Venn diagrams in excel

This tutorial will demonstrate how to create a Venn diagram in all versions of Excel: 2007, 2010, 2013, 2016, and 2019.

A Venn diagram is a chart that compares two or more sets (collections of data) and illustrates the differences and commonalities between them with overlapping circles. Here’s how it works: the circle represents all the elements in a given set while the areas of intersection characterize the elements that simultaneously belong to multiple sets.

The diagram helps demonstrate all the possible relationships between the sets, providing a bottomless well of analytical data—which is why it has been widely used across many industries.

Unfortunately, this chart type is not supported in Excel, so you will have to build it from scratch on your own. Also, don’t forget to check out our Chart Creator Add-in, a tool for building stunning advanced Excel charts while barely lifting a finger.

By the end of this step-by-step tutorial, you will learn how build a dynamic Venn diagram with two or three categories in Excel completely from the ground up.

Getting Started

First, we need some raw data to work with. To show you the ropes, as you may have guessed from the example diagram above, we are going to analyze the results of a fictitious survey gauging the brand preferences of 1,624 respondents who drink cola on a daily basis. The brands in question are Coca-Cola, Pepsi, and Dr Pepper.

From all these soft drink lovers, some turned out to be brand evangelists who stuck exclusively to one brand while others opted for two or three brands at once.

With all that said, consider the following table containing the survey results:

Here’s a quick overview of the table elements:

• Brand – This column defines the sets in the survey as well as all possible combinations of the sets.
• Respondents – This column represents the corresponding values for each set in general and each combination in particular.
• Relative Share (optional) – You may want to compare your data in other ways, such as determining the relative share of each set in relation to the largest set. This column exists for such a purpose. Since Coke is the biggest kid on the block, cell B2 will be our reference value (100%).

So, without further ado, let’s get to work.

Prep Chart Data

Before you can plot your Venn diagram, you need to compute all the necessary chart data. The first six steps extensively cover how to determine the pieces of the puzzle. By the end of Step #6, your data should look like this:

For those of you who want to skip the theoretical part and spring right into action, here is the algorithm for you to follow:

1. Step #1 – Calculate Chart Values:
   1. Type “=B2-B5-B6+B8” into cell D2.
   2. Type “=B3-B5-B7+B8” into cell D3.
   3. Type “=B4-B6-B7+B8” into cell D4.
2. Step #2 – Calculate Chart Values cont.:
   1. Enter “=B5-$B$8” into D5 and copy the formula down into D6 and D7.
3. Step #3 – Calculate Chart Values cont.:
   1. Set cell D8 equal to B8 by typing “=B8” into D8.
4. Step #4 – Position the Bubbles:
   1. Add the constant values for X and Y to your worksheet just the way you can see on the screenshot above (E2:F4).
5. Step #5 – Calculate the Circle Sizes:
   1. Enter “=250*C2” into G2 and copy it down into the next two cells (G3:G4).
6. Step #6 – Create the Diagram Labels:
   1. Copy “=A2&CHAR(10)&TEXT(D2, “#,##”)” into H2 and copy the formula into the next two cells (H3:H4).

Now let’s break down each step into more detail.

Step #1: Find the number of elements belonging exclusively to one set.

Unfortunately, you can’t simply take the numbers from the original data table and run with them. If you were to do so, you would actually count some of the survey answers multiple times, effectively skewing the data.

Why is that the case? Well, since a Venn diagram is made up of intersecting areas closely related to one another, any given set can be a part of multiple other sets at once, resulting in duplicate values.

For example, the set “Coca-Cola” (B2) includes all the respondents who voted for the brand, pulling answers from four different categories:

• Cola-Cola & Pepsi
• Coca-Cola & Dr Pepper
• Coca-Cola & Pepsi & Dr Pepper
• Only Coca-Cola

That’s why you need to separate the wheat from the chaff and find a corresponding chart value for each survey option from the original table.

That being said, our first step is to differentiate the respondents who chose solely one cola brand from everybody else. These folks are characterized by the following numbers on the diagram:

• 357 for Coca-Cola
• 217 for Pepsi
• 349 for Dr Pepper

Pick a corresponding value from your actual data (B5) and subtract from it the value representing the area where all the three circles overlap (B8).

Let’s find out how many respondents actually answered “Coca-Cola & Pepsi” by entering this formula into cell D5:

=B5-$B$8

By the same token, use these formulas to find the chart values for categories “Pepsi” (A3) and “Dr Pepper” (A4):

• For “Pepsi,” enter “=B3-B5-B7+B8” in D3.
• For “Dr Pepper,” type “=B4-B6-B7+B8” in D4.

Step #2: Compute the chart values for the intersection areas of two circles.

