Пример создания пользовательской формы в редакторе VBA Excel для начинающих программировать с нуля. Добавление на форму текстового поля и кнопки.
Начинаем программировать с нуля
Часть 4. Первая форма
[Часть 1] [Часть 2] [Часть 3] [Часть 4]
Создание пользовательской формы
Создайте или откройте файл Excel с расширением .xlsm (Книга Excel с поддержкой макросов) или с расширением .xls в старых версиях приложения.
Перейдите в редактор VBA, нажав сочетание клавиш «Левая_клавиша_Alt+F11».
В открывшемся окне редактора VBA выберите вкладку «Insert» главного меню и нажмите кнопку «UserForm». То же подменю откроется при нажатии на вторую кнопку (после значка Excel) на панели инструментов.
На экране редактора VBA появится новая пользовательская форма с именем «UserForm1»:
Добавление элементов управления
Обычно вместе с пользовательской формой открывается панель инструментов «Toolbox», как на изображении выше, с набором элементов управления формы. Если панель инструментов «Toolbox» не отобразилась, ее можно вызвать, нажав кнопку «Toolbox» во вкладке «View»:
При наведении курсора на элементы управления появляются подсказки.
Найдите на панели инструментов «Toolbox» элемент управления с подсказкой «TextBox», кликните по нему и, затем, кликните в любом месте рабочего поля формы. Элемент управления «TextBox» (текстовое поле) будет добавлен на форму.
Найдите на панели инструментов «Toolbox» элемент управления с подсказкой «CommandButton», кликните по нему и, затем, кликните в любом месте рабочего поля формы. Элемент управления «CommandButton» (кнопка) будет добавлен на форму.
Кликнув по элементу управления на форме, вы можете изменять его размер, перетягивая границы за белые квадратики, и перетаскивать по форме, ухватив за одну из границ. Кликнув по заголовку формы или по ее рабочему полю, вы можете также изменять ее размер, перетягивая границы за белые квадратики.
Нажатием клавиши «F4» вызывается окно свойств, с помощью которого можно вручную задавать значения свойств пользовательской формы и элементов управления. В окне свойств отображаются свойства выбранного элемента управления или формы, если выбрана она. Также окно свойств можно вызвать, нажав кнопку «Properties Window» во вкладке «View».
Отображение формы на экране
Чтобы запустить пользовательскую форму для просмотра из редактора VBA, необходимо выбрать ее, кликнув по заголовку или свободному от элементов управления полю, и совершить одно из трех действий:
- нажать клавишу «F5»;
- нажать на треугольник на панели инструментов (на изображении выше треугольник находится под вкладкой «Debug»);
- нажать кнопку «Run Sub/UserForm» во вкладке «Run».
Для запуска пользовательской формы с рабочего листа Excel, можно использовать кнопки, описанные в этой статье. Например, чтобы отобразить форму с помощью «кнопки – элемента ActiveX», используйте в модуле рабочего листа следующий код:
|
Private Sub CommandButton1_Click() UserForm1.Show End Sub |
Для «кнопки – элемента управления формы» можно использовать следующий код, размещенный в стандартном программном модуле:
|
Sub ShowUserForm() UserForm1.Show End Sub |
В результате вышеперечисленных действий мы получаем на рабочем листе Excel пользовательскую форму с мигающим курсором в текстовом поле:
Добавление программного кода
Программный код для пользовательской формы и элементов управления формы записывается в модуль формы. Перейти в модуль формы можно через контекстное меню, кликнув правой кнопкой мыши на поле формы или на ссылке «UserForm1» в проводнике слева и нажав кнопку «View Code».
Переходить между открытыми окнами в редакторе VBA можно через вкладку «Window» главного меню.
Изменить название пользовательской формы и элементов управления, их размеры и другие свойства можно через окно свойств (Properties Window), которое можно отобразить клавишей «F4». Мы же это сделаем с помощью кода VBA Excel, записанного в модуль формы.
Откройте модуль формы, кликнув правой кнопкой мыши по форме и нажав кнопку «View Code» контекстного меню. Скопируйте следующий код VBA, который будет задавать значения свойств формы и элементов управления перед ее отображением на экране:
|
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 |
Private Sub UserForm_Initialize() ‘Me — это обращение к форме в ее модуле With Me ‘Присваиваем форме заголовок .Caption = «Новая форма» ‘Задаем ширину формы .Width = 300 ‘Задаем высоту формы .Height = 150 End With With TextBox1 ‘Задаем ширину текстового поля .Width = 200 ‘Задаем высоту текстового поля .Height = 20 ‘Задаем расстояние от внутреннего края ‘формы сверху до текстового поля .Top = 30 ‘Задаем расстояние от внутреннего края ‘формы слева до текстового поля, чтобы ‘текстовое поле оказалось по центру .Left = Me.Width / 2 — .Width / 2 — 6 ‘Задаем размер шрифта .Font.Size = 12 ‘Присваиваем текст по умолчанию .Text = «Напишите что-нибудь своё!» End With With CommandButton1 ‘Задаем ширину кнопки .Width = 70 ‘Задаем высоту кнопки .Height = 25 ‘Задаем расстояние от внутреннего края ‘формы сверху до кнопки .Top = 70 ‘Задаем расстояние от внутреннего края ‘формы слева до кнопки, чтобы ‘кнопка оказалось по центру .Left = Me.Width / 2 — .Width / 2 — 6 ‘Задаем размер шрифта .Font.Size = 12 ‘Присваиваем кнопке название .Caption = «OK» End With End Sub |
Вставьте скопированный код в модуль формы:
Познакомьтесь еще с одним способом отображения на экране пользовательской формы в процессе тестирования: установите курсор внутри процедуры UserForm_Initialize() и нажмите клавишу «F5» или треугольник на панели инструментов. Все предыдущие способы (с выбором формы в редакторе и кнопками на рабочем листе) тоже работают.
В результате мы получаем следующую форму:
Теперь перейдите в редактор VBA, откройте проект формы «UserForm1» и дважды кликните по кнопке «CommandButton1». В результате откроется модуль формы и будет создан шаблон процедуры CommandButton1_Click(), которая будет запускаться при нажатии кнопки:
|
Private Sub CommandButton1_Click() End Sub |
Вставьте внутрь шаблона процедуры CommandButton1_Click() следующую строку кода, которая будет копировать текст из текстового поля в ячейку «A1» активного рабочего листа:
|
Range(«A1») = TextBox1.Text |
Отобразите пользовательскую форму на экране и проверьте работоспособность кнопки «OK».
В настоящей заметке рассматриваются методы создания пользовательских форм и работы с ними.[1] Пользовательские диалоговые окна создаются на основе технологии пользовательских форм, к которым можно получить доступ из редактора Visual Basic (VBE; подробнее см. Настройка среды Visual Basic Editor).
Рис. 1. Окно новой пустой формы UserForm
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате архива
Стандартная последовательность шагов при этом следующая:
- Вставьте новую форму UserForm в проект VBAProject рабочей книги.
- Добавьте элементы управления в форму UserForm.
- Настройте свойства добавленных элементов управления.
- Создайте процедуры «обработчики событий» для элементов управления. Эти процедуры добавляются в модуль кода UserForm и выполняются при возникновении различных событий (например, при щелчке на кнопке).
- Разработайте процедуру, которая отображает форму UserForm. Эта процедура находится в модуле VBA (а не в модуле кода для формы UserForm).
- Определите простой способ вызова на выполнение процедуры, созданной в п. 5. Можно поместить кнопку на рабочий лист, команду ленты и т.д.
Рассмотрим эти шаги подробнее.
Вставка новой формы UserForm
Чтобы добавить в проект форму UserForm, запустите VBE (например, нажав в Excel клавиши <Alt+F11>), выберите рабочую книгу в окне Project и выполните команду Inserts –> UserForm). Формы UserForm получают такие имена, как UserForm1, UserForm2 и т.д. Можно переименовать форму, изменив свойство Name в окне Properties (см. рис. 1). Если это окно не отображается, нажмите в VBE клавишу <F4>. В рабочей книге может быть произвольное количество форм UserForm, а каждая форма включает единственное пользовательское диалоговое окно.
Добавление элементов управления в пользовательское диалоговое окно
Чтобы добавить элементы управления в форму UserForm, воспользуйтесь панелью Toolbox. Обратите внимание, что в VBE отсутствуют команды меню, предназначенные для добавления элементов управления. Если панель Toolbox не отображена на экране, пройдите по меню View –> Toolbox (рис. 2).
Рис. 2. Окно Toolbox для добавления элементов управления в пользовательскую форму
Щелкните на той кнопке в панели Toolbox, которая соответствует добавляемому элементу управления. После этого щелкните внутри диалогового окна для создания элемента управления (используется размер элемента по умолчанию). Также можно щелкнуть на элементе управления и, перетащив его границы в диалоговом окне, задать необходимый размер в пользовательском диалоговом окне. Добавленному элементу управления назначается имя, которое состоит из названия типа элемента управления и числового кода. Рекомендуется их переименовать, чтобы в коде VBA было понятно, с чем вы имеете дело. Согласитесь, что РrоductListBox звучит лучше, чем ListBox1.
Элементы управления в окне Toolbox
Форма UserForm, которая показана на рис. 3, размещена в файле all userform controls.xlsm.
Рис. 3. Эта форма UserForm содержит 15 элементов управления
Элемент управления CheckBox (6) предоставляет пользователю возможность выбрать один из двух вариантов: включить или выключить. Если галочка установлена, то CheckBox имеет значение True, в противном случае – False.
ComboBox (4) подобен объекту ListBox (5). Отличие заключается в том, что ComboBox представляет раскрывающийся список, в котором в определенный момент времени отображается только одно значение. Кроме того, пользователю в поле списка разрешено вводить значение, которое необязательно представляет одну из опций объекта ComboBox.
Каждое создаваемое диалоговое окно будет иметь как минимум один элемент управления CommandButton (10). Обычно используются кнопки ОК и Отмена.
Элемент управления Frame (9) применяется в качестве оболочки для других элементов управления. Он добавляется в диалоговое окно либо в целях эстетики, либо из соображений логического группирования однотипных элементов управления. Элемент управления Frame требуется в случае, если в диалоговом окне содержится более одного набора элементов управления OptionButton.
Элемент управления Image (15) используется для представления графического изображения, которое сохранено в отдельном файле или вставляется из буфера обмена. Графическое изображение сохраняется вместе с рабочей книгой. Таким образом, вместе с рабочей книгой передавать другому пользователю копию графического файла необязательно. Некоторые графические файлы занимают много места, поэтому их включение в рабочую книгу приведет к радикальному увеличению ее размера.
Элемент управления Label (2) отображает текст в диалоговом окне.
Элемент управления ListBox (5) предоставляет список опций, из которого пользователь может выбрать один вариант (или несколько). Вы вправе указать диапазон на листе, который содержит элементы списка. Этот диапазон может состоять из нескольких столбцов. Кроме того, элемент управления ListBox может заполняться с помощью кода VBA.
Элемент управления MultiPage (12) позволяет создавать диалоговые окна с несколькими вкладками, которые подобны появляющимся после выбора команды Формат ячеек. По умолчанию элемент управления MultiPage состоит из двух вкладок.
Элемент управления OptionButton (7) применяется при выборе пользователем одного варианта из нескольких. Эти элементы управления всегда группируются в диалоговом окне в наборы, содержащие не менее двух опций. Когда один элемент управления OptionButton выбран, все остальные элементы управления OptionButton текущей группы автоматически становятся неактивными. Если в пользовательском диалоговом окне содержится более одного набора элементов управления OptionButton, то каждый из таких наборов должен иметь собственное значение свойства GroupName. В противном случае все элементы управления OptionButton в диалоговом окне рассматриваются как члены одной группы. Также можно вставить элементы управления OptionButton в объект Frame, что приведет к их автоматическому группированию.
Элемент управления RefEdit (16) используется тогда, когда пользователь должен выделить диапазон ячеек на листе.
