Note: Microsoft Access doesn’t support importing Excel data with an applied sensitivity label. As a workaround, you can remove the label before importing and then re-apply the label after importing. For more information, see Apply sensitivity labels to your files and email in Office.
Access and Microsoft Excel possess many similarities, which can make it difficult to decide which program you should use. For example, both programs can store large amounts of data, run powerful queries and analysis tools to slice and dice that data, and perform sophisticated calculations that return the data that you need.
However, each program has clear advantages, depending on the type of data that you are managing and what you want to do with that data. For example, if it is your goal to maintain data integrity in a format that can be accessed by multiple users, Access is your best choice, whereas Excel is better suited for complex numerical data that you want to analyze in depth.
In many cases, you can use both programs, employing each for the purpose to which it is best suited. In general, Access is better for managing data: helping you keep it organized, easy to search, and available to multiple simultaneous users. Excel is generally better for analyzing data: performing complex calculations, exploring possible outcomes, and producing high quality charts. If you use Access to store your data and Excel to analyze it, you can gain the benefits of both programs.
Before you decide which program to use, you may want to compare the benefits of each program, learn when it is best to use one or the other, and find out how to work with both programs to achieve exactly the results that you want.
Note: All Microsoft Office suites include Excel, but not all suites include Access.
Compare the benefits of each program
Choosing the right program is critical if you want to access and update your information with maximum performance and accuracy. To find out which program is best suited for the tasks that you want to accomplish, it may help to compare the benefits that each program has to offer regarding data storage, data analysis, multi-user collaboration, and security.
Flat versus relational data To help decide which program is best for storing your data, ask yourself the following question: is the data relational or not? Data that can be efficiently contained in a single table or worksheet is called flat or nonrelational data. For example, if you want to create a simple list of customers, with only one address and contact person for each customer, Excel might be the better choice. However, if you want to store a more complex customer list that contains billing and shipping addresses for each customer, or multiple contact persons for each customer, Access is the better solution.
In a relational database, you organize your information into multiple tables. In a well designed relational database, each table is flat and contains information about only one type of data. For example, if you create a customer database, the names of the customers should be stored in one table, whereas those customers’ billing and shipping addresses should be stored in a separate table. Storing addresses separately from names is a good idea because each customer can have more than one address, and you want to be able to enter multiple addresses for each customer without having to re-enter the customer name for each address.
Local versus external data You can use Access to connect to data from a variety of external data sources so that you can view, query, and edit that data without having to import it. For example, Access provides commands to connect to existing data in a Microsoft SQL Server database, a dBASE file, or an Outlook folder, along with many other data sources. You can use Excel to connect to a wide variety of data sources including Access, SQL Server and Analysis Services databases, text and XML files, and ODBC and OLE DB data sources. However, you cannot edit the data to change the source data through the Excel user interface.
Both Access and Excel provide commands to connect to data in Windows SharePoint Services lists. However, Excel provides just a read-only connection to SharePoint lists; whereas Access lets you read from and write data to SharePoint lists.
Data integrity versus flexibility Unique identifiers help preserve the integrity of your data, and they ensure that no two rows (or records) contain exactly the same data. Unique identifiers also provide the quickest way to retrieve data when you search on or sort your data. In Access, you can use the AutoNumber data type to automatically generate a unique identifier for each record. You can then use these identifiers to relate records in one table to one or more records in another table.
The structure that Access applies to your data helps ensure data integrity. Access can require that new records in one table have an existing corresponding value in a different table, so that you cannot create «orphan» records. For example, you would not want to have an order that did not include customer information. Access can require that every new record in your Orders table has a corresponding customer value in your Customers table. This required correspondence of values is called referential integrity.
You can also impose your own constraints and rules to further ensure that data is entered correctly. Excel lets you enter data in a more free-form manner, but because Excel does not support relational data, it cannot support referential integrity. However, you can use the Data Validation command to control data entry in Excel.
Querying If you often have to view your data in a variety of ways, depending on changing conditions or events, Access might be the better choice for storing and working with your data. Access lets you use Structured Query Language (SQL) queries to quickly retrieve just the rows and columns of data that you want, whether the data is contained in one table or many tables. You can also use expressions in queries to create calculated fields. Using an expression in Access is similar to the process of using formulas in Excel to calculate values. You can also use Access queries to summarize data and to present aggregate values, such as sums, averages, and counts.
Modeling In Excel, you can use what-if analysis tools to forecast the outcome of a worksheet model. What-if analysis allows you to run different scenarios on your data, such as best case and worst case scenarios, and compare the resulting data of several scenarios in a summary report. No similar feature is available in Access.
Pivoting and charting In both programs, you can create PivotTable reports and PivotTable charts. However, Excel provides more advanced PivotTable reporting and charting features than Access does. If you plan to create extensive PivotTable reports or provide professional looking charts regularly, you should use PivotTable reporting or PivotTable charting in Excel instead of the same features in Access.
Both Access and Excel can be used in collaborative environments, such as Windows SharePoint Services and network file shares, but there are differences in the way the data can be accessed by multiple users.
Multiple user access to data Under normal operation, Access lets multiple users open a single database at the same time; this works well because Access locks only the data that is being edited; as a result, other users can edit different records without conflicts. In Excel, you can share a workbook with other users, but multi-user collaboration functions best when users work on the data in that workbook at different times instead of simultaneously. In effect, users of an Access database collaborate on a set of data, and users of an Excel workbook collaborate on a document.
Using Windows SharePoint Services for collaboration Both programs integrate with Microsoft Windows SharePoint Services technologies, such as SharePoint lists and document libraries.
Access provides a variety of ways to collaborate with multiple users on a SharePoint site. For example, you can upload a full database to a Windows SharePoint Services document library, make forms and reports available as Windows SharePoint Services views, and link a database to data that is stored in SharePoint lists.
Excel provides only one way to collaborate with multiple users on a SharePoint Services site. You can upload a workbook to Windows SharePoint Services document libraries, where individual users can check out the workbook to make changes, preventing other users from modifying the workbook at the same time. Users can edit a workbook without checking it out of the document library, in which case they must coordinate with other users to avoid data conflicts.
Using network folders for collaboration If you store an Access database in a shared network folder, multiple users can open the database and work with its data simultaneously. Individual records are locked when a user edits them. If you store an Excel workbook in a shared network folder, only one user can edit the workbook at a time. For viewing purposes, multiple users can open the workbook while another user is editing it but those users cannot make any changes to the data until the user who is editing the workbook closes it.
Both programs provide similar features — passwords and encryption — that can help you prevent data loss and protect your data from unauthorized access. However, there are some differences between Access and Excel in how user-level data protection works.
Data loss prevention In Access, your work is continuously saved so that, in the event of an unexpected failure, you are unlikely to lose much work (if any). However, because Access saves your work continuously, it is also possible for you to make changes that you later decide you did not want to commit. To ensure that you can restore your database to the way you want, you should create a backup copy of the database file on a schedule that fits your needs. You can recover an entire database from a backup, or you can restore just the table or other database object that you need. If you use a file system backup utility, you can also use a copy of a database from a file system backup to restore your data. In Excel, you can save AutoRecover information at set intervals while you update your data.
