Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют
Сводные таблицы
. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.
В качестве исходной будем использовать
таблицу в формате EXCEL 2007
(
), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье
Сводные таблицы
.
В таблице имеются столбцы:
Товар
– наименование партии товара, например, «
Апельсины
»;
Группа
– группа товара, например, «
Апельсины
» входят в группу «
Фрукты
»;
Дата поставки
– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи
– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи
– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт
– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль
– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Через
Диспетчер имен
откорректируем
имя
таблицы на «
Исходная_таблица
» (см.
файл примера
).
С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.
Отчет №1 Суммарные продажи Товаров
Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции
СУММЕСЛИ()
, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.
Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только
уникальные
значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью
Отбор уникальных значений
), через меню
или с помощью
Расширенного фильтра
. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:
- Перейдите на лист с исходной таблицей;
-
Вызовите
Расширенный фильтр
(
);
-
Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию
Скопировать результат в другое место
; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок
Только уникальные записи
.
- Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
-
Отсортируйте перечень товаров (
).
Должен получиться следующий список.
В ячейке
B6
введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее
Маркером заполнения
вниз до конца списка:
=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])
Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в
таблицах в формате EXCEL 2007
можно почитать Справку EXCEL (клавиша
F1
) в разделе
Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel
.
Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:
=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)
Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам
Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон
Расширенного фильтра
введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в
Буфер обмена
и
транспонируйте
его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.
В ячейке
B
8
введем нижеследующую формулу:
=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)
Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке
А8
, в Регионе из ячейки
В7
. Обратите внимание на использование
смешанной адресации
(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.
Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью
Маркера заполнения
не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке
С8
формула будет выглядеть так:
=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)
Ссылки, согласно правил
относительной адресации
, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки
B8
, в
Буфер обмена
, затем вставить ее в диапазон
С8:
G
8
, нажав
CTRL
+
V
. В ячейки ниже формулу можно скопировать
Маркером заполнения
.
Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.
Создадим
Выпадающий (раскрывающийся) список
на основе
Проверки данных
со следующими значениями:
(Все); Да; Нет
. Если будет выбрано значение фильтра
(Все)
, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «
Да»
, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «
Нет»
, то только убыточные.
Суммарные продажи подсчитаем следующей
формулой массива
:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])
После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши
ENTER
нажать
CTRL
+
SHIFT
+
ENTER
.
Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))
Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.
Выбрав в фильтре значение
Нет
(в ячейке
B
5
), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.
Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.
Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце
B
.
Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы
ЧАСТОТА()
, которую нужно ввести как
формулу массива
:
=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)
Для ввода формулы выделите диапазон
С6:С12
, затем в
Строке формул
введите вышеуказанную формулу и нажмите
CTRL
+
SHIFT
+
ENTER
.
Этот же результат можно получить с помощью обычной функции
СУММПРОИЗВ()
:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))
Отчет №5 Статистика поставок Товаров
Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:
=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])
Создадим перечень дат —
первых дней месяцев
, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:
=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1
В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:
Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:
Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]
Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции
ГОД()
.
Теперь для вывода
промежуточных итогов
по годам создадим структуру через пункт меню
:
- Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
-
Вызовите окно
Промежуточные итоги
через пункт меню
;
- Заполните поля как показано на рисунке:
После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:
Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.
Резюме
:
Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью
Сводных таблиц
или с применением
Фильтра
к исходной таблице или с помощью других функций
БДСУММ()
,
БИЗВЛЕЧЬ()
,
БСЧЁТ()
и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.
Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.
Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.
Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.
- Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
- Разберётесь, как работать с формулами
- Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные
Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?
Или в таком?
- Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
- Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
- Убирайте лишние знаки после запятой.
- Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.
- Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
- Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
- Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
- Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).
Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.
Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.
Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.
Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:
- создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
- сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.
Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.
В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:
- настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
- создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
- формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
- сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.
Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.
Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Примечание:
Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим
ссылку на оригинал (на английском языке)
.
Службы PerformancePoint Services в Microsoft SharePoint Server 2010 упрощают для авторов и пользователей панели мониторинга просмотр и использование различных типов отчетов, включая аналитические диаграммы и таблицы, отчеты Служб Excel, стратегические карты и т. д.
