Using if and in excel 2013

In this article, we will learn to apply multiple conditions in a single formula using OR and AND function with the IF function.

IF function in Excel is used to check the condition and returns value on the basis of it.
Syntax:

=IF(Logic_test, [Value_if True], [Value_if_False])

OR function works on logic_test. It helps you run multiple conditions in Excel. If any one of them is True, OR function returns True else False.
Syntax:

=OR( Logic_test 1, [logic_test 2], ..)

AND function works on logic_test. It helps you run multiple conditions in Excel. If every one of them is True, then only AND function returns True else False.
Syntax:

=AND( Logic_test 1, [logic_test 2], ..)

First we will use IF with OR function.

Let’s get this by an example here.
We have a list of months and need to know in which quarter it lay.

Use the formula to match the quarter of the months

Formula:

=IF(OR(A4=”Jan”,A4=”Feb”,A4=”Mar”),”1st
Quarter”,IF(OR(A4=”Apr”,A4=”May”,A4=”Jun”),”2nd
Quarter”,IF(OR(A4=”Jul”,A4=”Aug”,A4=”Sep”),”3rd
Quarter”,IF(OR(A4=”Oct”,A4=”Nov”,A4=”Dec”),”4th Quarter”))))

Copy the formula in other cells, select the cells taking the first cell where the formula is already applied, use shortcut key Ctrl +D

We got the result.
You can use IF and OR function to meet multiple conditions in a single formula.

Now we will use IF with AND function in Excel.

Let’s get this by an example here.
We have a list of Scores and We need to know under which criteria it lay.

Use the formula to match the criteria

Formula:

=IF(AND(B3 > 50, B3 < 60), «Below Average»,IF(AND(B3 > 60, B3 < 90),»Average»,IF(AND(B3 > 90,B3< 100),»Above Average»,»Top Score»)))

Copy the formula in other cells, select the cells taking the first cell where the formula is already applied, use shortcut key Ctrl + D

We got the Results corresponding to the Scores.
You can use IF and AND function to meet multiple conditions in a single formula.

Hope you understood IF, AND and OR function in Excel 2016. Find more articles on Logic_test here. Please share your query below in the comment box. We will assist you.

Как использовать функцию IF

Функция IF — это основная логическая функция в Excel, и поэтому она должна быть понятна первой. Он появится много раз на протяжении всей этой статьи.

Давайте посмотрим на структуру функции IF, а затем посмотрим несколько примеров ее использования.

Функция IF принимает 3 бита информации:

  = IF (логический_тест, [value_if_true], [value_if_false]) 

• логический_тест: это условие для функции для проверки.
• value_if_true: действие, которое выполняется, если условие выполнено или является истинным.
• value_if_false: действие, которое нужно выполнить, если условие не выполнено или имеет значение false.

Операторы сравнения для использования с логическими функциями

При выполнении логического теста со значениями ячеек вы должны быть знакомы с операторами сравнения. Вы можете увидеть их в таблице ниже.

Теперь давайте посмотрим на некоторые примеры в действии.

Пример функции IF 1: текстовые значения

В этом примере мы хотим проверить, равна ли ячейка определенной фразе. Функция IF не учитывает регистр, поэтому не учитывает прописные и строчные буквы.

Следующая формула используется в столбце C для отображения «Нет», если столбец B содержит текст «Завершено» и «Да», если он содержит что-либо еще.

  = ЕСЛИ (B2 = "Завершено", "Нет", "Да") 

Хотя функция IF не чувствительна к регистру, текст должен точно соответствовать.

Пример функции IF 2: Числовые значения

Функция IF также отлично подходит для сравнения числовых значений.

В приведенной ниже формуле мы проверяем, содержит ли ячейка B2 число, большее или равное 75. Если это так, то мы отображаем слово «Pass», а если не слово «Fail».

  = ЕСЛИ (В2> = 75, "Проход", "Сбой") 

Функция IF — это намного больше, чем просто отображение разного текста в результате теста. Мы также можем использовать его для запуска различных расчетов.

В этом примере мы хотим предоставить скидку 10%, если клиент тратит определенную сумму денег. Мы будем использовать £ 3000 в качестве примера.

  = ЕСЛИ (В2> = 3000, В2 * 90%, В2) 

Часть формулы B2 * 90% позволяет вычесть 10% из значения в ячейке B2. Есть много способов сделать это.

Важно то, что вы можете использовать любую формулу в разделах value_if_true или value_if_false . И запускать различные формулы, зависящие от значений других ячеек, — очень мощный навык.

Пример функции IF 3: значения даты

В этом третьем примере мы используем функцию IF для отслеживания списка сроков исполнения. Мы хотим отобразить слово «Просрочено», если дата в столбце B уже в прошлом. Но если дата наступит в будущем, рассчитайте количество дней до даты исполнения.

