Виды форматов данных в excel

Введение

Довольно часто, пользователи путают понятия «тип данных» и «формат ячеек». Эти понятия взаимосвязаны, но все же разные.

Тип данных – характеризует информацию, хранящуюся в ячейке.

Формат данных – отвечает за отображение символов в ячейке.

В этой статье мы разберем подробнее разницу этих понятий, рассмотрим стандартные варианты форматирования данных, а также покажем, как создать собственный формат.

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Обзорное видео о работе с форматами данных в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Тип данных в Excel и Google таблицах

Основными типами хранения данных в Excel и Google таблицах являются: текст и число.

Тип данных позволяет табличным редакторам определить, каким образом обрабатывать данные хранящиеся в ячейке.

«Текст» состоит из символьных данных и не участвует в математических вычислениях. Используется, например, для ввода заголовков таблиц.

Тип данных «Число» используется непосредственно для вычислений. Именно с этим типом данных табличные редакторы предпринимают различные математические операции (складывают их, вычитают, умножают и тд).

Формат данных в Excel и Google таблицах

Формат ячеек отвечает за то, как данные будут отображаться в ячейке. Благодаря формату, мы можем представить данные в удобной и простой форме.

На картинке ниже отчетливо видна разница понятий «Тип данных» и «Формат данных».

Текстовый формат данных в Excel

Чтобы ввести символьное выражение, необходимо указать общий или текстовый формат для ячейки. Возможно, Вы сталкивались с ситуациями, когда числа в файле представлены в текстовом формате и Вы не можете работать с ними как с полноценными числами. Сортировка с такими «текстовыми числами» некорректна, арифметические операции не выполняются. Обычно, эти ячейки отмечены зеленым индикатором. Преобразовать текст в число достаточно просто.

Выделите все ячейки, содержащие данные, щелкните на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком и выберите команду «Преобразовать в число». После этих действий, все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные и с ними можно продолжить работу.

Текстовый формат данных в Google таблицах

В Google таблицах с текстовым форматом чисел дела обстоят немного сложнее. Здесь нет индикаторов, которые будут нам подсказывать, что числа в таблице имеют текстовый формат. Мы просто столкнемся с невозможностью проведения арифметических операций с такими псевдо-числами. С виду – простое число с разделением разрядов, но если обратить внимание на строку формул, то можно заметить, что это число имеет пробел.

Формат отображается в ячейке, а истинное значение – в строке формул. Число не может содержать в себе пробел, а текст – может. Поэтому, если мы уберем все пробелы в текстовых данных, то получим полноценные числа, с которыми можно продолжать работу.

Удалили лишние пробелы и псевдо-числа преобразовались в полноценные.

Числовой формат данных

Excel и Google таблицы все же в большей степени предназначены для обработки чисел, поэтому важную роль здесь играет правильная настройка их формата.

С точки зрения табличного редактора цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, что они обозначают – номер дома, цену товара, фрагмент заголовка и так далее. В разных ситуациях число должно отображаться и обрабатываться по-разному.

Стандартные форматы данных в Excel

Excel поддерживает следующие форматы:

Общий – назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.

Числовой – расширенный способ представления чисел. Можно задать количество знаков после запятой или добавить разделитель групп разрядов.

Денежный формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (то есть до копеек), но это количество знаков можно изменять. В конце значения указывается валюта. Символ валюты можно задавать самостоятельно.

Финансовый – такой же формат, что и денежный, но данные в столбцах выравниваются по разделителю целой и дробной части.

Формат Дата – используется для ввода даты или даты и времени.

Формат Время – предназначен для ввода времени или даты и времени.

При использовании процентного формата значение ячейки, умножается на 100 с символом % в конце.

Дробный формат позволяет отобразить рациональные дроби с числителем и знаменателем.

Экспоненциальный формат – отображает число в экспоненциальном представлении, используется для записи очень больших или очень малых чисел.

Текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются, вне зависимости от их содержания.

Дополнительный формат включает в себя несколько видов данных: почтовый индекс, номер телефона и табельный номер.

Стандартный формат данных в Google таблицах

В Google таблицах стандартные форматы очень схожи с Excel. Числовой формат, валютный, финансовый, дата и время, процентный формат, экспоненциальный, текстовый. Все остальные форматы – производные от основных.

