Ведомость покупных изделий шаблон word - Word и Excel - помощь в работе с программами

По РД 50-34.698-90 ведомость выполняют согласно ГОСТ 2.106.

Содержание документов является общим для всех видов АС и, при необходимости, может дополняться разработчиком документов в зависимости от особенностей создаваемой АС. Допускается включать в документы дополнительные разделы и сведения, объединять и исключать разделы.

Содержание документов, разрабатываемых на предпроектных стадиях по ГОСТ 34.601, и организационно-распорядительных определяют разработчики в зависимости от объема информации, необходимой и достаточной для дальнейшего использования документов.

Примечание

Эти и другие требования к структуре и содержанию ведомости покупных изделий по ГОСТ 34 подробнее см. РД 50-34.698-90

Документ выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

Для размещения утверждающих и согласующих подписей к документу рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения.

Источник

Ведомость покупных изделий оформляется конструктором при формировании какого-либо изделия на основе покупных элементов. Она нужна для ускорения взаимодействия с отделом снабжения. Снабженцу можно будет закупить все необходимое для производства чего-либо списком, без необходимости разбора в деталях чертежей, счета и пр.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости покупных изделий .docСкачать образец ведомости покупных изделий .doc

Особенно это актуально при изготовлении мебели, техники, станков и других сложных изделий, требующих для изготовления большого количества приобретаемых деталей с разными наименованиями. Конструкторская документация этого вида всегда остается востребованной.

Законодательная база

Нормы заполнения этого документа регулируются ГОСТ 2.106-68. В нем указаны эти формы 3 и 3а с перечислением полей и данных, которые должны в нем присутствовать.

Причем рекомендуется группировать детали по их названию, а внутри этой группы придерживаться алфавитного порядка. Если это цифровые обозначения, то в списке детали следует располагать в порядке возрастания их размеров.

Так, например, внутри группы «Кабели» будут сначала ВВГПШ 123, затем ВВГПШ 223, потом ВДРП 123 и т.д.

Обложка

Внешняя часть ведомости обычно выполняется из плотной бумаги, на которой печатаются или записываются основополагающие данные об изделии, его номере, наименовании объекта, к какому виду он относится, есть ли сокращение. Также обязательно здесь указывается его обозначение на чертежах, номера согласно технической документации.

Меры для удобства использования

Во избежание путаницы в ведомости покупных изделий предусмотрено даже формирование оглавления. Оно заполняется в тех же графах таблицы, только название раздела помещается в строку «Наименование», а страница, на которой можно найти данные об этом предмете, заносится в столбец «Документы о поставке». Такое своеобразное содержание всегда помещается на титульный лист ведомости и сильно упрощает работу на крупных предприятиях.

Внимание! Если поставки частей того или иного оборудования осуществляются из-за рубежа и имеют другие обозначения и названия, в том числе на других языках, то обязательно их указание.

В качестве дополнения к описанной информации можно в этой же строке описать аналогичные элементы, выпускаемые в России. Но это делать необязательно.

Нюансы заполнения

После титульного листа и «оглавления» в ведомости идет табличная часть, призванная отразить основные данные о необходимых закупках. Именно с ней будут иметь дело менеджеры, снабженцы и другие сотрудники, не имеющие дело с чертежами, но от которых напрямую зависит качество поставок.

В таблице обычно бывает множество строк, каждая из которых должна содержать информацию:

Название отдельного элемента. Буквенное обозначение подчеркивается. Если встречаются детали разных размеров, но с одним названием, то можно их прописать в одной и той же строке. Недопустимо такое действие с названиями, состоящими из одной буквы или цифровыми штампами.
Обозначение документа на поставку. Строки этого столбца при необходимости можно объединить и прописать название документа один раз, если все поставляется по одному и тому же договору.
Поставщики. Если поставщик всегда один и тот же, то его упоминают только вначале, оставляя этот столбец пустым. Но если речь идет о мелких компаниях-посредниках, то их названия и контактные данные должны быть для снабженцев или менеджеров под рукой в любой момент.
Количество элементов, которое потребуется для одного изделия.
Количество элементов для изделия в его полной комплектации, включая запасные части, монтажные, те, которые входят в состав упаковки, инструмент и пр. Причем интересно, что эта графа остается пустой, если заполняют строку на комплектацию запасных частей в качестве набора. Они считаются, в этом случае, отдельным изделием.
Какая часть элементов уходит на регулировку. Например, «0,1» в этой графе означает, что каждая десятая деталь предназначена для корректировки данных об остальных, на испытания и пр.
Сколько всего требуется изделий для изготовления, испытаний и включения в запасные наборы.
Дополнительные данные о товаре: единицах измерения, характерных особенностях, специфике использования и пр.