В этой статье представлен обзор различных типов отчетов, поддерживаемых панелями мониторинга PerformancePoint.
В этой статье
Аналитические диаграммы и таблицы
Отчеты служб Excel
Отчеты служб отчетов SQL Server
ProClarity серверных отчетов
Отчеты веб-страниц
Системы показателей
Стратегической карты
Отчеты о ключевом индикаторе Производительности
Дерево декомпозиции
Аналитические диаграммы и таблицы
Аналитические диаграммы и таблицы используются для представления данных в виде интерактивных диаграмм и таблиц. Они позволяют быстро и легко изучать сложные данные без написания запросов.
Аналитические диаграммы напоминают линейчатые диаграммы, как показано на приведенном ниже рисунке.
Кроме того, аналитические диаграммы могут напоминать круговые диаграммы, как показано на приведенном ниже рисунке.
Аналитические диаграммы и таблицы используют данные, которые хранятся в службах аналитики SQL Server. Они отображают постоянно обновляемые данные и поддерживают различные интерактивные возможности. С помощью мыши в аналитических диаграммах и таблицах обычно можно выполнять следующие действия:
-
детализировать и обобщать отчеты, чтобы просматривать более или менее подробные сведения;
-
сортировать элементы по возрастанию или убыванию;
-
отфильтровывать пустые строки и столбцы, выделять отдельные элементы или удалять элементы из представления отчета;
-
определять наибольшие и наименьшие элементы в группе;
-
применять фильтры по значению, например находить элементы, большие или меньшие, чем заданное количество;
-
создавать сводную таблицу или преобразовывать таблицу в аналитическую диаграмму;
-
использовать дополнительные действия, определенные в кубе служб аналитики;
-
отображать или скрывать информацию в диаграмме или таблице;
-
работать со страницами данных таблицы (полезно, если запрос возвращает большой набор результатов);
-
запускать дерево декомпозиции для получения дополнительных сведений об определенном значении отчета.
Более подробные сведения о аналитические диаграммы и таблицы просмотреть сведения о аналитические диаграммы и таблицы и Создание аналитической диаграмме или сетке с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint в сети TechNet.
К началу страницы
Отчеты Служб Excel
Отчеты Служб Excel используются для представления электронных таблиц Excel или элементов книг Excel, таких как отчеты сводных таблиц и диаграмм или раздел листа. Отчеты Служб Excel могут выглядеть так, как показано на приведенном ниже рисунке.
В отчетах Служб Excel могут использоваться данные, которые хранятся в службах аналитики, списке SharePoint, таблице SQL Server, книге Excel или Службах Excel.
Как и системы показателей, аналитические диаграммы и таблицы, отчеты Служб Excel обычно поддерживают широкие интерактивные возможности. С помощью мыши можно вывести более подробные сведения. Отчеты можно экспортировать в PowerPoint или Excel, а также фильтровать.
Подробные сведения об отчетах о службах Excel читайте Создание отчета служб Excel с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet.
К началу страницы
Отчеты служб SQL Server Reporting Services
Отчеты служб SQL Server Reporting Services — это отчеты, опубликованные в службах отчетов. Они могут напоминать таблицы или диаграммы и включать собственные фильтры, которые иногда называются параметрами.
Отчеты Служб Excel обычно поддерживают разнообразные интерактивные возможности. В зависимости от того, как они настроены, пользователи могут изучать данные путем их выбора с помощью мыши, сортировки и прокрутки страниц. Кроме того, доступны следующие функции:
-
предварительный просмотр, настройка и печать одной или нескольких страниц в отчете;
-
применение одного или нескольких параметров без повторного запроса к базе данных (параметрами называются встроенные фильтры определенного отчета);
-
экспорт данных в файлы изображений и веб-страниц, файлы Adobe PDF и другие форматы, распознаваемые приложениями Майкрософт.
Более подробные сведения о отчетов служб Reporting Services просмотреть сведения из отчетов служб Reporting Services отображается в веб-части PerformancePoint и создавать отчеты служб Reporting Services с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet.
