Vba макросы excel окно

Введение

Всем нам приходится — кому реже, кому чаще — повторять одни и те же действия и операции в Excel. Любая офисная работа предполагает некую «рутинную составляющую» — одни и те же еженедельные отчеты, одни и те же действия по обработке поступивших данных, заполнение однообразных таблиц или бланков и т.д. Использование макросов и пользовательских функций позволяет автоматизировать эти операции, перекладывая монотонную однообразную работу на плечи Excel. Другим поводом для использования макросов в вашей работе может стать необходимость добавить в Microsoft Excel недостающие, но нужные вам функции. Например функцию сборки данных с разных листов на один итоговый лист, разнесения данных обратно, вывод суммы прописью и т.д.

Макрос — это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Мы можем запускать макрос сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых  нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.

В принципе, существует великое множество языков программирования (Pascal, Fortran, C++, C#, Java, ASP, PHP…), но для всех программ пакета Microsoft Office стандартом является именно встроенный язык VBA. Команды этого языка понимает любое офисное приложение, будь то Excel, Word, Outlook или Access.

Способ 1. Создание макросов в редакторе Visual Basic

Для ввода команд и формирования программы, т.е. создания макроса необходимо открыть специальное окно — редактор программ на VBA, встроенный в Microsoft Excel.

• В старых версиях (Excel 2003 и старше) для этого идем в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Toos — Macro — Visual Basic Editor).
• В новых версиях (Excel 2007 и новее) для этого нужно сначала отобразить вкладку Разработчик (Developer). Выбираем Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) и включаем в правой части окна флажок Разработчик (Developer). Теперь на появившейся вкладке нам будут доступны основные инструменты для работы с макросами, в том числе и нужная нам кнопка Редактор Visual Basic (Visual Basic Editor)
  
  
  
  :

К сожалению, интерфейс редактора VBA и файлы справки не переводятся компанией  Microsoft на русский язык, поэтому с английскими командами в меню и окнах придется смириться:

Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. В любой книге Excel мы можем создать любое количество программных модулей и разместить там наши макросы. Один модуль может содержать любое количество макросов. Доступ ко всем модулям осуществляется с помощью окна Project Explorer в левом верхнем углу редактора (если его не видно, нажмите CTRL+R). Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:

• Обычные модули — используются в большинстве случаев, когда речь идет о макросах. Для создания такого модуля выберите в меню Insert — Module. В появившееся окно нового пустого модуля можно вводить команды на VBA, набирая их с клавиатуры или копируя их из другого модуля, с этого сайта или еще откуда нибудь:

  

• Модуль Эта книга — также виден в левом верхнем углу редактора Visual Basic в окне, которое называется Project Explorer. В этот модуль обычно записываются макросы, которые должны выполнятся при наступлении каких-либо событий в книге (открытие или сохранение книги, печать файла и т.п.):

  

• Модуль листа — доступен через Project Explorer и через контекстное меню листа, т.е. правой кнопкой мыши по ярлычку листа — команда Исходный текст (View Source). Сюда записывают макросы, которые должны выполняться при наступлении определенных событий на листе (изменение данных в ячейках, пересчет листа, копирование или удаление листа и т.д.)

  

 Обычный макрос, введенный в стандартный модуль выглядит примерно так:

Давайте разберем приведенный выше в качестве примера макрос Zamena:

• Любой макрос должен начинаться с оператора Sub, за которым идет имя макроса и список аргументов (входных значений) в скобках. Если аргументов нет, то скобки надо оставить пустыми.
• Любой макрос должен заканчиваться оператором End Sub.
• Все, что находится между Sub и End Sub — тело макроса, т.е. команды, которые будут выполняться при запуске макроса. В данном случае макрос выделяет ячейку заливает выделенных диапазон (Selection) желтым цветом (код = 6) и затем проходит в цикле по всем ячейкам, заменяя формулы на значения. В конце выводится окно сообщения (MsgBox).

С ходу ясно, что вот так сразу, без предварительной подготовки и опыта в программировании вообще и на VBA в частности, сложновато будет сообразить какие именно команды и как надо вводить, чтобы макрос автоматически выполнял все действия, которые, например, Вы делаете для создания еженедельного отчета для руководства компании. Поэтому мы переходим ко второму способу создания макросов, а именно…

Способ 2. Запись макросов макрорекордером

Макрорекордер — это небольшая программа, встроенная в Excel, которая переводит любое действие пользователя на язык программирования VBA и записывает получившуюся команду в программный модуль. Если мы включим макрорекордер на запись, а затем начнем создавать свой еженедельный отчет, то макрорекордер начнет записывать команды вслед за каждым нашим действием и, в итоге, мы получим макрос создающий отчет как если бы он был написан программистом. Такой способ создания макросов не требует знаний пользователя о программировании и VBA и позволяет пользоваться макросами как неким аналогом видеозаписи: включил запись, выполнил операци, перемотал пленку и запустил выполнение тех же действий еще раз. Естественно у такого способа есть свои плюсы и минусы:

• Макрорекордер записывает только те действия, которые выполняются в пределах окна Microsoft Excel. Как только вы закрываете Excel или переключаетесь в другую программу — запись останавливается.
• Макрорекордер может записать только те действия, для которых есть команды меню или кнопки в Excel. Программист же может написать макрос, который делает то, что Excel никогда не умел (сортировку по цвету, например или что-то подобное).
• Если во время записи макроса макрорекордером вы ошиблись — ошибка будет записана. Однако смело можете давить на кнопку отмены последнего действия (Undo) — во время записи макроса макрорекордером она не просто возрвращает Вас в предыдущее состояние, но и стирает последнюю записанную команду на VBA.