Если составные части изделия сложны и имеют собственные ведомости покупных изделий, то обязательна ссылка на эти документы. В конце каждой из страниц и отдельно в конце ведомости располагается небольшая таблица. Она содержит в себе данные о количестве страниц, частично дублирует информацию с обложки.

Но главная ее функция – подписи всех причастных к формированию, проверке и изготовлению продукции лиц. Здесь есть место под подпись исполнителя, конструктора, разработчика, проверяющего и руководителя.

Бухгалтерская деятельность

В левой нижней части каждого листа ведомости вертикально располагается специальная колонка. Она предназначена для заполнения в бухгалтерии и служит инструментом ориентирования между уже заполненными ведомостями покупных изделий. Каждому из уже заполненных документов присваивается инвентарный номер. Он проставляется на всех страницах. Здесь же указывается дата заполнения и подпись материально ответственного лица за поставку тех или иных частей. Обычно это бывает менеджер по поставкам.

Заключение

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом.

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.

Источник

Форма 1. Спецификация.
Спецификация Форма 1 ГОСТ 2.106-96
Форма 2. Спецификация (при плазовом методе).
Спецификация Форма 2 ГОСТ 2.106-96 (плазовый метод)
Форма 3. Ведомость спецификаций (ВС).
Номерация строк в ведомости спецификаций для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВС начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВС номера строк лист 1»;
«ВС номера строк лист 2»;
«ВС номера строк лист 3».
Если Ваша ведомость спецификаций состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВС номера строк лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.
Ведомость спецификаций (ВС) Форма 3 ГОСТ 2.106-96
Ведомость ссылочных документов (ВД) Форма 4 ГОСТ 2.106-96.
Номерация строк в ведомости ссылочных документов для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВД начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВД номер строки лист 1»;
«ВД номер строки лист 2»;
«ВД номер строки лист 3».
Если Ваша ведомость ссылочных документов состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВД номер строки лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.
Ведомость ссылочных документов (ВД) Форма 4 ГОСТ 2.106-96
Форма 5. Ведомость покупных изделий (ВП).
Номерация строк в ведомости покупных изделий для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВП начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВП номер строки лист 1»;
«ВП номер строки лист 2»;
…
«ВД номер строки лист 9».
Если Ваша ведомость покупных изделий состоит более чем из девяти страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВД номер строки лист 10» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из девяти вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.
Ведомость покупных изделий (ВП) Форма 5 ГОСТ 2.106-96
Форма 6. Ведомость разрешения применения покупных (ВИ).
Номерация строк в ВИ для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВИ начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВИ номер строки лист 1»;
«ВИ номер строки лист 2»;
«ВИ номер строки лист 3».
Если Ваша ВИ состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВИ номер строки лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.
Ведомость Разрешения Применения Покупных (ВИ) Форма 6 ГОСТ 2.106-96
Форма 7. Ведомость держателей подлинников (ДП).
Номерация строк в ведомости держателей подлинников для каждого листа своя, т. е. каждый лист ДП начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ДП номер строки лист 1»;
…
«ДД номер строки лист 5».
Если Ваша ведомость держателей подлинников состоит более чем из пяти страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ДП номер строки лист 6» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из пяти вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.
Ведомость держателей подлинников (ДП) Форма 7 ГОСТ 2.106-96
Форма 8. Ведомость технического предложения (ПТ), эскизного (ЭП) и технического (ТП) проектов.
Номерация строк в ведомостях ПТ, ЭП, ТП для каждого листа своя, т. е. каждый лист ведомости начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«Номер строки лист 1»;
«Номер строки лист 2»;
«Номер строки лист 3».
Если Ваша ведомость состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «Номер строки лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.
Ведомость ПТ, ЭП, ТП Форма 8 ГОСТ 2.106-96
Форма 9. Форма пояснительной записки (ПЗ), программы и методики испытаний (ПМ), таблиц (ТБ), расчётов (РР), инструкций (И), документов прочих (Д).
ПЗ, ПМ, ТБ, РР, И, Д Форма 9 ГОСТ 2.106-96

Источник

Полной локализации производства на практике практически не бывает. Обязательно необходимо заказывать продукцию сторонних изготовителей для комплектования узлов, блоков, конструкций. Все они вносятся в отдельный перечень — ведомость покупных изделий, который необходимо оформлять согласно ГОСТ 2.106-68 ЕСКД (единой системы конструкторской документации).