When computing the numbers representing the intersection of two sets—where the values within a given intersection area simultaneously belong to two sets—the same issue of duplicate values arises.

Fortunately for us, it should only take a moment to work around the problem. Again, these are the numbers we are looking for:

Pick a corresponding value from your actual data (B5) and subtract from it the value representing the area where all the three circles overlap (B8).

Let’s find out how many respondents actually answered “Coca-Cola & Pepsi” by entering this formula into cell D5:

=B5-$B$8

Copy the formula into cells D6 and D7 by dragging down the fill handle.

Step #3: Copy the number linked to the intersection area of three sets into column Chart Value.

The only value that you can take from your original data is the one right in the middle of the diagram.

Complete the column of chart values by copying the number of respondents who chose all the three brands into the adjacent cell (D8). Simply type “=B8” into D8.

Step #4: Outline the x- and y-axis values for the Venn diagram circles.

In a blank cell near the table with your data, map out the x- and y-axis coordinates which will be used as the centers of the circles.

The following values are constants that will determine the position of Venn diagram circles on the chart plot, giving you full control over how far away from each other the circles will end up being placed.

In Step #13, you will learn how to change the size of the overlapping areas by modifying these values.

For now, all you have to do is copy them into your spreadsheet:

X Value	Y Value
38	35
50	65
62	35

For Venn diagrams with only two categories, use these coordinates:

X Value	Y Value
39	50
66	50

Step #5: Find the Circle Size values illustrating the relative shares (optional).

If you don’t need this data, move on to Step #7.

To make the circles proportional to the reference value (C2), set up a column labeled “Circle Size” and copy this formula into G2.

=250*C2

For the record, the number “250” is a constant value based on the coordinates to help the circles overlap.

Execute the formula for the remaining two cells (G3:G4) which signify the other two circles of the diagram by dragging the fill handle.

Step #6: Create custom data labels.

Before we can finally proceed to building the diagram, let’s quickly design custom data labels that will contain the name of a given set along with the corresponding value that counts the number of respondents who chose solely one cola brand.

Set up another dummy column (column H) and enter the following formula into H2:

=A2&CHAR(10)&TEXT(D2, "#,##")

Execute the formula for the remaining cells (H3:H4).

Once you have followed all the steps outlined above, your data should look like this:

Step #7: Create an empty XY scatter plot.

At last, you have all the chart data to build a stunning Venn diagram. As a jumping-off point, set up an empty scatter plot.

1. Select any empty cell.
2. Go to the Insert tab.
3. Click the “Insert Scatter (X,Y) or Bubble Chart” icon.
4. Choose “Scatter.”

Step #8: Add the chart data.

Add the x- and y-axis values to outline the position of the circles. Right-click on the chart plot and pick “Select Data” from the menu that appears.

In the Select Data Source dialog box, choose “Add.”

Once there, add a new data series named “Coca-Cola:”

1. For “Series name,” highlight cell B2.
2. For “Series X values,” select cell E2.
3. For “Series Y values,” select cell F2.

Use this method to create Series “Pepsi” (B3, E3, F3) and Series “Dr Pepper” (B4, E4, F4).

Step #9: Change the horizontal and vertical axis scale ranges.

Rescale the axes to start at 0 and end at 100 to center the data markers near the middle of the chart area.

Right-click on the vertical axis and select “Format Axis.”

In the Format Axis task pane, do the following:

1. Navigate to the Axis Options tab.
2. Set the Minimum Bounds to “0.”
3. Set the Maximum Bounds to “100.”

Jump to the horizontal axis and repeat the same process.

Step #10: Remove the axes and the gridlines.

Clean up the chart by erasing the axes and gridlines. Right-click each element and select “Delete.”

Now would be a good time to make your chart larger so you can better see your new fancy Venn diagram. Select the chart and drag the handles to enlarge it.

Here is what you should have at this point—minimalism at its finest:

Step #11: Enlarge the data markers.

To streamline the process, make the markers larger or they will get buried beneath the circles further down the road.

Right-click on any of the three data markers and choose “Format Data Series.”

In the task pane, follow these simple steps:

• Click the “Fill & Line” icon.
• Switch to the Marker tab.
• Under “Marker Options,” check the “Built-in” radio button and set the Size value to “10.”
• Under “Fill,” select “Solid Fill.”
• Click the “Fill Color” icon to open the color palette and choose black.

Rinse and repeat for each data series.

Step #12: Draw the circles.

Without closing the tab, scroll down to the Border section and create the circles for the Venn diagram by following these instructions:

1. Click “Solid line.”
2. Open the color palette and choose different colors for each data marker:
   1. For Series “Coca-Cola,” pick gold.
   2. For Series “Pepsi,” select green.
   3. For Series “Dr Pepper,” choose blue.
3. Change “Transparency” to “40%.”
4. Change “Width” for each data series to the corresponding values in column Circle Size (column G):
   1. For Series “Coca-Cola,” enter “250” (G2).
   2. For Series “Pepsi,” type in “230” (G3).
   3. For Series “Dr Pepper,” set the value to “200” (G4).

