку​	​ выбранного поля, а​	​ элемента SmartArt.​	​ОК​	​ кнопку​	​и в разделе​	​ оставшиеся три уровня​	​в группе​	​ D. Для группировки​	​A​
         ​ приведенной в шаге​	​Апрель​	​Итого за март​	​ чтобы подсчитать промежуточные​	​ быстрого отображения итоговых​	​Dophin​	​ ползунок​	​Горизонтальная иерархия​	​ выбранное поле и​	​Примечание:​	​.​
         ​Отобразить строки​	​Показать параметры для следующего​	​ будут отображаться.​	​Структура​	​ столбов с F​	​B​	​ 4, показан пример.​	​1 829 ₽​	​23 820 ₽​	​ итоговые данные по​	​ строк или столбцов​
         ​: для 07 Прикрепленные​	​Прозрачность​	​.​	​ все поля непосредственно​	​ Снимки экрана в этой​	​Результат:​	​или кнопку​	​ листа​	​Отображение или скрытие всех​	​нажмите кнопку​	​ по H, у​

         ​C​​Примечание:​9​7​ продажам за эти​

      2. ​ или вывода подробных​​ файлы post_67907.JPG (195.15​​или введите число​​Для отображения иерархических отношений​​ под каждой понижение​​ статье съемки в​​Чтобы свернуть группу ячеек,​

         

         ​Отображение столбцов​выберите лист и​ структурированных данных​

5. ​Разгруппировать​ которых имеется итоговый​D​ Для структурирования данных по​Восточный​Восточный​

6. ​ месяцы. Этот пример​ данных для каждой​ КБ)​​ в поле рядом​​ по горизонтали и​​ на один уровень.​​ Office 2007. Если​​ нажмите знак «​​.​

​ установите флажок​    ​.​ столбец I, выделите​E​ столбцам обязательно наличие​​Апрель​​Апрель​ показан в таблице​​ группы. Можно создать​​EducatedFool​​ с ним. Значение​​ метками в иерархическом​​Чтобы вставить поле на​​ у вас другая​

​–​К началу страницы​Показывать символы структуры (при​Чтобы отобразить все подробные​Выделенные элементы структуры также​ столбцы с F​F​ итоговых столбцов с​6 550 ₽​4 257 ₽​​ далее в этой​​ многоуровневую структуру из​​: Выделяете по очереди​​ прозрачности можно изменять​​ порядке, щелкните​​ один уровень ниже​​ версия, представления могут​​» (минус). Можно использовать​Рассмотрим ситуацию, когда требуется​​ наличии структуры)​

​ данные, нажмите кнопку​

Отображение и скрытие структурированных данных

1. ​ можно разгруппировать без​ по H.​​G​​ формулами, которые ссылаются​​10​8​ статье.​​ строк (как показано​​ ЖЕЛТЫЕ блоки строк,​​ от 0 (полная​Горизонтальная иерархия с подписями​ выбранного поля, выберите​​ немного отличаться, но​​ цифры, чтобы свернуть​​ создать итоговый отчет,​​.​​ самого нижнего уровня​​ удаления всей структуры.​​A​H​​ на ячейки в​Восточный​​Восточный​Укажите расположение строк итогов:​​ в примере ниже),​

2. ​ и нажимаете Alt​​ непрозрачность, значение по​​.​

3. ​ команду​ если не указано​ или развернуть группы​

   ​ содержащий только итоговые​Символы структуры​​ среди символов структуры​

   • ​ Удерживая клавишу SHIFT,​B​I​​ каждом из столбцов​

   • ​Итого за апрель​Апрель​ над или под​​ столбцов или из​

     ​ + Shift +​ умолчанию) до 100​​Примечание:​

   • ​Добавить фигуру под​​ иное функциональные возможности​ по уровню. К​ данные и диаграмму​,​. Например, если​

     ​ щелкните соответствующую группе​C​J​ с подробными данными​​12 636 ₽​1 829 ₽​ строками с данными.​

     ​ строк и столбцов.​ СтрелкаВправо​​ % (полная прозрачность).​

   • ​ Чтобы изменить макет SmartArt,​.​ совпадает с.​ примеру, нажмите​​ итогов. Для этого​и​ в структуре три​​ кнопку​

   • ​D​1​​ этой группы.​

​11​

Настройка многоуровневой структуры со стилями

​9​ На вкладке​Структурированная строка сведений​Потом выделяете строки​Стиль SmartArt — это​ можно также выбрать​Новое поле будет добавлено​На вкладке​2​ можно выполнить действия,​можно использовать для​ уровня, нажмите​или​E​Регион​Укажите место расположения итогового​Итого по Восточному​Восточный​Данные​ о продажах, сгруппированных​ с 3 по​ сочетание различных эффектов,​ нужный параметр в​

​ после другого поля​Вставка​, чтобы отображались только​

​ указанные ниже.​ скрытия подробных данных,​​.​

1. ​, а затем​​F​​Январь​​ столбца справа или​​36 456 ₽​Апрель​​в группе​​ по географическим областям​

   

2. ​ 29 включительно, и​​ например стилей линий,​​ разделе​

​ на том же​в группе​​ подуровни.​

1. ​Создание итогового отчета.​ не предназначенных для​

2. ​Чтобы скрыть все подробные​​ на вкладке​​G​​Февраль​​ слева от столбца​Важно:​​6 550 ₽​​Структура​

   

3. ​ и месяцам, отображающая​​ опять Alt +​​ рамок или трехмерных​

4. ​Работа с рисунками SmartArt​​ уровне.​​Иллюстрации​

​Примечание:​Структурируйте данные.​ копирования.​

​ данные, нажмите​

Копирование структурированных данных

1. ​Данные​H​​Март​​ с подробными данными.​​ При выделении строк не​10​нажмите кнопку вызова​​ несколько итоговых строк​​ Shift + СтрелкаВправо​​ эффектов, которые можно​на вкладке​Удаление поля​​нажмите кнопку​​Нажмите​​Подробнее читайте в разделе​​Подробную информацию см. в​​.​​в группе​​I​Квартал 1​​ На вкладке​ включайте в диапазон​​Восточный​ диалогового окна​​ и строк с​

