В ячейки excel можно записывать

Обновлено: 14.04.2023

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов, рассмот­ренных ниже.

Символьные (текстовые) данные — это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.

Пример символьных данных:

Ведомость по начислению премии. Группа ДЭ- 3

Числовые данные – это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специ­альных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример числовых данных:

В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Функция имеет уникальное имя и список аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Для вычисления функции пользователь должен задать конкретные значе­ния аргументов. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Разли­чают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример функции: Сумм(В2:В6) – функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках B2,B3,B4,B5,В6.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выпол­нение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выра­жаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:

ДД-МММ (04-Янв) и т.д.;

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом:

· если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятич­ной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

· если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран опреде­ленным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. В элек­тронной таблице Excel для этого используется знак равенства.

· если ячейка содержит символьные данные, то ее первым символом может быть буква, либо одинарная кавычка (апостроф).

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Символы можно вводить непосредст­венно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter.

В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже.

Ввод текста

Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква “А” в ячейке В2 на рис. 2.4), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить располо­жение текста в ячейке путем ее форматирования.

Рис. 2.4. Ввод данных в ячейку

Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отобра­жается в соседних справа пустых ячейках (см. “Стоимость продажи” в ячейке В4). Если располо­женная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.

При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отобра­жается зеленый индикатор.

Форматирование символьных данных в ячейках

По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изме­нить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.

· Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной.

· Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции.

· Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.

Форматирование данных – выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке.

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут вклю­чать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: $, %, +, — , /, E, e.

При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.

Если в ячейке установлен числовой формат не Общий, то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный, то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел

Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, число 2,3×1013 может принять вид 2,3Е+13 (см. ячейку А6). Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейкив меню Формат и откройте вкладку Число. В списке Числовые форматы выберите формат отображения числовых данных: Общий, Числовой, Денежный и т.д. (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Задание числового формата

Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правиль­ного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек в списке Числовые форматы выбрать Даты. Числовые форматы, используемые в Excel, и их описа­ние даны ниже в табл. 2.1.

Числовые форматы, используемые в Excel

Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые дан­ные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится

Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков диалогового окна Формат ячеек введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой.

Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа выделите необходимый вариант. Флажок Раз­делитель групп разрядов позволяет отделять группы тысячных раз­рядов в числах

Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделя­ются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус

Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части

Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соот­ветствии с установленным количеством десятичных знаков и со зна­ком % (процент). Числа, большие 1, автоматически вводятся как про­центы; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234.

Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат на панели инструментов Форматирование.

Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правка сбросьте флажок Автоматический ввод процентов

Отображает числа в виде обыкновенной дроби

Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2 разряда). Число 0.0000012 будет иметь вид 1.2Е-06

Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.06. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с
1 января 1900 г.. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты

Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содер­жания

Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефо­нов, табельных номеров

Формат определяется пользователем

Примечание: отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определя­ется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервискоманду Параметрыи откройте вклад Проверка ошибок. Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок и Число сохранено как текст. Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Отображение данных в ячейках таблицы

Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не вмещающаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.

Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана – в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить исполь­зуемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 2.7), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

В этой статье рассказывается об особенностях ввода различных данных (чисел, времени, дат, текста) и их редактировании.

Особенности ввода данных.

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской — точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + — Е е ( ) . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак «-» (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) — для Excel означает -7.

3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/). Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата — 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль — 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( — ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

В Excel самая ранняя дата — 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter, для отмены — клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Данный урок начинается со знакомства с электронными таблицами. Далее идёт краткая историческая справка, из которой учащиеся могут узнать, когда были созданы первые электронные таблицы. Также рассматриваются вопросы о том, какие данные можно вводить в ячейки таблицы, а также основные режимы работы электронных таблиц.

В данный момент вы не можете посмотреть или раздать видеоурок ученикам

Чтобы получить доступ к этому и другим видеоурокам комплекта, вам нужно добавить его в личный кабинет, приобретя в каталоге.