Главное о формате данных в Excel и Google таблицах

Главное, что нужно помнить о форматах, — это то, что формат не равен содержанию ячейки. Или, другими словами, внешнее отображение данных не обязательно отражает эти данные.

Можно видеть в ячейке 0, но на самом деле там 0,25 и установлен формат с округлением, или мы видим в ячейке отрицательное число, а на самом деле там положительное. Истинное значение всегда можно увидеть в строке формул. Ячейка может выглядеть пустой, а на самом деле в ней будут находиться данные.

Пользовательский формат данных в Excel

И в Excel и в Google таблицах существует так называемый «Заказной формат», то есть формат, который мы можем настроить самостоятельно. В программе Excel в разделе «все форматы» содержатся интересные уже готовые пользовательские форматы. В строке тип мы можем вручную записать нужный нам формат используя предназначенные для этого символы.

Возможно, Вы увидели сложность в том, чтобы прописывать форматы для данных вручную, потому что совсем не ориентируетесь какой формат в каком виде представит информацию. Поэтому мы подготовили шпаргалку по форматам. Внимательно просмотрите эту шпаргалку, она показывает, как выглядит Ваше исходное значение, и что с ним произойдет после применения какого-то определенного форматирования.

Большинство числовых форматов применяются непосредственно к ячейке, однако Вы можете также применять числовые форматы внутри формулы с помощью функции ТЕКСТ().

Ниже, приведены основные правила создания пользовательского формата.

Символ, какую опцию он выполняет, примеры «ДО» и «ПОСЛЕ» и какой формат был применен к ячейке.

Например, 0 отвечает за обязательное отображение незначащих нулей, запятая – разделяет целую и дробную части, пробел – разделяет разряды, а в квадратных скобках задается цвет шрифта.

Чтобы добавить к формату цвет, нужно указать его название в квадратных скобках в начале формата. Например, [Черный], [Красный], [Синий].

Больше цветов доступно в цветовой кодировке (см.ниже). Для этого, вместо названия цвета, указываем его номер, например [Цвет1], [Цвет2], [Цвет3].

Пользовательский числовой формат в Excel: [ЦветX] 0″ ◉» , где X — число между 1-56:

Пользовательский формат данных в Google таблицах

Настроить пользовательский формат в Google таблицах можно в разделе «Формат» — «Числа» — «Другие форматы».

Аналогичную шпаргалку с востребованными пользовательскими форматами, основными правилами создания формата, а также цветовой кодировкой мы подготовили и для пользователей Google таблиц.

Примеры пользовательских форматов данных в Google таблицах

Основные правила создания пользовательского формата в Google таблицах

Цветовая кодировка для пользовательского формата в Google таблицах

Заключение

Теперь, у Вас есть шпаргалки по созданию пользовательского формата. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам форматы. Добавление пользовательских форматов в Excel или Google таблицах — несложная процедура, с которой можно справиться самостоятельно. Для экономии времени и упрощения задачи рекомендуем пользоваться предоставленными шпаргалками.

Изучите работу в программе Excel на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти тест

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Таблица
Excel
отображается на одном Листе. Часто на
Листе располагается несколько таблиц.
Основным элементом таблицы является
ячейка. Они объединяются в строки,
столбцы и диапазоны (блоки). Команда
Формат
ячейки
включает следующие вкладки: Число,
Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид,
Защита.

Вкладка
Число
задаёт формат данных в ячейке:

• Общий

• Числовой

• Денежный

• Финансовый

• Дата

• Время

• Процентный

• Дробный

• Экспоненциальный

• Текстовый

• Дополнительный
  (все форматы)

Реально
в Excel
используется только два типа данных –
Число и Текст. Форматы Дата и Время
являются частным случаем типа данных
Число. Формат Общий
означает, что тип и формат данных Excel
должна выбрать сама. И, разумеется, уж
она выберет!!! Поэтому обычно применение
пользователем этого типа данных является
ошибкой (бальной!).

Формат
Числовой
является
основным. Пользователь может указать,
сколько разрядов высвечивать после
запятой (Х,ууу), а также задать разделители
групп разрядов – в русском языке каждая
тройка цифр отделяется от другой
пробелом, а в английском – запятой.

Форматы
Денежный
и Финансовый
являются разновидностью формата
Числовой,
но позволяют указать единицу измерения
(р., $ и т.д.). Обычно вместо них рекомендуется
использовать формат Числовой,
а единицу измерения задавать в шапке
таблицы.

