Определение адреса выделенного диапазона ячеек на листе Excel с помощью кода VBA. Определение номера первой и последней строки. Программное выделение диапазона.
Адрес выделенного диапазона
Для определения адреса выделенного диапазона ячеек в VBA Excel используется свойство Address объекта Selection.
Объект Selection — это совокупность всех выделенных ячеек на листе Excel. Это может быть одна ячейка, смежный или несмежный диапазон ячеек, представляющий коллекцию смежных диапазонов. Если выделение состоит из несмежного диапазона, адреса смежных диапазонов, из которых он состоит, будут перечислены через запятую.
Смежный диапазон — прямоугольная область смежных (прилегающих друг к другу) ячеек.
Несмежный диапазон — совокупность (коллекция) смежных диапазонов (прямоугольных областей смежных ячеек).
Стоит отметить: несмотря на то, что в выделенном диапазоне может содержаться много ячеек, активной может быть только одна. Она представлена объектом ActiveCell. Для определения ее адреса в коде VBA Excel также используется свойство Address.
|
Sub Primer1() MsgBox «Адрес выделенного диапазона: « & Selection.Address & _ vbNewLine & «Адрес активной ячейки: « & ActiveCell.Address & _ vbNewLine & «Номер строки активной ячейки: « & ActiveCell.Row & _ vbNewLine & «Номер столбца активной ячейки: « & ActiveCell.Column End Sub |
Скопируйте и запустите код на выполнение. В результате получите что-то вроде этого, зависящее от того, какие диапазоны вы выберите:
Определение адресов выделенного диапазона и активной ячейки
Выделение ячеек и диапазонов
Выделить несмежный диапазон ячеек можно следующим образом:
|
Sub Primer2() Range(«B4:C7,E5:F7,D8»).Select End Sub |
Как видно из примера, в адресной строке объекта Range перечисляются адреса смежных диапазонов, составляющих общий несмежный диапазон, через запятую. Выделение осуществляется методом Select объекта Range.
Определение номеров первой и последней строки
Чтобы вычислить номера первой и последней строки выделенного диапазона, будем исходить из того, что первая ячейка смежного диапазона находится на первой строке, а последняя — на последней строке выделенного диапазона.
|
Sub Primer3() Dim i1 As Long, i2 As Long i1 = Selection.Cells(1).Row i2 = Selection.Cells(Selection.Cells.Count).Row MsgBox «Первая строка: « & i1 & _ vbNewLine & «Последняя строка: « & i2 End Sub |
Результат будет таким, зависит от выделенного диапазона:
Номера первой и последней строки выделенного смежного диапазона
Таким же образом можно вычислить номера первого и последнего столбцов выделенного диапазона, которые можно использовать для обработки информации по столбцам.
Обратите внимание, что для несмежных диапазонов этот пример не работает.
На практике я использовал определение номеров первой и последней строк по выделенному диапазону для формирования файла загрузки данных держателей дисконтных карт на сервис отправки СМС-сообщений. Оказалось, что базу данных клиентов заполнять в таблице Excel намного удобнее, чем на портале сервиса, а для загрузки в сервис достаточно сформировать несложный файл. Заполнил новые строки, выделил их по любому столбцу, нажал кнопку и файл готов.
Return to VBA Code Examples
This tutorial will demonstrate how to get a cell’s address.
Get Range Address
This will display the cell address using the Range object:
MsgBox Range("A1").Address
Get Cells Address
This will display the cell address using the Cells object:
MsgBox Cells(1,1).AddressActiveCell Address
To get the ActiveCell address use this code:
MsgBox ActiveCell.AddressSet Variable to Cell Address
You can also assign the cell address to a string variable for easy use within your code:
Dim strAddress As String
strAddress = Range("A1").Address
MsgBox strAddressGet Row Number From Cell Address
This code will extract the row number from an address:
Sub GetRowNumberFromCellAddress()
Dim strAddress As String
Dim rownum As Long
strAddress = Range("A1:a10").Address
rownum = Range(strAddress).Row
MsgBox rownum
End SubHowever, usually you can use this much simpler code:
MsgBox Range("A1").RowVBA Coding Made Easy
Stop searching for VBA code online. Learn more about AutoMacro — A VBA Code Builder that allows beginners to code procedures from scratch with minimal coding knowledge and with many time-saving features for all users!
Learn More!
Хитрости »
27 Июль 2013 307034 просмотров
Полагаю не совру когда скажу, что все кто программирует в VBA очень часто в своих кодах общаются к ячейкам листов. Ведь это чуть ли не основное предназначение VBA в Excel. В принципе ничего сложного в этом нет. Например, чтобы записать в ячейку A1 слово Привет необходимо выполнить код:
Range("A1").Value = "Привет"
Тоже самое можно сделать сразу для нескольких ячеек:
Range("A1:C10").Value = "Привет"
Если необходимо обратиться к именованному диапазону:
Range("Диапазон1").Select
Диапазон1 — это имя диапазона/ячейки, к которому надо обратиться в коде. Указывается в кавычках, как и адреса ячеек.
Но в VBA есть и альтернативный метод записи значений в ячейке — через объект Cells:
Cells(1, 1).Value = "Привет"
Синтаксис объекта Range:
Range(Cell1, Cell2)
- Cell1 — первая ячейка диапазона. Может быть ссылкой на ячейку или диапазон ячеек, текстовым представлением адреса или имени диапазона/ячейки. Допускается указание несвязанных диапазонов(A1,B10), пересечений(A1 B10).
- Cell2 — последняя ячейка диапазона. Необязательна к указанию. Допускается указание ссылки на ячейку, столбец или строку.
Синтаксис объекта Cells:
Cells(Rowindex, Columnindex)
- Rowindex — номер строки
- Columnindex — номер столбца
Исходя из этого несложно предположить, что к диапазону можно обратиться, используя Cells и Range:
'выделяем диапазон "A1:B10" на активном листе Range(Cells(1,1), Cells(10,2)).Select
и для чего? Ведь можно гораздо короче:
Иногда обращение посредством Cells куда удобнее. Например для цикла по столбцам(да еще и с шагом 3) совершенно неудобно было бы использовать буквенное обозначение столбцов.
Объект Cells так же можно использовать для указания ячеек внутри непосредственно указанного диапазона. Например, Вам необходимо выделить ячейку в 3 строке и 2 столбце диапазона «D5:F56». Можно пройтись по листу и посмотреть, отсчитать нужное количество строк и столбцов и понять, что это будет «E7». А можно сделать проще:
Range("D5:F56").Cells(3, 2).Select
Согласитесь, это гораздо удобнее, чем отсчитывать каждый раз. Особенно, если придется оперировать смещением не на 2-3 ячейки, а на 20 и более. Конечно, можно было бы применить Offset. Но данное свойство именно смещает диапазон на указанное количество строк и столбцов и придется уменьшать на 1 смещение каждого параметра для получения нужной ячейки. Да и смещает на указанное количество строк и столбцов весь диапазон, а не одну ячейку. Это, конечно, тоже не проблема — можно вдобавок к этому использовать метод Resize — но запись получится несколько длиннее и менее наглядной:
Range("D5:F56").Offset(2, 1).Resize(1, 1).Select
И неплохо бы теперь понять, как значение диапазона присвоить переменной. Для начала переменная должна быть объявлена с типом Range. А т.к. Range относится к глобальному типу Object, то присвоение значения такой переменной должно быть обязательно с применением оператора Set:
Dim rR as Range Set rR = Range("D5")
если оператор Set не применять, то в лучшем случае получите ошибку, а в худшем(он возможен, если переменной rR не назначать тип) переменной будет назначено значение Null или значение ячейки по умолчанию. Почему это хуже? Потому что в таком случае код продолжит выполняться, но логика кода будет неверной, т.к. эта самая переменная будет содержать значение неверного типа и применение её в коде в дальнейшем все равно приведет к ошибке. Только ошибку эту отловить будет уже сложнее.
Использовать же такую переменную в дальнейшем можно так же, как и прямое обращение к диапазону:
Вроде бы на этом можно было завершить, но…Это как раз только начало. То, что я написал выше знает практически каждый, кто пишет в VBA. Основной же целью этой статьи было пояснить некоторые нюансы обращения к диапазонам. Итак, поехали.
