Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.
Электронная таблица Microsoft Excel
Основные элементы интерфейса окна Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
- режим готовности;
- режим ввода данных;
- командный режим;
- режим редактирования.
При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.
Что такое диапазон данных?
Диапазон – группа связанных между собой
ячеек, выделенных для одновременной
работы с ними.
-
Как выделить несмежные диапазоны для
совместного их форматирования?
Для выделения несмежного диапазона
следует держать нажатой клавишу [Ctrl].
-
Какие отличия имеют панели инструментов
Стандартная и Форматирование программы
Excel от соответствующих панелей текстового
редактора Word?
Панель Стандартная Excelвыглядит почти также как и в Word, но есть
небольшое различие. На панели Стандартная
в Excel помимо обычных кнопок, присутствующих
в Word, содержатся кнопки Автосумма(Автоматически
суммирует выделенный диапазон чисел,
также раскрывает выпадающий список
параметров суммирования), Сортировка
по возрастанию, Сортировка по убыванию,
Мастер диаграмм.
На панели Форматирование присутствуют
кнопки: Объединить и поместить в центре,
Денежный формат, Процентный формат,
Формат с разделителями, Увеличить
разрядность, Уменьшить разрядность,
Границы.
-
Какие виды диаграмм можно построить
в Excel?
1. Стандартные:
-
Гистограмма:
Обычная, с накоплением, нормированная,
объемный вариант обычной, объемный
вариант с накоплением, объемный вариант
нормированной, трехмерная
-
Линейчатая:
Обычная, с накоплением, нормированная,
объемный вариант обычной, объемный
вариант с накоплением, объемный вариант
нормированной
-
График:
Обычный, с накоплением, нормированный,
с маркерами, с накоплением с маркерами,
нормированный с маркерами, объемный
вариант графика
-
Круговая:
обычная, объемный вариант, вторичная,
разрезанная, объемный вариант разрезанной,
вторичная гистограмма
-
Точечная:
Точечная, точечная со значениями
сглаженными линиями с маркерами, точечная
со значениями сглаженными линиями без
маркеров, точечная, значения которых
соединены отрезками с маркерами,
точечная, значения которых соединены
отрезками без маркеров
-
С областями:
Обычная, с накоплением, нормированная,
объемные варианты обычной, с накоплением,
нормированной
-
Кольцевая:
подобная круговой, отражающая несколько
рядов данных, разрезанная
-
Лепестковая:
Обычная, с маркерами, заполненная
-
Поверхность:
Обычная, проволочная, контурная,
проволочная контурная
-
Пузырьковая:
Обычная, объемный вариант обычной
-
Биржевая:
Отражающая наборы данных из трех
значений, отражающая наборы данных из
четырех значений, отражающая наборы
данных из пяти значений
-
Цилиндрическая:
Гистограмма обычная, с накоплением,
нормированная, Линейчатая обычная, с
накоплением, нормированная, объемный
вариант
-
Коническая:
Гистограмма обычная, с накоплением,
нормированная, Линейчатая обычная, с
накоплением, нормированная, объемный
вариант
-
Пирамидальная:
Гистограмма обычная, с накоплением,
нормированная, Линейчатая обычная, с
накоплением, нормированная, объемный
вариант
2. Нестандартные:
-
Блоки с областями
-
Вырезанные сектора
-
Гистограмма/области
-
Гладкие графики
-
Голубая круговая
-
График/Гистограмма
-
График/Гистограмма 2
-
Графики(2 оси)
-
Деревянная
-
Конусы
-
Логарифмическая
-
Парящие бруски
-
Трубчатая
-
Цветные графики
-
Цветные столбцы
-
ЧБ гистограмма
-
ЧБ график и время
-
ЧБ круговая
-
ЧБ с областями
-
Широкая гистограмма
Как Excel работает с датами?
Excel позволяет вводить дату разными
способами и понимает их все. Внешний
вид (отображение) даты в ячейке задается
в меню Формат – Ячейка. Excel не умеет
работать (без дополнительных настроек)
с датами ранее 1 января 1900 года. С датами
и временем в Excel возможно выполнять
любые математические операции. В Excel
можно вычислять: Количество дней между
двумя датами, Количество рабочих дней
между двумя датами, Количество полных
лет, месяцев и дней между датами,
Возраст в годах, Сдвиг даты на заданное
количество дней, Сдвиг даты на заданное
количество рабочих дней, Вычисление
дня недели, Вычисление временных
интервалов.
-
Приведите примеры использования
абсолютной и относительной адресации?
Абсолютная ссылка– это не изменяющийся
при копировании и перемещении формулы
адрес ячейки, содержащий исходное
данное. Пример: $В$5; $D$12- полные абсолютные
ссылки, B$5, D$12 – частичная абсолютная
ссылка, не меняется номер строки; $B5,
$D12 — частичная абсолютная ссылка, не
меняется наименование столбца.
