Уважаемая уважаемый в word - Word и Excel - помощь в работе с программами

2 / 2 / 2

Регистрация: 07.10.2011

Сообщений: 14

08.10.2011, 21:08. Показов 26325. Ответов 1

Добрый вечер! Буду рада любому совету.
Необходимо, используя поле Word IF…THEN…ELSE, вставьте на первую страницу документа
перед полем слияния «Фамилия» обращение Уважаемый или Уважаемая в
зависимости от пола. Слияние я уже сделала с БД, но как сделать,что бы сообщение менялось, в зависимости от пола? Объясните, плиз, пошагам! (Для 2007 офиса)

Добавлено через 1 час 11 минут
неужели мне никто не сможет помочь?

Programming

Эксперт

94731 / 64177 / 26122

Регистрация: 12.04.2006

Сообщений: 116,782

08.10.2011, 21:08

Ответы с готовыми решениями:

Слияние в Word
Добрый день!
Создаю серию писем.
Создал базу данных в axsess
Далее с помощью слияния установил…

Слияние с word
Добрый день. Прошу помощи.

Есть запрос, который собирает данные для документа из разных таблиц….

Слияние с Word
Есть такая проблемма, Аксессе сделана собственная функция при слиянии Word ругаеться что не…

Слияние в ТП Word
Подготовить и оформить средствами Word серию рассылок квитанций об оплате ремонта по данным…

~~Busine2009~~

Заблокирован

09.10.2011, 10:26

Нат_а,
в базе данных один из столбцов должен содержать напротив фамилии текст: муж или жен.
Далее:

вкладка Рассылки — Правила — IF…THEN…ELSE;
поле: указываете столбец, в котором содержатся: муж и жен, — оператор: равно — значение: муж — Вставить следующий текст: Уважаемый — В противном случае вставить следующий текст: Уважаемая.

Примечание:
чудес не бывает.

IT_Exp Эксперт 87844 / 49110 / 22898 Регистрация: 17.06.2006 Сообщений: 92,604	09.10.2011, 10:26
2

Источник

Слияние. Письма и рассылки

Word
имеет возможность создавать и тиражировать
письма, сообщения и др., имеющие постоянный
текст и переменную информацию. Переменной
информацией могут быть адреса, фамилии,
организации, значения данных из таблиц
и т.д. Для этой цели в Word имеется инструмент
Слияние.

Операцию
можно выполнять, используя Мастер
слияния. Рассмотрим слияние на результатах
примера листа Если.

Последовательность
выполнения работы:

подготовка
источника данных в Excel;
создание
постоянной части основного документа
в Word;
вставка
в основной документ полей слияния и
полей Word;
предварительный
просмотр результатов слияния;
получение
составного документа.

Пример.
Разослать письма с уведомлением тем
заказчикам, у которых очень
большой долг.

Для
этого сначала с помощью Фильтра отберем
из таблицы тех заказчиков, которые имеют
такой долг.

Получим
таблицу данных, которая служит источником
данных для слияния. Скопируем источник
данных на лист Слияние,
начиная с первой ячейки А1.

Сохраним
файл под именем Учебная
задача
и закроем его.

Порядок создания писем:

Создать
в Word
основной
документ
(например, Сообщение).
Внести в него постоянный текст.

Сообщение

Адрес:

Заказчик

Предлагаем
немедленно погасить задолженность
сумме

Бухгалтер Петров
В.В.

Сохранить
документ в своей папке (папке студента),
под именем Сообщение. Документ Сообщение
не закрывать.
Для
выбора типа основного документа на
панели инструментов нажать кнопку
Рассылки/ Начать слияние
Установить
флажок Письма.
Для
подключения к источнику данных нажать
на панели инструментов кнопку –
Использовать существующий список.
В
окне Выбор источника данных найти и
выделить файл Учебная задача и нажать
кнопку Открыть.
В
следующем окне выделить лист Слияние
— источник данных и нажать ОК.
Установить
курсор в основной документ после пробела
за словом Адрес и нажать на панели
инструментов кнопку – Вставить поля
слияния. Выбрать название первого поля
Адрес и нажать кнопку Вставить.
Эти
же операции повторить для полей
Наименование заказчика и поля Долг+Пеня.
После
того, как вставлены все поля, на панели
инструментов нажать кнопку – Просмотр
результатов.
Заполнится
данными одно письмо. С помощью кнопки
Перейти к записи можно просмотреть
другие письма.
Для
создания всех писем, надо выполнить
слияние с помощью кнопки – Найти и
объединить.
Откроется
окно Составные новые документы.
Установить флажок Все и нажать ОК. Все
письма создаются на отдельных страницах
Их можно просмотреть и распечатать.

Примечание:
При
создании писем иногда требуется изменять
обращение к клиенту в зависимости от
его пола: Уважаемый
господин
или Уважаемая
госпожа.
Для автоматизации этого необходимо
присутствие пола клиента в источнике
данных (в нашем примере его нет). Можно
добавить столбец, заполненный
соответственно М
или Ж.

Для
изменения обращения необходимо:

Установить
курсор в начало той строки, в которой
должно быть обращение к клиенту.

Нажать
кнопкуДобавить
поле Word
на панели Слияние
и
выбрать из списка Правила
строку
IF…THEN…ELSE.

В
появившемся диалоговом окне в списке
поле
выбрать слово “Пол”.

В
списке оператор
выбрать слово “Равно”
и в
списке значение
следует ввести М.

В
окне Вставить
следующий
текст:
Уважаемый
господин.

В
окне В
противном случае
вставить следующий текст: Уважаемая
госпожа.

Нажать
кнопку
ОК.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Источник

Как писать тексты в Microsoft Word

Здравствуйте, друзья! Пришло время научиться писать тексты в одном из самых популярных редакторов – Майкрософт Ворд! К счастью, это достаточно просто, а готовый текст, к тому же, можно эффектно оформить. В цикле статей по этой теме мы движемся от простого к сложному, поэтому, сегодняшний пост будет содержать лишь начальные навыки. А в дальнейшем мы с Вами узнаем еще очень много интересного, обещаю!

И так, чтобы написать свой первый текст, нужно создать новый документ. Место для вставки текста всегда задается мигающей вертикальной линией – курсором. Если документ пустой – курсор всегда находится в его начале. А если там уже есть текст – можно мышью кликнуть в любое место текста для установки туда курсора. Можете использовать и стрелки клавиатуры для перемещения курсора, хотя это не так удобно.

Когда выбрано место для вставки текста – начинайте набирать его, используя клавиатуру. Когда Вы достигнете конца строки, программа сама перенесет следующее слово на новую строку.

По умолчанию, текст будет прописным. Чтобы сделать один или несколько символов заглавными – при письме зажмите клавишу Shift . Или же, можно нажать Caps Lock , весь последующий текст будет печататься заглавными буквами, пока Вы снова не нажмете Caps Lock.

Чтобы начать новый абзац – нажмите клавишу Enter . Чтобы сделать отступ – нажмите Tab .

Когда Вы добавите нужный текст – самое время его отформатировать и сохранить для дальнейшего использования. Кстати, я рекомендую сохранять документ сразу после создания, чтобы снизить вероятность потери данных при сбоях в работе системы.

Как сохранить документ в Word

Есть несколько способов сохранить документ:

Нажмите кнопку с дискетой в панели быстрого доступа
Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
Вберите на ленте: Файл – Сохранить

Если Вы впервые сохраняете этот документ, откроется проводник Windows, где можно указать расположение и формат файла.

Если Вы ранее уже сохраняли файл, он просто будет перезаписан поверх предыдущей версии этого документа.

Редко получается всё написать качественно с первого раза, как правило приходится править уже набранный текст. Как же мы можем изменять уже внесенную информацию? Давайте по порядку

Как выделить текст в Ворде

Вы будете очень часто выделять отрывки текста, работая над своими проектами. Выделенные фрагменты можно форматировать, копировать, перемещать, удалять.

Для выделения можно использовать такие способы:

Выделить непрерывный участок мышью. Установите ее в начало, зажмите левую кнопку мыши и тяните до конца выделяемой фразы. После этого, отпустите кнопку. Так удобно выделять куски текста, в пределах одного экрана. Выделенный фрагмент изменит цвет фона на более темный;
Если нужно выделить большой участок данных, предыдущий способ окажется неудобным. Установите курсор в начало фрагмента и крутите колесико мыши к точке окончания выделения. ЗажмитеShift и кликайте в точке окончания выделения. Нужный Вам отрывок будет выделен. Отпустите Shift.
Если нужно выделить несколько участков текста, зажмите Ctrl и выделяйте мышью, как описано в пункте 1.
То же самое с помощью клавиатуры – установите курсор в начало или конец выделяемого участка, зажмите Shift и стрелками перемещайте курсор в нужном направлении. Когда закончили – отпустите Shift.
Чтобы выделить слово – дважды кликните по нему; для выделения предложения – зажмите Ctrl и кликните на одном из слов этого предложения. Чтобы выделить абзац – трижды кликнете на любом слове внутри абзаца.
Для выделения всего содержимого, нажмите Ctrl+А в латинице или Ctrl+Ф для кириллицы.
Чтобы выделить строку – кликните мышью в белом поле слева от нее.

Как удалить текст в MS Word

Предположим, что Вам уже не нужен какой-то отрывок текста, тогда выделите его и удалите. Про способы выделения рассказано выше, а для удаления можно нажать Del или Backspace .

Можно удалять и посимвольно. Установите курсор в начале или конце ненужной фразы. Для удаления одного символа нажимайте Del (удаляет символ справа от курсора) или Backspace (удаляет слева от курсора).

Если вместо участка текста нужно ввести другой – выделите его и просто начинайте писать. Программа сама удалит выделенный текст и поместит новый на его место.

Копирование и вырезание текста в Ворде

Чтобы скопировать часть текста в другое место – выделите его и произведите копирование одним из способов:

Зажмите Ctrl и тяните выделенное в место вставки копии. После перетягивания отпустите Ctrl;
Нажмите Ctr+C для копирования выделения. Установите курсор в место вставки и нажмите Ctrl+V ;
Нажмите на ленте Главная – Буфер обмена – Копировать . Установите курсор в место вставки и снова на ленте выполняем: Главная – Буфер обмена – Вставить
Кликните правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте, и в контекстном меню выберите «Копировать». В месте вставки снова нажмите правой кнопкой мыши и в меню нажмите «Вставить»

Для переноса выделенного в другое место, используйте один из перечисленных способов:

Просто перетяните его мышью;
Используйте комбинацию Ctrl+X для вырезания текста и Ctrl+V – для вставки туда, где установлен курсор.
На ленте нажмите Главная – Буфер обмена – Вырезать . В месте вставки установите курсор и выберите на ленте Главная – Буфер обмена – Вставить
Те же команды можно найти в контекстном меню, как и в случае с копированием.

Для копирования и переноса, Microsoft Excel использует собственный буфер обмена. Как он работает, я подробно описывал в статье о копировании в Excel, описанные там принципы работают и в Word. Там же я рассказал, что такое специальная вставка. Этот инструмент так же широко используется в Майкрософт Ворд, но его функционал здесь меньше.

Вставка текста из файла

Если часть текста уже набрана в другом документе, можно быстро вставить его в Ваш рабочий файл. Для этого на ленте нажмите Вставка – Текст – Объект – Текст из файла . Откроется окно проводника, выберите нужный файл и нажмите «Вставить». Содержимое файла появится там, где стоял Ваш курсор, будет сохранено его изначальное форматирование.

Такая операция избавляет нас от необходимости открывать несколько файлов одновременно и вручную копировать их содержимое.

Отмена, повтор и возврат действий в Word

Работая с в программе, можно случайно ошибиться и, например, удалить нужный отрывок текста. Сразу после ошибочного действия можно отменить его. Для этого нажмите кнопку «Отменить» в панели быстрого доступа, или используйте комбинацию Ctrl+Z . Чтобы отменить несколько последних действий – откройте раскрывающийся список возле кнопки «Отменить» и выберите желаемый перечень изменений для отмены.

Если же результат отмены Вас не устроил – на панели быстрого доступа есть кнопка «Вернуть» Нажмите ее сразу после отмены, и все станет как было.

Иногда нужно повторить последнее ваше действие несколько раз. Для этого можно нажимать «Повторить» на панели быстрого доступа (или клавишу F4 ).

Отмена и повтор действий очень часто используются в программах пакета Microsoft Office, поэтому я рекомендую запомнить и применять горячие клавиши, описанные здесь.

Отображение символов форматирования

Иногда нужно понимать, какие невидимые знаки использованы при наборе текста. Вы можете отобразить символы, которыми в программе обозначаются те или иные знаки. Для этого нажмите на клавиатуре Ctrl+Shift+8 . На ленте это можно сделать здесь: Главная – Абзац – Отобразить все знаки .

В итоге, пробелы будут отображаться как точки (только отображаться на экране, заменяться не будут), заголовки – черными квадратами, табуляция – стрелкой «вправо», перенос строки – специальным символом (см. рисунок выше).

Благодаря изложенным здесь правилам, Вы сможете набрать простой текст, исправить ошибки в нем. Попрактикуйтесь, ведь впереди нас ждут более сложные и интересные инструменты, применение которых базируется на этих базовых навыках. Кстати, следующая статья будет о поиске и замене в Ворде. Если Вы уже умеете выполнять поиск — всё равно прочтите, вероятно какие-то функции поиска будут для Вас в новинку!

Спасибо, что прочли этот пост, жду Ваших вопросов в комментариях. До новых встреч!

Добавить комментарий Отменить ответ

6 комментариев

Наталия :

Написание письма с помощью текстового редактора Word

1. Откройте меню Файл.

2. Щелкните левой кнопкой мыши на строке Создать. При этом пользоваться кнопкой Создать на панели инструментов нельзя.

3. В диалоговом окне щелкните левой кнопкой мыши на заголовке вкладки Письма и факсы.

4. Щелкните левой кнопкой мыши на названии Мастер писем. На экране появится Помощник (анимационная фигурка), который предложит два варианта писем. Если планируете написать только одно письмо, то щелкните левой кнопкой мыши переключатели Создать одно письмо и переходите к разделу Создание одного письма. Если нужно отправить несколько однотипных писем, которые будут отличаться друг от друга адресами и именами получателей, то щелкните левой кнопкой мыши на переключателе Создать письма для слияния и перейдите к разделу Создание нескольких писем.

Рассмотрим подробнее последовательность создания одного письма.

1. На вкладке Формат письма выберите в полях со списками формат даты, затем шаблон и стиль письма.

2. Если письмо будет отпечатано на готовом бланке, то установите флажок Использовать бумагу с готовой шапкой и укажите, где находится шапка и какой ее размер.

3. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Получатель.

4. Заполните текстом поля Имя получателя и Адрес доставки.

5. Для приветствия выберите один из вариантов в поле со списком или выберите соответствующий переключатель.

6. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Другое,

7. Определите дополнительные элементы письма. Чтобы увидеть возможные варианты, установите флажки и откройте поля со списками. Если дополнительные элементы не нужны, снимите флажки.

8. Заполните текстом поля на вкладке Отправитель и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Готово.

9. В заготовке письма замените текст, созданный Мастером писем, вашим текстом.

10. Проверьте правильность написания, сохраните и распечатайте письмо.

Попробуем составить деловое письмо средствами Word. Прежде всего необходимо создать новый файл, в котором будет храниться этот документ. Выполните эту операцию с помощью команды Создать меню Файл. В диалоговом окне Создать оставить Нормальный шаблон и нажмите на кнопку ОК. Если Word не был загружен, запустите его, и у вас будет Документ с Нормальным шаблоном по умолчанию.

Создайте файл с помощью команды Сохранить как в меню Файл, где установите его имя, например Letter.doc и место на диске, куда его необходимо записать.

Теперь наберите текст письма, периодически сохраняя его при помощи команды Сохранить или комбинации клавиш Ctrl + S. Можно также активировать режим Автосохранения. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить как. нажмите на кнопку Опции. В открывающемся диалоговом окне включите флажок напротив нужной команды. Установите с помощью клавиатуры временной интервал, например, 10 или 5 мин. Теперь программа будет автоматически сохранять файл через каждые 10 (5) минут.

Если вы впервые работаете с Word, необходимо выяснить ряд простых, но важных вещей.

При наборе текста в Word не надо отдельно уделять время выравниванию правого края и перехода на новую строку, в отличие от пишущей машинки. Средства выравнивания и перехода на новую строку Word установленные делать это автоматически.

Специальные напечатанные символы — это знаки, отражающие различные режимы размещения документа и не выводятся при печати документа на бумагу (например, абзацные отметки, знаки табуляции или метки конца строки). При активированном режиме отображения специальных непечатаемых символов все обозначения абзацев и других элементов форматирования выводятся на экран и устраняются из него с помощью кнопки Непечатаемые знаки. После окончания набора текст письма будет иметь примерно такой вид:

О поставке изделия № 9

Директору АОЗТ «Аваль» п. Иваненко И.П.

01002, Украина, Киев, ул. Хрещатик, 22

Уважаемый Иван Петрович!

Мы с удовольствием получили Вашего письма соответственно до поставки изделия № 9, за который Ваша фирма рассчиталась 28.11.96. Мы были очень удивлены, что Вы были вынуждены вторично обратиться к нам. Ни один предыдущий письмо на наш адрес не дошел, что объясняется неудовлетворительной работой почтового отделения.

Однако такой вариант нужно еще дорабатывать. В тексте нет отделений, некоторые строки необходимо расположить по центру или возле правого поля и т.д. Для этого будем выделять необходимые слова или строки с помощью мыши и применять к ним соответствующие команды.

Начнем с реквизитов адресата (получателя). Директору АОЗТ «Аваль» п. Иваненко ИЛ. 01002, Украина, Киев ул. Хрещатик, 22. Сделаем их полужирным начертанием. Выделяем все четыре строки мышью и используем команду Шрифт меню Формат, список Стиль: Полужирный. Проще выполнить с помощью кнопки на панели форматирования.

Теперь необходимо отцентрировать обращение к получателю. Выделяем: Уважаемый Иван Петрович! и нажимаем кнопку этой самой панели Выровнять по центру, а после этого — еще кнопки Полужирный и Курсива чтобы выделить обращение полужирным курсивом. Повторное нажатие кнопки отменяет примененные функции. Теперь текст письма удовлетворяет общепринятые требования.

Иногда шрифт текста нужно изменить.

Чтобы изменить шрифт всего текста, выполните следующие действия:

1. Примените команду Выделить в меню Правка.

2. Выполните команду Шрифт в меню Формат.

3. В диалоговом окне Шрифт выберите в списке нужный, например Aсal Суг. Стиль при необходимости выберите из списка: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив. Размер: установите, выбрав из списка или введя с клавиатуры нужный кегль 10 (пунктов).

Шрифт всего документа изменится. Все выделения в тексте, если не было внесено поправок в списке Стиль, сохранились. Осталось выровнять правый край текста. Для этого выделите ту часть, в которой это необходимо применить, — в нашем случае это текст письма без реквизитов адресата (получателя) и обращение к нему — и нажмите кнопку Выровнять по ширине на панели инструментов Форматирование.

С помощью описанных ниже операций быстро можно предоставить любому текстовые наилучшего вида:

1. Выполните команду Автоформат в меню Формат. Откроется диалоговое окно Автоформат с уведомлением о готовности редактора отформатировать документ.

2. Нажмите кнопку Опции. Появится диалоговое окно, с помощью которого вы можете контролировать процесс форматирования.

При автоматическом форматировании, в зависимости от установленных вами в диалоговом окне Опции переключателей и флажков, до каждого заголовка и абзаца будет применен определенный стиль. Так, редактор удалит лишние интервалы, отступы и маркеры абзацев, а также заменит некоторые специальные символы, например, символы С, R и ТМ на символы ©, ® и ™ соответствующего шрифта.

Включая или выключая флажки в диалоговом окне Опции, можно установить правила, по которым будет автоматически форматироваться текст. Но в нашем примере никакие ограничения не нужны, ведь мы оставили все флажки включены.

3. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Опции и затем в окне Автоформат. Word автоматически отформатирует документ. Затем на экране снова появится диалоговое окно Автоформат., но с другим содержанием.

4. Теперь можно просмотреть все изменения форматов, нажимая кнопку Просмотр изменений, принять, не принять или изменить. Желательно сделать это позже, поскольку сначала, чтобы доработать внесенные изменения, нажмите кнопку Таблица стилей.

5. На экране появится диалоговое окно Таблица стилей. Выбирая определенные шаблоны из списка окна Шаблон, можно

изменить внешний вид документа. Изменения во внешнем виде документа демонстрируются в окне Просмотр. В нашем примере, когда речь идет о деловом письме, выбираем шаблон LЕТТЕR-2 — Современное письмо и нажимаем кнопку ОК.

Если внешний вид отформатированного документа устраивает, нажмите кнопку ОК.

6. Снова появится диалоговое окно Автоформат. Теперь нажмите кнопку Принять или еще раз просмотрите все внесенные изменения с помощью кнопки Просмотр изменений. После нажатия этой кнопки появится диалоговое окно Просмотр изменений автоформата, с помощью которого можно контролировать все изменения, примененные к абзацев и символов стиле.

Теперь документ готов: для него сделано форматирование, установлено отступы, выделения. По желанию можно внести еще некоторые элементы оформления символов с помощью команды Шрифт меню Формат, использование которой детально описано в начале подраздела 4.2.

После выполнения всех операций письмо будет достаточно убедительным. Обратите внимание, что отступы между абзацами были установлены с помощью форматирования, а не абзацных знаков.

В такой способ можно придавать документам другое форматирование с помощью стандартных шаблонов, перечисленных в списке Шаблон диалогового окна Таблица стилей. Например, если письмо необходимо отправить по факсу, то следует выбрать шаблон Классический титульный лист факса или Современный титульный лист факса.

в Дальнейшем формат текста документа можно изменять. Для этого удобно пользоваться командой Таблица стилей в меню Формат. Она выводит на экран то же диалоговое окно Таблица стилей.

Для просмотра или изменения стиля выделенного текста (абзаца), а также создания нового стиля необходимо использовать команду Стиль в меню Формат. Так, чтобы применить новый стиль к фрагменту текста, необходимо сделать следующее:

1. Выделите текст, к которому нужно применить другой стиль.

2. Выполните команду Стиль в меню Формат.

3. Откроется диалоговое окно Стиль. В списке Стили этого окна выберите нужное имя стиля. Обратите внимание, что стили абзацев в списке выделены жирным шрифтом, а стили символов — прямым. Образец форматирования абзацев и символов, которое предусматривает выбранный стиль, демонстрируется в окне Просмотр.

4. Нажмите кнопку Применить. Стиль приведенного текста изменился.

5. Если возникла необходимость создать новый стиль или внести изменения в любой из имеющихся стандартных, то прежде чем нажать Применить, следует нажать кнопку Создать или Изменить в диалоговом окне Стиль. Далее задайте имя нового стиля и его характеристики. Затем нажмите ОК. Новый стиль создан с именем, которое вы ему дали.

6. Закончив работу с письмом, его необходимо сохранить в конечном варианте и, если необходимо, распечатать с помощью команды Печать в меню Файл. Перед печатью желательно ознакомиться с видом документа с помощью команды Просмотр в этом самом меню.

Создание письма в веб-приложении Word

Создавать письма в Интернете можно быстро и легко.

Выберите один из наших шаблонов писеми откройте его в Word для Интернета, чтобы сделать это.

Совет: Если вы уже подключены к Интернету, перейдите к шаблонам писем, перейдя в меню файл > создать, а затем под изображениями шаблона нажмите Дополнительно в Office.com.

Вы будете на странице шаблоны для Word. В списке категорий выберите пункт письма.

В процессе работы над письмом, возможно, понадобится переименовать его.

Отправка письма

Когда все будет готово, напечатайте его или отправьте по электронной почте. Это можно сделать с помощью письма, которое по-прежнему открывается в Word для Интернета. Нет необходимости предварительно сохранять его (это уже сделано за вас).

Печать

Чтобы распечатать письмо, нажмите клавиши CTRL+P; откроется диалоговое окно «Печать».

Примечание: Если это окно не открывается, щелкните ссылку, чтобы открыть копию своего письма в формате PDF. В этом окне воспользуйтесь командой печати в программе просмотра PDF-файлов.

Отправка ссылки на письмо

Если ваше письмо сохранено в электронном виде, отправьте на него ссылку:

В верхней части экрана нажмите кнопку Общий доступ.

В разделе Общий доступ щелкните элемент Получить ссылку.

В списке Выберите один из вариантов выберите пункт Только просмотр.

Нажмите кнопку Создать ссылку.

Щелкните веб-адрес, чтобы выделить его, а затем скопируйте и вставьте его в сообщение электронной почты, текстовое сообщение или запись блога.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источник

Содержание

1 Применение инструмента
2 Что необходимо
- 2.1 Постановка задачи
- 2.2 Подготовка списка клиентов в Excel
- 2.3 Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
  - - 2.3.0.1 Этап 1. Выбор типа документа.
    - 2.3.0.2 Этап 2. Выбор документа
    - 2.3.0.3 Этап 3. Выбор получателей
    - 2.3.0.4 Этап 4. Создание письма
    - 2.3.0.5 Этап 5. Просмотр писем
    - 2.3.0.6 Этап 6. Завершение слияния
    - 2.3.0.7 Источник:
- 2.4 Часть 1 Добавление получателей
- 2.5 Часть 2 Создание документа
- 2.6 Часть 3 Завершение слияния
- 2.7 Постановка задачи
- 2.8 Подготовка списка клиентов в Excel
- 2.9 Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
- 2.10 Ссылки по теме

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

легки в использовании
малоизвестны
приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

Документ-шаблон в Word’е
Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Постановка задачи

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

3 части:Добавление получателейСоздание документаЗавершение слияния

Слияние – это мощный инструмент для написания и отправки персональных писем множеству получателей. Вы также можете использовать его для создания конвертов или наклеек с информацией о каждом получателе. Слияние может импортировать данные из другого источника, такого как Excel, а затем использовать их для вставки в ваше сообщение согласно определенным получателям.

Часть 1 Добавление получателей

Слияние – это функция, предназначенная для создания массовых рассылок, а также конвертов и наклеек с различной информацией. Вы можете импортировать базу данных получателей или ввести их вручную, а затем использовать так называемые «поля» для автоматического заполнения информации о каждом получателе. Это позволяет создать один документ, который вы можете отправить сотням или даже тысячам людей.
Создайте таблицу с информацией о получателях (если нужно).
Вы можете ввести информацию о получателях вручную, но если у вас сотни адресатов, то проще создать соответствующую таблицу или базу данных.
- Как создать таблицу в Excel.
- В сети поищите информацию о создании базы данных в Access.
Перейдите на вкладку «Рассылки». Если вы работаете в Word 2003 или более старой версии, нажмите «Сервис» – «Письма и рассылки» – «Показать панель инструментов слияния».
Нажмите «Начать слияние» и выберите тип документа (сообщения электронной почты, письма, конверты, наклейки и каталоги).
Если вы не уверены, выберите «Обычный документ Word».
- Выбрав «Конверты», откроется окно «Параметры конверта», в котором вы сможете выбрать размер и порядок форматирования конверта.
- Выбрав «Наклейки», откроется окно «Параметры наклейки», в котором вы сможете выбрать тип и размер наклейки.
Нажмите «Выбрать получателей» и выберите метод добавления получателей.
Получатели – это самая главная часть функции слияния, так как позволяет заполнять «поля» информацией о каждом получателе. Вы можете ввести получателей вручную, загрузить таблицу или базу данных или загрузить контакты из Outlook.
- Выбрав «Ввести новый список», откроется новое окно, в котором вы сможете ввести информацию о каждом получателе. Это пригодится, если у вас нет доступа к таблице с информацией о получателях, но это очень медленный способ ввода данных. Вы можете нажать кнопку «Настройка столбцов» для создания столбцов с соответствующей информацией.
- Выбрав «Использовать существующий список», откроется проводник Windows, в котором вы сможете найти файл с таблицей или базой данных. Вы также можете нажать кнопку «Новый источник», чтобы подключиться к SQL серверу в интернете.
- Выбрав «Выбрать из контактов Outlook», загрузятся ваши контакты из Outlook (вы можете отметить, какие контакты должны быть загружены).

Часть 2 Создание документа

Создайте документ так, как вы обычно делаете (с нуля или при помощи шаблона).
Перед этим важно ввести данные получателей, чтобы использовать соответствующие «поля» при создании документа.
- В сети поищите информацию о написании официального письма.
- Как составить хороший информационный бюллетень.
Нажмите кнопку «Строка приветствия» для создания приветствия. Вы можете использовать функцию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как приветствие выглядит на каждом экземпляре слияния.
Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и выберите поле, которое вы хотите вставить в документ.
При создании документов это поле будет заменено на данные из таблицы получателей.
- Например, если вы хотите, чтобы в документе отображалось имя и фамилия получателя, выберите «Первый», нажмите пробел, еще раз нажмите кнопку «Вставить поле слияние», а затем нажмите «Последний».
- Также вы можете использовать кнопку «Адреса», чтобы создать конверты с адресом каждого получателя. Введите ваш адрес в строке ввода адреса отправителя, а затем нажмите «Адреса» в строке ввода адреса получателя.
- Вы можете выбрать любое поле, содержащее данные получателя. Убедитесь, что это относится ко всем адресатам из списка, так как пустые поля будут бросаться в глаза.
Нажмите кнопку «Выделить поля слияния», чтобы выделить вставленные поля и облегчить их редактирование.
Нажмите кнопку «Просмотр результатов», чтобы увидеть, как будет выглядеть документ. На экране отобразится документ слияния с информацией первого получателя.

Часть 3 Завершение слияния

Проверьте документ на наличие в нем ошибок. Нажмите кнопку «Автопоиск ошибок», чтобы Word просканировал каждый документ в слиянии и убедился, что все поля заполнены соответствующими данными получателей. Программа известит вас о любом несоответствии, которое вы сможете исправить.
Завершите процесс слияния.
Щелкнув «Найти и объединить», отобразятся три опции:
- «Редактирование отдельных документов». Вы сможете определить редактируемые записи. После этого будет создан новый документ с каждой записью на отдельной странице. Вы можете отредактировать их вручную.
- «Печать документов». Вы сможете определить распечатываемые записи. После этого документы будут отправлены на принтер и распечатаны.
- «Отправка документов по электронной почте». Вы сможете ввести тему письма и выбрать поле, содержащее адреса электронной почты получателей. Затем вы сможете отправить рассылку через Outlook. Обратите внимание, что рассылка будет отправлена немедленно, поэтому убедитесь, что с ней все в порядке.

Информация о статье

Категории: Офисные программы

На других языках:

English: Mail Merge in Microsoft Word, Español: combinar correspondencia en Microsoft Word, Português: Fazer Mala Direta no Microsoft Word, Italiano: Usare la Stampa Unione in Microsoft Word, Deutsch: Seriendruck in Microsoft Word, 中文: 在 Microsoft Word 中合并邮件, Nederlands: Werken met verzendlijsten in Word, Bahasa Indonesia: Melakukan Mail Merge di Microsoft Word, Français: faire un publipostage avec Microsoft Word, العربية: دمج البريد في برنامج Microsoft Word, हिन्दी: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज़ (Mail Merge) करें, 日本語: Microsoft Wordで差し込み印刷をする, ไทย: ใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word, Tiếng Việt: Gộp thư trong Microsoft Word

Печать
Править
Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 7156 раза.

Была ли эта статья полезной?

Постановка задачи

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Этап 1. Выбор типа документа.

Этап 2. Выбор документа

Этап 3. Выбор получателей

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Этап 5. Просмотр писем

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

Отправка книги или листа Excel по электронной почте
Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

Рассылки писем WORD слияние документов
Рассматривается создание рассылок писем в пошаговом мастере слияния Word 2010, аналогично в Word 2013 и выше.
Этапы подготовки рассылок стандартных писем в Word :

1. Создадим базу данных адресатов для рассылки: Рассылки – Выбрать получателей – Ввести новый список

2. Создадим три адресата с полями (Обращение, Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1, Город, Индекс, Страна).
3. Нажав ОК, сохраним под именем «База данных»
4. Настроим параметры и содержание письма с помощью пошагового мастера: Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния
5. Выбираем тип:
Этап 1. Письма, жмем Далее.
Этап 2. Основа письма – Текущий документ – Далее.
Этап 3. Выбор получателей – Использование списка. Жмем Обзор, чтобы указать свой список. Указываем ранее созданный список (База данных). Ок. Далее.
Этап 4. Создание письма – Вставим и настроим Блок адреса
Затем, вставим и настроим Строку приветствия
Напишем текст письма и отформатируем
Этап 5. Просмотрим письма
Этап 6. Печатаем письма

Источник