К началу страницы
Отчеты сервера ProClarity
Отчеты в виде страниц сервера аналитики ProClarity, которые также называются отчетами сервера ProClarity, создаются с помощью ProClarity Professional и затем публикуются с помощью сервера аналитики ProClarity.
Отчеты ProClarity могут включать различные представления ProClarity, круговые диаграммы, линейчатые диаграммы, графики и таблицы. В одном отчете могут быть как диаграммы, так и таблицы. Отчеты ProClarity могут также включать специализированные представления, такие как «Дерево декомпозиции», «Перспективный вид» и «Таблица производительности».
Отчеты ProClarity используют данные, которые хранятся в службах аналитики, и предлагают различные интерактивные возможности. Как и в аналитических диаграммах и таблицах, можно детализировать и обобщать данные, чтобы просматривать более или менее подробные сведения, просматривать отдельные транзакции, которые дают определенное значение, и экспортировать отчеты в PowerPoint или Excel.
Более подробные сведения об отчетах ProClarity Server отображаются Обзор ProClarity Server отчеты, отображаемых в веб-части PerformancePoint и Создание отчета сервера ProClarity с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet.
К началу страницы
Веб-отчеты
Веб-отчеты — это полностью функциональные внутренние или внешние веб-сайты, которые отображаются в веб-частях SharePoint рядом с другими элементами панели мониторинга. Они позволяют просматривать общедоступную информацию на одной панели мониторинга вместе со внутренними отчетами.
Например, предположим, что группа продаж в организации, оказывающей финансовые услуги, использует панель мониторинга с различными отчетами, в которых представлены данные продаж и прогнозов. Допустим, что этой группе требуется постоянно быть в курсе событий, например последних новостей или изменений на рынке ценных бумаг. Такая информация обычно доступна на внешних веб-сайтах, а не во внутренних отчетах. Внешние веб-сайты можно выводить на панели мониторинга вместе с другими элементами, которые использует группа продаж. Благодаря этому можно будет просматривать все нужные сведения на одной странице.
Более подробные сведения об отчетах веб-странице отображается Создание веб-страницы отчета с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet.
К началу страницы
Системы показателей
Системы показателей — это отчеты, в которых фактические результаты сравниваются с целевыми значениями, а полученные данные о производительности представляются с помощью графических значков (индикаторов). Системы показателей могут выглядеть так, как показано на приведенном ниже рисунке.
В системах показателей PerformancePoint могут использоваться данные, которые хранятся в службах аналитики SQL Server, списках SharePoint, файлах Служб Excel, таблицах SQL Server или списках значений, созданных автором системы показателей. Кроме того, системы показателей служат источниками данных для отчетов двух других типов: стратегических карт и отчетов о ключевых показателях эффективности.
Для получения дополнительных сведений о показателях просмотреть со следующими ресурсами:
-
Общие сведения о PerformancePoint системы показателей на сайте TechNet
-
Создать и настройке ключевых показателей Эффективности с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet
-
Создание системы показателей с помощью конструктора панели мониторинга
-
Изменение системы показателей с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet
К началу страницы
Стратегическая карта
Стратегические карты — это схемы Microsoft Visio, связанные с системами показателей. Они позволяют быстро просматривать различные показатели производительности. Фигуры на схемах Visio показывают отношения между объектами стратегической карты. Они связаны с ключевыми индикаторами производительности в системе показателей PerformancePoint, и их цвета обозначают, насколько показатели соответствуют ключевым индикаторам производительности.
Стратегические карты основаны на сбалансированной системе показателей, которая определяет производительность организации с четырех перспектив:
-
Финансовые перспективы, которая обычно содержит показатели, например выручка, затраты и прибыль.
-
Перспективы клиента, которая обычно содержит показатели, такие как количество клиентов, долю рынка и количество жалобы.
-
Внутренние обработки перспективы, включающую обычно показатели, такие как время на рынок новых продуктов, ставок ошибка службы и меры контроля качества.
-
Обучение и рост перспективы, которая обычно содержит показатели, например ставки обороте сотрудников, количество новых сотрудников и найма данных.
Система показателей называется сбалансированной, если на одной странице панели мониторинга представлена стратегическая карта с четырьмя перспективами, описанными выше. Тем не менее на панели мониторинга могут быть и другие типы стратегических карт.
