Видеоурок excel впр функция

ВПР — это функция Excel для поиска и извлечения данных из определенного столбца в таблице. Она поддерживает приблизительное и точное сопоставление, а также подстановочные знаки (* и ?). Значения поиска должны отображаться в первом столбце таблицы, а столбцы поиска находятся правее.

Давайте теперь рассмотрим, как сделать поиск с ВПР и как она работает. Рассмотрим приемы ее применения в формулах Excel.

Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция. 

Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.

Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.

Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.

Для этого в G2 запишем следующую формулу:

=ВПР(E2;$A$2:$B$7;2;0)

А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.

1. Мы берем значение из E2.
2. Ищем точное совпадение (поскольку четвертым параметром указан 0) в диапазоне $A$2:$B$7 в первой его колонке (крайней левой). Обратите внимание, что лучше сразу же использовать абсолютные ссылки на прайс-лист, чтобы при копировании этой формулы ссылка не «соскользнула».
3. Если товар будет найден, то нужно перейти во второй столбец диапазона (на это указывает третий параметр = 2).
4. Взять из него цену и вставить ее в нашу ячейку G2.

Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.

Отчет о продажах готов.

Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.

Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает «точный поиск». А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?

Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.

1. Берем значение из E2.
2. Начинаем его искать в крайней левой колонке диапазона $A$2:$B$7, то есть в столбце A. Поскольку в A2 совпадение не найдено, смотрим дальше: что находится ниже.
3. Там обнаруживаем товар «Сливы». При этом предполагается, что наш список отсортирован по алфавиту. Ведь именно это – главное условие поиска приблизительного совпадения.
4. Поскольку в сортированном списке «сливы» находятся ниже, чем «бананы», то функция принимает решение, что дальше искать слово, начинающееся на «Б» нет смысла. Процесс можно остановить. И остаться на букве «А». То есть, там и находится наиболее близкое значение.
5. Поскольку поиск завершен, переходим из A2 во второй столбец, то есть в B. Вставляем данные из B2 в G2 как результат вычислений.

К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.

При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?

Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников». 

Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.

Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.

Использование точного и приблизительного поиска.

Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.

Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.

Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.

Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.

А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.

Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»

Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.

Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.

Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.

При работе с интервалами вида «от – до» такая методика вполне пригодна.

И еще один небольшой совет.

Применяйте именованный диапазон.

Для упрощения работы с формулами можно создать именованный диапазон и в дальнейшем ссылаться на него. В нашем случае назовем его «ДанныеСотрудников» (помните, что пробелы здесь недопустимы).

В ячейке B2 мы будем вводить нужную фамилию, а в ячейках С2:F2 запишем формулы:

=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;2;ЛОЖЬ)

=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;3;ЛОЖЬ)

=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;4;ЛОЖЬ)

=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;5;ЛОЖЬ)

Как видите, отличаются они только номером столбца, из которого будет извлечена нужная информация. Вместо ЛОЖЬ можно использовать 0.

Какие здесь преимущества?

1. У вас не рябит в глазах от букв, цифр и знаков доллара в обычных адресах диапазонов?

Формула с именованным диапазоном выглядит намного более дружественно, наглядно и понятно. Вместо скучных и безликих координат вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации. Согласитесь, “price” или «цена» – это наверняка информация о ценах.

1. Если по каким-то причинам вам необходимо будет изменить координаты диапазона поиска, который вы использовали в большом количестве формул – вам нужно корректировать каждую формулу или пользоваться функцией “Найти и заменить”? Согласитесь, это очень долго, трудоемко, возможны ошибки.

Используя именованный диапазон, просто нажмите

Меню – Формула – Диспетчер имён.

Затем в списке диапазонов найдите нужный вам диапазон и откорректируйте его. Изменения автоматически будут применены во всех формулах.

1. Используя обычные адреса, мы всегда должны думать, какую адресацию применить – относительную либо абсолютную. При использовании именованных диапазонов этой проблемы не существует.

Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.

Как и в предыдущих примерах, при вводе фамилии происходит точный поиск. Но есть несколько моментов, о которых мы ранее не упоминали.

1. Регистр символов не влияет на результат. Можно все вводить прописными буквами – ничего не изменится. Пример вы видите чуть ниже.

1. Если в списке есть люди с одинаковыми фамилиями, то найден будет только первый из них. Как и мы говорили ранее, как только найдено что-то подходящее, процесс останавливается.
2. Можно использовать символы подстановки * и ?. Напомню, что вопросительный знак заменяет собой любой символ, а звездочка – любое количество символов (в том числе и ноль). О них мы упоминали в начале.

Это целесообразно делать, если мы знаем только часть значения аргумента.

Но при этом будьте внимательны – снова будет найдено только первое подходящее совпадение, как это показано на скриншоте. Это очень важное ограничение, которое нужно обязательно учитывать.

Теперь давайте посмотрим, как можно работать с символами подстановки, если условия отбора не вводятся вручную, а берутся из таблицы Excel.