Относительная ссылка– это изменяющийся
при копировании и перемещении формулы
адрес ячейки, содержащий исходное
данное. Форма написания относительной
ссылки совпадает с обычной записью.
Например: А12, RT567.
-
Какие преимущества дает использование
имен ячеек?
-
Имена позволяют понять смысл формулы
и использовать ее, -
Описательное имя диапазона (например,
Общий_доход) запоминается легче, чем
адреса ячеек(например, A21), -
Вы можете легко перемещаться по рабочему
листу, используя поле Имя, расположенное
в левой части строки формул, -
Формулы с использованием имен и
диапазонов записываются легче, -
Использование имен вместо адресов
ячеек и диапазонов облегчит создание
макросов -
и дальнейшую работу с ними.
Какое расширение имеют файлы, созданные
с помощью Excel?
xls, xlsx, xlsm
-
Какие параметры работы Excel может
настроить пользователь?
параметры, которы может настроить
пользователь Excel, можно найти с помощью
команды Сервис – Параметры. В появившемся
окне видим различные вкладки. Это: вид,
вычисления, правка, общие, переход,
списки, диаграмма, цвет, международные,
сохранение, проверка ошибок, орфография,
безопасность.
-
Как защитить свой файл от постороннего
доступа?
Сервис – Параметры, вкладка Безопасность.
Здесь можно ввести пароль для открытия,
изменения книги, а так же управлять
личными сведениями и безопасностью
макросов.
-
Какие последовательности поддерживает
Excel при автозаполнении?
При автозаполнении excelподдерживает даты, представленные днями
недели, месяцев и другие. Автозаполнением
могут занесены последовательности,
состоящие из текста и номера и другие.
-
Как ввести собственный список
(последовательность) для автозаполнения?
Сервис – Параметры, вкладка Списки.
Внести элементы нового списка и нажать
кнопку Добавить.
Работа добавлена на сайт samzan.net: 2015-07-05
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой — мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
1. Какие виды работ позволяет выполнить табличный процессор excel?
Табличный процессор Microsoft Excel и текстовый редактор Microsoft Word имеют много общего, речь идет о выполнении основных действий (запуск программы, открытие, создание, сохранение документов).
С помощью MS Excel можно:
создавать, редактировать, выводить на печать отредактированные и оформленные таблицы;
производить вычисления по различным формулам;
создавать списки, в столбцах которых содержатся однотипные данные;
производить различные операции не только над числами, но и над текстом;
создавать разнообразные диаграммы;
создание рисунков и схем;
автоматизация сложных задач.
Помимо этого таблицы Microsoft Excel могут быть встроены во многие документы, в том числе и в Microsoft Word.
2. Что такое диапазон данных?
Диапазон – это группа ячеек (рис. 2), чтобы задать адрес диапазона, нужно указать адреса его левой верхней и правой нижней ячеек, разделив их двоеточием.
3. Как выделить несмежные диапазоны для совместного их форматирования?
Для того, чтобы выделить несмежные диапазоны (ячейки или диапазоны расположенные не рядом друг с другом) – нажать клавишу Ctrl и указать диапазоны, или в поле Имя ввести имена диапазонов, отделяя их запятыми.
4. Какие виды диаграмм можно построить в Excel?
- Гистограммы
- Графики
- Круговые диаграммы
- Линейчатые диаграммы
- Диаграммы с областями
- Точечные диаграммы
- Биржевые диаграммы
- Поверхностные диаграммы
- Кольцевые диаграммы
- Пузырьковые диаграммы
- Лепестковые диаграммы
(наверное, так)
5. Как Excel работает с датами?
Даты в Microsoft Excel хранятся в виде последовательности (порядковых номеров), их можно складывать, вычитать и использовать в других выражениях. Например, день 1 января 1900 г. имеет номер 1, а 1 января 2012 г. — 40 909, т. к. интервал меду этими датами составляет 40 909 дней. Временные значения хранится в виде дробной части этого числа, поскольку они рассматриваются как доли суток. Microsoft Excel поддерживает 2 системы дат (рис. 5), которая выбирается автоматически.
6. Приведите примеры использования абсолютной и относительной адресации.
$A$1 – Абсолютная ссылка
A1– Относительная ссылка
7. Какое расширение имеют файлы, созданные с помощью Excel?
.xlsx
Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.
Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.
Возможности Microsoft Excel
Работа с формулами и числовыми данными
Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.
Работа с текстом
Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.
Организация баз данных
Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.
Построение графиков и диаграмм
Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.
Создание рисунков
С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.
Автоматизация стандартных задач
Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.