Чтобы включить запись необходимо:

• в Excel 2003 и старше — выбрать в меню Сервис — Макрос — Начать запись (Tools — Macro — Record New Macro)
• в Excel 2007 и новее — нажать кнопку Запись макроса (Record macro) на вкладке Разработчик (Developer)

Затем необходимо настроить параметры записываемого макроса в окне Запись макроса:

• Имя макроса — подойдет любое имя на русском или английском языке. Имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов и знаков препинания.
• Сочетание клавиш — будет потом использоваться для быстрого запуска макроса. Если забудете сочетание или вообще его не введете, то макрос можно будет запустить через меню Сервис — Макрос — Макросы — Выполнить (Tools — Macro — Macros — Run) или с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или нажав ALT+F8.
• Сохранить в… — здесь задается место, куда будет сохранен текст макроса, т.е. набор команд на VBA из которых и состоит макрос.:
• Эта книга — макрос сохраняется в модуль текущей книги и, как следствие, будет выполнятся только пока эта книга открыта в Excel
• Новая книга — макрос сохраняется в шаблон, на основе которого создается любая новая пустая книга в Excel, т.е. макрос будет содержаться во всех новых книгах, создаваемых на данном компьютере начиная с текущего момента
• Личная книга макросов — это специальная книга Excel  с именем Personal.xls, которая используется как хранилище макросов. Все макросы из Personal.xls загружаются в память при старте Excel и могут быть запущены в любой момент и в любой книге.

После включения записи и выполнения действий, которые необходимо записать, запись можно остановить командой Остановить запись (Stop Recording).

Запуск и редактирование макросов

Управление всеми доступными макросами производится в окне, которое можно открыть с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Макрос — Макросы (Tools — Macro — Macros):

• Любой выделенный в списке макрос можно запустить кнопкой Выполнить (Run).
• Кнопка Параметры (Options) позволяет посмотреть и отредактировать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса.
• Кнопка Изменить (Edit) открывает редактор Visual Basic (см. выше) и позволяет просмотреть и отредактировать текст макроса на VBA.

Создание кнопки для запуска макросов

Чтобы не запоминать сочетание клавиш для запуска макроса, лучше создать кнопку и назначить ей нужный макрос. Кнопка может быть нескольких типов:

Кнопка на панели инструментов в Excel 2003 и старше

Откройте меню Сервис — Настройка (Tools — Customize) и перейдите на вкладку Команды (Commands). В категории Макросы легко найти веселый желтый «колобок» — Настраиваемую кнопку (Custom button):

Перетащите ее к себе на панель инструментов и затем щелкните по ней правой кнопкой мыши. В контекстом меню можно назначить кнопке макрос, выбрать другой значок и имя:

Кнопка на панели быстрого доступа в Excel 2007 и новее

Щелкните правой кнопкой мыши по панели быстрого доступа в левом верхнем углу окна Excel и выберите команду Настройка панели быстрого доступа (Customise Quick Access Toolbar):

Затем в открывшемся окне выберите категорию Макросы и при помощи кнопки Добавить (Add) перенесите выбранный макрос в правую половину окна, т.е. на панель быстрого доступа:

Кнопка на листе

Этот способ подходит для любой версии Excel. Мы добавим кнопку запуска макроса прямо на рабочий лист, как графический объект. Для этого:

• В Excel 2003 и старше — откройте панель инструментов Формы через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms)
• В Excel 2007 и новее — откройте выпадающий список Вставить (Insert) на вкладке Разработчик (Developer) 

Выберите объект Кнопка (Button):

Затем нарисуйте кнопку на листе, удерживая левую кнопку мыши. Автоматически появится окно, где нужно выбрать макрос, который должен запускаться при щелчке по нарисованной кнопке.

Создание пользовательских функций на VBA

Создание пользовательских функций или, как их иногда еще называют, UDF-функций (User Defined Functions) принципиально не отличается от создания макроса в обычном программном модуле. Разница только в том, что макрос выполняет последовательность действий с объектами книги (ячейками, формулами и значениями, листами, диаграммами и т.д.), а пользовательская функция — только с теми значениями, которые мы передадим ей как аргументы (исходные данные для расчета).

Чтобы создать пользовательскую функцию для расчета, например, налога на добавленную стоимость (НДС) откроем редактор VBA, добавим новый модуль через меню Insert — Module и введем туда текст нашей функции:

Обратите внимание, что в отличие от макросов функции имеют заголовок Function вместо Sub и непустой список аргументов (в нашем случае это Summa). После ввода кода наша функция становится доступна в обычном окне Мастера функций (Вставка — Функция) в категории Определенные пользователем (User Defined):

После выбора функции выделяем ячейки с аргументами (с суммой, для которой надо посчитать НДС) как в случае с обычной функцией:

В Excel VBA вы можете использовать функцию MsgBox для отображения окна сообщения (как показано ниже):

MsgBox — это не что иное, как диалоговое окно, которое вы можете использовать для информирования своих пользователей, показывая пользовательское сообщение или получая некоторые основные входные данные (такие как Да / Нет или OK / Отмена).

Пока отображается диалоговое окно MsgBox, ваш код VBA останавливается. Вам нужно нажать любую из кнопок в MsgBox, чтобы запустить оставшийся код VBA.

Примечание: в этом уроке я буду использовать слова «окно сообщения» и MsgBox взаимозаменяемо. При работе с Excel VBA вам всегда нужно использовать MsgBox.

Анатомия VBA MsgBox в Excel

Окно сообщения состоит из следующих частей:

1. Title — заголовок: обычно используется для отображения содержания окна сообщения. Если вы ничего не указали, отображается имя приложения, в данном случае Microsoft Excel.
2. Prompt — подсказка: это сообщение, которое вы хотите отобразить. Вы можете использовать это пространство, чтобы написать пару строк или даже отобразить таблицы / данные здесь.
3. Button(s) — кнопка(-и): хотя кнопка «ОК» является кнопкой по умолчанию, ее можно настроить таким образом, чтобы отображать такие кнопки, как «Да / Нет»; «Да / Нет / Отмена», «Повторить» / «Пропустить» и т.д.
4. Close Icon — значок закрытия: Вы можете закрыть окно сообщения, нажав на значок закрытия.

Синтаксис функции VBA MsgBox

Как я уже упоминал, MsgBox является функцией и имеет синтаксис, аналогичный другим функциям VBA.

