Vba excel выбрать файл для открытия

Хитрости »

17 Июнь 2015              147419 просмотров

Диалоговое окно выбора файлов/папки

Часто при работе с файлами и написании кодов начинающие «кодить» в VBA сталкиваются с необходимостью предоставить пользователю возможность самостоятельного выбора файлов: либо всех в указанной папке, либо каких-то отдельных. Конечно, можно жестко в коде написать нечто вроде: «C:DocumentsFilesКнига1.xls», но это требует не только наличия именно диска С, но и полной структуры папок и имен файлов. Это очень неудобно в большинстве случаев и куда чаще необходимо дать пользователю возможность самому указать имя файла. Записывать в ячейку листа полный путь и имя весьма непрактично и часто для неискушенного пользователя вызывает только «отторжение» от программы. В статье Просмотреть все файлы в папке я приводил пример кода, который просматривает все файлы в указанной папке и папка при этом выбирается сами пользователем из привычного по работе с Windows диалога. Там используется диалог выбора папок. Именно на этом я и хочу сделать акцент в этой статье — рассказать про некоторые способы вызова подобных диалогов для выбора файлов или папки. Так же обращу внимание на некоторые вещи, которые следует учитывать при использовании того или иного типа диалогов.

• Диалог выбора файлов Applicaton.GetOpenFileName
• Диалог выбора файлов FileDialog(msoFileDialogFilePicker)
• Диалог выбора папки FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
• Диалог выбора папки через Shell
• Диалог сохранения файла SaveAs

Если рассматривать наиболее простые варианты, то их два. Выбрать файлы можно через Applicaton.GetOpenFileName или через Application.FileDialog. Отличия в них есть, но я заострю внимание на главном: GetOpenFileName будет работать в любой версии Excel, а класс FileDialog только начиная с Excel 2002, т.к. именно в этой версии впервые был использован класс FileDialog. Это стоит учитывать при разработке.

Диалог выбора файлов Applicaton.GetOpenFileName

Параметры:

Application.GetOpenFilename([FileFilter], [FilterIndex], [Title], [ButtonText], [MultiSelect])
По сути я часто использую именно его, т.к. это универсальный метод и в нем есть все, что лично мне необходимо: выбрать определенные типы файлов позволяет, возможность запрета выбора нескольких файлов сразу есть.

avFiles = Application.GetOpenFilename _
    ("Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", 2, _
     "Выбрать текстовые или Excel файлы", , True)

avFiles = Application.GetOpenFilename _
    ("Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", 2, _
     "Выбрать текстовые или Excel файлы", , False)

avFiles = Application.GetOpenFilename _
    ("Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", 2, _
     "Выбрать текстовые или Excel файлы", , True)

Пример применения диалога Application.GetOpenFilename

Sub ShowGetOpenDialod()
    Dim avFiles
    'по умолчанию к выбору доступны файлы Excel(xls,xlsx,xlsm,xlsb)
    avFiles = Application.GetOpenFilename _
                ("Excel files(*.xls*),*.xls*", 1, "Выбрать Excel файлы", , False)
    If VarType(avFiles) = vbBoolean Then
        'была нажата кнопка отмены - выход из процедуры
        Exit Sub
    End If
    'avFiles - примет тип String
    MsgBox "Выбран файл: '" & avFiles & "'", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
End Sub

В данном случае совершенно неважно указан ли выбор только одного файла или нескольких. Может поменяться только способ обработки полученного результата. Если параметр MultiSelect установлен в False, то переменная avFiles примет тип String, т.е. это будет одна строка. Предположим, что была выбрана книга Excel. Тогда открыть её можно будет как обычно это делается при использовании переменной:

Если же параметр MultiSelect установлен в True, то переменная avFiles примет тип Array — массив строк, в котором будут записаны все пути и имена выбранных файлов. Обрабатывать в таком случае следует циклом:

'avFiles - примет тип Array
    For Each x In avFiles
        Workbooks.Open x
    Next

В приложенном к статье файле приведены две процедуры с использованием этого типа диалога и обработкой файлов с параметром MultiSelect, установленным в True и False.