2. ​Микки​​ применить к полям​​Конструктор​​Чтобы удалить поле, щелкните​SmartArt​1​ Создание многоуровневой структуры​

   ​ разделе Отображение и​К началу страницы​Структура​

3. ​J​

4. ​Апрель​​Данные​​ данных итоговую строку.​​Итого за апрель​​Структура​​ подробными данными.​​: Снимите всю группировку​ графического элемента SmartArt​​в группе​​ его границу и​

   

5. ​.​​, чтобы отображать только​​ из строк или​

6. ​ скрытие структурированных данных.​​Для представления структурированных строк​​нажмите кнопку​

7. ​1​​Май​​в группе​На вкладке​

​12 636 ₽​

Скрытие или удаление многоуровневой структуры

​.​​1.  Чтобы отобразить строки​Чтобы повторить.. тоже​ для придания им​

Скрытие многоуровневой структуры

• ​Макеты​ нажмите клавишу DELETE.​​В коллекции​​ итоги, или​​ Создание многоуровневой структуры​Выделите диапазон итоговых строк.​​ в Microsoft Excel​​Разгруппировать​​Регион​​Июнь​​Структура​​Данные​​11​Если строки итогов расположены​​ уровня, щелкните соответствующие​ самое​ профессионального, неповторимого вида.​. При выборе варианта​​Примечания:​Выбор графического элемента SmartArt​​3​

Удаление многоуровневой структуры

1. ​ из столбцов.​

2. ​На вкладке​​ используются такие стили,​​..​​Январь​​Квартал 2​​нажмите кнопку вызова​​в группе​Итого по Восточному​​ над строками с​​ символы структуры​

   

   ​1.Помечаете все кроме​​Щелкните графический элемент SmartArt,​ макета можно предварительно​ ​щелкните​, чтобы отобразить всё.​Скройте подробные данные, щелкнув​Главная​ как «УровеньСтрок_1» и​Если во время разгруппировки​Февраль​Полугодие 1​ диалогового окна​​Структура​​36 456 ₽​​ данными, снимите флажок​​.​​ зелененького -группировать​​ стиль SmartArt которого​​ просмотреть, как будет​​Если вам нужно добавить​Иерархия​​Чтобы свернуть группу столбцов,​​ символы структуры​​в группе​​ «УровеньСтрок_2», а для​

​ структуры подробные данные​

Создание итогового отчета с диаграммой

​Март​2​Структура​выберите​Важно:​итоги в строках под​2.  Уровень 1 содержит​

1. ​2. Помечаете по​

   1. ​ нужно изменить.​

      ​ выглядеть графический элемент​ поле в иерархии,​и дважды щелкните​ выполните следующие действия:​,​

   2. ​Редактирование​ представления структурированных столбцов —​​ скрыты, столбцы с​​Квартал 1​​Восточный​.​Группировать​ При выделении столбцов не​

      

   3. ​ данными​ сумму продаж по​ очереди все желтенькие​

2. ​В разделе​ SmartArt.​

   1. ​ попробуйте добавить поле​ макет рисунка (например,​Выделите столбцы​

      ​и​нажмите кнопку​ «УровеньСтолб_1» и «УровеньСтолб_2».​ подробными данными могут​Апрель​371​Указание расположения итогового столбца​.​ включайте в диапазон​

   2. ​. В ином случае​ всем строкам с​​ -группировать​​Работа с рисунками SmartArt​​Быстро добавить конструктор качество​​ перед после, выше​​Горизонтальная иерархия​​A​для отображения только​

      ​Найти и выделить​ В этих стилях​ также не отображаться.​Май​504​

      

      ​На вкладке​Рядом с группой на​ данных итоговую строку.​ установите только этот​ подробными данными.​

​Вот и весь​

support.office.com

Структурирование данных в Excel

​на вкладке​ оформления и польский​ или ниже выделенного​).​и​ итоговых данных, как​, а затем выберите​

1. ​ для выделения итоговых​ Для отображения данных​​Июнь​​880​
2. ​Данные​​ экране появятся знаки​​На вкладке​​ флажок.​​3.  Уровень 2 содержит​
3. ​ фокус​​Конструктор​​ в графический элемент​ поля, чтобы определить​​Для ввода текста выполните​​B​ показано на следующем​ команду​
4. ​ строк или столбцов​​ перетащите указатель через​​Квартал 2​​1 755​​в группе​
5. ​ структуры.​​Данные​​Для структурирования данных выполните​
6. ​ сумму продаж по​​Dophin​​в группе​​ SmartArt, можно изменить​

   

7. ​ место требуется применить​ одно из следующих​​.​​ примере структуры строки:​Перейти​ используется полужирное, курсивное​ номера видимых столбцов​Полугодие 1​​186​​Структура​Продолжайте выделение и группировку​

​в группе​​ одно из следующих​​ каждому месяцу в​​: а теперь тоже​Стили SmartArt​​ цвета и Применение​​ новое поле. Это​

​ действий.​На вкладке​

1. ​Подробную информацию см. в​​.​​ и другое форматирование​​ рядом со скрытыми​​2​
2. ​653​​нажмите кнопку вызова​​ внутренних строк до​​Структура​​ действий.​
3. ​ каждом регионе.​​ самое но в​​выберите стиль.​
4. ​ стиля SmartArt иерархии.​ простое исправление распространенных​В области текста щелкните​Данные​​ разделе Отображение и​​Нажмите кнопку​​ текста. Изменяя способы​​ столбцами. На вкладке​Восточный​​229​​ диалогового окна​

​ тех пор, пока​выберите​
​Автоматическое структурирование данных​
​4.  Уровень 3 содержит​