MsgBox( prompt [, buttons ] [, title ] [, helpfile, context ] )

• prompt — это обязательный аргумент. Он отображает сообщение, которое вы видите в MsgBox. В нашем примере текст «Это образец MsgBox» — это «подсказка». В приглашении можно использовать до 1024 символов, а также использовать его для отображения значений переменных. Если вы хотите показать подсказку, состоящую из нескольких строк, вы можете сделать это также (подробнее об этом позже в этом руководстве).
• [buttons ] — определяет, какие кнопки и значки отображаются в MsgBox. Например, если я использую vbOkOnly, на нем будет отображаться только кнопка OK, а если я использую vbOKCancel, на нем будут отображаться кнопки OK и Отмена. Я расскажу о различных видах кнопок позже в этом уроке.
• [title] — здесь вы можете указать заголовок в диалоговом окне сообщения. Отображается в строке заголовка MsgBox. Если вы ничего не укажете, будет показано название приложения.
• [helpfile] — вы можете указать файл справки, к которому можно получить доступ, когда пользователь нажимает кнопку «Справка». Кнопка справки появится только тогда, когда вы используете для нее код кнопки. Если вы используете файл справки, вам также необходимо указать аргумент context.
• [context] — это числовое выражение, которое является номером контекста справки, назначенным соответствующему разделу справки.

Если вы новичок в концепции Msgbox, не стесняйтесь игнорировать аргументы [helpfile] и [context]. Они редко используются.

Примечание. Все аргументы в квадратных скобках являются необязательными. Только аргумент «подсказка» является обязательным.

Константы кнопки Excel VBA MsgBox (примеры)

В этом разделе я расскажу о различных типах кнопок, которые вы можете использовать с VBA MsgBox.

Прежде чем я покажу вам код VBA для него и то, как выглядит MsgBox, вот таблица, в которой перечислены все различные константы кнопок, которые вы можете использовать.

Примечание. Просматривая примеры создания различных кнопок, вы можете задаться вопросом, какой смысл использовать эти кнопки, если они не влияют на код.
Влияют! В зависимости от выбора вы можете кодировать то, что вы хотите, чтобы код делал. Например, если вы выберете «ОК», код должен продолжиться, а если вы нажмете «Отмена», код должен прекратиться. Это можно сделать с помощью переменных и присвоения значения окна сообщения переменной. Мы рассмотрим это в последующих разделах этого урока.

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров того, как различные кнопки могут отображаться в MsgBox и как они выглядят.

Кнопки MsgBox — vbOKOnly (по умолчанию)

Если вы используете только приглашение и не указываете ни один из аргументов, вы получите окно сообщения по умолчанию, как показано ниже:

Ниже приведен код, который выдаст это окно сообщения:

Sub DefaultMsgBox()
MsgBox "This is a sample box"
End Sub

Обратите внимание, что текстовая строка должна быть в двойных кавычках.

Вы также можете использовать постоянную кнопку vbOKOnly, но даже если вы ничего не указали, она используется по умолчанию.

Кнопки MsgBox — ОК и Отмена

Если вы хотите показать только ОК и кнопку Отмена, вам нужно использовать константу vbOKCancel

Sub MsgBoxOKCancel()
MsgBox "Want to Continue?", vbOKCancel
End Sub

Кнопки MsgBox — Отмена, Повтор и Игнорирование

Вы можете использовать константу vbAbortRetryIgnore для отображения кнопок «Отмена», «Повторить» и «Игнорировать».

Sub MsgBoxAbortRetryIgnore()
MsgBox "What do you want to do?", vbAbortRetryIgnore
End Sub

Кнопки MsgBox — Да и Нет

Вы можете использовать константу vbYesNo для отображения кнопок Да и Нет.

Sub MsgBoxYesNo()
MsgBox "Should we stop?", vbYesNo
End Sub

Кнопки MsgBox — Да, Нет и Отмена

Вы можете использовать константу vbYesNoCancel для отображения кнопок «Да», «Нет» и «Отмена».

Sub MsgBoxYesNoCancel()
MsgBox "Should we stop?", vbYesNoCancel
End Sub

Кнопки MsgBox — повторить попытку и отменить

Вы можете использовать константу vbRetryCancel для отображения кнопок «Повторить» и «Отмена».

Sub MsgBoxRetryCancel()
MsgBox "What do you want to do next?", vbRetryCancel
End Sub

Кнопки MsgBox — Кнопка справки

Вы можете использовать константу vbMsgBoxHelpButton для отображения кнопки справки. Вы можете использовать его с другими константами кнопок.

Sub MsgBoxRetryHelp()
MsgBox "What do you want to do next?", vbRetryCancel + vbMsgBoxHelpButton
End Sub

Обратите внимание, что в этом коде мы объединили две разные константы кнопки (vbRetryCancel + vbMsgBoxHelpButton). Первая часть показывает кнопки «Повторить» и «Отмена», а вторая часть показывает кнопку «Справка».

MsgBox Buttons — Настройка кнопки по умолчанию

Вы можете использовать константу vbDefaultButton1 для установки первой кнопки по умолчанию. Это означает, что кнопка уже выбрана, и если вы нажмете Enter, она выполнит эту кнопку.

Ниже приведен код, который установит в качестве кнопки по умолчанию вторую кнопку (кнопка «Нет»).

Sub MsgBoxOKCancel()
MsgBox "What do you want to do next?", vbYesNoCancel + vbDefaultButton2
End Sub

В большинстве случаев крайняя левая кнопка является кнопкой по умолчанию. Вы можете выбрать другие кнопки, используя vbDefaultButton2, vbDefaultButton3 и vbDefaultButton4.

Константы значков Excel VBA MsgBox (примеры)

Помимо кнопок, вы также можете настроить значки, отображаемые в диалоговом окне MsgBox. Например, у вас может быть красный критический значок или синий информационный значок.

Ниже приведена таблица со списком кода, который будет отображать соответствующий значок.

Иконки MsgBox — Критические

Если вы хотите показать критический значок в своем MsgBox, используйте константу vbCritical. Вы можете использовать ее вместе с другими константами кнопки (поставив знак + между кодами).

Например, ниже приведен код, который будет показывать кнопку ОК по умолчанию с критическим значком.

Sub MsgBoxCriticalIcon()
MsgBox "This is a sample box", vbCritical
End Sub

Если вы хотите показать критический значок с кнопками Да и Нет, используйте следующий код:

Sub MsgBoxCriticalIcon()
MsgBox "This is a sample box", vbYesNo + vbCritical
End Sub

Иконки MsgBox — Вопрос

Если вы хотите показать иконку вопроса в своем MsgBox, используйте константу vbQuestion.