Получите невероятные возможности

Конспект урока «Электронные таблицы (на примере Exсel)»

С давних пор самыми сложными профессиями считались бухгалтер, инженер и статистик, так как людям этих профессий приходилось выполнять громоздкие вычисления на калькуляторе. При выполнении расчётов нужно было быть очень внимательным и аккуратным, потому что даже из-за незначительной ошибки работа могла остановиться на целые месяцы.

В аналогичной ситуации были и студенты математических, экономических и других факультетов. Каждый день им приходилось выполнять и сложные и довольно скучные вычисления.

Он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Что такое электронные таблицы?

Какие данные можно вводить в ячейки таблицы?

Основные режимы работы электронных таблиц.

Практически во всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и экономика, медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок, накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.

Электронная таблица (сокращённо ЭТ) – это совокупность данных, представленных в виде таблицы. Данные в таблице могут быть связаны формулой и автоматически пересчитываться, когда формула изменяется. Таким образом, электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

С помощью табличных процессоров можно решать следующие задачи:

· Создавать электронные таблицы.

· Открывать, редактировать и сохранять электронные таблицы в файле.

· Графически представлять данные с помощью графиков и диаграмм.

· Вычислять и анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных.

· Выводить на печать электронные таблицы.

Рассмотрим интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.

После запуска на экран выводится окно, при внимательном рассмотрении которого многие элементы вам покажутся известными по опыту работы в том же Microsoft Word.

В самом верху вы увидите строку заголовка, на которой отображается название программы и документа, а также кнопки управления окном.

Интерфейс процессора состоит из 4 основных частей – это панель быстрого доступа, панель вкладок, строка формул и основное окно, представляющее собой таблицу.

Давайте познакомимся поближе со всеми частями интерфейса.

В левой части строки заголовков расположена Панель быстрого доступа. Название панели говорит о том, что с её помощью мы можем получить быстрый доступ к важным командам. Вы можете настроить данную панель, разместив на ней команды, которые вы будете часто использовать.

Рассмотрим вкладки подробнее:

1. Отдельно выделенная вкладка Файл находится в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не имеет смысла: создание и открытие документа, сохранение, печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла.

2. Вкладка Главная используется в основном при работе с буфером обмена и при форматировании.

3. Вкладку Вставка часто используют при работе с графическими объектами, и в первую очередь она полезна при создании диаграмм.

4. Большинство инструментов, размещённых на вкладке Разметка страницы, имеют прямое или косвенное отношение к настройкам печати документов.

5. Вкладка Формулы позволяет вставлять и редактировать формулы, а также переключать режимы отображения

6. Вкладка Данные используется при обработке данных, в том числе полученных от внешних источников.

7. Для проверки правописания, работы с примечаниями, совместного использования и защиты документов, а также для отслеживания редакторских изменений используют утилиты, собранные на вкладке Рецензирование.

8. Далее следует вкладка Вид. Группы вкладки содержат пиктограммы команд и меню для настроек внешнего вида документа.

Строка формул располагается под лентой и над основным окном. В ней отображается адрес ячейки и данные, которые в неё введены. Здесь же данные можно редактировать.

Под строкой формул расположен рабочий лист. Совокупность листов составляет рабочую книгу. В Excel можно менять имена листов, а также можно удалять ненужные листы и добавлять новые. Можно перемещаться по листам, нажимая на их ярлыки. Также в окне имеются полосы прокрутки, которые позволяют перемещаться из одного места активного листа в другое место, но в пределах активного листа.

Рабочий лист представляет собой прямоугольник, разделённый на строки и столбцы, пресечение которых образует ячейки. Столбец – это вертикально расположенная область электронной таблицы. Столбцы обозначают буквами и сочетаниями букв латинского алфавита. Например А, В и так далее; Z, AA, AB и так далее. Строка – горизонтально расположенная область электронной таблицы. Строки нумеруются числами. Всего в Excel 1.048.576 строк и 16.384 столбца.

Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из названия столбца и номера строки, например: А5, В12. Называя адрес ячейки, в первую очередь указывают имя столбца, а во вторую – номер строки.

Табличный курсор – это выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка, в которую помещён курсор, называется текущей. Данные можно вводить и редактировать только в текущей ячейке.

Диапазон ячеек – это группа нескольких выделенных ячеек. Адрес диапазона состоит из адресов верхней левой и нижней правой ячеек, разделённых двоеточием. Например: В2:В6 или С4:D18.

Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?

Данные могут быть различны: это числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются их типом.

Excel работает с данными следующих типов:

· числовые значения (45; 8,3; );

· текстовые значения (Школа №; 9 класс, ФИО);

· дата и время суток (Январь 2016; 5.04.2017; 13:00);

· формулы (=СУММ(С6:С10) или =В5*D5/F5);

· изображения и объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;

· гиперссылки на ресурсы Интернета и другие документы.

Рассмотрим основные типы данных более подробно:

Текст. Для ввода текстовых данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают клавишу Enter. Excel автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию выравнивает их по левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет отображать более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки. Если в них уже размещены данные, видимое текстовое значение обрезается, но не удаляется. Полностью текст можно увидеть в строке ввода при выделении ячейки или при изменении ширины столбца.

Числа. Excel автоматически распознаёт числовые значения и по умолчанию выравнивает их по правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (10), десятичными (8,5) или обыкновенными дробями (7 ½).

Для того, чтобы табличный процессор правильно обрабатывал вводимые данные, нужно соблюдать следующие правила ввода:

· Для ввода числа в ячейку ее выделяют с помощью мыши или клавиатуры, затем набирают число и нажимают клавишу Enter.

· Дробную часть числа от целой отделяют запятой.

· Если число разделили точкой, то табличный процессор распознает его как дату (например 1.06 воспринимается как 1 июня, а 12.36 – как декабрь 2036 года).

· Если требуется, чтобы Excel сохранил в виде текста числа, даты и формулы, то вводить их начинают с апострофа (например, если ввести в ячейку апостроф 55 – там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа).

Редактировать данные можно как в строке формул, так и в самой ячейке. Для замены содержимого ячейку выделяют и вводят новые данные. Двойной щелчок мыши или нажатие клавиши F2 позволяют редактировать данные прямо в ячейке. Приёмы редактирования не отличаются от применяемых в текстовом редакторе.

Формулы. Табличный процессор Excel выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

Для обозначения арифметических операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (–), умножить (*), разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения действий не отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения функций и выполняются действия в скобках, затем – возведение в степень, умножение и деление, и наконец – сложение и вычитание.

Пример. В ячейки В2, В3 и В4 записаны числа 8, 9, 10, а в ячейки С2, С3 и С4 – числа 6, 18, 8.

· в ячейке D2 по формуле (=В2+С2) найти сумму чисел;

· в ячейке D3 найти результат вычисления по формуле (=В3*С3/9);

· в ячейке D4 найти разность квадратов по формуле (=В4^2-С4^2).

Значения в ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменяются входящие в формулу исходные данные. Для этого в формулах используют не сами исходные данные, а ссылки на адреса ячеек, в которых эти данные находятся. По умолчанию в ячейках с формулами отображаются не сами формулы, а результаты вычислений по ним. При этом сама формула отображается в строке формул.

Основные режимы работы электронных таблиц:

· Режим формирования таблицы, который предполагает заполнение и редактирование документа.

· Режим отображения таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений). Чтобы в Excel установить режим отображения формул, нужно на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул” нажать кнопку “Показать формулы”.

Важно запомнить:

· Электронная таблица представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.

· Ячейка образуется на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

· Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений.

· Табличный процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.

· Выделяют 3 основных режима работы электронных таблиц: это режим формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения вычислений

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

В работе с электронными таблицами можно выделить четыре основных типа данных:

1. числа ,
2. текст ,
3. логические данные ,
4. формулы .

Дата — это обычное число, которое отображается в формате дат.
Время — это обычное число, которое отображается в формате времени.

Диапазон дней (1-31), месяцев (1-12), времени (час, мин, сек — 1 : 60) контролируется автоматически. При превышении предела диапазона данные определяются как текстовые. Число выравнивается по правому краю ячейки по умолчанию.

Пример. В ячейку B3 ввели число 13. С помощью контекстного меню Формат ячеек изменили формат на денежный.

Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. действия над символьными данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре. Если вы случайно поставите перед текстом знак равенства (=), то Excel поймет это как команду посчитать (а посчитать не сможет) и выдаст ошибку. Текст выравнивается по левому краю ячейки по умолчанию.

Логический тип данных

Логические данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ».

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений данных . Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы.

Формула обязательно начинается со знака равенства и может содержать:

1. числа;
2. имена ячеек;
3. знаки математических операций;
4. круглые скобки;
5. имена функций.

Цель работы

Научиться вводить данные разных типов в ЭТ.

Самостоятельно заполните таблицу. Сохраните файл под именем Магазин и отправьте по электронной почте преподавателю. В письме обязательно укажите автора работы.

Читайте также:

  

• Какие условия способствовали активному развитию генетики в 20 веке кратко

  

• Что такое хроматизм в музыке определение кратко

  

• Чем отличается убежище от укрытия кратко

  

• Как называть парня кратко

  

• Почему нельзя вылечить страдающих дальтонизмом биология кратко

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!

Заполнение ячеек текстом и числовыми значениями

Каждый раз, когда мы заполняем ячейки данными, автоматически проверяются типы данных ячейки в Excel. Содержит ли она: цифры; формулы; логические выражения.

Если не подтвердился ни один из выше приведенных типов данных, Excel воспринимает содержимое ячейки как текст или дата.

Введенные данные в ячейку можно редактировать изменять и удалять. Далее рассмотрим способы редактирования ячеек.

Самый простой способ изменения содержимого ячейки – это заново вписать новые данные.

Ввод текста в ячейку Excel

Введите в ячейку A1 свое имя. Для этого у вас имеется две возможности:

1. Сделайте ячейку активной переместив на нее курсор. Потом введите текст и нажмите «Enter» или просто переместите курсор на любую другую ячейку.
2. Сделайте ячейку активной с помощью курсора и введите данные в строку формул (широкое поле ввода под полосой инструментов). И нажмите галочку «Ввод».

Если вы передумали заполнять ячейку то в место «Enter» или «Ввод» жмите «ESC».

Клавиша «Enter» или инструмент строки формул «Ввод» подтверждают запись данных в ячейку.

Заметьте! Если воспользоваться первой возможностью то после подтверждения «Enter» курсор сместится на соседнюю ячейку вниз (при настройках по умолчанию). Если же использовать вторую возможность и подтвердить галочкой «Ввод», то курсор останется на месте.



Как уместить длинный текст в ячейке Excel?

Заполните ячейки текстом, так как показано на рисунке, чтобы содержимое вмещалось в ячейках.

По умолчанию ширина ячеек не позволяет вместить длинные тексты и в результате мы видим такую картинку:

Задание 1. Чтобы уместить длинный текст в ячейке Excel, наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между A и B. Курсор изменит свой внешний вид как показано на рисунке. После чего сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши. Ширина колонки автоматически оптимизируется под ширину самого длинного текста.

Задание 2. Наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между B и C. Курсор мышки изменит свой вид. После чего удерживая левую клавишу мышки, перемещайте курсор для изменения ширины колонки до необходимого размера.
Аналогичным способом как описано в этих двух практических заданиях можно изменять высоту строки. Только здесь курсор следует наводить на границы между номерами строк. А дальше перемещать его для изменения высоты или делать двойной щелчок для автоматической подстройки.
Задать ширину столбца или высоту строки можно вручную с помощью курсора или контекстного меню. Щелчок правой кнопкой по заголовку и опция «Ширина столбца» «Высота строки».

Интересный факт! При изменении ширины столбца / строки курсором, подсвечивается информация о размерах в разных единицах измерения:

1. Ширина столбца в количестве символов стандартного размера шрифта(Calibri 11 пунктов) – по умолчанию 8,43 символов такая длина текста в стандартной ячейке. Таким образом, можно быстро определить длину текста в ячейке Excel. Но чаще всего для этого применяется функция ДЛСТР (сокращенно длинна строки). Этой же функцией определяется и количество цифр одной ячейке.
2. Высота строки в пунктах измерения высоты шрифтов – по умолчанию 15 пунктов.
3. В скобках размеры указаны в пикселях и для столбцов и для строк.

В Excel 2010 можно задать размеры строк и столбцов в сантиметрах. Для этого нужно перейти в режим разметки страниц: «Вид»-«Разметка страницы». Щелкаем правой кнопкой по заголовку столбца или строки и выберем опцию «ширина». Потом вводим значение в сантиметрах. Этого особенно удобно при подготовке документа для вывода на печать. Ведь мы знаем размеры формата A4: ширина 21см и высота 29,7см.

Но благодаря показателям в пикселях при обычном режиме, то можно пересчитать самому в сантиметры, используя данные для конвертации единиц измерений:

• 0,98 см = 37 пикселей;
• 1,01 см = 38 пикселей;
• 0,50 см = 19 пикселей.

Введение цифр в ячейки Excel

Вводить текстовые данные в ячейки уже умеем, теперь разберемся с заполнением цифровых данных. Заполните простую табличку как показано на рисунке:

Обратите внимание! По умолчанию текст выравнивается по левей стороне ячеек, а цифры по правой. Данная особенность позволяет быстро найти цифры в ячейке и не спутать их с текстом (ведь текст также содержит символы цифр, но не позволяет производить с ними математические расчеты). Например, если в место запятой в качестве разделителя разрядов стоит точка или пробел, то цифры распознаны как дата и текст соответственно, из-за чего потом не работают расчеты. Таким образом, можно быстро сориентироваться, как распознала программа введенные данные: как текст или как цифру. Например, если мы будем отделять десятые части не запятой, а точкой, то данные цифр распознаются как дата. Будьте внимательны с типами данных для заполнения.

Задание 1. Наведите курсор мышки на ячейку C2 и удерживая левую клавишу проведите его вниз до ячейки C3. Вы выделили диапазон из 2-ух ячеек (C2:C3) для дальнейшей работы с ними. На полосе инструментов выберите закладку «Главная» и щелкните на инструмент «Увеличить разрядность» как показано на рисунке:

Не трудно догадаться, что рядом расположен инструмент «Уменьшить разрядность». Так можно изменять формат ячеек на числовой для отображения цифр разным количеством разрядности (количество цифр отображаемых после запятой).

Оба эти инструмента автоматически меняют форматы ячеек на «числовой». Чтобы изменить формат ячеек на «числовой» так же можно воспользоваться диалоговым окном настройки форматов. Для его вызова необходимо зайти: «Главная»-«Число» и щелкнуть на уголок со стрелочкой как показано на рисунке:

Данное окно можно вызвать комбинацией горячих клавиш CTRL+1.

Введение валют и процентов

К нашей табличке добавьте еще данных, как показано ниже на рисунке.

Задание 1. Выделите диапазон ячеек D2:D3 и установите финансовый числовой формат. В диапазоне E2:E3 сделайте процентный формат. В результате должно получиться так:

Формат – это свойство ячейки, а не ее содержимое. Поэтому обычно сначала вводятся данные, а потом изменяется формат отображения данных. В отдельных случаях лучше сделать в обратном порядке.

Задание 2. Введите в пустую ячейку суму с валютой следующим образом. Нажмите «Enter» и вы увидите, что программа сама присвоит ячейке финансовый формат. То же самое можно сделать с процентами.

В Excel версии 2007 и 2010 предусмотрено несколько валют для быстрого ввода при установке формата ячеек. Посмотрите выпадающий список валют и измените формат на Евро:

Читайте так же: как перевести число и сумму прописью в Excel.

Доброго времени суток. Мы уже знаем, какие типы данных есть в Excel, давайте же попробуем заполнить ими рабочий лист.

Важно не путать содержимое ячейки и формат его отображения. Одно и то же значение можно показать в виде процентов, десятичной дроби или, например, даты, но реальное содержимое клетки не изменится. Можно изменить вид и цвет шрифта, количество знаков после запятой, настраивать вид как вам нужно, без изменения самих данных.

При выделении клетки, её содержимое отображается на листе и в строке формул. Если ввести в ячейку формулу, то она будет отображена в строке формул, а в ячейке появится результат вычисления.

Записываем текст в ячейку

Чтобы внести текст в ячейку – поместите в неё курсор (мышью или клавишами стрелок) и введите нужную информацию. Чтобы закончить введение – нажмите Enter (курсор сместится на одну строку вниз), или любую из клавиатурных стрелок (курсор сместится в направлении стрелки). Чтобы отменить изменения до окончания ввода – нажмите Esc.

В одну ячейку можно внести до 32 тыс. символов текста, это очень много, уж поверьте.

Часто, введённый текст длиннее, чем ширина ячейки. Тогда программа пытается отобразить наибольшее возможное количество знаков. Если ячейки справа от текущей пустые, Эксель наложит текст сверху на них (хотя физически данные останутся в одной ячейке). Если клетки справа заполнены – отобразится столько символов, сколько возможно. Остальные знаки не будут показаны, хотя и останутся в ячейке. Чтобы отобразился весь текст, можно:

• Сократить данные, чтобы их длина не превышала ширины ячейки
• Уменьшить размер шрифта
• Изменить размеры ячейки (потянуть за правую границу столбца в заголовке)
• Включить перенос строк, чтобы программа записала текст в несколько строк, а не в одну (Главная – Выравнивание – Перенести текст)

Длинный текст или формулы могут быть не видны полностью и в строке формул. Чтобы это исправить – потяните за нижнюю границу строки формул или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+U.

Ввод числовых значений, дат и времени

Числовые значения в Excel вводятся так, как и в обычном письме. Для разделения целой и десятичной части дроби используется запятая (для русскоязычного варианта программы). Введенные данные можно отформатировать так, чтобы они легко читались на листе.

Как я уже указывал в посте о типах данных, для представления дат используется последовательная нумерация, начиная с 01.01.1900 (для MS Windows). То есть, любая дата – это число, обозначающее сколько дней прошло с 1 января 1900 года. Аналогично, время – это дробная часть описанного числа. Например, полдень – это ½, а один час – это 1/24 (0,0417). Давайте проведем эксперимент – в любой ячейке напишем: =42370,5» и нажмем Enter. Нажмем комбинацию клавиш Ctrl+1 для выбора формата отображения, в открывшемся диалоговом окне выберем формат Дата и время, как указано на рисунке. В итоге, формула в строке формул останется прежней, а формат отображения покажет дату и время: 01.01.16 12:00. Мы с вами наглядно убедились, что дата и время в Эксель – это не текст, а числа. Кстати, над ними можно выполнять математические операции (например, вычитание и сложение). Существуют и функции работы с датами.

Не пугайтесь, вам не придётся высчитывать, какое число соответствует нужной дате, чтобы внести её в ячейку. Эксель умеет интерпретировать стандартные форматы записи дат. Если вы запишете в клетке 01.01.16 12:00, программа поймёт, что это дата и сама высчитает нужное число. Excel редко доставляет проблемы в работе с датами.

Ввод формул

Формулы Excel – это вычисляемые значения. Они могут быть статическими или динамическими.

• В статических формулах участвуют цифры, математические операнды, встроенные функции Эксель. Результат вычисления такой формулы не зависит от других ячеек и изменится только если изменить саму формулу;

• Динамические формулы включают ссылки на значения в других ячейках. Соответственно, если изменить данные в этих ячейках, формула будет пересчитана.

Удаление содержимого из ячейки

Если информация в ячейке, или группе ячеек уже не нужна – её желательно удалить. Есть 6 способов очистки данных:

1. Удалить непосредственно ячейки или группы ячеек. Для этого выделите нужные ячейки и выполните команду на ленте: Главная – Ячейки – Удалить. Выделенные ячейки будут удалены, а на их место поднимутся клетки из строки ниже. Если нужно настроить параметры удаления – нажмите стрелку Вниз на комбинированной кнопке Удалить. В открывшемся контекстном меню можно выбрать удаление всей строки, всего столбца и даже всего листа из книги. Там же можно изменить параметры сдвига при удалении – заполнение пустого места ячейками снизу или справа.

1. Очистить всё. Эта команда удалит содержимое ячейки, форматы, примечания, гиперссылки. Сама клетка, при этом, не удаляется. Для выполнения такой операции выберите на ленте Главная – Редактирование – Очистить – Очистить всё.
2. Очистить форматы. Очевидно, что эта команда очищает только форматирование. Выполнение: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить форматы.
3. Очистить содержимое – удалить из ячеек только информацию, а форматирование и примечания сохранить. Команда на ленте: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить содержимое.
4. Очистить примечания – удаляет примечания к ячейкам. Расположение команды на ленте: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить примечания.
5. Очистить гиперссылки – удалить из содержимого все гиперссылки, текст в ячейке остаётся неизменным. Команда: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить гиперссылки.

Замена содержимого ячейки Эксель

Вместо удаления данных из ячейки Excel, можно заменить их другими. Для этого есть много способов, вот несколько из них:

• Ввести данные вручную. Просто установите курсор в нужную ячейку, введите новое содержание и нажмите Enter. Старая информация будет удалена, а на её месте появятся только что введенные данные. Форматирование ячейки не изменится;
• Перетащить другую ячейку. Допустим, нужное содержимое уже есть в другой ячейке. Просто хватайте эту клетку за одну из границ мышью и тяните в нужное место. В итоге, ячейка заменит собой ненужную (переместятся данные, форматы, примечания, ссылки на эту ячейку в формулах изменят координаты). Не путайте перетягивание ячейки и «растягивание», как мы уже делали в первых расчетах.
• Скопировать данные из другой ячейки. Выделяем ячейку (или группу ячеек) с нужными данными и жмём на ленте Главная – Буфер обмена – Копировать. Скопированный диапазон будет обведен анимированной «бегающей» рамкой. Это значит, что клетки перемещены в буфер обмена. Поставьте табличный курсор в ячейку для вставки. Если скопирован диапазон ячеек – выделяйте ту клетку в которой должно быть верхнее левое значение диапазона. Нажмите Главная – Буфер обмена – Вставить (или комбинацию клавиш Ctrl+V), чтобы вставить значения. Скопированный диапазон не удаляется из буфера обмена и рамка не пропадает. скопированные данные можно вставить еще куда-нибудь.

Если вместо кнопки Вставить нажать Ввод» на клавиатуре – информация будет вставлена и удалена из буфера обмена. Бегающая рамка исчезнет.

При таких способах вставки, программа вставляет в ячейку данные с форматированием. Благодаря команде Главная – Буфер обмена – Вставить – Специальная вставка, можно выбрать что именно нужно вставить. Например, только значения без форматирования, только форматирование, значения с форматами чисел и многое другое. Настоятельно рекомендую ознакомиться со всеми возможностями специальной вставки, т.к. это может быть очень полезным в работе.

Редактирование данных в ячейке

Если нужно изменить только часть текста или формулы, это можно сделать такими способами:

• Установить курсор в нужную ячейку и произвести нужные корректировки в строке формул
• Дважды щёлкните левой кнопкой мыши по содержимому в ячейке, текстовый курсор появится прямо в ячейке, можно вносить корректировки
• Установите курсор в ячейке и нажмите клавишу F2. Аналогично, текстовый курсор появится прямо в ячейке

Если вы хотите закончить редактирование – нажмите Enter или галочку слева от строки формул. Если в процессе корректировки вы передумали вносить изменения – нажмите Esc или крестик слева от строки формул.

Вот такие нехитрые способы работы с данными поддерживаются в Microsoft Excel. Пользуясь этими возможностями каждый день, вы быстро к ним привыкнете и будете использовать те, которые уместны в каждой конкретной ситуации. Спустя небольшое время, вы сможете довести эти операции до автоматизма.

На этом всё, а в следующий раз мы рассмотрим специфические возможности Майкрософт Эксель в работе с данными на листе.

Как всегда, жду ваших вопросов в комментариях.