#Руководства
- 5 авг 2022
-
0
Как из сотен строк отобразить только необходимые? Как отфильтровать таблицу сразу по нескольким условиям и столбцам? Разбираемся на примерах.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.
В статье разберёмся:
- как установить фильтр по одному критерию;
- как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
- для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
- как очистить фильтры.
Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.
Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.
Разберёмся, как это сделать.
Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.
Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.
Разберём на примере.
Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.
Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.
В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.
Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.
Принцип работы расширенного фильтра следующий:
- Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
- Вводят условия.
- Запускают фильтрацию.
Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:
- менеджер — Шолохов Г.;
- год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
- цена — до 2 млн рублей.
Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.
Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:
- «Год выпуска» → <=2019.
- «Цена, руб.» → <2000000.
- «Менеджер» → Шолохов Г.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:
- Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
- Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
- Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.
Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Отменить фильтрацию можно тремя способами:
1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
Если у вас в Excel не работает фильтр, постарайтесь не откладывать «лечение» в долгий ящик. Таблица будет расти, некорректность фильтрации усугубится. На устранение проблемы, в итоге, уйдет гораздо больше времени.
Итак, почему в Excel может не работать фильтр?
- Есть проблема с совместимостью версий Excel;
- Плохая структура таблицы (пустые строки и столбцы, нечеткие диапазоны, много объединенных ячеек);
- Некорректная настройка фильтрации;
- Фильтр по дате может не работать из-за того, что даты сохранены в виде текста;
- У столбцов нет заголовков (как вариант, у части столбцов);
- Наличие сразу нескольких таблиц на одном листе;
- Много одинаковых данных в разных столбиках;
- Использование нелицензионной версии Excel.
Кто из нас не хочет использовать функциональные возможности Excel по полной? Опция фильтрации – одна из самых популярных и востребованных, позволяющая в разы оптимизировать работу с электронными таблицами. Один раз хорошо настроив фильтры, можно выполнять детальный учет данных, не заморачиваясь на сортировку. Конечно, это при условии правильного ведения таблицы.
Именно поэтому, когда пользователи обнаруживают, что фильтр в Эксель внезапно не работает, они впадают в панику. И размер ее прямо пропорционален величине таблицы.
Давайте разбираться, как исправить ситуацию. Рассмотрим подробно каждую из приведенных выше причин.
Проблема с совместимостью
Возникает, если книга, созданная в Excel поздней версии, открывается в Эксель ранней. В этом случае могут не работать фильтры, а также многие другие опции, да и сам документ часто выглядит иначе.
Почему фильтр в Excel может не применяться? Все просто. В ранних версиях программы (до 2007 года), сортировка действовала только по 3 условиям. В Экселе же, выпущенном после 2007 года, насчитывается целых 64 условия. Неудивительно, что они не будут работать, если такую книгу открыть в «старушке».
Решение. Ничего не сохраняйте. Закройте книгу. Впредь работайте с ней только в актуальных версиях программы.
Некорректная структура таблицы
Постарайтесь «причесать» свою табличку:
- Удалите пустые строки. Система их воспринимает, как разрыв таблицы, что сбивает сортировку;
- Уберите объединенные ячейки (сведите их количество к предельно допустимому минимуму). Если фильтрация была настроена, когда клеточки «жили» по отдельности, после их слияния она может работать некорректно;
- Приведите структуру в четкий вид.
Если улучшить структуру таблицы невозможно (например, она слишком огромная или пустые строки нужны бухгалтеру и т.д.), поступите так:
- Выключите фильтр («Главная» – «Сортировка и Фильтр» или «Ctrl+Shift+L»);
- Выделите весь диапазон ячеек (всю таблицу, вместе с шапкой);
- Снова поставьте фильтрацию, не снимая выделение;
- Готово. Должно работать, даже с пустыми строчками.
Неправильная настройка фильтрации
Актуально для вновь созданной сортировки. Рекомендуем все хорошенько проверить. А еще лучше, удалить сортер, который не работает, и поставить новый.
Меню сортировки находится тут:
«Главная» — «Сортировка и фильтры» — «Настраиваемая сортировка».
Дата сохранена в текстовом формате
Неудивительно, что фильтр в Экселе не фильтрует столбец, в котором содержатся даты, если последние сохранены в формате текста.
Система сортирует документ по тексту, выдавая в результате полную белиберду.
- Выделите проблемный столбик;
- Щелкните по нему правой кнопкой мыши;
- Выберите пункт «Формат ячеек»;
- Установите «Дата»;
- Готово.