User-level data protection In Excel, you can remove critical or private data from view by hiding columns and rows of data, and then protect the whole worksheet to control user access to the hidden data. In addition to protecting a worksheet and its elements, you can also lock and unlock cells in a worksheet to prevent other users from unintentionally modifying important data.
File-level security At the file level, you can use encryption in both programs to prevent unauthorized users from seeing the data. You can also require that a password be entered to open a database file or workbook. In addition, you can help secure a database file or workbook by employing a digital signature.
Restricted access to data In Excel, you can specify user-based permissions to access the data or set read-only rights that prevent other users from making changes to the data that they have access to. Access does not provide user-level security features, but Access does support the user security model of any database server that it connects to. For example, if you link to a SharePoint list, Access heeds the user permissions for the SharePoint list. If you want to keep unauthorized users out of your Access data, you can encrypt your database by setting a password. Users must enter the password to read data from the database, even if they access it by using another program, such as Excel.
For more information about how to help protect your data, see Set or change Access 2003 user-level security in Access 2007 or higher and Protection and security in Excel.
When to use Access
In very general terms, Access is the best choice when you have to track and record data regularly, and then display, export, or print subsets of that data. Access forms provide a more convenient interface than an Excel worksheet for working with your data. You can use Access to automate frequently performed actions, and Access reports let you summarize data in printed or electronic form. Access provides more structure for your data; for example, you can control what types of data can be entered, what values can be entered, and you can specify how data in one table is related to data in other tables. This structure helps you ensure that only the correct types of data are entered.
Access stores data in tables that look much the same as worksheets — but Access tables are designed for complex querying in relation to data stored in other tables.
Use Access when you:
-
Anticipate many people working in the database and you want robust options that safely handle updates to your data, such as record locking and conflict resolution.
-
Anticipate the need to add more tables to a data set that originated as a flat or nonrelational table.
-
Want to run complex queries.
-
Want to produce a variety of reports or mailing labels.
-
Managing contacts You can manage your contacts and mailing addresses, and then create reports in Access or merge the data with Microsoft Office Word to print form letters, envelopes, or mailing labels.
-
Inventory and Asset tracking You can create an inventory of items in your home or business, and store photos or other related documents along with the data.
-
Order tracking You can enter information about products, customers, and orders, and then create reports that show sales by employee, region, time period, or some other value.
-
Task tracking You can track tasks for a group of people, and enter new tasks at the same time others are updating their existing tasks in the same database.
-
Organizing lending libraries You can use Access to store data about your books and CDs, and keep track of whom you have lent them to.
-
Event Planning You can enter information about event dates, locations, and participants, and then print schedules or summaries about the events.
-
Nutrition tracking Keep track of recipes, and log diet and exercise activities.
When to use Excel
As a spreadsheet program, Excel can store large amounts of data in workbooks that contain one or more worksheets. However, instead of serving as a database management system, such as Access, Excel is optimized for data analysis and calculation. You can use this flexible program to build models for analyzing data, write simple and complex formulas to perform calculation on that data, pivot the data any way that you want, and present data in a variety of professional looking charts.
Use Excel when you:
-
Require a flat or nonrelational view of your data instead of a relational database that uses multiple tables, and when your data is mostly numeric.
-
Frequently run calculations and statistical comparisons on your data.
-
Want to use PivotTable reports to view hierarchical data in a compact and flexible layout.
-
Plan to create charts regularly and want to use the new charting formats that are available in Excel.
-
Want to emphasize your data by using conditional formatting icons, data bars, and color scales.
-
Want to perform sophisticated what-if analysis operations on your data, such as statistical, engineering, and regression analysis.
-
Want to keep track of items in a simple list, either for personal use or for limited collaboration purposes.
-
Accounting You can use the powerful calculation features of Excel in many financial accounting statements — for example, a cash flow statement, income statement, or profit and loss statement.
-
Budgeting Whether your needs are personal or business related, you can create any type of budget in Excel — for example, a marketing budget plan, an event budget, or a retirement budget.
-
Billing and sales Excel is also useful for managing billing and sales data, and you can easily create the forms that you need — for example, sales invoices, packing slips, or purchase orders.
-
Reporting You can create various types of reports in Excel that reflect your data analysis or summarize your data — for example, reports that measure project performance, forecast data, summarize data, or present variance data.
-
Planning Excel is a great tool for creating professional plans or useful planners — for example, a weekly class plan, a marketing research plan, a year-end tax plan, or planners that help you plan weekly meals, parties, or vacations.
-
Tracking You can use Excel to keep track of data in a time sheet or list — for example, a time sheet for tracking work, or an inventory list that keeps track of equipment.
-
Using calendars Because of its grid-like nature, Excel lends itself well to creating any type of calendar — for example, an academic calendar to keep track of activities during the school year, or a fiscal year calendar to track business events and milestones.
For useful Excel templates in any one of these categories, see Templates for Excel on Microsoft Office Online.
Using Access and Excel together
There may be times that you would want to take advantage of the benefits that both programs have to offer. For example, you created a worksheet in Excel in which you can calculate and analyze the data, but the worksheet has become too large and complex, and many other users need to have access to the data. At this point, you might want to import or link your worksheet into Access and use it as a database instead of working with it in Excel. Or, perhaps you have data in an Access database for which you want to create some detailed Excel PivotTable reports and professional looking Excel charts.
No matter which program you use first, you can always transfer the data from one program to the other, where you can continue to work with it. With or without a data connection, you can bring data into Access from Excel (and vice versa) by copying, importing, or exporting it.
For more information about how to exchange data between both programs, see Move data from Excel to Access.
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003
Связывание с данными Excel. Копирование связанных данных.
Данные Excel не обязательно импортировать в Access. В некоторых случаях с таблицей Excel можно создать связь. Такая связь является динамической. Это значит, что при внесении изменений в источник данных, т.е. в Excel, они изменяются и в Access, и наоборот. Чтобы продемонстрировать описываемый эффект на практике, настроим связь с файлом КаталогиЕхса!.xls, выполнив следующие действия.
- Выберите в Access команду Файл › Внешние данные › Связь с таблицами.
- В списке Тип файла выберите элемент Microsoft Excel (*.xls), укажите в списке файлов таблицу КаталогиЕхсеl.xls и щелкните на кнопке Связь. Кроме того, на файле можно дважды щелкнуть (для указания файлов в других таблицах используется элемент управления Папка, но в данном примере он не потребуется). Будет запущен мастер Связь с электронной таблицей.
- В первую очередь следует указать, что именно будет связываться – вся таблица или только именованный диапазон. Оставьте выбранным переключатель Листы и щелкните на кнопке Далее.
- В следующем окне можно указать заголовки столбцов Excel в качестве имен полей. Рекомендуется всегда устанавливать флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. В противном случае имена полей будут обработаны Excel как обычные записи. Установив флажок, щелкните на кнопке Далее.
- В последнем окне введите имя новой связанной таблицы СвязанныеКаталогиИзЕхсеl, щелкните на кнопке Готово, а затем на кнопке ОК в окне предупреждения. Среди других записей таблиц в окне базы данных появится запись новой таблицы, обладающая в отличие от записей всех других таблиц значком Excel, как показано на рис. 16.4.
Рис. 16.4. Связанный источник данных обрабатывается Access как файл Excel
Смело открывайте связанную таблицу и вносите в нее изменения. Затем откройте исходную таблицу в Excel и убедитесь, что ее содержимое также изменилось. Теперь, наоборот, измените данные в этой таблице, закройте ее, откройте связанную таблицу в Access, и вы убедитесь, что в ней отобразились изменения, произведенные в таблице Excel.
Копирование связанных данных
Возможна такая ситуация, когда данные связанной таблицы хранятся не в базовом приложении, а непосредственно в Access. Для копирования связанной таблицы в локальную базу данных понадобится выполнить всего несколько щелчков мышью. Вот как это делается на практике.
Импорт или связывание данных в книге Excel
Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».
Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.
В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.
В этой статье
Общее представление об импорте данных из Excel
Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.
Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access
Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.
Первый импорт данных из Excel
Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Импорт данных из Excel
В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.
Подготовка листа
Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.
Определение именованного диапазона (необязательно)
Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк
В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.
Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.
Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.
Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.
Нажмите кнопку ОК.
Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.
Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.
Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.
Подготовка конечной базы данных
Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.
Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.
Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.
Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.
Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.
Запуск операции импорта
Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.
Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
Укажите способ сохранения импортируемых данных.
Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Нажмите кнопку ОК.
Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.
Использование мастера импорта электронных таблиц
На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.
Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.
Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.
Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.
Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.
Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.
Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.
Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.
В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.
Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.
Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.
Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0
Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.
При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.
В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.
После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.
Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.
Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.
Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)
Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.
Значения дат, сдвинутые на 4 года
Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900, в которой даты представляются целыми числами от 1 до 65 380, соответствующими датам от 1 января 1900 г. до 31 декабря 2078 г. В Excel для Macintosh используется система дат 1904, в которой даты представляются целыми числами от 0 до 63 918, соответствующими датам от 1 января 1904 г. до 31 декабря 2078 г.
Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.
В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия.
Отформатируйте исходные столбцы.
Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.
Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.
Как импортировать данные из Excel в Access
wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.
Количество источников, использованных в этой статье: 10. Вы найдете их список внизу страницы.
Количество просмотров этой статьи: 41 269.
Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.
Совместная работа Excel и Access
Федеральное
агентство по образованию
Новомосковский
институт
Государственного
образовательного учреждения
Высшего
профессионального образования
«Российский
химико-технологический университет
Кафедра
ВТИТ
Предмет
«Информационные технологии»
Реферат на тему:
«Совместная работа Excel и Access»
Выполнил: Карпунин
Р. А.
Группа: АС – 06 –
3
Преподаватель:
Шабанова Н. Ю.
Новомосковск
2008
Содержание
Введение.. 3
1. Состав Microsoft Office.. 3
2. Microsoft Excel. 4
2.1 История.. 5
2.2 Форматы
файлов. 7
2.3 Новые
форматы Excel 2007. 7
2.4 Экспорт
и перемещение таблиц.. 8
2.5 Программирование. 8
3. Microsoft Access. 8
3.1 Состав
программного продукта.. 9
3.2 Данные
XML и Access. 9
3.3 Язык
XML. 9
3.4 Базы
данных: что это такое и как они работают. 10
3.5 Работа
с другими приложениями.. 11
4. Обмен данными между приложениями Access и Excel. 12
4.1 Импорт
данных из Excel. 13
4.2 Связь
с данными Excel. 14
4.3 Экспорт
данных Access в приложение Excel. 16
4.4 Другие
способы переноса данных Access в приложение Excel 17
Заключение.. 18
Список
литературы… 19
Введение
Microsoft
Office —
пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем
Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное
обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными
таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов
и его функции могут использоваться другими приложениями, а так же самими
приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты, написанные на VBA.
1. Состав Microsoft Office
Microsoft Office
поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене.
Наиболее полная из них содержит:
·
Microsoft
Office Word
— текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет
подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые
модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в
последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open
XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а так
же всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат
файлов Microsoft Word 97—2000 с расширением .doc. Продукт занимает ведущее
положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как
стандарт в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в
некоторых редакциях Microsoft Works. Главные конкуренты — OpenOffice.org
Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе
Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его
возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких
требованиях к ресурсам более важны).
·
Microsoft
Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции
для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на
рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более
ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под
Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Calc, StarOffice,
Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).
·
Microsoft
Office Outlook — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь,
планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга.
Поддерживается совместная сетевая работа. Главные конкуренты почтового клиента
— Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Eudora Mail, The Bat!. Главные конкуренты
диспетчера персональных данных — Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution.
Доступен под Windows. Эквивалент для Apple Mac OS X — Microsoft Entourage.
·
Microsoft
Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты —
OpenOffice.org Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.
·
Microsoft
Office Access
— приложение для управления базами данных.
·
Microsoft
Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.
·
Microsoft
Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office
и пр.
Ранее в Microsoft
Office входило приложение Microsoft FrontPage, однако Microsoft приняла решение
исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.
2. Microsoft Excel
— программа для
работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft
Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности расчетов,
графические инструменты, и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык
макро-программирования VBA (Visual Basic для приложений). Фактически это самый
популярный табличный процессор, доступный на этих платформах, и является
таковым с версии 5 от 1993 года, входя в состав Microsoft Office. На
сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
2.1
История
В 1982 году
Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan,
который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал
Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985
году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не
торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по
продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего
разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с
выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая
версия для платформы Windows — Excel 12, также известная как Microsoft Office
Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X — Microsoft Excel 2008.
В начале своего
пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже
продававшей пакет программ под названием «Excel». В результате спора
Microsoft был обязана использовать название «Microsoft Excel» во всех
своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем
эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему,
приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать
буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит
из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию
в Excel — .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel
представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть
остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки
расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с
относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.
Excel был первым
табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы
(шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного
пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от
измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все
ячейки или ждали команды пользователя).
Будучи впервые
объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft
PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel,
главного стимула модернизации ПК в то время.
Начиная с 1993
года в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык
программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать
задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению, которое в более
поздних версиях стало включать полную интегрированную среду разработки. Можно
создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, позволяя таким образом
автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с
пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX;
более поздние версии позволяют использовать основы объектно-ориентированного
программирования.
Функциональность
VBA сделала Excel мишенью для макровирусов. Это было серьезной проблемой до тех
пор, пока антивирусные продукты не стали их обнаруживать. Microsoft с
опозданием приняла меры для уменьшения риска, добавив возможность полностью
отключить макросы, включить макросы при открытии документа или доверять всем
макросам, подписанных с использованием достоверных сертификатов.
Версии Excel от
5.0 до 9.0 содержат различные «пасхальные яйца», хотя, начиная с версии 10
Microsoft начала принимать меры для ликвидации таких недокументированных
возможностей своих продуктов.
2.2
Форматы файлов
Microsoft Excel
вплоть до 2007 версии использовал свой собственный бинарный формат файлов
(BIFF) в качестве основного. Excel 2007 использует Microsoft Office Open XML в
качестве своего основного формата.
Несмотря на то,
что Excel 2007 поддерживает и направлен на использование новых XML-форматов в
качестве основных, он по-прежнему совместим с традиционными бинарными
форматами. Кроме того, большинство версий Microsoft Excel могут читать CSV,
DBF, SYLK, DIF и другие форматы.
2.3
Новые форматы Excel 2007
2.4
Экспорт и перемещение таблиц
API позволяет
открывать таблицы Excel в ряде других приложений. Это включает в себя открытие
документов Excel на веб-страницах с помощью ActiveX или таких плагинов, как
Adobe Flash Player. Проект Apache POI представляет Java-библиотеки для чтения и
записи электронных таблиц Excel. Так же предпринимались попытки копировать
таблицы Excel в веб-приложения с использованием разделенных запятыми значений.
2.5
Программирование
Ценной
возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для
приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц
редактора. Записи таблицы управляются с помощью объектов. С помощью этого кода
любые функции или подпрограммы, которые могут быть созданы в семействах языков
Basic или Fortran могут запущены на основе входных данных таблиц, а результаты
будут мгновенно записываться кодом в электронные таблицы или будут отображены
на диаграммах (графиках). Таблица становятся интерфейсом кода, позволяя легко
работать с кодом и его расчетами.
3. Microsoft Access
— реляционная
СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные
запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами
данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать
приложения, работающие с базами данных.
3.1
Состав программного продукта
Основные
компоненты MS Access:
·
просмотр
таблиц;
·
построитель
экранных форм;
·
построитель
SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
·
построитель
отчётов, выводимых на печать.
Все они могут
вызывать скрипты на языке VBA. Таким образом, MS Access позволяет разработать
СУБД практически «с нуля» или написать оболочку для любой внешней СУБД.
3.2
Данные XML и Access
Extensible Markup
Language (XML) — это стандартный язык для описания и передачи данных в
Интернете, подобно тому, как Hypertext Markup Language (HTML) является
стандартным языком для создания и отображения веб-страниц. В Microsoft Access
предусмотрены возможности импорта и экспорта данных XML, а также обмен данными
с другими форматами, использующими файлы на основе XML.
3.3
Язык XML
Передача
информации по Интернету и из одного приложения в другое всегда была сложной
задачей из-за различий в форматах данных и требованиях поставщиков. Язык HTML,
несмотря на то, что он в полной мере обеспечивает воспроизведение текстовой и
графической информации в веб-обозревателях, имеет ряд ограничений, касающихся
определения данных и формирования структур данных. Язык HTML описывает внешний
вид веб-страницы, тогда как XML определяет данные и описывает их структуру. XML
— это формат преобразования данных, который служит для обмена данными между
разнотипными системами или приложениями. Данные и их представление разделены в
XML, поэтому одни и те же данные XML могут быть представлены различными
способами при использовании различных файлов представления данных.
3.4
Базы данных: что это такое и как они работают
База данных — это
набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как
отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база
данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части,
приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые
пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.
Предположим,
например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге
телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице,
содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется
обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию
только в одном месте — телефон поставщика будет автоматически обновлен при его
дальнейшем использовании в базе данных.
Microsoft Access
позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках
этого файла используются следующие объекты:
·
таблицы
для сохранения данных;
·
запросы
для поиска и извлечения только требуемых данных;
·
формы для
просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
·
отчеты
для анализа и печати данных в определенном формате;
·
страницы
доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных
через Интернет или интрасеть.
Данные
сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных
расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где
появляются.
1. Отображение
данных в запросе;
2. Отображение
данных в форме;
3. Отображение
данных в отчете;
4. Отображение
данных на странице доступа к данным.
3.5
Работа с другими приложениями
В Microsoft
Access 2003 входят средства работы с другими программными продуктами.
·
Работа с Microsoft SQL Server. Существует возможность
создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных
Microsoft SQL Server, или воспользоваться мастером баз данных Microsoft SQL
Server для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access
в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с
базой данных Microsoft Access — процесс создания форм, отчетов, страниц доступа
к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL
Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы,
представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств
разработки Microsoft SQL Server Design Tools;
·
Создание
новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого
формата. Можно открыть в Microsoft Access файл другого формата — например
текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу; Microsoft Access
автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом;
·
Импорт и
связывание данных из Microsoft Outlook или Microsoft Exchange. Для импорта
или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server
используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server.
Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем
создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с
помощью мастера составных документов Microsoft Word;
·
Экспорт в
другие источники. Из Microsoft Access можно экспортировать данные в
различные форматы и приложения.
4.
Обмен данными между приложениями Access и Excel
Выполнять обмен
данными между приложениями Access и Excel можно различными способами. Можно
скопировать данные из открытого листа и вставить его в таблицу Access,
импортировать лист из базы данных Access или просто загрузить таблицу Access в
приложение Excel, используя команду Анализ в Microsoft Office Excel. В этом
разделе подробно объясняется, как производить обмен данными между приложениями
Access и Excel с помощью импорта, экспорта и связывания данных.
4.1
Импорт данных из Excel
Если необходимо
сохранить все данные или часть данных из одного или нескольких листов Excel в
приложении Access, следует импортировать содержимое листа в новую или
существующую базу данных Access. При импорте данных в приложении Access
создается копия данных в новой или существующей таблице без изменения исходного
файла Excel.
Вот несколько
типичных ситуаций, при которых возникает необходимость импорта данных Excel в
приложение Access:
·
Вы уже
продолжительное время используете Excel и теперь подумываете о переходе на
Access. Можно начать с импорта ваших листов Excel в одну или несколько баз
данных Access;
·
Вы
являетесь менеджером, получающим отчеты от служащих в формате Excel. Вам
требуется перенести эти отчеты в существующую базу данных, чтобы обновить ее
содержимое;
·
Вы
являетесь менеджером, и ваши служащие еженедельно отправляют вам отчеты в
файлах Excel. Вам требуется автоматизировать операцию импорта, чтобы сэкономить
время;
·
Вы
разрабатываете приложение, в котором вам требуется запрограммировать импорт
данных Excel в приложение Access.
Если вы впервые
импортируете данные Excel, вам будут полезны следующие замечания:
·
Не
пытайтесь сохранить лист Excel как базу данных Access. В приложении Microsoft
Excel не поддерживается средство «сохранить как» для создания базы данных
Access на основе данных Excel;
·
Прежде
чем начать операцию импорта, следует открыть базу данных Access. Если
необходимо импортировать данные в новую базу данных, перед началом операции
импорта надо создать пустую базу данных (не содержащую ни таблиц, ни форм, ни
отчетов);
·
Данные,
импортируемые из листа, сохраняются в новой или существующей таблице в текущей
базе данных. Если вы не знакомы с таблицами или со структурой баз данных, см.