Sub MsgBoxQuestionIcon()
MsgBox "This is a sample box", vbYesNo + vbQuestion
End Sub

Иконки MsgBox — Восклицательный знак

Если вы хотите показать восклицательный значок в вашем MsgBox, используйте константу vbExclamation.

Sub MsgBoxExclamationIcon()
MsgBox "This is a sample box", vbYesNo + vbExclamation
End Sub

Иконки MsgBox — Информация

Если вы хотите отобразить информационный значок в вашем MsgBox, используйте константу vbInformation.

Sub MsgBoxInformationIcon()
MsgBox "This is a sample box", vbYesNo + vbInformation
End Sub

Настройка заголовка и приглашения в MsgBox

При использовании MsgBox вы можете настроить заголовок и сообщения подсказок.

До сих пор в примерах, которые мы видели, использовался Microsoft Excel в качестве заголовка. Если вы не указали аргумент title, MsgBox автоматически использует заголовок приложения (в данном случае это был Microsoft Excel).

Вы можете настроить заголовок, указав его в коде, как показано ниже:

Sub MsgBoxInformationIcon()
MsgBox "Do you want to continue?", vbYesNo + vbQuestion, "Step 1 of 3"
End Sub

Точно так же вы также можете настроить сообщение подсказки.

Вы также можете добавить разрывы строк в сообщении подсказки.

В приведенном ниже коде я добавил разрыв строки, используя «vbNewLine».

Sub MsgBoxInformationIcon()
MsgBox "Do you want to continue?" & vbNewLine & "Click Yes to Continue", vbYesNo + vbQuestion, "Step 1 of 3"
End Sub

Вы также можете использовать символ возврата каретки — Chr (13) или перевод строки — Chr (10), чтобы вставить новую строку в сообщение с подсказкой.

Обратите внимание, что вы можете добавить новую строку только к сообщению, а не к заголовку.

Присвоение значения MsgBox переменной

До сих пор мы видели примеры, где мы создавали окна сообщений и настраивали кнопки, значки, заголовок и приглашение.

Однако нажатие кнопки ничего не сделало.

С помощью функции MsgBox в Excel вы можете решить, что вы хотите делать, когда пользователь нажимает определенную кнопку. И это возможно, поскольку каждая кнопка имеет значение, связанное с ней.

Поэтому, если я нажимаю кнопку «Да», функция MsgBox возвращает значение (6 или константа vbYes), которое я могу использовать в своем коде. Аналогично, если пользователь выбирает кнопку «Нет», он возвращает другое значение ((7 или константа vbNo)), которое я могу использовать в коде.

Ниже приведена таблица, которая показывает точные значения и константу, возвращаемую функцией MsgBox. Вам не нужно запоминать их, просто помните об этом, и вы можете использовать константы, которые проще в использовании.

Теперь давайте посмотрим, как мы можем контролировать макрос-код VBA в зависимости от того, на какую кнопку нажимает пользователь.

В приведенном ниже коде, если пользователь нажимает кнопку «Да», отображается сообщение «Вы нажали кнопку «Да», а если пользователь нажимает кнопку «Нет», отображается сообщение «Вы нажали кнопку «Нет»».

Sub MsgBoxInformationIcon()
Result = MsgBox("Do you want to continue?", vbYesNo + vbQuestion)
If Result = vbYes Then
MsgBox "You clicked Yes"
Else: MsgBox "You clicked No"
End If
End Sub

В приведенном выше коде я присвоил значение функции MsgBox переменной Result. Когда вы нажимаете кнопку «Да», переменная Result получает константу vbYes (или число 6), а когда вы нажимаете «Нет», переменная Result получает константу vbNo (или число 7).

Затем я использовал конструкцию If Then Else, чтобы проверить, содержит ли переменная Result значение vbYes. Если это так, отображается запрос «Вы нажали Да», в противном случае — «Вы нажали Нет».

Вы можете использовать ту же концепцию для запуска кода, если пользователь нажимает Да, и выход из подпрограммы, когда он нажимает Нет.

Примечание. Когда вы присваиваете выход MsgBox переменной, вы должны поместить аргументы функции MsgBox в круглые скобки. Например, в строке Result = MsgBox («Хотите продолжить?», VbYesNo + vbQuestion) вы можете видеть, что аргументы находятся в скобках.

Если вы хотите в дальнейшем углубиться в функцию Message Box, вот официальный документ по ней.

Create a pop-up message box in Excel using VBA Macros. This allows you to show a message to the user and to get input back, depending on which buttons were clicked in the pop-up message.

To output a message in Excel, we use the MsgBox function. Below, you will find many examples that should suit your needs.

Sections:

Syntax

Example 1 — Output Basic Text

Example 2 — Add Buttons to the Message Box

Example 3 — Figure Out Which Button Was Clicked

Example 4 — Do Something After the User Clicks a Button

Example 5 — Change MsgBox Appearance

Notes

Syntax

MsgBox(prompt, [buttons], [title], [helpfile], [context])

[] means it is an optional argument.

Button Arguments

These are the values that can be entered for the buttons argument. You will use the VB Codes to add them to the message box. Examples below will include some of these options so you can better understand them.

Values Returned from Button Clicks in the Message Box

When a user clicks one of the buttons that are in the message box, a value will be returned to VBA; that value corresponds to the button that was clicked and is listed below.

Example 1 — Output Basic Text

Basic message box with text.

This is the simplest form of outputting a message.

MsgBox "Hi, this is my message."

Running the macro we get this:

Remember, the OK button is there by default and clicking that simply closes the pop-up message box window.

Example 2 — Add Buttons to the Message Box

Message box with multiple buttons.

MsgBox "Hi, this is my message.", vbYesNoCancel

I added a comma after the display text and then input one of the VB codes from the Button Arguments list above.

Run the macro and we get this in Excel:

Example 3 — Figure Out Which Button Was Clicked

When a button is clicked, it sends a value back to Excel. Now, we need to capture that value so we can do something with it.

response = MsgBox("Hi, this is my message.", vbYesNoCancel)

All we have to do is to set a variable equal to the output of the MsgBox function. Here, the variable response is equal to the output of the function, which means that we type response =  and then the msgbox function.

Note also that there are now parentheses surrounding the arguments for the MsgBox function; these weren’t included before because they weren’t needed. Often, they aren’t used when creating simple pop-up windows.

I will now output the variable response into a Msgbox of its own so you can see the value it returns after a button was clicked.