Формула в ячейке F2 выглядит следующим образом:

=ВПР(«*»&D2&»*»;$A$2:$B$7;2;0)

Здесь мы используем оператор «склеивания» строк &.

Конструкция «*»&D2&»*» означает, что к содержимому ячейки D2 добавляются с обоих сторон звездочки *. То есть, мы ищем любое вхождение этого слова – перед ним и после него могут быть любые другие слова и символы. Как, например, произошло с товаром «персики». Первый параметр будет в нашем случае выглядеть как «*персики*». При поиске такой конструкции приемлемым вариантом будут определены «Консервированные персики (Турция)».

Использование нескольких условий.

Еще один простой пример для «чайников» — как использовать при выборе нужного значения несколько условий?

Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.

В F2 используем следующую формулу:

=ВПР(D2&» «&E2;$A$2:$B$21;2;0)

Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.

В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.

Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.

Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.

Дальше все происходит по уже отработанной схеме.

Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».

Приметно так —   D2&»*»&E2

Но при этом имейте в виду, что совпадение имени и фамилии уже будет не совсем точным. Подобный пример мы рассматривали чуть выше.

Более сложные и точные способы работы с несколькими условиями мы рассмотрим отдельно. Смотрите ссылки в конце.

«Умная» таблица.

И еще одна рекомендация: используйте «умную» таблицу.

Бывает очень удобно сначала преобразовать поисковую таблицу (прайс-лист) в «умную» с помощью команды Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table в английской версии Excel), и затем указать во втором аргументе использовать имя созданной таблицы. Кстати, оно ей будет присвоено автоматически.

В этом случае размеры списка товаров с ценами нас уже не будут беспокоить в будущем. При добавлении новых товаров в прайс-лист, либо их удалении, размеры «умной таблицы» сами подстроятся.

Специальные инструменты для ВПР в Excel.

Несомненно, ВПР — одна из самых мощных и полезных функций Excel, но она также одна из самых запутанных. Чтобы сделать работу с ней проще, можно использовать надстройку Ultimate Suite for Excel с инструментом «Мастер ВПР», позволяющим значительно сэкономить время на поиск нужных данных.

Мастер ВПР — простой способ писать сложные формулы

Интерактивный мастер ВПР  проведет вас через необходимые параметры конфигурации поиска, чтобы построить идеальную формулу для заданных вами критериев. В зависимости от вашей структуры данных он будет использовать стандартную функцию ВПР или формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, если будет нужно извлечь значения слева от столбца поиска.

Вот что вам нужно сделать, чтобы получить формулу под вашу задачу:

1. Запустите мастер кнопкой Vlookup Wizard на ленте Ablebits Data.

1. Выберите свою основную таблицу (Your table) и таблицу поиска (Lookup table).
2. Укажите следующие столбцы (во многих случаях они выбираются автоматически):
   • Ключевой столбец (Key column) — находится в вашей основной таблице, содержит значения для поиска.
   • Столбец поиска (Lookup column) — в кот ором будем искать.
   • Возвращаемый столбец (Return column) — из него будем получать значения.
3. Нажмите кнопку Вставить (Insert).

Давайте посмотрим всё в действии.

Стандартный ВПР.

Запускаем мастер Vlookup Wizard. Указываем координаты основной таблицы и таблицы поиска, а также ключевой столбец (из которого будем брать значения для поиска), колонку поиска (в котором будем их искать) и колонку результата (из него в случае успеха берем соответствующее значение и вставляем в основную таблицу). Просто заполняем все нужные поля, как это показано на рисунке ниже. Руками прописываем (или обозначаем при помощи мышки) только диапазоны. Поля же просто выбираем из раскрывающегося списка.

Как и в предыдущих примерах, наша задача — подобрать цену для каждого товара, извлекая ее из прайс-листа. Ежели область поиска (Цена) является крайним левым столбцом в зоне поиска, то вставляется обычная формула ВПР для точного соответствия:

Ничего руками писать не нужно.

После нажатия кнопки Insert справа от колонки с наименованиями товаров будет вставлена дополнительная, которая будет озаглавлена так же, как и столбец результата. Сюда будут записаны все найденные значения цены, причем в виде формулы. При необходимости вы сможете ее подправить либо использовать в других таблицах.

«Левый» ВПР.

Когда колонка результата (Цена) находится слева от области поиска (Прайс),  то мастер автоматически вставляет формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ:

Мы рассматривали левый ВПР в отдельной статье. Там же вы можете посмотреть и формулы для ручного ввода. Здесь же мы получаем их автоматически, не вникая в тонкости синтаксиса и правильности написания.

Дополнительный бонус! Благодаря грамотному использованию ссылок на ячейки, полученные формулы ВПР можно копировать или перемещать в любой столбец без необходимости обновлять ссылки.

Надеемся, что наши пошаговые инструкции по использованию функции ВПР в таблицах Excel были доступны и понятны даже «чайникам». Безусловно, эти самые несложные рекомендации можно использовать только в самых простых случаях. Все более сложное мы рассмотрим отдельно.

Примеры использования функции ВПР: