Виды данных ячеек excel

Работа с типами данных в Microsoft Excel

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Основные типы ссылок на ячейки в Excel

При работе в Excel обходиться без использования ссылок практически невозможно.
Рассмотрим на практике использование основных типов ссылок на ячейки в Excel.

Относительная ссылка в Excel

Относительная ссылка — это ссылка вида A1 (т.е. буква столбца + номер строки).
Основная особенность таких ссылок — при протягивании или копировании формулы в другие ячейки ссылка смещается.
Другими словами, при копировании вниз ссылка A1 превратится в A2, A3 и т.д., при копировании вправо — в B1, C1 и т.д.:

В данном примере мы копируем ячейку D2 с формулой A2*B2.
При перемещении формулы вниз получаем A2 -> A3 -> A4 -> A5, B2 -> B3 -> B4 -> B5.

Смешанная ссылка в Excel

Смешанная ссылка — это ссылка вида $A1 или A$1.
Знак доллара ($) служит фиксированием столбца или строки.
Иными словами, если мы поставим $ перед буквой столбца (например, $B5), то ссылка не будет изменяться по столбцам, но будет изменяться по строкам (при протягивании формула сместится на $B5, $B6, $B7 и т.д.). Аналогично, если знак $ поставить перед номером строки (например, B$5), то ссылка не будет изменяться по строкам, но будет изменяться по столбцам (при перемещении формула сдвинется на C$5, D$5, E$5 и т.д.).
Разберем использование смешанных ссылок на построении стандартной таблицы умножения:

В данном примере любая формула таблицы является произведением значений из столбца A и строки 2.
Добавляя в формулу расчета знак $ (например, G$2*$A8) мы последовательно фиксируем столбец и строку.

Абсолютная ссылка в Excel

Абсолютная ссылка — это ссылка вида $A$1.
Её особенность в том, что она не изменяется при копировании или протягивании формулы в другие ячейки.
В данном случае знак $ ставится как перед буквой столбца, так и перед номером строки, т.е. формула полностью фиксируется.
Абсолютная ссылка часто применяется, когда необходимо умножить или разделить диапазон ячеек на одно и тоже число.
Например, перевести данные в рубли по определенному курсу, или перевести данные в тысячи/миллионы/миллиарды:

Как сделать ссылку относительной/абсолютной/смешанной?

Помимо ручного проставления знака $ в формулу ячейки, можно воспользоваться инструментами Excel.
Если выделить формулу и последовательно нажимать клавишу F4, то Excel автоматические добавляет знак $ в формулу в следующем порядке — B5 -> $B$5 -> $B5 -> B$5
В зависимости от типа ссылки которую мы хотим поставить — нажимаем несколько раз F4 и получаем требуемый результат.

Типы данных в Excel: акции и география

В Excel можно вставлять сведения об акциях и географические данные. Очень просто вводить текст в ячейку и преобразовывать ее в тип данных « биржевые акции » и « географические типы данных». Эти новые типы данных , считаются связанными, так как они используют подключение к источнику данных в Интернете. Такое подключение позволяет получать разнообразные полезные сведения, которые можно использовать и обновлять.

Примечание: 28 марта 2019 г. типы данных были выпущены для всех подписчиков Windows Office 365. Если вы являетесь подписчиком Office 365, Убедитесь в том, что у вас установлена новейшая версия Office.

Примечание: Типы данных Stocks и geography доступны только для клиентов с несколькими клиентами по всему миру (стандартные учетные записи Office 365 ).

Stocks (Акции)

На приведенном выше рисунке ячейки с названиями компаний в столбце A содержат тип данных «акции». Вы знаете, что у них есть этот значок: . Тип данных Stocks подключен к сетевому источнику, в котором содержатся дополнительные сведения. Столбцы B и C извлекают эту информацию. В частности, значения для цены и изменения цен извлекаются из типа биржевых данных в столбце A.

Geography (География)

В этом примере столбец A содержит ячейки с типом данных geography. Это означает, что значок » «. Этот тип данных подключен к сетевому источнику, в котором содержатся дополнительные сведения. Столбцы B и C извлекают эту информацию. В частности, значения для Генеральной совокупности и цена бензина извлекаются из типа данных geography в столбце A.