​ новом документе)​

office-guru.ru

Создание иерархии

​Чтобы отобразить другие стили​​ Можно также Добавить​ ошибок графических элементов​ элемент​(Data), кликните по​ скрытие структурированных данных.​Выделить группу ячеек​ форматирования, определенные для​Главная​371​1 068​Структура​ не будут созданы​Группировать​При необходимости выберите ячейку​ строки с подробными​achernov​ SmartArt, нажмите кнопку​ эффекты, например свечения,​ SmartArt.​[Текст]​Группировать​

​Создание диаграммы для итогового​.​ каждого из стилей,​в группе​504​2 823​.​ все необходимые уровни​ >​ в диапазоне.​ данными (в данном​: Всем большое спасибо!​Дополнительно​ сглаживания или трехмерные​Вам нельзя автоматически соединить​и введите содержимое.​(Group).​ отчета​Выберите пункт​

​ можно применять различные​​Ячейки​880​3​Для определения места расположения​ структуры.​

​Строки​​На вкладке​ случае строки с​задача решена ;-)​.​ эффекты.​ два поля верхнего​Копирование текста из другой​Нажмите на знак «​Выделите итоговые данные, которые​

Создание иерархии

1. ​только видимые ячейки​​ способы оформления текста​​нажмите кнопку​​1 755​​Западный​​ итогового столбца слева​​Чтобы разгруппировать строки, выделите​

   

2. ​, а затем нажмите​​Данные​​ 11 по 13).​​в 2007excele «флажок»,​​Если вкладка​К полям в графических​​ уровня в строке​​ программы или расположения,​

3. ​–​ требуется представить в​.​

   • ​ и ячеек многоуровневой​Формат​​186​​192​

   • ​ от столбца с​ их, а затем​ОК​​в группе​​5.  Чтобы отобразить или​ отвечающий за положение​Работа с рисунками SmartArt​

     ​ элементах SmartArt можно​​ макеты иерархии, например​ щелкните элемент​«.Результат:​

     

     • ​ виде диаграммы.​Нажмите кнопку​ структуры. Применить стиль​

       ​, выберите пункт​​653​185​ подробными данными снимите​ на вкладке​

Добавление и удаление полей в иерархии

​.​

1. ​Структура​ скрыть данные в​ этого «плюсика» лежит​

2. ​или​ применять цветовые вариации​Горизонтальная иерархия​

3. ​[текст]​​Чтобы удалить структуру, выделите​​Например, для построения диаграммы​​ОК​​ можно как в​​Скрыть или отобразить​​229​143​​ флажок​​Данные​

   

   ​Рядом с группой на​​щелкните стрелку рядом​​ многоуровневой структуре, щелкните​​ на форме «настройке»​​Конструктор​ из цвета темы.​

4. ​, однако можно сымитировать​в области текста​

   • ​ любую ячейку из​ только по итоговым​, а затем скопируйте​ процессе создания многоуровневой​, а затем нажмите​​1 068​​520​

   • ​Итоги в столбцах справа​в группе​ экране появятся знаки​ с пунктом​ символы структуры​​ (данные -> структура)​​не отображается, выделите​

   • ​Щелкните графический элемент SmartArt,​ это действие, добавив​ и затем вставьте​ набора данных и​​ данным Батурина и​​ данные.​
     ​ структуры, так и​ кнопку​2 823​773 адреса​ от данных​Структура​

   • ​ структуры.​Группировать​и​Nicktrader​​ графический элемент SmartArt.​​ цвет которого нужно​

     ​ поле в графический​ текст.​ на вкладке​ Белова, а не​

​К началу страницы​

​ после него.​Отображение столбцов​3​

​419​​. Для задания места​

• ​выберите команду​Или структурируйте внутреннюю вложенную​, а затем выберите​.​: Коллеги, необходимо сделать​Примечания:​ изменить.​ элемент SmartArt и​Примечание:​Данные​ по общим итогам,​

• ​Примечание:​Выполните одно или несколько​К началу страницы​Западный​​365​​ расположения итогового столбца​Разгруппировать​ группу — строки с​ пункт​Создание многоуровневой структуры из​ так, чтобы в​

• ​ ​В разделе​

  1. ​ затем Рисование линии​ Если область текста не​(Data) нажмите кнопку​

  2. ​ выделите ячейки с​ При скрытии или удалении​ из указанных ниже​Если символы структуры документа​192​1 557​ справа от столбца​.​ данными для определенного​

​Создать структуру​

• ​ строк​ таблице автоматически создавалась​(ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя​Работа с рисунками SmartArt​

• ​ для подключения поля.​ отображается, щелкните элемент​Промежуточный итог​ A1 по C11,​ структуры удаления данных​

​ действий.​

1. ​ (​185​2 077​ с подробными данными​​Выделенные элементы структуры также​​ раздела данных.​

2. ​.​​Создание многоуровневой структуры из​​ структура по товарным​ мыши на эскиз​на вкладке​

   • ​Добавление поля из области​ управления.​(Subtotal). Затем кликните​ как показано в​​ не происходит.​​Автоматическое назначение стиля итоговой​
     

   • ​,​143​4​ установите флажок​ можно разгруппировать без​​Структурирование внутренней вложенной группы​​Структурирование данных вручную​
     

   • ​ столбцов​​ группам. Количество самих​​ становится видно, как​Конструктор​
     

   • ​ текста:​Щелкните поле в графическом​ по​​ примере выше.​​В Excel 2007 нажмите кнопку​
     

   • ​ строке или столбцу​и​520​Северный​​Итоги в столбцах справа​​ удаления всей структуры.​
     

​ (групп строк с​​Важно:​Отображение и скрытие структурированных​ групп может быть​ изменяется стиль SmartArt​​в группе​​Поместите курсор в начало​​ элементе SmartArt и​​Убрать все​​Создайте диаграмму. Например, на​​ Microsoft Office​    ​) не отображаются,​773 адреса​447​

Изменение цветов иерархии

​ от данных​ Удерживая клавишу SHIFT,​ данными)​  Группируя уровни структуры​ данных​ разное, позиций номенклатуры​ в рисунке SmartArt.​Стили SmartArt​ текста, куда вы​ введите свой текст.​