Импорт и экспорт данных
Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.
Собственный язык программирования
Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.
Интерфейс Excel
В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.
По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.
«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.
«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.
«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.
«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.
«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.
«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.
«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.
«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.
«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.
Форматы файлов
Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:
- .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
- .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
- .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
- .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
- .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.
Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.
Стандартные операции с ячейками
Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.
При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.
Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.
Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.
Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.
Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:
- объединить и поместить в центре;
- объединить по строкам;
- объединить ячейки.
Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.
Работа с формулами Excel
Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.
Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».
В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.
Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:
Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»
Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.
Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.
В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».
В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.
Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.
Практическое занятие № 2.
Тема: «Основы работы в табличном
процессоре Microsoft Excel».
Цель работы: закрепить теоретические знания по работе в табличном процессоре
Microsoft Excel. Изучить средства представления графической информации в Microsoft Excel. Получить навыки использования
статических функций.
План
проведения занятия:
- Самостоятельное изучение
теоретических сведений по теме. - Практическое выполнение
заданий в Microsoft Excel.
Краткие теоретические сведения:
Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для
ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для
анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде
отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую
книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы
можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую.
Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением
«xls».
Вплоть до версии 4.0 программа Exсel представляла собой
фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства
работы.
Каков же состав основных компонентов Excel 2003? Основной
программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется
обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля
появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых
значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок,
вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и
возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно
упрощают ввод и редактирование формул.
Имеются возможности для создания презентационной графики,
для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых
значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы
различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно
расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал
возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.
Программное обеспечение, называемое системой обработки
электронных таблиц, или табличным процессором, позволяет автоматизировать
рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися
исходными данными. Документ Excel называется рабочей книгой. Она состоит из
набора рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название и табличную структуру
он может содержать одну или несколько таблиц. Рабочий лист состоит из строк
(от 1 до 65536) и столбцов (до 256).
В ячейки электронной таблицы можно вносить различную
информацию: текст, числа и формулы, она является минимальной структурной
единицей.
Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как
правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти
данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек.
В ячейки с вычисляемыми значениями заносятся формулы для вычислений.
Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам.
При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех
ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.
Современные табличные процессоры, к которым относиться и
Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:
§ работа
с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
§ задание
в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях
исходных данных;
§ построение
диаграмм по данным таблиц;
§ большой
набор встроенных функций;
§ автоматическое
заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т. п.);
§ возможность
работы с внешними базами данных; управление параметрами текста; вывод таблиц на
печать;
§ возможность
создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
§ проверка
орфографии;
§ поиск,
сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной
таблицы в качестве простейшей базы данных.
Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица
позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень
эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во
всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за
изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный
процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе
которых можно выбрать наиболее приемлемое.
Все эти качества позволяют считать табличный процессор
обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.
Графический интерфейс программы Microsoft Excel 2000. На рис. 2.1 изображен
общий вид окна программы Microsoft Excel 2000.
Рис. 2.1. Окно Microsoft Excel.
Объекты интерфейса
Рабочим полем программы является таблица, состоящая из
строк и столбцов. Во время работы с программой таблица хранится в оперативной
памяти. Для просмотра части электронной таблицы служит область листа,
включающая ячейки, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки и ярлыки
листов.
Для управления работой табличного процессора, как и везде в
Windows, используется меню команд. Для выдачи информации о текущей ячейке
служит строка состояния.
Строка формул (иногда ее называют строкой ввода)
предназначена для индикации данных, которые пользователь набирает перед вводом
в ячейку таблицы.
Excel позволяет работать с так называемой рабочей книгой
(совокупностью таблиц). Переключения между листами этой книги можно
осуществлять при помощи специальных ярлыков.
Возможные типы диаграмм которые можно построить в MS
Excel:
1) Гистограммы
2) Линейчатые диаграммы
3) Графики
4) Круговые диаграммы
5) Точечные диаграммы
6) Диаграмма с областями
7) Кольцевые диаграммы
Лепестковые диаграммы
9) Поверхностные диаграммы
10) Пузырьковые
диаграммы
11) Биржевые
диаграммы
12) Цилиндрические,
конические и пирамидальные диаграммы
Задания к
выполнению:
1.
Создадим новую книгу Excel. «Пуск» – «Все программы» –
«Microsoft Office» – «Microsoft
Excel 2003» (рис. 2.1).
2.
Для изучения работы табличного процессора MS Excel
необходимо освоить ввод данных в таблицу. В качестве первой ячейки следует
принимать А1 (рис. 2.1). Данные перенести из таблицы 1.