разделы Таблицы (MDB) и Разработка базы данных;
·
Когда вы
открываете лист Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне Открытие
файла базы данных в поле со списком Тип файлов перейдите к Microsoft Excel и
выберите необходимый файл), в приложении Access вместо импорта данных создается
связь с листом Excel. Создание связи с листом отличается от импорта листа в
базу данных. Дополнительные сведения о связи см. далее в подразделе Связь с
данными Excel.
Приступая к
работе с операцией импорта:
·
Определите,
какие данные следует импортировать;
·
Определите
конечные базу данных и таблицу;
·
Подготовьте
данные для операции импорта;
·
Перед
импортом некоторых элементов и типов данных обратите внимание на следующее;
·
Запустите
операцию импорта;
·
Просмотрите
импортированные данные и таблицу журнала ошибок и выполните корректирующие
действия.
4.2
Связь с данными Excel
Если копирование
данных в базу данных Access нежелательно, вместо этого можно установить связь с
листом Excel. Связывание позволяет подключить данные из другой программы, не
выполняя их импорта. При этом можно просматривать и редактировать данные как в
исходной программе, так и в файле Access.
При установке
связи с листом или именованным диапазоном в приложении Access создается новая
таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения данных в таблице
приводят к изменению исходного файла Excel. Связывание полезно, когда
необходимо организовать совместную работу с данными Excel для пользователей,
работающих в Excel и Access.
Если вы впервые
выполняете связь с листом Excel, вам будут полезны следующие замечания:
·
Нельзя
установить связь с базой данных Access в приложении Excel;
·
Нельзя
связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных. При связывании в
приложении Access создается новая таблица, часто называемая связанной таблицей.
В этой таблице отображаются данные из листа или именованного диапазона, но
фактически эти данные в базе данных не хранятся;
·
В базе
данных может быть несколько связанных таблиц;
·
Любые
изменения данных в Excel автоматически отображаются в связанной таблице. Любые
изменения данных в связанной таблице автоматически сохраняются в исходном файле
Excel;
·
Когда вы
открываете лист Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне Открытие
файла базы данных в поле со списком Тип файлов перейдите к Microsoft Excel и
выберите необходимый файл), в приложении Access создается пустая база данных и
автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей;
Приступая к
работе с операцией связывания
Ø
Определите,
с какими данными следует установить связь;
Ø
Определите
конечные базу данных и таблицу;
Ø
Подготовьте
данные для операции связывания;
Ø
Перед
связыванием с некоторыми элементами и типами данных обратите внимание на
следующее;
Ø
Запустите
операцию связывания;
Ø
Просмотрите
связанную таблицу и выполните корректирующие действия;
4.3
Экспорт данных Access в приложение Excel
Часто встречается
ситуация, когда данные, хранящиеся в Access, необходимо перенести или
скопировать в Excel. Например, может потребоваться распространить отчет группе
пользователей, предпочитающих работать с приложением Excel. Вам также может
потребоваться проанализировать данные Access с использованием возможностей
анализа данных, имеющихся в приложении Excel. В таких случаях следует
экспортировать содержимое базы данных Access в лист Excel.
В Excel можно
экспортировать следующие объекты:
o
Данные из
таблиц, запросов, форм и отчетов.
На приведенном
ниже рисунке показано, как выглядит отчет «Каталог» из учебной базы данных
«Борей» после экспорта в приложение Excel:
o
Все или
некоторые из строк и столбцов в режиме таблицы
На приведенном
ниже рисунке показано, как выглядит часть таблицы «Сотрудники» в режиме таблицы
после экспорта в приложение Excel:
Примечание. Нельзя
экспортировать несколько объектов в ходе одной операции экспорта. Можно,
однако, объединить данные, содержащиеся на различных листах и в различных
книгах после завершения отдельных операций экспорта.
Приступая к
работе с операцией экспорта
o
Определите,
какие данные следует экспортировать;
o
Выберите,
откуда запустить операцию экспорта;
o
Определение
файла назначения для операции экспорта;
o
Перед
экспортом некоторых типов данных и элементов управления обратите внимание на
следующее;
o
Запустите
операцию экспорта;
o
Просмотрите
лист Excel.
4.4
Другие способы переноса данных Access в приложение
Excel
Кроме экспорта
применяются и другие методы переноса данных из Access в Excel:
·
Экспорт
данных средствами программирования. Можно написать макрос или процедуру на
языке Visual Basic for Applications (VBA) для программного экспорта данных.
Сведения о том, как это сделать, см. в разделе Программный экспорт данных;
·
Загрузка
данных Access в приложение Excel;
·
Экспорт данных Microsoft Access в файл, записанный на языке
XML (Extensible Markup Language), который затем может быть импортирован в
Excel. Дополнительные сведения о том, как экспортировать данные Access в
формате XML, см. в разделе Экспорт данных Microsoft Access в формате документа
XML.
Заключение
Современную жизнь представить без современной техники
просто невозможно.
Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных,
написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание
презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.
Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft
Office, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного, в частности
одни из его программ: Excel и Access.
От того, насколько профессионально будет выполнена
ваша работа, будет зависеть успех вашей фирмы.
Список литературы
1. Диго С.М. Проектирование и
использование баз данных. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 208 с.
2. Встроенная справка Microsoft Excel 2003
3. Леонтьев В. П. Новейшая
энциклопедия персонального компьютера 2005. – М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005.
– 800 с.
4. Пасько В. Самоучитель работы
на персональном компьютере. – СПб.: Питер; Киев: BHV, 2003. 560 с.
Содержание
Введение
1. Постановка задачи
2. Создание базы данных средствами MS Excel
2.1. Заполнение
и редактирование таблиц базы данных
2.2. Вычисление объема водной массы
рек
2.3. Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема
2.4. Подсчет
общей протяженности рек по каждой области
2.5. Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.
3. Создание базы данных
средствами MS Access
3.1. Создание базы данных,
формирование таблиц, заполнение таблиц данными
3.2. Вычисление объема водной массы
рек
3.3. Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема
3.4. Подсчет
общей протяженности рек по каждой области
3.5. Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.
Заключение
Список литературы
Введение
В веке информационного общества сложно
представить функционирование любой компании без использования информационных
технологий и программного обеспечения.
Одним из самых важных программных продуктов,
которым пользуется большая часть населения планеты, являются офисные пакеты,
разработанные для обработки текстовой информации, представленной как в виде
текста, так и в виде таблиц.
С помощью программ MS Excel и MS Access можно легко создать различные по
сложности и наполнению базы данных, информация в которых хранится в виде
таблиц.
В MS Excel позволяет не
только представить информацию в табличном виде, но и в графическом — в виде
диаграмм и графиков. Данный продукт позволяет делать различные вычисления: от
самых простых до сложных, можно легко отсортировать данные, подвести итоги,
создать сводные таблицы и т.д.
Благодаря таким возможностям MS Access, как запросы и отчеты, можно вывести на экран любую требуемую
пользователем информацию о хранимых данных в базе.
Целью курсовой работы является закрепление
навыков и умений работы в программах MS Excel и MS Access.
Для достижения цели необходимо создать базу
данных «Реки РФ» и, произвести необходимые вычисления, подвести итоги,
сформировать отчет средствами MS Excel и MS Access.
Исходя из цели и задач вытекает структура
работы, которая разбита на 3 части. Первая часть содержит в себе постановку
задачи, последующие части посвящены созданию баз данных в каждой из требуемых
программ.
1.
Постановка задачи
Спроектировать
базу данных «Реки РФ», содержащую следующие данные:
—
название реки;
—
протяжённость реки;
—
ширина реки;
—
глубина фарватера;
—
количество месяцев навигации в году;
—
сведения о водоёме, куда впадает река (название,
площадь, область);
—
название области, где река имеет наибольшую
протяженность.
Выходные
данные:
1.
Подготовить
таблицу и заполнить ее данными с использованием
стандартной формы по тематике задания (не менее 10 строк в таблице).
2.
Вычислить
объем водной массы рек.
3.
Сформировать
список рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема.
4.
Подсчитать
общую протяженность рек по каждой области.
5.
Сформировать
отчет, включающий: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.
2. Создание базы данных средствами MS
Excel
2.1.
Заполнение и
редактирование таблиц базы данных
Откроем программу MS Excel и создадим новую книгу под наименованием «Реки РФ». На первом листе,
которому дадим наименование «Исходные данные», создадим таблицу (рис. 1).
Рисунок 1 – Макет таблицы «Реки РФ»
Заполним таблицу данными с помощью стандартной
формы. Для этого на панели быстрого доступа выберем команду Форма и с помощью
нее внесем всю необходимую информацию (рис. 2).
Рисунок 2 – Заполнение таблицы через форму
Таблица с введенными значениями представлена
на рис. 3.
Рисунок 3 – Таблица «Реки РФ» с исходными данными
2.2.
Вычисление объема водной массы рек
Для этого под основной таблицей на этом же
листе создадим таблицу «Объемы водной массы рек», которая будет состоять из
двух столбцов «Название реки» и «Объем водной массы реки». Введем формулу для
расчета объема, которая будет высчитываться как произведение длины реки на
ширину и на глубину фарватера.
Поставим курсор в ячейку B16 и введем формулу =B2*C2*D2.
Протянем формулу на оставшиеся ячейки таблицы.
Созданная таблица с вычислениями представлена
на рис. 4.
Рисунок 4 – Вычисление объема водной массы рек
2.3.
Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема
Скопирую исходную таблицу базы данных на
второй лист. Листу дадим наименование Фильтр.
Для формирования списка воспользуемся
Фильтрацией данных. Для этого поставим курсор на любую ячейку главной таблицы,
зайдем на вкладку Данные – Фильтрация – Фильтр. После этого на каждой ячейке
строки заголовков таблицы появится стрелочка.
Откроем стрелку на столбце «Название водоема,
в кот. впадает», выберем команду Текстовые фильтры – Равно. В открывшемся окне
пропишем условие отбора для записей, например, Карское море (рис. 5).
Рисунок 5 – Настройка фильтрации записей
Нажмем на кнопку ОК и в таблице останутся
только те записи, которые будут удовлетворять заданному условию. Рядом с
наименованием водоема, в который впадаем река отображаются данные о площади
водоема (рис. 6).
Рисунок 6 – Список рек, впадающих в Карское море с
указанием площади водоема
2.4.
Подсчет общей
протяженности рек по каждой области
Скопируем исходную таблицу на 3 лист, который
переименуем в Итоги.
На листе с помощью промежуточных итогов
подсчитаем общую протяженность рек по каждой области.
Отсортируем таблицу по полю «Область
наибольшей протяженности реки». Для этого зайдем на вкладку Данные – Сортировка
и пропишем условия сортировки записей в таблице (рис. 7).
Рисунок 7 – Задание параметров сортировки записей в
таблице
После этого таблица примет вид (рис. 8).
Рисунок 8 – Таблица отсортированная по данным столбца
Область наибольшей протяженности реки
Далее поставим курсор на любую ячейку таблицы,
зайдем на вкладку Данные – Анализ – Структура – Промежуточные итоги.
В открывшемся окне зададим параметры
формирования итогов. Нам необходимо получить при каждом изменении в столбце «Область
наибольшей протяженности реки» сумму по столбцу «Протяженность реки» (рис. 9).
Рисунок 9 – Настройка параметров подведения
Промежуточных итогов
Нажмем на кнопку ОК. Таблица примет следующий
вид (рис. 10).
Рисунок 10 – Промежуточные итоги
Слева от таблицы нажмем на цифру 2 и получим
только итоговые значения по областям (рис. 11).
Рисунок 11 – Итоговые значения по областям
2.5.
Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.
Скопируем таблицу с исходными данными на 4
лист, который назовем Отчет. Скроем лишние столбцы, оставив только название реки, название и площадь водоема,
количество месяцев навигации в году.
Для того
чтобы скрыть столбцы, выделим их, нажмем правой кнопкой мыши и выберем команду
Скрыть (рис.12).
Рисунок 12 – Скрытие столбцов в таблице
Таким образом скроем все ненужные столбцы.
После этого таблица примет вид (рис. 13).
Рисунок 13 – Отчет о навигации по рекам
3.
Создание базы данных средствами MS Access
3.1.
Создание базы данных, формирование таблиц, заполнение
таблиц данными
Откроем программу MS Access и создадим новую базу данных под наименованием «Реки РФ». В базе
данных создадим две таблицы. Первую таблицу назовем «Реки» и будем в ней
хранить информацию о реках РФ, вторую таблицу назовем «Водоемы» и будем в ней
хранить информацию о водоемах, в которые впадают реки.
Созданную программой Таблицу1 откроем в режиме
конструктора, сохранив под наименованием Водоемы, и пропишем необходимые поля
таблицы с указанием их типов данных (рис. 14).
Рисунок 14 – Таблица «Водоемы» в режиме конструктора
Зайдем на вкладку Создание и выберем
конструктор таблиц. Аналогичным образом создадим таблицу «Реки». Для поля
Водоем выберем в типе данных Мастер подстановки, укажем, что значение будет браться
из таблицы Водоемы по полю Название. Так при заполнении таблицы Реки мы сможет
Водоем выбирать из раскрывающегося списка. Таблица «Реки» в режиме конструктора
представлена на рис. 15.
Рисунок 15 – таблица «Реки» в режиме конструктора
Свяжем таблицы между собой. Для этого зайдем
на вкладку Работа с базами данных – Схема данных. Так как при создании таблицы
Реки мы использовали Мастер подстановки из таблицы Водоемы, то связь между
таблицами уже сформирована, необходимо ее отредактировать. Выделим связь,
вызовем контекстное меню и выберем пункт Изменить связь. В открывшемся окне
проставим три галочки: обеспечение целостности данных, каскадное удаление и
обновление связанных полей. После чего схема данных примет вид (рис. 16).
Рисунок 16 – Схема данных БД «Реки РФ»
Заполним таблицы данными. Так как данные из
таблицы Водоемы используются в таблице Реки, то заполним первоначально таблицу
Водоемы (рис. 17).
Рисунок 17 – Таблица «Водоемы» с данными
Заполним таблицу «Реки» (рис. 18).
Рисунок 18 – Таблица «Реки» с данными
3.2.
Вычисление объема водной массы рек
Вычислим объем водной массы рек с помощью
запроса, в котором создадим вычисляемое поле. Для этого зайдем на вкладку
Создание – Конструктор запросов, выведем на экран таблицу Реки. Из таблицы
выберем следующие поля: Название, Протяженность, Ширина, глубина фарватера.
Поставим курсор на следующие свободное поле и
выберем Построитель. В построителе выражений пропишем формулу для нахождения
объема Объем водной массы: [Протяженность]*[Ширина]*[Глубина фарватера] (рис.
19).
Рисунок 19 – Построитель выражений
Конструктор запроса «Объем водной массы рек»
представлен на рис. 20.
Рисунок 20 – Запрос «Объем водной массы рек» в режиме
конструктора
Результат выполнения запроса представлен на
рис. 21.
Рисунок 21 – Результат выполнения запроса «Объем
водной массы рек»
3.3.
Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема
Зайдем на вкладку Создание – Конструктор
запросов и создадим запрос «Список рек, впадающих в водоем».
Выберем следующие поля: Название реки из
таблицы Реки, Наименование и Площадь из таблицы Водоемы. Для поля Наименование
в условиях отбора пропишем параметр [Введите название водоема].
Конструктор запроса и результат его выполнения
представлены на рис. 22, 23.
Рисунок 22 – Запрос «Список рек, впадающих в водоем» в
режиме конструктора
Рисунок 23 – Результат выполнения запроса «Список рек,
впадающих в водоем»
3.4.
Подсчет общей
протяженности рек по каждой области
Создадим запрос с группировкой «Общая
протяженность рек по областям».
Для этого зайдем на вкладку Создание –
Конструктор запросов, выберем следующие поля для отображения в запросе: из
таблицы Реки – Область наиб_протяж и Протяженность. На всплывающей вкладке Работа
с запросами, нажмем на кнопку Итоги и для поля Протяженность в строке Групповая
операция выберем Sum.
Конструктор запроса и результат его выполнения
представлены на рис. 24, 25.
Рисунок 24 – Запрос «Общая протяженность рек по
областям» в режиме конструктора
Рисунок 25 – Результат выполнения запроса «Общая
протяженность по областям»
3.5.
Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.
Создадим отчет «Навигация». Для этого зайдем
на вкладку Создание – Отчеты – Мастер отчетов.
На первом шаге мастера укажем поля для
формирования отчета. Из таблицы Реки выберем Название реки, Количество месяцев
навигации, из таблицы Водоемы поля Наименование и Площадь водоема (рис. 26).
Рисунок 26 – Выбор полей для формирования отчета
На следующих 3 шагах мастера нажмем далее. На
четвертом шаге выберем макет табличный, ориентацию книжную. На пятом шаге
зададим наименование отчета «Навигация» и нажмем кнопку Готово.
Откроем сформированный отчет в режиме конструктора
и отредактируем так, чтобы все поля были отображены на экране полностью. Также
отсортируем реки в алфавитном порядке. Для этого поставим курсор на поле
Название реки, зайдем на вкладку Инструменты конструктора отчетов – Конструктор
и выберем пункт Группировка. Внизу диалогового окна появится меню для настройки
Группировки и сортировки в отчете. Выберем пункт Сортировка и укажем, что нам
необходимо отсортировать поле Название рек в алфавитном порядке (рис. 27).
Рисунок 27 – Настройка сортировки данных в отчете
После проделанных действий отчет примет вид
(рис. 28).
Рисунок 28 – Отчет «Навигация»
Заключение
В ходе выполнения работы нами были достигнуты
поставленная цель и решены задачи.
В первой части работы мы привели задачу,
которую нам необходимо выполнить.
Во второй главе мы продемонстрировали создание
средствами MS Excel базы данных «Реки РФ», показали навыки
и умения написания формул, работы с фильтрацией данных, подведения
промежуточных итогов.
В третьей главе мы подробно описали как
создавалась база данных средствами MS Access, какие
запросы и отчеты были созданы. Показали, как можно создать запрос с вычисляемым
полем, параметрический запрос, запрос с группировкой.
Также мы продемонстрировали свои навыки и
умения в работе с программой MS Word. При написании отчета
нами было создано автособираемое оглавление, были применены различные стили,
вставлены нумерация страниц и подписи рисунков.
Мы закрепили навыки и умения работы в офисных
программах, которые нам пригодятся в будущей профессиональной деятельности.
Список
литературы
1.
Баринова Е.А.
Подготовка и редактирование документов в МS WORD : учеб. пособие /
Е.А. Баринова, А.С. Березина, А.Н. Пылькин, Е.Н. Степуро. — М. : КУРС :
ИНФРА-М, 2017. — 184 с.
2.
Бурнаева Э. Г.
Обработка и представление данных в MS Excel: Учебное пособие / Э.Г. Бурнаева,
С.Н. Леора. — СПб.: Лань, 2018. — 160 c.
3.
Гобарева Я.Л.
Бизнес-аналитика средствами Excel: Учебное пособие / Гобарева Я.Л., Городецкая О.Ю., Золотарюк
А.В., — 2-е изд., испр. и доп. — М.:Вуз.уч., НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 336 с.
4.
Журавлева И.
В. Оформляем документы на персональном компьютере:
грамотно и красиво: ГОСТ Р.6.30-2003. Возможности Microsoft Word / Журавлева
И.В., Журавлева М.В. — М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016 — 187с.
5.
Козлов А.Ю.
Статистический анализ данных в MS Excel: Учебное пособие / Козлов А.Ю., Мхитарян В.С., Шишов В.Ф. —
М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 320 с.
6.
Козлов А.Ю.
Статистический анализ данных в MS Excel: Учебное пособие / Козлов А.Ю., Мхитарян В.С., Шишов В.Ф. —
М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 320 с.
7.
Кузин А.В.
Основы работы в Microsoft Office 2013: Учебное пособие / Кузин А.В., Чумакова Е.В. — Москва
:Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 160 с.
8.
Лазицкас Е.А.
Базы данных и системы управления базами данных: Учебное пособие / Лазицкас
Е.А., Загумённикова И.Н., Гилевский П.Г. — Мн.:РИПО, 2016. — 268 с.
9.
Шустова Л.И.
Базы данных: Учебник/ШустоваЛ.И., ТаракановО.В. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304
с.
10. Яковлев В. Б. СТАТИСТИКА. РАСЧЕТЫ
В MICROSOFT EXCEL 2-е изд., испр. и доп. Учебное пособие для вузов —
М.:Издательство Юрайт, 2019 – 353 с.
Download Article
Download Article
Access is a relational database manager that allows you to import one or multiple Excel databases into its system so you can match common fields between or among them. Because a single Access file can contain multiple Excel spreadsheets, the program is also a great way to aggregate or analyze large amounts of information. First, though, you need to import the Excel spreadsheet into Access. This only requires a few key steps.
Things You Should Know
- Before you import your spreadsheet into Access, make sure you have clear column headers in the first row so they can easily translate to field names.
- Scan multi-page workbooks to make sure each type of data is handled the same way across all sheets.
- The Access import wizard makes it easy to import your data in a way that Access can understand.
-
1
Open both programs on your computer. You will need to purchase and download a Microsoft Office package that includes both Excel[1]
and Access. You can do this online through the Microsoft site.- Once the programs are downloaded, click «Start» in Windows and select «All Programs.»[2]
- Click on «Microsoft Office,» and then select «Access» (or «Excel») from the drop-down menu. You may already have an Excel spreadsheet created that someone else sent you or that you downloaded from elsewhere. Having Office on your computer allows you to open it.
- Once the programs are downloaded, click «Start» in Windows and select «All Programs.»[2]
-
2
Clean up your Excel spreadsheet before importing it into Access. It will make it easier if you do a few simple steps before you import the Excel spreadsheet into Access. The key is that your data must be consistent between imported spreadsheets.[3]
- It’s a good idea to make sure that the first row in the Excel spreadsheet contains your column headers (or field names), and that these are very clear and easy to understand.[4]
For example, for a column containing people’s last names, you may want to call the column header/field name «last name.» Be clear and precise because it will make it easier when you try to match column headers in one Excel sheet with another. - Access allows you to link common fields between two or among many spreadsheets. Let’s say you have an Excel sheet that contains payroll information. It includes people’s first and last names, addresses, and salaries. Let’s say for the sake of argument that you want to match that sheet within Access to a second Excel sheet that contains information about campaign finance contributions. This second sheet contains people’s names, addresses, and donations. What Access allows you to do is to match different column headers with one another. You could link name headers to see which people of the same name appear in both databases, for example.
- Scan the Excel sheets to make sure that each type of data is handled the same way, and clean it up before importing it into Access.[5]
It must be what Access calls «relational.» For example, if the hypothetical spreadsheet for payroll contained first name, last name and middle initial in one column, but the second spreadsheet contained only first name and last name in separate columns, Access will register this as no match. There needs to be matching column headers/fields.
Advertisement
- It’s a good idea to make sure that the first row in the Excel spreadsheet contains your column headers (or field names), and that these are very clear and easy to understand.[4]
-
3
Split information within a column in Excel. To take care of this issue, you may want to split information in a column within Excel, so that it doesn’t erroneously register as a «no match» in Access.
- As an example, you may want to split the first name into its own column, the middle initial into its own column, and the last name into its own column. If it’s already done the same way in the second spreadsheet, when you link, say, last name with last name in Access, it should generate matches when the names are the same.
- To split a column in Excel, highlight the column that has information you want to split in it. Click on «data»in the toolbar within the Excel program. Click on «text to columns.» Generally, you will choose the option «delimited.» Click next.
-
4
Continue using the wizard to split merged columns. Now you are ready to complete the process of splitting merged information in one column into multiple columns.
- Choose how the data within the column is «delimited.» This means that each piece of information in the column is separated by something. Most common choices include a space, a comma, or a semi-colon. Often the information is just separated by a space. As in the following example: let’s say the name «John A. Doe» appears in a single column. The first name John is separated from the middle initial A by a space. The last name Doe is separated from the middle initial A by a space. So choose space in the delimited wizard.
- Click next. Click finish. The program should split John, A., and Doe into three columns. You can then give the new columns new header names to indicate the kind of information housed in them (last name, first name, etc.). It’s a good idea to create several blank columns to the right of the data you’re splitting before you do it because it will push the data into the new blank columns (instead of columns that already contain information).
Advertisement
-
1
Open the Access program on your computer. Go to the start menu, choose Microsoft Office, and click on Microsoft Access. You need to open a new blank Access database to import the Excel sheet into it.
- Choose «blank desktop database» to create a new database within the Access program.
- Give it a new name if you want. Click «create.»
-
2
Import an Excel spreadsheet into Access. The next step is to pull the Excel spreadsheet (or more than one) into the Access database.
- Click on «External Data» in the toolbar once you are within the Access database manager. Choose «Excel.»[6]
In some versions of Access, you will find this function by clicking on «file» in the toolbar and «Get External Data.»[7]
- Where it says «file name,» click «browse.» This will allow you to find your Excel sheet on your computer.
- Leave the box checked that says «import the source data into a new table in the current database.» It will be checked by default.
- When you find the Excel spreadsheet you want to import on your computer, click on it. Click «OK.» This will take you into the wizard for importing Excel into Access.
- Click on «External Data» in the toolbar once you are within the Access database manager. Choose «Excel.»[6]
Advertisement
-
1
Go through the steps on the wizard that appears within Access. To complete the process of importing your spreadsheet, you need to complete the steps in the wizard.
- Choose the worksheet within the Excel spreadsheet that you want to import. Sometimes, this is simple because the Excel spreadsheet is just one sheet. However, sometimes people create multiple pages within a single Excel spreadsheet, which you can see by clicking on the tabs at the bottom of the spreadsheet. If this is the case, you need to tell the Access wizard which spreadsheet you are choosing. Click next.
- The next page has a box asking if the first row in the Excel sheet has column headings. This means the row in a spreadsheet that identifies the data in each column (such as last name, address, salary, etc.). It’s a good idea if you cleaned up your Excel sheet first to make sure that the first row has clearly defined column headings. Then, just check yes that the first row contains column headings. This is the simplest approach. Click next.
- If your first row does not contain column headings, the next page asks you if you want to rename what are called «fields» in Access (these are column headings). If you did not already name each field something clear and easy to recognize before importing (recommended), then you can do it here.
-
2
Finish the importing process. There are only a few steps left in the importing process. The next page in the wizard will ask if you want to identify a primary key.
- You don’t have to do this, but you can. A primary key means the computer program will assign each row of information a unique number. This can be helpful later on when sorting the data. Click next.[8]
- The final screen in the wizard has a space providing a default name. You can change the name of the Excel sheet you are importing (it will become a «table» in Access on the left side of the page when you finish importing it).
- Click «import.» Click «close.» You will see your table on the left side of the screen. It is now imported within Access.
- If you want to link more than one data set, repeat this process with another or multiple Excel spreadsheets. Now, you are ready to match the data in the sheets within Access.
- You don’t have to do this, but you can. A primary key means the computer program will assign each row of information a unique number. This can be helpful later on when sorting the data. Click next.[8]
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
Thanks for submitting a tip for review!
-
If the Excel file is from a different version of Office than Access, you may have trouble importing files smoothly.
-
It can’t be underscored enough: You need to clean up your Excel spreadsheet before importing it. Partly this means analyzing the data you have for problems.
-
Always keep a copy of your original spreadsheets, so if you mess them up, you can repeat the process.
-
You can not import more than 255 fields into Access.[9]
Advertisement
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 263,914 times.