Обычно макрорекордер при обращении к диапазону(да и любым другим объектам) сначала его выделяет, а потом уже изменяет свойство или вызывает некий метод:
'так выглядит запись слова Test в ячейку А1 Range("A1").Select Selection.Value = "Test"
Но как правило выделение — действие лишнее. Можно записать значение и без него:
'запишем слово Test в ячейку A1 на активном листе Range("A1").Value = "Test"
Теперь чуть подробнее разберем, как обратиться к диапазону не выделяя его и при этом сделать все правильно. Диапазон и ячейка — это объекты листа. У каждого объекта есть родитель — грубо говоря это другой объект, который является управляющим для дочернего объекта. Для ячейки родительский объект — Лист, для Листа — Книга, для Книги — Приложение Excel. Если смотреть на иерархию зависимости объектов, то от старшего к младшему получится так:
Applicaton => Workbooks => Sheets => Range
По умолчанию для всех диапазонов и ячеек родительским объектом является текущий(активный) лист. Т.е. если для диапазона(ячейки) не указать явно лист, к которому он относится, в качестве родительского листа для него будет использован текущий — ActiveSheet:
'запишем слово Test в ячейку A1 на активном листе Range("A1").Value = "Test"
Т.е. если в данный момент активен Лист1 — то слово Test будет записано в ячейку А1 Лист1. Если активен Лист3 — в А1 Лист3. Иначе говоря такая запись равносильна записи:
ActiveSheet.Range("A1").Value = "Test"
Поэтому выхода два — либо активировать сначала нужный лист, либо записать без активации.
'активируем Лист2 Worksheets("Лист2").Select 'записываем слово Test в ячейку A1 Range("A1").Value = "Test"
Чтобы не активируя другой лист записать в него данные, необходимо явно указать принадлежность объекта Range именно этому листу:
'запишем слово Test в ячейку A1 на Лист2 независимо от того, какой лист активен Worksheets("Лист2").Range("A1").Value = "Test"
Таким же образом происходит считывание данных с ячеек — если не указывать лист, данные ячеек которого необходимо считать — считаны будут данные с ячейки активного листа. Чтобы считать данные с Лист2 независимо от того, какой лист активен применяется такой код:
'считываем значение ячейки A1 с Лист2 независимо от того, какой лист активен MsgBox Worksheets("Лист2").Range("A1").Value
Т.к. ячейка является частью листа, то лист в свою очередь является частью книги. Исходя из того легко сделать вывод, что при открытых двух и более книгах мы так же можем обратиться к ячейкам любого листа любой открытой книги не активируя при этом ни книгу, ни лист:
'запишем слово Test в ячейку A1 на Лист2 книги Книга2.xlsx независимо от того, какая книга и какой лист активен Workbooks("Книга2.xlsx").Worksheets("Лист2").Range("A1").Value = "Test" 'считываем значение ячейки A1 с Лист2 книги Книга3.xlsx независимо от того, какой лист активен MsgBox Workbooks("Книга3.xlsx").Worksheets("Лист2").Range("A1").Value
Важный момент: лучше всегда указать имя книги вместе с расширением(.xlsx, xlsm, .xls и т.д.). Если в настройках ОС Windows(Панель управления —Параметры папок -вкладка Вид —Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов) указано скрывать расширения — то указывать расширение не обязательно — Workbooks(«Книга2»). Но и ошибки не будет, если его указать. Однако, если пункт «Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов» отключен, то указание Workbooks(«Книга2») обязательно приведет к ошибке.
Очень часто ошибки обращения к ячейкам листов и книг делают начинающие, особенно в циклах по листам. Вот пример неправильного цикла:
Dim wsSh As Worksheet For Each wsSh In ActiveWorkbook.Worksheets Range("A1").Value = wsSh.Name 'записываем в ячейку А1 имя листа MsgBox Range("A1").Value 'проверяем, то ли имя записалось Next wsSh
MsgBox будет выдавать правильные значения, но сами имена листов будут записываться не на каждый лист, а последовательно в ячейку активного листа. Поэтому на активном листе в ячейке А1 будет имя последнего листа.
А вот так выглядит правильный цикл:
Вариант 1 — активация листа(медленный)
Dim wsSh As Worksheet For Each wsSh In ActiveWorkbook.Worksheets wsSh.Activate 'активируем каждый лист Range("A1").Value = wsSh.Name 'записываем в ячейку А1 имя листа MsgBox Range("A1").Value 'проверяем, то ли имя записалось Next wsSh
Вариант 2 — без активации листа(быстрый и более правильный)
Dim wsSh As Worksheet For Each wsSh In ActiveWorkbook.Worksheets wsSh.Range("A1").Value = wsSh.Name 'записываем в ячейку А1 имя листа MsgBox wsSh.Range("A1").Value 'проверяем, то ли имя записалось Next wsSh
Важно: если код записан в модуле листа(правая кнопка мыши на листе-Исходный текст) и для объекта Range или Cells родитель явно не указан(т.е. нет имени листа и книги) — тогда в качестве родителя будет использован именно тот лист, в котором записан код, независимо от того какой лист активный. Иными словами — если в модуле листа записать обращение вроде Range(«A1»).Value = «привет», то слово привет всегда будет записывать в ячейку A1 именно того листа, в котором записан сам код. Это следует учитывать, когда располагаете свои коды внутри модулей листов.
В конструкциях типа Range(Cells(,),Cells(,)) Range является контейнером, в котором указываются ссылки на объекты, из которых и будет создана ссылка на непосредственно конечный объект.
Предположим, что активен «Лист1», а код запущен с листа «Итог».
Если запись будет вида
Sheets("Итог").Range(Cells(1, 1), Cells(10, 1))
это вызовет ошибку «Run-time error ‘1004’: Application-defined or object-defined error». А ошибка появляется потому, что контейнер и объекты внутри него не могут располагаться на разных листах, равно как и:
Sheets("Итог").Range(Cells(1, 1), Sheets("Итог").Cells(10, 1)) 'запись ниже так же неверна Range(Cells(1, 1), Sheets("Итог").Cells(10, 1))
т.к. ссылки на объекты внутри контейнера относятся к разным листам. Cells(1, 1) — к активному листу, а Sheets(«Итог»).Cells(10, 1) — к листу Итог.
А вот такие записи будут правильными:
Sheets("Итог").Range(Sheets("Итог").Cells(1, 1), Sheets("Итог").Cells(10, 1)) Range(Sheets("Итог").Cells(1, 1), Sheets("Итог").Cells(10, 1))
Вторая запись не содержит ссылки на родителя для Range, но ошибки это в большинстве случаев не вызовет — т.к. если для контейнера ссылка не указана, а для двух объектов внутри контейнера родитель один — он будет применен и для самого контейнера. Однако лучше делать как в первой строке — т.е. с обязательным указанием родителя для контейнера и для его составляющих. Т.к. при определенных обстоятельствах(например, если в момент обращения к диапазону активной является книга, открытая в режиме защищенного просмотра) обращение к Range без родителя может вызывать ошибку выполнения.
Если запись будет вида Range(«A1″,»A10»), то указывать ссылку на родителя внутри Range не обязательно — достаточно будет указать эту ссылку перед самим Range — Sheets(«Итог»).Range(«A1″,»A10»), т.к. текстовое представление адреса внутри Range не является объектом(у которого может быть какой-то родительский объект), что обязывает создать ссылку именно на родителя контейнера.
Разберем пример, приближенный к жизненной ситуации. Необходимо на лист Итог занести формулу вычитания, начиная с ячейки А2 и до последней заполненной. На момент записи активен Лист1. Очень часто начинающие записывают так:
Sheets("Итог").Range("A2:A" & Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row) _ .FormulaR1C1 = "=RC2-RC11"
Запись смешанная — и текстовое представление адреса ячейки(«A2:A») и ссылка на объект Cells. В данном случае явную ошибку код не вызовет, но и работать будет не всегда так, как хотелось бы. А это самое плохое, что может случиться при разработке.