Таблица
1. Данные для выполнения операций ввода и проведение подсчетов.
|
Факсы |
Цена, руб. |
|
Факс Brother |
3850 |
|
Факс |
4850 |
|
Факс Brother |
4490 |
|
Факс |
7850 |
|
Факс Panasonic |
7850 |
|
Факс |
4850 |
|
Факс Panasonic |
5690 |
|
Телефоны |
Цена, руб. |
|
Телефон teXet |
490 |
|
Телефон |
380 |
|
Телефон teXet |
490 |
|
Телефон |
279 |
|
Телефон teXet |
580 |
|
Радиотелефон |
890 |
|
Радиотелефон |
1499 |
|
Радиотелефон |
1299 |
|
Радиотелефон |
1990 |
|
Радиотелефон |
1650 |
|
Радиотелефон |
1690 |
|
Радиотелефон |
1590 |
|
Радиотелефон |
2650 |
|
Радиотелефон |
1890 |
|
Радиотелефон |
2650 |
|
Радиотелефон |
1350 |
|
Радиотелефон teXet |
1290 |
|
Радиотелефон |
2199 |
|
Радиотелефон VOXTEL |
950 |
|
Копировальные аппараты |
Цена, руб. |
|
Копировальный |
8350 |
|
Копировальный |
10999 |
2.
Проведем подсчет стоимости каждой позиции за 55 шт. Для этого необходимо
сделать активным ячейку С1.
3.
Далее необходимо записать формулу. Переведем курсор в строку формул(смотри на
рис. 2.2, отметка 1) записываем: = B2 * 55. Для выполнения
действия нажимаем Enter. Результат смотри на рис. 5.
Рис.2.2. Результат подсчета
Для ускорения подсчета по остальным позициям достаточно
вытянуть рамку выделения ячейки вниз (смотри на рис. 2.2, отметка 2)
4. Выполним подсчет стоимости по группам. Для этого
необходимо узнать общую стоимость по каждой из групп товаров, для этого можно
складывать каждую из ячеек, но гораздо рациональнее воспользоваться встроенными
функциями Microsoft Excel.
5. Для выполнения будем использовать операцию суммирования.
Синтаксис
команды в строке формулы:
= СУММ(адрес 1 ячейки; адрес 2 ячейки) –
сложение двух чисел
= СУММ(адрес 1 ячейки: адрес 2 ячейки) –
сложение значений ячеек входящих в диапазон. Например от А1 до А5 — = СУММ
(А1:А5).
6. Результат выведем в сводный отчет первая ячейка А35
(рис. 2.3).
Рис. 2.3. Подсчет стоимости по группам
7. В ячейке B35 пишем формулу = СУММ(B2:B8). Остальные пункты выполнить
аналогично.
8. Вывести общую
сумму по всем позициям самостоятельно. Конечный результат работы на рис2.4.
Самостоятельное
задание. Вывести в столбце D
средние значения по каждой группе товаров.
Рис. 2.4. Результат выполненной работы
9. Далее потренируемся в графическом
представлении данных, а именно построении диаграмм. Для построения диаграммы,
для начала следует выбрать данные, по которым она будет построена в
нашем случае, имеем сводные данные по группам товаров.
10. Выдели диапазон значений от А35 до
В37. Нажмем «Вставка» — «Диаграмма» (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Мастер диаграмм (шаг 1)
11. Гистограмма самый
универсальный способ представления данных, используем её в качестве примера,
нажимаем «Далее» (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Мастер диаграмм (шаг 2)
12. Диапазон значений
уже указан, отмечаем, что значения расположены в строках, Нажимаем «Далее»
(рис. 2.7).
Рис. 2.7. Мастер диаграмм (шаг 3)
13. В следующем окне можно настроить множество параметров,
размещение легенды или её отсутствие, указать значения столбцов, открыть и
скрыть сетку измерений и др. Мы ни чего не меняем, оставим всё как есть,
нажимаем «Далее».
14. В последнем окне мастер уточняет, хотим мы разместить
диаграмму на новом листе, или в том же листе, где и таблица с данными для её
построения. Выбираем отдельный лист, называние «Гистограмма»
15. Выполнить самостоятельно. Постройте круговую объемную
диаграмму, указать значение долей диаграммы, а так же указать имена категорий.
Разместить на отдельном листе, название «Круговая».
Контрольные
вопросы:
1. Что такое Microsoft
Excel: функции, применение.
2. Какие типы
стандартных диаграмм может использовать Microsoft Excel?
Какие не стандартные диаграммы вы знаете?
3.Назначение
и краткая характеристика электронных таблиц. Основные понятия и типы данных.
4.
Основные функции табличного процессора Excel. Ключевые понятия.
5.
Обработка базы данных (списка) в табличном процессоре Excel.
6.Основные
правила создания базы данных (списка) на рабочем листе табличного процессора Excel.