Here is the final code for this example:

Run it and you get this:

Click one of the buttons and the next message box will open with the value that was returned as a result of the button click in the first window.

A 6 is returned, which means the button Yes was clicked. We know this from the table above «Values Returned from Button Clicks in the Message Box», which lists the values that each button click will return.

Example 4 — Do Something After the User Clicks a Button

Now that you know how to determine which button was clicked, let’s do something useful with it.

I will make a simple IF statement that checks which button was clicked and outputs a message based on that.

Sub button_action_msgbox()

response = MsgBox("Hi, this is my message.", vbYesNo)

If response = 6 Then
    MsgBox "You clicked Yes"
ElseIf response = 7 Then
    MsgBox "You clicked No"
End If

End Sub

Run the macro:

Hit one of the buttons and the next part of the macro will run and the corresponding msgbox will appear:

At this point, we have created a useful pop-up message box that solicits feedback and does something with that feedback.

Example 5 — Change MsgBox Appearance

You can add some additional things to the pop-up window to change its look and feel and here I will include some of those options, including a custom title for the window.

Sub button_style_msgbox()

MsgBox _
    "Hi, this is my message.", _
    vbOKOnly + vbInformation, _
    "Custom Title"

End Sub

First, notice that I used «_» at the end of each line so that I could place this piece of code on multiple lines.

Second, notice that there is now a custom title called Custom Title that will appear for the msgbox.

Third, notice that there is more than one option for the buttons argument and that each argument is separated with a plus sign (+) like this: vbOKOnly + vbInformation.

Run the macro and we get this:

The option vbOKOnly meant there would be only an OK button. The option vbInformation put that image with the i inside the blue circle in there. The custom title appears in the upper-left corner of the pop-up message box window.

Notes

These are a few examples that should get you comfortable using the Message Box pop-up window feature in macros in Excel.

This is a great way to give some information to your user that they must process or at least must reply to in some way before continuing.

Make sure to download the sample file attached to this tutorial to get all of the sample VBA Macro codes.

Экономисты в повседневной работе сталкиваются с рутинной работой: с определенной периодичностью им приходится выполнять одну и ту же последовательность действий для получения определенного отчета, например. Частично автоматизировать такую работу можно с помощью макросов. Причем для написания несложных команд достаточно знать только азы программирования.

Как записать самый простой макрос?

Для начала запишем самый легкий макрос — зададим в ячейке А1 формат вида 12 345:

•  Открываем новую книгу, в ячейке А1 набираем шестизначное число 123456. Сейчас оно выдается без разделителей разрядов. Запишем макрос, который ставит эти разделители.
•  Заходим на панели инструментов в закладку Вид*, находим кнопку Макросы, жмем Запись макроса. В появившемся окне задаем имя макроса и книгу, в которой хотим этот макрос сохранить.

Важно

Запустить макросы можно только из открытых книг, поэтому если вы планируете использовать записанные вами макросы довольно часто, стоит использовать специальную книгу макросов, которая автоматически открывается вместе с запуском сеанса Excel.

Если вы все-таки хотите хранить макросы в отдельном файле, эту книгу нужно сохранить, выбрав тип файла Книга Excel с поддержкой макросов. В противном случае после закрытия книги макросы будут стерты.

•  Выбираем Сохранить в… —  Личная книга макросов и нажимаем Ок (рис. 1).

Рис. 1. Запись макроса в личную книгу макросов

•  Записываем в макрос действия, которые хотим выполнить: вызываем контекстное меню Формат ячеек (можно воспользоваться комбинацией клавиш Сtrl+1) и задаем нужный нам формат числа: на закладке Число идем в блок (все форматы) и выбираем там формат вида # ##0.

К сведению

Этот формат можно задать и в блоке Числовой, но чуть позже вам станет ясно, почему мы воспользовались блоком Все форматы.

•  На закладке Вид — Макросы выбираем пункт Остановить запись.

Второй, более быстрый способ остановить запись макроса — нажать на появившийся в левом нижнем углу синий квадратик (рис. 2.).

Мы рекомендуем

Всегда обращайте внимание на этот квадратик: если он появился на панели, значит, сейчас идет запись всех ваших действий в макрос. Не забывайте вовремя останавливать запись макроса, чтобы потом его не пришлось переделывать.

Проверяем, что макрос записан и работоспособен:

•  в ячейку А2 вбиваем любое шестизначное число;
•  запускаем макрос одним из двух способов: на закладке Вид — Макросы выбираем пункт Макросы или нажимаем комбинацию клавиш Alt+F8, находим в списке наш макрос и нажимаем кнопку Выполнить.

Рис. 2. Форматирование числа и остановка записи макроса

Итак, вы записали свой первый макрос! Примите поздравления. Теперь давайте познакомимся с личной книгой макросов и синтаксисом написания команд для макроса.

Личная книга макросов

По умолчанию Excel не отображает личную книгу макросов. Чтобы убедиться, что она открыта, выбираем на вкладке Вид кнопку Отобразить — в появившемся окне должна быть книга под именем PERSONAL.

Мы убедились, что книга открыта, но отображать ее не будем, чтобы потом по ошибке не закрыть ее. По сути, в этой книге нас интересует так называемый Исходный текст — блок, в котором записываются макросы. Чтобы увидеть это окно, нажмите клавиши Alt+F11 или кликните правой кнопкой мыши на ярлыке любого листа Excel и выберите в контекстном меню Исходный текст. Откроется окно VBA-кодирования в Excel (рис. 3). Оно состоит из двух блоков:

1. В левой части экрана окно Project – VBAProject — это проводник, в котором отображаются все открытые в данный момент книги Excel (даже если вы их не видите, как, например, книгу Personal). Работа с этим блоком аналогична работе в обычном проводнике — двойной клик по наименованию книги раскрывает ее содержимое. Нас интересует блок Modules — Module1. Кликаем левой кнопкой мыши дважды по этому объекту.

2. В правой части экрана откроется блок записи и редактирования макросов. Здесь уже автоматически записался Макрос1. Рассмотрим на его примере основную канву макроса.

Рис. 3. Окно VBA-кодирования в Excel

Синтаксис макроса

Макросы — это команды, написанные на языке VBA (Visual Basic for Applications). И синтаксис кода макроса не отличается от записи кода в Visual Basic.

