В каком формате сохраняет файлы word 2007

Помогла ли Вам статья?

Всем привет, на связи автор блога scriptcoding.ru. Сегодня мы рассмотрим параметры сохранения документа в Word 2007. Редактирование любого текста требует его сохранения, и, как правило, не один раз, а несколько. Для сохранения документа в Word можно воспользоваться соответствующим значком на панели быстро доступа, или, воспользоваться пунктами Сохранить или Сохранить Как в меню кнопки Office. Если файл ещё не был сохранён, всё равно, какую из команд вы выбираете, потому что программа определяет, что файл ещё не имеет имени, и в обоих случаях появится диалоговое окно Сохранить как.

Если вы уже сохраняли файл, то используйте команду Сохранить, которая сохраняет последние изменения в документе Word и не требует указания имени и расположения документа. Если вы использовали команду Сохранить как, текстовый редактор позволит вам переименовать файл, причём, сохраняя при этом и исходный файл со старым именем. Вы создаёте на самом деле копию существующего файла.

Сохранение документа в Word – форматы файлов

При сохранении документа в Word важно проверить тип файла. Если вы работаете с версией Word 2007, то будет автоматически предлагаться формат docx. При желании, можно указать формат файла по умолчанию (например. формат doc), для этого надо зайти в меню параметры Word, и в пункте Сохранение выбрать подходящий формат по умолчанию.

Отталкивающим моментом формата docx является то, что его нельзя открыть в старых версиях Word. Естественно, есть дополнения, который позволяют обойти данную проблему, но, суть не в этом. Новый формат предлагает ряд дополнительных возможностей, которых не было в старых версиях Word. Так, чтобы работать в полном спектре возможностей с объектами SmartArt, нужно сохранить документ Word в новом формате. Надпись Режим ограниченной функциональности в заголовке документа говорит о том, что мы не можем воспользоваться всеми функциями программы.

Стоит также упомянуть, что сохранение документа Word возможно и в ряде других форматах (wps, xml, xps и так далее).

Если вы скачали и установили с сайта Microsoft дополнение SaveAsPDFandXPS.exe, то вы можете сразу производить сохранение Word документов в формате .pdf или .xps.

Формат .pdf (Portable Document Format), безусловно, не нуждается в представлении. Формат .xps (XML Paper Specification) также форматированный документ, который предназначенный для обмена файлами, но не настолько популярный как .pdf.

Чтобы сохранить документ Word в нужном формате, выполните команду Сохранить Как, из списка форматов выберите PDF или Документ XPS. Диалоговое окно немного изменится. Так, внизу появятся дополнительные поля. Так, поставив галочку возле Открыть файл после публикации, мы сможем сразу просмотреть сохранённый файл. Например, если мы использовали для сохранения документа в Word формат PDF, то автоматически произойдёт открытие файла с помощью установленной в системе программы для чтения PDF файлов.

В разделе Оптимизировать можно выбрать, что важнее — размер файла или качество для печати. Если вы хотите высокое качество, нажмите на опцию Стандартная, в противном случае – Минимальный размер. Нажав на кнопку Параметры, появится диалоговое окно, в котором можно ввести ряд дополнительных сведений.

Дополнительные параметры сохранения документов в Word

Вернёмся к окну Сохранить как, где мы можем сохранить наш документ. В этом диалоговом окне имеется кнопка Сервис, нажав на которую, появятся дополнительные параметры сохранения документа Word.

• Общие параметры — Здесь мы можем задать пароль для защиты документа.
• Параметры сохранения – откроется окно Параметры Word на пункте Сохранение, где вы можете выбрать, как часто должно происходить автоматическое сохранение документа и указать ряд других настроек.

По умолчанию, сохранение Word документа происходит автоматически каждые пять минут. Помимо всего прочего, Word отслеживает, происходило ли критическое закрытие документа (например, отключилось питание), поэтому, при следующем запуске программы, Word спросит нас о том, восстанавливать ли последнее автоматическое сохранение документа.

При работе с большими или сложными документами хорошо создавать свои резервные копии.

В Параметрах Word, в меню Дополнительно, в блоке Сохранение, можно поставить галочку возле Всегда создавать резервную копию. Резервные копии не содержит самое последнее изменение, однако, предотвращают полную потерю документа, если происходит сбой.

Уровень 2. Работа с файлами других форматов

О файлах Microsoft Office Word 2007

В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса » x » или » m » к привычному расширению. Суффикс » x » указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс » m » — что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2007 имеют расширение docx, а не doc.

XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ — не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.

Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).

Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.

Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Word. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Открытие файлов других форматов

Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа (см.
рис.
1.25) отображаются только файлы Word. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (
рис.
1.29) и выберите необходимый формат или режим Все файлы.

Таким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки при преобразовании файла.

При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.

Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.

Сохранение файлов в другом формате

По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Word 97 2003, файлы RTF сохраняются как Текст в формате RTF и т.д.

При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип (
рис.
1.30).

Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.

Особенности сохранения файлов предыдущих версий Word в формате Word 2007

При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате Документ Word 2007 можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т.е. отключить новые возможности Word 2007. Это необходимо сделать в том случае, если файл в последующем будет сохраняться для пользователей, не имеющих Word 2007. Для отключения новых возможностей в окне Сохранение документа (
рис.
1.31) установите флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003.

При сохранении файлов предыдущих версий Word, в формате Документ Word 2007 может появиться предупреждение о возможных изменениях в макете документа (
рис.
1.32). Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос.

Особенности сохранения документов Word 2007 в формате предыдущих версий Word

При сохранении документа, созданного в Word 2007, в формате Документ Word 97-2003 в нем автоматически будут произведены некоторые изменения.

Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны.

Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться.

Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2007, невозможно будет редактировать.

Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла.

Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать.

Положение некоторых надписей изменится.

Для проверки совместимости текущего документа с предыдущими версиями Word нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить и в появившемся подчиненном меню — команду Проверка совместимости.

В окне результатов проверки совместимости (
рис.
1.33) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить.

Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007

При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Word, в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.

• Нажмите кнопку Office и выберите команду Преобразовать (
  рис.
  1.34).

• В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа (
  рис.
  1.35) нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании документов.