Элемент управления ScrollBar (13) в некотором смысле подобен элементу управления SpinButton. Разница заключается в том, что пользователь может перетаскивать ползунок объекта ScrollBar для изменения значения с большим приращением. Элемент управления ScrollBar рекомендуется использовать при выборе значения из большого диапазона.
Элемент управления SpinButton (14) позволяет выбрать значение после щелчка на одной из двух кнопок со стрелками. Одна из них применяется для увеличения значения, а вторая — для уменьшения. Элемент управления SpinButton часто используется совместно с элементами управления TextBox и Label, которые содержат текущее значение элемента управления SpinButton.
Элемент управления TabStrip (11) подобен элементу управления MultiPage, однако использовать его сложнее. Элемент управления TabStrip, в отличие от MultiPage, не выступает контейнером для других объектов. Как правило, элемент управления MultiPage обладает более широкими возможностями.
Элемент управления TextBox (3) позволяет пользователям вводить текст в диалоговом окне.
Элемент управления ToggleButton (8) имеет два состояния: включен и выключен. Щелчок на кнопке приводит к изменению состояния на противоположное и к изменению внешнего вида кнопки. Этот элемент управления может иметь значение True (активен) или False (неактивен). Он не относится к «стандартным» элементам управления, поэтому использование двух элементов управления OptionButton или одного CheckBox может оказаться более удачным вариантом.
Использование элементов управления на рабочем листе
Элементы управления пользовательскими диалоговыми окнами могут встраиваться в рабочий лист (без использования UserForm). Доступ к элементам управления можно получить, пройдя в Excel Разработчик –> Элементы управления –> Вставить. Для использования подобных элементов в составе рабочего листа требуется гораздо меньше усилий, чем для создания пользовательского диалогового окна. Кроме того, в данном случае можно не создавать макросы, поскольку элемент управления можно связать с ячейкой рабочего листа.
Например, если на рабочий лист вставить элемент управления CheckBox, его можно связать с нужной ячейкой, задав свойство LinkedCell. Если флажок установлен, в связанной ячейке отображается значение ИСТИНА. Если же флажок сброшен, то в связанной ячейке отображается значение ЛОЖЬ. Например, на рис. 4 переключатель «Фикс. Ставка 20%» связан с ячейкой Н15. Рисунок отображает рабочий лист, содержащий некоторые элементы управления ActiveX (см. файл activex worksheet controls.xlsx). Книга включает связанные ячейки и не содержит макросов.
Рис. 4. Элементы управления ActiveX без макросов
Элементы управления на рабочем листе могут происходить из двух источников:
- Элементы управления формами. Эти элементы управления являются внедряемыми объектами.
- Элементы управления ActiveX. Эти элементы управления являются подмножеством элементов, доступных в пользовательских диалоговых окнах.
Эти элементы управления работают не одинаково. После добавления элемента управления ActiveX в рабочий лист Excel переходит в режим конструктора. В этом режиме можно настраивать свойства любого элемента управления рабочего листа, добавлять или изменять процедуры обработки событий для элемента управления, а также изменять его размер или положение. Для отображения окна свойств элемента управления ActiveX воспользуйтесь командой Разработчик –> Элементы управления –> Свойства.
Для создания простых кнопок можно использовать элемент управления Button (Кнопка), который находится на панели инструментов Формы (Form). В этом случае обеспечивается возможность запуска макроса. Если же воспользоваться элементом управления CommandButton, который относится к группе элементов управления ActiveX, то после щелчка на нем вызывается связанная процедура обработки событий (например, CommandButton1_Click), которая находится в модуле кода объекта Лист (Sheet). Связать макрос с этой процедурой нельзя.
Если Excel находится в режиме конструктора, тестирование элементов управления невозможно. В этом случае нужно выйти из режима конструктора, щелкнув на кнопке Разработчик –> Элементы управления –> Режим конструктора. Эта кнопка работает, как переключатель.
Настройка элементов управления пользовательского диалогового окна
Продолжим описание использования элементов управления в UserForm. После того, как элементов управления помещен в диалоговое окно, его можно переместить и изменить размер. Можно выделить несколько элементов управления. Для этого следует удерживать нажатой клавишу <Shift> и щелкать на объектах либо обвести указателем мыши необходимые элементы управления.
В форме UserForm содержатся вертикальные и горизонтальные направляющие, которые помогают выровнять добавленные в диалоговое окно элементы управления. При добавлении или перемещении элемент управления привязывается к направляющим, что облегчает упорядочение таких элементов в окне. Если вы не используете направляющие, можете их отключить, выбрав в VBE команду Tools –> Options. В диалоговом окне Options перейдите на вкладку General и выберите соответствующие параметры в разделе Form Grid Settings.
Меню Format окна VBE предоставляет несколько команд, которые позволяют точно разместить и выровнять элементы управления в диалоговом окне. Перед использованием этих команд необходимо указать элементы управления, к которым они будут применяться (рис. 5).
Рис. 5. Выравнивание элементов в форме UserForm
Если выделено несколько элементов управления, на выделяющей рамке одного из них (обычно последнего) вместо обычных черных маркеров появляются белые. Это означает, что этот элемент управления играет роль основы, на базе которой определяются размеры и расположение других элементов управления.
Изменение свойств элементов управления
Каждый элемент управления характеризуется набором параметров, которые определяют внешний вид и поведение элемента управления. Свойства элемента управления можно изменять в следующих случаях:
- В момент проектирования при разработке пользовательского диалогового окна. Для этого используется окно Properties.
- В процессе выполнения, когда пользовательское диалоговое окно отображается на экране. Для этого воспользуйтесь инструкциями VBA.
Работа с окном Properties. В VBE окно Properties позволяет изменять свойства выделенного элемента управления (это может быть обычный элемент управления или сама форма UserForm, рис. 6).
Рис. 6. Окно Properties для выделенного элемента управления OptionButton
В окне Properties есть две вкладки. На вкладке Alphabetic свойства выбранного объекта отображаются в алфавитном порядке. На вкладке Categorized эти свойства сгруппированы по категориям. Обе вкладки отображают одни и те же свойства.
Для того чтобы изменить свойство, необходимо щелкнуть на нем и ввести новое значение. Некоторые свойства могут принимать только ограниченный набор допустимых значений, выбираемых из соответствующего списка. После щелчка на таком свойстве в окне Properties будет отображена кнопка со стрелкой, указывающей вниз. Щелкните на этой кнопке, чтобы выбрать значение из предложенного списка. Например, свойство TextAlign может принимать одно из следующих значений: 1 — fmTextAlignLeft, 2 — fmTextAlignCenter и 3 — fmTextAlignRight.
После выделения отдельных свойств (например, Font и Picture) рядом с ними отображается небольшая кнопка с троеточием. Щелчок на этой кнопке приводит к вызову диалогового окна настройки свойства.
Для свойства Picture элемента управления Image необходимо указать графический файл или вставить изображение из буфера обмена. В последнем случае следует сначала скопировать его в буфер обмена, а затем выбрать свойство Picture элемента управления Image и нажать комбинацию клавиш <Ctrl+V> для вставки содержимого буфера обмена. Если выделить два или более элементов управления одновременно, в окне Properties отобразятся только те свойства, которые являются общими для этих объектов.
Объекту UserForm присущ ряд свойств, значения которых можно изменять. Эти свойства применяются в качестве значений, заданных по умолчанию, для элементов управления, которые добавляются в пользовательские диалоговые окна. Например, если изменить свойство Font пользовательского диалогового окна, все добавленные в окно элементы управления будут применять этот шрифт.
Общие свойства. Каждый элемент управления имеет как собственный набор уникальных свойств, так и ряд общих свойств, присущих другим элементам управления. Например, все элементы управления имеют свойство Name и свойства, определяющие его размер и расположение на форме (Height, Width, Left и Right). Если вы собираетесь работать с элементом управления с помощью кода VBA, присвойте ему значащее имя. Например, первый элемент управления OptionButton, который добавлен в пользовательское диалоговое окно, по умолчанию получит имя ОрtionButton1. В коде ссылка на этот объект будет выглядеть следующим образом: OptionButton1.Value = True. Но если элементу управления OptionButton присвоить описательное имя (например, obLandscape), то можно использовать такой оператор: obLandscape.Value = True.
Многие пользователи предпочитают имена, которые указывают на тип объекта. В предыдущем примере был использован префикс ob, который указывает на то, что объект является элементом управления OptionButton.
Можно изменять значения свойств нескольких элементов управления одновременно. Например, вы вправе создать на форме несколько элементов управления OptionButton и выровнять их по левому краю. Для этого достаточно выделить все элементы управления OptionButton и изменить значение свойства Left в окне Properties. Все выделенные элементы управления примут новое значение свойства Left.
Чтобы получить доступ к справочной информации о свойствах различных элементов управления, щелкните на свойстве в окне Properties и нажмите клавишу <F1>.
Советы по использованию клавиатуры. Многие пользователи предпочитают перемещаться по диалоговым окнам с помощью клавиатуры. Комбинации клавиш <Таb> и <Shift+Tab> позволяют циклически переключаться между элементами управления. Чтобы удостовериться, что диалоговое окно корректно реагирует на команды с клавиатуры, обратите внимание на такие моменты: порядок просмотра элементов управления и комбинации клавиш.
Порядок просмотра определяет последовательность, в которой активизируются элементы управления после нажатия пользователем клавиши <Таb> или комбинации клавиш <Shift+Tab>. Кроме того, порядок активизации указывает, какой элемент управления по умолчанию выделяется на форме первым. Если пользователь вводит текст в элемент управления TextBox, то этот элемент считается активным. Если после этого щелкнуть на элементе управления OptionButton, то именно он станет активным. Элемент управления, назначенный первым для просмотра, будет активным в момент открытия диалогового окна.
Для того чтобы указать порядок активизации, выберите команду View –> Tab Order. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши на UserForm и выбрать пункт Тab Order из появившегося контекстного меню. Excel отобразит диалоговое окно Tab Order (Порядок просмотра, рис. 7).
Рис. 7. В диалоговом окне Tab Order измените порядок просмотра элементов управления
Также можно указать порядок активизации элемента управления с помощью окна Properties (см. рис. 6, самое последнее из отраженных свойств). Первый активизируемый элемент управления будет иметь свойство Tablndex = 0. Изменение значения свойства Tablndex текущero объекта приведет к изменению значений свойств Tablndex других элементов правления. Изменения вносятся автоматически. Вы можете удостовериться в том, что значения свойства Tablndex всех элементов управления не больше количества элементов управления в диалоговом окне. Если нужно удалить элемент управления из списка активизируемых объектов, то присвойте его свойству TabStop значение False.
Одни элементы управления, такие как Frame и MultiPage, служат контейнерами для других элементов управления. Элементы управления в таком контейнере имеют собственный порядок просмотра (активизации). Для установки порядка просмотра группы элементов управления OptionButtons, находящихся внутри элемента управления Frame, выделите элемент управления Frame до того, как будет выполнена команда View –> Tab Order.
Большинству элементов управления диалогового окна можно назначить комбинацию клавиш. Таким образом, пользователь получит доступ к элементу управления, нажав <Alt> и указанную клавишу. Применив свойство Accelerator в окне Properties, можно определить клавишу для активизации элемента управления.
Некоторые элементы управления, например, TextBox, лишены свойства Accelerator, поскольку не отображают значение свойства Caption. Но к таким элементам можно получить доступ с помощью клавиатуры, воспользовавшись свойством Label. Присвойте клавишу элементу управления Label и расположите его в порядке просмотра перед элементом TextBox.
Отображение пользовательского диалогового окна
Для того чтобы отобразить пользовательское диалоговое окно с помощью VBA, необходимо создать процедуру, которая вызывает метод Show объекта UserForm. Форму UserForm невозможно отобразить, не выполнив как минимум одну строку кода VBA:
|
Sub ShowForm() UserForm1.Show End Sub |
Данная процедура должна располагаться в стандартном модуле VBA, а не в модуле формы UserForm. При отображении пользовательская форма остается на экране до тех пор, пока ее не скроют. Обычно в нее добавляют элемент управления CommandButton, который запускает процедуру закрытия формы. Эта процедура либо выгружает пользовательскую форму с помощью метода Unload, либо удаляет ее с экрана с помощью метода Hide объекта UserForm.