У столбцов нет заголовков
Нередко фильтр в Эксель не ставится корректно из-за отсутствия названия у одного или нескольких столбцов. Не поленитесь и озаглавьте важные структурные компоненты файла.
Несколько таблиц на одном листе
Старайтесь объемные таблички размещать в одной книге, но на разных листах. Так системе гораздо проще обрабатывать данные. В результате, станет меньше ошибок, да и сортировка будет функционировать правильно.
В разных столбцах много одинаковых данных
Старайтесь избегать подобной путаницы. Или «обзывать» содержимое ячеек по-разному. Например, в перечне проданного товара не стоит делать 5 одинаковых столбцов с названием «Джинсы». Вставьте рядом артикул или номер модели, укажите цвет или просто поставьте порядковый номер. Делов на две минуты, зато фильтрация будет работать правильно.
Нелицензионная версия Excel
Если у вас не активна кнопка «Фильтр» в Excel, или же программа работает с регулярными лагами и ошибками, проверьте ее версию. От нелицензионного продукта желательно отказаться. Ну или найти менее «косячный» взломанный.
Мы разобрали, почему фильтр в Эксель может быть не активен, вам осталось только найти свою причину. Есть еще одно универсальное решение. Срабатывает оно не всегда, но нередко. Попробуйте просто скопировать весь массив на другой лист. Или, что еще лучше, в другую книгу. Логичного объяснения тут нет, но метод, действительно, иногда работает. Пусть это будет ваш случай!
Отличного Вам дня!
Если для фильтрации данных требуются сложные условия (например, Тип = «Фрукты» ИЛИ Продавец = «Егоров»), можно использовать диалоговое окно Расширенный фильтр.
Чтобы открыть диалоговое окно Расширенный фильтр, щелкните Данные > Дополнительно.
|
Расширенный фильтр |
Пример |
|---|---|
|
Обзор расширенных условий фильтра |
|
|
Несколько условий, один столбец, любое из условий истинно |
Продавец = «Егоров» ИЛИ Продавец = «Грачев» |
|
Несколько условий, несколько столбцов, все условия истинны |
Тип = «Фрукты» И Продажи > 1000 |
|
Несколько условий, несколько столбцов, любое из условий истинно |
Тип = «Фрукты» ИЛИ Продавец = «Грачев» |
|
Несколько наборов условий, один столбец во всех наборах |
(Продажи > 6000 И Продажи < 6500) ИЛИ (Продажи < 500) |
|
Несколько наборов условий, несколько столбцов в каждом наборе |
(Продавец = «Егоров» И Продажи >3000) ИЛИ |
|
Условия с подстановочными знаками |
Продавец = имя со второй буквой «г» |
Обзор расширенных условий фильтра
Действие команды Дополнительно отличается от действия команды Фильтр в некоторых важных аспектах.
-
Она отображает диалоговое окно Расширенный фильтр, а не меню «Автофильтр».
-
Вы вводите расширенные условия в отдельном диапазоне условий на листе над диапазоном ячеек или таблицей, которую нужно отфильтровать. В качестве источника расширенных условий в Microsoft Office Excel используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне Расширенный фильтр.
Образец данных
Этот пример данных используется для всех процедур, описанных в этой статье.
Эти данные включают четыре пустые строки над диапазоном списка, которые будут использоваться как диапазон условий (A1:C4) и диапазон списка (A6:C10). Диапазон условий содержит названия столбцов и по крайней мере одну пустую строку между значениями условий и диапазоном списка.
Для работы с этими данными выделите их в следующей таблице, скопируйте, а затем вставьте в ячейку A1 на новом листе Excel.
|
Тип |
Продавец |
Продажи |
|
Тип |
Продавец |
Продажи |
|
Напитки |
Шашков |
5 122 ₽ |
|
Мясо |
Егоров |
450 ₽ |
|
фрукты |
Грачев |
6328 ₽ |
|
Фрукты |
Егоров |
6544 ₽ |
Операторы сравнения
Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: ИСТИНА либо ЛОЖЬ.
|
Оператор сравнения |
Значение |
Пример |
|---|---|---|
|
= (знак равенства) |
Равно |
A1=B1 |
|
> (знак «больше») |
Больше |
A1>B1 |
|
< (знак «меньше») |
Меньше |
A1<B1 |
|
>= (знак «больше или равно») |
Больше или равно |
A1>=B1 |
|
<= (знак «меньше или равно») |
Меньше или равно |
A1<=B1 |
|
<> (знак «не равно») |
Не равно |
A1<>B1 |
Использование знака равенства для ввода текста или значения
При вводе текста или значения в ячейке знак равенства (=) используется для обозначения формулы, поэтому Excel вычисляет то, что вы вводите. Однако при этом вы можете получить неожиданные результаты фильтрации. Чтобы указать оператор сравнения «равно» для текста или значения, введите условия в виде строкового выражения в соответствующей ячейке в диапазоне условий.
=»=
ввод
»
где ввод — искомый текст или значение. Например:
|
Вводится в ячейку |
Вычисляется и отображается |
|---|---|
|
=»=Егоров» |
=Егоров |
|
=»=3000″ |
=3000 |
Учет регистра
При фильтрации текстовых данных в Excel не учитывается регистр букв. Однако для поиска с учетом регистра можно воспользоваться формулой. Пример см. в разделе Условия с подстановочными знаками.
Использование заранее определенных имен
Вы можете назвать диапазон Условия, и ссылка на диапазон автоматически появится в поле Диапазон условий. Вы также можете указать имя База данных для диапазона списка, который будет фильтроваться, и имя Извлечение для области, в которой вы собираетесь вставлять строки. Эти диапазоны автоматически появятся в полях Исходный диапазон и Поместить результат в диапазон соответственно.
Создание условий с помощью формулы
В качестве условия можно использовать значение, вычисленное с помощью формулы. Обратите внимание на важные моменты, указанные ниже.
-
Формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
-
Поскольку используется формула, введенное строковое выражение должно иметь обычный вид, а не тот, который показан ниже:
=»=
ввод
» -
Не используйте название столбца в качестве названия условия. Либо оставьте название условия пустым, либо используйте название, не являющееся названием столбца в диапазоне списка (в последующих примерах: «Среднее арифметическое» и «Точное совпадение»).
Если в формуле используется название столбца, а не относительная ссылка на ячейку или имя диапазона, в ячейке с условием будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно проигнорировать, поскольку она не влияет на фильтрацию диапазона списка.
-
В формуле, которая используется для условий, необходимо использовать относительную ссылку для ссылки на соответствующую ячейку в первой строке данных.
-
Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными.
Несколько условий, один столбец, любое из условий истинно
Логическое выражение: (Продавец = «Егоров» ИЛИ Продавец = «Грачев»)
-
Вставьте как минимум три пустые строки над диапазоном списка, которые можно использовать в качестве диапазона условий. Диапазон условий должен включать названия столбцов. Убедитесь, что есть по крайней мере одна пустая строка между значениями условий и диапазоном списка.
-
Чтобы найти строки, отвечающие нескольким условиям для одного столбца, введите условия непосредственно одно под другим в разных строках диапазона условий. Используя пример, введите:
Тип
Продавец
Продажи
=»=Егоров»
=»=Грачев»
-
Щелкните ячейку в диапазоне списка. Используя пример, щелкните любую ячейку в диапазоне A6:C10.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отфильтровать диапазон списка, скрыв строки, не отвечающие условиям, выберите вариант Фильтровать список на месте.
-
Чтобы отфильтровать список, скопировав строки, не отвечающие условиям, в другую область листа, выберите вариант Скопировать результат в другое место, щелкните в поле Поместить результат в диапазон, а затем щелкните левый верхний угол области, в которой нужно вставить строки.
Совет При копировании отфильтрованных строк в другое место можно указать, какие столбцы следует включить в операцию копирования. Перед фильтрацией скопируйте нужные названия столбцов в первую строку области, в которую вы собираетесь вставить отфильтрованные строки. При применении фильтра введите ссылку на скопированные названия столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Тогда скопированные строки будут включать только те столбцы, названия которых вы скопировали.
-
-
В поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий, включая названия условий. Используя пример, введите $A$1:$C$3.
Чтобы временно убрать диалоговое окно Расширенный фильтр, пока вы выбираете диапазон условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
. -
Используя пример, получаем следующий отфильтрованный результат для диапазона списка:
Тип
Продавец
Продажи
Мясо
Егоров
450 ₽
фрукты
Грачев
6 328 ₽
Фрукты
Егоров
6 544 ₽
.Несколько условий, несколько столбцов, все условия истинны
Логическое выражение: (Тип = «Фрукты» И Продажи > 1000)
-
Вставьте как минимум три пустые строки над диапазоном списка, которые можно использовать в качестве диапазона условий. Диапазон условий должен включать названия столбцов. Убедитесь, что есть по крайней мере одна пустая строка между значениями условий и диапазоном списка.
