В имени файла excel общий

Включение общих книг

1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и одним из них, в частности, является невозможность редактирования с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое является заменой общих книг.

2. Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в такое расположение, как \server_namefolder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

3. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

4. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

5. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

6. Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

7. Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

8. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

9. Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности	Неподдерживаемые действия
Создание и вставка таблиц	Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования	Удаление листов
Добавление или изменение проверки данных	Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов	Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок	Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев	Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных	Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц	Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов	Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов	Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
	Использование формы данных для добавления новых данных
Добавление примечаний в потоке	Редактирование или удаление цепочки примечаний

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

2. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

3. Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

4. Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

2. В списке по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

   1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

   2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.

   3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   4. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

   5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

   6. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.

Включение общих книг

1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.

2. Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

3. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

4. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

5. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

6. Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

7. Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

8. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

9. Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности	Неподдерживаемые действия
Создание и вставка таблиц	Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования	Удаление листов
Добавление или изменение проверки данных	Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов	Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок	Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев	Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных	Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц	Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов	Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов	Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
Импорт, обновление и экспорт данных XML	Использование формы данных для добавления новых данных

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

2. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

3. Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

4. Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

2. В списке по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

   1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

   2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

   3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   4. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

2. В списке по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

   1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

   2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

   3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   4. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».



2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».



3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.



4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».



2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».



2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.



3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».



2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.



3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Общие книги

Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Совместное редактирование доступно в некоторых версиях Excel, включая Excel 2016 для подписчиков Office 365.

Включение общих книг

Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, а одна из них — невозможность редактирования с помощью Excel Online. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать совместное редактирование, которое является заменой общих книг.

Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, разместите его в месте, например сервер_намефолдер_наме. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Excel works!

Excel работает за вас

Excel works!

Thanks for Visiting

Общий доступ Excel. Совместная работа с файлом

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Общий доступ и совместная работа

В этом курсе:

Вы можете поделиться книгой с другими пользователями, чтобы одновременно работать над файлом. Дополнительные сведения см. в статье Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования.

Предоставление доступа к книге

Нажмите кнопку Поделиться.

Флажок Разрешить изменение в параметрах ссылки устанавливается автоматически. Если вы не хотите предоставлять разрешение на изменение файла, а только на его просмотр, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку Применить.

Введите имена или адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлом.

Добавьте сообщение (необязательно).

Нажмите кнопку Отправить.

Или выберите значок Копировать ссылку, чтобы получить ссылку на файл.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Excel Online, чтобы сразу видеть вносимые изменения.

В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.

Ячейки, с которыми работают другие пользователи, выделяются цветом. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Добавление, изменение, удаление и отображение примечаний

Чтобы добавить примечание, на вкладке Вставка или Рецензирование нажмите кнопку Примечание, введите примечание и нажмите кнопку Опубликовать.

В углу ячейки с примечанием отображается красный треугольник.

Чтобы изменить примечание, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Изменить примечание.

Чтобы удалить примечание, нажмите кнопку Удалить примечание или щелкните значок «Удалить» рядом с примечанием.

Чтобы отобразить примечания, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Показать примечания.

Беседа в процессе редактирования

Если другой пользователь работает над файлом вместе с вами, вы можете общаться с ним в чате.

Нажмите значок Чат.

Введите сообщение и нажмите клавишу ВВОД.

После закрытия файла беседы не сохраняются. Чтобы записи бесед сохранялись, используйте Microsoft Teams.

Как настроить?

Всё о Интернете, сетях, компьютерах, Windows, iOS и Android

Как сделать общий доступ к файлу Excel

В корпоративных сетях, как крупных, так и не очень, часто любят выкладывать документы на файловый сервер в общий доступ для нескольких пользователей и редактировать их удалённо, прямо на сетевом диске, не скачивая себе на компьютер. С электронными таблицами не всё так просто — по умолчанию общий доступ к файлу Excel отключен в параметрах документа, а значит можно будет открыть только одну его копию для одного пользователя. Чтобы включить совместный доступ в Экселе, надо в главном меню открыть раздел «Рецензирование» и найти группу «Изменения»:

В ней надо найти и нажать кнопку «Доступ к книге». Появится окно управления общим доступом к файлу Excel:

Здесь надо поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», после чего — нажать на кнопку «ОК».
Теперь при сохранении этого документа в названии будет отметка «[Общий]», что означает что включен совместный общий доступ для файла Эксель.

Примечание: Обратите внимание на поле «Файл открыт следующими пользователями. В нём отображаются все, кто вносил изменения в этой книге. Чтобы посмотреть что было изменено конкретным пользователем, то нужно на вкладке «Рецензирование» нажать на кнопку «Исправления» и в меню выбрать пункт «Выделить исправления». Появится такое окно:

Здесь можно выбрать подходящий вариант отслеживания изменений — по времени, конкретным пользователем или в заданных ячейках. По умолчанию, они будут выделены на экране. При необходимости можно будет вынести изменения в отдельный файл.

Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

— Частая «блокировка» файла

— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

• отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
• каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
• различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
• сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:

1. разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Общие книги

​Смотрите также​​ умолчания я был​ со всеми внутренними​ и открыть любую​ и только чтения.​Рецензирование​Кнопка «Доступ к книге»:​ лучше способ совместное​ этой опцией в​Правка​Разрешить изменять файл нескольким​ других пользователей.​ форматирования​ должны быть уверены,​Снимите флажки​Добавление, переименование или удаление​ отслеживания и обновления​Примечание:​ на все согласен?​ настройками Windows и​ из них:​

​ Полученную ссылку можно​​команду​Кнопка «Исправления»:​ использование книг, а​ большинстве случаев, так​снимите флажок​ пользователям одновременно​Прежде чем отключить эту​Удаление листов​ что хотите использовать​пользователем​ карт XML​

​ изменений, а затем​

Включение общих книг

1. ​ Мы стараемся как можно​Dima S​ установленных программ. Редактирование​С другой стороны, минусы​ тут же скопировать​Общий доступ (Review -​Кнопка «Защитить книгу и​ именно совместно с​ как этот вариант​Разрешить изменять файл нескольким​.​ функцию, может потребоваться​Добавление или изменение проверки​

2. ​ этот способ. Общие​и​Создание и изменение спарклайнов​ нажмите кнопку​​ оперативнее обеспечивать вас​​: Aplication.DisplayAlerts = false​ реестра — это​ у​ в буфер и​ Share Workbook)​ дать общий доступ»:​ другими пользователями.​

3. ​ оставляет у Вас​​ пользователям одновременно​​Прежде чем отключить эту​​ создать копию журнала​​ данных​

   ​ книги имеют ограничения,​в диапазоне​Сопоставление ячеек с XML-элементами​ОК​ актуальными справочными материалами​

4. ​Не забудьте после​​ как нейрохирургия: разрезал​​Автосохранения​​ отправить коллегам для​и включить единственную​​Кнопка «Сравнить и объединить​

5. ​Если кнопки общего доступа​​ наибольший уровень контроля​​.​ функцию, может потребоваться​ изменений. Убедитесь, что​Объединение ячеек и разделение​​ поэтому мы настоятельно​​.​

6. ​Добавление или изменение листов​.​ на вашем языке.​​ выполнения кода их​​ на сантиметр правее,​тоже есть:​​ совместной работы:​​ галочку в открывшемся​

7. ​ книги»:​ к книге вам​ и конфиденциальности при​Предоставление общего доступа к​ создать копию журнала​

8. ​ все пользователи завершили​​ объединенных ячеек​​ рекомендуем использовать вместо​​Установите флажок​​ диалогов Microsoft Excel​

9. ​Если книга новая, введите​ Эта страница переведена​ включить обратно.​ чем нужно -​Далеко не всегда нужно​​По полученной ссылке другие​​ окне:​

Дополнительные сведения

Неподдерживаемые возможности

​В других статьях может​ все же нужны,​ предоставлении доступа к​ файлу Excel позволяет​ изменений. Убедитесь, что​ свою работу.​Создание и изменение диаграмм​ них совместное редактирование.​Вносить изменения на отдельный​ 4​ ее имя в​

​ автоматически, поэтому ее​	​Abakumov​
​ и человек вместо​	​ сохранять изменения​ пользователи смогут войти​
​В реальности практически никто​ быть сказано, что​	​ воспользоваться ими можно.​
​ книге. Эта опция​ сразу нескольким пользователям​	​ все пользователи завершили​На вкладке​
​ или отчетов сводных​Создайте новую книгу или​ лист​	​Использование области задач «XML-источник»,​ поле​
​ текст может содержать​: Dima S, спасибо​	​ выздоровления оглох (Excel​
​, которые вы вносите​	​ в общий документ​ этой функцией не​
​ эти кнопки находятся​ Например, вам может​	​ выбрана по умолчанию.​ иметь доступ к​
​ свою работу.​	​Рецензирование​
​ диаграмм​	​ откройте существующую. Затем​, а затем нажмите​
​ панели инструментов XML​Имя файла​	​ неточности и грамматические​ огромное, помогли. Все​
​ перестал запускаться и​	​ в книгу. Представьте​ и редактировать его​
​ пользовался, т.к. реализована​	​ на вкладке «Рецензирование».​
​ потребоваться отключить общий​Здесь вы можете получить​ одному и тому​	​На вкладке​нажмите кнопку​Сортировка и фильтрация по​ добавьте ее в​
	​ кнопку​ или XML-команд в​
​. Если используется существующая​	​ ошибки. Для нас​ работает как надо​

Отключение пользователя

​ т.п.). Если вы​ себе, например, что​ одновременно с вами.​ она была откровенно​ Однако после выполнения​ доступ к книге​ ссылку и с​

1. ​ же документу. В​​Рецензирование​​Отслеживание изменений​​ формату​​ сетевую папку. Не​

   ​ОК​ меню «Данные»​ книга, нажмите кнопку​ важно, чтобы эта​The_Prist​

2. ​ никогда раньше не​​ вы открыли файл,​​ Вы в реальном​​ слабо:​​ описанных выше действий​

3. ​ или вы в​ помощью нее поделиться​ некоторых случаях такая​​нажмите кнопку​​и выберите команду​Вставка или изменение рисунков​ сохраняйте файл в​.​Использование формы данных для​

4. ​ОК​ статья была вам​: Не забудьте вернуть​​ редактировали реестр, то​​ чтобы проверить какую-то​​ времени (задержка 1-2​​Уже при 3-4 одновременных​ они будут находиться​

Перед отключением общих книг

​ текущий момент используете​ книгой Excel. Например,​ возможность является более​Отслеживание изменений​Выделить исправления​ и других объектов​

1. ​ OneDrive или на​​Теперь можно распечатать лист​​ добавления новых данных​​, чтобы сохранить ее.​​ полезна. Просим вас​​ параметр обратно.​​ лучше обратитесь к​

   ​ идею или вероятный​ секунды по ощущениям)​ подключениях к файлу​ на панели быстрого​ эту функцию. Чтобы​

2. ​ Вы можете опубликовать​​ чем полезной. В​​и выберите команду​​.​​Использование инструментов рисования​

3. ​ SharePoint. Если вы​​ журнала или скопировать​​Добавление цепочек комментариев​​Если книга содержит ссылки​​ уделить пару секунд​

4. ​Более подробно расписывал​​ знакомым айтишникам. Кроме​ сценарий. Внесли изменения,​​ сможете видеть кто​ Excel начинал нещадно​​ доступа.​​ быстро воспользоваться этими​

5. ​ ссылку в блоге​ данном уроке мы​Выделить исправления​В списке​

Отключение общих книг

1. ​Вставка и редактирование гиперссылок​​ хотите сохранить ее​​ его и вставить​​Редактирование и удаление цепочек​​ на другие книги​

   ​ и сообщить, помогла​ в этой статье:​ того, большинству корпоративных​ посмотрели на пересчитанный​ и в каком​

2. ​глючить​​Нажмите кнопку​​ кнопками, добавьте их​ или отправить группе​ научимся открывать доступ​​.​​по времени​

3. ​Назначение, изменение или удаление​​ в эти расположения,​ в другую книгу.​​ примечаний​ и документы, проверьте​ ли она вам,​kashaevairina​ пользователей таких прав​

   1. ​ результат и потом​​ месте листа сейчас​​, вылетать с ошибками,​Excel​​ на панель быстрого​​ людей по электронной​

   2. ​ к файлу Excel​​В списке​​выберите вариант​​ паролей​​ используйте совместное редактирование.​​На вкладке​​Перед отключением пользователей убедитесь,​

   3. ​ их и исправьте​ с помощью кнопок​: Добрый день, подскажите​​ не дают по​​ просто хотите закрыть​

   4. ​ работает — активные​​ терять связь с​​>​​ доступа. Так называется​​ почте. У Вас​​ и контролировать параметры​​по времени​

   5. ​Все​​Создание, изменение и просмотр​​На вкладке​​Рецензирование​ что они завершили​​ все неработающие ссылки.​

   6. ​ внизу страницы. Для​ пожалуйста, необходимо сделать​ определению, поэтому придется​​ файл без сохранения,​​ ячейки других пользователей​

Включение общих книг

1. ​ исходным файлом (и​настройки​ панель с небольшими​ есть возможность создать​ общего доступа.​выберите вариант​.​ сценариев​

2. ​Рецензирование​нажмите кнопку​ работу с этой​В меню​ удобства также приводим​ общий доступ для​ обращаться к системным​ оставив его в​ наглядно помечаются цветом​ всю вашу работу​

3. ​>​​ кнопками вверху окна​​ два типа ссылок,​​Excel 2013 упрощает процесс​​Все​

4. ​Снимите флажки​​Защита листов или книг​​нажмите кнопку​​Общий доступ к книге​ книгой. При удалении​​Файл​

5. ​ ссылку на оригинал​​ нескольких сотрудников к​​ администраторам.​ исходном состоянии -​ и всплывающими подсказками:​ за последние N​​панель инструментов и ленты​​ Excel справа от​

6. ​ в первом случае​ предоставления общего доступа​.​​пользователем​​ и снятие защиты​Общий доступ к книге​​.​​ активных пользователей будут​

7. ​нажмите кнопку​ (на английском языке).​ одному экселевскому файлу,​Если, все же, решились​ с включенным Автосохранением​

8. ​Всех участников редактирования также​​ минут) и т.д.​​(в разделе​​ кнопки «Сохранить».​​ пользователи смогут только​

9. ​ к документам посредством​Снимите флажки​и​Автоматическая вставка промежуточных итогов​.​​Имейте в виду, что​​ потеряны все их​