 
Диалог выбора файлов FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

У этого диалога тоже есть параметры и они очень схожи с таковыми в Application.GetOpenFilename:
Ниже в статье примера кода с применением всех описанных параметров

.Filters.Add "Excel files", "*.xls*;*.xla*", 1 'добавляем возможность выбора файлов Excel
.Filters.Add "Text files", "*.txt", 2 'добавляем возможность выбора текстовых файлов

.InitialFileName = "С:Temp"

.InitialFileName = "С:TempКнига1.xlsx"

For Each x In .SelectedItems
    Workbooks.Open x
Next

For lf = 1 to .SelectedItems.Count
    x = .SelectedItems(lf)
    Workbooks.Open x
Next

If .Show = 0 Then Exit Sub 'была нажата кнопка отмены

Пример вызова диалога выбора файлов:

Sub ShowFileDialog()
    Dim oFD As FileDialog
    Dim x, lf As Long
    'назначаем переменной ссылку на экземпляр диалога
    Set oFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)
    With oFD 'используем короткое обращение к объекту
    'так же можно без oFD
    'With Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)
        .AllowMultiSelect = False
        .Title = "Выбрать файлы отчетов" 'заголовок окна диалога
        .Filters.Clear 'очищаем установленные ранее типы файлов
        .Filters.Add "Excel files", "*.xls*;*.xla*", 1 'устанавливаем возможность выбора только файлов Excel
        .Filters.Add "Text files", "*.txt", 2 'добавляем возможность выбора текстовых файлов
        .FilterIndex = 2 'устанавливаем тип файлов по умолчанию - Text files(Текстовые файлы)
        .InitialFileName = "С:TempКнига1.xlsx" 'назначаем папку отображения и имя файла по умолчанию
        .InitialView = msoFileDialogViewDetails 'вид диалогового окна(доступно 9 вариантов)
        If .Show = 0 Then Exit Sub 'показывает диалог
        'цикл по коллекции выбранных в диалоге файлов
        For lf = 1 To .SelectedItems.Count
            x = .SelectedItems(lf) 'считываем полный путь к файлу
            Workbooks.Open x 'открытие книги
            'можно также без х
            'Workbooks.Open .SelectedItems(lf)
        Next
    End With
End Sub

 
Диалог выбора папки

Диалог выбора папки необходим в случаях, когда файлов в папке много и обработать нужно все эти файлы. Пример такой обработки я уже выкладывал в статье Просмотреть все файлы в папке. Здесь проще всего использовать появившийся в 2002 Excel диалог Application.FileDialog. Его параметры практически такие же, как у Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker) только их меньше доступно для применения:

.InitialFileName = "С:Temp"

If .Show = 0 Then Exit Sub 'была нажата кнопка отмены

Пример вызова диалога выбора папки:

Sub ShowFolderDialog()
    Dim oFD As FileDialog
    Dim x, lf As Long
    'назначаем переменной ссылку на экземпляр диалога
    Set oFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    With oFD 'используем короткое обращение к объекту
    'так же можно без oFD
    'With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выбрать папку с отчетами" '"заголовок окна диалога
        .ButtonName = "Выбрать папку"
        .Filters.Clear 'очищаем установленные ранее типы файлов
        .InitialFileName = "C:Temp" '"назначаем первую папку отображения
        .InitialView = msoFileDialogViewLargeIcons 'вид диалогового окна(доступно 9 вариантов)
        If .Show = 0 Then Exit Sub 'показывает диалог
        'цикл по коллекции выбранных в диалоге файлов
        x = .SelectedItems(1) 'считываем путь к папке
        MsgBox "Выбрана папка: '" & x & "'", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    End With
End Sub

 
Диалог выбора папки через Shell

Диалог Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker) всем хорош и удобен, кроме одного: как я уже упоминал, он стал доступен из VBA только начиная с 2002 Excel. Плюс, описанные выше диалоги не работают в Outlook — он просто лишен хоть какой-либо реализации выбора папок или файлов. Поэтому дополню статью еще одним вариантом показа диалога выбора папки — с помощью объекта Shell. Этот вариант выбора папки будет работать и в Outlook и в любом другом приложении.

Shell.BrowseForFolder([Hwnd], [sTitle], [iOptions], [vRootFolder])

Пример вызова диалога выбора папки через Shell:

Sub GetFolderDialog_Shell()
    On Error Resume Next
    Dim objShellApp As Object, objFolder As Object, ulFlags
    Dim x As String
    Set objShellApp = CreateObject("Shell.Application")
    'ulFlags - числовой код, определяющий вид отображаемого окна и некоторые параметры
    '    ulFlags = 0     - наиболее часто применяемый. Лучше использовать всегда именно 0
    '    ulFlags = 1     - не отображать Корзину
    '    ulFlags = 2     - не включать сетевые папки
    '    ulFlags = 20    - добавляется тестовое поле с отображением имени выбранной папки
    '    ulFlags = 16    - отображать EditBox для ввода полного пути с клавиатуры
    '    ulFlags = 16384 - можно так же выбирать файлы.
    'Некоторые константы можно комбинировать. Например если указать 1 + 16384 - то можно будет выбирать файлы
 
    ulFlags = 0
    Set objFolder = objShellApp.BrowseForFolder(0, "Выбрать папку с отчетами", ulFlags, "C:Temp")'"
    x = objFolder.Self.Path 'записываем в переменную путь к папке
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Папка не выбрана!", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    Else
        MsgBox "Выбрана папка: '" & x & "'", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    End If
End Sub

Конечно, диалог подобный выглядит довольно убого, особенно на современных операционных системах. Но он работает в любых версиях офиса и в любом приложении, в том числе в Outlook. Порой это бывает полезней красоты.

Скачать пример:

  Tips_Macro_GetOpenFileFolder.xls (100,0 KiB, 3 740 скачиваний)

 
Диалог сохранения файла SaveAs

Еще один вид диалогового окна — запрос имени и места сохранения файла.
Параметры:

Application.GetSaveAsFilename([InitialFileName], [FileFilter], [FilterIndex], [Title], [ButtonText])
Универсальный диалог, работающий во всех версиях Excel, начиная с 2000

sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:=ThisWorkbook.Path)

sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:="SaveAs.xlsm", FileFilter:="Excel files (*.xlsm), *.xlsm")

avFiles = Application.GetSaveAsFilename _
    (InitialFileName:=ThisWorkbook.Path, FileFilter:="Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", FilterIndex:=2)

Что еще важно знать: сам по себе вызов диалога GetSaveAsFilename ничего не сохраняет — он только создает путь для сохраняемого файла. Сохранять придется принудительно после выбора места и имени.
Пример применения диалога Application.GetSaveAsFilename

Sub ShowGetSaveAsDialod()
    Dim sToSavePath
    sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename( _
             InitialFileName:=ThisWorkbook.Path, _
             FileFilter:="Excel files(*.xls*),*.xls*,Text files(*.txt),*.txt", _
             FilterIndex:=2, _
             Title:="Сохранить файл")
    'если нажали Отмена - завершаем процедуру ничего не сохраняя
    If VarType(sToSavePath) = vbBoolean Then
        Exit Sub
    End If
    'непосредственно сохранение файла
    ThisWorkbook.SaveAs Filename:=sToSavePath, FileFormat:=ThisWorkbook.FileFormat
End Sub

Здесь тоже есть нюанс — метод SaveAs имеет два важных аргумента:
1. Filename — путь и имя сохраняемого файла. Здесь должно быть все понятно. Указываем то, что выбрали в диалоге.
2. FileFormat — формат сохраняемого файла. При этом не текстовое представление(как в диалоге «xls» или «txt»), а одна из предустановленных констант формата файла. Вот основные константы:

Пример использования констант в диалогах Application.GetSaveAsFilename
Сохраняем файл с форматом xlsm — файл с поддержкой макросов. Для этого ищем в таблице выше расширение xlsm и берем либо константу Excel либо числовую константу:

Sub ShowGetSaveAsDialod()
    Dim sToSavePath
    sToSavePath = Application.GetSaveAsFilename( _
             InitialFileName:=ThisWorkbook.Path & "Report.xlsm", _
             FileFilter:="Excel files(*.xlsm),*.xlsm")
    'если нажали Отмена - завершаем процедуру ничего не сохраняя
    If VarType(sToSavePath) = vbBoolean Then
        Exit Sub
    End If
    'непосредственно сохранение файла
    'используем встроенную константу Excel
    ThisWorkbook.SaveAs Filename:=sToSavePath, FileFormat:=xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
    'используем числовую константу
    'ThisWorkbook.SaveAs Filename:=sToSavePath, FileFormat:=52
End Sub

Любой метод: либо числовая константа, либо встроенная работают одинаково. Вопрос лишь в том, что лично для Вас будет удобнее и нагляднее.

Так же см.:
Работа с диалогами
Как запретить сообщения?

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Excel VBA allows you to open a workbook directly — all you need is the full path of the file, including the file name. However, locating and supplying the file path each time may can be tedious when working with multiple files. In this guide, we’re going to show you how to display File Open dialog in VBA.

Download Workbook

Opening a workbook in VBA

You can open workbooks in VBA using the Workbooks.Open method. This method accepts fifteen optional arguments, including the file name of the workbook you want to open.

Supply the file name with its full path to open the workbook.

Either line of code can open the workbook in the given path. The opened workbook becomes the active workbook.

Check out other optional arguments to determine how you want to open your workbook, such as in read-only mode, by updating external links, or with a password. Here is the documentation.

Displaying File Open dialog

File Open dialog can return the file name, which is needed for Workbooks.Open, along with its path. To display the File Open dialog, you need to call the Application.GetOpenFilename method.

The Application.GetOpenFilename method can take five optional arguments using which you can select the accepted file types, title of the dialog, or allow selecting multiple files.

To open the dialog in default state (without any filtering and ability to select single file) use it without any arguments. Assign the command to a string variable to set the variable with selected file’s full path.

Dim FullFileName as String
FullFileName = Application.GetOpenFilename

File Filter

On the other hand, applying a filter can be helpful in giving the end user only the files they need. You can use FileFilter to set filters on the Open File dialog box.

The FileFilter argument accepts a special string specifying file filtering criteria. You need to supply file types as friendly name — file type pairs. Each pair, name and type is separated by a comma (,) character.

friendly name 1, file type 1, friendly name 2, file type 2, …

If a friendly name covers multiple types, use semicolon characters to split file types:

friendly name 1, file type 1; file type 2; file type …, friendly name 2, file type 4; file type 5; file type …, …

Here is an example for displaying the dialog that accepts Excel Files only.

FullFileName = Application.GetOpenFilename(FileFilter:=»Excel Files,*.xl*»)

The following sample demonstrates the scenario at the above screenshot which displays two items as filters:

ExternalFileName = Application.GetOpenFilename(FileFilter:=»Excel Files,*.xl*;*.xm*,Text Files,*.txt;*.csv»)

Multiple Files

Another important feature of the Open File dialog is its ability to allow selecting multiple files. If the MultiSelect argument is set to True, the Open File dialog returns each selected file name in an array. Thus, you need to assign the dialog to a Variant type of variable instead of String.

Dim ExternalFileName As Variant
ExternalFileName = Application.GetOpenFilename(FileFilter:=»Excel Files,*.xl*,Text Files,*.txt;*.csv», MultiSelect:=True)

When you click the Open button, the assigned variable will have an array of filenames with paths. A common scenario is to use a loop to access each file name.

For i = LBound(ExternalFileName) To UBound(ExternalFileName)
    Workbooks.Open ExternalFileName(i)
Next i

Before start, you need to open the VBA (Visual Basic for Applications) window and add a module. A module is where you can write code.

1. Press Alt + F11 to open the VBA window
2. In the VBA window, click Insert on the toolbar
3. Click the Module option
   

Open a single workbook

The following code displays the Open File dialog for Excel and some text files by allowing to select a single file only. After file name and path are set to the string variable, the code can copy content from the opened file to the existing file. You can simply copy this code and paste your VBA.

Open multiple workbooks

This time Application.GetOpenFilename method is updated for multiple file selection. You can see the MultiSelect:=True argument in the code below. This is an example where the code was modified to execute same action in a loop.

Sub SingleFile()
    'Turn off screen updates to hide window transactions
    Application.ScreenUpdating = False
    'Ignore alerts such as "large amount of data" message while copying
    Application.DisplayAlerts = False
    
    'Define and set variables
    Dim PrimaryFileName As String, ExternalFileName As String
    PrimaryFileName = ThisWorkbook.Name
    
    'Call Open File dialog
    ExternalFileName = Application.GetOpenFilename(FileFilter:="Excel Files,*.xl*,Text Files,*.txt;*.csv")
    'End the macro if no ile is selected
    If ExternalFileName = False Then
        MsgBox "You are not selected a file"
        Exit Sub
    End If
    
    'Open the specified file and execute your code
    Workbooks.Open ExternalFileName
    Range("A1:G20").Copy 'Copy range from external file
    Windows(PrimaryFileName).Activate 'Activate the primary file
    Sheets.Add After:=ActiveSheet 'Add a new sheet
    ActiveSheet.Paste 'Paste into new sheet
    Workbooks(GetFilenameFromPath(ExternalFileName)).Close SaveChanges:=False 'Close the external file without saving
    
    'Reactivate alerts and screen updates
    Application.DisplayAlerts = True
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

VBA allows you to choose a file to open using the Application.GetOpenFilename method. In this tutorial, you will learn how to open a file dialog and set parameters.

If you want to learn how to open and close a file, you can click on this link: VBA Open/Close File

Open a File Dialog in VBA

If you want to open a file in VBA, first you need to open a file dialog for choosing a file. Here is the code:

Dim strFile As String

strFile = Application.GetOpenFilename(FileFilter:="Excel files (*.xlsx*), *.xlsx*", Title:="Choose an Excel file to open", MultiSelect:=True)

As you can see, the method has several parameters. FileFilter allows you to filter file types which you need, in our case .xlsx files.

In the Title parameter, you can set a title of the dialog box. If you want to allow opening multiple files, you need to set MultipleSelect to True. If you don’t set this parameter, only one file can be selected.

Image 1. Open a file dialog

As you can see in Image 1, the dialog box appears with the title Choose an Excel file. Only Excel files are filtered and we can select multiple files.

Open a File Dialog Box in a Specific Folder

If you want to open a dialog box in a specific folder, you have to use the method .FileDialog with the parameter msoFileDialogFilePicker. In the example, we will open a dialog box in the folder C:VBA Folder. Here is the code:

Dim fd As Office.FileDialog
Dim strFile As String

Set fd = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

With fd

    .Filters.Clear
    .Filters.Add "Excel Files", "*.xlsx?", 1
    .Title = "Choose an Excel file"
    .AllowMultiSelect = False

    .InitialFileName = "C:VBA Folder"

    If .Show = True Then

        strFile = .SelectedItems(1)

    End If

End With

First you need to declare the variable fd type Office.FileDialog and the string variable for file taking:

Dim fd As Office.FileDialog
Dim strFile As String

After this, you need to set fd to Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker):

Set fd = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

Now, within With fd End With, we can set multiple parameters:

.Filters.Clear

.Filters.Add "Excel Files", "*.xlsx?", 1

.Title = "Choose an Excel file"

.AllowMultiSelect = False

Here we clear the file filters (.Filters.Clear) and set it to .xlsx (.Filters.Add “Excel Files”, “*.xlsx?”, 1).

Also, we can set the title of the dialog box: .Title = “Choose an Excel file”.

We can limit a user to select only one file by:

.AllowMultiSelect = False

To open a dialog box in the folder we want, we need to put this line of the code:

.InitialFileName = "C:VBA Folder"

At the end we will just open the dialog box with all the parameters previously set:

If .Show = True Then

    strFile = .SelectedItems(1)

End If

When we execute this code, the dialog box for file opening appears in the folder C:VBA Folder:

Image 2. Open a file dialog in a specific folder

Macro Objective

Our objective is to write a simple macro that prompts the user for a file using a traditional “file open” dialog box.  With this information, we will open the file in the background, copy a range of data, paste it into our active worksheet, then close the user-selected file.

Open the VBA Editor to Start Writing Code

Begin by opening the Visual Basic Editor by pressing ALT-F11 on the keyboard.

The process of presenting a dialog box to open files can be accomplished by accessing a built-in method of the Application object.  The method is called GetOpenFilename.

To use the GetOpenFilename method in a macro, start a new procedure and enter the following code.

Sub Get_Data_From_File()
	Application.GetOpenFilename
End Sub

That’s it!

To test, run the macro to watch as Excel presents us with the Open dialog box.

Notice that the title of the dialog box is “Open” and the default file type filter is to display all file types.

These are customizable options.

If we cancel the macro or select a file and click Open, nothing happens.

This is because the purpose of the GetOpenFilename method is to capture the name of a selected file; nothing more.  The act of opening the file would need to be performed by a separate piece of code.

To make this method useful, we will store the selected file in a variable then use the variable in an Open method to perform the file open operation.

Customizing the GetOpenFilename Method

The syntax for the GetOpenFilename method is:

GetOpenFilename( FileFilter, FilterIndex, Title, ButtonText, MultiSelect)

There are several customizable options with the GetOpenFilename method.

• FileFilter –defines the pattern by which files are filtered. If you only wish to display text files (files with a .TXT or .CSV extension) you would define the filter as (“Text Files (*.TXT; *.CSV), *.txt; *.csv”).
• FilterIndex – specifies the default filter from the list supplied in the FileFilter If not defined, the first item in the list is selected as the default.
• Title – specifies the text to be displayed in the title bar of the dialog box.
• ButtonText – customizes the text for the buttons (Macintosh only).
• MultiSelect – Use TRUE to allow multiple files to be selected. Use FALSE to only allow a single file selection.  FALSE is the default choice.

If you’d like to understand how to use MultiSelect correctly, check out the complete course.

Updating the Code

The following are modifications we will make to our existing code:

• We want to capture the user’s selection in a variable named “FileToOpen”. This will be declared as a string data type.
• We will use an SET assignment statement to place the user’s selection in the “FileToOpen” variable.
• We will customize the title of the dialog box to read “Browse for your File & Import Range”.
• Finally, we will only display Excel files in the dialog box; i.e. files ending in .XLS, .XLSX, .XLSM, or .XLSB.

Using the argument positions to define the options, the updated code will appear as follows:

Sub Get_Data_From_File()
Dim FileToOpen as String
	FileToOpen = Application.GetOpenFilename(“Excel Files (*.xls*), *xls*”, , “Browse for your File & Import Range”)
End Sub

(click image to zoom)

Using the option titles to define the options, the updated code can be made more readable:

Sub Get_Data_From_File()
Dim FileToOpen as String
	FileToOpen = Application.GetOpenFilename(Title:=“Browse for your File & Import Range”, FileFilter:= “Excel Files (*.xls*), *xls*”)
End Sub

(click image to zoom)

Testing the Code

When we run the code, we are presented with the following (note the custom title and filters):

Selecting a file and clicking Open returns us back to Excel with no action.  We’re still not convinced anything happened.

To see the user’s file selection captured as a variable, perform the following:

1. Add a breakpoint to the “End Sub” step of the code (click the light gray column to the left of the “End Sub” line of code)
2. Highlight the “FileToOpen” variable
3. Right-click the highlighted variable and select “Add Watch…”
4. Click OK to add the watch (the Watch window will open automatically)

(click image to zoom)

Run the code.

After selecting a test file and clicking Open, the code will pause on the final line.

Examining the Watch window, we can see the selected file name has been captured and stored in the “FileToOpen” variable.  (NOTE: You can also hover your mouse pointer over any reference to “FileToOpen” and observe a pop-up that displays the variable’s contents.)

(click image to zoom)

Cancelling Our Choice

Suppose the user cancels the Open dialog box.  How will the code respond to this action?

If we launch the code and press the Cancel button without selecting a file, the GetOpenFilename method returns a “False” response and stores it in our “FileToOpen” variable.

(click image to zoom)

Because the “FileToOpen” variable was declared as a string data type, the word “False” will be interpreted as the filename to be opened.

Fixing the Code

Because we want to capture a text string when the user selects a file or capture a Boolean response when the user clicks the Cancel button, we need to change the data type of our “FileToOpen” variable to a Variant data type.

Dim FileToOpen as VariantDim FileToOpen as Variant

If we execute the code with this modification, we can see when we pause on the last line that the “FileToOpen” variable is holding a Boolean FALSE response, not a text response.

(click image to zoom)

We will test the “FileToOpen” variable for the presence of a Boolean FALSE.  If the variable is NOT False, we will execute the remainder of the code.  Otherwise, we will do nothing.

Sub Get_Data_From_File()
Dim FileToOpen As Variant
	FileToOpen = Application.GetOpenFilename(Title:="Browse for your File & Import Range", FileFilter:="Excel Files (*.xls*),*xls*")
	If FileToOpen <> False Then
		(Things happen here)
	End If
End Sub

(click image to zoom)

The below code contains instructions for what is to be performed when a valid filename is supplied.

We have added an additional variable named “OpenBook” to store the contents of the selected file.  The “OpenBook” variable is declared as a Workbook data type.

The additional code will perform the following tasks:

1. Open the selected file
2. Store the contents of the file in the variable “OpenBook”
3. Select the first sheet in the workbook
4. Copy the contents of cells A1 through E20
5. Paste the copied data as values into the file named “SelectFile” starting in cell A10
6. Close the workbook selected by the user

Sub Get_Data_From_File()
Dim FileToOpen As Variant
Dim OpenBook as Workbook
	FileToOpen = Application.GetOpenFilename(Title:="Browse for your File & Import Range", FileFilter:="Excel Files (*.xls*),*xls*")
	If FileToOpen <> False Then
		Set OpenBook = Application.Workbooks.Open(FileToOpen)
		OpenBook.Sheets(1).Range("A1:E20").Copy
		ThisWorkbook.Worksheets("SelectFile").Range("A10").PasteSpecial xlPasteValues
		OpenBook.Close False
	End If
End Sub

(click image to zoom)

Optimizing the Code

To reduce screen flicker when opening background files, we will add the “Application.ScreenUpdating” toggle to our code.

We will place the toggle at the beginning with a FALSE setting and the same toggle at the end of the code with a TRUE setting.

Sub Get_Data_From_File()
Dim FileToOpen As Variant
Dim OpenBook as Workbook
Application.ScreenUpdating = False
	(Original OPEN and IF operations go here)
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

BONUS: Defining Multiple Filters with Defaults

If you wish to filter for a variety of file type; such as Excel files, text files, or all files, you can define your FileFilter argument as follows:

Application.GetOpenFilename("Excel Files (*xls*), *xls*, Text Files (*.TXT), *.txt, All Files (*.*), *.*")

Notice when run, the list has been filtered for Excel files, but you are provided a dropdown to select one of the other two categories of files.

If we add a value to the FilterIndex option, we can pre-select one of the defined filters to be a default choice.  For our three filters, we would define the following values:

1 – for Excel files

2 – for Text files

3 – for All files

The updated code will appear as follows if we wish for Text files to be the default filter selection.

Application.GetOpenFilename("Excel Files (*xls*), *xls*, Text Files (*.TXT), *.txt, All Files (*.*), *.*", 2)

Practice Workbook

Feel free to Download the Workbook HERE.