Более подробные сведения о стратегической карты просмотреть сведения о стратегической карты и Создание стратегической карты с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint в сети TechNet.
К началу страницы
Отчеты о ключевых показателях эффективности
Отчеты о ключевом индикаторе Производительности используются в сочетании с отчетам на панели мониторинга. Отчеты о ключевом индикаторе Производительности используются для отображения дополнительных сведений о ключевых индикаторов производительности и другие элементы, которые находятся в системе показателей. Отчет о ключевом индикаторе Производительности может выглядеть следующим образом:
При выборе ячейки в системе показателей отчеты о ключевых показателях эффективности обновляются, и в них выводятся такие сведения, как вычисления и параметры диапазонов, используемые для каждого показателя.
Отчет о ключевом показателе эффективности должен быть подключен к системе показателей панели мониторинга. Это значит, что отчет нельзя использовать, если на той же странице панели мониторинга нет связанной системы показателей.
В отличие от большинства других типов отчетов панели мониторинга, отчеты о ключевых показателях эффективности не являются интерактивными. Они автоматически обновляются для вывода сведений об определенной ячейке системы показателей, но в них нельзя выбирать элементы для просмотра более или менее подробных сведений и к ним нельзя применять фильтры.
Отчеты о ключевых показателях эффективности помогают понять, как измеряется производительность и какие индикаторы используются в системе показателей.
Подробные сведения об отчетах о ключевом индикаторе Производительности читайте Создать отчет о ключевом индикаторе Производительности с помощью конструктора панели мониторинга на сайте TechNet.
К началу страницы
Дерево декомпозиции
Дерево декомпозиции является представление, которое можно открыть из значения в некоторых систем показателей и аналитические диаграммы и таблицы. Дополнительные сведения о дереве декомпозицииДополнительные сведения, см.
К началу страницы
Подготовили подборку разработанных нами интерактивных управленческих отчетов в Excel для экономистов и финансистов. Эти отчеты или дашборды можно скачать, заполнить данные и вносить изменения, а еще разобраться с тем, как они построены и «прокачать» свои навыки в Excel. Но не обещаем, что это будет легко )
Скачивайте файлы — это бесплатно. А если вы хотите научиться строить такие отчеты самостоятельно, приходите к нам на курсы.
Если вы хотите научиться консолидировать бюджеты с использованием Power Query и выполнять расчеты ключевых показателей с помощью DAX-формул, приходите к нам на курс «Бюджетирование с Business Intelligence».
Анализ ключевых показателей и EVA
В отчете проиллюстрированы изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторы, влияющие на изменение EVA.
Отчет о результатах продаж
Файл показывает выполнение плана и ключевые показатели эффективности: прибыль, выручку, рентабельность и поступление денег. А также вклад менеджеров в формирование показателей.
#Руководства
- 13 май 2022
-
0
Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.
Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».
Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.
Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.
Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.
Скриншот: Skillbox Media
В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.
Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.
Создаём сводную таблицу
Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:
- у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
- в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
- нет пустых ячеек и строк.
Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:
- диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
- лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.
В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».
Скриншот: Skillbox Media
Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.
Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.
Скриншот: Skillbox Media
Настраиваем сводную таблицу и получаем результат
В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».
Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:
- «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
- «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
- «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
- Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.
Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.
Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».
После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.
Скриншот: Skillbox
Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».
В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.
Скриншот: Skillbox Media
Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.
Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».
Скриншот: Skillbox Media
Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.
По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.
Настраиваем фильтры сводной таблицы
Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».
В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.
Скриншот: Skillbox Media
Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.
В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:
Скриншот: Skillbox Media
В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.
Скриншот: Skillbox Media
Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.
Скриншот: Skillbox Media
Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.
Проводим дополнительные вычисления
Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.
Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».
Скриншот: Skillbox
Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.
Скриншот: Skillbox Media
Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.
Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».
Обновляем данные сводной таблицы
Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.
Скриншот: Skillbox
В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.
Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».
Скриншот: Skillbox Media
Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».
Скриншот: Skillbox Media
После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.
Скриншот: Skillbox Media
Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.
Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».
Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».
Скриншот: Skillbox Media
Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:
Скриншот: Skillbox Media
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше