В формате excel как правильно писать в письме - Word и Excel

Содержание

Приложение таблица в формате excel как написать в письме
Загадки в оформлении приложений
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение таблица в формате excel как написать в письме

Загадки в оформлении приложений

Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».

Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 №251

Рисунок 1
Схема расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 углового бланка документа из ГОСТа Р 6.30-2003

На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?

В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.). См. Пример 1.

Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.

Пример 1
Письмо с отметкой о наличии одного приложения (выделена оранжевой заливкой)

Пример 2
Приказ с упоминанием наличия приложений в тексте (выделено оранжевой заливкой)

Где располагают отметку о наличии приложения?

Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение – места не хватит.

Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа. Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» – см. Пример 1.

Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см. второй пример в нашей цитате пункта 3.21 из этого ГОСТа.

Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?

Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.

Пример 3
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «Арго» (прилагается).

Пример 4
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «Арго» (приложение 1).

Пример 5
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО «Арго» (Приложение 1).

Пример 6
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Руководителям структурных подразделений оформить должностные инструкции сотрудников в соответствии с Приложением 1.

От такого многообразия, встречающегося на практике, голова идет кругом. И возникает вопрос: как правильно писать в тексте документа слово «приложение», взятое в скобки (а иногда и без таковых)?

Нормативные документы не дают однозначного ответа на этот вопрос.

Например, в ссылке к п. 2.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) слово «приложение» напечатано со строчной буквы.

Также в качестве примера можно рассмотреть ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», в котором слово «Приложение» печатается уже с заглавной буквы. И, что интересно, приложения здесь предлагается не нумеровать, а использовать буквенное обозначение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Сноска к п. 2.2.1.

* В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (приложение 2-3).

ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст)

4.3.4. Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

4.3.6. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.

4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

4.3.9. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.

В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.

Как на самом приложении отобразить данные основного документа?

Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?

Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.
В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).

Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см. Примеры 10 и 11).

Когда мы упоминаем данные документа (приказа в грифе утверждения или основного документа в его приложении), нужно помнить следующее:

для распорядительных документов обычно достаточно указания вида документа, наименования организации-автора и его даты с номером (как в Примере 8); но иногда данный вид документа может издаваться разными лицами внутри одной крупной организации, тогда следует уточнять автора этого документа (например, «приказ Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);
сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).

Пример 7
Гриф утверждения документа руководителем

Пример 8
Гриф утверждения документа другим – распорядительным документом

Пример 9
Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения

Пример 10
Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом

Пример 11
Заверение сшива несколькими лицами

Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.

Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?

На практике этот знак то используют при указании номера приложения в тексте основного документа и на самом приложении, то обходятся без него, ставя цифру сразу после слова «приложение» (как в наших Примерах 4, 5 и 6).

ГОСТ Р 6.30-2003 однозначно показывает, что данный знак нужен при оформлении номера приложения на нем самом (см. цитату пункта 3.21 этого документа в начале статьи и наш Пример 9). При этом в п. 3.16 Методических рекомендаций по внедрению данного ГОСТа тоже рекомендуется в правом верхнем углу документа печатать «Приложение №», но в приведенном здесь же примере знак «№» почему-то отсутствует. Из чего можно сделать вывод, что он скорее нужен.

А вот вставлять ли этот знак при упоминании номера приложения в тексте основного документа – неизвестно. Потому на практике поступают по-разному.

Мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. Кроме того, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.

Чтобы избежать путаницы и упростить жизнь себе и сотрудникам своего предприятия, вы можете все эти аспекты оговорить в своих локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, кроме того, можно разработать электронные шаблоны документов в текстовом редакторе либо заложить их в СЭД).

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

ПРИЛОЖЕНИЕ

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут » Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение » ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251

Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

Источник

Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.

Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.

К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».

Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.

Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Пример 1. Отметка о приложении в самом приложении

Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:

Пример 2. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Пример 3. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Далее необходимо будет сканировать подписанное на бумаге письмо и дать имя файлу письма. Когда вы будете рассылать электронное сообщение с официального адреса электронной почты организации, в его тексте указывайте только имена и объем пересылаемых файлов:

Пример 4. Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Пример 5. Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).

Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.

Фрагмент документа

Пункт 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

…Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются… с сопроводительным письмом в форме электронного документа…

Источник

Как в письме указать приложение в электронном виде?

Как правильно указать приложение в письме?

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Как правильно оформлять приложения к документу?

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении». Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация.
…
Отметка о приложении может располагаться:

после текста на сопроводительном документе;
в тексте основного документа;
на самом приложении.

Как оформляется реквизит приложение?

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Как правильно оформить продолжение приложения?

Если текст одного приложения расположен на нескольких страницах, над текстом пишут «Продолжение приложения» и указывают его обозначение. Рисунки, формулы, таблицы, помещаемые в приложении, нумеруют арабскими цифрами в пределах приложения, добавляя перед номером обозначение приложения.

Как правильно оформить приложение в деловом письме?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4:

Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Нужно ли подписывать приложения к договору?

Если к договору есть какие -либо приложения, то они являются неотъемлемой частью договора. Поэтому приложение обязательно прикладывается к договору и подшивается к нему. Каждая страница договора подписывается сторонами. … Если хотите, чтобы эти приложения входили в периметр договора — конечно надо подписывать, т.

Как оформляется реквизит гриф утверждения?

Согласно правилам ГОСТ в реквизите «Гриф утверждения документа» инициалы должностного лица надо указывать перед фамилией. В четвертой строке проставляют дату утверждения. Элементы реквизита можно центрировать относительно самой длинной его строки или по левому полю.

Как правильно приложения или приложение?

Как правильно оформить приложение?

Каждое приложение в дипломной работе должно иметь заголовок. Обозначаются приложения, как Вы уже поняли, заглавными буквами русского алфавита — А, Б, В и т. д., при этом исключаются буквы Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Можно обозначать приложения и буквами латинского алфавита, исключая буквы I и O.

Как оформляется гриф согласования?

… Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, согласовавшего отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласования, печати согласующей организации.

Как писать приложение к приказу?

При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см.

Как правильно оформить приложение к договору?

Приложение оформляется на одном или нескольких листах, которые станут неотъемлемой частью договора. Оформление вступительной части документа необходимо начать с указания названия («Приложение») и на его порядковый номер. Обязательной является ссылка на сам договор, его номер и дату составления.

Как оформить приложения по госту?

Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, а вверху по центру пишется «ПРИЛОЖЕНИЕ». Обратите внимание, что в этом слове исключительно заглавные буквы. Правило 3. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами, но есть исключения, которые согласно ГОСТу 2.109 нельзя писать: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы.

Как правильно оформить приложение к дипломной работе?

Общие правила оформления приложения к диплому устанавливает все тот же ГОСТ 7.32–2001.
…
Для обозначения приложений можно использовать все буквы русского алфавита, кроме:

непроизносимых «Ъ» и «Ь»;
сходных по начертанию с другими буквами «Й», «Ё», «Ы»;
«О» и «Ч», которые можно спутать с цифрами 0 и 4.

Как правильно оформить приложение в реферате?

Как оформить приложения в реферате.

структура реферата обязательно должна содержать специальный раздел «Приложения»;
этот раздел должен быть оформлен согласно сквозной нумерации;
каждое приложение должно располагаться на отдельном листе в порядке фигурирования их в тексте;
каждому приложению присваивается свой порядковый номер;

Файл в приложении к письму

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

— если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

от 5 июля 2005 г. № 38/93

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Отметка о приложении в самом приложении

Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Фрагмент текста сообщения по электронной почте

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Фрагмент текста сообщения по электронной почте

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Визуализация отметки об удостоверении копии, которая формируется СЭД

. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае некорректно и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :

Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Источник

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Вопрос про приложения в формате Excel. Если несколько таких табличных приложений в электронном виде, то как учитывать их полистное количество при оформлении реквизита «Приложение»?

Ответ

Для ответа на вопрос об оформлении реквизита документа «Отметка о приложении» необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] (п. 5.19);
Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] (п. 4.19).

Допускаем, что в вопросе речь идет о письме, отправленном по информационно-телекоммуникационной сети (в том числе по сети Интернет), в виде сканобраза или документа, подписанного электронной подписью, и прикрепленного к нему файла приложения в формате Excel.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.).

Возможно два варианта оформления приложений в сопроводительных письмах и других справочно-информационных документах.

1 вариант. Если в тексте сопроводительного письма документ-приложение назван, то в отметке о наличии приложений оформляются лишь его объем и экземплярность:

2 вариант. Если в тексте сопроводительного письма документ-приложение не назван, то в отметке о наличии приложений этот документ должен быть идентифицирован (описан, озаглавлен, указан) по основным реквизитам, а не только по объему и экземплярности:

При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание уделять порядку именования файлов электронных документов. Использование правильных названий для папок и файлов очень важно для доступа к связанным между собой документам на различных устройствах, подключенных к интернету, особенно для загружаемых файлов, таких как PDF-файлы, документы MS Word, электронные таблицы MS Excel и др. Создавая любой документ на своем оборудовании в конкретной системе, мы можем столкнуться с ограничениями по используемым символам внутри нее. Но для сохранения, хранения, отправки и скачивания, файла нужно присваивать ему имя с учетом некоторых правил и ограничений Интернета. Например:

Чтобы у исполнителей в вашей организации не возникали вопросы о том, как оформить разные варианты приложений, закрепите порядок оформления сопроводительных писем и приложений в инструкции по делопроизводству вашей организации.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2018).

16.03.2022, 11:18

Источник

Как пишется формат эксель

Расширение файлов Excel .xls и .xlsx

Файл с расширением *.xls — это формат всех файлов версии Excel 2003 и раньше. Он имеет меньше возможностей, работает медленнее.

Файл с расширением *.xlsx — это формат подавляющего большинства файлов Excel на настоящий момент, используется начиная с версии Microsoft Office 2007.

в большинстве случаев сохранение книги происходит в текущем формате xlsx, но чтобы файл можно было открыть в Excel 2003 или более ранней версии Excel необходимо при сохранении сделать следующее:

открыть файл который необходимо сохранить → Файл → Сохранить как

в появившемся окне выбираем куда необходимо сохранить файл → указываем имя → и тип файла «Книга Excel 97-2003»

Существуют прочие форматы:

Расширение *.xlsm — Расширение файлов Excel 2007 и выше. Способен хранить в себе макросы т.е. программный код на языке VBA (Visual Basic for Applications).

Расширение *.xlsb — говоря откровенно, это самый лучший формат Excel. И это не субъективно. Это расширение позволяет уменьшает размер файла примерно в два раза, а убыстряет его где-то в полтора раза. Дело в том что, это документ хранящий информацию в бинарном коде, что позволяет быстрее работать с форматом .XML. Расширение просто не заменимо когда вы работаете с файлом с десятками тысяч строк, чтобы ускорить его. Почему тогда все не пользуются этим форматом? Потому что ни один редактор не сможет открыть его, только excel, т.е. теряется универсальность.

Расширение *.xltx — это формат для сохранения шаблонов. Макросы не сохраняет — для этого есть формат *.xltm — тоже самое, но с макросами.

Расширения *.xlam и *.xla — форматы для cохранения надстроек в 2007 и выше и 2003 и ниже соответственно.

Формат .xlс — формат для сохранения диаграмма в excel 2003. Больше не поддерживается новыми версиями. Так же как и форматы WK1 и выше, как форматы отмирающей Lotus 1-2-3.

Как в Эксель расширение файла выбрать: полезные советы

Привет, друзья. Сегодня хочу поговорить о форматах файлов Excel. Когда вы сохраняете рабочую книгу, программа предлагает вам выбрать формат, в котором будет храниться файл. Как выбрать подходящий, а какой выбирать не нужно? Чтобы сделать правильный выбор – читайте этот пост.

Важно знать, что файл Excel 2007 и более поздних версий кардинально отличается от ранних версий программы. Например, документ Microsoft Excel 2003 имел расширение xls, но, начиная с пакета Microsoft Office 2007, разработчики обновили программу, дали ей новый интерфейс и расширение xlsx. Файлы старого образца в материалах этого блога я не буду затрагивать, а вот обновленный – рассмотрим подробно.

Конвертер xlsx в xls

Файлы нового образца старые версии Excel открыть не могут. Если вы используете MS Excel в редакции более ранней, чем Office 2007, разработчики предлагают вам пакет совместимости, который позволит открывать книги с расширением xlsx и сохранять подобные документы. К сожалению, это не расширяет функционал программы, и вам не будут доступны обновленные инструменты. Тем не менее, мы получаем возможность открыть любой документ, независимо от версии Майкрософт Офис.

Выбираем формат файла Excel

Как я уже говорил ранее, при сохранении рабочей книги, вы можете выбрать формат файла, и сейчас я опишу самые популярные из них (на примере Microsoft Excel 2013):

Формат файла Excel

Книга Excel – сохраняет документ с расширением xlsx без поддержки макросов. Если в рабочей книге есть макросы – они удаляются. Самый обычный документ Excel
Книга Excel с поддержкой макросов – сохраняет в формате xlsm, макросы разрешены
Двоичная книга Excel – выбирайте этот пункт, если у вас огромный файл, который вы будете использовать только в Эксель. Такие книги быстрее загружаются, занимают меньше места на жёстком диске, но могут быть проблемы в совместной работе с другими приложениями
Книга Excel 97-2003 – документ старого формата с расширением xls. Применяйте, если файл будет использоваться в Excel старше, чем 2007
XML-данные – сохраняется в формате XML, если такая информация есть на рабочих листах
PDF – сохраняет вашу табличку в формате PDF, что удобно, например, для электронной рассылки

Другие типы файлов применяются реже, можете спрашивать о них в комментариях, отвечу на ваши вопросы.

Хочу добавить, что файлы xlsx занимают на жёстком диске на порядок меньше места, чем xls. Если вы используете MS Office 2007 или новее, можно сохранить документы xls в новом формате, чтобы сэкономить дисковое пространство.

Проверка совместимости файлов Эксель

Когда вы используете Microsoft Excel нового образца (начиная с Office 2007), а сохраняете файл в устаревшем формате xls, некоторые элементы расчетов или оформления могут быть потеряны, т.к. их не поддерживают предыдущие версии программы. Поэтому, перед каждым подобным сохранением пользуйтесь проверкой совместимости

Проверка совместимости файлов Эксель

Для этого, выполните Файл – Сведения – Проверка книги – Проверка совместимости . Программа отобразит окно со списком функций, которые не поддерживается, в комментарии будет указано, как себя поведёт программа, если не принять мер по обеспечению совместимости.

Если программа нашла ошибки совместимости – вам нужно на них отреагировать. Вы можете заменить неподдерживаемые формулы и функции, либо удалить их. Если оставить всё, как есть – это может изменить результаты расчетов и привести к серьёзным ошибкам.

Окно проверки совместимости

Правильный выбор типа файла при сохранении позволит вам избежать проблем совместимости и потери данных.Я рекомендую не использовать Excel старого образца и, тем более, не сохранять свои проекты в их форматах. Пожалуй, порекомендую делать проверку совместимости для всех документов, ведь с каждой новой редакцией программы, добавляются новые функции. Например, если вы пользуетесь срезами в Excel 2013, то Эксель 2007 и 2010 этот инструмент не поддерживают, у вас будут проблемы. Главное — инструмент проверки даёт все возможности оценить возможные сложности с открытием в других версиях программы.

На этом я закончу рассматривать типы файлов Эксель. Если у вас остались вопросы по теме поста – пишите в комментариях, постараюсь ответить быстро.

Спасибо за прочтение этой статьи. Следующий пост будет о защищенном режиме просмотра. Обязательно прочтите, от этого зависит безопасное использование вашей информации!

Excel works!

Excel работает за вас

Excel works!