Отображение немодальной формы. По умолчанию отображается модальная форма. Это означает, что форма должна исчезнуть с экрана прежде, чем пользователь выполнит какие-либо действия на рабочем листе (т.е. редактирование данных невозможно). Немодальную форму также можно отобразить. В этом случае вы вправе продолжать работу в Excel, не скрывая саму форму. Для отображения немодальной формы используется следующий синтаксис:
UserForm1.Show vbModeless
Тестирование пользовательского диалогового окна. Обычно в процессе разработки возникает необходимость в тестировании формы UserForm. Для этого можно воспользоваться одним из способов:
- выполните команду Run –> Run Sub/UserForm;
- нажмите <F5>;
- щелкните на кнопке Run Sub/UserForm, которая находится на стандартной панели инструментов.
Выбор одного из этих методов приводит к запуску события инициализации диалогового окна. Как только диалоговое окно будет отображено в тестовом режиме, можно проверить порядок активизации объектов, а также поддержку комбинаций клавиш.
Отображение пользовательского диалогового окна на основе значения переменной. В некоторых случаях приходится выбирать, какое окно UserForm будет отображено. Если название пользовательского диалогового окна хранится в виде строковой переменной, можно воспользоваться методом Add для добавления объекта UserForm в коллекцию UserForms с последующим обращением к методу Show из коллекции UserForms. В приведенном ниже примере название объекта UserForm присваивается переменной MyForm, после чего отображается пользовательское диалоговое окно.
|
MyForm = «UserForm1» UserForms.Add(MyForm).Show |
Загрузка пользовательского диалогового окна. В VBA поддерживается оператор Load. Загрузка пользовательского диалогового окна приводит к сохранению объекта формы в памяти. Однако до тех пор пока не будет выполнен метод Show, форма останется невидимой для остальной части программы. Для загрузки окна UserForm1 воспользуйтесь оператором:
Load UserForm1
Если вы применяете сложное диалоговое окно, то вам может понадобиться предварительно загрузить его в память, чтобы в случае необходимости быстро отобразить его с помощью метода Show. Как правило, использовать метод Load в подобном случае не имеет смысла.
О процедурах обработки событий. Как только диалоговое окно появляется на экране, пользователь начинает с ним взаимодействовать, т.е. генерирует события. Например, щелчок на элементе управления CommandButton приводит к возникновению события Click объекта CommandButton. Вам необходимо создать процедуры (обработчики событий), которые будут выполняться при возникновении соответствующих событий.
Процедуры обработки событий находятся в модуле кода объекта UserForm. Наряду с этим процедура обработки события может вызывать другие процедуры, которые находятся в стандартном модуле VBA.
В коде VBA можно изменять свойства элементов управления, пока пользовательское диалоговое окно отображается на экране (т.е. на этапе выполнения). Например, можно назначить элементу управления ListBox процедуру, которая изменяет текст элемента управления Label при выборе элемента списка.
Закрытие пользовательского диалогового окна
Для закрытия формы UserForm1 воспользуйтесь командой: Unload UserForm1. Если же код находится в модуле кода формы UserForm, воспользуйтесь оператором: Unload Me. В этом случае ключевое слово Me применяется для идентификации пользовательской формы.
Обычно в коде VBA команда Unload выполняется только после того, как форма UserForm выполнит все свои функции. Например, форма UserForm может содержать элемент управления CommandButton, который используется в качестве кнопки ОК. Щелчок на этой кнопке приводит к выполнению заранее определенного макроса. Одна из функций макроса заключается в выгрузке формы UserForm из памяти. В результате пользовательское диалоговое окно отображается на экране до тех пор, пока макрос, содержащий оператор Unload, не завершает свою работу.
Когда форма UserForm выгружается из памяти, элементы управления, содержавшиеся на ней, возвращаются в первоначальное состояние. Другими словами, в коде нельзя обращаться к значениям, указываемым пользователем, после того как форма будет выгружена из памяти. Если значения, введенные пользователем, будут применяться позже (после выгрузки диалогового окна UserForm), то необходимо присвоить их переменной с областью действия Public, которая определена в стандартном модуле VBA. Кроме того, значение всегда можно сохранить в ячейке листа.
Окно формы UserForm автоматически выгружается из памяти после того, как пользователь щелкает на кнопке Закрыть (обозначается символом х в заголовке окна). Это действие также приводит к возникновению события QueryClose объекта UserForm, за которым следует событие Terminate пользовательского диалогового окна. Объект UserForm может использовать метод Hide. После его вызова диалоговое окно исчезает, но остается в памяти, поэтому в коде можно получить доступ к различным свойствам элементов управления:
UserForml.Hide
Если ваш код находится в модуле кода объекта UserForm, можно воспользоваться оператором:
Me.Hide
Если по какой-либо причине пользовательское диалоговое окно должно быть немедленно скрыто в процессе выполнения макроса, воспользуйтесь методом Hide в самом начале процедуры, а затем укажите команду DoEvents. Например, в следующей процедуре форма UserForm немедленно исчезнет после того, как пользователь щелкнет на кнопке CommandButton1. Последний оператор процедуры выгружает пользовательское диалоговое окно из памяти.
|
Private Sub CommandButton1_Click() Me.Hide Application.ScreenUpdating = True For r = 1 To 10000 Cells(r, 1) = r Next r Unload Me End Sub |
В рассматриваемом примере переменной ScreenUpdating присвоено значение True, в результате чего Excel полностью скрывает окно UserForm. Если этот оператор не использовать, окно UserForm остается видимым.
Пример создания пользовательского диалогового окна
В примере представлено диалоговое окно, предназначенное для получения имени и пола пользователя. В диалоговом окне вы найдете элемент управления TextBox, используемый для ввода имени, и два элемента управления OptionButton для указания пола. Информация, полученная в диалоговом окне, заносится в пустую строку рабочего листа.
Создание пользовательской формы. Создайте рабочую книгу, содержащую только один рабочий лист. Нажмите комбинацию клавиш <Alt+F11> для активизации VBE. В окне Project выберите проект рабочей книги и выполните команду Inserts –> UserForm. Воспользуйтесь окном Properties для изменения значения свойства Caption формы UserForm на Укажите имя и пол (если окно Properties не отображается, нажмите <F4>).
Рис. 8. Создание пользовательской формы
Добавьте элемент управления Label и настройте его свойства (рис. 9):
Свойство Значение
Accelerator И
Caption Имя:
Tablndex 0
Рис. 9. Пользовательская форма с элементами управления
Добавьте элемент управления TextBox и измените его свойства:
Name TextName
Tablndex 1
Добавьте элемент управления Frame и измените его свойства:
Caption Пол
Tablndex 2
Добавьте элемент управления OptionButton в состав элемента Frame и измените его свойства:
Accelerator М
Caption Мужчина
Name OptionMale
Tablndex 0
Добавьте еще один элемент управления OptionButton в состав элемента Frame и измените его свойства:
Accelerator Ж
Caption Женщина
Name OptionFemale
Tablndex 1
Добавьте элемент управления CommandButton за пределами элемента Frame и измените его свойства:
Caption OK
Default True
Name OKButton
Tablndex 3
Добавьте еще один элемент управления CommandButton и настройте его свойства:
Caption Отмена
Default False
Name CloseKButton
Tablndex 4
При создании нескольких похожих элементов управления может оказаться, что быстрее копировать существующий элемент управления, чем создавать новый. Для копирования элемента управления удерживайте нажатой клавишу <Ctrl> при перетаскивании элемента управления, что приведет к созданию копии. После этого останется изменить свойства скопированного элемента управления.
Создание кода для отображения диалогового окна. После создания элементов управления на лист необходимо добавить элемент управления ActiveX, называемый Кнопка (CommandButton). Эта кнопка будет запускать процедуру, которая предназначена для отображения формы UserForm. Для этого выполните следующие действия:
- Перейдите в окно Excel (например, воспользуйтесь комбинацией клавиш <Alt+F11>).
- Выберите команду Разработчика –> Элементы управления –> Вставить и щелкните на значке Кнопка (CommandButton), который находится в разделе Элементы ActiveX.
- Разместите кнопку на рабочем листе. Чтобы измените ее подпись, щелкните на кнопке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Объект CommandButton –> Edit. Для изменения других свойств объекта щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Properties.
- Дважды щелкните на объекте CommandButton. Это приведет к активизации VBE. При этом отобразится модуль кода для листа с открытой пустой процедурой обработки событий объекта CommandButton, который расположен на рабочем листе.
- Введите единственный оператор в процедуру CommandButton1_Click (рис. 10). В процедуре используется метод Show объекта UserForml для отображения пользовательского диалогового окна.
Рис. 10. Процедура CommandButton1_Click вызывается после щелчка на кнопке рабочего листа
Тестирование диалогового окна. После щелчка на кнопке, находящейся на рабочем листе, ничего не произойдет. Точнее, кнопка будет выделена, но это не приведет к инициализации каких-либо действий. Причина этого заключается в том, что программа Excel по-прежнему остается в режиме конструктора, в который она переходит автоматически после добавления элемента управления ActiveX. Для выхода из режима конструктора щелкните на кнопке Разработчик –> Элементы управления –> Режим конструктора. Если же требуется изменить кнопку, снова перейдите в режим конструктора. После выхода из режима конструктора щелчок на кнопке приведет к отображению пользовательского диалогового окна.
Когда диалоговое окно будет отображено, введите произвольный текст в текстовом поле и щелкните на кнопке ОК. В результате ничего не произойдет, что совершенно естественно, так как для объекта UserForm не создано ни одной процедуры обработки событий. Для закрытия диалогового окна щелкните на крестике в его заголовке.
Добавление процедур обработки событий. Перейдите в VBE. Удостоверьтесь в том, что пользовательское окно отображено на экране, и дважды щелкните на кнопке Отмена. Активизируется окно кода для формы UserForm, а также добавляется пустая процедура CloseButton_Click. Обратите внимание, что название процедуры состоит из имени объекта, символа подчеркивания и названия обрабатываемого события. Добавьте в процедуру единственный оператор:
|
Private Sub CloseButton_Click() Unload UserForm1 End Sub |
Эта процедура, которая вызывается после щелчка на кнопке Отмена, выгружает из памяти форму UserForm1.
Щелкните на значке View Object в верхней части окна Project Explorer или дважды кликните на строке UserForm1, чтобы отобразить форму UserForm1. Дважды щелкните на кнопке ОК и введите код процедуры – обработчика событий для события Click объекта OKButton:
|
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 |
Private Sub OKButton_Click() Dim NextRow As Long ‘ Проверка активности листа Лист1 Sheets(«Лист1»).Activate ‘ Проверка ввода имени If TextName.Text = «» Then MsgBox «Введите имя.» TextName.SetFocus Exit Sub End If ‘ Определение следующей пустой строки NextRow = _ Application.WorksheetFunction.CountA(Range(«A:A»)) + 1 ‘ Передача имени Cells(NextRow, 1) = TextName.Text ‘ Передача пола If OptionMale Then Cells(NextRow, 2) = «Мужчина» If OptionFemale Then Cells(NextRow, 2) = «Женщина» ‘ Очистка элементов управления для ввода следующей записи TextName.Text = «» TextName.SetFocus OptionMale = False OptionFemale = False End Sub |
Перейдите в Excel и щелкните на кнопке еще раз, чтобы отобразить пользовательское диалоговое окно. С его помощью можно добавлять новые имена в рабочий лист.
Процедура OKButton_Click работает следующим образом. Сначала она проверяет, активен ли лист Лист1, введено ли имя. После этого запускается функция Excel СЧЁТЗ (CountA) для определения следующей пустой ячейки в столбце А. Затем текст из текстового поля TextBox передается в определенную ячейку столбца А. С помощью операторов If определяется выделенный элемент управления OptionButton, что обеспечивает запись соответствующего текста в столбец В (пол). Далее элементы диалогового окна очищаются и окно перезапускается, чтобы обеспечить возможность введения следующей записи. Заметим, что щелчок на кнопке ОК не приведет к закрытию диалогового окна. Для завершения ввода данных (и выгрузки пользовательского диалогового окна) щелкните на кнопке Отмена.
Проверьте работоспособность комбинаций клавиш: Alt+М – активизирует мужской пол, Alt+Ж – женский. Рабочая книга с рассмотренным примером находится в файле get name and sex.xlsm.
События объекта User Form
Каждый элемент управления в форме UserForm (а также сам объект UserForm) разрабатывается для того, чтобы реагировать на определенные события. Эти события возникают в результате действий пользователя или генерируются программой Excel. Можно создать код, который будет выполняться при возникновении определенного события. Некоторые действия приводят к возникновению сразу нескольких событий. Например, щелчок на кнопке со стрелкой, направленной вверх, в элементе управления SpinButton приведет к возникновению события SpinUp и события Change. После того как пользовательское диалоговое окно будет отображено с помощью метода Show, Excel сгенерирует события Initialize и Activate объекта UserForm. В Excel также поддерживаются события, связанные с объектами Sheet (Лист), Chart (Диаграмма) и ThisWorkbook (ЭтаКнига).
Получение дополнительных сведений о событиях. Для того чтобы получить информацию о событиях, которые генерируются конкретным элементом управления, выполните следующее:
- Добавьте элемент управления в пользовательское диалоговое окно.
- Дважды щелкните на элементе управления, чтобы открыть модуль кода для объекта UserForm. VBE вставит пустую процедуру обработки события, принятого по умолчанию.
- Щелкните на раскрывающемся списке в правом верхнем углу окна модуля и просмотрите полный список событий, которые поддерживаются текущим элементом управления (на рис. 11 показан список событий для элемента управления CheckBox).
- Выберите событие из списка, и VBE создаст пустой обработчик события.
Рис. 11. Список событий для элемента управления CheckBox
Имя процедуры обработки событий включает имя объекта, который сгенерировал событие. Таким образом, если изменить имя элемента управления, придется внести соответствующие изменения и в имя процедуры обработки события. Имя процедуры не изменяется автоматически! Чтобы облегчить работу, присвойте описательные имена элементам управления до того, как приступите к созданию процедуры обработки соответствующих событий.
События объекта UserForm. Несколько событий непосредственно связано с отображением и выгрузкой объекта UserForm:
- Происходит перед загрузкой и отображением формы UserForm. Не происходит, если объект UserForm до этого был скрыт.
- Происходит в момент активизации объекта UserForm.
- Происходит в момент деактивизации объекта UserForm. Не происходит при сокрытии формы UserForm.
- Происходит перед выгрузкой объекта UserForm.
- Происходит после выгрузки объекта UserForm.
Важно правильно выбрать подходящее событие для процедуры обработки событий, а также проанализировать порядок выполнения событий. Использование метода Show приводит к возникновению событий Initialize и Activate (в указанном порядке). Применение команды Load приводит к вызову события Initialize. Команда Unload вызывает события QueryClose и Terminate (в указанном порядке). Метод Hide не приводит к вызову каких-либо событий.
В файле userform events.xlsm описанные события перехватываются и в момент возникновения события возникает окно сообщения. Если изучение событий объекта UserForm вызывает у вас затруднения, то, проанализировав код этого примера, вы получите ответы на многие вопросы.
События элемента управления SpinButton. Для того чтобы разобраться в концепции событий, мы подробно рассмотрим события, связанные с элементом управления SpinButton (рис. 12). Файл spinbutton events.xlsm демонстрирует применение событий, генерируемых объектами SpinButton и UserForm (первый содержится во втором). Рабочая книга включает несколько процедур обработки событий — по одной для каждого события элемента управления SpinButton и объекта UserForm. Каждая из этих процедур добавляет текст в столбце А с описанием события.
Рис. 12. События элемента управления SpinButton
Пользователь может управлять объектом SpinButton с помощью мыши или (если элемент управления активен) клавиш управления курсором. Когда пользователь щелкает мышью на верхней кнопке элемента управления SpinButton, происходят следующие события: Enter (генерируется только в том случае, если элемент управления неактивен); Change; SpinUp.
Пользователь может нажать клавишу <Таb> для того, чтобы сделать активным элемент управления SpinButton. Только после этого можно использовать клавиши управления курсором для изменения значения элемента управления. Если все именно так и происходит, то события генерируются в следующем порядке: Enter; KeyDown; Change; SpinUp (или SpinDown); KeyUp.
Элемент управления SpinButton может изменяться в коде VBA, что также провоцирует возникновение соответствующих событий. Например, оператор SpinButton1.Value = 0 устанавливает свойство Value элемента управления SpinButton1 равным 0, а это приводит к возникновению события Change. Такой результат достигается только в том случае, если исходное свойство Value не равно нулю.
Вы вправе предположить, что выполнить отмену генерирования событий можно, установив свойство EnableEvents объекта Application равным False. Но это свойство поддерживается только объектами, которые являются «истинными» в Excel: Workbook, Worksheet и Chart.
Совместное использование элементов управления SpinButton и TextBox. Элемент управления SpinButton имеет свойство Value, но не может отображать значение этого свойства. В большинстве случаев требуется, чтобы пользователь мог изменить значение элемента управления SpinButton непосредственно, а не многократно щелкая на элементе управления. Эффективным решением может стать объединение элемента управления SpinButton с элементом управления TextBox, что позволяет пользователю вводить значение элемента управления SpinButton непосредственно, используя для этого поле элемента управления TextBox. Кроме того, щелчок на элементе управления SpinButton позволит изменить значение, отображаемое в элементе управления TextBox.
На рис. 13 приведен пример (см. также файл spinbutton and textbox.xlsm). Свойство Min элемента управления SpinButton имеет значение 1, а свойство Мах— значение 100. Таким образом, щелчок на одной из стрелок элемента управления SpinButton приведет к изменению значения в пределах от 1 до 100. Код, реализующий «связывание» элементов управления SpinButton и TextBox сводится к созданию процедур обработки событий, которые будут синхронизировать свойство Value элемента управления SpinButton и свойство Text элемента управления TextBox.
Рис. 13. Комбинирование элементов управления SpinButton и TextBox
Представленная процедура выполняется каждый раз при возникновении события Change элемента управления SpinButton. Таким образом, процедура выполняется тогда, когда пользователь щелкает на элементе управления SpinButton или изменяет его значение, нажав одну из клавиш управления курсором.
|
Private Sub SpinButton1_Change() TextBox1.Text = SpinButton1.Value End Sub |
Если пользователь введет значение непосредственно в элемент управления TextBox, то будет сгенерировано событие Change, после чего должен выполняться следующий код:
|
Private Sub TextBox1_Change() Dim NewVal As Integer NewVal = Val(TextBox1.Text) If NewVal >= SpinButton1.Min And _ NewVal <= SpinButton1.Max Then _ SpinButton1.Value = NewVal End Sub |
Эта процедура начинается с вызова функции VBA Val, которая преобразует текст элемента управления TextBox в числовое значение (если элемент управления TextBox содержит строку, то функция Val возвращает значение 0). Следующий оператор определяет, попадает ли значение в указанный диапазон допустимых значений. Если это так, то свойство Value элемента управления SpinButton устанавливается равным значению, которое введено в поле элемента управления TextBox.
Пример организован таким образом, что щелчок на кнопке ОК (которая называется OKButton) передает значение элемента управления SpinButton в активную ячейку. Процедура обработки события Click элемента управления CommandButton выглядит следующим образом:
|
Private Sub OKButton_Click() ‘ Enter the value into the active cell If CStr(SpinButton1.Value) = TextBox1.Text Then ActiveCell = SpinButton1.Value Unload Me Else MsgBox «Некорректная запись.», vbCritical TextBox1.SetFocus TextBox1.SelStart = 0 TextBox1.SelLength = Len(TextBox1.Text) End If End Sub |
Данная процедура выполняет проверку: анализируются текст, введенный в поле элемента управления TextBox, и значения элемента управления SpinButton. Такая процедура обрабатывает ситуации неверного ввода данных. Например, если пользователь введет в поле элемента управления TextBox текст Зt, то значение элемента управления SpinButton не изменится, а результат, который помещается в активную ячейку, будет отличным от ожидаемого. Обратите внимание, что значение свойства Value элемента управления SpinButton преобразуется в строку с помощью функции CStr. Это позволяет предотвратить ошибку, которая возникает, когда числовое значение сравнивается с текстовым. Если значение элемента управления SpinButton не соответствует содержимому элемента управления TextBox, то на экране отображается специальное сообщение. Причем объект TextBox активен, а его содержимое — выделено (с помощью свойств SelStart и SelLength). Таким образом, пользователю проще исправить неправильные значения.
О свойстве Tag. Каждый объект UserForm и каждый элемент управления имеет свойство Tag. Оно не представляет конечные данные и по умолчанию не имеет значения. Свойство Tag можно использовать для хранения информации, которая будет применена в программе. Например, можно создать набор элементов управления TextBox в пользовательском диалоговом окне. От пользователя требуется ввести текст только в некоторые из них. В отдельные поля вводить текст необязательно. Можно применять свойство Tag для идентификации полей, которые нужно заполнять. В таком случае значение свойства Tag — это строка, например, Required. Поэтому при написании кода обработки введенных пользователем данных можно ссылаться на свойство Tag.
Приведенный ниже пример представляет собой функцию, которая проверяет все элементы управления TextBox объекта UserForm1 и возвращает количество пустых текстовых полей, которые требуют ввода информации.
|
Function EmptyCount() Dim ctl As Control EmptyCount= 0 For Each ctl In UserFormi.Controls If TypeName(ctl) = «TextBox» Then If ctl.Tag = «Required» Then If ctl.Text = «» Then EmptyCount = EmptyCount + 1 End If End If End If Next ctl End Function |
Ссылка на элементы управления пользовательского диалогового окна
При работе с элементами управления, находящимися в форме UserForm, код VBA обычно содержится в модуле кода объекта UserForm. Кроме того, на элементы управления диалогового окна можно ссылаться из модуля кода VBA общего назначения. Для выполнения этой задачи необходимо задать правильную ссылку на элемент управления, указав имя объекта UserForm. В качестве примера рассмотрим процедуру, которая введена в модуле кода VBA. Эта процедура отображает пользовательское диалоговое окно, которое называется UserForm1.
|
Sub GetData () UserForm1.Show End Sub |
Предположим, что в диалоговом окне UserForm1 содержится текстовое поле TextBox1 и вам необходимо указать значение текстового поля по умолчанию:
|
Sub GetData() UserForm1.TextBox1.Value = «Джон Доу» UserForm1.Show End Sub |
Еще одним способом установки значения по умолчанию является использование события Initialize объекта UserForm. Можно написать код процедуры UserForm_Initialize, который будет располагаться в модуле кода диалогового окна:
|
Private Sub UserForm_Initialize() TextBox1.Value = «Джон Доу» End Sub |
Обратите внимание, что при обращении к элементу управления из модуля кода диалогового окна необязательно вводить в ссылку имя объекта UserForm. Подобное определение ссылок на элементы управления имеет свое преимущество: всегда можно воспользоваться средством Auto List Member, которое позволяет выбирать имена элементов управления из раскрывающегося списка.
Вместо того чтобы использовать фактическое имя объекта UserForm, предпочтительнее применить имя Me. В противном случае, если имя объекта UserForm изменится, вам придется изменять все ссылки (с его участием) в коде.
Использование коллекций элементов управления. Элементы управления пользовательских диалоговых окон образуют отдельную коллекцию. Например, следующий оператор отображает количество элементов управления в форме UserForm1:
MsgBox UserForm1.Controls.Count
В VBA не поддерживаются коллекции для каждого типа элемента управления. Например, не существует коллекции элементов управления CommandButton. Но тип элемента управления можно определить с помощью функции TypeName. Следующая процедура использует структуру For Each для циклического просмотра элементов коллекции Controls. В результате отображается количество элементов управления CommandButton, которые входят в коллекцию элементов управления объекта UserForm1 (этот код вы найдете в файле all userform controls.xlsm).
|
Sub CountButtons() Dim cbCount As Integer Dim ctl As Control cbCount = 0 For Each ctl In UserForm1.Controls If TypeName(ctl) = «CommandButton» Then _ cbCount = cbCount + 1 Next ctl MsgBox cbCount End Sub |
Настройка панели инструментов Toolbox
Если объект UserForm активен в редакторе VBE, на панели Toolbox отображаются элементы управления, которые можно добавить в пользовательское диалоговое окно. Панель Toolbox изначально содержит одну вкладку. Щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите параметр New Page (Добавить страницу). Кроме того, можно изменить текст, который отображается на вкладке. Для этого выберите параметр Rename (Переименовать) из контекстного меню.
Рекомендуется предварительно настроить элементы управления и сохранить их для дальнейшего использования. Можно, например, в форме создать элемент управления CommandButton, который настроен на выполнение роли кнопки ОК. Можно изменять параметры кнопки: Width (Ширина), Height (Высота), Caption (Подпись), Default (По умолчанию) и Name (Имя). После этого перетащите модифицированный элемент управления CommandButton на панель инструментов Toolbox. Это приведет к созданию элемента управления. Щелкните на элементе управления правой кнопкой мыши, чтобы переименовать его или изменить значок.
Также можно создать раздел панели Toolbox, в котором будет содержаться несколько элементов управления. Например, вы вправе создать два элемента управления CommandButton, которые будут представлять кнопки ОК и Отмена. Настройте их так, как это необходимо. Затем выберите обе кнопки и переместите их на панель инструментов Toolbox. Впоследствии можно использовать новый элемент управления панели Toolbox для быстрого создания необходимых кнопок.
Этот метод также применим к элементам управления, которые используются в качестве контейнера. Например, создайте элемент управления Frame и добавьте в него четыре модифицированных элемента управления OptionButton (соответствующим образом расположив их на форме). После этого перетащите элемент управления Frame на панель инструментов Toolbox, чтобы создать модифицированный элемент управления Frame.
Можно разместить модифицированные элементы управления на отдельной вкладке панели Toolbox. Таким образом, появляется возможность экспортировать вкладку панели Toolbox для совместного применения другими пользователями Excel. Для экспорта вкладки панели Toolbox щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите пункт меню Export Page.
Среди прилагаемых к заметке файлов находится страничный файл под именем newcontrols.pag, который включает некоторые настроенные элементы управления. Можно импортировать этот файл в качестве новой вкладки окна Toolbox. Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке и выберите команду Import Page. В результате панель Toolbox будет как на рис. 14.
Рис. 14. В окне Toolbox появилась страница с новыми элементами управления
Добавление элементов управления ActiveX
В пользовательском диалоговом окне содержатся и другие элементы управления ActiveX, разработанные компанией Microsoft и независимыми производителями. Для того чтобы добавить дополнительные элементы управления ActiveX на панель инструментов Toolbox, щелкните правой кнопкой мыши на ней и выберите пункт Additional Controls (Дополнительные элементы управления). В результате будет отображено диалоговое окно, показанное на рис. 15.
Рис. 15. В диалоговом окне Additional Controls можно найти дополнительные элементы управления ActiveX
В диалоговом окне Additional Controls содержатся все элементы управления ActiveX, установленные в системе. Выберите элементы управления, которые необходимо добавить на панель инструментов. После этого щелкните на кнопке ОК для добавления значков каждого из выбранных элементов управления. Не все элементы управления ActiveX, установленные в системе, поддерживаются пользовательскими диалоговыми окнами. Более того, большая их часть не поддерживается, к тому же некоторые элементы управления требуют лицензии на использование в приложениях. Если лицензия отсутствует, на экране появится сообщение об ошибке.
Создание шаблонов диалоговых окон
Зачастую при создании пользовательского диалогового окна каждый раз на форму добавляются одни и те же элементы управления. Например, все пользовательские диалоговые окна имеют два элемента управления CommandButton, используемых в качестве кнопок ОК и Отмена. В предыдущем разделе рассматривались методы комбинирования элементов управления с целью получения одного элемента управления, обладающего функциями двух. Еще одной программной уловкой может служить шаблон диалогового окна, который при необходимости импортируется для последующего создания на его основе других проектов. Преимущество шаблонного подхода заключается в следующем: процедуры обработки событий сохраняются вместе с шаблоном.
Начните с создания пользовательского диалогового окна, содержащего все элементы управления и настройки, которые необходимо повторно использовать в других проектах. После этого убедитесь, что диалоговое окно выделено. Выберите команду File –> Export File (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+E>). После этого на экране появится запрос на ввод имени файла. Затем для создания проекта на основе шаблона выполните команду File –> lmport File, чтобы загрузить ранее сохраненное диалоговое окно.
Имитация диалоговых окон Excel. Внешний вид и поведение диалоговых окон Windows изменяются от программы к программе. При разработке приложений для Excel рекомендуется придерживаться стиля диалоговых окон Excel. Наилучшим методом изучения эффективных способов создания диалоговых окон является повторное создание одного из стандартных диалоговых окон Excel. Например, удостоверьтесь, что вы правильно определили комбинации клавиш и активизировали элементы управления. Для создания копии одного диалогового окна Excel следует протестировать его в различных условиях. Один только анализ диалоговых окон Excel поможет улучшить познания в вопросах структуры окон и методов создания элементов управления. Со временем вы убедитесь, что невозможно повторить отдельные диалоговые окна Excel даже с помощью VBA.
[1] По материалам книги Джон Уокенбах. Excel 2010. Профессиональное программирование на VBA. – М: Диалектика, 2013. – С. 405–438.
This post provides an in-depth guide to the VBA Userform starting from scratch.
The table of contents below shows the areas of the VBA UserForm that are covered and the section after this provides a quick guide so you can refer back to the UserForm code easily.
“The system should treat all user input as sacred.” – Jef Raskin
A Quick Guide to the VBA UserForm
The following table provides a quick guide to the most common features of the UserForm
| Function | Examples |
|---|---|
| Declare and create | Dim form As New userformCars |
| Declare and create | Dim form As userformCars Set form = New userformCars |
| Show as modal | form.Show OR form.Show vbModal |
| Show as non modal | form.Show vbModeless |
| Unload | Private Sub buttonCancel_Click() Unload Me End Sub |
| Hide | Private Sub buttonCancel_Click() Hide End Sub |
| Getset the title | form.Caption = «Car Details» |
The Webinar
If you are a member of the website, click on the image below to view the webinar for this post.
(Note: Website members have access to the full webinar archive.)
Introduction
The VBA UserForm is a very useful tool. It provides a practical way for your application to get information from the user.
If you are new to UserForms you may be overwhelmed by the amount of information about them. As with most topics in VBA, 90% of the time you will only need 10% of the functionality.
In these two blog posts(part 2 is here) I will show you how to quickly and easily add a UserForm to your application.
This first post covers creating the VBA Userform and using it as modal or modeless. I will also show you how to easily pass the users selection back to the calling procedure.
In the second part of this post I will cover the main controls such as the ListBox, the ComboBox(also called the Dropdown menu), the TextBox and the CheckBox. This post will contain a ton of examples showing how to use each of these controls.
Related Articles
VBA Message Box
VBA UserForm Controls
Download the Code
What is the VBA Userform?
The VBA UserForm is a dialog which allows your application to get input from the user. UserForms are used throughout all Windows applications. Excel itself has a large number of UserForms such as the Format Cells UserForm shown in the screenshot below.
Excel’s “Format cells” UserForm
UserForms contain different types of controls such as Buttons, ListBoxes, ComboBoxes(Dropdown lists), CheckBoxes and TextBoxes.
In the Format Cells screenshot above you can see examples of these controls:
- Font, Font style and Size contain a textbox with a ListBox below it
- Underline and Color use a Combobox
- Effects uses three CheckBoxes
- Ok and Cancel are command Buttons
There are other controls but these are the ones you will use most of the time.
The Built-in VBA Userforms
It is important to note that VBA has some useful built-in UserForms. These can be very useful and may save you having to create a custom one. Let’s start by having a look at the MsgBox.
VBA MsgBox
The VBA message box allows you to display a dialog to the user. You can choose from a collection of buttons such as Yes, No, Ok and Cancel.
You can easily find out which of these buttons the user clicked on and use the results in your code.
The following code shows two simple examples of using a message box
' https://excelmacromastery.com/ Sub BasicMessage() ' Basic message MsgBox "There is no data on this worksheet " ' Basic message with "Error" as title MsgBox "There is no data on this worksheet ", , "Error" End Sub
In the next example, we ask the user to click Yes or No and print a message displaying which button was clicked
' https://excelmacromastery.com/ Sub MessagesYesNoWithResponse() ' Display Yes/No buttons and get response If MsgBox("Do you wish to continue? ", vbYesNo) = vbYes Then Debug.Print "The user clicked Yes" Else Debug.Print "The user clicked No" End If End Sub
In the final example we ask the user to click Yes, No or Cancel
' https://excelmacromastery.com/ Sub MessagesYesNoCancel() ' Display Yes/No buttons and get response Dim vbResult As VbMsgBoxResult vbResult = MsgBox("Do you wish to continue? ", vbYesNoCancel) If vbResult = vbYes Then Debug.Print "The user clicked Yes" ElseIf vbResult = vbNo Then Debug.Print "The user clicked No" Else Debug.Print "The user clicked Cancel" End If End Sub
You can see all the MsgBox options here.
InputBox
If you want to get a single piece of text or value from the user you can use the InputBox. The following code asks the user for a name and writes it to the Immediate Window(Ctrl + G):
' Description: Gets a value from the InputBox ' The result is written to the Immediate Window(Ctrl + G) ' https://excelmacromastery.com/vba-userform/ Sub GetValue() Dim sValue As String sValue = Application.InputBox("Please enter your name", "Name Entry") ' Print to the Immediate Window Debug.Print sValue End Sub
You can add validation to the InputBox function using the Type parameter:
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub InputBoxTypes() With Application Debug.Print .InputBox("Formula", Type:=0) Debug.Print .InputBox("Number", Type:=1) Debug.Print .InputBox("Text", Type:=2) Debug.Print .InputBox("Boolean", Type:=4) Debug.Print .InputBox("Range", Type:=8) Debug.Print .InputBox("Error Value", Type:=16) Debug.Print .InputBox("Array", Type:=64) End With End Sub
You can download the workbook with all the code examples from the top of this post.
GetOpenFilename
We can use the Windows file dialog to allow the user to select a file or multiple files.
The first example allows the user to select a file
' Print the name of the selected file sfile = Application.GetOpenFilename("Excel Files (*.xlsx),*.xlsx") Debug.Print sfile
The following example allows the user to select multiple files
' https://excelmacromastery.com/ Sub GetMultipleFiles() Dim arr As Variant arr = Application.GetOpenFilename("Text Files(*.txt),*.txt" _ , MultiSelect:=True) ' Print all the selected filenames to the Immediate window Dim filename As Variant For Each filename In arr Debug.Print filename Next End Sub
Note: If you need more flexibility then you can use the File Dialog. This allows you to use the “Save as” file dialog, select folders and so on.
How to Create a VBA UserForm
If the built-in UserForms do not cover your needs then you will need to create your own custom Userform. To use a UserForm in our code we must first create one. We then add the necessary controls to this Userform.
We create a UserForm with the following steps
- Open the Visual Basic Editor(Alt + F11 from Excel)
- Go to the Project Window which is normally on the left(select View->Project Explorer if it’s not visible)
- Right-click on the workbook you wish to use
- Select Insert and then UserForm(see screenshot below)
Creating a Userform
A newly created UserForm will appear. Anytime you want to access this Userform you can double click on the UserForm name in the Project window.
The Toolbox dialog should also be visible. If it’s not visible select View->Toolbox from the menu. We use the toolbox too add controls to our UserForm.
The UserForm Toolbox
Designing the VBA UserForm
To view the design of the UserForm, double click on it in the Project window. There are three important windows we use when creating our UserForms.
- The UserForm
- The properties window – this is where we can change the setting of the Userform and its controls
- The toolbox – we use this to add new controls to our UserForm
UserForm Windows
A Very Simple VBA UserForm Example
Let’s have a look at a very simple UserForm example.
You can download this and all the code examples from the top of this post.
- Create a new UserForm
- Rename it to userformTest in the (Name) property in the properties window
- Create a new module(Right-click on properties window and select Insert->Module)
- Copy the DislayUserForm sub below to the module
- Run the sub using Run->Run UserForm Sub from the menu
- The UserForm will be displayed – you have created your first UserForm application!
- Click on the X in the top right of the UserForm to close
' https://excelmacromastery.com/ Sub DisplayUserForm() Dim form As New UserFormTest form.Show End Sub
Setting the Properties of the UserForm
We can change the attributes of the UserForm using the properties window. Select View->Properties Window if the window is not visible.
When we click on the UserForm or a control on a UserForm then the Properties window displays the attributes of that item.
VBA Properties Window
Generally speaking, you only use a few of these properties. The important ones for the UserForm are Name and Caption.
To change the name of the UserForm do the following
- Click on the UserForm in the Project window or click on the UserForm itself
- Click in the name field of the properties window
- Type in the new name
The Controls of the VBA UserForm
We add controls to the UserForms to allow the user to make selections, enter text or click a button. To add a control use the steps below
- Go to the toolbox dialog – if not visible select View->Toolbox
- Click on the control you want to add – the button for this control will appear flat
- Put the cursor over the UserForm
- Hold down the left mouse button and drag until the size you want
The following table shows a list of the common controls
| Control | Description |
|---|---|
| CheckBox | Turn item on/off |
| ComboBox | Allows selection from a list of items |
| CommandButton | Click to perform action |
| Label | Displays text |
| ListBox | Allows selection from a list of items |
| Textbox | Allows text entry |
Adding Code to the VBA UserForm
To view the code of the UserForm
- Right-click on the UserForm in the properties windows(or the UserForm itself) and select “View Code”
- You will see a sub called UserForm_Click. You can delete this when you create your first sub
Note: If you double click on a control it will bring you to the click event of that control. This can be a quicker way to get to the UserForm code.
Adding Events to the VBA UserForm
When we use a UserForm we are dealing with events. What this means is that we want to perform actions when events occur. An event occurs when the users clicks a button, changes text, selects an item in a ComboBox, etc. We add a Sub for a particular event and place our code in it. When the event occurs our code will run.
One common event is the Initialize event which occurs when the UserForm is created at run time. We normally use this event to fill our controls with any necessary data. We will look at this event in the section below.
To add an event we use the ComboBoxes over the code window(see screenshot above). The left one is used to select the control and the right one is used to select the event. When we select the event it will automatically add this sub to our UserForm module.
Note: Clicking on any control on the UserForm will create the click event for that control.
The Initialize Event of the VBA UserForm
The first thing we want to do with a UserForm is to fill the controls with values. For example, if we have a list of countries for the user to select from we could use this.
To do this we use the Initialize event. This is a sub that runs when the UserForm is created(see next section for more info).
To create the Initialize event we do the following
- Right-click on the UserForm and select View Code from the menu.
- In the Dropdown list on the left above the main Window, select UserForm.
- This will create the UserForm_Click event. You can ignore this.
- In the Dropdown list on the right above the main Window, select Initialize.
- Optional: Delete the UserForm_Click sub created in step 2.
Adding the Initialize Event
We can also create the Initialize event by copying or typing the following code
Private Sub UserForm_Initialize() End Sub
Once we have the Initialize event created we can use it to add the starting values to our controls. We will see more about this in the second part of this post.
Initialize versus Activate
The UserForm also has an Activate event. It is important to understand the difference between this and the Initialize event.
The Initialize event occurs when the actual object is created. This means as soon as you use on of the properties or functions of the UserForm. The code example below demonstrates this
Dim frm As New UserForm1 ' Initialize will run as UserForm is created ' the first time we use it frm.BackColor = rgbBlue frm.Show
We normally reference the UserForm first by calling Show which makes it seem that displaying the UserForm is triggering the Initialize event. This is why there is often confusion over this event.
In the example below calling Show is the first time we use the UserForm. Therefore it is created at this time and the Initialize event is triggered.
Dim frm As New UserForm1 ' Initialize will run here as the Show is the ' first time we use the UserForm frm.Show
The Activate event occurs when the UserForm is displayed. This can happen using Show. It also occurs any time the UserForm is displayed. For example, if we switch to a different window and then switch back to the UserForm then the Activate event will be triggered.
We create the Activate event the same way we create the Initialize event or we can just copy or type the following code
Private Sub UserForm_Activate() End Sub
- Initialize occurs when the Userform is created. Activate occurs when the UserForm is displayed.
- For each UserForm you use – Initialize occurs only once, Activate occurs one or more times.
Calling the VBA UserForm
We can use the VBA UserForm in two ways
- Modal
- Modeless
Let’s look at each of these in turn.
Modal Userform
Modal means the user cannot interact with the parent application while this is visible. The excel Format cells dialog we looked at earlier is a modal UserForm. So are the Excel Colors and Name Manager dialogs.
We use modal when we don’t want the user to interact with any other part of the application until they are finished with the UserForm.
Modeless Userform
Modeless means the user can interact with other parts of the application while they are visible. An example of modeless forms in Excel is the Find dialog(Ctrl + F).
You may notice that any Excel dialog that allows the user to select a range has a limited type of Modeless – the user can select a range of cells but cannot do much else.
Modal versus Modeless
The actual code to make a UserForm modal or modeless is very simple. We determine which type we are using when we show the UserForm as the code below demonstrates
Dim frm As New UserFormFruit ' Show as modal - code waits here until UserForm is closed frm.Show vbModal ' Show as modeless - code does not wait frm.Show vbModeless ' default is modal frm.Show
As the comments above indicate, the code behaves differently for Modal and Modeless. For the former, it waits for the UserForm to close and for the latter, it continues on.
Even though we can display any UserForm as modal or modeless we normally use it in one way only. This is because how we use them is different
Typical use of a Modal form
With a Modal UserForm we normally have an Ok and a Cancel button.
The Ok button normally closes the UserForm and performs the main action. This could be saving the user inputs or passing them back to the procedure.
The Cancel button normally closes the UserForm and cancels any action that may have taken place. Any changes the user made on the UserForm are ignored.
Typical use of a Modeless form
With a Modeless UserForm we normally have a close button and an action button e.g. the Find button on the Excel Find Dialog.
When the action button is clicked an action takes place but the dialog remains open.
The Close button is used to close the dialog. It normally doesn’t do anything else.
A VBA UserForm Modal Example
We are going to create a Modal UserForm example. It is very simple so you can see clearly how to use a UserForm.
You can download this and all the code examples from the top of this post.
The following UserForm allows the user to enter the name of a fruit:
We use the following code to show this UserForm and to retrieve the contents of the fruit textbox:
' PROCEDURE CODE ' https://excelmacromastery.com/ Sub UseModal() ' Create and show form Dim frm As New UserFormFruit ' Display Userform - The code in this procedure ' will wait here until the form is closed frm.Show ' Display the returned value MsgBox "The user has selected " & frm.Fruit ' Close the form Unload frm Set frm = Nothing End Sub ' USERFORM CODE ' Returns the textbox value to the calling procedure Public Property Get Fruit() As String Fruit = textboxFruit.Value End Property ' Hide the UserForm when the user click Ok Private Sub buttonOk_Click() Hide End Sub
What you will notice is that we hide the UserForm when the user clicks Ok. We don’t set it to Nothing or unload it until after we are finished retrieving the user input. If we Unload the UserForm when the user clicks Ok then it no longers exists so we cannot access the values we want.
Using UserForm_QueryClose to Cancel the UserForm
We always want to give the user the option to cancel the UserForm. Once it is canceled we want to ignore any selections the user made.
Each form comes with an X in the top right-hand corner which allows the user to cancel it:
The X button on the UserForm
This button cancels the UserForm automatically – no code is necessary. When the user clicks X the UserForm is unloaded from memory. That is, it no longer exists so we will get an error if we try to access it. The code below will give an error if the user clicks on the X
' https://excelmacromastery.com/ Sub DisplayFruit() Dim frm As New UserFormFruit frm.Show ' ERROR HERE - If user clicks the X button Debug.Print frm.Fruit End Sub
To avoid this error we want to prevent the UserForm from being Unloaded when the X button is clicked. To do this we use the QueryClose event.
We create a variable first at the top of the UserForm code module. We also add a property so that we can read the variable when we need to retrieve the value:
Private m_Cancelled As Boolean Public Property Get Cancelled() As Variant Cancelled = m_Cancelled End Property
Then we add the UserForm_QueryClose event to the UserForm module:
' https://excelmacromastery.com/ Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer _ , CloseMode As Integer) ' Prevent the form being unloaded If CloseMode = vbFormControlMenu Then Cancel = True ' Hide the Userform and set cancelled to true Hide m_Cancelled = True End Sub
In the first line, we prevent the UserForm from being unloaded. With the next lines, we hide the UserForm and set the m_Cancelled variable to true. We will use this variable later to check if the UserForm was canceled:
We can then update our calling procedure to check if the UserForm was canceled
' PROCEDURE CODE ' https://excelmacromastery.com/ Sub DisplayFruit() Dim frm As New UserFormFruit frm.Show If frm.Cancelled = False Then MsgBox "You entered: " & frm.Fruit Else MsgBox "The UserForm was cancelled." End If End Sub
If we want to add a Cancel button it is simple to do. All we need to do is Hide the form and set the variable m_Cancelled to true. This is the same as we did in the QueryClose Event above:
' https://excelmacromastery.com/vba-userform/ Private Sub buttonCancel_Click() ' Hide the Userform and set cancelled to true Hide m_Cancelled = True End Sub
Using the Escape key to cancel
If you want to allow the user to cancel using the Esc it is simple(but not obvious) to do. You set the Cancel property of your ‘Cancel’ button to True. When Esc is pressed the click event of your Cancel button will be used.
Putting All the Modal Code Together
The final code for a Modal form looks like this:
' USERFORM CODE ' https://excelmacromastery.com/ Private m_Cancelled As Boolean ' Returns the cancelled value to the calling procedure Public Property Get Cancelled() As Boolean Cancelled = m_Cancelled End Property ' Returns the textbox value to the calling procedure Public Property Get Fruit() As String Fruit = textboxFruit.Value End Property Private Sub buttonCancel_Click() ' Hide the Userform and set cancelled to true Hide m_Cancelled = True End Sub ' Hide the UserForm when the user click Ok Private Sub buttonOk_Click() Hide End Sub ' Handle user clicking on the X button Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer _ , CloseMode As Integer) ' Prevent the form being unloaded If CloseMode = vbFormControlMenu Then Cancel = True ' Hide the Userform and set cancelled to true Hide m_Cancelled = True End Sub ' PROCEDURE CODE ' https://excelmacromastery.com/ Sub DisplayFruit() ' Create the UserForm Dim frm As New UserFormFruit ' Display the UserForm frm.Show ' Check if the user cancelled the UserForm If frm.Cancelled = True Then MsgBox "The UserForm was cancelled." Else MsgBox "You entered: " & frm.Fruit End If ' Clean up Unload frm Set frm = Nothing End Sub
&nbps;
You can use this code as a framework for any Modal UserForm that you create.
VBA Minimize UserForm Error
We are now going to use a simple example to show how to use a Modeless VBA UserForm. In this example, we will add a customer name to a worksheet each time the user clicks on the Add Customer button.
You can download this and all the code examples from the top of this post.
The code below displays the UserForm in Modeless mode. The problem with this code is that if you minimize Excel the UserForm may not be visible when you restore it:
' PROCEDURE CODE ' https://excelmacromastery.com/ Sub UseModeless() Dim frm As New UserFormCustomer ' Unlike the modal state the code will NOT ' wait here until the form is closed frm.Show vbModeless End Sub
The code below solves the problem above. When you display a Userform using this code it will remain visible when you minimize and restore Excel:
' https://excelmacromastery.com/ Sub UseModelessCorrect() Dim frm As Object Set frm = VBA.UserForms.Add("UserFormCustomer") frm.Show vbModeless End Sub
An important thing to keep in mind here is that after the frm.Show line, the code will continue on. This is different to Modal where the code waits at this line for the UserForm to be closed or hidden.
When the Add button is clicked the action occurs immediately. We add the customer name to a new row in our worksheet. We can add as many names as we like. The UserForm will remain visible until we click on the Close button.
The following is the UserForm code for the customer example:
' USERFORM CODE ' https://excelmacromastery.com/ Private Sub buttonAdd_Click() InsertRow End Sub Private Sub buttonClose_Click() Unload Me End Sub Private Sub InsertRow() With Sheet1 ' Get the current row Dim curRow As Long If .Range("A1") = "" Then curRow = 1 Else curRow = .Range("A" & .Rows.Count).End(xlUp).Row + 1 End If ' Add item .Cells(curRow, 1) = textboxFirstname.Value .Cells(curRow, 2) = textboxSurname.Value End With End Sub
Part 2 of this post
You can find the second part of this post here.
What’s Next?
Free VBA Tutorial If you are new to VBA or you want to sharpen your existing VBA skills then why not try out the The Ultimate VBA Tutorial.
Related Training: Get full access to the Excel VBA training webinars and all the tutorials.
(NOTE: Planning to build or manage a VBA Application? Learn how to build 10 Excel VBA applications from scratch.)
In this Article
- VBA UserForms
- Built in VBA UserForms
- Message Box
- Input Box
- Get Open Filename
- Excel Default Dialogs
- Inserting a New User Form
- Using the Toolbox
- Adding an Exit Button to Your Form
- Adding a Label Control to a Form
- Adding a Text Control to the Form
- Initialize and Activate Events on a Form
- Saving Your Application and Forms
- Modal and Non-Modal Forms
- Closing a Form
- Enabling and Disabling Controls
This tutorial will discuss VBA UserForms.
VBA UserForms
The Userform is a very important part of programming in VBA. It allows you to build a professional looking user interface to communicate with the users of your VBA application. It also allows you to totally control the user in what they are doing to your workbook.
You can, of course, use worksheet cells to accept parameters from the user, but the userform produces a far better user experience.
By expanding the height and width of your userform to the size of the Excel window, you can make your application look like a normal Windows application, with the user being totally unaware that they are using Excel as the host.
All the normal Windows controls, such as drop downs, list boxes, tick boxes are available to you. You also have a huge range of methods, events and properties to use to enhance the user experience.
An important point is that when you display a userform that is built in or is modal, you cannot edit your code in the VBE nor access any Excel functionality. Only when the form is closed will the cursor appear in your code.
Built in VBA UserForms
Excel VBA as several built-in forms that can be used to communicate with the user.
Message Box
This is the most commonly used form in VBA. It simply displays a text message, possibly informing a user that they have entered invalid input or that a VBA process has finished running. In their simplest form, they display a text string, but you can also add an icon such as a question or exclamation mark, and give the message box a different title.
This is a basic example. There is only one button to click, and the title bar says ‘Microsoft Excel’
The code to produce this is very straightforward:
Sub TestMsgBox()
MsgBox "This process has completed"
End Sub
You can use different parameters to add buttons, icons, and change the title bar
Sub TestMsgBox()
Dim Ret As Variant
Ret = MsgBox("Are you sure?", vbYesNo Or vbQuestion, "My Application")
If Ret = vbYes Then
'Your process here
Else
Exit Sub
End If
End Sub
This code adds in a ‘Yes’ and ‘No’ button and a question mark icon, and sets the title bar. Note that you can combine the styles of the message box by using the ‘Or’ operator
Also, when you are returning a value from a message box, the return variable must be defined as a variant or vbMsgBoxResult, and the message box statement must use brackets,
Input Box
There is a very simple input box built into VBA, although it is quite restrictive in what you can do with it. If you can, it is better to design a custom userform
Sub TestInputBox()
Dim Ret As String
Ret = InputBox("Please enter your name", "Enter Name")
MsgBox Ret
End Sub
You can also add a default value for the input into the parameters.
Get Open Filename
This allows you to utilize the Windows file dialog within your VBA code. It looks very impressive to the user when it is running, but it is very simple to incorporate and you automatically get all the file dialog functionality with it.
The code restricts the user to only see Excel files. Unfortunately, they could type in a non-Excel filename into the File name box, and click the open button, so you would need some code to ensure that an Excel file has been selected.
Use the ‘ChDir’ command to change the default directory to your own requirements before displaying the file dialog
Note the use of wildcards in the FileFilter parameter. The Excel files to display could be pre 2007, have macros, or be binary so the filter is ‘.xls*’.
Sub TestFileDialog()
Dim MyFile As String
ChDir "C:temp"
MyFile = Application.GetOpenFilename("Excel Files (*.xls*),*.xls*", , "Select a file")
MsgBox MyFile
End Sub
If required, you can allow the user to select several files at once by using the MultiSelect parameter. The default is False (single select only)
Sub TestFileDialog()
Dim MyFile As Variant
ChDir "C:temp"
MyFile = Application.GetOpenFilename("Excel Files (*.xls*),*.xls*", , "Select a file", , True)
For Each f In MyFile
MsgBox f
Next f
End Sub
The user holds down the Shift key in the file dialog to select multiple files.
The For Each loop displays the full path and name of each file selected
Excel Default Dialogs
Within Excel VBA, there is a Dialogs collection which you can use to display any standard Excel dialog. The downside is that you cannot access the parameters that the user has chosen or change the appearance of the dialog, but these dialogs can be useful in directing the user to a standard Excel function, and allowing them to choose specific parameters within the dialog.
A good example of this is to display the ‘Print’ dialog from VBA:
Sub TestPrintDialog()
Application.Dialogs(xlDialogPrint).Show
End Sub
When you open the brackets in the Dialogs collection, you will see a list of a huge number of constants for built-in dialogs. It is worth experimenting with some of these options within your code
VBA Coding Made Easy
Stop searching for VBA code online. Learn more about AutoMacro — A VBA Code Builder that allows beginners to code procedures from scratch with minimal coding knowledge and with many time-saving features for all users!
Learn More
Inserting a New User Form
You can design your own custom user forms by inserting a userform into the Visual Basic Editor (VBE)
You do this by selecting Insert | UserForm on the VBE menu bar.
Click on ‘UserForm’ and a new blank form will appear ready for you to develop on
The actual form itself (shown as ‘UserForm1’) looks quite small, but you can use the handles around it to enlarge or make it even smaller by dragging the handles with your cursor.
There is a properties window in the bottom left-hand corner of the screen. As the focus is directly on the form itself, this contains all the properties for the form specific to that form.
Note that when you start adding controls such as combo boxes and command buttons, these controls all have their own set of properties, and they can be very different in what you can do with each of them.
The properties that you see currently only apply only to the form itself.
The ‘Name’ property is the name used to define your form object within the VBA code. You may want to use something more meaningful for the object name, so that when you are reviewing your code, it is obvious which form is being used.
The ‘Name’ property will also reflect through to the ‘Project Explorer’ window in the top left-hand corner of the screen
You will want to alter the title bar of your form to something different from ‘UserForm1’, and you can do this by typing in your new text at the ‘Caption’ property
You can make a huge number of changes to how your form is seen by the user. You can alter colours, add images e.g. a corporate logo, change the position using ‘Left’ and ‘Top’, change the size using ‘Height’ and ‘Width’, change the mouse pointer, and many more
All of these properties can also be changed programmatically for any control that you have added to your form. For example, a user may select from a list box control, and you may want to disable or hide other controls based on the user’s choice
Using the Toolbox
You will notice that when you click on the form itself, a toolbox pop-up appears. If you click anywhere else e.g. the properties pane, it will disappear, but re-appear when your click on the form.
The toolbox provides the real mechanics of the form design. This enables you to add the normal Windows controls that users are familiar with to your form.
You will have notice that on the form, there is a network of dots. This is a ‘snapgrid’ so that when you add a control to the form, it will automatically align the position to the rows and columns of dots. This helps enormously with aligning your controls so that your do not get a ragged appearance of the controls
Should you click on a control, and then decide not to use it, clicking on the ‘Arrow’ icon in the top-left corner of the toolbox will change your cursor back to normal.
You can add additional controls to the toolbox by using Tools | Additional Controls on the VBE menu. There are a considerable number of these available, but depending on you Windows and Excel versions, they do not always work so some experimentation is often required.
Also, your users may not have access to some of these additional controls or be running older versions of Windows and Excel, which may cause problems. In large organizations, especially if they are global, there is no such thing as a standard build PC that you can rely on!
Adding an Exit Button to Your Form
A Command button is simple to add to the form. This looks the same way as buttons that you see in other Windows forms, usually as an ‘OK’ or ‘Cancel’ button.
Click on the Command Button icon in the toolbox. This is the second icon from the left on the bottom row of icons. See the image above. It has the letters ‘ab’ on it.
You can either hold your mouse button down and drag the control onto your form, or you can move the cursor to the form, where it will change to a ‘cross’ cursor and you can position and size your button
If you drag the control to the form, you will get the default sizing of the button. Moving the cursor to the form allows you to change the size of the button by dragging the ‘cross’ cursor across your form
Your form will now look like this:
The button will have default text as the caption, but you will want to change it to your own requirements. You can click on the text within the button (‘CommandButton1’) and this will allow you to edit the caption directly.
You can also change it in the properties window (bottom left-hand corner of screen). You will see a property called ‘Caption’ and you can edit the value for this. Change this to ‘Exit’
As with the form properties, the ‘Name’ property defines the name that will be used in your VBA code. You may want to use a name that is more meaningful and obvious within your code. You can enter this against the ‘Name’ property.
You can re-position the button by dragging it about on the form, and you can resize it by clicking on the button handles (white square boxes) and dragging the handles to make it larger or smaller
You can also re-size the button by changing the Height and Width values in the properties window
You can view your form in Excel by clicking on the green triangle in the VBE toolbar, or pressing F5
You can call your form from VBA code within a module by using the ‘Show’ method
Sub ShowForm()
UserForm1.Show
End Sub
Your user form is effectively a global object and can be called from anywhere within your code
Currently, your command button does nothing because there is no VBA code behind it. You have to write this yourself! All that can happen at the moment is that you can click on the ‘Close’ X in the top right-hand corner of your form.
To add VBA code, double click on the button on the form
This will take you to the normal VBA code window, and will show the default event of click.
You use the ‘Hide’ method to close the form, and you can also add in any other code, such as a message box to confirm to the user what has happened.
Note that the code window has two drop downs at the top. The first one allows you to select your form controls, and the second shows all the events that are available for you to add code. The obvious one for a button is the ‘Click’ event, but there are others such as ‘Double Click’ or ‘Mouse Move’
When you run your form now, the button actually does something. The form vanishes and a message box is displayed confirming that the form is closed
You can, of course, enlarge the exit code. You may wish to display another form, or take action on parameters that the user has entered on your form
VBA Programming | Code Generator does work for you!
Adding a Label Control to a Form
Label controls are for prompting the user as to what sort of data they need to input to a control on the form e.g. text box, drop down, etc. A label has no borders by default, but these can be added through the properties window if required.
As a control, they are read only to the user and are simply a way of putting text on the form, whether it is a bold heading, or an instruction of what to enter or choose.
To add a label, click on the ‘A’ icon in the toolbox (top row, second from left) and either double click on it or move your cursor to the form and select position and size.
Using the ‘Caption’ property in the properties window, or clicking on the label control, you can enter the text for the label control.
Note that the text will wrap according to the size of the label control, and if the string of text is too long, it will not appear completely on the form, so you need to be careful of the sizing of the label control.
Using the properties window, you can change the appearance of the label control, with different colours, fonts, back style e.g. if it overlays an image and you want it to be transparent
No code needs to be created for a label control. The main purpose is to add text to the form so that the user can see how all the other controls work
Adding a Text Control to the Form
A text control is used to allow the user to input text e.g entering a name or comments
The text control is added from the toolbox by clicking on the text control icon (top row, third from left) and double clicking or dragging the control into position on your form.
The text control is often confused with the label control, but the text control is the one for user input
The ‘Enter your name’ text is a label control, as previously described, and we now have a white text box ready for the user to type something into
Using the properties window, you can change the colours, fonts, special effects, or use password characters for your text box. Enormous flexibility is available
One very important property for a text box is the ‘MultiLine’ property. If you want the user to enter a large amount of text into the text control e.g. comments, then the ‘MultiLine’ property must be set to True.
It is a default of False which means that however big you make your text box, the text entered will stay on one continuous line and will scroll out of the text box. It will not wrap around within the box.
There is no pop-up when you right click on your text box when it is running, but CTRL+V will work for Paste, and CTRL+C will work for Cut, should the user want to cut and paste text to and from other applications
Again, you have to write your own code to deal with text that the user has typed in. You may wish to transfer it to a cell in a worksheet
You can add this code into the ‘Change’ event for the text box
Private Sub TextBox1_Change()
Sheets("Sheet1").Range("A1").Value = TextBox1.Value
End Sub
You may also want to put some validation code in to check that the user is not entering rubbish which will have disastrous effects on your application
The change event is no good for this because it is called every time the user types in a new character. The user could start typing a string of text and instantly find that they have broken your validation rules before they have completed a valid text.
You use the ‘Exit’ event. This is triggered when the user moves the focus to another control on the form, which means that the user is no longer entering data.
Private Sub TextBox1_Exit(ByVal Cancel As MSForms.ReturnBoolean)
If IsNull(TextBox1.Value) Or Len(TextBox1.Value) < 4 Then
MsgBox "Name is invalid", vbCritical
TextBox1.SetFocus
End If
End Sub
When the user clicks on another control on the form, this code tests for either a null value in the text box, or less than 4 characters. If the test is true, then a message box with a critical icon appears to inform the user that the name is invalid, and the focus is moved back to the offending text box for the user to correct.
Note that even if the user clicks on the Exit button, the text box exit event will be performed first, so this prevents the user exiting without correcting the input
Initialize and Activate Events on a Form
When VBA first creates and builds a form it triggers an ‘Initialize’ event. However, because the form is also displayed at this point, it also triggers an ‘Activate’ event. From then onwards, every time the form appears using the ‘Show’ method or it appears as part of a hierarchy of forms, then the ‘Activate’ event is triggered, but not the ‘Initialize’ event
The ‘Initialize’ event only happens once, but the ‘Activate’ event can happen many times
On your form you may want to set up default values from the worksheet in the input controls e.g. text boxes, so that these appear on the first use of the form, but the user can overwrite the defaults and these new values will remain in place so long as the code is running
Private Sub UserForm_Initialize()
TextBox1.Value = Sheets("Sheet1").Range("A1").Value
If TextBox1.Value=”” Then
TextBox1.Visible=False
Else
TextBox1.Visible=True
End If
End Sub
You can find the ‘Initialize’ event in the second drop down in the code window, and the userform name in the first drop down.
This code will use the value at cell A1 on ‘Sheet1’ as the default value in the text box created earlier in this article. When the form appears for the first time, the default value will appear. The user can then overwrite the default value and this will be retained. If CellA1 is blank the text box will be hidden otherwise is will be visible
The default value could also be hard coded:
TextBox1.Value = “John Smith”You may also want to make sure that the values that the user has entered re-appear whenever the user fires up that form within that particular Excel session. VBA code can easily write the values back to cells within the workbook using the ‘Exit’ event on a control, and re-instate them using the ‘Activate’ event on the form
Private Sub TextBox1_Exit(ByVal Cancel as MSForms.ReturnBoolean)
Sheets("Sheet1").Range("A10").Value = TextBox1.Value
End Sub
Private Sub UserForm_Activate()
TextBox1.Value = Sheets("Sheet1").Range("A10").Value
End Sub
This code will make the user’s values persistent and also ensure that they are saved off with the rest of the workbook
Saving Your Application and Forms
When you save your Excel workbook containing your forms, all the forms and their VBA code get saved as well. However, any values that the forms hold whilst they are displayed will be lost.
It is important to write code so that when the user exits the workbook, or the form, the values are written back to cells within the workbook and so are preserved.
Modal and Non-Modal Forms
The form itself has a property ‘Show Modal’. This is set by default to True, but it can be changed to False (non-modal)
If a form is modal, it means that none of the Excel functionality can be accessed while the form is being displayed. This includes your code in the VBE window. You can view the code, but the cursor and keyboard are disabled.
In a non-modal form, you can access all the Excel functionality, including the VBE window, whilst the form is being displayed.
This is important from the point of view of controlling user behaviour
AutoMacro | Ultimate VBA Add-in | Click for Free Trial!
Closing a Form
However well you write your code to force the user down a certain route, they can easily circumvent it by clicking on the ‘Close’ X in the top right-hand corner of the form
You can prevent this happening by modifying the ‘QueryClose’ event of the form
Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer)
Cancel = True
MsgBox "This action is disabled"
End Sub
The ‘QueryClose’ event is triggered when the user clicks the ‘Close’ X of the form. This code cancels the action, so the user is forced to use your ‘Exit’ button and the code that you have behind it.
Enabling and Disabling Controls
All controls on your form have a property called ‘Enabled’ which is set to True or False. If it is False, then the control is greyed out. It can be seen but cannot be used.
There is also a property called ‘Visible’ which again is set to True or False.
You can write code to either make a certain control unusable, or to make it totally invisible to the user. Using an ‘If’ statement, you can choose the circumstances when you need to do this
For example, you could disable the ‘Exit’ button initially, until the user has entered a value into the TextBox1 (name)
Private Sub UserForm_Initialize()
CommandButton1.Enabled = False
End Sub
Private Sub TextBox1_Change()
If Len(TextBox1.Value) > 0 Then
CommandButton1.Enabled = True
Else
CommandButton1.Enabled = False
End If
End Sub
This code uses the form ‘Initialize’ event to disable the exit button (Command Button 1) when the form first appears and then uses the ‘Change’ event on TextBox1 (name) to enable the Exit button if something has been typed in or disable it if the box is blank.
The ‘Change’ event is triggered every time a new character is typed in or deleted from the text box. If the user tries to enter text to make the button enabled, and then deletes all the text, the button will instantly be disabled
A UserFrom refers to a form or a dialog box on the screen that enables a user to input data into Excel’s user interface. it can be created using the Visual Basic Editor and is used to control data entry and avoid errors.
1. Creating a UserForm:
To create a userform head on to the Developer tab-> Visual Basic->Insert->UserForm.
You can also go to the Project window on the left side and right-click the workbook you want to use and select Insert->UserForm. This opens up a blank userform (UserForm1) and a toolbox(if the toolbox doesn’t pop up head on to View>toolbox).
2. Naming the UserForm:
By default, excel opens up an userform with the name UserForm1 in order to change that name:
- Head to the Properties window(view>Properties window), This opens a pane on the left.
- Click on the ‘Name’ section and type a name of your choice. (don’t add spaces)
- The name won’t be reflected on the userform when you do so because that’s a different property of the form.
- Head to the ‘Caption’ property and type in a name, and it will be reflected on your UserForm.
Now let’s play with some controls and learn how to add them to our UserForm.
3. Adding a Textbox to the UserForm:
A Textbox is used to enable users to input information into the form.
- To add a TextBox head onto the ToolBox. Click on( View->Toolbox) if it isn’t visible by default.
- Select the TextBox button
- Click on the userform to place it or drag it to a position of your choice.
- You can resize the Textbox to the dimensions of your liking
To rename the Textbox With the new textbox selected, double-click on the ‘Name’ property in the Properties window and rename it(its been renamed to ‘TextBox’ here).
4. Adding a Label to the UserForm:
A Label can be used to describe what type of data is being entered into the textboxes, a message, or instructions.
- To add a Label head onto the ToolBox.
- Select the ‘Label ‘button
- Click on the userform to place it or drag it to a position of your choice.
- You can resize it to the dimensions of your liking or leave it in standard size.
To rename the Label With the new Label selected, double-click on the ‘Name‘ property in the Properties window and rename it. Also, change the ‘Caption’ property accordingly. its been renamed to ‘LblSelectSheet’ and captioned to ‘Please select a worksheet’.
5. Adding Buttons to the Userform:
To make the form interactive you can place buttons to perform certain actions.
- To add a Button head onto the ToolBox.
- Select the ‘CommandButton’ button
- Click on the userform to place it or drag it to a position of your choice.
- You can resize it to the dimensions of your liking or reposition the buttons by dragging them to a new location on the form.
To rename the button With the new button selected, double-click on the ‘Name’ property in the Properties window and rename it. Then change the ‘Caption’ property to name the button relevantly close to the action it will be performing. For example the AddSheet and CloseFom button in the image below. In the below images 2 buttons have been added and renamed to ‘CmdAddSheet’ and ‘CmdCloseFrm’ and captioned to ‘Add Sheet’ and ‘Close Form’.
6. Adding code to the buttons:
To ensure the buttons are performing the actions we need to code inside VBA and to add code for specific controls double-click on the controls in the form, and it directs you to the specific code segment. After adding the necessary code for each of the controls click on the run button to display the userform.
- Select the button for example Add sheet button in this example
- On the Menu bar, choose View >Code.
- This creates a procedure, where you can add your code.
- Enter the following code to add another sheet to your workbook and name it according to your choice.
Private Sub CmdAddSheet_Click()
Worksheets.Add before:=Worksheets(1)
ActiveSheet.Name = InputBox("please enter the name for the worksheet")
End Sub
7. Adding code to the close button :
Add the following code to close the form by clicking on the ‘close from’ button and redirect to the VBE.
Private Sub CmdCloseFrm_Click() Unload Me End Sub
8. Testing the userform :
To test the UserForm simply go to the menu bar and hit the Run button. It runs userform and displays it on the screen. For example, a userform that selects a sheet from the combobox and directs you to it, with 2 buttons Add Sheet and Close form button to add an extra sheet in the workbook and the close the userform is displayed.
Complete code to run the above userform inclusive of a combobox with the list of worksheets currently present in the workbook and functionality of buttons is:
Private Sub CmdAddSheet_Click()
Worksheets.Add before:=Worksheets(1)
ActiveSheet.Name = InputBox("please enter the name for the worksheet")
End Sub
Private Sub CmdCloseFrm_Click()
Unload Me
End Sub
Private Sub combobox_Change()
Worksheets(Me.combobox.Value).Select
End Sub
Private Sub UserForm_Initialize()
Dim i As Integer
i = 1
Do While i <= Worksheets.Count
Me.combobox.AddItem Worksheets(i).Name
i = i + 1
Loop
End Sub
To automate the userform experience or to display it as soon as you open the workbook the following needs to be done:
Making use of the workbook event
- Head on to the Developer tab>Visual Basic.
- Double click “This workbook” from the project window.
- Change the drop-down on the top left from General to workbook.
- Add this line of code to the procedure “formname.show”(in the below example frmFinalReport.show).
- Save and run.