Другой
разновидностью числового формата
является процент. В Excel
число в этом формате автоматически
умножается на 100 и добавляется значок
“”.

Форматы
Дата
и Время
являются фактически также разновидностью
формата Числовой,
но позволяют выводить на экран значения
в удобном для пользователя виде. Следует
обратить внимание на наличие объединённого
формата Дата
и Время.
Подробнее этот вопрос будет раскрыт
при изучении функций Даты и Времени.

Формат
Экспоненциальный
также являются разновидностью формата
Числовой,
он имеет вид мантиссаEпорядок
позволяет числа не только как десятичную
дробь, но и другими способами.

Формат
Текстовый
является
фактически комментарием. Он не несёт
для Excel
никакой реальной информации, при
использовании в арифметических операциях
считается равным нулю и, главным образом,
служит для пояснения содержимого
таблицы пользователю. Содержимое ячейки
автоматически считается текстом, если
оно начинается с буквы (включая знак
пробела). Если текст начинается с цифры,
то перед ним надо поставить апостроф
– <
‘
>.
В самой ячейке апостроф не будет
отображаться, в ней будет виден только
сам текст, а в строке формул апостроф
будет виден.

По
умолчанию текст выравнивается по левому
краю. Чтобы ввести текст в ячейку, надо:

1. Сделать
   ячейку активной, щелкнув по ней курсором
   мыши или подведя курсор клавишами
   клавиатуры.

2. Набрать текст
   на клавиатуре. По мере набора текст
   будет появляться в ячейке и в строке
   формул.

3. По
   окончании набора текста нажать клавишу
   Enter.
   Курсор переместится в следующую ячейку
   вниз по столбцу. Можно завершить набор
   клавишей Tab,
   тогда курсор переместится в следующую
   ячейку вправо по строке. Также можно
   завершать набор стрелками. Курсор
   переместится в следующую ячейку по
   направлению стрелки. Для удаления
   текста до конца набора надо нажать
   клавишу Esc.

4. Для
   редактирования (исправления) текста
   можно использовать клавишу “Забой”
   или нажать F2, чтобы перейти в режим
   редактирования ячейки.

5. Если
   текст не умещается в ячейке, то лучше
   продолжать ввод. К ячейке будет привязан
   весь текст, который Вы введете. В
   дальнейшем можно или расширить столбец,
   или объявить ячейку многострочной.

По
умолчанию текст сдвигается к левому
краю ячейки, а число — к правому. Этот
признак также можно использовать для
того, чтобы отличать число от текста.
Необходимо только учитывать, что такое
расположение является наиболее
распространенным, но не обязательным.

Заголовки
столбцов и строк.
Данные, которые вводятся в лист Excel,
обычно имеют вид таблицы, содержащей
числовые значения. Первая строка такой
таблицы — это заголовки столбцов, а
первый столбец — заголовки строк. Эти
заголовки идентифицируют данные в
таблице и содержат: названия объектов,
даты, годы, месяцы и т.д.

Формат
Дополнительный
(все форматы)
включает
несколько дополнительных (специальных)
форматов, полезных при экспорте и
импорте из баз данных. Указание «(все
форматы)»
является не вполне корректным.

Вкладка
Выравнивание
задаёт размещение данных в ячейке. Она
включает опции:

• Выравнивание
  по горизонтали,

• Выравнивание по
  вертикали,

• Ориентация,

• Направление
  текста,

а также флажки
Отображение:

• переносить
  по словам,

• автоподбор
  ширины,

• объединение
  ячеек.

Опция
Выравнивание
по горизонтали
аналогична Word’у,
но кроме 4-х имеющихся там вариантов
включает ещё: по значению, с заполнением,
по центру выделения и распределённый.

Вариант
Выравнивание
по значению
позволяет по расположению данных в
ячейке определить их тип. Напоминаю,
что в Excel
фактически существует 2 типа данных –
текстовый и числовой. Текстовый
тип данных (формат Текстовый)
выравнивается по левому краю, а Числовой
(все остальные форматы) по правому.

Вариант
Выравнивание
с заполнением
позволяет заполнить идентичным
содержимым всю ячейку. Т.е. при занесении
в ячейку какой-либо ли группы символов
они будут автоматически повторены до
конца ячейки. При задании Выравнивание
с заполнением
для группы смежных ячеек в одной строке
набор символов, занесённый в 1-ю ячейку
будет автоматически повторен до конца
группы смежных ячеек.

Вариант
Выравнивание
по центру выделения
позволяет расположить данные в центре
группы смежных ячеек, расположенных в
одной строке. Но, в отличие от Объединения
ячеек, в рассматриваемом варианте все
ячейки группы остаются независимыми.
Поэтому при вводе новых данных в
какую-либо ячейку группы, последняя
автоматически распадается на два набора
ячеек, а данные располагаются в центре
каждого набора.

Вариант
Распределённый
позволяет распределить данное по всей
ширине ячейки. В отличие от Выравнивание
по ширине
это справедливо и для последней
(единственной) строке абзаца. Разумеется
данное должно представлять собой набор
слов. Флажок Распределять
по ширине отменяет
Отступ.
Параметр Отступ
задаёт величину отступа абзаца справа,
слева или с обеих сторон.

Опция
Выравнивание
по вертикали
позволяет распределить данное по высоте
ячейки. Она содержит варианты: по центру,
по нижнему краю, по высоте и распределённый.
Разницу между этими вариантами требуется
определить самостоятельно. Разумеется,
необходимо при использовании этой
опции установить флажок переносить
по словам.

Опции
Ориентация и Направление текста
позволяют расположить текст в ячейке
не только слева направо, но и вертикально,
а также под углом. Это удобно для более
компактного расположения таблицы и
для большей наглядности.

Действие
флажков автоподбор
ширины
и объединение
ячеек
очевидно, но следует его согласовывать
с другими параметрами и опциями.

Вкладка
Шрифт
задаёт параметры шрифта и является
частным случаем аналогичной вкладки
Word’а.
Флажок Обычный
задаёт параметры шрифта по умолчанию
(Arial,
обычный, 10). Эти параметры можно изменить
через Сервис, Параметры, Общие, Стандартный
шрифт.

Вкладка
Граница
позволяет задать Вид, Цвет, и Расположение
линий в таблице. Её функции и возможности
очень похожи на действие команды Границы
в Word’е.

Вкладка
Вид
– это заливка ячеек.

Вкладка
Защита
– это ограничение доступа с помощью
пароля. В персональных компьютерах эта
защита малоэффективна, т.к. опытный
программист в состоянии вскрыть такую
защиту. Зато на практике довольно часто
бывают случаи, когда пользователи
забывают или теряют пароль со всеми
прилагающимися удовольствиями. В этой
ситуации бывает разумным скопировать
таблицу, вставить Специальной вставкой
и далее работать с копией таблицы.

Команда
Формат
ячейки
включает:

• Высота
  – позволяет задать высоту строки
  числом;

• Автоподбор высоты,

• Скрыть,

• Отобразить.

Формат
строки включает опции: высота, автоподбор
высоты, скрыть и отобразить. Опция
Высота позволяет задать высоту одной
или нескольких строк числом.

1.
Тексты.
Текст — это набор любых символов.

2.
Числа и числовые выражения.
Числа
вводятся так же, как и тексты, но в
отличие от последних, состоят только
из цифр и некоторых специальных знаков.
Рекомендуется из знаков использовать
только “-”, а остальные (р., %, $) использовать
только через Формат ячейки. Как уже
говорилось, числа обычно выравниваются
вправо, в отличие от текстов.

Числовые
выражения.
Очень часто при вводе данных их приходится
пересчитывать. Кроме того, когда имеешь
дело с числами, постоянно приходится
проводить какие-нибудь расчеты. Для
этого в Excel
используются числовые выражения. Любое
выражение начинается со знака “+”,
после которого идут числа и знаки
арифметики. В ячейке будет записан
результат вычислений, а в строке формул
будет сохранено само выражение.

Числа
и основная часть арифметических знаков
вводятся с бухгалтерской части клавиатуры
при включенной клавише-лампочке NumLock.
“/” — деление, “*” — умножение, “-” —
вычитание, “+” — сложение, “^” — возведение
в степень, “()” — скобки. Порядок
выполнения этих операторов следующий:

1. ^ ()

2. / *

3.
+ –

Большинство
вычислений в Excel
осуществляется через формулы, а числовые
выражения используются только в
отдельных случаях для удобства ввода
исходных данных и для проверки некоторых
результатов.

Если
число не помещается в ячейке, то оно
переводится в экспоненциальную форму,
например 7.78Е+06. Если размер ячейки
недостаточен и для такого представления
числа, то в ячейке будет записано
“#####”. После увеличения размера ячейки
число восстановится.

3.
Дата и время.
Дату
и время можно задавать в различных
форматах, их довольно много, поэтому
во время выполнения практического
задания войдите в “Формат”, “Ячейки”
и просмотрите все форматы.

4.
Формулы
(адресные
выражения).
Формулы
— это основной вид представления данных
в Электронных таблицах. Только исходные
данные вводятся в виде чисел или числовых
выражений. Все вычисления осуществляются
с использованием формул. Простейшая
формула — это ссылка. Введем в ячейку
“А1” какое-нибудь число, а в ячейку
“С3” запишем ссылку на нее в виде =А1.
В ячейке С3 отобразится тоже число, что
и в А1. Изменим число в А1. Оно изменится
и в С3. Формулы подобны алгебраическим
уравнениям. Например, можно написать:
a=(b+c)/e.
Это уравнение означает, что b,
c
и e
мы присваиваем любые числовые значения,
а “a”
— это результат. Аналогично, если в
ячейке А1 мы запишем “=(В1+С1)/Е1” и введем
в ячейки В1, С1 и Е1 какие-нибудь числа,
то в ячейке А1 будет результат вычислений.
Если данные в ячейках С1, В1 или Е1 мы
изменим, то автоматически изменится
результат в ячейке А1. Это очень удобно,
поэтому в Электронных таблицах большая
часть ячеек — это результаты вычислений.
Они записываются в виде формул и при
изменении исходных данных изменяются
автоматически. При создании формул
можно использовать все знаки арифметики,
как и в числовых выражениях. В адресах
ячеек используются только латинские
буквы. Таким образом:

Формула
— это выражение, состоящее из адресов
ячеек, соединенных арифметическими
операторами.
Формула
начинается знаком “=” и может включать,
кроме адресов ячеек, числа и функции.

При
формировании выражения для формулы,
вместо набора адреса ячейки, можно
щелкнуть на нее курсором мыши, результат
будет тот же.
Обычно
в ячейке будет результат вычисления
формулы, а в строке формул — ее выражение.
Иногда бывает нужно просмотреть все
формулы в таблице так, как они написаны.
Для этого:

1. Откройте
   Сервис (Tools),
   команда Параметры (Options).

1. Выберите
   вкладку Вид (View).

1. В
   секции Параметры окна (Windows
   Options)
   установите флажок Формулы. ОК.

После
просмотра и редактирования формул
аналогично уберите этот флажок, чтобы
вернуться в нормальный режим.

Для
печати ряда других работ требуется
таблица, содержащая только данные. Для
этого таблицу обычно копируют, затем
вставляют на другой лист или в другое
место данного листа. Последняя опция
делается командой Специальная Вставка
(раздел Правка), в переключателе
устанавливается позиция Значения.
[Посмотреть позиции команды Специальная
Вставка]

Функции.
Функции
— это стандартные формулы, для вычислений.
Например, функция =СУММ(А1:Н1) эквивалентна
формуле =А1+В1+С1+…+Н1, но значительно
короче и поэтому нагляднее и свободнее
от ошибок. Поэтому обычно формулы
стараются заменять на функции. Любая
функция имеет вид:

1. Знак равенства(=)
   — показывает, что далее следует функция
   (или формула)

2. Название функции,
   например СУММ.

3. Аргумент
   в скобках, например (А1:Н1), показывает
   адреса ячеек, с которыми работает
   функция.

Наиболее
употребляемые функции:

Редактирование
и удаление содержимого ячейки

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Для того, чтобы программа Эксель правильно идентифицировала данные в ячейках таблицы, что особо актуально при работе с формулами и функциями, пользователь должен определиться и указать, какие значения в них содержатся: текстовые, числовые, денежные и т.д. В противном случае, вероятнее всего, будут ошибки. Итак, давайте посмотрим, каким образом можно задавать и изменять формат ячеек в Excel.

Виды форматов ячеек

Для начала перечислим основные форматы ячеек, которые доступны в табличном редакторе:

• Общий;
• Числовой;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дата;
• Время;
• Процентный;
• Дробный;
• Экспоненциальный;
• Текстовый;
• Дополнительный.