Законом регулируются нормы и формы заполнения всех пунктов, разделов документа. Стандартом предусмотрена отдельная титульная страница и/или лист утверждения с указанием авторов, их собственноручных подписей, необходимых печатей.

Область применения

Являясь составной частью полного пакета конструкторских документов, ведомость представляет собой перечень изделий, используемых в проекте, которые приобретаются у стороннего производителя. Комплектность определяется конструкторским коллективом с учетом необходимых требований к конечной продукции. К сфере деятельности разработчика относится и оформление. Правильное заполнение по стандартам ГОСТ существенно облегчает работу предприятий. Информация предназначена для отдела снабжения, бухгалтерии, подразделения, занимающегося финансами. Обязательно наличие в ведомости разрешений для применения покупных изделий. Прилагается список экспертиз, испытаний.

Ведомость покупных изделий является одним из основных документов для упрощенного взаимодействия с отделом снабжения, где не требуются чертежи.

В нем имеются ссылки на дополнительную информацию об изделиях, указаны реквизиты и контактные данные производителей, поставляющих необходимые виды электрооборудования и материалов, механизмов, отдельных деталей. Удачным выбором для оформления ведомостей покупных изделий может стать программа Visio (визио) входящая в пакет Office 365 компании Microsoft. Быстрый, эффективный способ сделать визуализацию документа с помощью диаграмм, встроенных трафаретов с исполнениями изделий по ГОСТ 2.113-75.

Скачать ГОСТ 2.113-75

Несмотря на бурное развитие электроники, появление гаджетов со множеством функций форма бумажной документации, отчетности в промышленной сфере еще долго будет приоритетной. Достоверность подписей, печатей невозможно проверить на электронных носителях, что в некоторых случаях является необходимым условием сотрудничества с поставщиком покупных изделий.

Далеко не каждое производство оборудовано современными электронными устройствами, поэтому работать у станка, на сборочном конвейере приходится используя чертеж, список, ведомость в бумажном виде. Исследователи прогнозируют еще несколько десятилетий активного использования бумажной документации на производстве.

Структура и содержание документа

ГОСТ 2.106-68 регламентирует основные положения при заполнении пакета КД (конструкторских документов). Особое внимание уделяется оформлению ведомостей. Наряду с чертежами они входят как в основной, таки в полный пакет КД. Если ведомость спецификаций содержит перечень всех составных частей изделий, их количества на единицу изделия, то документ покупных изделий указывает характеристики продукции сторонних производителей. Такое разделение полностью оправдано. Работать с документами становится проще. Для составления бухгалтерской отчетности, продуктивной работы отдела снабжения предлагается информация, адаптированная для решения целей каждого подразделения предприятия. Поэтому продукция сторонних производителей входит в ведомость покупных изделий, которая является отдельным документом.

Правилами оформления предписан порядок заполнения стандартных форм 3 и 3а, где указаны поля, графы для внесения данных. Рекомендуется перечень изделий разделять следующим образом — сначала выделять группу деталей по названию, а затем внутри этого подраздела вносить их по алфавитному порядку и цифровым значениям в порядке возрастания. Содержание документа показано на титульном листе. Рекомендуется для обложки использовать более плотную бумагу, чем та, используется непосредственно для ведомостей. Оформляется титульный лист следующим образом:

наименование;
к какому виду относится;
как обозначено изделие на чертежах;
номер по технической документации;
код продукции.

Скачать ГОСТ 2.106-68

Подобная система обозначений облегчает дальнейшую работу. Особенно на крупных предприятиях, где количество проектно-конструкторских документов может составлять тысячи. Образец ведомости покупных изделий есть в пункте 6.4 ГОСТ 2.106-68. Прописывается номер строки, наименование продукции, обозначение документа. Основанием составления перечня становится пункты 5, 5а спецификаций поставки. Дублируются номера документов: стандартов, технических условий, пояснительных записок. Указывается название компании поставщика и его адрес. Для каждого из покупных изделий по ГОСТ 2.106-68 заполняется графа «куда входит». В отдельных случаях допускается эту информацию не вписывать.

Определяется, сколько изделий необходимо на единицу разработанной продукции. В ведомости эти данные расположены в графе «Количество на изделие». При необходимости заполняется графа примечания, где отмечены особые качества, характеристики, единицы измерения и другая информация. В основном дополнительная информация необходима по изделиям зарубежных производителей, где возможно применяются другие стандарты. Коды импортных деталей можно не вписывать в ведомость.

Нюансы заполнения

Для того, чтобы иметь основание включать в состав поставки то или иное изделие, конструктор должен представить документальное подтверждение необходимости использования именно этой продукции. Отражается это в разрешениях на применение. Образец ведомости покупных изделий на примере заполнения одной строки по порядку слева направо:

порядковый номер — 1;
наименование — Подшипник 53618;
обозначение документа на поставку — ГОСТ 24696-81;
куда входит — АГБВ421213.421;
количество на изделие — 4;
всего — 4.

Примерное заполнение ЕСКД можно найти на тематических сайтах, поскольку в различных отраслях деятельности имеются нюансы оформления, предъявляются иные требования. При общих правилах стандарт допускает некоторую гибкость в оформлении. Это позволяет оптимизировать процесс составления пакета КД. Используя готовый шаблон, пример заполнения экономится время. Основная информация в документе представлена в табличной форме. Так удобнее находить нужную позицию при поиске изделия.

Особым разделом является список поставщиков. Практика показывает, что необходимо указывать полные реквизиты организации.

Электронная почта, номера телефонов станут помощниками при необходимости оперативно связаться с поставщиком в случае возникновения производственных вопросов. Очень удобным методом заполняют выделенные подгруппы изделий. Разделив перечень всех изделий по категориям, легче становится найти необходимую деталь. Показательные примеры однородных групп выглядят следующим образом. Отдельный документ с названием «Конденсаторы» включает в себя список продукции этого вида, упорядоченный по алфавиту. Если указаны только цифровые значения продукции, то располагают их в порядке возрастания.

Скачать шаблон ведомости покупных изделий

В перечне покупных изделий акцентируется внимание на технических характеристиках продукции, что важно при производстве сложных конструкций, например, в мебельной, станкостроительной промышленности. Кроме того, в документе есть ссылки на дополнительную информацию: указываются номера договоров, оговаривается ответственность сторон при транспортировке, хранении, установке и эксплуатации продукции.

Оформление документа

Общий вид ведомости должен удовлетворять требованиям ГОСТ. Титульный лист документа является фактически оглавлением и так иногда и называется. Затем список разделов продукции, объединенной общими признаками по назначению, конструктивным характеристикам. Использовать для составления документа можно любые подходящие программы, от встроенных системных пакетов до продуктов сторонних разработчиков. Оформление допускает свободу в выборе шрифтов, размеров, но при этом важно строго соблюдать структуру документа и правила заполнения всех граф по нормам ЕСКД.

Общие правила, стандарты оформления ведомостей покупных изделий делают возможным понимание специалистами из разных областей деятельности общих целей и задач. Самыми строгими нормами отличаются пакеты КД для Министерства обороны, где даже для импортных деталей прописана необходимость указания всех характеристик, ссылки и номера всех договоров на поставку покупных изделий. Для большинства же конструкторских, проектных, производственных организаций требования не столь жестки.

Существенно облегчает работу использование унифицированных шаблонов. Достаточно скачать в нужном формате образец. Важно, чтобы в используемой программе была возможность редактирования содержимого.

Шаблон чаще всего делается в приложениях стандартного пакета Microsoft Office. Ведомость покупных изделий относится к категории текстовых документов, поэтому использовать можно любой редактор.

Иное дело с графикой. Такие конструкторские документы выполняются в специальных программах. Графические редакторы требуют специальных знаний и навыков работы с ними. Кроме того, грамотные чертежи выполняются квалифицированными специалистами, прошедшими обучение и имеющими соответствующие документы. Текстовые проектно-конструкторские документы делаются на стандартном компьютере базовой комплектации. Достаточно иметь перед глазами ГОСТ 2.106-68 и владеть элементарными навыками пользования ПК.

Источник

Примечание

Законодательная база

Обложка

Меры для удобства использования

Нюансы заполнения

Бухгалтерская деятельность

Заключение

Область применения

Структура и содержание документа

Нюансы заполнения

Оформление документа

Комментарии