Отчет по ГСМ — это ведомость, которая необходима для учета движения горючего за определенный период. Документ ведут в организациях, использующих в работе автотранспорт и механизмы.
Для кого обязателен отчет
Логично, что вести основной отчет с топливом обязаны те организации, на балансе которых есть автотранспорт и другие машины и механизмы. Среди них предприятия, где:
- использование авто является основным видом деятельности (перевозка грузов и людей);
- автомобили присутствуют для служебных или управленческих целей.
Для таких организаций важно правильно составлять специальную отчетность, чтобы получить возможность списать израсходованное горючее. Это позволяет контролировать оборот и остатки топлива в компании за конкретный период. Сначала составляют путевые листы, затем периодически (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно) формируют отчетность. Насколько часто, зависит от видов деятельности компании. По итогу издают акт о списании топлива.
Кто и на основании чего его составляет
В организации самостоятельно решают вопрос, кто делает материальный отчет по бензину, — обычно эта функция возлагается на материально ответственных за горючее: водителей, механиков, начальников транспортного отдела. Они обязаны вести документы по ГСМ. Компания предоставляет водителям топливные карты, в которых обозначают все затраты бензина. Выдают горючее по путевым листам, в них расписывается бухгалтер, а в ведомостях — водитель. В них отмечают следующие сведения:
- время, которое водитель находился за рулем;
- цели поездки;
- объемы бензина, которые он за это время израсходовал;
- состояние автомобиля.
Материально ответственный сотрудник формирует отчет о работе автомобиля за месяц на основании первичных документов бухучета:
- ведомости выдачи ГСМ и топлива;
- карточки учета расходов;
- талонов (если ГСМ приобретается по безналичному расчету);
- чеков АЗС (если водитель оплачивает бензин наличными);
- товарных и товарно-транспортных накладных;
- актов о списании горючего и др.
Руководство компании утверждает периодичность отчетности в зависимости от специфики деятельности. Например, путевые листы необязательно оформлять ежедневно или еженедельно. Если организация не относится к транспортным, то вправе установить периодичность самостоятельно — ежеквартально или ежемесячно.
Ответственный сотрудник составляет документ, подписывает и отдает в бухгалтерию. К нему обязательно прикладывает первичные бумаги, в которых отмечены поступления и затраты ГСМ. Всю информацию в поступающих актах проверяет бухгалтер и отражает их в учете.
Контролирующие инспекторы обычно проверяют, обоснованы ли затраты налогоплательщика. В связи с этим необходимо подтвердить, что затраты на ГСМ имеют прямое или косвенное отношение к заработкам компании. На основании п. 1 ст. 264 НК РФ эти расходы допустимо учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Когда бухгалтеры формируют отчетность, важно не забывать, что компании обязаны подавать рапорты не только в налоговую, внебюджетные фонды и отраслевые органы. Немалую долю составляет статистическая отчетность. Ее необходимо подавать в Росстат вовремя, в определенный законодательством срок. Наряду с другими одна из обязательных форм, которую необходимо сдавать по итогам года, это форма № 4-ТЭР — об использовании топливно-энергетических ресурсов.
Учтите, подавать ее необходимо только в электронном виде, исключение — субъекты малого и среднего бизнеса, которым продлили возможность сдавать документы на бумаге до конца года. Например, если представитель малого бизнеса составил отчет на бумаге или подал через gks.ru отчет по бензину на апрель 2022 г., то это обоснованно. Но если такой документ этот субъект МСП подаст в 2022 г., то только в электронном виде.
Как заполняется
Унифицированного бланка не существует. Но обычно за основу берут форму, которая была утверждена Инструкцией Госкомнефтепродукта СССР № 06/21-8-446 от 15.08.1985. Нормативный акт до сих пор действующий. Во многих организациях разрабатывают бланки, переиздают, дорабатывают с учетом специфики отрасли или предприятия, но суть остается аналогичной.
В шапке отчета по расходу топлива указывают название компании и отчетный период, порядковый номер ведомости, название вида ГСМ, дату, фамилию и имя ответственного лица. Затем основные сведения формируют в виде таблицы. В ней указывают следующие графы:
- модель и номер авто;
- реквизиты путевых листов;
- фамилию и имя водителя, его табельный номер;
- вид и марку ГСМ;
- количество выданного нефтепродукта в литрах цифрами и прописью;
- расход и остаток каждого вида ГСМ на начало и конец месяца;
- пробег автомобиля за месяц и показатели спидометра (на начало и конец отчетного периода).
Водитель обязан подписать документ в заполненной таблице рядом с номером путевого листа. Если таковых несколько, то рядом с каждым из них.
Подписывает документ сотрудник, занимающийся выдачей ГСМ, и должностное лицо, контролирующее указанную информацию. Затем документ заверяет глава компании, и проставляется печать.
Образцы
Вот основные примеры отчета за ГСМ за месяц — бланк и заполненный образец. Так выглядит образец документа по расходу горючего:
А это шаблон отчета о движении ГСМ:
_______________________________________________________
(наименование предприятия, организации)
Отчет №
о движении горюче-смазочных материалов
за ___________ 2022 г.
Материально ответственное лицо _______________________________________
|
№ № п/п |
Наименование нефтепродуктов | Единица измерения | Остаток на начало отчетного периода | Поступило за отчетный период | Расход за отчетный период | Остаток на конец отчетного периода | Показание счетчика на начало отчетного периода | Показание счетчика на конец отчетного периода |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 2 | Автобензин — всего | |||||||
| в том числе | ||||||||
| 3 | Талоны на бензин — всего | |||||||
| в том числе | ||||||||
| 4 | Дизтопливо — всего | |||||||
| в том числе | ||||||||
| 5 | Талоны на дизтопливо — всего | |||||||
| в том числе |
Приложение документов: _________ шт. (прописью)
Материально ответственное лицо: _______ (должность, подпись)
Отчет проверил: ___________ (должность и подпись)
Инструкция: как составить отчет по расходу топлива
Под отчетом по ГСМ понимается документ, ведущий учет расхода топлива за конкретный период времени. Выясним, какие организации обязаны его составлять и как правильно это сделать.