Дополнительные сведения

Неподдерживаемые возможности

​Сохранить​Важно:​ но функция «доступ​ сделать все сами,​ такое уже невозможно.​ можно увидеть на​При одновременном изменении одних​Разработка​Важно:​ просматривать книгу, а​ сервиса OneDrive. Ранее,​

​пользователем​	​в диапазоне​
​Группировка или структурирование данных​	​На вкладке​ в последних версиях​
​ несохраненные изменения.​.​	​ Общие книги ранее использовались​
​ к книге» не​ то жмем на​	​ В такой ситуации​ иконках в правом​
​ и тех же​)​ Прежде чем продолжить, вы​	​ во втором еще​ если возникала необходимость​
​и​.​	​Создание таблиц данных​
​Правка​	​ Excel эта кнопка​На вкладке​
​Когда все будет готово,​ для организации совместной​	​ активен, что нужно​ клавиатуре одновременно клавиши​
​ теперь нужно сразу​	​ верхнем углу окна:​
​ ячеек разными пользователями​	​Нажмите кнопку​ должны быть уверены,​
​ и редактировать.​ поделиться книгой, можно​	​в диапазоне​Установите флажок​
​Написание, запись, изменение, просмотр​	​установите флажок​ скрыта. Ниже описано,​
​Рецензирование​	​ в верхней части​
​ работы с книгой.​ сделать чтобы он​Win​	​ после открытия файла​И что совсем хорошо​ должно было отображаться​Панель быстрого доступа​
​ что вам нужны​Здесь Вы можете опубликовать​	​ было отправить ее​.​

Отключение пользователя

​Вносить изменения на отдельный​ и назначение макросов​Разрешить изменять файл нескольким​ как ее отобразить.​нажмите кнопку​ окна Excel рядом​ Эта функция имеет​

1. ​ перестал быть серого​​(с флагом) и​​ не забыть отключить​​ — никаких особых​​ окно​

2. ​.​​ эти кнопки. У​​ ссылку на книгу​​ по электронной почте​​Установите флажок​

3. ​ лист​Создание и изменение отчетов​ пользователям одновременно​​На вкладке​​Общий доступ к книге​ с именем файла​ множество ограничений и​ цвета?​R​

4. ​ Автосохранение, иначе все​ ограничений на применение​разрешения конфликтов​​В списке​​ общих книг много​​ в любой из​​ в качестве вложения.​Вносить изменения на отдельный​

Перед отключением общих книг

​, а затем нажмите​ сводных таблиц​.​Правка​.​ появится надпись​

1. ​ была заменена функцией​​Заранее спасибо.​​, в открывшееся окно​​ внесенные «на пробу»​​ инструментов Excel теперь​​, но, по факту,​​выбрать команды из​

2. ​ ограничений, поэтому мы​​ социальных сетей, к​​ Но при таком​​ лист​​ кнопку​

3. ​Изменение или удаление формул​​На вкладке​​убедитесь, что вы​​Имейте в виду, что​​— общая​

4. ​ совместного редактирования. Совместное​​vikttur​ пишем​​ изменения останутся в​ в этом режиме​​ это случалось далеко​​выберите на вкладке​

5. ​ настоятельно рекомендуем использовать​ которой подключена Ваша​ подходе появляется множество​, а затем нажмите​

Отключение общих книг

1. ​ОК​​ массива​​Подробнее​​ — единственный пользователь,​​ в последних версиях​

2. ​.​​ редактирование доступно в​​: В 2003:​regedit​ документе навсегда.​​ совместного редактирования нет.​​ не всегда.​

3. ​Рецензирование​​ вместо них совместное​ учетная запись Microsoft,​​ копий файлов, которые​ кнопку​.​Создание и применение срезов​выберите параметры для​

   1. ​ находящийся в списке​​ Excel эта кнопка​​Имейте в виду, что​ некоторых версиях Excel,​​меню Сервис-Доступ_к_книге-Правка, посадить​​и жмем​

   2. ​Автосохранение всегда по-умолчанию включено​​ Можете смело строить​​Изменения, внесенные другими пользователями,​​.​​ редактирование.​

   3. ​ например, Facebook или​ в дальнейшем становится​ОК​​Теперь можно распечатать лист​​Добавление, переименование или удаление​

   4. ​ отслеживания и обновления​​Файл открыт следующими пользователями​​ скрыта. Ниже описано,​​ общие книги —​​ включая Excel 2016 для​

   5. ​ птицу в гнездо.​​ОК​​для всех файлов​​ сводные таблицы, диаграммы,​ становились видны только​​Выберите​

Перед отключением общих книг

​Windows macOS ​ LinkedIn. У Вас​ трудно отслеживать​.​ журнала или скопировать​ карт XML​

1. ​ изменений, а затем​​.​​ как ее отобразить.​​ это устаревший метод​​ подписчиков Office 365.​​Внимание: при совместном​​:​

2. ​ в облачных хранилищах​​ фильтровать или сортировать​​ после того, как​​Управление доступом к файлу​​Откройте вкладку​

3. ​ также есть возможность​​Открывая пользователям доступ к​​Теперь можно распечатать лист​​ его и вставить​​Создание и изменение спарклайнов​