Приведенная ниже формула используется в столбце C. Мы проверяем, меньше ли срок оплаты в ячейке B2, чем сегодняшний день (функция TODAY возвращает сегодняшнюю дату с часов компьютера).

  = ЕСЛИ (В2 <СЕГОДНЯ (), "Просроченные", В2-СЕГОДНЯ ()) 

Что такое вложенные формулы IF?

Возможно, вы слышали о термине «вложенные IF» раньше. Это означает, что мы можем написать функцию IF внутри другой функции IF. Мы можем захотеть сделать это, если нам нужно выполнить более двух действий.

Одна функция IF способна выполнять два действия ( value_if_true и value_if_false ). Но если мы вставим (или вложим) другую функцию IF в раздел value_if_false , то мы можем выполнить другое действие.

Возьмите этот пример, где мы хотим отобразить слово «Отлично», если значение в ячейке B2 больше или равно 90, отобразить «Хорошо», если значение больше или равно 75, и отобразить «Плохо», если что-либо еще ,

  = ЕСЛИ (В2> = 90, "Отлично", ЕСЛИ (В2> = 75, "Хорошо", "Плохо")) 

Теперь мы расширили нашу формулу за пределы того, что может сделать только одна функция IF. И вы можете вложить больше функций IF, если это необходимо.

Обратите внимание на две закрывающие скобки в конце формулы — по одной для каждой функции IF.

Существуют альтернативные формулы, которые могут быть чище, чем этот вложенный подход IF. Одной из очень полезных альтернатив является функция SWITCH в Excel .

Логические функции AND и OR

Функции AND и OR используются, когда вы хотите выполнить более одного сравнения в своей формуле. Одна только функция IF может обрабатывать только одно условие или сравнение.

Возьмите пример, где мы дисконтируем значение на 10% в зависимости от суммы, которую тратит клиент, и сколько лет они были клиентом.

Сами функции AND и OR возвращают значение TRUE или FALSE.

Функция AND возвращает TRUE, только если выполняется каждое условие, а в противном случае возвращает FALSE. Функция OR возвращает TRUE, если выполняется одно или все условия, и возвращает FALSE, только если условия не выполняются.

Эти функции могут тестировать до 255 условий, поэтому они не ограничены только двумя условиями, как показано здесь.

Ниже приведена структура функций И ​​и ИЛИ. Они написаны одинаково. Просто замените имя И на ИЛИ. Это просто их логика, которая отличается.

  = И (логический1, [логический2] ...) 

Давайте посмотрим на пример того, как они оба оценивают два условия.

Пример функции AND

Функция AND используется ниже, чтобы проверить, потратил ли клиент не менее 3000 фунтов стерлингов и был ли он клиентом не менее трех лет.

  = И (В2> = 3000, С2> = 3) 

Вы можете видеть, что он возвращает FALSE для Мэтта и Терри, потому что, хотя они оба соответствуют одному из критериев, они должны соответствовать обеим функциям AND.

Пример функции OR

Функция ИЛИ используется ниже, чтобы проверить, потратил ли клиент не менее 3000 фунтов стерлингов или был клиентом не менее трех лет.

  = ИЛИ (В2> = 3000, С2> = 3) 

В этом примере формула возвращает TRUE для Matt и Terry. Только Джули и Джиллиан не выполняют оба условия и возвращают значение FALSE.

Использование AND и OR с функцией IF

Поскольку функции И и ИЛИ возвращают значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, когда используются по отдельности, они редко используются сами по себе.

Вместо этого вы обычно будете использовать их с функцией IF или внутри функции Excel, такой как условное форматирование или проверка данных, чтобы выполнить какое-либо ретроспективное действие, если формула имеет значение TRUE.

В приведенной ниже формуле функция AND вложена в логический тест функции IF. Если функция AND возвращает TRUE, тогда скидка 10% от суммы в столбце B; в противном случае скидка не предоставляется, а значение в столбце B повторяется в столбце D.

  = ЕСЛИ (И (В2> = 3000, С2> = 3), В2 * 90%, В2) 

Функция XOR

В дополнение к функции ИЛИ, есть также эксклюзивная функция ИЛИ. Это называется функцией XOR. Функция XOR была представлена ​​в версии Excel 2013.

Эта функция может потребовать некоторых усилий, чтобы понять, поэтому практический пример показан.

Структура функции XOR такая же, как у функции OR.

  = XOR (логический1, [логический2] ...) 

При оценке только двух условий функция XOR возвращает:

• ИСТИНА, если любое условие оценивается как ИСТИНА.
• FALSE, если оба условия TRUE или ни одно из условий TRUE.

Это отличается от функции ИЛИ, потому что она вернула бы ИСТИНА, если оба условия были ИСТИНА.

Эта функция становится немного более запутанной, когда добавляется больше условий. Затем функция XOR возвращает:

• TRUE, если нечетное число условий возвращает TRUE.
• ЛОЖЬ, если четное число условий приводит к ИСТИНА, или если все условия ЛОЖЬ.

Давайте посмотрим на простой пример функции XOR.

В этом примере продажи делятся на две половины года. Если продавец продает 3000 и более фунтов стерлингов в обеих половинах, ему назначается Золотой стандарт. Это достигается с помощью функции AND с IF, как ранее в этой статье.

Но если они продают 3000 фунтов или более в любой половине, мы хотим присвоить им Серебряный статус. Если они не продают 3000 и более фунтов стерлингов в обоих случаях, то ничего.

Функция XOR идеально подходит для этой логики. Приведенная ниже формула вводится в столбец E и показывает функцию XOR с IF для отображения «Да» или «Нет», только если выполняется любое из условий.

  = IF (XOR (В2> = 3000, С2> = 3000), "Да", "Нет") 

Функция НЕ

Последняя логическая функция для обсуждения в этой статье — это функция NOT, и мы оставим самую простую последнюю. Хотя иногда поначалу бывает трудно увидеть использование этой функции в реальном мире.

Функция NOT меняет значение своего аргумента. Так что, если логическое значение ИСТИНА, тогда оно возвращает ЛОЖЬ. И если логическое значение ЛОЖЬ, оно вернет ИСТИНА.

Это будет легче объяснить на некоторых примерах.

Структура функции НЕ имеет вид;

  = НЕ (логическое) 

НЕ Функциональный Пример 1

В этом примере представьте, что у нас есть головной офис в Лондоне, а затем много других региональных сайтов. Мы хотим отобразить слово «Да», если на сайте есть что-то, кроме Лондона, и «Нет», если это Лондон.

Функция NOT была вложена в логический тест функции IF ниже, чтобы сторнировать ИСТИННЫЙ результат.

  = ЕСЛИ (НЕ (B2 = "London"), "Да", "Нет") 

Это также может быть достигнуто с помощью логического оператора NOT <>. Ниже приведен пример.

  = ЕСЛИ (В2 <> "Лондон", "Да", "Нет") 

НЕ Функциональный Пример 2

Функция NOT полезна при работе с информационными функциями в Excel. Это группа функций в Excel, которые что-то проверяют и возвращают TRUE, если проверка прошла успешно, и FALSE, если это не так.

Например, функция ISTEXT проверит, содержит ли ячейка текст, и вернет TRUE, если она есть, и FALSE, если нет. Функция NOT полезна, потому что она может отменить результат этих функций.

В приведенном ниже примере мы хотим заплатить продавцу 5% от суммы, которую он продает. Но если они ничего не перепродали, в ячейке есть слово «Нет», и это приведет к ошибке в формуле.

Функция ISTEXT используется для проверки наличия текста. Это возвращает TRUE, если текст есть, поэтому функция NOT переворачивает это на FALSE. И если ИФ выполняет свой расчет.

  = ЕСЛИ (НЕ (ISTEXT (В2)), В2 * 5%, 0) 

Овладение логическими функциями даст вам большое преимущество как пользователю Excel. Очень полезно иметь возможность проверять и сравнивать значения в ячейках и выполнять различные действия на основе этих результатов.

---

В этой статье рассматриваются лучшие логические функции, используемые сегодня. В последних версиях Excel появилось больше функций, добавленных в эту библиотеку, таких как функция XOR, упомянутая в этой статье. Будьте в курсе этих новых дополнений, вы будете впереди толпы.

The IF function helps to determine what will be displayed to those who view your worksheets in Excel. Because of its purpose, it’s one of the most important functions you will learn. IF functions can be used to add comments to your data. They can also be used to hide errors in calculations.

In this article, we will learn about:

• The IF function

• The IFNA and IFERROR functions

• Nesting IF functions

• The AND operator

• The OR operator

• The NOT operator

• Displaying formulas from one cell in another

The syntax for the IF function is =IF. This lets Excel know that it is an IF function.

Then, we begin the formula that Excel will use to produce the results we want.

We start with an opening bracket:

Next, we add the evaluation criteria. For example, is six greater than three? The evaluation criteria asks a question. The question has two outcomes. If the answer (or outcome) is correct, such as «Yes, six is greater than three,» then the answer is true. If not it is false.

If it’s true, we put what happens when the answer is true.

If it’s false, we put what happens when it’s false.

In the worksheet below, we have a list of employees, followed by the rating they received as part of their annual review. 

Now, we want to add another column called Comments.   In this column, we want to add comments about the scores. This way, when a manager looks at the worksheet, he/she doesn’t need to worry themselves with the actual rating – and what that means. They can simply look in comments.