Для кого отчет по ГСМ обязателен
Компании, деятельность которых связана с перевозками и которые владеют транспортом и техникой, работающей на горючем, должны вести отчеты по расходу топлива, так как это позволяет осуществлять его нормирование. Установление норм расхода горючего — добровольное дело компании. Составляя основной отчет с топливом, фирма достигает двух целей:
- контролирует сохранность бензина;
- предотвращает его перерасход (например, хищение водителями).
Нормы расхода горючего в компании устанавливаются ее руководством, которое вправе основываться на Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Базовая норма расхода бензина зависит от конструкции транспортного средства, от вида используемого горючего и т.п.
Количество ГСМ в отчете о работе автомобиля за месяц варьируется для разных субъектов РФ. Известно, что в зимний период нормы расхода горючего повышаются, даты начала и окончания такого периода в Москве и Московской области: с 1 ноября по 31 марта, а для других регионов они сдвигаются: с 15 октября по 15 апреля.
Кто и на основании чего его составляет
На законодательном уровне не закреплено, кто делает материальный отчет по бензину, но в большинстве компаний его составляют сотрудники, использующие в трудовой деятельности автотранспорт, — например, водители, руководители транспортного отдела и т.п., документы передаются в бухгалтерию, где для учета ГСМ применяется счет 10 «Материалы» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94Н).
Периодичность составления отчетности устанавливается компанией самостоятельно и может формироваться ежедневно, еженедельно или ежеквартально.
Отчетность осуществляется на основании следующих документов:
- Чеков в автозаправки.
- Путевых листов — документов для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ).
- Ведомостей выдачи ГСМ.
- Талонов при безналичных расчетах.
- Товарных и товарно-транспортных накладных (ТН и ТТН).
Как правильно заполнить отчет за горюче-смазочные материалы
Унифицированной формы документа не разработано, но многие организации в качестве шаблона берут сведения из Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР (утв. Госкомнефтепродуктом СССР 15.08.85 № 06/21-8-446).
В отчетности указывают следующие данные:
- наименование фирмы, отчетный период;
- номер ведомости;
- вид топлива;
- дату;
- ФИО ответственного.
В большинстве случаев документ составляют в виде таблицы, в ней пишут:
- марку авто;
- государственный номер транспортного средства;
- реквизиты путевого листа;
- вид применяемого топлива;
- количество выданного горючего;
- расход и остаток ГСМ на начало и конец отчетного периода;
- показатели спидометра авто.
Вот пример отчета за ГСМ за месяц:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Татаркова Наталья
специалист по кадровому делопроизводству
С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста отдела управления персоналом в сети магазинов.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Журналы должен заполнять сотрудник, ответственный за контроль расхода топлива. После каждого выхода ТС на рейс ответственный сотрудник должен сравнить данные из путевого листа с данными о топливе, затраченном по факту. Кроме того, эти данные сравниваются с теоретическим количеством топлива, которое должно было быть затрачено на рейс. В случае, если расчеты сильно расходятся с фактическими затратами топлива, ответственный сотрудник должен сообщить руководству. Руководство предприятия в этом случае незамедлительно выясняет причины дисбаланса и устраняет их.
Обязательные пункты, которые должны быть в карточке учета расхода топлива:
- Шапка с указанием номера, названия и регистрационных данных ТС, видом топлива и месяца.
- Основная часть в виде таблицы:
- Число
- Номер путевого листа
- ФИО и табельный номер водителя
- Пробег ТС перед выездом
- Остаток топлива перед отправлением на рейс
- Количество выданного топлива
- Количества оставшегося после рейса топлива
- Сравнение фактического и теоретического расхода топлива
- Данные по перерасходу или экономии
3. Графа «итого за месяц» (для общего перерасхода или экономии)
4. ФИО и подписи составителя и проверяющего
Журнал расходов на бензин
Ведите учет пробега и расходов на бензин, а также вычисляйте средние значения цены за литр, количества километров на литр и цены за километр с помощью этого шаблона. Хотите узнать, во сколько вам обойдется автомобильная поездка? Введите километраж в желтое поле, и стоимость будет вычислена автоматически. Это шаблон со специальными возможностями.
Excel
Скачать
Открыть в браузере
Поделиться
|
Расход топлива |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
И честно, в экселе единтвенное, это таблицу в две строки могу написать 
). Поэтому ввёл параметр бак — который усредняет показатель. Заправляться всегда желательно под завязку, тогда расчёт будет приближаться к истинному значению. В файле есть ещё много интересного (на мой взгляд). Некоторые ячейки защищены от изменений, но пароля нет.
И вот как раз остаток перед заправкой можно с высокой точностью вычислить как «паспортный объём бензобака» минус «объём сегодняшней заправки до полного бака». Получим Остаток как некую справочную величину. Всё равно основную движуху любой вычислительной модели обеспечивают только две величины из чека АЗС: литры и рубли. Ну, и также условие «до полного бака». Если до полного бака заправиться не получается (например, бывают маленькие полевые заправки с одной тетенькой, которые требуют 100% предоплаты фиксированного количества литров, либо автоматические заправки вообще без тетеньки), то копим такие чеки, пока не случится заправка до полного бака. И тогда при записи «полной» заправки суммируем все промежуточные «неполные» чеки. При этом суммарная величина в табличной графе «Заправлено» может легко превысить объём бензобака автомобиля.