Введите текст в ячейки. Если вы хотите, чтобы биржевая информация была указана в каждой ячейке, введите символ, название компании или название фонда. Если вы хотите использовать географические данные, введите название страны, края, территории или города в каждую ячейку.

Затем выделите ячейки.

Хотя это необязательно, рекомендуем создать таблицу Excel. Это упростит получение сведений из Интернета. Чтобы создать таблицу, перейдите в раздел вставка > таблице.

Выделив ячейки, перейдите на вкладку данные и выберите пункт акции или География.

Если в Excel обнаружено соответствие между текстом в ячейках и Интернет-источниками, текст будет преобразован в тип данных «биржевые или географические данные». Вы сможете определить то, что преобразование выполнено, по следующим значкам: (акции) или (географические данные).

Выделите одну или несколько ячеек с типом данных, после чего появится кнопка Вставить данные . Нажмите эту кнопку, а затем щелкните имя поля, чтобы извлечь дополнительные сведения. Например, для акций вы можете выбрать цены и для географического выбора.

Нажмите кнопку Вставить данные еще раз, чтобы добавить другие поля. Если вы используете таблицу, вот как подсказка: введите имя поля в строке заголовка. Например, введите изменить в строке заголовка для Stocks, и на экране появится колонка изменить в столбце Цена.

Примечание: Если вы видите вместо значка, Excel не удается сопоставить текст с данными в веб-источниках. Исправьте орфографические ошибки и нажмите клавишу ВВОД, чтобы повторить попытку. Кроме того, вы можете щелкнуть , чтобы открыть область выделения. Выполните поиск по ключевым словам, выделите нужные данные, а затем нажмите кнопку Выбрать.

Дополнительные действия

После преобразования текста в тип данных Stocks или Geography в ячейке появится значок. Щелкните его, чтобы просмотреть карточку. На карточке выводится список полей и соответствующих значений. У некоторых данных может быть несколько пар полей и их значений.

Например, на этом рисунке показана карточка для записи France (Франция). Одним из полей, доступных для нее, является Capital (Столица). Его значение — Paris (Париж). Еще одно поле — Leader(s) (Руководители), значениями которого являются имена руководителей.

Если вы хотите увидеть другие пары полей и значений, прокрутите вниз страницу внутри карточки.

Если вы хотите узнать, где поступают поля и значения, обратите внимание на Примечание «питание от» в нижней части карточки.

Формат ячеек в Excel? Виды форматов. Разрядность

В этой статье вы узнаете, как изменить формат ячеек в Excel, какие бываю форматы и как изменить количество знаков после запятой?

Несмотря на то, что кнопки групп Шрифт, Выравнивание и Число вкладки Главная открывают быстрый доступ к большинству часто используемых команд форматирования, они не отражают весь набор команд форматирования, доступных в Excel.

Чтобы получить доступ ко всем командам форматирования, откройте диалоговое окно Формат ячеек одним из следующих способов.

• Щелкните на пункте Другие числовые форматы в нижней части раскрывающегося меню кнопки Числовой формат.
• Щелкните на маркере открытия диалогового окна в правом нижнем углу группы Число.
• Нажмите комбинацию клавиш .

Диалоговое окно Формат ячеек, которое открывается после выбора этих команд, содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита.

Учтите, что в комбинации клавиш используется цифра 1, а не функциональная клавиша .

Формат ячеек в Excel: Числовыми форматы

Способ ввода значений в ячейки определяет тип получаемого числового формата. Приведем несколько примеров.

• Если вы вводите значение, дополненное знаком доллара (или другой валюты) и содержащее два десятичных знака, то Excel назначит ему финансовый числовой формат.
• Если вы вводите целочисленное значение, дополненное символом процента, то Excel назначит ему процентный формат.
• Если вводится значение в одном из стандартных форматов дат Excel, например 06/11/19 или 6-ноя-19, то ему будет назначен формат даты. Данные в формате дат хранятся в виде числовых значений.

Значения можно форматировать как в процессе ввода в ячейку (как в случае с вводом дат), так и после завершения ввода. Обычно применяют “позднее” форматирование, поскольку оно предполагает выполнение всего лишь двух действий.

1. Выделите все ячейки, содержащие значения, которые нужно отформатировать.
2. Выберите для группы числовой формат с помощью либо раскрывающегося меню соответствующей кнопки вкладки Главная, либо вкладки Число диалогового окна Формат ячеек.

Даже если вы предпочитаете форматировать значения заранее, вам все равно придется повторять эту операцию по отношению к результатам формул. Дело в том, что Excel применяет формат Общий ко всем вычисляемым значениям, равно как и к вводимым в ячейку значениям, которые не соответствуют ни одному стандартному числовому формату. Одна из самых больших проблем, связанных с применением формата Общий, заключается в отбрасывании ведущих и завершающих нулей. В результате усложняется выравнивание чисел в ячейках по десятичным запятым.

Эта проблема проиллюстрирована на скриншоте ниже, на котором представлен калькулятор стоимости ремонта. Как видите, столбец со стоимостью напоминает зигзаг, так как он не выровнен по десятичным запятым. Чтобы исправить ситуацию, к этим значениям придется применить другой, более подходящий числовой формат.

Формат ячеек в Excel: Финансовый числовой формат

Поскольку Excel обычно применяется для выполнения финансовых расчетов, вам чаще придется иметь дело с финансовым числовым форматом. Чтобы применить этот формат к выделенным ячейкам, щелкните на кнопке Финансовый числовой формат, находящейся на вкладке Главная.

На скриншоте выделены ячейки с итогами (диапазон ЕЗ:Е17). Данные ячейки были отформатированы с помощью кнопки Финансовый числовой формат, находящейся в группе Число вкладки Главная. Отличительный признак этого формата — знак валюты (рубля в данном случае).

Финансовый числовой формат подразумевает наличие двух десятичных знаков и символа валюты, добавленного ко всем числам выделенного диапазона. Финансовый числовой формат можно заменить форматом Денежный, выбрав его в меню Числовой формат или в диалоговом окне Формат ячеек.

Если вы попытаетесь отформатировать все числа в таблице с использованием финансового числового формата, то даже небольшая таблица будет перенасыщена символами валюты. Поэтому в приведенном примере данный формат был применен только к итоговым значениям.

Формат ячеек в Excel: Числовой формат с разделителями

Формат с разделителями является отличной альтернативой денежному формату. Подобно последнему, он предусматривает наличие в больших числах разделителей, позволяющих визуально отделять тысячи, миллионы и т.д.

В формате с разделителями отображаются два десятичных разряда, а отрицательные значения заключаются в круглые скобки. Поэтому данный формат хорошо подходит для форматирования таблиц, в которых представлены доллары или центы (либо другие денежные единицы) или же большие числовые значения, которые никак не связаны с валютой.

Формат с разделителями удобен для создания отчета о продажах за первый квартал. Обратите внимание на скриншоте ниже, на котором представлены стоимость работ за 1 м 2 , отформатированные с помощью данного формата. Для создания примера сначала был выделен диапазон B3:D16, а затем выполнен щелчок на кнопке Формат с разделителями, обозначенной тремя нулями. Эта кнопка находится в группе Число вкладки Главная.

Формат ячеек в Excel: Процентный формат

На многих рабочих листах используются процентные значения для отображения годовых ставок, процента инфляции, прибыльности и т.п. Чтобы вставить процентное значение в ячейку, введите числовое значение, а затем укажите символ процента. Например, чтобы ввести годовую ставку в 12 процентов, следует ввести в ячейку значение 12%. В ответ на это Excel автоматически назначит ячейке процентный формат и в то же время разделит введенное значение на 100. В данном случае в ячейке мы увидим 0,12.

Не все проценты вводятся в рабочий лист вручную таким способом. Некоторые могут вычисляться по формуле в виде обычных десятичных значений. К подобным ячейкам нужно применить процентный формат (Percent), чтобы преобразовать десятичные значения в проценты (это выполняется путем умножения результата на 100 и добавления символа процента).

На скриншоте ниже к значениям в столбце F применен процентный формат. Для этого следует выделить соответствующие ячейки, а затем щелкнуть на кнопке Процентный стиль, находящейся в группе Число вкладки Главная.

Как изменить количество знаков после запятой в Excel?