To add a comment based on the rating, we are going to use the IF function.

We have started the formula in the snapshot above.

We have said if the employee’s rating is less than fifty…

Now we enter what happens.

If it is correct that the employee’s rating is less than fifty, the comment should be «needs significant improvement.   However, if it’s false and if the rating is not less than fifty, the comment should be needs improvement.

Notice that we use quotation marks to enter the comments into the formula. 

Now, add an end bracket, then push Enter.

Since this contains a formula where all are cell references are relative, you can use the handle in the lower right corner of the cell, then drag it down to complete the comments for the other employees.

You can also use the IF function to hide Excel error messages.

Let’s show you what we mean by taking a look at the worksheet below.

In this worksheet, we have a formula that will divide cell C2 by cell D2.

If we push enter in cell A2, it will give us the answer.

However, let’s say the data in cell D2 is missing.

When we push Enter, we see an error message.

We can use the IF function to hide this error message.

To do this, we write the formula below:

Let’s translate what it says.   If D2 equals 0, enter two dashes into cell A2 where we have our formula. If it doesn’t equal zero, then go ahead and divide cell C2 by D2.

If we would put the number five back into cell D2 and leave the IF formula in place, we would see the answer to C2/D2.

Here’s our worksheet below. We have hidden the error message with two dashes.

NOTE: All of the IF functions appear under the Formulas tab and by clicking the Logical button. From there, you can access the Function Arguments dialogue box.

The IFNA and IFERROR Functions

The IFNA function tells Excel what to do if an #NA error is produced, whereas the isna tells Excel what to do if the returned value is #NA. 

The #NA error appears in a cell when a value is not available to a formula.

If in our worksheet below, we wanted to find the mode, we would enter this formula:

When we push Enter, the result is displayed.

However, if we went back and changed the second instance of the number four to a six, we would see an #NA error because the value needed is not available to determine the mode.

To avoid #NA values from appearing, we could use the new IFNA function.

It would be entered like this:

All of the IF functions appear under the Formulas tab and by clicking the Logical button. The easiest way to use the IFNA function is to click the Logical button, then select IFNA.

Below you can see the dialogue box for the IFNA function.

The IFERROR function can be used as a general «cover all» for any errors that might appear in your data. You can use it to specify what will be entered if any error occurs in the calculation of a formula.

It is written the same way as an IF function. However, instead of writing IF, you would write IFERROR. You can access the dialogue box for IFERROR by going to the Logical button under the Formulas tab.

Nesting IF Statements

Just as with VLOOKUPs and HLOOKUPs, you can nest an IF statement within an IF statement.

In our worksheet below, we have a list of friends, along with their ages.

We could create a simple IF formula to enter comments.

This says if the age is greater than 50, then the comment is getting older. If it’s less than 50, then they’re still young.

If we nest an IF statement within the current IF statement, we would keep the evaluation criteria, but we would replace one of the outcomes with our new IF statement. However, keep in mind, then when you nest an IF statement, you do not need another equal sign.

Take a look at our new formula below:

We have our original IF statement intact. We have highlighted the first part of it below.

If the age is greater than 50, followed by the two outcomes.

As you can see in our formula above, the TRUE outcome has another IF statement.

The nested IF statement tells Excel that if the age is greater than 70, enter the comment «old.» If it’s not, enter getting older. 

Our worksheet is shown below with the nested IF statements determining what comment is displayed.

Now, let’s break this down into easy to understand terms.

When you enter the formula above with a nested IF statement, Excel reads the first IF statement. It looks at your criteria, then the outcomes for the criteria.

If the outcome for the first IF statement is true, Excel is then going to perform another IF statement to determine what appears in the comments.   It will put «old» if the age is greater than 70. It will put getting older if it’s not greater than 70.   It’s very important to remember that these two outcomes both serve as your TRUE outcome for the first IF function. 

Now, if your original IF statement returns a FALSE outcome, then Excel will enter «still young.»

A nested IF statement gives you a way to enter more than one response for an outcome.

We used a nested if statement for the TRUE outcome. However, you can also use a nested IF statement for a FALSE outcome.

If the nested IF statements are still confusing to you, remember it this way: the nested IF statement provides two additional outcomes for either the TRUE or FALSE outcome of your original IF statement. 

Using the AND Operator in an IF Statement

You use the AND operator within an IF statement if you have more than one criteria that needs to be true. Using the AND operator can sometimes be easier to write than multiple nested IF statements.

Take a look at the worksheet below.

In it, we have a list of students and their grades for the four grading periods.

Each student must have earned greater than 80% in each quarter in order to receive an award. We will use the AND operator to set this as criteria.

Take a look at how at the formula bar to see how we wrote this.