Sheets(«Итог»).Range(«A2:A» — создается ссылка на столбец "A" листа Итог. Но далее идет вычисление последней строки первого столбца. И вот как раз это вычисление происходит на основе объекта Cells, который не содержит в себе ссылки на родительский объект. А значит он будет вычислять последнюю строку исключительно для текущего листа(если код записан в стандартном модуле, а не модуле листа) — т.е. для Лист1. Правильно было бы записать так:
Sheets("Итог").Range("A2:A" & Sheets("Итог").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row) _ .FormulaR1C1 = "=RC2-RC11"
Но и здесь неверное обращение с диапазоном может сыграть злую шутку. Например, надо получить последнюю заполненную ячейку в конкретной книге:
lLastRow = Workbooks("Книга3.xls").Sheets("Лист1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
с виду все нормально, но есть нюанс. Rows.Count по умолчанию будет относится к активной книге, если записано в стандартном модуле. Приведенный выше код должен работать с книгой формата 97-2003 и вычислить последнюю заполненную ячейку на листе1. В книгах формата Excel 97-2003(.xls) всего 65536 строк. Если в момент выполнения приведенной строки активна книга формата 2007 и выше(форматы .xlsx, .xlsm, .xlsb и пр) — то Rows.Count вернет 1048576, т.к. именно такое количество строк в листах книг версий Excel, начиная с 2007. И т.к. в книге, в которой мы пытаемся вычислить последнюю строку всего 65536 строк — получим ошибку 1004, т.к. не может быть номера строки 1048576 на листе с количеством строк 65536. Поэтому имеет смысл указывать явно откуда считывать Rows.Count:
lLastRow = Workbooks("Книга3.xls").Sheets("Лист1").Cells(Workbooks("Книга3.xls").Sheets("Лист1").Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
или применить конструкцию With
With Workbooks("Книга3.xls").Sheets("Лист1") lLastRow = .Cells(.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row End With
Также не мешало бы упомянуть возможность выделения несмежного диапазона(часто его называют «рваным»). Это диапазон, который обычно привыкли выделять на листе при помощи зажатой клавиши Ctrl. Что это дает? Это дает возможность выделить одновременно ячейки A1 и B10 и записать значения только в них. Для этого есть несколько способов. Самый очевидный и описанный в справке — метод Union:
Union(Range("A1"), Range("B10")).Value = "Привет"
Однако существует и другой метод:
Range("A1,B10").Value = "Привет"
В чем отличие(я бы даже сказал преимущество) Union: можно применять в цикле по условию. Например, выделить в диапазоне A1:F50 только те ячейки, значение которых больше 10 и меньше 20:
Sub SelOne() Dim rCell As Range, rSel As Range For Each rCell In Range("A1:F50") If rCell.Value > 10 And rCell.Value < 20 Then If rSel Is Nothing Then Set rSel = rCell Else Set rSel = Union(rSel, rCell) End If End If Next rCell If Not rSel Is Nothing Then rSel.Select End Sub
Конечно, можно и просто в Range через запятую передать все эти ячейки, сформировав предварительно строку. Но в случае со строкой действует ограничение: длина строки не должна превышать 255 символов.
Надеюсь, что после прочтения данной статьи проблем с обращением к диапазонам и ячейкам у Вас будет гораздо меньше.
Также см.:
Как определить последнюю ячейку на листе через VBA?
Как определить первую заполненную ячейку на листе?
Как из Excel обратиться к другому приложению
Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!
Видеоуроки
Поиск по меткам
Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика
Всё о работе с ячейками в Excel-VBA: обращение, перебор, удаление, вставка, скрытие, смена имени.
Содержание:
Table of Contents:
- Что такое ячейка Excel?
- Способы обращения к ячейкам
- Выбор и активация
- Получение и изменение значений ячеек
- Ячейки открытой книги
- Ячейки закрытой книги
- Перебор ячеек
- Перебор в произвольном диапазоне
- Свойства и методы ячеек
- Имя ячейки
- Адрес ячейки
- Размеры ячейки
- Запуск макроса активацией ячейки
2 нюанса:
- Я почти везде стараюсь использовать ThisWorkbook (а не, например, ActiveWorkbook) для обращения к текущей книге, в которой написан этот код (считаю это наиболее безопасным для новичков способом обращения к книгам, чтобы случайно не внести изменения в другие книги). Для экспериментов можете вставлять этот код в модули, коды книги, либо листа, и он будет работать только в пределах этой книги.
- Я использую английский эксель и у меня по стандарту листы называются Sheet1, Sheet2 и т.д. Если вы работаете в русском экселе, то замените Thisworkbook.Sheets(«Sheet1») на Thisworkbook.Sheets(«Лист1»). Если этого не сделать, то вы получите ошибку в связи с тем, что пытаетесь обратиться к несуществующему объекту. Можно также заменить на Thisworkbook.Sheets(1), но это менее безопасно.
Что такое ячейка Excel?
В большинстве мест пишут: «элемент, образованный пересечением столбца и строки». Это определение полезно для людей, которые не знакомы с понятием «таблица». Для того, чтобы понять чем на самом деле является ячейка Excel, необходимо заглянуть в объектную модель Excel. При этом определения объектов «ряд», «столбец» и «ячейка» будут отличаться в зависимости от того, как мы работаем с файлом.
Объекты в Excel-VBA. Пока мы работаем в Excel без углубления в VBA определение ячейки как «пересечения» строк и столбцов нам вполне хватает, но если мы решаем как-то автоматизировать процесс в VBA, то о нём лучше забыть и просто воспринимать лист как «мешок» ячеек, с каждой из которых VBA позволяет работать как минимум тремя способами:
- по цифровым координатам (ряд, столбец),
- по адресам формата А1, B2 и т.д. (сценарий целесообразности данного способа обращения в VBA мне сложно представить)
- по уникальному имени (во втором и третьем вариантах мы будем иметь дело не совсем с ячейкой, а с объектом VBA range, который может состоять из одной или нескольких ячеек). Функции и методы объектов Cells и Range отличаются. Новичкам я бы порекомендовал работать с ячейками VBA только с помощью Cells и по их цифровым координатам и использовать Range только по необходимости.
Все три способа обращения описаны далее
Как это хранится на диске и как с этим работать вне Excel? С точки зрения хранения и обработки вне Excel и VBA. Сделать это можно, например, сменив расширение файла с .xls(x) на .zip и открыв этот архив.
Пример содержимого файла Excel:
Далее xl -> worksheets и мы видим файл листа
Содержимое файла:
То же, но более наглядно:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<worksheet xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/spreadsheetml/2006/main" xmlns:r="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships" xmlns:mc="http://schemas.openxmlformats.org/markup-compatibility/2006" mc:Ignorable="x14ac xr xr2 xr3" xmlns:x14ac="http://schemas.microsoft.com/office/spreadsheetml/2009/9/ac" xmlns:xr="http://schemas.microsoft.com/office/spreadsheetml/2014/revision" xmlns:xr2="http://schemas.microsoft.com/office/spreadsheetml/2015/revision2" xmlns:xr3="http://schemas.microsoft.com/office/spreadsheetml/2016/revision3" xr:uid="{00000000-0001-0000-0000-000000000000}">
<dimension ref="B2:F6"/>
<sheetViews>
<sheetView tabSelected="1" workbookViewId="0">
<selection activeCell="D12" sqref="D12"/>
</sheetView>
</sheetViews>
<sheetFormatPr defaultRowHeight="14.4" x14ac:dyDescent="0.3"/>
<sheetData>
<row r="2" spans="2:6" x14ac:dyDescent="0.3">
<c r="B2" t="s">
<v>0</v>
</c>
</row>
<row r="3" spans="2:6" x14ac:dyDescent="0.3">
<c r="C3" t="s">
<v>1</v>
</c>
</row>
<row r="4" spans="2:6" x14ac:dyDescent="0.3">
<c r="D4" t="s">
<v>2</v>
</c>
</row>
<row r="5" spans="2:6" x14ac:dyDescent="0.3">
<c r="E5" t="s">
<v>0</v></c>
</row>
<row r="6" spans="2:6" x14ac:dyDescent="0.3">
<c r="F6" t="s"><v>3</v>
</c></row>
</sheetData>
<pageMargins left="0.7" right="0.7" top="0.75" bottom="0.75" header="0.3" footer="0.3"/>
</worksheet>Как мы видим, в структуре объектной модели нет никаких «пересечений». Строго говоря рабочая книга — это архив структурированных данных в формате XML. При этом в каждую «строку» входит «столбец», и в нём в свою очередь прописан номер значения данного столбца, по которому оно подтягивается из другого XML файла при открытии книги для экономии места за счёт отсутствия повторяющихся значений. Почему это важно. Если мы захотим написать какой-то обработчик таких файлов, который будет напрямую редактировать данные в этих XML, то ориентироваться надо на такую модель и структуру данных. И правильное определение будет примерно таким: ячейка — это объект внутри столбца, который в свою очередь находится внутри строки в файле xml, в котором хранятся данные о содержимом листа.
Способы обращения к ячейкам
Выбор и активация
Почти во всех случаях можно и стоит избегать использования методов Select и Activate. На это есть две причины:
- Это лишь имитация действий пользователя, которая замедляет выполнение программы. Работать с объектами книги можно напрямую без использования методов Select и Activate.
- Это усложняет код и может приводить к неожиданным последствиям. Каждый раз перед использованием Select необходимо помнить, какие ещё объекты были выбраны до этого и не забывать при необходимости снимать выбор. Либо, например, в случае использования метода Select в самом начале программы может быть выбрано два листа вместо одного потому что пользователь запустил программу, выбрав другой лист.
Можно выбирать и активировать книги, листы, ячейки, фигуры, диаграммы, срезы, таблицы и т.д.
Отменить выбор ячеек можно методом Unselect:
Selection.UnselectОтличие выбора от активации — активировать можно только один объект из раннее выбранных. Выбрать можно несколько объектов.
Если вы записали и редактируете код макроса, то лучше всего заменить Select и Activate на конструкцию With … End With. Например, предположим, что мы записали вот такой макрос:
Sub Macro1()
' Macro1 Macro
Range("F4:F10,H6:H10").Select 'выбрали два несмежных диапазона зажав ctrl
Range("H6").Activate 'показывает только то, что я начал выбирать второй диапазон с этой ячейки (она осталась белой). Это действие ни на что не влияет
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 65535 'залили желтым цветом, нажав на кнопку заливки на верхней панели
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
End SubПочему макрос записался таким неэффективным образом? Потому что в каждый момент времени (в каждой строке) программа не знает, что вы будете делать дальше. Поэтому в записи выбор ячеек и действия с ними — это два отдельных действия. Этот код лучше всего оптимизировать (особенно если вы хотите скопировать его внутрь какого-нибудь цикла, который должен будет исполняться много раз и перебирать много объектов). Например, так:
Sub Macro11()
'
' Macro1 Macro
Range("F4:F10,H6:H10").Select '1. смотрим, что за объект выбран (что идёт до .Select)
Range("H6").Activate
With Selection.Interior '2. понимаем, что у выбранного объекта есть свойство interior, с которым далее идёт работа
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 65535
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
End Sub
Sub Optimized_Macro()
With Range("F4:F10,H6:H10").Interior '3. переносим объект напрямую в конструкцию With вместо Selection
' ////// Здесь я для надёжности прописал бы ещё Thisworkbook.Sheet("ИмяЛиста") перед Range,
' ////// чтобы минимизировать риск любых случайных изменений других листов и книг
' ////// With Thisworkbook.Sheet("ИмяЛиста").Range("F4:F10,H6:H10").Interior
.Pattern = xlSolid '4. полностью копируем всё, что было записано рекордером внутрь блока with
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 55555 '5. здесь я поменял цвет на зеленый, чтобы было видно, работает ли код при поочерёдном запуске двух макросов
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
End SubПример сценария, когда использование Select и Activate оправдано:
Допустим, мы хотим, чтобы во время исполнения программы мы одновременно изменяли несколько листов одним действием и пользователь видел какой-то определённый лист. Это можно сделать примерно так:
Sub Select_Activate_is_OK()
Thisworkbook.Worksheets(Array("Sheet1", "Sheet3")).Select 'Выбираем несколько листов по именам
Thisworkbook.Worksheets("Sheet3").Activate 'Показываем пользователю третий лист
'Далее все действия с выбранными ячейками через Select будут одновременно вносить изменения в оба выбранных листа
'Допустим, что тут мы решили покрасить те же два диапазона:
Range("F4:F10,H6:H10").Select
Range("H6").Activate
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 65535
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
End SubЕдинственной причиной использовать этот код по моему мнению может быть желание зачем-то показать пользователю определённую страницу книги в какой-то момент исполнения программы. С точки зрения обработки объектов, опять же, эти действия лишние.
Получение и изменение значений ячеек
Значение ячеек можно получать/изменять с помощью свойства value.
'Если нужно прочитать / записать значение ячейки, то используется свойство Value
a = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells (1,1).Value 'записать значение ячейки А1 листа "Sheet1" в переменную "a"
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells (1,1).Value = 1 'задать значение ячейки А1 (первый ряд, первый столбец) листа "Sheet1"
'Если нужно прочитать текст как есть (с форматированием), то можно использовать свойство .text:
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells (1,1).Text = "1"
a = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells (1,1).Text
'Когда проявится разница:
'Например, если мы считываем дату в формате "31 декабря 2021 г.", хранящуюся как дата
a = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells (1,1).Value 'эапишет как "31.12.2021"
a = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells (1,1).Text 'запишет как "31 декабря 2021 г."Ячейки открытой книги
К ячейкам можно обращаться:
'В книге, в которой хранится макрос (на каком-то из листов, либо в отдельном модуле или форме)
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(1,1).Value 'По номерам строки и столбца
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(1,"A").Value 'По номерам строки и букве столбца
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("A1").Value 'По адресу - вариант 1
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").[A1].Value 'По адресу - вариант 2
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("CellName").Value 'По имени ячейки (для этого ей предварительно нужно его присвоить)
'Те же действия, но с использованием полного названия рабочей книги (книга должна быть открыта)
Workbooks("workbook.xlsm").Sheets("Sheet1").Cells(1,1).Value 'По номерам строки и столбца
Workbooks("workbook.xlsm").Sheets("Sheet1").Cells(1,"A").Value 'По номерам строки и букве столбца
Workbooks("workbook.xlsm").Sheets("Sheet1").Range("A1").Value 'По адресу - вариант 1
Workbooks("workbook.xlsm").Sheets("Sheet1").[A1].Value 'По адресу - вариант 2
Workbooks("workbook.xlsm").Sheets("Sheet1").Range("CellName").Value 'По имени ячейки (для этого ей предварительно нужно его присвоить)
Ячейки закрытой книги
Если нужно достать или изменить данные в другой закрытой книге, то необходимо прописать открытие и закрытие книги. Непосредственно работать с закрытой книгой не получится, потому что данные в ней хранятся отдельно от структуры и при открытии Excel каждый раз производит расстановку значений по соответствующим «слотам» в структуре. Подробнее о том, как хранятся данные в xlsx см выше.
Workbooks.Open Filename:="С:closed_workbook.xlsx" 'открыть книгу (она становится активной)
a = ActiveWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(1,1).Value 'достать значение ячейки 1,1
ActiveWorkbook.Close False 'закрыть книгу (False => без сохранения)Скачать пример, в котором можно посмотреть, как доставать и как записывать значения в закрытую книгу.
Код из файла:
Option Explicit
Sub get_value_from_closed_wb() 'достать значение из закрытой книги
Dim a, wb_path, wsh As String
wb_path = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(2, 3).Value 'get path to workbook from sheet1
wsh = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(3, 3).Value
Workbooks.Open Filename:=wb_path
a = ActiveWorkbook.Sheets(wsh).Cells(3, 3).Value
ActiveWorkbook.Close False
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(4, 3).Value = a
End Sub
Sub record_value_to_closed_wb() 'записать значение в закрытую книгу
Dim wb_path, b, wsh As String
wsh = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(3, 3).Value
wb_path = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(2, 3).Value 'get path to workbook from sheet1
b = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(5, 3).Value 'get value to record in the target workbook
Workbooks.Open Filename:=wb_path
ActiveWorkbook.Sheets(wsh).Cells(4, 4).Value = b 'add new value to cell D4 of the target workbook
ActiveWorkbook.Close True
End SubПеребор ячеек
Перебор в произвольном диапазоне
Скачать файл со всеми примерами
Пройтись по всем ячейкам в нужном диапазоне можно разными способами. Основные:
- Цикл For Each. Пример:
Sub iterate_over_cells() For Each c In ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("B2:D4").Cells MsgBox (c) Next c End SubЭтот цикл выведет в виде сообщений значения ячеек в диапазоне B2:D4 по порядку по строкам слева направо и по столбцам — сверху вниз. Данный способ можно использовать для действий, в который вам не важны номера ячеек (закрашивание, изменение форматирования, пересчёт чего-то и т.д.).
- Ту же задачу можно решить с помощью двух вложенных циклов — внешний будет перебирать ряды, а вложенный — ячейки в рядах. Этот способ я использую чаще всего, потому что он позволяет получить больше контроля над исполнением: на каждой итерации цикла нам доступны координаты ячеек. Для перебора всех ячеек на листе этим методом потребуется найти последнюю заполненную ячейку. Пример кода:
Sub iterate_over_cells() Dim cl, rw As Integer Dim x As Variant 'перебор области 3x3 For rw = 1 To 3 ' цикл для перебора рядов 1-3 For cl = 1 To 3 'цикл для перебора столбцов 1-3 x = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(rw + 1, cl + 1).Value MsgBox (x) Next cl Next rw 'перебор всех ячеек на листе. Последняя ячейка определена с помощью UsedRange 'LastRow = ActiveSheet.UsedRange.Row + ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count - 1 'LastCol = ActiveSheet.UsedRange.Column + ActiveSheet.UsedRange.Columns.Count - 1 'For rw = 1 To LastRow 'цикл перебора всех рядов ' For cl = 1 To LastCol 'цикл для перебора всех столбцов ' Действия ' Next cl 'Next rw End Sub - Если нужно перебрать все ячейки в выделенном диапазоне на активном листе, то код будет выглядеть так:
Sub iterate_cell_by_cell_over_selection() Dim ActSheet As Worksheet Dim SelRange As Range Dim cell As Range Set ActSheet = ActiveSheet Set SelRange = Selection 'if we want to do it in every cell of the selected range For Each cell In Selection MsgBox (cell.Value) Next cell End SubДанный метод подходит для интерактивных макросов, которые выполняют действия над выбранными пользователем областями.
- Перебор ячеек в ряду
Sub iterate_cells_in_row() Dim i, RowNum, StartCell As Long RowNum = 3 'какой ряд StartCell = 0 ' номер начальной ячейки (минус 1, т.к. в цикле мы прибавляем i) For i = 1 To 10 ' 10 ячеек в выбранном ряду ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(RowNum, i + StartCell).Value = i '(i + StartCell) добавляет 1 к номеру столбца при каждом повторении Next i End Sub - Перебор ячеек в столбце
Sub iterate_cells_in_column() Dim i, ColNum, StartCell As Long ColNum = 3 'какой столбец StartCell = 0 ' номер начальной ячейки (минус 1, т.к. в цикле мы прибавляем i) For i = 1 To 10 ' 10 ячеек ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i + StartCell, ColNum).Value = i ' (i + StartCell) добавляет 1 к номеру ряда при каждом повторении Next i End Sub
Свойства и методы ячеек
Имя ячейки
Присвоить новое имя можно так:
Thisworkbook.Sheets(1).Cells(1,1).name = "Новое_Имя"Для того, чтобы сменить имя ячейки нужно сначала удалить существующее имя, а затем присвоить новое. Удалить имя можно так:
ActiveWorkbook.Names("Старое_Имя").DeleteПример кода для переименования ячеек:
Sub rename_cell()
old_name = "Cell_Old_Name"
new_name = "Cell_New_Name"
ActiveWorkbook.Names(old_name).Delete
ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2, 1).Name = new_name
End Sub
Sub rename_cell_reverse()
old_name = "Cell_New_Name"
new_name = "Cell_Old_Name"
ActiveWorkbook.Names(old_name).Delete
ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2, 1).Name = new_name
End SubАдрес ячейки
Sub get_cell_address() ' вывести адрес ячейки в формате буква столбца, номер ряда
'$A$1 style
txt_address = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(3, 2).Address
MsgBox (txt_address)
End Sub
Sub get_cell_address_R1C1()' получить адрес столбца в формате номер ряда, номер столбца
'R1C1 style
txt_address = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(3, 2).Address(ReferenceStyle:=xlR1C1)
MsgBox (txt_address)
End Sub
'пример функции, которая принимает 2 аргумента: название именованного диапазона и тип желаемого адреса
'(1- тип $A$1 2- R1C1 - номер ряда, столбца)
Function get_cell_address_by_name(str As String, address_type As Integer)
'$A$1 style
Select Case address_type
Case 1
txt_address = Range(str).Address
Case 2
txt_address = Range(str).Address(ReferenceStyle:=xlR1C1)
Case Else
txt_address = "Wrong address type selected. 1,2 available"
End Select
get_cell_address_by_name = txt_address
End Function
'перед запуском нужно убедиться, что в книге есть диапазон с названием,
'адрес которого мы хотим получить, иначе будет ошибка
Sub test_function() 'запустите эту программу, чтобы увидеть, как работает функция
x = get_cell_address_by_name("MyValue", 2)
MsgBox (x)
End SubРазмеры ячейки
Ширина и длина ячейки в VBA меняется, например, так:
Sub change_size()
Dim x, y As Integer
Dim w, h As Double
'получить координаты целевой ячейки
x = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(2, 2).Value
y = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(3, 2).Value
'получить желаемую ширину и высоту ячейки
w = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(6, 2).Value
h = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(7, 2).Value
'сменить высоту и ширину ячейки с координатами x,y
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(x, y).RowHeight = h
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(x, y).ColumnWidth = w
End SubПрочитать значения ширины и высоты ячеек можно двумя способами (однако результаты будут в разных единицах измерения). Если написать просто Cells(x,y).Width или Cells(x,y).Height, то будет получен результат в pt (привязка к размеру шрифта).
Sub get_size()
Dim x, y As Integer
'получить координаты ячейки, с которой мы будем работать
x = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(2, 2).Value
y = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(3, 2).Value
'получить длину и ширину выбранной ячейки в тех же единицах измерения, в которых мы их задавали
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(2, 6).Value = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(x, y).ColumnWidth
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(3, 6).Value = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(x, y).RowHeight
'получить длину и ширину с помощью свойств ячейки (только для чтения) в поинтах (pt)
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(7, 9).Value = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(x, y).Width
ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(8, 9).Value = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(x, y).Height
End SubСкачать файл с примерами изменения и чтения размера ячеек
Запуск макроса активацией ячейки
Для запуска кода VBA при активации ячейки необходимо вставить в код листа нечто подобное:
3 важных момента, чтобы это работало:
1. Этот код должен быть вставлен в код листа (здесь контролируется диапазон D4)
2-3. Программа, ответственная за запуск кода при выборе ячейки, должна называться Worksheet_SelectionChange и должна принимать значение переменной Target, относящейся к триггеру SelectionChange. Другие доступные триггеры можно посмотреть в правом верхнем углу (2).
Скачать файл с базовым примером (как на картинке)
Скачать файл с расширенным примером (код ниже)
Option Explicit
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
' имеем в виду, что триггер SelectionChange будет запускать эту Sub после каждого клика мышью (после каждого клика будет проверяться:
'1. количество выделенных ячеек и
'2. не пересекается ли выбранный диапазон с заданным в этой программе диапазоном.
' поэтому в эту программу не стоит без необходимости писать никаких других тяжелых операций
If Selection.Count = 1 Then 'запускаем программу только если выбрано не более 1 ячейки
'вариант модификации - брать адрес ячейки из другой ячейки:
'Dim CellName as String
'CellName = Activesheet.Cells(1,1).value 'брать текстовое имя контролируемой ячейки из A1 (должно быть в формате Буква столбца + номер строки)
'If Not Intersect(Range(CellName), Target) Is Nothing Then
'для работы этой модификации следующую строку надо закомментировать/удалить
If Not Intersect(Range("D4"), Target) Is Nothing Then
'если заданный (D4) и выбранный диапазон пересекаются
'(пересечение диапазонов НЕ равно Nothing)
'можно прописать диапазон из нескольких ячеек:
'If Not Intersect(Range("D4:E10"), Target) Is Nothing Then
'можно прописать несколько диапазонов:
'If Not Intersect(Range("D4:E10"), Target) Is Nothing or Not Intersect(Range("A4:A10"), Target) Is Nothing Then
Call program 'выполняем программу
End If
End If
End Sub
Sub program()
MsgBox ("Program Is running") 'здесь пишем код того, что произойдёт при выборе нужной ячейки
End Sub
“It is a capital mistake to theorize before one has data”- Sir Arthur Conan Doyle
This post covers everything you need to know about using Cells and Ranges in VBA. You can read it from start to finish as it is laid out in a logical order. If you prefer you can use the table of contents below to go to a section of your choice.
Topics covered include Offset property, reading values between cells, reading values to arrays and formatting cells.
A Quick Guide to Ranges and Cells
| Function | Takes | Returns | Example | Gives |
|---|---|---|---|---|
|
Range |
cell address | multiple cells | .Range(«A1:A4») | $A$1:$A$4 |
| Cells | row, column | one cell | .Cells(1,5) | $E$1 |
| Offset | row, column | multiple cells | Range(«A1:A2») .Offset(1,2) |
$C$2:$C$3 |
| Rows | row(s) | one or more rows | .Rows(4) .Rows(«2:4») |
$4:$4 $2:$4 |
| Columns | column(s) | one or more columns | .Columns(4) .Columns(«B:D») |
$D:$D $B:$D |
Download the Code
The Webinar
If you are a member of the VBA Vault, then click on the image below to access the webinar and the associated source code.
(Note: Website members have access to the full webinar archive.)
Introduction
This is the third post dealing with the three main elements of VBA. These three elements are the Workbooks, Worksheets and Ranges/Cells. Cells are by far the most important part of Excel. Almost everything you do in Excel starts and ends with Cells.
Generally speaking, you do three main things with Cells
- Read from a cell.
- Write to a cell.
- Change the format of a cell.
Excel has a number of methods for accessing cells such as Range, Cells and Offset.These can cause confusion as they do similar things and can lead to confusion
In this post I will tackle each one, explain why you need it and when you should use it.
Let’s start with the simplest method of accessing cells – using the Range property of the worksheet.
Important Notes
I have recently updated this article so that is uses Value2.
You may be wondering what is the difference between Value, Value2 and the default:
' Value2 Range("A1").Value2 = 56 ' Value Range("A1").Value = 56 ' Default uses value Range("A1") = 56
Using Value may truncate number if the cell is formatted as currency. If you don’t use any property then the default is Value.
It is better to use Value2 as it will always return the actual cell value(see this article from Charle Williams.)
The Range Property
The worksheet has a Range property which you can use to access cells in VBA. The Range property takes the same argument that most Excel Worksheet functions take e.g. “A1”, “A3:C6” etc.
The following example shows you how to place a value in a cell using the Range property.
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub WriteToCell() ' Write number to cell A1 in sheet1 of this workbook ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value2 = 67 ' Write text to cell A2 in sheet1 of this workbook ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1").Range("A2").Value2 = "John Smith" ' Write date to cell A3 in sheet1 of this workbook ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1").Range("A3").Value2 = #11/21/2017# End Sub
As you can see Range is a member of the worksheet which in turn is a member of the Workbook. This follows the same hierarchy as in Excel so should be easy to understand. To do something with Range you must first specify the workbook and worksheet it belongs to.
For the rest of this post I will use the code name to reference the worksheet.
The following code shows the above example using the code name of the worksheet i.e. Sheet1 instead of ThisWorkbook.Worksheets(“Sheet1”).
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UsingCodeName() ' Write number to cell A1 in sheet1 of this workbook Sheet1.Range("A1").Value2 = 67 ' Write text to cell A2 in sheet1 of this workbook Sheet1.Range("A2").Value2 = "John Smith" ' Write date to cell A3 in sheet1 of this workbook Sheet1.Range("A3").Value2 = #11/21/2017# End Sub
You can also write to multiple cells using the Range property
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub WriteToMulti() ' Write number to a range of cells Sheet1.Range("A1:A10").Value2 = 67 ' Write text to multiple ranges of cells Sheet1.Range("B2:B5,B7:B9").Value2 = "John Smith" End Sub
You can download working examples of all the code from this post from the top of this article.
The Cells Property of the Worksheet
The worksheet object has another property called Cells which is very similar to range. There are two differences
- Cells returns a range of one cell only.
- Cells takes row and column as arguments.
The example below shows you how to write values to cells using both the Range and Cells property
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UsingCells() ' Write to A1 Sheet1.Range("A1").Value2 = 10 Sheet1.Cells(1, 1).Value2 = 10 ' Write to A10 Sheet1.Range("A10").Value2 = 10 Sheet1.Cells(10, 1).Value2 = 10 ' Write to E1 Sheet1.Range("E1").Value2 = 10 Sheet1.Cells(1, 5).Value2 = 10 End Sub
You may be wondering when you should use Cells and when you should use Range. Using Range is useful for accessing the same cells each time the Macro runs.
For example, if you were using a Macro to calculate a total and write it to cell A10 every time then Range would be suitable for this task.
Using the Cells property is useful if you are accessing a cell based on a number that may vary. It is easier to explain this with an example.
In the following code, we ask the user to specify the column number. Using Cells gives us the flexibility to use a variable number for the column.
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub WriteToColumn() Dim UserCol As Integer ' Get the column number from the user UserCol = Application.InputBox(" Please enter the column...", Type:=1) ' Write text to user selected column Sheet1.Cells(1, UserCol).Value2 = "John Smith" End Sub
In the above example, we are using a number for the column rather than a letter.
To use Range here would require us to convert these values to the letter/number cell reference e.g. “C1”. Using the Cells property allows us to provide a row and a column number to access a cell.
Sometimes you may want to return more than one cell using row and column numbers. The next section shows you how to do this.
Using Cells and Range together
As you have seen you can only access one cell using the Cells property. If you want to return a range of cells then you can use Cells with Ranges as follows
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UsingCellsWithRange() With Sheet1 ' Write 5 to Range A1:A10 using Cells property .Range(.Cells(1, 1), .Cells(10, 1)).Value2 = 5 ' Format Range B1:Z1 to be bold .Range(.Cells(1, 2), .Cells(1, 26)).Font.Bold = True End With End Sub
As you can see, you provide the start and end cell of the Range. Sometimes it can be tricky to see which range you are dealing with when the value are all numbers. Range has a property called Address which displays the letter/ number cell reference of any range. This can come in very handy when you are debugging or writing code for the first time.
In the following example we print out the address of the ranges we are using:
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub ShowRangeAddress() ' Note: Using underscore allows you to split up lines of code With Sheet1 ' Write 5 to Range A1:A10 using Cells property .Range(.Cells(1, 1), .Cells(10, 1)).Value2 = 5 Debug.Print "First address is : " _ + .Range(.Cells(1, 1), .Cells(10, 1)).Address ' Format Range B1:Z1 to be bold .Range(.Cells(1, 2), .Cells(1, 26)).Font.Bold = True Debug.Print "Second address is : " _ + .Range(.Cells(1, 2), .Cells(1, 26)).Address End With End Sub
In the example I used Debug.Print to print to the Immediate Window. To view this window select View->Immediate Window(or Ctrl G)
You can download all the code for this post from the top of this article.
The Offset Property of Range
Range has a property called Offset. The term Offset refers to a count from the original position. It is used a lot in certain areas of programming. With the Offset property you can get a Range of cells the same size and a certain distance from the current range. The reason this is useful is that sometimes you may want to select a Range based on a certain condition. For example in the screenshot below there is a column for each day of the week. Given the day number(i.e. Monday=1, Tuesday=2 etc.) we need to write the value to the correct column.
We will first attempt to do this without using Offset.
' https://excelmacromastery.com/ ' This sub tests with different values Public Sub TestSelect() ' Monday SetValueSelect 1, 111.21 ' Wednesday SetValueSelect 3, 456.99 ' Friday SetValueSelect 5, 432.25 ' Sunday SetValueSelect 7, 710.17 End Sub ' Writes the value to a column based on the day Public Sub SetValueSelect(lDay As Long, lValue As Currency) Select Case lDay Case 1: Sheet1.Range("H3").Value2 = lValue Case 2: Sheet1.Range("I3").Value2 = lValue Case 3: Sheet1.Range("J3").Value2 = lValue Case 4: Sheet1.Range("K3").Value2 = lValue Case 5: Sheet1.Range("L3").Value2 = lValue Case 6: Sheet1.Range("M3").Value2 = lValue Case 7: Sheet1.Range("N3").Value2 = lValue End Select End Sub
As you can see in the example, we need to add a line for each possible option. This is not an ideal situation. Using the Offset Property provides a much cleaner solution
' https://excelmacromastery.com/ ' This sub tests with different values Public Sub TestOffset() DayOffSet 1, 111.01 DayOffSet 3, 456.99 DayOffSet 5, 432.25 DayOffSet 7, 710.17 End Sub Public Sub DayOffSet(lDay As Long, lValue As Currency) ' We use the day value with offset specify the correct column Sheet1.Range("G3").Offset(, lDay).Value2 = lValue End Sub
As you can see this solution is much better. If the number of days in increased then we do not need to add any more code. For Offset to be useful there needs to be some kind of relationship between the positions of the cells. If the Day columns in the above example were random then we could not use Offset. We would have to use the first solution.
One thing to keep in mind is that Offset retains the size of the range. So .Range(“A1:A3”).Offset(1,1) returns the range B2:B4. Below are some more examples of using Offset
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UsingOffset() ' Write to B2 - no offset Sheet1.Range("B2").Offset().Value2 = "Cell B2" ' Write to C2 - 1 column to the right Sheet1.Range("B2").Offset(, 1).Value2 = "Cell C2" ' Write to B3 - 1 row down Sheet1.Range("B2").Offset(1).Value2 = "Cell B3" ' Write to C3 - 1 column right and 1 row down Sheet1.Range("B2").Offset(1, 1).Value2 = "Cell C3" ' Write to A1 - 1 column left and 1 row up Sheet1.Range("B2").Offset(-1, -1).Value2 = "Cell A1" ' Write to range E3:G13 - 1 column right and 1 row down Sheet1.Range("D2:F12").Offset(1, 1).Value2 = "Cells E3:G13" End Sub
Using the Range CurrentRegion
CurrentRegion returns a range of all the adjacent cells to the given range.
In the screenshot below you can see the two current regions. I have added borders to make the current regions clear.
A row or column of blank cells signifies the end of a current region.
You can manually check the CurrentRegion in Excel by selecting a range and pressing Ctrl + Shift + *.
If we take any range of cells within the border and apply CurrentRegion, we will get back the range of cells in the entire area.
For example
Range(“B3”).CurrentRegion will return the range B3:D14
Range(“D14”).CurrentRegion will return the range B3:D14
Range(“C8:C9”).CurrentRegion will return the range B3:D14
and so on
How to Use
We get the CurrentRegion as follows
' Current region will return B3:D14 from above example Dim rg As Range Set rg = Sheet1.Range("B3").CurrentRegion
Read Data Rows Only
Read through the range from the second row i.e.skipping the header row
' Current region will return B3:D14 from above example Dim rg As Range Set rg = Sheet1.Range("B3").CurrentRegion ' Start at row 2 - row after header Dim i As Long For i = 2 To rg.Rows.Count ' current row, column 1 of range Debug.Print rg.Cells(i, 1).Value2 Next i
Remove Header
Remove header row(i.e. first row) from the range. For example if range is A1:D4 this will return A2:D4
' Current region will return B3:D14 from above example Dim rg As Range Set rg = Sheet1.Range("B3").CurrentRegion ' Remove Header Set rg = rg.Resize(rg.Rows.Count - 1).Offset(1) ' Start at row 1 as no header row Dim i As Long For i = 1 To rg.Rows.Count ' current row, column 1 of range Debug.Print rg.Cells(i, 1).Value2 Next i
Using Rows and Columns as Ranges
If you want to do something with an entire Row or Column you can use the Rows or Columns property of the Worksheet. They both take one parameter which is the row or column number you wish to access
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UseRowAndColumns() ' Set the font size of column B to 9 Sheet1.Columns(2).Font.Size = 9 ' Set the width of columns D to F Sheet1.Columns("D:F").ColumnWidth = 4 ' Set the font size of row 5 to 18 Sheet1.Rows(5).Font.Size = 18 End Sub
Using Range in place of Worksheet
You can also use Cells, Rows and Columns as part of a Range rather than part of a Worksheet. You may have a specific need to do this but otherwise I would avoid the practice. It makes the code more complex. Simple code is your friend. It reduces the possibility of errors.
The code below will set the second column of the range to bold. As the range has only two rows the entire column is considered B1:B2
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UseColumnsInRange() ' This will set B1 and B2 to be bold Sheet1.Range("A1:C2").Columns(2).Font.Bold = True End Sub
You can download all the code for this post from the top of this article.
Reading Values from one Cell to another
In most of the examples so far we have written values to a cell. We do this by placing the range on the left of the equals sign and the value to place in the cell on the right. To write data from one cell to another we do the same. The destination range goes on the left and the source range goes on the right.
The following example shows you how to do this:
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub ReadValues() ' Place value from B1 in A1 Sheet1.Range("A1").Value2 = Sheet1.Range("B1").Value2 ' Place value from B3 in sheet2 to cell A1 Sheet1.Range("A1").Value2 = Sheet2.Range("B3").Value2 ' Place value from B1 in cells A1 to A5 Sheet1.Range("A1:A5").Value2 = Sheet1.Range("B1").Value2 ' You need to use the "Value" property to read multiple cells Sheet1.Range("A1:A5").Value2 = Sheet1.Range("B1:B5").Value2 End Sub
As you can see from this example it is not possible to read from multiple cells. If you want to do this you can use the Copy function of Range with the Destination parameter
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub CopyValues() ' Store the copy range in a variable Dim rgCopy As Range Set rgCopy = Sheet1.Range("B1:B5") ' Use this to copy from more than one cell rgCopy.Copy Destination:=Sheet1.Range("A1:A5") ' You can paste to multiple destinations rgCopy.Copy Destination:=Sheet1.Range("A1:A5,C2:C6") End Sub
The Copy function copies everything including the format of the cells. It is the same result as manually copying and pasting a selection. You can see more about it in the Copying and Pasting Cells section.
Using the Range.Resize Method
When copying from one range to another using assignment(i.e. the equals sign), the destination range must be the same size as the source range.
Using the Resize function allows us to resize a range to a given number of rows and columns.
For example:
' https://excelmacromastery.com/ Sub ResizeExamples() ' Prints A1 Debug.Print Sheet1.Range("A1").Address ' Prints A1:A2 Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(2, 1).Address ' Prints A1:A5 Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(5, 1).Address ' Prints A1:D1 Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(1, 4).Address ' Prints A1:C3 Debug.Print Sheet1.Range("A1").Resize(3, 3).Address End Sub
When we want to resize our destination range we can simply use the source range size.
In other words, we use the row and column count of the source range as the parameters for resizing:
' https://excelmacromastery.com/ Sub Resize() Dim rgSrc As Range, rgDest As Range ' Get all the data in the current region Set rgSrc = Sheet1.Range("A1").CurrentRegion ' Get the range destination Set rgDest = Sheet2.Range("A1") Set rgDest = rgDest.Resize(rgSrc.Rows.Count, rgSrc.Columns.Count) rgDest.Value2 = rgSrc.Value2 End Sub
We can do the resize in one line if we prefer:
' https://excelmacromastery.com/ Sub ResizeOneLine() Dim rgSrc As Range ' Get all the data in the current region Set rgSrc = Sheet1.Range("A1").CurrentRegion With rgSrc Sheet2.Range("A1").Resize(.Rows.Count, .Columns.Count).Value2 = .Value2 End With End Sub
Reading Values to variables
We looked at how to read from one cell to another. You can also read from a cell to a variable. A variable is used to store values while a Macro is running. You normally do this when you want to manipulate the data before writing it somewhere. The following is a simple example using a variable. As you can see the value of the item to the right of the equals is written to the item to the left of the equals.
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UseVariables() ' Create Dim number As Long ' Read number from cell number = Sheet1.Range("A1").Value2 ' Add 1 to value number = number + 1 ' Write new value to cell Sheet1.Range("A2").Value2 = number End Sub
To read text to a variable you use a variable of type String:
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub UseVariableText() ' Declare a variable of type string Dim text As String ' Read value from cell text = Sheet1.Range("A1").Value2 ' Write value to cell Sheet1.Range("A2").Value2 = text End Sub
You can write a variable to a range of cells. You just specify the range on the left and the value will be written to all cells in the range.
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub VarToMulti() ' Read value from cell Sheet1.Range("A1:B10").Value2 = 66 End Sub
You cannot read from multiple cells to a variable. However you can read to an array which is a collection of variables. We will look at doing this in the next section.
How to Copy and Paste Cells
If you want to copy and paste a range of cells then you do not need to select them. This is a common error made by new VBA users.
Note: We normally use Range.Copy when we want to copy formats, formulas, validation. If we want to copy values it is not the most efficient method.
I have written a complete guide to copying data in Excel VBA here.
You can simply copy a range of cells like this:
Range("A1:B4").Copy Destination:=Range("C5")
Using this method copies everything – values, formats, formulas and so on. If you want to copy individual items you can use the PasteSpecial property of range.
It works like this
Range("A1:B4").Copy Range("F3").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Range("F3").PasteSpecial Paste:=xlPasteFormats Range("F3").PasteSpecial Paste:=xlPasteFormulas
The following table shows a full list of all the paste types
| Paste Type |
|---|
| xlPasteAll |
| xlPasteAllExceptBorders |
| xlPasteAllMergingConditionalFormats |
| xlPasteAllUsingSourceTheme |
| xlPasteColumnWidths |
| xlPasteComments |
| xlPasteFormats |
| xlPasteFormulas |
| xlPasteFormulasAndNumberFormats |
| xlPasteValidation |
| xlPasteValues |
| xlPasteValuesAndNumberFormats |
Reading a Range of Cells to an Array
You can also copy values by assigning the value of one range to another.
Range("A3:Z3").Value2 = Range("A1:Z1").Value2
The value of range in this example is considered to be a variant array. What this means is that you can easily read from a range of cells to an array. You can also write from an array to a range of cells. If you are not familiar with arrays you can check them out in this post.
The following code shows an example of using an array with a range:
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub ReadToArray() ' Create dynamic array Dim StudentMarks() As Variant ' Read 26 values into array from the first row StudentMarks = Range("A1:Z1").Value2 ' Do something with array here ' Write the 26 values to the third row Range("A3:Z3").Value2 = StudentMarks End Sub
Keep in mind that the array created by the read is a 2 dimensional array. This is because a spreadsheet stores values in two dimensions i.e. rows and columns
Going through all the cells in a Range
Sometimes you may want to go through each cell one at a time to check value.
You can do this using a For Each loop shown in the following code
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub TraversingCells() ' Go through each cells in the range Dim rg As Range For Each rg In Sheet1.Range("A1:A10,A20") ' Print address of cells that are negative If rg.Value < 0 Then Debug.Print rg.Address + " is negative." End If Next End Sub
You can also go through consecutive Cells using the Cells property and a standard For loop.
The standard loop is more flexible about the order you use but it is slower than a For Each loop.
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub TraverseCells() ' Go through cells from A1 to A10 Dim i As Long For i = 1 To 10 ' Print address of cells that are negative If Range("A" & i).Value < 0 Then Debug.Print Range("A" & i).Address + " is negative." End If Next ' Go through cells in reverse i.e. from A10 to A1 For i = 10 To 1 Step -1 ' Print address of cells that are negative If Range("A" & i) < 0 Then Debug.Print Range("A" & i).Address + " is negative." End If Next End Sub
Formatting Cells
Sometimes you will need to format the cells the in spreadsheet. This is actually very straightforward. The following example shows you various formatting you can add to any range of cells
' https://excelmacromastery.com/ Public Sub FormattingCells() With Sheet1 ' Format the font .Range("A1").Font.Bold = True .Range("A1").Font.Underline = True .Range("A1").Font.Color = rgbNavy ' Set the number format to 2 decimal places .Range("B2").NumberFormat = "0.00" ' Set the number format to a date .Range("C2").NumberFormat = "dd/mm/yyyy" ' Set the number format to general .Range("C3").NumberFormat = "General" ' Set the number format to text .Range("C4").NumberFormat = "Text" ' Set the fill color of the cell .Range("B3").Interior.Color = rgbSandyBrown ' Format the borders .Range("B4").Borders.LineStyle = xlDash .Range("B4").Borders.Color = rgbBlueViolet End With End Sub
Main Points
The following is a summary of the main points
- Range returns a range of cells
- Cells returns one cells only
- You can read from one cell to another
- You can read from a range of cells to another range of cells.
- You can read values from cells to variables and vice versa.
- You can read values from ranges to arrays and vice versa
- You can use a For Each or For loop to run through every cell in a range.
- The properties Rows and Columns allow you to access a range of cells of these types
What’s Next?
Free VBA Tutorial If you are new to VBA or you want to sharpen your existing VBA skills then why not try out the The Ultimate VBA Tutorial.
Related Training: Get full access to the Excel VBA training webinars and all the tutorials.
(NOTE: Planning to build or manage a VBA Application? Learn how to build 10 Excel VBA applications from scratch.)
In this guide, we’re going to show you how to refer a range or a cell in Excel VBA.
VBA Basics
Before diving into the code, let’s start with a cell or a range means in VBA. First, VBA is an object-based programming language, which means that the language refers each element as objects. Objects have properties that define them, and they can encapsulate other objects, or codes. Thus, a single cell, a range of cells, a worksheet, or Excel software as a whole is an object for VBA. You can think this as a hierarchical model.
The image illustrates only a small portion of Excel objects in VBA. An Excel instance contains a Workbooks collection. A collection is a group of related objects. For example, if you open two workbooks, the Workbooks collection has two Workbook object. Each Workbook object has its own worksheets under a Worksheets collection. This structure applies to all.
VBA envelops all cell and cell-based references in an object called Range. In theory, when a particular object is referenced, you also need to specify its parents. In VBA syntax, a dot (.) operator is used to move through object hierarchy. For example, to access the Range object, the code should be:
Application.Workbooks.Worksheets.Range
However, this reference is ambiguous when it comes to specify which Excel workbook or worksheet you are referring to. In order to do this, you must supply the name or the index number (starting with 1) of the particular object you are referring. This approach is like in Excel formulas — the argument is given in parentheses. For example to refer the range object in the worksheet “Sheet1” of the workbook “Book1.xlsm”:
Application.Workbooks("Book1.xlsm").Worksheets("Sheet1").Range
or
Application.Workbooks(1).Worksheets(1).Range
You do not have to specify all parents for Range object every time. If your intention is to work on the active sheet of the active workbook, you can simply use Range.
Range Object
The Range object allows you to refer a cell or cells just like in any Excel formula. For example,
Range("A1") 'Refers the cell A1
Range("A2:D11") 'Refers the range of cells between A2:D11
Range("A3,B4:E6,F12") 'Refers all cells in the cells A3, F12 and the range B4:E6
Range("2:2") 'Entire 2nd row
Range("E:E") 'Entire column E
Range("Input") 'Named range "Input"
Using square brackets to refer a range or a cell
You can use square brackets ([]) instead of the “Range” keyword and double quotes (“). This approach as essentially a shortcut, and the outcome is the same.
[A1] 'Refers the cell A1 [A2:D11] 'Refers the range of cells between A2:D11 [A3,B4:E6,F12] 'Refers all cells in the cells A3, F12 and the range B4:E6 [2:2] 'Entire 2nd row [E:E] 'Entire column E [Input] 'Named range "Input"
Cells property to refer a range or a cell
Cells is the name of a property of both Worksheet and Range objects. It is neither a collection nor an object. Thus, there are no objects named Cell.
In other words, the Cells property returns a Range object as well. Each Cells property in Worksheet and Range objects work in its parent’s context only. This behavior might make more sense within examples.
Syntax
The Cells property can be used in two ways:
With row and column index numbers:
Cells(row number,column number)
With index number of the cell:
Cells(cell number) ‘refers the 23rd cell in the range
Examples
Worksheet.Cells
Cells property of a Worksheet object returns the cell in a specific location in the worksheet.
With row and column index numbers:
Cells(3,2) 'refers the cell at third row and second column in the active sheet (B3)
With index number of the cell:
Cells(5) 'refers the 5th cell in the range (E1)
The numbering of cells starts from 1, and increases from left to right and from top to bottom. This means that A1 is the first cell.
Range.Cells
On the other hand, the Cells property of a Range object returns the cell in specified location in the range.
With row and column index numbers:
Range("C4:F9").Cells(3,2) 'refers the cell at third row and second column in the active range (D6)
With index number of the cell:
Range("C4:F9").Cells(5) ‘refers the 5th cell in the range (C5)
Active objects to refer a range or a cell
There are keywords in VBA to reference active(selected) objects when the code is running.
ActiveCell 'Refers the selected cell Selection 'Refers any selected object. This can be cells or a chart ActiveSheet 'Refers the active worksheet ActiveWorkbook 'Refers the active worksheet