​(Remove All).​ вкладке​, а затем —​На вкладке​

1. ​ нажмите кнопку Microsoft​419​469​

2. ​.​​ щелкните соответствующую группе​​Для каждой внутренней вложенной​​ вручную, отобразите на​​Настройка многоуровневой структуры со​​ в каждой группе,​​Вы также можете настроить​​нажмите кнопку​​ хотите добавить фигуру.​

   

   ​Примечание:​​Урок подготовлен для Вас​​Вставка​​Параметры Excel​​Данные​ Office​

3. ​365​

​429​​Нажмите кнопку​ кнопку​ группы выберите строки​ экране все данные​ стилями​

Изменение цвета или стиля линии

1. ​ тоже может быть​ графическом элементе SmartArt​Изменить цвета​Введите нужный текст в​ Для достижения наилучших результатов​ командой сайта office-guru.ru​​в группе​​. В других версиях​

2. ​в группе​, а затем —​​1 557​​1 345​​ОК​ ​или​ с подробными данными,​

3. ​ во избежание ошибок​Копирование структурированных данных​​ разное.​​ перемещать поля, изменять​.​

Изменение цвета фона поля в иерархии

1. ​ новой фигуре и​ используйте это действие​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/outlining-data.html​​Диаграммы​​ откройте вкладку​

2. ​Структура​​Параметры Excel​​2 077​​579​​.​

3. ​, а затем​​ соответствующие итоговой строке.​ ​ группировки строк.​Скрытие или удаление многоуровневой​

4. ​Кто возьмется?​ их размер, добавив​Если вкладка​​ нажмите клавишу ВВОД.​​ после добавления всех​Перевел: Антон Андронов​выберите​Файл​нажмите кнопку вызова​(в Excel 2007). В​4​180​

Применение стиля SmartArt к иерархии

​Чтобы структурировать данные, выполните​ на вкладке​В приведенном ниже примере​Структурируйте внешнюю группу.​ структуры​InExSu​ заливку или эффекти​Работа с рисунками SmartArt​ Чтобы добавить отступ​

1. ​ необходимых полей.​Автор: Антон Андронов​рекомендуемые диаграммы​

2. ​и выберите​​ диалогового окна​​ других версиях откройте​​Северный​​367​​ одно из перечисленных​​Данные​

   

   ​ для группировки строк​Структурирование внешней группы​​Создание итогового отчета с​ ​: Написал в личку​

   ​ добавлять фотографию.​​или​​ для фигуры, нажмите​​Добавление поля​​Примечание:​или выберите другой​

​Параметры​​Структура​

• ​ вкладку​447​1 126​ ниже действий.​в группе​

• ​ со 2-й по​Выделите все подчиненные итоговые​ диаграммой​Nicktrader​При использовании PowerPoint можно​Конструктор​

Анимация иерархии

​ клавишу TAB, а​Щелкните графический элемент SmartArt,​Мы стараемся как​ тип диаграмм.​. Затем выберите категорию​.​Файл​

1. ​469​2 471​Автоматическое структурирование данных​

2. ​Структура​​ 5-ю, у которых​​ строки и соответствующие​​Убедитесь в том, что​​: InExSu,​​ добавить анимацию к​​не отображается, выделите​​ чтобы сместить ее​​ в который нужно​

   

​ можно оперативнее обеспечивать​​Например, при создании диаграммы​Дополнительно​Установите флажок​и выберите​429​

support.office.com

«Правильная» структура документа Excel

​ в диапазоне.​​Разгруппировать​
​ 6, выберите строки​

​ данными.​​ каждого столбца данных,​: Отдал в работу​ внимание на каждое​

​..​​ со 2-й по​
​В приведенном ниже примере​ для которых требуется​
​InExSu​ поле, каждую ветвь​
​Совет:​Перемещение поля в иерархии​ к месту вставки​
​ языке. Эта страница​ выглядеть, как в​

​ листа​​Назначение стиля существующей итоговой​Дополнительно​180​

​511​​Данные​
​Важно:​
​ 5-ю. Для группировки​ строка 6 содержит​ создать структуру, имеется​: Сделано.​ или каждый уровень​

planetaexcel.ru

Создание автоматической структуры таблицы (Необходимо сделать автоматическую структуру таблицы.)

​ (ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя​​Чтобы переместить поле, щелкните​ нового поля.​ переведена автоматически, поэтому​ следующем примере.​выберите лист, содержащий​ строке или столбцу​и в разделе​367​410​в группе​
​ Если во время разгруппировки​

​ строк с 7-й​​ промежуточные итоговые данные​

​ заголовок, что каждый​​Деньги получены.​

​ иерархии.​​ мыши на эскиз​

​ поле и растяните​​В разделе​
​ ее текст может​

excelworld.ru

​При отображении или скрытии​

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию. 
2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов. 
3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК. 

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы. 
2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

КРАТКАЯ
СПРАВКА

Структурирование
таблиц

При
работе с большими
таблицами часто
приходится
временно закрывать
или открывать
вложенные друг
в друга части
таблицы на разных
иерархических
уровнях. Для
этих целей выполняется
структурирование
таблицы � группирование
строк и столбцов.

Прежде
чем структурировать
таблицу, необходимо
произвести
сортировку
записей, тем
самым косвенно
выделяя необходимые
группы.

Структурирование
выполняется
с помощью команды
Данные, Группа
и Структура,
а затем выбирается
конкретный
способ � автоматический
или ручной.

При
ручном способе
структурирования
необходимо
предварительно
выделить область
� смежные строки
или столбцы.
Затем вводится
команда Данные,
Группа и Структура,
Группировать,
которая вызывает
окно �Группирование�
для указания
варианта группировки�по
строкам или
столбцам.    

В
результате
создается структура
таблицы (рис.
3.41) со следующими
элементами
слева и/или
сверху на служебном
поле:

• линии уровней
  структуры, показывающие
  соответствующие
  группы иерархического
  уровня;
• кнопка <плюс>�
  для раскрытия
  групп структурированной
  таблицы;
• кнопка <минус>
  � для скрытия
  групп структурированной
  таблицы
• кнопки <номера
  уровней 1, 2, 3> � для
  открытия или
  скрытия соответствующего
  уровня.      

Для
открытия (закрытия)
определенного
уровня иерархии
необходимо
щелкнуть на
номере уровня
кнопки с номерами
1, 2, 3 и т.д. Для открытия
(закрытия) иерархической
ветви нажимаются
кнопки плюс,
минус.

На
рис. 3.41 дан фрагмент
структурированной
таблицы по учебным
группам (по строкам),
что показано
в левом поле
линией и кнопками
со знаком плюс
и минус. Кроме
того, создан
структурный
элемент (линия
в верхнем поле)
в столбцах, позволяющий
скрыть или показать
столбцы (Код
предмета, Таб.№
препод.. Вид занятий).

Рис. 3.41. Фрагмент структурированной
таблицы

Если внутри
структурной
части выделить
группу и выполнить
команду Данные,
Группа и Структура,
Группировать,
будет создан
вложенный структурный
элемент нижнего
иерархического
уровня. При выделении
группы, охватывающей
другие структурные
части таблицы,
и выполнении
команды Данные,
Группа и Структура,
Группировать
создается структурный
элемент верхнего
иерархического
уровня. Максимальное
число уровней�8.   

Для
отмены одного
структурного
компонента
производится
выделение области
и выполняется
команда Данные,
Группа и Структура,
Разгруппировать.

Для
отмены всех
структурных
компонентов
таблицы � команда
Данные, Группа
Структура, Удалить
структуру.

Автоструктурирование

Автоструктурирование
выполняется
для таблиц, содержащих
формулы, которые
ссылаются на
ячейки, расположенные
выше и (или) левее
результирующих
ячеек, образуя
с ними смежную
сплошную область.
После ввода
в таблицу исходных
данных и формул
курсор устанавливается
в произвольную
ячейку списка
и выполняется
команда Данные,
Группа и Структура,
Создать структуру.
Все структурные
части таблицы
создаются автомати�чески.

Структурированную
таблицу можно
выводить на
печать в открытом
или закрытом
виде.

Пример
такой таблицы
приведен на
рис. 3.42. В таблице
расчета заработной
платы введены
столбцы, в которых
по каждому работнику
по формулам
рассчитываются:
общий налог,
итоговая сумма
доплат и сумма
в выдаче. Кроме
того, по каждому
виду начислений
(по столбцам)
в строке Итого
рассчитывается
с помощью функции
СУММ общая сумма,
Порядок следования
исходных данных
и результатов
(итогов) � слева
направо, сверху
вниз, что позволяет
применить автоструктурирование
таблицы.

Рис.
3.42.
Пример исходной
таблицы, в которой
можно применить
автоструктурирование

 На
рис. 3.43 показан
вид таблицы
после автоструктурирования.

Рис.
3.43. Вид таблицы
после автоструктурирования
по столбцам

Структурирование
таблицы с автоматическим
подведением
итогов

Команда
Данные, Итоги
создает структуру
таблицы и одновременно
вставляет строки
промежуточных
и общих итогов
для выбранных
столбцов в соответствии
с заданной функцией
(табл. 3.3):                              

Таблица 3.3.
Функции при
подведении
автоматических
итогов по группам

Операция	Значение в строке итогов по группе
Сумма	Сумма значений
Количество значений	Число непустых значений
Среднее	Среднее значение в группе
Максимум	Наибольшее числовое значение в группе
Минимум :	Наименьшее числовое значение в группе
Произведение	Произведение всех значений в группе
Количество чисел	Количество записей или строк, которые содержат числовые данные в группе
Смещенное отклонение	Смещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных
Несмещенное отклонение	Несмещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных
Смещенная дисперсия	Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных
Несмещенная дисперсия	Несмещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных

Внимание!

1. Для
получения итогов
по группам следует
заранее упорядочить
строки списка
с помощью команды
Данные, Сортировка.

2. Подведение
итогов выполняется
при изменении
значений в столбце,
который образует
группы.

Команда
Данные, Итоги
может выполняться
для одного и
того же списка
записей многократно,
ранее созданные
промежуточные
итоги могут
заменяться
новыми или оставаться
неизменными
посредством
установки или
снятия флажка
параметра Заменить
текущие итоги
(рис. 3.44). Таким
образом, имеется
возможность
подведения
итогов различных
уровней вложенности.

Столбец,
при изменении
значений в котором
образуются
группы, выбирается
из списка посредством
параметра При
каждом изменении
в. Перечень
столбцов, по
которым подводятся
итоги, указывается
в окне <Добавить
итоги по> (см.
рис.3.44).

Итоги
выводятся либо
под данными,
либо над данными
установкой
флажка параметра
Итоги под данными.
Принудительно
группы могут
размещаться
на отдельных
печатных страницах
(параметр Конец
страницы между
группам). Кнопка
<Убрать все>
удаляет все
итоги из текущего
списка.

Рис.3.44. Диалоговое
окно <<Промежуточные
итоги>> для установки
параметров
автоматического
подведения
итогов

При
нажатии кнопки
<ОК> автоматически
создаются промежуточные
итоги. Слева
таблицы на служебном
поле появляются
символы структуры:

� 
линии уровней
структуры;

� 
кнопка <плюс>
показа групп;

� 
кнопка <минуc>
скрытия групп;

� 
кнопки уровней
структуры.

На
рис. 3.45 представлена
структура следующего
вида:

1-й
уровень � средняя
оценка по всему
списку;

2-й
уровень � средняя
оценка по виду
занятий (открыт
для лекционных
занятий частично
закрыт для практических
занятий);

                      
3-й уровень � средняя
оценка по учебным
группам (группа
136 закрыта, групп]
134,135 открыты).                      

Рис.
3.45. Пример структуры
с промежуточными
итогами

ЗАДАНИЕ
1

Структурирование
таблицы ручным
способом.

Для этого:

1.  
Проведите
подготовительную
работу: откройте
книгу с таблицей,
отображенной
рис. 3.35, переименуйте
новый лист на
Структура
и скопируйте
на него исходную
базу данных.

2.  
Отсортируйте
строки списка
по номеру учебной
группы.

3.  
Вставьте пустые
разделяющие
строки между
учебными группами;        

4.  
Создайте структурные
части таблицы
для учебных
групп (см. рис.
3.41).

5.Создайте
структурную
часть таблицы
для столбцов:
Код предмета.
Таб. № препод.,

Вид
занятий (см.
рис. 3.41).

6.Закройте
и откройте структурные
части таблицы.                           
.

7.Отмените
структурирование.

8.Проделайте
самостоятельно
другие виды
структурирования
таблицы.

ТЕХНОЛОГИЯ
РАБОТЫ

1.    
Проведите
подготовительную
работу:

� 
откройте
книгу с именем
Spisok
с помощью команды
Файл, Открыть;

� 
переименуйте
Листб�Структура;

� 
выделите
блок ячеек исходного
списка, начиная
от имен полей
и вниз до конца
записей таблицы,
и скопируйте
их на лист Структура.

2.Отсортируйте
строки списка
по номеру учебной
группы:

� 
установите
курсор в область
данных списка;

� 
введите команду
Данные, Сортировка.

3.Вставьте
пустые разделяющие
строки между
учебными группами
с разными номерами;

� 
выделите
первую строку
с другим, отличным
от предыдущей
строки, номером
группы;

� 
вызовите
контекстное
меню и выполните
команду Добавить
ячейки.

4. 
Создайте структурные
части таблицы
для учебных
групп (см. рис.
3.41). Для этого:

� 
выделите
блок строк, относящихся
к первой группе;

� 
выполните
команду Данные,
Группа и Структура,
Группировать.
В появившемся
окне установите
флажок строки;

� 
аналогичные
действия повторите
для других групп.

5.Создайте
структурную
часть таблицы
для столбцов
Код предмета.
Таб. № препод..

Вид занятий
(рис. 3.41):

� 
выделите
столбцы, подводя
указатель мыши
к имени столбца
и, щелкнув левой
кнопкой, протащите
мышь;

� 
выполните
команду Данные,
Группа и Структура,
Группировать.
В появившемся
окне установите
флажок столбцы
и нажмите кнопку
<ОК>.

6.Закройте
и откройте созданные
структурные
части таблицы,
нажимая на кнопки
<Минус> или <Плюс>.                                 

7.  Отмените
структурирование
командой Данные,
Группа и Структура,
Разгруппировать.

8.Проделайте
самостоятельно
другие виды
структурирования
таблицы.

ЗАДАНИЕ
2

Автоструктурирование
таблицы и введение
дополнительного
иерархического
уровня структуры ручным
способом.                                   

Для этого:

1.         
Проведите
подготовительную
работу: откройте
книгу с именем
Spisok;
вставьте и пе�реименуйте
новый рабочий
лист.

2.         
 Создайте
таблицу расчета
заработной
платы (см. рис,
3.42), в которой:

�        
в столбцы
Фамилия, Зар.плата,
Надбавка, Премия
надо ввести
константы;

�        
в строке Итого
подсчитываются
суммы по каждому
столбцу;

�        
в остальные
столбцы надо
ввести формулы:

� Подоходный
налог = 0,12*3ар. плата

�
Пенсионный
фонд = 0,01* Зар.плата

�
Общий налог
= Подоходный
налог + Пенсионный
фонд

�
Итого доплат
=- Надбавка + Премия          

� Сумма
к выдаче = Зар.
плата � Общий
налог + Итого
доплат

3.       
Создайте автоструктуру
таблицы расчета
заработной
платы и сравните
с изображением
на рис. 3.43.  

4.       
Ознакомьтесь
с разными видами
таблиц, нажимая
на кнопки иерархических
уровней и кнопки
со знаками плюс
и минус.

5.       
Введите в структурированную
таблицу (см.
рис. 3.43) дополнительный
иерархический
уровень по строкам
и сравните полученное
изображение
с рис. 3.46.

ТЕХНОЛОГИЯ
РАБОТЫ

1.      
Проведите
подготовительную
работу:

�        
откройте
книгу с именем
Spisok с
помощью команды
Файл, Открыть;

�        
вставьте
новый рабочий
лист и переименуйте
его � Зар.плата.

2.          
Создайте таблицусогласно
рис. 3.42:   

�        
перед вводом
названий столбцов
таблицы произведите
форматирование
ячеек первой
строки: выделите
строку, вызовите
контекстное
меню, введите
команду Формат,
ячеек и на вкладке
Выравнивание
установите
параметры;

По
горизонтали:
по значению
          

По
вертикали: по
верхнему краю

Отображение
� переключатель
переносить
по словам: установить
флажок

�        
введите шапку
таблицы (название
каждого столбца
может занять
несколько] строк
в своей ячейке);               

�        
заполните
таблицу исходными
данными (константами)
в столбцах Фамилия,
Зар.плата, Надбавка,
Премия;      

�        
введите формулы
в ячейки второй
строки столбцов,
содержащих
вычисляемые,
значения, а также
в ячейку Вб:      

Имя столбца	Адрес ячейки	Формула
Подоходный налог	С2	=0,12*В2
Пенсионный фонд	D2	=0,01 *В2
Общий налог	Е2	=C2+D2
Итого доплат	Н2	=F2+G2
Сумма к выдаче	12	= В2-Е2+Н2
Итого	В6	=СУММ(В2;В5)

�        
скопируйте
формулы в остальные
ячейки соответствующих
столбцов любым
известным способом;

�        
проведите
сортировку
в списке по фамилиям.

3.         
Создайте автоструктуру
таблицы расчета
Заработной
плиты и сравните
с изображением
на рис. 3.46:

�      
установите
курсор в любую
ячейку области
данных;

�      
введите команду
Данные, Группа
и Структура,
Создать структуру;

�      
появились
поля (слева и
сверху) с кнопками
иерархических
уровней и линиями,

�      
на концах
которых находятся
кнопки со знаками
плюс и минус.

4.         
Ознакомьтесь
с разными видами
таблиц, нажимая
на кнопки иерархических
уровней и на
кнопки со знаками
плюс и минус.

5.         
Введите в структурированную
таблицу (см.
рис. 3.46) дополнительный
иерархический
уровень по строкам,
разделив, например,
весь список
фамилий на группы
по две фамилии.
Для этого:

�      
вставьте
пустую строку
после первых
двух фамилий:
выделите третью
строку и в контекстном
меню выберите
команду Добавить
ячейки;      

�      
вставьте
пустую строку
перед строкой
Итого: выделите
эту строку и
в контекстном
меню выберите
команду Добавить
ячейки;

�      
выделите
строки с первыми
двумя фамилиями,
вызовите контекстное
меню и выполните
команду Данные,
Группа и Структура,
Группировать;

�      
выделите
строки с остальными
фамилиями, вызовите
контекстное
меню и выполните
команду Данные,
Группа и Структура,
Группировать;       

�      
сравните
полученное
изображение
с рис. 3.46.

Рис. 3.46. Таблица расчета
заработной
платы после
проведения
автоструктурирования
по столбцам
и ручного структурирования
по строкам

ЗАДАНИЕ
3

Структурирование
таблицы с автоматическим
подведением
итогов по группам
таблицы, представленной
на рис. 3.35.

Для
этого:

1.       
Проведите
подготовительную
работу: откройте
книгу с таблицей,
отображенной
нарис. 3.35, переименуйте
новый лист на
Итоги и скопируйте
на него исходную
базу данных.

2.       
Отсортируйте
записи списка
по номеру группы,
коду предмета,
виду занятий.

3.       
 Создайте
1-й уровень итогов
� средний балл
по каждой учебной
группе.

4.       
Создайте 2-й
уровень итогов
� средний балл
но каждому предмету
для каждой учебной
группы.

5.       
Создайте 3-й
уровень итогов
� средний балл
по каждому виду
занятий для
каждого предмета
по всем учебным
группам.

6.       
Просмотрите
элементы структуры,
закройте и откройте
иерархические
уровни.

7.       
Уберите все
предыдущие
итоги.

8.       
Создайте самостоятельно
новые промежуточные
итоги.

ТЕХНОЛОГИЯ
РАБОТЫ

1.    
Проведите
подготовительную
работу: откройте
книгу с таблицей,
отображенной
на рис. 3.35, переименуйте
новый лист на
Итоги и скопируйте
на него исходную
базу данных.                         

2.    
Отсортируйте
список записей
с помощью команды
Данные, Сортировка
по следующим
ключам:

�     
старший ключ
задайте в строке
Сортировать,
выбрав имя поля
<Номер группы>;                     

•   промежуточный
  ключ задайте
  в строке Затем,
  выбрав имя поля
  <Код предмета>;

�     
младший ключ
задайте в строке
В последнюю
очередь по,
выбрав имя поля
<Вид занятий>;

�     
установите
флажок Идентифицировать
поля по подписям
и нажмите <ОК>.

3.    
Создайте 1-й
уровень итогов
� средний балл
по каждой учебной
группе:

�     
установите
курсор в произвольную
ячейку списка
записей и выполните
команду Данные,
Итоги;

�     
в диалоговомокне
�Промежуточные
итоги� укажите:

При
каждом изменении
в � Номер группы

Операция:
Среднее

Добавить
итоги по: Оценка

Заменять
текущие итоги;
нет

Конец
страницы между
группами; нет

Итоги
под данными:
да

�     
в результате
будет рассчитан
средний балл
по каждой учебной
группе.

4.    
Создайте 2-й
уровень итогов
� средний балл
по каждому предмету
для каждой учебной
группы:

�     
установите
курсор и произвольную
ячейку списка
записей;

�     
выполните
команду Данные,
Итоги;

�     
в диалоговомокне
�Промежуточные
итоги� укажите:

При
каждом изменении
в: Код предмета

Операция:
Среднее

Добавить
итоги по; Оценка

Заменять
текущие итоги:
нет

Конец
страницы между
группами: нет

Итоги
под данными:
да

�     
в результате
будет рассчитан
средний балл
по каждому предмету
по каждой

учебной группе.

5.    
Создайте 3-й
уровень итогов
� средний балл
по каждому виду
занятий для
каждого предмета
по всем учебным
группам:

�     
установите
курсор в произвольную
ячейку списка
записей и выполните
команду Данные,
Итоги;

�     
в диалоговом
окне �Промежуточные
итоги� укажите:

При
каждом изменении
в: Вид занятий
Операция: Среднее     

 Добавить
итоги по: Оценка

Заменять
текущие итоги:
нет

Конец
страницы менаду
группами: нет

Итоги
под данными:
да

�     
в результате
будет рассчитан
средний балл
по каждому виду
занятий определенного
предмета в учебной
группе.

6.    
Просмотрите
элементы структуры,
закройте и откройте
иерархические
уровни. Для закрытия
уровня установите
указатель мыши
в левом поле
на кнопке с минусом
и щелкните левой
кнопкой мыши.
Для открытия
уровня аналогично
используется
кнопка с плюсом.

7.    
 Уберите
все предыдущие
итоги с помощью
команды Данные,
Итоги, Убрать
все.

8.    
Создайте новые
промежуточные
итоги, например
вида:

�     
на 1-м уровне
� по коду предмета;

�     
на 2-м уровне
� по виду занятий;

�     
на 3-м уровне
� по номеру учебной
группы.

Дата: 31 января 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно.  А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Если у вас имеется большая и сложная таблица на небольшом мониторе (например, ноутбука), то в процессе работы с ней часто возникает желание скрыть часть ненужных в текущий момент данных (строк или столбцов). Основные способы для решения этой проблемы — скрытие строк и группировка. Вот о последнем способе и пойдет речь далее.

Предположим, что мы работаем вот с такой сложной многоуровневой таблицей с данными:

Обратите внимание на то, что в таблице ясно и четко прослеживаются вложенные друг в друга уровни данных. Такую структуру часто можно увидеть в:

бюджетировании — статьи доходов/расходов группируются в блоки (cost centers) или по географическому признаку (страна-край-город)

управлении проектами — этапы проектов разбиты обычно на более мелкие подзадачи и действия

строительных сметах — похожим образом обычно расписываются расчеты расхода материалов и их стоимости при строительстве

и т.д. — дальше придумайте сами.

Делать такую группировку вручную весьма мучительно, вследствие неудобности и ограниченности средств группировки самого Excel. Поэтому, столкнувшись как-то с подобной задачей в одном из своих проектов, я написал макрос для автоматической группировки подобных списков, которым и хочу тут поделиться. Чтобы применить его к вашему списку, проделайте следующие действия:

Нажмите сочетание клавиш ALT+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic. В нем выберите в меню команду Insert — Module, чтобы вставить новый модуль и скопируйте туда текст макроса:

Sub Multilevel_Group()      Dim level As Single, i As Single      Dim start As Single, LastRow As Single        Const FIRST_ROW = 2         'первая строка списка      Const FIRST_COLUMN = 1      'первый столбец списка      Const NUMBER_OF_LEVELS = 3  'количество уровней        Set ws = ActiveSheet      ws.UsedRange.ClearOutline   'убираем все группировки на листе      LastRow = WorksheetFunction.Match("Конец", ws.Columns(FIRST_COLUMN), 0) 'определяем номер последней строки        'проходим во вложенном цикле по уровням и группируем      For level = 1 To NUMBER_OF_LEVELS          start = 0          For i = FIRST_ROW To LastRow              'если нашли начало группы - запоминаем номер строки              If ws.Cells(i, level+FIRST_COLUMN-1)  "" And _                     WorksheetFunction.CountA(ws.Cells(i + 1, FIRST_COLUMN).Resize(1, level)) = 0 Then start = i                'если нашли конец группы - группируем              If WorksheetFunction.CountA(ws.Cells(i + 1, FIRST_COLUMN).Resize(1, level)) > 0 And start > 0 Then                  ws.Rows(start + 1 & ":" & i).Group                  start = 0              End If          Next i      Next level  End Sub  

При необходимости, текст можно слегка подкорректировать под ваши особенности, а именно изменить:

FIRST_ROW — номер первой строки списка, начиная с которой пойдет группировка. Если у вас шапка не из одной строки или над таблицей есть данные — меняйте.

FIRST_COLUMN — номер первого столбца списка, с которого начинается анализ и группировка. Если слева от вашей таблицы есть еще колонки, то эту константу также нужно изменить.

NUMBER_OF_LEVELS — количество уровней (столбцов) для анализа. В приведенном выше примере мы хотим проанализировать три первых столбца, поэтому значение этой константы =3

Важно! Макрос предполагает, что:

Уровни заполняются по порядку, т.е., например, уровень 3 не может быть написан, если ему не предшествовал уровень 2.

В первом столбце списка в последней строке должно быть слово Конец, которое необходимо, чтобы макрос понял, где заканчивается список и пора остановиться:

Чтобы запустить добавленный макрос для списка на текущем листе, нажмите сочетание клавиш ALT+F8, выберите в списке наш макрос Multilevel_Group и нажмите кнопку Выполнить (Run).

Ссылки по теме

Что такое макросы, как их создавать, куда копировать текст макроса на Visual Basic

Скрытие/отображение ненужных строк и столбцов

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;

Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;

Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;

Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;

В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;

Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;

Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;

Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;

Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;

Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;

Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

“Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;

“Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;

“Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.

В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.

Большинство пользователей при работе с электронными данными сталкиваются с оформленной структурной таблицей. Группировка или иерархия применяется, чтобы подробнее оценить данные. В сегодняшнем уроке научимся выстраивать такую иерархию на примере заполненной электронной книги Excel.

Что сделать, чтобы оформить структуру

Сделаем настройку программы.

1. Открываем лист с подготовленной таблицей. Затем переходим во вкладку «Данные». В блоке «Структура» открываем ярлык снизу.

1. Открываем окошко, в котором необходимо поставить галочку напротив записи «Итоги в столбцах справа от данных». Затем нажимаем кнопку «ОК».

Приступаем к формированию группировок.

Иерархия по строкам

Суть группировки заключается в объединении некоторых табличных данных в один подраздел. Как это выполнить, рассмотрим дальше.

1. В готовой таблице, в диапазон, где необходимо выполнить группировку, вставляем пустую строчку. В ней необходимо прописать название, которое мы даем иерархии. Далее выделяем ячейки, которые необходимо совместить между собой.

1. Затем переходим во вкладку «Данные», в блоке «Структура» нажимаем на инструмент «Группировать».

1. Затем в появившемся окне выбираем, как будем совмещать. В данном случае устанавливаем флажок напротив подписи «Строки» и нажимаем на кнопку «ОК».

1. Далее видим, что результат группировки сформировался в виде скобки слева. Это значит, что действия выполнены правильно.
   Аналогично выполняется группировка по колоннам, только выбирать соответствующий пункт во время выполнения последнего этапа инструкции.

Полезно знать!

Чтобы спрятать полученную структуру, необходимо нажать на минус в верхней части скобки, которая формирует иерархию.

Как выполнить разгруппировку

Когда необходимо исправить данные, зафиксированные в группировку, либо распечатать готовую таблицу, можно попробовать разгруппировку. Чтобы это сделать, перейдем к следующему алгоритму.

1. Выделяем созданную группировку, затем переходим во вкладку «Данные», где находим блок «Структура».

1. Далее нажимаем на инструмент «Разгруппировать», ставим флажок напротив записи «Строки» и нажимаем кнопку «ОК».
   В случае, если вы делали группировку дважды, то необходимо снять элемент структуры столько же раз. Не забывайте при любом действии с иерархией выделять необходимый диапазон данных.