Любой макрос имеет следующий вид:

Sub Имя_Макроса_Без_Пробелов()

‘ комментарии к макросу — они нужны для вас, VBA не воспринимает такие строки как команды

команды, написанные на языке VBA

End Sub

3 обязательных блока макроса:

1. Начало макроса. Всегда начинается с команды Sub. Далее идет имя макроса — оно может быть на русском языке, но не должно содержать пробелы и специальные символы.

В конце имени макроса всегда ставятся скобки () — они нужны, когда вы создаете свою функцию, в них указываются аргументы функции, но об этом сейчас речь не пойдет.

2. Блок команд. В нашем примере он состоит из одной строки: Selection.NumberFormat = «#,##0»

Каждая команда должна начинаться с новой строки. Если текст команды очень длинный и не помещается на экране, его можно разбить на несколько строк, заканчивая строку символом нижнего подчеркивания _ (далее в примере мы это увидим).

3. Конец макроса. Всегда обозначается как End Sub.

Есть и один необязательный блок — это комментарии, которые вы можете оставлять в любом месте внутри кода макроса, поставив перед началом комментариев знак апострофа ‘. Например, вы можете описать, что именно делает тот или иной макрос.

Обратите внимание!

Если вы хотите разместить комментарии в несколько строк, каждую новую строку надо начинать с апострофа.

Теперь запишем более сложный макрос и научимся понимать текст его кода.

Например, информационная система выдает отчет «Бюджет на месяц» без выделения групповых значений цветом или шрифтом.

Нам необходимо:

•  выделить групповые строки полужирным шрифтом;
•  отформатировать на печать — расположить отчет по центру листа, задать масштаб 75 %, вывести в колонтитулы название отчета (рис. 4).

Рис. 4. Изменения после написания макроса

Запишем алгоритм форматирования отчета в макрос.

Нажимаем кнопку записи макроса и выполняем следующие действия:

•  Даем макросу имя Форматирование_БДР, в блоке описания записываем, что будет делать этот макрос (например, Выделяет жирным курсивом итоги, форматирует на печать). Жмем Ок.
•  Выделяем столбцы А:С, ставим автофильтр — на закладке Данные находим кнопку Фильтр.
•  По столбцу КОД задаем условие не содержит точку: Текстовые фильтры — Не содержит и в поле текста ставим символ точки без пробелов (рис. 5).

Рис. 5. Использование автофильтра по столбцу «КОД»

•  Выделяем отфильтрованный диапазон и задаем ему полужирный шрифт.
•  Снимаем автофильтр (повторное нажатие на закладке Данные кнопки Фильтр).
•  Заходим в меню форматирования на печать (Кнопка Файл/Office — Печать — Предварительный просмотр — Параметры страницы) и задаем там три параметра:

1) на вкладке Страница задаем масштаб 75 %;

2) на вкладке Поля отмечаем пункт Горизонтально в блоке Центрировать на странице;

3) на вкладке Колонтитулы создаем верхний колонтитул с текстом Бюджет на январь.

•  Выходим из параметров страницы.
•  Заканчиваем запись макроса.
•  Нажимаем Alt+F11 и смотрим, что получилось (см. рис. 4).

Код этого макроса уже гораздо длиннее и непонятнее, но легко читаем для знающих английский язык и азы программирования в VBA.

Правила написания команд в VBA

Любая команда макроса состоит из двух блоков, разделенных точкой:

Объектами в Excel являются, например:

•  книга: WorkBook, ActiveWorkbook;
•  лист, листы: WorkSheet, ActiveSheet, Sheets;
•  ячейка: Cells(1,1) — в скобках указываются номера строки (Row) и столбца (Column) ячейки на листе;
•  диапазон ячеек (может быть и одна ячейка): Range(«А1:С5»), Range(«А1»);
•  строки (Rows);
•  столбцы (Columns);
•  выделение (Selection) — выделенный в данный момент диапазон (это может быть как несколько смежных ячеек, так и смежные строки или столбцы).

Примеры действий с объектами:

•  ActiveWorkbook.Save — сохранить рабочую книгу (та, которая была активна в момент вызова пользователем макроса);
•  Sheets(«Лист3»).Name = «Отчет» — переименовать «Лист3» в «Отчет»;
•  Sheets(«Отчет»).Activate — перейти на лист с названием «Отчет»;
•  Range(«А1»).Copy — скопировать в буфер обмена данные из ячейки А1;
•  Rows(«13:13»).Delete Shift:=xlUp — удалить строку 13 со сдвигом вверх.

Примеры свойств объектов:

•  ActiveCell.FormulaR1C1 = «БДР» — в выделенной (активной) ячейке записан текст «БДР»;
•  ActiveCell.Row < 65 — номер ряда активной ячейки меньше 65.

Помнить все названия объектов, команд и свойств для написания несложных макросов не обязательно. Вы всегда можете сначала записать ваши стандартные действия с отчетами в Excel, а потом отформатировать код макроса, убрав из него лишние действия или заменив некоторые заданные параметры (например, длину диапазона) на переменные (которые в дальнейшем макрос будет запрашивать у пользователя или рассчитывать самостоятельно).

Но об этом мы расскажем далее, а сейчас обратимся к коду нашего первого макроса, состоящего из одной строки:

Суть его в следующем: к объекту Выделенный диапазон (у нас одна ячейка, но это может быть и весь столбец/строка или диапазон смежных ячеек) применяется свойство Числовой формат вида # ##0 (если помните, именно этот формат мы выбрали в списке).

Код макроса Форматирование_БДР и расшифровка строк кода представлены в таблице.

Редактирование макроса

Как видите, код макроса легко читаем и понятен. Кроме того, нам не надо нагромождать его лишними строками: так как в параметрах печати мы меняли только три пункта, остальные строки можем удалить (они будут установлены по умолчанию). Удалим ненужные строки, поставим комментарии и в итоге получим вот такой элегантный код:

Sub Форматирование_БДР()

‘ Макрос выделяет жирным курсивом итоги, форматирует отчет на печать

‘——————

‘ Выделяем столбцы и ставим фильтр по столбцу КОД

 Columns(«A:C»).Select

 Selection.AutoFilter

 ActiveSheet.Range(«$A$1:$C$34″).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=»<>*.*», _

 Operator:=xlAnd

‘ Выделяем отфильтрованный диапазон полужирным шрифтом, снимаем фильтр

 Range(«A1:C34»).Select

 Selection.Font.Bold = True

 Selection.AutoFilter

 ‘ Форматируем на печать: верхний колонтитул, центрирование по горизонтали, масштаб 75 %

 With ActiveSheet.PageSetup

 .CenterHeader = «Бюджет на январь»

 .CenterHorizontally = True

 .Zoom = 75

 End With

End Sub

Ввод в код макроса функций и процедур

Теперь усложним код макроса, задав ему два параметра:

1. Название месяца отчета запрашиваем у пользователя.

2. Последняя строка отчета БДР (в случае если она плавающая) рассчитывается в коде макроса.

Функция InputBox

Чтобы запросить у пользователя месяц отчета, воспользуемся функцией Inputbox, которая выводит диалоговое окно, в котором пользователь может самостоятельно задать значение переменной, используемой в коде. Синтаксис функции InputBox:

где Zapros — введенная вами переменная (имя придумываете вы сами), а в скобках через запятую перечисляются аргументы функции.

Обратите внимание: первый аргумент является обязательным, то есть любое диалоговое окно должно сопровождаться пояснительным текстом, чего вы ждете от пользователя. Следующие аргументы обязательными не являются и их можно не указывать. То есть если вы хотите задать значение по умолчанию, но не хотите писать текст в шапке диалогового окна, разделите первый и третий аргументы двумя запятыми, как это будет сделано в нашем примере (см. далее).

Для удобства присвойте полученное значение функции InputBox какой-нибудь введенной вами переменной, особенно если в коде макроса вы будете несколько раз использовать значение этой функции.

Важно

Имена вводимых переменных не должны совпадать с уже занятыми VBA словами под название объектов, свойств или функций!

В нашем примере присвоим результат вызова функции InputBox переменной Mes.

Например, нельзя завести свою переменную Range, Cells или Month — компилятор VBA предупредит вас, что делать этого нельзя, и не запустит макрос, пока вы не устраните ошибку (рис. 6).

Рис. 6. Пример ошибки при заведении переменной

Не забывайте любой текст в коде брать в кавычки! В противном случае компилятор VBA будет воспринимать этот текст как команды и выдавать ошибку, так как не сможет их обработать.

Итак, приступим к редактированию кода макроса. Добавим в самое начало кода макроса строки:

Теперь при запуске макроса будет выводиться диалоговое окно, в котором пользователь самостоятельно сможет указать, за какой месяц этот отчет (рис. 7).

Рис. 7. Диалоговое окно для указания месяца

С помощью функции InputBox можно запросить у пользователя и длину отчета. Но мы научим Excel высчитывать ее самостоятельно. Для этого нам потребуется процедура While.

Процедура While

Используется в коде, если надо сделать одинаковые действия несколько раз подряд до тех пор, пока выполняется какое-либо условие. Синтаксис процедуры While:

Условие может состоять из одного выражения или содержать несколько, перечисленных через оператор AND (то есть оба условия должны быть выполнены) или OR (достаточно выполнения только одного из перечисленных условий). Также условие обязательно должно содержать переменную-счетчик (это может быть номер строки или столбца ячейки, значения которой вы проверяете).

В список команд обязательно должна входить команда наращивания переменной-счетчика, иначе процедура зациклится (так как она постоянно будет сравнивать одно и то же значение) и макрос придется прерывать принудительно.

Если макрос ушел в цикл, прервите его с помощью комбинации клавиш Ctrl+Break и либо прекратите макрос (кнопка End), либо зайдите в код макроса и исправьте ошибку (кнопка Debug). Чтобы макрос не уходил в цикл, рекомендуется включить в блок условий «защиту от дурака». Например, добавляем в условие проверку, чтобы значение счетчика не превышало определенной, заведомо достаточной для нас величины.

Рассмотрим применение процедуры While для поиска конца отчета БДР.

Как видно на рис. 4, последняя строка отчета имеет код «500». Напишем процедуру, которая будет проверять значения в ячейках столбца «А» и остановит свои действия, когда найдет ячейку с кодом «500».

Обратите внимание!

Excel иногда воспринимает числа как текст, поэтому включим два условия проверки значения ячейки и добавим «защиту от дурака» на случай, если в форме отчета случайно затрется код последней строки.

Помним, что все текстовые значения надо брать в кавычки. Числа записываем без кавычек:

‘ Ищем последнюю строку отчета

Dim Row_End As Integer     ‘ Вводим переменную «счетчик номера строки»

Row_End = 1             ‘ Присваиваем ей номер 1

‘ Начинаем процедуру поиска последней строки отчета по коду «500»

Do While Cells(Row_End, 1).Value <> «500» And Cells(Row_End, 1).Value <> 500 And Row_End < 100

‘ До тех пор, пока код не равен 500 и номер строки меньше 100, выполняем наращивание счетчика

Row_End = Row_End +1

Loop

Таким образом, процедура While нам нужна только для наращивания счетчика — никаких дополнительных действий она не производит. Запомните этот прием — он часто нужен в кодировании.

Теперь заменим в изначальном коде макроса номер последней ячейки (34) на переменную Row_End. Число 34 было частью текста А1:С34, а теперь нам надо часть текста заменить на переменную. Делается это с помощью символа амперсанд &:

В нашем случае ссылка на диапазон А1:С34 будет записана так: А1:С & Row_End.

Кроме того, вспоминаем, что и название отчета Бюджет на январь у нас тоже теперь содержит параметр и будет записываться так: Бюджет на & Mes.

Не забывайте оставлять пробелы в кавычках перед переменной-словом, иначе текст сольется.

Еще раз взглянем на получившийся код макроса:

Sub Форматирование_БДР()

‘ Макрос выделяет жирным курсивом итоги, форматирует отчет на печать

‘ ——————

‘ Запрашиваем у пользователя месяц отчета

Mes = InputBox(«Введите название месяца отчета», , «Январь»)

‘ Ищем последнюю строку отчета

Dim Row_End As Integer     ‘ Вводим переменную «счетчик номера строки»

Row_End = 1             ‘ Присваиваем ей номер 1

‘ Начинаем процедуру поиска последней строки отчета по коду «500»

‘ Критичным значением для «защиты от дурака» принимаем номер строки 100

Do While Cells(Row_End, 1).Value <> «500» And Cells(Row_End, 1).Value <> 500 And Row_End < 100

‘ До тех пор, пока код не равен 500 и номер строки меньше 100, выполняем наращивание счетчика

Row_End = Row_End +1

Loop

‘ Выделяем столбцы и ставим фильтр на КОД

 Columns(«A:C»).Select

 Selection.AutoFilter

 ActiveSheet.Range(«$A$1:$C$» & Row_End).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=»<>*.*», _

 Operator:=xlAnd

‘ Выделяем отфильтрованный диапазон полужирным шрифтом, снимаем фильтр

 Range(«A1:C» & Row_End).Select

 Selection.Font.Bold = True

 Selection.AutoFilter

‘ Форматируем на печать: верхний колонтитул, центрирование по горизонтали, масштаб 75 %

 With ActiveSheet.PageSetup

 .CenterHeader = «Бюджет на » & Mes

 .CenterHorizontally = True

 .Zoom = 75

 End With

End Sub

Теперь макрос стал более универсальным. Добавим в него еще одну «защиту от дурака».

Если нам принципиально, правильно ли макрос нашел последнюю строку отчета, после окончания процедуры While (строка Loop) можно добавить блок проверки значения Row_End и запроса у пользователя подтверждения на продолжение макроса.

Для этого изучим функцию MsgBox, процедуру IF и команду Exit Sub.

Функция MsgBox

MsgBox — еще один способ общения с пользователем: сообщения ему какой-то информации по ходу выполнения макроса или запрос у него подтверждения по дальнейшим действиям макроса путем нажатия на кнопки вида Yes, No, Ок, Cancel.

Она имеет два вида записи:

1. Мы просто сообщаем пользователю какую-то информацию. В этом случае аргументы функции перечисляются сразу же за функцией, без использования скобок:

На экране отобразится диалоговое окно, и после нажатия пользователем кнопки Ок продолжится выполнение макроса (рис. 8).

Рис. 8. Первый вид записи функции MsgBox

Как и в случае с функцией InputBox, обязательным здесь является только первый аргумент — Текст сообщения. Остальные можно даже не указывать, сократив вид записи функции до вида:

2. Нам важно, что ответил пользователь, мы записываем его ответ в значение какой-то переменной (рис. 9). В этом случае аргументы функции заключаются в скобки, а перед функцией обязательно должна стоять переменная, в которую мы записываем, на какую кнопку нажал пользователь:

Рис. 9. Второй вид записи функции MsgBox

Варианты вида кнопок:

•  vbOKOnly — только кнопка ОК;
•  vbOKCanсel — кнопки ОК и Cancel;
•  vbYesNo — кнопки Yes и No;
•  vbYesNoCancel — кнопки Yes, No и Cancel.

Соответственно в зависимости от нажатой кнопки значения функции MsgBox могут быть vbOK, vbCancel, vbYes или vbNo.

Процедура If

С помощью данной процедуры можно разбить команды кода на две ветки в зависимости от выполнения заданного условия. Синтаксис процедуры If:

If <условие, которое должно быть верным> Then

 <список команд при выполнении указанного условия>

else

 <список команд при невыполнении указанного условия>

End If

Обязательным к заполнению является только условие. Список команд в обоих блоках заполнять не обязательно. В зависимости от ваших задач вы можете заполнить оба блока или только один из них. Условие может состоять из одного выражения или содержать несколько выражений, перечисленных через оператор AND (то есть оба условия должны быть выполнены) или оператор OR (достаточно выполнения только одного из перечисленных условий).

Команда Exit Sub

Прекращает выполнение макроса. Обычно ее используют в ветках процедуры If при проверке допустимости дальнейшего исполнения макроса. Обратите внимание: ни одно действие после команды Exit Sub выполнено не будет. Поэтому если вы хотите сообщить пользователю о принудительном прекращении процедуры, команду MsgBox нужно расположить выше команды Exit Sub.

Итак, объединим новые знания в код «защиты от дурака» и запишем его после строки Loop:

‘ Проверяем, дошла ли процедура While до «критичной» строки 100

‘ и спрашиваем подтверждение о продолжении выполнения макроса

If Row_End = 100 Then      

YesNo = MsgBox(«Поиск последней строки отчета дошел до 100, продолжаем?», vbYesNo)

If YesNo = vbNo Then          ‘ Если нажата кнопка «No», то…

MsgBox «Процедура прервана пользователем»   ‘ 1. выдаем сообщение для пользователя,

Exit Sub          ‘ 2. останавливаем макрос

End If

End If

В нашем коде прошло вложение одной процедуры If в другую:

•  сначала мы проверили, дошел ли счетчик Row_End до значения 100;
•  если дошел, мы спрашиваем у пользователя, продолжать ли нам выполнение макроса;
•  если пользователь ответил «нет», останавливаем макрос.

В обеих процедурах If мы опустили второй блок (else): если Row_End не достиг значения 100 или пользователь ответил «да», макрос просто покинет процедуру If и продолжит выполнять команды, написанные ниже.

Каждая процедура If должна заканчиваться командой End If. Если количество строк с командой If не будет соответствовать количеству строк с командой End If, компилятор VBA сообщит об ошибке и вам придется искать, где вы потеряли конец процедуры If.

Поэтому рекомендуется сразу писать обе строки, а потом уже наполнять процедуру командами.

Также для удобства визуального восприятия кода макроса рекомендуется каждую вложенную процедуру начинать с отступа, чтобы визуально было понятно, где заканчивается вложенная процедура и продолжается список команд процедуры верхнего уровня.

Подведем итоги

Мы с вами научились:

•  записывать макросы через команду Вид  Макросы  Запись макроса;
•  редактировать автоматически записанный макрос, удалять из него лишние команды;
•  унифицировать код макроса, вводя в него переменные, которые макрос запрашивает у пользователя или рассчитывает самостоятельно,

а также изучили функции InputBox и MsgBox, процедуры While и If, команду Exit Sub.

В следующем номере рассмотрим процедуру FOR, запишем макрос суммирования результирующих статей БДР, научимся тестировать макросы и выносить кнопки вызова макроса на панель быстрого доступа.