4. ​ нажмите кнопку​​Снимите флажок​На вкладке​​ предоставления общего доступа.​Windows macOS ​​ доступе не работают​​Затем на дереве в​

5. ​ и его статус​ ваши данные и​ эти пользователи​ (старая версия)​

Отключение общих книг

1. ​Файл​​ добавить личное сообщение​​ файлу непосредственно через​​ журнала или скопировать​​ в другую книгу.​

2. ​Сопоставление ячеек с XML-элементами​​ОК​​Разрешить изменять файл нескольким​Правка​ Поэтому при его​​Прежде чем продолжить, необходимо​​ некоторые инструменты Excel.​

3. ​ левой панели находим​​ («вкл» или «выкл»)​ т.д. Единственное условие​​сохраняли файл​из списка и​и выберите пункт​ и задать права​ Excel 2013, Вы​

   1. ​ его и вставить​​На вкладке​​Добавление или изменение листов​.​​ пользователям одновременно​​в списке​

   2. ​ использовании не поддерживаются​​ убедиться, что вы​​vikttur​​ нужную ветку (папку)​​ запоминается внутри каждого​

   3. ​ — файл должен​, т.е. никакого realtime​ нажмите кнопку​​Параметры​​ на редактирование.​

   4. ​ предоставляете его к​​ в другую книгу.​​Рецензирование​​ диалогов Microsoft Excel​​Если книга новая, введите​

   5. ​. Если этот флажок​​Файл открыт следующими пользователями​​ различные возможности и​​ хотите использовать этот​: Получилось «Доступ недоступен,​​ реестра:​

support.office.com

Общий доступ к книгам Excel

​ файла. Если оно​ быть в новом​ editing не было​>​, а затем —​Эта опция позволяет отправить​ одному и тому​На вкладке​нажмите кнопку​ 4​ ее имя в​ недоступен, необходимо сначала​просмотрите имена пользователей.​ действия. В таблице​

​ метод. Общие книги​ нажмите Доступ» :)​HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel​ мешает, то его​ формате (xlsx, xlsm,​ даже близко.​, чтобы переместить команду​ категорию​ файл Excel по​ же файлу. Это​Рецензирование​Общий доступ к книге​Использование области задач «XML-источник»,​ поле​

​ отменить защиту книги.​Выберите имя пользователя, которого​ ниже приведн неполный​ имеют ограничения, а​Извините, не так​Теперь щелкаем правой кнопкой​ придется отключать для​ xlsb, а не​В таком режиме совместного​ для​Панель быстрого доступа​ электронной почте с​

​ позволяет Вам и​нажмите кнопку​.​ панели инструментов XML​Имя файла​ Для этого сделайте​

Как открыть общий доступ к файлу Excel

1. ​ вы хотите отключить​ список функций, которые​ один из них​ понял.​
2. ​ мыши в правую​
3. ​ каждого файла отдельно.​ старый xls) и​ редактирования очень много​Настройка панели быстрого доступа:​.​

Параметры общего доступа

​ помощью приложения Microsoft​ другим пользователям совместно​Общий доступ к книге​На вкладке​ или XML-команд в​. Если используется существующая​ следующее:​ и нажмите кнопку​ не поддерживаются.​ не позволяет редактировать​Guest​ панель окна и​ Глобального переключателя, включающего​ в книге не​

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

​ ценных функций и​списка и нажмите​Откройте список​ Outlook 2013.​ редактировать одну и​.​Правка​ меню «Данные»​ книга, нажмите кнопку​Нажмите кнопку​Удалить пользователя​Неподдерживаемые возможности​ их с помощью​

2. Получить ссылку

​: Доступ к книге​ выбираем​ или выключающего Автосохранение​ должно быть включенной​ инструментов Excel становились​ кнопку​Выбрать команды из​Урок подготовлен для Вас​ ту же книгу​На вкладке​убедитесь, что вы​Импорт, обновление и экспорт​ОК​ОК​. Хотя данное действие​Неподдерживаемые действия​

3. Опубликовать в социальных сетях

​ Excel Online. Поэтому​ не активен, вот​Создать (New)​ сразу для всего​ защиты листов или​недоступны​Сохранить​и выберите пункт​ командой сайта office-guru.ru​ без необходимости отслеживать​Правка​ — единственный пользователь,​

4. Отправить по электронной почте

​ данных XML​, чтобы сохранить ее.​, чтобы закрыть диалоговое​ отключает пользователя от​Создание и вставка таблиц​

​ мы настоятельно рекомендуем​ пример…​
​- Параметр типа​
​ Excel нет (точнее,​

​ ячеек.​

office-guru.ru

Что произошло с общими книгами?