Thanks for Visiting

Расширение файлов Excel

Меня часто спрашивают зачем в Excel множество форматов файлов, а выбор действительно большой. Давайте разберемся поподробнее, для чего нужны разные расширение файлов Excel. Большинство типов файлов действительно полезны!

1. Расширение файлов Excel. Чем отличается .xlsx от .xls?

Сперва ответим на самый распространенный вопрос

Файл с расширением *.xlsx — это формат подавляющего большинства файлов Excel на настоящий момент. Появился начиная с версии 2007. Как говорит нам википедия это набор *.xml файлов помещенный в архив.

Файл с расширением *.xls — это формат всех файлов версии Excel 2003 и раньше. Он не является архивом. Имеет меньше возможностей, работает медленнее.

2. Формат с поддержкой макросов в Эксель

Расширение *.xlsm — Расширение файлов Excel 2007 и выше. Способен хранить в себе макросы . Т.е. программный код на языке VBA (Visual Basic for Applications), подробнее читайте здесь.

3. Двоичная книга Excel. *.xlsb

Расширение *.xlsb — говоря откровенно, это самый удобный формат Excel. И это не субъективно. Это расширение позволяет уменьшать размер файла примерно в два раза, а убыстряет его работу где-то в полтора раза. Дело в том что, это документ хранящий информацию в бинарном коде, что позволяет быстрее работать с форматом .XML. Расширение просто не заменимо когда вы работаете с файлом с десятками тысяч строк, сохраните файл как Двоичная книга Excel (см. первую картинку). Тотальный разбор, от чего может тормозить Excel читайте здесь .

Почему тогда все не пользуются этим форматом, если он такой хороший? Потому что ни один редактор не сможет открыть его, только Excel, т.е. теряется универсальность. Например вы не откроете его онлайн или его не прочитает большинство альтернатив Excel.

Но к сожалению, просто большинство пользователей никогда не слышало о *.xlsb.

4. Расширение *.xltx

Это формат для сохранения шаблонов. Скоро будет отдельная статья по этой теме. Макросы не сохраняет — для этого есть формат *.xltm — тоже самое, но с макросами.

5. Расширения .xlam и .xla

Форматы для cохранения надстроек в 2007 и выше и 2003 и ниже соответственно. Очень пригодятся, если нужно запускать макрос из любой книги.

Если вам попался формат .xlс — то формат для сохранения диаграмм в Excel 2003. Формат — большая редкость и уже не поддерживается новыми версиями программы. Так же как и форматы WK1 и выше, как форматы постепенно отмирающей Lotus 1-2-3.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Определение файловых форматов Excel

Возможно, одну из наиболее сложных проблем в Excel представляет почти ошеломляющее количество форматов файлов, с которыми он может работать. С появлением Excel 2007 все стало еще более запутанным, поскольку в этой версии появилось несколько новых форматов. В этой статье описываются новые форматы файлов, которые используются Excel, начиная с Excel 2007.

Распознаем новые форматы файлов Excel

Новые форматы файлов Excel:

XLSX — файл книги, которая не содержит макросов;
XLSM — файл книги, которая содержит макросы;
XLTX — файл шаблона книги, которая не содержит макросов;
XLTM — файл шаблона книги, которая содержит макросы;
XLSA — файл надстройки;
XLSB — двоичный файл, подобный старому формату XLS, но способный вмещать в себя новые возможности;
XLSK — файл резервной копии.

За исключением XLSB, все это открытые форматы файлов XML, а это значит, что другие приложения смогут читать такие типы файлов и производить в них запись.

XML-файлы — это сжатые архивом ZIP текстовые файлы. Если вы переименуете один из этих файлов так, чтобы он имел расширение ZIP, то сможете проанализировать его содержимое с помощью любой утилиты для файлов ZIP — в том числе и встроенной в Windows поддержки этих файлов.

Пакет обеспечения совместимости Office

Как правило, пользователи, работающие с более ранней версией Excel, не имеют возможности открывать книги, которые были сохранены в новых форматах файлов Excel. Но, к счастью, компания Microsoft выпустила бесплатный пакет обеспечения совместимости для Office 2003 и Office ХР (Compatibility Pack).

Пользователи Office 2003 или Office ХР, которые устанавливают пакет обеспечения совместимости, смогут открывать у себя файлы, созданные в Office 2007 и Office 2010, а также сохранять файлы в новых форматах. Пакет обеспечивает совместимость для следующих программ Office: Excel, Word и PowerPoint. Чтобы загрузить вышеупомянутый пакет обеспечения совместимости, выполните поиск в Интернете по словам Microsoft Office Compatibility Pack.

Сохранение файла для использования в более старой версии Excel

Чтобы сохранить файл для его последующего использования в более старой версии Excel, выберите Файл ► Сохранить как и укажите в раскрывающемся списке один из следующих типов.

Книга Excel 97-2003 (*.xls) — если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 или Excel 2003.
Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) — если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 5 или Excel 95.

При сохранении файла в одном из этих форматов Excel выводит диалоговое окно проверки совместимости. В нем будет содержаться список всех возможных проблем, связанных с совместимостью.

Если книга будет применяться только теми, у кого установлен пакет обеспечения совместимости, вам не нужно сохранять ее, указывая старые форматы файлов. Тем не менее будет полезно запустить проверку совместимости, чтобы убедиться в том, что вы не используете функции, которые не поддерживаются в более ранних версиях Excel. Чтобы проверить потенциальные проблемы совместимости в активной книге, выберите Файл ► Сведения ► Поиск проблем ► Проверка совместимости.

Если вы хотите использовать один из старых форматов файлов в качестве формата по умолчанию, выберите Файл ► Параметры и перейдите в раздел Сохранение. Укажите формат файла по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранять файлы в следующем формате.

Источник

Радости и беды нашей профессии (957)
Делопроизводство общее и кадровое (2387)
Деловой этикет (263)
Правовая помощь (299)
Машинопись, стенография (44)
Психология (186)
Банк документов (313)
Справочное бюро (547)
Трудоустройство, обучение (1697)
Свободное общение (1076)

c[_]

В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Сергей Марьянов, Tanya, Туся, Анна, ZaZaZy, Майя, Арина, Ирина, Катенька, Аллочка, zaza, Аня, Мурся, Sasha, Татьяна, Татьяна, Елена, Нелли, Леона, вероничка, алеся, MValiva, Дарья, Камила, Юлия, ВАлерия, kicya, Ирина, Strawberry, Нина.

Посмотреть все

Практикумы
Тесты

RSS

Приложения к письму

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

olla
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва

#1[26784] 10 декабря 2008, 11:32

Оценок нет

Подскажите пожалуйста, как в итоге оформлять Дело:
1. В отправляемом письме указаны приложения 1,2.. (в формате Excel большущие простыни, которые отправляются вложенным файлом по эл. почте с сопровод. письмом) нужно ли все это «добро» распечатывать (или копировать с оригиналов) и подшивать в Дело?
2. … приложением является, например, материалы к совету директ, инвестиционная программа или ФЭМ, в итоге, в дело подшиваем письмо с оригиналами приложений или отдельная папка по инвестпрограмме или ФЭМу без сопроводительных?
Если письмо отправляется в сканированном виде по эл.почте, обязательно затем отправлять оригинал адресату?

Спасибки

кира-77
[e-mail скрыт]
Россия, Петрозаводск

#2[26785] 10 декабря 2008, 11:48

Olla, все зависит от того, дело какого подразделения вы формируете. Если канцелярии, например, то там обычно к письмам не подшивают приложения и достаточно сопроводительных писем.
Письмо-оригинал обязательно надо досылать адресату. Электронная почта-лишь способ доставки информации. В случае судебных разбирательств (мало ли что), значение будут играть только письма-оригиналы.

Эрудит — человек, который всегда найдет синоним, если не знает как пишется слово.

« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Источник

Морфемный разбор слова:

Однокоренные слова к слову:

Приложения к документам

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

к приказу Росархива

к приказу Минздрава России

Отдельные вопросы оформления приложений

— если приложение одно:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

к договору купли-продажи

от 5 июля 2005 г. № 38/93

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Источник

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?