Для того чтобы увеличить или уменьшить количество отображаемых десятичных знаков во всех числовых стилях (финансовом, с разделителем и процентном), щелкните на соответствующих кнопках группы Число вкладки Главная. После каждого щелчка на кнопке Увеличить разрядность (на ней стрелка указывает влево) программа добавляет к числовому формату дополнительный десятичный разряд. Если же щелкнуть на кнопке Уменьшить разрядность, то десятичный разряд будет удален.

За форматами скрываются обычные числа

Все многообразие числовых форматов — это всего лишь отражение обычных чисел, хранящихся на рабочем листе. Подобно хорошему иллюзионисту, числовой формат просто изменяет внешний вид чисел, не затрагивая их значения. Рассмотрим пример формулы, которая возвращает значение 25, 6456 в определенной ячейке.

Теперь предположим, что для данной ячейки изменяется формат после щелчка на кнопке Финансовый числовой формат вкладки Главная. Исходное значение примет вид 25,65р.

Подобное изменение может навести на мысль о том, что программа округлила результат до двух десятичных знаков. На самом деле программа округлила только представление вычисленного значения — в ячейке остается все то же значение 25,6456. Если вы будете использовать данную ячейку в другой формуле, то имейте в виду, что Excel подставит в нее истинное значение, а не отображаемое в ячейке.

У многих пользователей возникает вопрос о том, что же делать, чтобы отображаемые на рабочем листе значения соответствовали числам, введенным в ячейки? Добиться этого можно, установив единственный флажок, который приведет к преобразованию истинных значений в ячейках в числа, отображаемые на листе. Но при этом следует учитывать, что отмена установки этого флажка не приведет к возврату прежних значений.

Итак, чтобы преобразовать исходные числовые значения в отображаемые на рабочем листе, выполните следующие действия.

1. Убедитесь, что на рабочем листе использован числовой формат с требуемым количеством десятичных знаков.

Это действие следует предпринять прежде, чем приступить к преобразованию истинных значений в их отображаемую форму.

1. Выберите команду Файл→Параметры→Дополнительно,чтобы перейти на вкладку Дополнительно диалогового окна ПараметрыExcel.
2. В группе При пересчете этой книгиустановите флажок Задать указанную точность и щелкните на кнопке ОК.

Откроется окно с предупреждением о том, что данные потеряют свою точность.

1. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу.Все данные изменятся в соответствии с экранным представлением.

Рекомендуется предварительно сохранить рабочую книгу с вычисленными значениями. После завершения преобразования всех значений листа путем установки флажка Задать указанную точность откройте диалоговое окно Сохранить как. Измените имя файла, отображаемое в поле Имя файла перед щелчком на кнопке Сохранить или нажатием клавиши . Для изменения имени файла можно к текущему имени файла добавить слова как на экране. В вашем распоряжении окажутся две копии файла: исходный файл книги, включающий введенные вами значения и значения, подсчитанные Excel, а также новый файл книги, содержащий отображаемые значения (с добавленными к названию словами как на экране).

Формат ячеек в Excel: Формат даты

В Excel можно создать формулу, вычисляющую разницу между значениями даты и времени, введенными в ячейки рабочего листа. Единственная проблема состоит в том, что Excel вычитает одну дату из другой или одно время из другого и автоматически преобразует результат вычислений в соответствующий числовой формат даты или времени. Например, если ввести в ячейку В4 15-8-19, в ячейку С4 — 15/4/19, а в ячейку D4 — формулу, вычисляющую количество дней между этими датами (=В4-С4), то получится результат 122 (количество дней). Это значение отображается с помощью формата Общий, назначенного ячейке D4. Учтите, что при создании формул, подсчитывающих разницу между двумя значениями времени на листе, ячейке результата следует назначить формат Общий. Предположим, что в ячейке В5 указано значение 8:00 AM, а в ячейке С5 — 4:00 РМ. Для вычисления разницы двух показаний времени в ячейке D5 определяется следующая формула: =С5-В5.

Результат вычисления формулы, который отображается в ячейке D5 в виде 8:00 AM, нужно преобразовать в формат Общий. В результате вместо значения 8:00 AM в ячейке D5 появится дробное значение 0,333333, которое представляет собой результат деления 8 (значение времени) на 24 (количество часов в сутках). Чтобы преобразовать это дробное число в эквивалентное количество часов, следует умножить его на 24, а к результату применить формат Общий.

Работа с типами данных в Microsoft Excel

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Источник

Тема 3: Форматы данных. Типы данных в ячейках Excel.

Таблица Excel отображается на одном Листе. Часто на Листе располагается несколько таблиц. Основным элементом таблицы является ячейка. Они объединяются в строки, столбцы и диапазоны (блоки). Команда Формат ячейки включает следующие вкладки: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

Вкладка Число задаёт формат данных в ячейке:

Дополнительный (все форматы)

Реально в Excel используется только два типа данных – Число и Текст. Форматы Дата и Время являются частным случаем типа данных Число. Формат Общий означает, что тип и формат данных Excel должна выбрать сама. И, разумеется, уж она выберет. Поэтому обычно применение пользователем этого типа данных является ошибкой (бальной!).

Формат Числовой является основным. Пользователь может указать, сколько разрядов высвечивать после запятой (Х,ууу), а также задать разделители групп разрядов – в русском языке каждая тройка цифр отделяется от другой пробелом, а в английском – запятой.

Форматы Денежный и Финансовый являются разновидностью формата Числовой, но позволяют указать единицу измерения (р., $ и т.д.). Обычно вместо них рекомендуется использовать формат Числовой, а единицу измерения задавать в шапке таблицы.

Другой разновидностью числового формата является процент. В Excel число в этом формате автоматически умножается на 100 и добавляется значок “”.

Форматы Дата и Время являются фактически также разновидностью формата Числовой, но позволяют выводить на экран значения в удобном для пользователя виде. Следует обратить внимание на наличие объединённого формата Дата и Время. Подробнее этот вопрос будет раскрыт при изучении функций Даты и Времени.

Формат Экспоненциальный также являются разновидностью формата Числовой, он имеет вид мантиссаEпорядок позволяет числа не только как десятичную дробь, но и другими способами.

Формат Текстовый является фактически комментарием. Он не несёт для Excel никакой реальной информации, при использовании в арифметических операциях считается равным нулю и, главным образом, служит для пояснения содержимого таблицы пользователю. Содержимое ячейки автоматически считается текстом, если оно начинается с буквы (включая знак пробела). Если текст начинается с цифры, то перед ним надо поставить апостроф – . В самой ячейке апостроф не будет отображаться, в ней будет виден только сам текст, а в строке формул апостроф будет виден.

По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Чтобы ввести текст в ячейку, надо:

Сделать ячейку активной, щелкнув по ней курсором мыши или подведя курсор клавишами клавиатуры.

Набрать текст на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться в ячейке и в строке формул.

По окончании набора текста нажать клавишу Enter. Курсор переместится в следующую ячейку вниз по столбцу. Можно завершить набор клавишей Tab, тогда курсор переместится в следующую ячейку вправо по строке. Также можно завершать набор стрелками. Курсор переместится в следующую ячейку по направлению стрелки. Для удаления текста до конца набора надо нажать клавишу Esc.

Для редактирования (исправления) текста можно использовать клавишу “Забой” или нажать F2, чтобы перейти в режим редактирования ячейки.

Если текст не умещается в ячейке, то лучше продолжать ввод. К ячейке будет привязан весь текст, который Вы введете. В дальнейшем можно или расширить столбец, или объявить ячейку многострочной.

По умолчанию текст сдвигается к левому краю ячейки, а число — к правому. Этот признак также можно использовать для того, чтобы отличать число от текста. Необходимо только учитывать, что такое расположение является наиболее распространенным, но не обязательным.

Заголовки столбцов и строк. Данные, которые вводятся в лист Excel, обычно имеют вид таблицы, содержащей числовые значения. Первая строка такой таблицы — это заголовки столбцов, а первый столбец — заголовки строк. Эти заголовки идентифицируют данные в таблице и содержат: названия объектов, даты, годы, месяцы и т.д.

Формат Дополнительный (все форматы) включает несколько дополнительных (специальных) форматов, полезных при экспорте и импорте из баз данных. Указание «(все форматы)» является не вполне корректным.

Вкладка Выравнивание задаёт размещение данных в ячейке. Она включает опции:

Выравнивание по горизонтали,

Выравнивание по вертикали,

а также флажки Отображение:

переносить по словам,

Опция Выравнивание по горизонтали аналогична Word’у, но кроме 4-х имеющихся там вариантов включает ещё: по значению, с заполнением, по центру выделения и распределённый.

Вариант Выравнивание по значению позволяет по расположению данных в ячейке определить их тип. Напоминаю, что в Excel фактически существует 2 типа данных – текстовый и числовой. Текстовый тип данных (формат Текстовый) выравнивается по левому краю, а Числовой (все остальные форматы) по правому.

Вариант Выравнивание с заполнением позволяет заполнить идентичным содержимым всю ячейку. Т.е. при занесении в ячейку какой-либо ли группы символов они будут автоматически повторены до конца ячейки. При задании Выравнивание с заполнением для группы смежных ячеек в одной строке набор символов, занесённый в 1-ю ячейку будет автоматически повторен до конца группы смежных ячеек.

Вариант Выравнивание по центру выделения позволяет расположить данные в центре группы смежных ячеек, расположенных в одной строке. Но, в отличие от Объединения ячеек, в рассматриваемом варианте все ячейки группы остаются независимыми. Поэтому при вводе новых данных в какую-либо ячейку группы, последняя автоматически распадается на два набора ячеек, а данные располагаются в центре каждого набора.

Вариант Распределённый позволяет распределить данное по всей ширине ячейки. В отличие от Выравнивание по ширине это справедливо и для последней (единственной) строке абзаца. Разумеется данное должно представлять собой набор слов. Флажок Распределять по ширине отменяет Отступ. Параметр Отступ задаёт величину отступа абзаца справа, слева или с обеих сторон.

Опция Выравнивание по вертикали позволяет распределить данное по высоте ячейки. Она содержит варианты: по центру, по нижнему краю, по высоте и распределённый. Разницу между этими вариантами требуется определить самостоятельно. Разумеется, необходимо при использовании этой опции установить флажок переносить по словам.

Опции Ориентация и Направление текста позволяют расположить текст в ячейке не только слева направо, но и вертикально, а также под углом. Это удобно для более компактного расположения таблицы и для большей наглядности.

Действие флажков автоподбор ширины и объединение ячеек очевидно, но следует его согласовывать с другими параметрами и опциями.

Вкладка Шрифт задаёт параметры шрифта и является частным случаем аналогичной вкладки Word’а. Флажок Обычный задаёт параметры шрифта по умолчанию (Arial, обычный, 10). Эти параметры можно изменить через Сервис, Параметры, Общие, Стандартный шрифт.

Вкладка Граница позволяет задать Вид, Цвет, и Расположение линий в таблице. Её функции и возможности очень похожи на действие команды Границы в Word’е.

Вкладка Вид – это заливка ячеек.

Вкладка Защита – это ограничение доступа с помощью пароля. В персональных компьютерах эта защита малоэффективна, т.к. опытный программист в состоянии вскрыть такую защиту. Зато на практике довольно часто бывают случаи, когда пользователи забывают или теряют пароль со всеми прилагающимися удовольствиями. В этой ситуации бывает разумным скопировать таблицу, вставить Специальной вставкой и далее работать с копией таблицы.

Команда Формат ячейки включает:

Высота – позволяет задать высоту строки числом;

Формат строки включает опции: высота, автоподбор высоты, скрыть и отобразить. Опция Высота позволяет задать высоту одной или нескольких строк числом.

1. Тексты. Текст — это набор любых символов.

2. Числа и числовые выражения. Числа вводятся так же, как и тексты, но в отличие от последних, состоят только из цифр и некоторых специальных знаков. Рекомендуется из знаков использовать только “-”, а остальные (р., %, $) использовать только через Формат ячейки. Как уже говорилось, числа обычно выравниваются вправо, в отличие от текстов.

Числовые выражения. Очень часто при вводе данных их приходится пересчитывать. Кроме того, когда имеешь дело с числами, постоянно приходится проводить какие-нибудь расчеты. Для этого в Excel используются числовые выражения. Любое выражение начинается со знака “+”, после которого идут числа и знаки арифметики. В ячейке будет записан результат вычислений, а в строке формул будет сохранено само выражение.

Числа и основная часть арифметических знаков вводятся с бухгалтерской части клавиатуры при включенной клавише-лампочке NumLock. “/” — деление, “*” — умножение, “-” — вычитание, “+” — сложение, “^” — возведение в степень, “()” — скобки. Порядок выполнения этих операторов следующий:

Большинство вычислений в Excel осуществляется через формулы, а числовые выражения используются только в отдельных случаях для удобства ввода исходных данных и для проверки некоторых результатов.

Если число не помещается в ячейке, то оно переводится в экспоненциальную форму, например 7.78Е+06. Если размер ячейки недостаточен и для такого представления числа, то в ячейке будет записано “#####”. После увеличения размера ячейки число восстановится.

3. Дата и время. Дату и время можно задавать в различных форматах, их довольно много, поэтому во время выполнения практического задания войдите в “Формат”, “Ячейки” и просмотрите все форматы.

4. Формулы (адресные выражения). Формулы — это основной вид представления данных в Электронных таблицах. Только исходные данные вводятся в виде чисел или числовых выражений. Все вычисления осуществляются с использованием формул. Простейшая формула — это ссылка. Введем в ячейку “А1” какое-нибудь число, а в ячейку “С3” запишем ссылку на нее в виде =А1. В ячейке С3 отобразится тоже число, что и в А1. Изменим число в А1. Оно изменится и в С3. Формулы подобны алгебраическим уравнениям. Например, можно написать: a=(b+c)/e. Это уравнение означает, что b, c и e мы присваиваем любые числовые значения, а “a” — это результат. Аналогично, если в ячейке А1 мы запишем “=(В1+С1)/Е1” и введем в ячейки В1, С1 и Е1 какие-нибудь числа, то в ячейке А1 будет результат вычислений. Если данные в ячейках С1, В1 или Е1 мы изменим, то автоматически изменится результат в ячейке А1. Это очень удобно, поэтому в Электронных таблицах большая часть ячеек — это результаты вычислений. Они записываются в виде формул и при изменении исходных данных изменяются автоматически. При создании формул можно использовать все знаки арифметики, как и в числовых выражениях. В адресах ячеек используются только латинские буквы. Таким образом:

Формула — это выражение, состоящее из адресов ячеек, соединенных арифметическими операторами. Формула начинается знаком “=” и может включать, кроме адресов ячеек, числа и функции.

При формировании выражения для формулы, вместо набора адреса ячейки, можно щелкнуть на нее курсором мыши, результат будет тот же. Обычно в ячейке будет результат вычисления формулы, а в строке формул — ее выражение. Иногда бывает нужно просмотреть все формулы в таблице так, как они написаны. Для этого:

Откройте Сервис (Tools), команда Параметры (Options).

Выберите вкладку Вид (View).

В секции Параметры окна (Windows Options) установите флажок Формулы. ОК.

После просмотра и редактирования формул аналогично уберите этот флажок, чтобы вернуться в нормальный режим.

Для печати ряда других работ требуется таблица, содержащая только данные. Для этого таблицу обычно копируют, затем вставляют на другой лист или в другое место данного листа. Последняя опция делается командой Специальная Вставка (раздел Правка), в переключателе устанавливается позиция Значения. [Посмотреть позиции команды Специальная Вставка]

Функции. Функции — это стандартные формулы, для вычислений. Например, функция =СУММ(А1:Н1) эквивалентна формуле =А1+В1+С1+. +Н1, но значительно короче и поэтому нагляднее и свободнее от ошибок. Поэтому обычно формулы стараются заменять на функции. Любая функция имеет вид:

Знак равенства(=) — показывает, что далее следует функция (или формула)

Название функции, например СУММ.

Аргумент в скобках, например (А1:Н1), показывает адреса ячеек, с которыми работает функция.

Наиболее употребляемые функции:

Вычисляет среднее арифметическое нескольких чисел

Позволяет ввести в формулу условие

Возвращает максимальное значение в заданном диапазоне ячеек

Возвращает минимальное значение в заданном диапазоне ячеек

Подсчитывает сумму всех чисел в заданном диапазоне ячеек

Источник