-
Чтобы найти строки, отвечающие нескольким условиям в нескольких столбцах, введите все условия в одной строке диапазона условий. Используя пример, введите:
Тип
Продавец
Продажи
=»=Фрукты»
>1 000
-
Щелкните ячейку в диапазоне списка. Используя пример, щелкните любую ячейку в диапазоне A6:C10.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отфильтровать диапазон списка, скрыв строки, не отвечающие условиям, выберите вариант Фильтровать список на месте.
-
Чтобы отфильтровать список, скопировав строки, не отвечающие условиям, в другую область листа, выберите вариант Скопировать результат в другое место, щелкните в поле Поместить результат в диапазон, а затем щелкните левый верхний угол области, в которой нужно вставить строки.
Совет При копировании отфильтрованных строк в другое место можно указать, какие столбцы следует включить в операцию копирования. Перед фильтрацией скопируйте нужные названия столбцов в первую строку области, в которую вы собираетесь вставить отфильтрованные строки. При применении фильтра введите ссылку на скопированные названия столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Тогда скопированные строки будут включать только те столбцы, названия которых вы скопировали.
-
-
В поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий, включая названия условий. Используя пример, введите $A$1:$C$2.
Чтобы временно убрать диалоговое окно Расширенный фильтр, пока вы выбираете диапазон условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
. -
Используя пример, получаем следующий отфильтрованный результат для диапазона списка:
Тип
Продавец
Продажи
фрукты
Грачев
6 328 ₽
Фрукты
Егоров
6 544 ₽
Несколько условий, несколько столбцов, любое из условий истинно
Логическое выражение: (Тип = «Фрукты» ИЛИ Продавец = «Грачев»)
-
Вставьте как минимум три пустые строки над диапазоном списка, которые можно использовать в качестве диапазона условий. Диапазон условий должен включать названия столбцов. Убедитесь, что есть по крайней мере одна пустая строка между значениями условий и диапазоном списка.
-
Чтобы найти строки, отвечающие нескольким условиям в нескольких столбцах, где любое условие может быть истинным, введите эти условия в разных строках диапазона условий. Используя пример, введите:
Тип
Продавец
Продажи
=»=Фрукты»
=»=Грачев»
-
Щелкните ячейку в диапазоне списка. Используя пример, щелкните любую ячейку в диапазоне списка A6:C10.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отфильтровать диапазон списка, скрыв строки, не отвечающие условиям, выберите вариант Фильтровать список на месте.
-
Чтобы отфильтровать список, скопировав строки, не отвечающие условиям, в другую область листа, выберите вариант Скопировать результат в другое место, щелкните в поле Поместить результат в диапазон, а затем щелкните левый верхний угол области, в которой нужно вставить строки.
Совет: При копировании отфильтрованных строк в другое место можно указать, какие столбцы следует включить в операцию копирования. Перед фильтрацией скопируйте нужные названия столбцов в первую строку области, в которую вы собираетесь вставить отфильтрованные строки. При применении фильтра введите ссылку на скопированные названия столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Тогда скопированные строки будут включать только те столбцы, названия которых вы скопировали.
-
-
В поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий, включая названия условий. Используя пример, введите $A$1:$B$3.
Чтобы временно убрать диалоговое окно Расширенный фильтр, пока вы выбираете диапазон условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
. -
Используя пример, получаем следующий отфильтрованный результат для диапазона списка:
Тип
Продавец
Продажи
фрукты
Грачев
6 328 ₽
Фрукты
Егоров
6 544 ₽
Несколько наборов условий, один столбец во всех наборах
Логическое выражение: ( (Продажи > 6000 И Продажи < 6500 ) ИЛИ (Продажи < 500) )
-
Вставьте как минимум три пустые строки над диапазоном списка, которые можно использовать в качестве диапазона условий. Диапазон условий должен включать названия столбцов. Убедитесь, что есть по крайней мере одна пустая строка между значениями условий и диапазоном списка.
-
Чтобы найти строки, отвечающие нескольким наборам условий, каждый из которых содержит условия для одного столбца, используйте несколько столбцов с одинаковым заголовком. Используя пример, введите:
Тип
Продавец
Продажи
Продажи
>6 000
<6 500
<500
-
Щелкните ячейку в диапазоне списка. Используя пример, щелкните любую ячейку в диапазоне списка A6:C10.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отфильтровать диапазон списка, скрыв строки, не отвечающие условиям, выберите вариант Фильтровать список на месте.
-
Чтобы отфильтровать список, скопировав строки, не отвечающие условиям, в другую область листа, выберите вариант Скопировать результат в другое место, щелкните в поле Поместить результат в диапазон, а затем щелкните левый верхний угол области, в которой нужно вставить строки.
Совет: При копировании отфильтрованных строк в другое место можно указать, какие столбцы следует включить в операцию копирования. Перед фильтрацией скопируйте нужные названия столбцов в первую строку области, в которую вы собираетесь вставить отфильтрованные строки. При применении фильтра введите ссылку на скопированные названия столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Тогда скопированные строки будут включать только те столбцы, названия которых вы скопировали.
-
-
В поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий, включая названия условий. Используя пример, введите $A$1:$D$3.
Чтобы временно убрать диалоговое окно Расширенный фильтр, пока вы выбираете диапазон условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
. -
Используя пример, получаем следующий отфильтрованный результат для диапазона списка:
Тип
Продавец
Продажи
Мясо
Егоров
450 ₽
фрукты
Грачев
6 328 ₽
Несколько наборов условий, несколько столбцов в каждом наборе
Логическое выражение: ( (Продавец = «Егоров» И Продажи > 3000) ИЛИ (Продавец = «Грачев» И Продажи > 1500) )
-
Вставьте как минимум три пустые строки над диапазоном списка, которые можно использовать в качестве диапазона условий. Диапазон условий должен включать названия столбцов. Убедитесь, что есть по крайней мере одна пустая строка между значениями условий и диапазоном списка.
-
Чтобы найти строки, отвечающие нескольким наборам условий, каждый из которых содержит условия для нескольких столбцов, введите каждый набор условий в отдельных столбцах или строках. Используя пример, введите:
Тип
Продавец
Продажи
=»=Егоров»
>3 000
=»=Грачев»
>1 500
-
Щелкните ячейку в диапазоне списка. Используя пример, щелкните любую ячейку в диапазоне списка A6:C10.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отфильтровать диапазон списка, скрыв строки, не отвечающие условиям, выберите вариант Фильтровать список на месте.
-
Чтобы отфильтровать список, скопировав строки, не отвечающие условиям, в другую область листа, выберите вариант Скопировать результат в другое место, щелкните в поле Поместить результат в диапазон, а затем щелкните левый верхний угол области, в которой нужно вставить строки.
Совет При копировании отфильтрованных строк в другое место можно указать, какие столбцы следует включить в операцию копирования. Перед фильтрацией скопируйте нужные названия столбцов в первую строку области, в которую вы собираетесь вставить отфильтрованные строки. При применении фильтра введите ссылку на скопированные названия столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Тогда скопированные строки будут включать только те столбцы, названия которых вы скопировали.
-
-
В поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий, включая названия условий. Используя пример, введите $A$1:$C$3. Чтобы временно убрать диалоговое окно Расширенный фильтр, пока вы выбираете диапазон условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
. -
Используя пример, получим следующий отфильтрованный результат для диапазона списка:
Тип
Продавец
Продажи
фрукты
Грачев
6 328 ₽
Фрукты
Егоров
6 544 ₽
Условия с подстановочными знаками
Логическое выражение: Продавец = имя со второй буквой «г»
-
Чтобы найти текстовые значения с совпадающими знаками в некоторых из позиций, выполните одно или несколько действий, описанных ниже.
-
Чтобы найти строки, в которых текстовое значение в столбце начинается с определенной последовательности знаков, введите эти знаки, не используя знак равенства (=). Например, если ввести условие Бел, будут найдены строки с ячейками, содержащими слова «Белов», «Беляков» и «Белугин».
-
Воспользуйтесь подстановочными знаками.
Используйте
Чтобы найти
? (вопросительный знак)
Любой символ (один)
Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка»* (звездочка)
Любое количество символов
Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»~ (тильда), за которой следует ?, * или ~
Вопросительный знак, звездочку или тильду
Пример: условию «ан91~?» соответствует результат «ан91?»
-
-
Вставьте как минимум три пустые строки над диапазоном списка, которые можно использовать в качестве диапазона условий. Диапазон условий должен включать названия столбцов. Убедитесь, что есть по крайней мере одна пустая строка между значениями условий и диапазоном списка.
-
В строках под названиями столбцов введите условия, которым должен соответствовать результат. Используя пример, введите:
Тип
Продавец
Продажи
=»=Мя*»
=»=?г*»
-
Щелкните ячейку в диапазоне списка. Используя пример, щелкните любую ячейку в диапазоне списка A6:C10.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отфильтровать диапазон списка, скрыв строки, не отвечающие условиям, выберите вариант Фильтровать список на месте
-
Чтобы отфильтровать список, скопировав строки, не отвечающие условиям, в другую область листа, выберите вариант Скопировать результат в другое место, щелкните в поле Поместить результат в диапазон, а затем щелкните левый верхний угол области, в которой нужно вставить строки.
Совет: При копировании отфильтрованных строк в другое место можно указать, какие столбцы следует включить в операцию копирования. Перед фильтрацией скопируйте нужные названия столбцов в первую строку области, в которую вы собираетесь вставить отфильтрованные строки. При применении фильтра введите ссылку на скопированные названия столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Тогда скопированные строки будут включать только те столбцы, названия которых вы скопировали.
-
-
В поле Диапазон условий введите ссылку на диапазон условий, включая названия условий. Используя пример, введите $A$1:$B$3.
Чтобы временно убрать диалоговое окно Расширенный фильтр, пока вы выбираете диапазон условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
. -
Используя пример, получаем следующий отфильтрованный результат для диапазона списка:
Тип
Продавец
Продажи
Напитки
Шашков
5 122 ₽
Мясо
Егоров
450 ₽
фрукты
Грачев
6 328 ₽
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
-
Partition Wizard
-
Partition Manager
- How to Fix Filter Not Working in Excel [3 Cases]
How to Fix Filter Not Working in Excel [3 Cases] [Partition Manager]
By Linda | Follow |
Last Updated December 14, 2021
Some people may encounter the filter not working in Excel issue. Why doesn’t the Filter feature work? How to solve this problem? This post from MiniTool Partition Wizard explains all to you.
When you use Excel to edit tables, there may be many values. To find certain values, the Filter feature is very useful. How to filter in Excel? There are mainly 3 ways for you.
Way 1. Use the Sort & Filer icon.
Select a column, a row, or a cell, and then click the Sort & Filter icon. Then, click the Filter option. Now you will see there should drop-down icons beside cells. Click the icon and start to filter values.
Way 2. Right-click a cell and choose the Filter option.
This method allows you to filter the column according to value, color, and icon of the selected cell.
Way 3. Use the Excel filter function.
Using the Filter function can filter values more flexibly. But please note that this feature is currently only available for Office 365 subscribers. The last but not least, if you go the Data tab, you can see the advanced Filter feature.
However, some people report that they have encountered the filter not working in Excel issue. The causes and corresponding solutions of this issue may be as follows.
Case 1. The Filter Function Is Not Valid
Sometimes, when you run a Filter function, you may receive the error “that function is not valid”. In this case, please check whether you are an Office 365 subscriber.
Case 2. The Filter Icon Is Greyed Out
The cause of this issue may be that your grouped worksheets. If the worksheets are grouped, the file name should be followed by the “Group” word. And you can you can check whether they are grouped easily through this point.
If the filter not working in Excel issue is caused by grouped worksheets, you can ungroup them to solve the problem. You just need to right-click on the sheet tab and then choose the Ungroup Sheets option.
Case 3. The Filter Result Is Not Complete
This problem is the most common one. When you use the Filter feature, you may find there are omissions in the results. What causes this filter not working in Excel issue and how to fix it? Please keep on reading.
- There are blank rows. If there are blank rows among rows that you are filtering, these blanks rows will block the Filter feature to detects data below the blank row. In this case, you should delete these blank rows first.
- Cells are merged. If cells in one column are merged, the Filter result only show the first row and other rows are hidden. In this case, you should split these cells and fill these cells with the same value.
- Data format is not the same. For example, some cells use the number format while other cells use the date format. When you filter, it may only display values of one format.
Bottom Line
Do you know other cases where the filter feature doesn’t work? Please share them with us in the following comment zone. I will appreciate that.
About The Author
Position: Columnist
Author Linda has been working as an editor at MiniTool for 1 year. As a fresh man in IT field, she is curious about computer knowledge and learns it crazily. Maybe due to this point, her articles are simple and easy to understand. Even people who do not understand computer can gain something.
By the way, her special focuses are data recovery, partition management, disk clone, and OS migration.
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
- Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
- Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
- Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
- Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».
- Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
- Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Основные правила:
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Скачать пример работы с расширенным фильтром
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.