Примечание: для большинства из перечисленных форматов можно настроить вид отображения данных (например, “Дата”). Ненастраиваемыми являются форматы: Общий и Текстовый.

Давайте теперь перейдем, непосредственно, к методами изменения формата ячеек.

Данный метод является самым распространенным среди пользователей. Вот что мы делаем:

1. Щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, формат которой требуется задать/изменить, и в появившемся списке команд выбираем “Формат ячеек”.Если данное действие требуется выполнить для диапазона ячеек, сначала любым удобным способом выделяем его, после чего, также, правой кнопкой мыши кликаем по любому месту внутри выделенной области и выбираем нужный пункт.
2. На экране отобразится окно “Формат ячеек”. Автоматически должна быть выбрана вкладка “Число” (если по каким-то причинам этого не произошло, переключаемся в нее). В перечне слева определяемся с форматом, после чего справа задаем детальные параметры (если предлагаются). По готовности щелкаем OK.
3. В результате нам удалось сменить формат ячеек (в нашем случае – числовой, с разделителем разрядов, две цифры после запятой).

Метод 2: применение инструментов на лене

На ленту программы Excel разработчики вынесли самые популярные функции и команды, в т.ч., здесь есть кнопки для изменения формата ячеек.

Блок “Число”

1. Выбрав ячейку или выделив определенный диапазон во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” щелкаем по стрелке вниз рядом с текущим форматом.
2. Раскроется список вариантов (можно прокручивать вверх-вниз), среди которых выбираем нужный.Примечание: Данный способ позволяет выбрать только форматы в их базовом виде. Для их более детальной настройки нам нужны “Другие числовые форматы”.В результате, перед нами появится то же самое окно форматирования, которое мы уже рассмотрели в первом методе.

Блок “Ячейки”

1. Производим выделение требуемой ячейки/диапазона и в главной вкладке в блоке инструментов “Ячейки” щелкаем по кнопке “Формат”.
2. В появившемся списке кликаем по строке “Формат ячеек”.
3. И снова откроется окно форматирования, в котором мы можем выполнить требуемые настройки.

Метод 3: использование горячих клавиш

Комбинации клавиш позволяют пользователям быстрее выполнять популярные команды или запускать распространенные функции. Для смены формата ячеек также предусмотрено отдельное сочетание.

1. Как и в методах выше, для начала выделяем ячейку или диапазон.
2. Затем нажимаем клавиши Ctrl+1.
3. Откроется уже хорошо знакомое окно, где можно выбрать тип данных и настроить их отображение.

Примечание: Чаще всего, комбинации Ctrl+1 достаточно. Для тех, кто еще больше хочет ускорить работу, предусмотрены следующие горячие клавиши, позволяющие выбрать формат (основной вид) без открытия соответствующего окна:

• Ctrl+Shift+1 – числовой (с разделителем и двумя цифрами после запятой);
• Ctrl+Shift+4 – дата (ДД.ММ.ГГГГ);
• Ctrl+Shift+5 – процентный (без десятичных знаков);
• Ctrl+Shift+6 – время (Часы:Минуты).

Заключение

Таким образом, изменение формата ячеек в Эксель – процедура, которую можно выполнить разными способами. Каждый пользователь может выбрать для себя тот, который покажется наиболее удобным и быстрым.

Обзор 7-ми форматов ячеек Excel и инструкция для новичков

Что нужно знать для работы в Excel?

Предназначение MS Excel — упростить работу с данными, анализами, визуализацией, отчетами.
Для начинающих в Эксель мы начнём знакомство с форматов ячеек и файлов, а продолжим пошаговой инструкцией Excel.

7 форматов ячеек

Форматы файлов

Инструкция для новичков

Общие действия

Как ввести текст в ячейку excel

Работа с таблицами

Бесплатный мини-курс по Excel

Всего за 57 минут онлайн-занятий и 4 часа дополнительных материалов вы погрузитесь в мир аналитики Excel. Обучение на реальных проектах, видеоуроки и задания от экспертов-практиков подойдут даже новичкам.

Получить знания бесплатно

Заключение

Курс Excel Academy для профессионалов

Хотите стать профессионалом в Эксель? Научим использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel, что повлияет на Вашу производительность и скорость решения аналитических задач

Посмотреть программу курса