​. Например, нельзя было​​.​Все команды​Источник: http://www.gcflearnfree.org/office2013/excel2013/6/full​ множество версий.​убедитесь, что вы​ находящийся в списке​Использование формы данных для​Если книга содержит ссылки​ окно​ книги, это не​Вставка и удаление групп​ использовать совместное редактирование,​nerv​DWORD​ придется лезть в​В общем, реализовано все​ воспользоваться фильтром или​Сравнительно недавно (после весенне-летних​.​Автор/переводчик: Антон Андронов​

​Для того чтобы предоставить​ — единственный пользователь,​Файл открыт следующими пользователями​ добавления новых данных​ на другие книги​Управление доступом к файлу​ мешает ему снова​ ячеек​ которое является заменой​: попробуйте снять атрибут​:​ реестр Windows, что​ на порядок лучше,​ сортировкой, построить сводную​ обновлений 2017 года)​

​Прокрутите список до пункта​Автор: Антон Андронов​ общий доступ к​ находящийся в списке​.​Перед отключением пользователей убедитесь,​ и документы, проверьте​.​ начать ее редактирование.​Добавление и изменение условного​ для общих книг.​ — только для​Затем вводим имя параметра​ не каждому под​ чем было в​ таблицу или диаграмму,​ многие пользователи Office​Общий доступ к книге​

​Примечание:​​ книге Excel, прежде​Файл открыт следующими пользователями​Снимите флажок​ что они завершили​ их и исправьте​На вкладке​Для удаления личных параметров​ форматирования​Создайте новую книгу или​

​ чтения​

Добавление общей книги кнопки на панель быстрого доступа

1. ​DontAutoSave​​ силу)​​ старых версиях.​​ раскрасить ячейки условным​​ 2016 заметили появление​ (старые версии)​​ Мы стараемся как можно​​ всего ее необходимо​

2. ​.​​Разрешить изменять файл нескольким​​ работу с этой​​ все неработающие ссылки.​​Рецензирование​

3. ​ просмотра удаленного пользователя​​Удаление листов​ откройте существующую. Затем​​kashaevairina​и, открыв его​​Из вкладки​​Платой за быстроту обновления​

4. ​ форматированием и т.д.​​ в левом верхнем​​. Выберите этот пункт​ оперативнее обеспечивать вас​​ сохранить в облачном​​Снимите флажок​

5. ​ пользователям одновременно​​ книгой. При удалении​В меню​​в группе​ щелкните​​Добавление или изменение проверки​​ добавьте ее в​

6. ​: на файле не​ двойным щелчком, его​​Файл​​ картинки на экране​В общем и целом,​​ углу экрана на​​ и нажмите кнопку​

7. ​ актуальными справочными материалами​​ хранилище OneDrive.​​Разрешить изменять файл нескольким​

8. ​. Если этот флажок​ активных пользователей будут​Файл​

   • ​Изменения​

   • ​Вид​

   • ​ данных​ сетевую папку, например​

   • ​ стоит атрибут для​ значение -​

​пропали команды Сохранить и​ при совместной работе​ эта штука была​ панели быстрого доступа​Добавить​ на вашем языке.​Откройте вкладку Файл, чтобы​ пользователям одновременно​ недоступен, необходимо сначала​

Добавление общей книги кнопки на панель быстрого доступа

1. ​ потеряны все их​​нажмите кнопку​​нажмите кнопку​​>​​Объединение ячеек и разделение​​\имя_сервераимя_папки​​ чтения, вносить измениения​​1​​ Сохранить как​

2. ​ стало​​ в Excel больше​​ нового значка необычного​

3. ​.​​ Эта страница переведена​​ перейти к представлению​​. Если этот флажок​​ отменить защиту книги.​

4. ​ несохраненные изменения.​​Сохранить​Снять защиту общей книги​​Представления​ объединенных ячеек​​. Не сохраняйте файл​​ могу, но хочу​:​​- теперь их​​Автосохранение​ «для галочки» и​​ вида:​​Прокрутите список до пункта​

support.office.com

Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016

​ автоматически, поэтому ее​ Backstage, затем выберите​ недоступен, необходимо сначала​ Для этого сделайте​На вкладке​.​.​и удалите представления​Создание и изменение диаграмм​

​ в OneDrive или​​ еще подключить других​​Все, можно выдохнуть, закрыть​ заменяет​​. Эта функция, будучи​​ реальной пользы не​Это переключатель​Отслеживать изменения(старые версии)​ текст может содержать​ Общий доступ.​ отменить защиту книги.​ следующее:​Рецензирование​Когда все будет готово,​Если будет предложено, введите​

Общий доступ в старых версиях Excel

​ других пользователей.​ или отчетов сводных​ на SharePoint. Если​ пользователей.​ редактор реестра и,​Сохранить копию (Save a​ включенной, автоматически сохраняет​ приносила.​Автосохранения​. Выберите этот пункт​​ неточности и грамматические​​Появится панель Общий доступ.​​ Для этого сделайте​Нажмите кнопку​​нажмите кнопку​ в верхней части​ пароль, а затем​

​Прежде чем отключить эту​ диаграмм​ вы хотите сохранить​Михаил С.​ для надежности, перезагрузиться.​

• ​ Copy)​ ваш текущий файл​С недавними обновлениями в​​- побочный эффект​​ и нажмите кнопку​ ошибки. Для нас​С левой стороны панели​ следующее:​ОК​Общий доступ к книге​
• ​ окна Excel рядом​ нажмите кнопку​ функцию, может потребоваться​Сортировка и фильтрация по​ ее в эти​​: А у Вас​​Автосохранение​:​ после каждого действия,​
• ​ Excel 2016 картина​ от​Добавить​ важно, чтобы эта​​ Вы можете выбрать​​Нажмите кнопку​, чтобы закрыть диалоговое​.​
• ​ с именем файла​ОК​ создать копию журнала​ формату​​ расположения, используйте совместное​​ в файле нет​должно отключиться для​Вот это совсем​ отправляя остальным участникам​ поменялась. Теперь для​нового режима совместного редактирования​

​.​ статья была вам​ способ предоставления общего​ОК​ окно​На вкладке​

Совместное редактирование в Excel 2016

​ появится надпись​.​ изменений. Убедитесь, что​Вставка или изменение рисунков​ редактирование.​ списков?​ всего Excel.​ жестко и, подозреваю,​ внесенные вами изменения.​ одновременной работы вы​​, недавно появившегося в​​Прокрутите список до пункта​ полезна. Просим вас​

​ доступа, а с​, чтобы закрыть диалоговое​Управление доступом к файлу​Правка​— общая​На вкладке​ все пользователи завершили​ и других объектов​

​На вкладке​Если б вы​Abakumov​ напугает многих пользователей​С одной стороны, это​ должны сохранить файл​ последней версии Microsoft​Защита общего доступа (старые​

​ уделить пару секунд​ правой его параметры.​ окно​.​в списке​.​Рецензирование​ свою работу.​Использование инструментов рисования​Рецензирование​ показали файл, а​: Уважаемые форумчане, пытаюсь​ с непривычки. Предупреждать​ хорошо, ибо «на​ в облачное хранилище​

​ Excel 2016. Давайте​ версии)​ и сообщить, помогла​Данная область изменяется в​

​Управление доступом к файлу​На вкладке​Файл открыт следующими пользователями​Имейте в виду, что​в группе​На вкладке​Вставка и редактирование гиперссылок​нажмите кнопку​ не рисунок, было​ прописать код для​ надо!​ лету» синхронизирует все​ (OneDrive или SharePoint)​ разберемся в этом​. Выберите этот пункт​ ли она вам,​ зависимости от того,​.​Рецензирование​просмотрите имена пользователей.​

​ общие книги —​Изменения​Рецензирование​Назначение, изменение или удаление​

Автосохранение: плюсы и минусы

​Общий доступ к книге​ б проще разобраться….​ снятия и восстановления​Если вы не работаете​​ коллективные правки и​​ и пригласить других​ поподробнее, ибо у​ и нажмите кнопку​ с помощью кнопок​ какой способ предоставления​На вкладке​

​нажмите кнопку​Выберите имя пользователя, которого​ это устаревший метод​нажмите кнопку​нажмите кнопку​ паролей​.​kashaevairina​ общего доступа к​ в команде и​ отображает действия других​ пользователей с помощью​ любой медали, как​Добавить​​ внизу страницы. Для​​ общего доступа к​

​Рецензирование​Защитить книгу​ вы хотите отключить​ предоставления общего доступа.​Доступ к книге​

​Отслеживание изменений​Создание, изменение и просмотр​​Имейте в виду, что​​: к сожалению не​

• ​ книге программно.Коды нашел​ новый режим совместного​​ пользователей в общей​ кнопки​ обычно, две стороны​.​ удобства также приводим​ файлу Вы выбираете.​нажмите кнопку​.​ и нажмите кнопку​ Поэтому при его​.​и выберите команду​ сценариев​ в последних версиях​ могу в файле​’снять общий доступа​ редактирования вам совершенно​ книге почти в​Поделиться (Share)​ и плюсы намешаны​Прокрутите список вниз до​ ссылку на оригинал​ У Вас есть​
• ​Защитить книгу​​Если будет предложено, введите​Удалить пользователя​ использовании не поддерживаются​На вкладке​Выделить исправления​Защита листов или книг​ Excel эта кнопка​ содержиться коммерческая информация,​ ActiveWorkbook.ExclusiveAccess ‘расшарить книгу​ точно не нужен,​ реальном времени. Также​в правом верхнем​ с минусами весьма​ пункта​ (на английском языке).​ возможность выбирать и​.​
• ​ пароль, а затем​​. Хотя данное действие​ ​ различные возможности и​Правка​​.​ и снятие защиты​​ скрыта. Ниже описано,​ еще есть вероятность​​ ActiveWorkbook.SaveAs AccessMode:=xlSharedВот только​
  