NOTE: If you want the circles to be the same, simply set the Width value to “250” for each.

Step #13: Change the x- and y-axis coordinates to adjust the overlapping areas (optional).

Normally, you should leave the X and Y coordinates determining the position of circles unaltered. However, for those looking to customize the way the circles should overlap, here is how you do it.

To refresh your memory, take a look at the coordinates underlying the Venn diagram used in the tutorial.

X Value	Y Value
38	35
50	65
62	35

These are the x- and y-axis values positioning the first (Series “Coca-Cola”), second (Series “Pepsi”), and third (Series “Dr Pepper”) circle respectively. Here is how it works:

As you may have guessed, you can effortlessly change how much the circles overlap by modifying the coordinates—which allows you to move the circles left and right (x-axis values) and up and down (y-axis values) however you see fit.

For instance, let’s push the circle representing Series “Coca-Cola” a bit upward—thereby increasing the overlapping area between Series “Coca-Cola” and Series “Pepsi”—since we have a comparatively large number of respondents drinking only these two brands.

To pull off the trick, simply alter the corresponding y-axis value.

Using this method will take your Venn diagrams to a whole new level, making them unbelievably versatile.

Step #14: Add data labels.

The rest of the steps will be dedicated to making the diagram more informative.

Repeat the process outlined in steps 14 and 15 for each data series.

First, let’s add data labels. Right-click on the data marker representing Series “Pepsi” and choose “Add Data Labels.”

Step #15: Customize data labels.

Replace the default values with the custom labels you previously designed. Right-click on any data label and choose “Format Data Labels.”

Once the task pane pops up, do the following:

1. Go to the Label Options tab.
2. Click “Value From Cells.”
3. Highlight the corresponding cell from column Label (H2 for Coca-Cola, H3 for Pepsi, and H4 for Dr Pepper).
4. Click “OK.”
5. Uncheck the “Y Value” box.
6. Uncheck the “Show Leader Lines” box.
7. Under “Label Position,” choose the following:
   1. For Series “Pepsi,” click “Above.”
   2. For Series “Coca-Cola,” select “Left.”
   3. For Series “Dr Pepper,” pick “Right.”
8. Adjust font size/boldness/color under Home > Font.

When you have finished this step, your diagram should look like this:

Step #16: Add text boxes linked to the intersection values.

Insert four text boxes for each overlapping part of the diagram to display the corresponding number of people who opted for multiple brands at once.

1. Select the plot area.
2. Go to the Insert tab.
3. Click the “Text Box” button.
4. Create a text box.
5. Type “=” into the Formula Bar.
6. Highlight the corresponding cell from column Chart Value (column D).
7. Adjust font size/boldness/color to match the other labels under Home > Font.

In the same way, add the rest of the overlap values to the chart. Here is another screenshot to help you navigate through the process.

Step #17: Hide the data markers.

You no longer need the data markers supporting the diagram, so let’s make them invisible. Right-click on any data marker, open the Format Data Series tab, and do the following:

1. Click the “Fill & Line” icon.
2. Switch to the Marker tab.
3. Under “Fill,” choose “No fill.”

Repeat the process for each data marker.

Step #18: Add the chart title.

Finally, add the chart title:

1. Select the plot area.
2. Click the “Chart Elements” icon.
3. Check the “Chart Title” box.

Change the chart title to fit your data, and your stellar Venn diagram is ready!

В этом руководстве будет показано, как создать диаграмму Венна во всех версиях Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 и 2022.

Диаграмма Венна — это диаграмма, которая сравнивает два или более наборов (наборов данных) и иллюстрирует различия и сходства между ними с перекрывающимися кругами. Вот как это работает: круг представляет все элементы в данном наборе, а области пересечения характеризуют элементы, которые одновременно принадлежат к нескольким наборам.

Диаграмма помогает продемонстрировать все возможные взаимосвязи между наборами, обеспечивая бездонный колодец аналитических данных — вот почему она широко используется во многих отраслях.

К сожалению, этот тип диаграммы не поддерживается в Excel, поэтому вам придется создавать его с нуля самостоятельно. Кроме того, не забудьте попробовать нашу надстройку для создания диаграмм, инструмент для создания потрясающих расширенных диаграмм Excel, не поднимая пальца.

К концу этого пошагового руководства вы узнаете, как построить динамическую диаграмму Венна с двумя или тремя категориями в Excel полностью с нуля.

Начиная

Во-первых, нам нужны необработанные данные для работы. Чтобы показать вам основы, как вы, возможно, догадались из приведенного выше примера диаграммы, мы собираемся проанализировать результаты вымышленного опроса, в котором оцениваются предпочтения брендов 1624 респондентов, которые пьют колу ежедневно. Речь идет о брендах Coca-Cola, Pepsi и Dr Pepper.

Из всех этих любителей безалкогольных напитков некоторые оказались проповедниками бренда, которые придерживались исключительно одного бренда, а другие выбрали сразу два или три бренда.

С учетом всего вышесказанного, обратите внимание на следующую таблицу, содержащую результаты опроса:

Вот краткий обзор элементов таблицы:

• Марка — В этом столбце определяются наборы в опросе, а также все возможные комбинации наборов.
• Респонденты — В этом столбце представлены соответствующие значения для каждого набора в целом и каждой комбинации в частности.
• Относительная доля (необязательно) — Вы можете сравнить свои данные другими способами, например, определить относительную долю каждого набора по отношению к самому большому набору. Этот столбец существует для такой цели. Поскольку кока-кола — самый большой ребенок в округе, ячейка B2 будет нашим эталонным значением (100%).

Итак, без лишних слов, приступим к работе.

Подготовить данные диаграммы

Прежде чем вы сможете построить диаграмму Венна, вам необходимо вычислить все необходимые данные диаграммы. Первые шесть шагов подробно описывают, как определять части головоломки. К концу шага 6 ваши данные должны выглядеть так:

Для тех из вас, кто хочет пропустить теоретическую часть и сразу приступить к делу, вот алгоритм, которому вы должны следовать:

1. Шаг № 1 — Расчет значений диаграммы:
   1. Тип «= B2-B5-B6 + B8”В камеру D2.
   2. Тип «= B3-B5-B7 + B8”В камеру D3.
   3. Тип «= B4-B6-B7 + B8 ” в камеру D4.
2. Шаг № 2 — Расчет значений диаграммы (продолжение):
   1. Входить “= B5- $ B $ 8» в D5 и скопируйте формулу в D6 а также D7.
3. Шаг № 3 — Расчет значений диаграммы (продолжение):
   1. Установите ячейку D8 равной B8, набрав «= B8» в D8.
4. Шаг № 4 — Расположите пузыри:
   1. Добавьте на лист постоянные значения для X и Y, как показано на скриншоте выше (E2: F4).
5. Шаг № 5 — Рассчитайте размеры круга:
   1. Входить «= 250 * C2» в G2 и скопируйте его в следующие две ячейки (G3:G4).
6. Шаг № 6 — Создайте метки диаграмм:
   1. Копировать «= A2 & СИМВОЛ (10) & ТЕКСТ (D2; «#, ##»)» в H2 и скопируйте формулу в следующие две ячейки (H3: H4).

Теперь давайте разберем каждый шаг более подробно.

Шаг №1: Найдите количество элементов, принадлежащих исключительно одному набору.

К сожалению, вы не можете просто взять числа из исходной таблицы данных и использовать их. Если бы вы сделали это, вы бы фактически пересчитали некоторые ответы на опрос несколько раз, что фактически исказило бы данные.

Почему так? Итак, поскольку диаграмма Венна состоит из пересекающихся областей, тесно связанных друг с другом, любой заданный набор может быть частью нескольких других наборов одновременно, что приводит к дублированию значений.

Например, набор «Кока-Кола» (Би 2) включает в себя все респонденты, проголосовавшие за бренд, получили ответы из четырех разных категорий:

• Кола-Кола и Пепси
• Coca-Cola и Dr Pepper
• Coca-Cola, Pepsi и Dr Pepper
• Только Кока-Кола

Вот почему вам нужно отделить пшеницу от плевел и найти соответствующее значение диаграммы для каждого варианта опроса из исходной таблицы.

При этом наш первый шаг — отличить респондентов, выбравших только одну марку колы, от всех остальных. Эти люди характеризуются следующими цифрами на диаграмме:

• 357 для Coca-Cola
• 217 для Pepsi
• 349 для Dr Pepper

Выберите соответствующее значение из ваших фактических данных (B5) и вычтите из него значение, представляющее область, где все три круга перекрываются (B8).

Давайте узнаем, сколько респондентов на самом деле ответили «Кока-Кола и Пепси » введя эту формулу в ячейку D5:

Точно так же используйте эти формулы, чтобы найти значения диаграммы для категорий. «Пепси» (А3) а также «Доктор Пеппер» (A4):

• Для «Пепси,» входить «= B3-B5-B7 + B8» в D3.
• Для «доктор Пеппер,» тип «= B4-B6-B7 + B8» в D4.

Шаг № 2: Вычислите значения диаграммы для областей пересечения двух кругов.

При вычислении чисел, представляющих пересечение двух наборов, когда значения в пределах данной области пересечения одновременно принадлежат двум наборам, возникает та же проблема повторяющихся значений.

К счастью для нас, нужно всего лишь мгновение, чтобы обойти проблему. Опять же, это числа, которые мы ищем:

Выберите соответствующее значение из ваших фактических данных (B5) и вычтите из него значение, представляющее область, где все три круга перекрываются (B8).

Давайте выясним, сколько респондентов на самом деле ответили «Кока-Кола и Пепси » введя эту формулу в ячейку D5:

Скопируйте формулу в ячейки D6 а также D7 перетащив маркер заполнения вниз.

Шаг № 3: Скопируйте число, связанное с областью пересечения трех наборов, в столбец «Значение диаграммы».

Единственное значение, которое вы можете извлечь из исходных данных, — это значение прямо в середине диаграммы.

Заполните столбец значений диаграммы, скопировав количество респондентов, выбравших все три бренда, в соседнюю ячейку (D8). Просто введите «= B8» в D8.

Шаг №4: Обведите значения по осям x и y для кругов диаграммы Венна.

В пустой ячейке рядом с таблицей с вашими данными нарисуйте координаты осей x и y, которые будут использоваться в качестве центров кругов.

Следующие значения являются константами, которые будут определять положение кругов диаграммы Венна на графике, что дает вам полный контроль над тем, как далеко друг от друга будут размещены круги.

На шаге № 13 вы узнаете, как изменить размер перекрывающихся областей, изменив эти значения.

На данный момент все, что вам нужно сделать, это скопировать их в свою электронную таблицу:

Значение X	Значение Y
38	35
50	65
62	35

Для диаграмм Венна только двух категорий используйте эти координаты:

Значение X	Значение Y
39	50
66	50

Шаг № 5: Найдите значения размера круга, иллюстрирующие относительные доли (необязательно).

Если вам не нужны эти данные, перейдите к Шаг # 7.

Чтобы круги были пропорциональны опорному значению (C2), настройте столбец с надписью «Размер круга»И скопируйте эту формулу в G2.

Для справки: число «250”- это постоянное значение, основанное на координатах, чтобы круги перекрывались.

Выполните формулу для оставшихся двух ячеек (G3: G4), которые обозначают два других круга диаграммы, перетаскивая маркер заливки.

Шаг № 6: Создайте собственные метки данных.

Прежде чем мы наконец приступим к построению диаграммы, давайте быстро создадим пользовательские метки данных, которые будут содержать название данного набора вместе с соответствующим значением, которое подсчитывает количество респондентов, выбравших только одну марку колы.

Настройте еще один фиктивный столбец (столбец H) и введите следующую формулу в H2:

1	= A2 & СИМВОЛ (10) & ТЕКСТ (D2; «#, ##»)

Выполните формулу для остальных ячеек (H3: H4).

После того, как вы выполнили все шаги, описанные выше, ваши данные должны выглядеть следующим образом:

Шаг № 7: Создайте пустой график рассеяния XY.

Наконец-то у вас есть все данные диаграммы, чтобы построить потрясающую диаграмму Венна. В качестве отправной точки настройте пустой график разброса.

1. Выберите любую пустую ячейку.
2. Перейти к Вставлять таб.
3. Щелкните значок «Вставить точечную (X, Y) или пузырьковую диаграмму» значок.
4. Выбирать «Разброс.”

Шаг № 8: Добавьте данные диаграммы.

Добавьте значения осей x и y, чтобы очертить положение кругов. Щелкните правой кнопкой мыши график и выберите «Выбрать данные»В появившемся меню.

в Выберите источник данных диалоговом окне выберите «Добавлять.”

Оказавшись там, добавьте новую серию данных с именем «Кока-Кола:”

1. Для «Название серии,«Выделить ячейку Би 2.
2. Для «Значения серии X,«Выберите ячейку E2.
3. Для «Значения серии Y,«Выберите ячейку F2.

Используйте этот метод для создания Серии “Пепси” (B3, E3, F3) а также Серии “доктор Пеппер” (B4, E4, F4).

Шаг № 9: Измените диапазон шкалы горизонтальной и вертикальной оси.

Измените масштаб осей так, чтобы они начинались с 0 и заканчивались на 100, чтобы центрировать маркеры данных около середины области диаграммы.

Щелкните правой кнопкой мыши вертикальную ось и выберите «Ось формата.”

в Ось формата область задач, сделайте следующее:

1. Перейдите к Параметры оси таб.
2. Установить Минимальные границы к «0.”
3. Установить Максимальные границы к «100.”

Перейти к горизонтальной оси и повторить тот же процесс.

Шаг № 10: Удалите оси и линии сетки.

Очистите диаграмму, удалив оси и линии сетки. Щелкните правой кнопкой мыши каждый элемент и выберите «Удалить.”

Сейчас самое время увеличить вашу диаграмму, чтобы вы могли лучше видеть свою новую причудливую диаграмму Венна. Выберите диаграмму и перетащите маркеры, чтобы увеличить ее.

Вот что у вас должно получиться — минимализм в лучшем виде:

Шаг № 11: Увеличьте маркеры данных.

Чтобы упростить процесс, сделайте маркеры больше, иначе они будут погребены под кругами дальше по дороге.

Щелкните правой кнопкой мыши любой из трех маркеров данных и выберите «Форматировать ряд данных.”

На панели задач выполните следующие простые шаги:

• Щелкните значок «Заливка и линия» значок.
• Переключитесь на Маркер таб.
• Под «Параметры маркера,» проверить «Встроенный«И установите Размер значение «10.”
• Под «Наполнять,» Выбрать «Сплошная заливка.”
• Щелкните значок «Цвет заливки», Чтобы открыть цветовую палитру и выбрать чернить.

Промойте и повторите для каждой серии данных.

Шаг № 12: Нарисуйте круги.

Не закрывая вкладку, прокрутите вниз до Граница раздел и создайте круги для диаграммы Венна, следуя этим инструкциям:

1. Нажмите «Сплошная линия.”
2. Откройте цветовую палитру и выберите разные цвета для каждого маркера данных:
   1. Для Серии “Кока-Кола,» выбирать золото.
   2. Для Серии “Пепси,» Выбрать зеленый.
   3. Для Серии “Доктор Пеппер,» выбирать синий.
3. Изменять «Прозрачность» к «40%.”
4. Изменять «Ширина”Для каждой серии данных к соответствующим значениям в столбец Размер круга (столбец G):
   1. Для Серии “Кока-Кола,» входить «250» (G2).
   2. Для Серии “Пепси,» введите “230” (G3).
   3. Для Серии “Доктор Пеппер,”Установите значение на «200» (G4).

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы хотите, чтобы круги были одинаковыми, просто установите Ширина значение «250» для каждого.

Шаг № 13: Измените координаты оси X и Y, чтобы настроить области перекрытия (необязательно).

Обычно координаты X и Y, определяющие положение кругов, следует оставлять неизменными. Однако для тех, кто хочет настроить способ перекрытия кругов, вот как это сделать.

Чтобы освежить память, взгляните на координаты, лежащие в основе диаграммы Венна, используемой в учебнике.

Значение X	Значение Y
38	35
50	65
62	35

Это значения по осям x и y, определяющие положение первого (Серия «Кока-Кола»), второй (Серия «Пепси»), а третий (Серия «Dr Pepper») круг соответственно. Вот как это работает:

Как вы, возможно, догадались, вы можете легко изменить степень перекрытия кругов, изменив координаты, что позволяет вам перемещать круги влево и вправо (значения оси X) и вверх и вниз (значения оси Y), как вы сочтете нужным. .

Например, давайте нажмем круг, представляющий Серия «Кока-Кола» немного вверх — тем самым увеличивая площадь перекрытия между Серия «Кока-Кола» а также Серия «Пепси»-Поскольку у нас сравнительно большое количество респондентов пьют только эти два бренда.

Чтобы осуществить трюк, просто измените соответствующее значение оси Y.

Использование этого метода поднимет ваши диаграммы Венна на совершенно новый уровень, сделав их невероятно универсальными.

Шаг № 14: Добавьте метки данных.

Остальные шаги будут посвящены тому, чтобы сделать диаграмму более информативной.

Повторите процесс, описанный в шагах 14 и 15 для каждой серии данных.

Во-первых, давайте добавим метки данных. Щелкните правой кнопкой мыши маркер данных, представляющий Серия «Пепси» и выберите «Добавьте метки данных.”

Шаг № 15: Настройте метки данных.

Замените значения по умолчанию на ранее созданные вами пользовательские метки. Щелкните правой кнопкой мыши любую метку данных и выберите «Отформатируйте метки данных.”

Когда появится панель задач, сделайте следующее:

1. Перейти к Параметры метки таб.
2. Нажмите «Значение из ячеек.”
3. Выделите соответствующую ячейку в столбце Ярлык (H2 для Coca-Cola, H3 для Pepsi и H4 для Dr Pepper).
4. Нажмите «OK.”
5. Снимите флажок «Значение Y» коробка.
6. Снимите флажок «Показать линии выноски» коробка.
7. Под «Положение ярлыка,”Выберите следующее:
   1. Для Серии “Пепси,«Нажмите»Выше.”
   2. Для Серии “Кока-Кола,» Выбрать «Левый.”
   3. Для Серии “Доктор Пеппер,» выбирать «Верно.”
8. Отрегулируйте размер / жирность / цвет шрифта под Дом > Шрифт.

Когда вы закончите этот шаг, ваша диаграмма должна выглядеть так:

Шаг №16: Добавьте текстовые поля, связанные со значениями пересечения.

Вставьте четыре текстовых поля для каждой перекрывающейся части диаграммы, чтобы отобразить соответствующее количество людей, выбравших сразу несколько брендов.

1. Выберите область построения.
2. Перейти к Вставлять таб.
3. Щелкните значок «Текстовое окно» кнопка.
4. Создайте текстовое поле.
5. Тип «=”В Панель формул.
6. Выделите соответствующую ячейку из столбец Диаграмма Значение (столбец D).
7. Отрегулируйте размер / полужирность / цвет шрифта, чтобы они соответствовали другим меткам в Дом > Шрифт.

Таким же образом добавьте на диаграмму остальные значения перекрытия. Вот еще один снимок экрана, который поможет вам сориентироваться в процессе.

Шаг № 17: Скройте маркеры данных.

Маркеры данных, поддерживающие диаграмму, больше не нужны, поэтому давайте сделаем их невидимыми. Щелкните правой кнопкой мыши любой маркер данных, откройте Форматировать ряд данных tab и сделайте следующее:

1. Щелкните значок «Заливка и линия» значок.
2. Переключитесь на Маркер таб.
3. Под «Наполнять,» выбирать «Без заливки.”

Повторите процесс для каждого маркера данных.

Шаг № 18: Добавьте заголовок диаграммы.

Наконец, добавьте заголовок диаграммы:

1. Выберите область построения.
2. Щелкните значок «Элементы диаграммы» значок.
3. Проверить «Заголовок диаграммы» коробка.

Измените заголовок диаграммы в соответствии с вашими данными, и ваша звездная диаграмма Венна готова!

(Note: This guide on how to create a Venn diagram in Excel is suitable for all Excel versions including Office 365)

We all know how graphical presentation helps in better interpretation of data. Especially when a large amount of data is present with intricate details, pictorial representations greatly improve the readability of information.

The Venn diagram is one such very important way of data presentation.

In this guide, I will show you what a Venn diagram is, why we use them, and how to create a Venn diagram in Excel using 2 easy methods.

You’ll Learn:

• What Is a Venn diagram?
• How to Create a Venn Diagram in Excel?
  • By Using SmartArt
    • Move the Diagram
    • Add Text
    • Add a Shape
    • Additional Elements
  • By Using Shapes
    • Move/Resize the Shape
    • Add Text
    • Customize

Watch our video on how to create a Venn diagram in Excel

Related Reads:

How to Make a Pie Chart in Excel? A Step by Step Guide

How to Make a Pareto Chart Excel Dashboard? 4 Easy Steps

How to Create a Step Chart in Excel?

What Is a Venn diagram?

The concept of the Venn diagram is not new to us. We have learned them from our high school. 

The Venn diagram consists of two or more circles. Each circle represents one type of data. To represent the similarities in the data, the circles can overlap either partially or completely.

This type of representation is mostly used to represent the similarities and differences between one or a group of data. 

How to Create a Venn Diagram in Excel?

Creating a Venn diagram in Excel is pretty much similar to creating and customizing other graphs and charts.

Imagine: You run a cafe. To analyze the demand and supply, you want to take a survey from the visitors. People are given 3 choices and are asked to choose their favorite beverage: milk, tea, or coffee. They can even choose either both or all three of them.

I will show you how to create a Venn diagram in Excel in 2 simple ways.

By Using SmartArt

By using SmartArt, you can easily create a Venn diagram in Excel. Just select a suitable template, change the text, and add additional customization based on your preferences.

To create a SmartArt Venn diagram, navigate to Insert. Under Illustrations, from the dropdown click on SmartArt.

This opens up a Choose a SmartArt Graphic dialog box which shows the different templates to create a SmartArt graphic.

Click on Relationship. Scroll down and click on the Venn diagram you want to select. 

Clicking on the choice of your Venn diagram shows up the description for the selected graphic.  Click OK.

This populates the basic layout of the Venn diagram in the middle of the Excel sheet.

Now, let us see how to customize and format the Venn diagram based on your needs.

Move the Diagram

The circles usually populate the center of the chart. In some cases, this might be a little inconvenient to present other data. You can move the whole chart or individual circles depending on your preferences.

To move the whole chart, click anywhere near the circle. This shows anchor points all around the circle. Now, hover your mouse pointer anywhere on the borderline. This changes the mouse pointer to a four-sided pointer. Click and drag to move the chart.

If you want to resize the chart, place your mouse pointer on the anchor points. This changes the mouse pointer to a two-sided pointer. Click and drag to resize the chart.

Likewise, you can move each circle and resize them. Click on the circle. Use the borderline to move the circle and use the anchor points to resize the circles.

Add Text

The basic Venn diagram that populates the center of the sheet only contains [Text]. This pertains to the header of the individual circles of the Venn diagram.

You can change the headers of the individual circles by clicking on them and typing the relevant text. In most cases, Excel automatically adjusts the font size of the text to the size of the chart. You can also double-click on the text to change the font style, text, color, and alignment. 

If there are more Venn elements, you can click on the arrow button to the left of the chart or click on the Text Pane under SmartArt Design to open the header pane. This way, you can change the headers of all the elements in one go.

Once you have added the headers, there will also be a necessity to add text inside the circles and in between the overlapping spaces. 

You can add text inside the circles using bullets. Select the circle you want to add bullets. Navigate to SmartArt Design, under Create Graphic, and click on Add Bullet. This adds bullet points to the selected circle.

One drawback is that you cannot add text to the overlapping spaces using bullet points.

To do that, navigate to Insert. Under Illustrations, click the dropdown from Shapes and select the Text Box.

This gives you the liberty to enter any text anywhere you want. Left-click and drag the cursor to create a text box in your preferred place. Enter your text.

Though the text is added, you can see the text box is populating oddly. To remove that, right-click on the text box and click on Format Shape. This opens a Format Shape pane on the right side of the Excel sheet.

Under Shape Options, select No Fill in both Fill and Line dropdowns.

This removes the background of the text box. Now, you can go to the Text Options and customize the text to your preference.

Add a Shape

The basic Venn diagram only consists of three circles to represent three parameters. However, in some cases, there might be a need for more than three circles to represent data. In such cases, you can add shape to the existing Venn diagram.

Navigate to SmartArt Design. Under Create Graphic, click on Add Shape.

This adds another shape to the original Venn diagram to represent the data.

In case you feel like there is no need for an additional shape, you can always delete them. Just select the shape you want to delete and click on the Delete key.

This deleted the additional shape and the chart returned to its original format.

Additional Elements

You can use the SmartArt Design and Format option in the main menu to add additional customizations.

In some cases, the usual three circles partially overlapping Venn diagram might be an ideal choice to represent the data. Navigate to SmartArt Design and change the layout of the chart to any preferred Venn diagram.

You can also change the look of the Venn diagram from the SmartArt Styles option. You can also choose your preferred color of the chart from the Change Colors dropdown.

Suggested Reads:

How to Make an Excel Bullet Chart – 2 Easy Examples

Pivot Charts in Excel Tutorial

How to Insert Bullet Points in Excel? 5 Easy Methods

By Using Shapes

This is a less common way to create Venn diagrams. However, this method lets you customize the Venn diagram in your favored way. 

To create a Venn diagram using Shapes, navigate to Insert. Under Illustrations, from the Shapes dropdown, select Oval.

This lets you draw any shape in any dimension depending on your preference. 

To create a basic three-circle Venn diagram, click, drag the mouse pointer, and draw three circles.

Initially, the circles would be opaque and show no resemblance to a Venn diagram. To change them, we need to reduce their opacity.

Select all the three circles by holding Ctrl. Right-click on the circles and click on Format Object.

This opens up a Format Shape pane on the right side of the screen. In Shape Options, under Fill, increase or decrease the transparency of the Solid fill. 

This gives us the required Venn Diagram. 

Move/Resize the Shape

You can move or resize the shape by clicking and dragging on the anchor points. If the mouse pointer turns to a four-way pointer, you can move the shape. If the mouse pointer is a two-way pointer, you can resize the shapes.

Add Text

You can add text to the shapes by selecting the text box from the shapes. We have already seen how to add text using Text Box from the SmartArt method.

Customize

You can change the style, color, and layout of the shapes and text using the Shape Format option.

You can also group the elements, move, align, and resize them using the Arrange and Resize options in the Shape Format menu. 

Also Read:

How to Convert Text to Numbers in Excel? 5 Easy Methods

How to Move Rows in Excel? 5 Easy Methods

How to Use the ROUND Function in Excel?

Frequently Asked Questions

Closing Thoughts

Venn diagrams provide a very feasible way to depict information with overlapping or similar data. Creating the Venn diagram and customizing them based on your requirement and preferences helps you present the data in a neat and organized way.

In this article, we saw what a Venn diagram is and how to create a Venn diagram in Excel in 2 easy ways. You can either use the template from SmartArt or use the Shapes to draw and create your own Venn diagram.

If you need more high-quality Excel guides, please check out our free Excel resources center. Simon Sez IT has been teaching Excel for over ten years. For a low, monthly fee you can get access to 130+ IT training courses. Click here for advanced Excel courses with in-depth training modules.