  ​ а​ эта функция позволяет​ углу окна:​ причудливо.​Сравнить и объединить книги​

Как отключить Автосохранение в Excel

​Если вы используете последнюю​ контролировать процесс предоставления​Если будет предложено, введите​ нажмите кнопку​ отключает пользователя от​ действия. В таблице​​снимите флажок​​Имейте в виду, что​Автоматическая вставка промежуточных итогов​ как ее отобразить.​ что там задействованны​

​ при их выполнении​​Автосохранение​​ легко откатиться к​​Можно выбрать нужных людей​Формально, одновременное редактирование одного​. Выберите этот пункт​ версию Excel и​ доступа к документу.​ пароль, а затем​ОК​ книги, это не​ ниже приведн неполный​Разрешить изменять файл нескольким​ в последних версиях​Группировка или структурирование данных​На вкладке​ макросы, но я​ у меня возникают​, наоборот, сильно мешает,​ прошлым версиям книги,​ прямо из адресной​ файла сразу несколькими​ и нажмите кнопку​ вы являетесь подписчиком​ Например, Вы можете​ нажмите кнопку​

​.​ мешает ему снова​ список функций, которые​ пользователям одновременно​​ Excel эта кнопка​​Создание таблиц данных​​Правка​​ с ними не​ диалоговые окна касательно​​ то отключить его​​ т.к. они автоматически​​ книги или создать​​ пользователями существовало в​

​Добавить​ Office 365, возможно,​ установить права на​ОК​

​На вкладке​

​ начать ее редактирование.​ не поддерживаются.​.​ скрыта. Ниже описано,​​Написание, запись, изменение, просмотр​​установите флажок​​ работала, в типе​​ того «Данная операция​

​ можно только путем​​ сохраняются. С помощью​​ короткую прямую ссылку​ Excel еще с​.​​ вам больше не​​ редактирование документа пользователями,​

​.​Рецензирование​Для удаления личных параметров​​Неподдерживаемые возможности​​Если появится сообщение о​ как ее отобразить.​

planetaexcel.ru

Дать/снять общий доступ программно

​ и назначение макросов​​Разрешить изменять файл нескольким​ файла пришет «книга​ приведет к сохрананию​ редактирования реестра Windows.​ команды​
​ на документ, нажав​ 1997 года. Книгу​Нажмите кнопку​ находятся кнопки, связанные​ которым предоставляется общий​На вкладке​нажмите кнопку​ просмотра удаленного пользователя​Неподдерживаемые действия​ влиянии на других​В списке​Создание и изменение отчетов​ пользователям одновременно​ maicrosoft oficce excel​ книги» и «Общий​

​Предупреждение​​Просмотреть все версии​
​ на соответствующую команду​ нужно было положить​ОК​

​ с использованием функции​​ доступ к файлу.​Рецензирование​Общий доступ к книге​

​ щелкните​​Создание и вставка таблиц​ пользователей, нажмите кнопку​
​по времени​ сводных таблиц​

planetaexcel.ru

Не активена функция «доступ к книге»

​.​​ 2007 с включенными​ доступ не даст​:​в строке заголовка:​ в правом нижнем​ в общую сетевую​.​ «Общей книги» на​Здесь Вы можете пригласить​нажмите кнопку​.​
​Вид​

​Вставка и удаление групп​​Да​
​выберите вариант​Изменение или удаление формул​
​На вкладке​ макросами», может дело​ возможности просматривать макросы».​

​реестр​​… можно отобразить панель​ углу:​
​ папку, а затем​Вверху окна Excel появятся​

​ вкладке «Рецензирование». Мы​​ других людей посмотреть​Общий доступ к книге​На вкладке​

​>​​ ячеек​.​Все​

​ массива​​Подробнее​ в них как​ Можно ли сделать​- это, своего​ со всеми доступными​Возможен на выбор режим​

​ выбрать в меню​​ четыре новые кнопки,​ удаленную их поскольку​ или отредактировать книгу​
​.​Правка​Представления​Добавление и изменение условного​

​Прежде чем продолжить, вы​​.​Создание и применение срезов​выберите параметры для​ их можно отключить?​ что бы по​ рода, база данных​ предыдущими версиями файла​ и полного редактирования​ или на вкладке​ показанные ниже.​ гораздо легче и​ Excel. Рекомендуем пользоваться​На вкладке​снимите флажок​

planetaexcel.ru

​и удалите представления​

Содержание

• 1 Особенности работы с общим файлом
• 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
  • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
  • 2.2 Как удалить пользователя
• 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
  • • 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
    • 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
    • 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
    • 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
• 4 Процесс совместной работы
  • 4.1 Предоставление совместного доступа
  • 4.2 Настройка параметров
  • 4.3 Открытие общего файла
  • 4.4 Просмотр действий участников
  • 4.5 Рецензирование действий пользователей
  • 4.6 Удаление пользователя
  • 4.7 Ограничения по использованию общей книги
  • 4.8 Отключение общего доступа
  • 4.9 Помогла ли вам эта статья?

Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).

Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.

Рис. 1

После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).

Рис. 2

В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):

Рис. 3

Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 12 898 times, 34 visits today)

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».
2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.

3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».

4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет